metodología de selección de un erp

            “Búsqueda  de  una  solución  a  través  de  la  tecnología  de  sistemas  de  información   que  permita  apoyar  necesidades  y  soportar  crecimiento  de  Bodegas  y  Viñedos   De  Aguirre  S.A”               Carlos  Eduardo  Albrecht  Castro   Romeo  Felipe  Silva  Jorquera             2015  

   

 

          “Búsqueda  de  una  solución  a  través  de  la  tecnología  de  sistemas  de  información   que  permita  apoyar  necesidades  y  soportar  crecimiento  de  Bodegas  y  Viñedos   De  Aguirre  S.A”           Carlos  Eduardo  Albrecht  Castro   Romeo  Felipe  Silva  Jorquera     Profesor  Tutor:  Fernando  Vásquez  Acuña  

        TRABAJO  DE  TÍTULO  PARA  OPTAR  AL  TÍTULO  DE  INGENIERO  CIVIL  INDUSTRIAL    

2015    

Resumen  Ejecutivo   El presente informe, muestra el desarrollo de una investigación dentro del mercado vitivinícola, que busca ser un real aporte para Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A, empresa Sponsor de este proyecto de título, mediante la búsqueda y selección de una herramienta tecnológica que permita cubrir ciertos requerimientos del negocio como un aumento en el nivel de trazabilidad, que facilite a su vez el mantenimiento de la certificación de calidad alimentaria British Retail Consortium (o BRC) a la cual la empresa se ha sujeto y que logre ser un soporte para el crecimiento que ésta se ha propuesto para los próximos años. Se ha realizado un estudio exploratorio con el fin de encontrar la herramienta tecnológica que mejor se adecue a los requerimientos de la empresa. Analizando distintos escenarios, se han encontrado distintas opciones para cubrir los objetivos, dentro de las cuales destaca la implementación de un WorkFlow dentro del proceso productivo y por otro lado la implementación de un sistema integrado que abarque también otros módulos de la empresa, como lo es un sistema ERP. Ambas opciones parecen atractivas en cuanto a mejoras en la trazabilidad del producto, variable que cumple un rol importante dentro de la empresa, al ser ésta (variable) uno de los puntos bajos a la hora de obtener la certificación mencionada. Luego de un estudio de los beneficios y limitantes de las posibilidades, un WorkFlow parece ser, en primera instancia una solución atractiva, primero por su bajo costo y segundo porque su implementación tiene como fin la automatización de un proceso y mejorar la trazabilidad del producto. Sin embargo, esta herramienta tiene como “pero” su limitado alcance dentro de la empresa, enfocándose particularmente en un proceso productivo. Por otra parte, un sistema ERP entrega diversos beneficios a las empresas además de mejoras en los niveles de trazabilidad, beneficios que derivan de la integración y administración de los datos de distintas áreas de la empresa, permitiendo en consecuencia poder responder de mejor manera a diversos requerimientos por parte de los clientes y también por parte de la misma industria. Dicho lo anterior, alineado a los requerimientos de Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A, se concluye que la herramienta tecnológica adecuada a implementar es un sistema integrado ERP, el cual, como ya se mencionó, mejorará la trazabilidad del producto, será pilar fundamental respecto a tiempos y capacidad de respuesta y por lo tanto pilar también para la mantención de la certificación y adicionalmente, permitirá a la empresa mantener una posición competitiva en una industria en la que existen cada vez más participantes. Finalmente, luego de la elección de un sistema ERP como la herramienta necesaria para la empresa, se estudian metodologías de selección que tienen como objetivo dar con el mejor candidato de entre un grupo de productos estudiados, mediante el levantamiento de información tanto de la empresa como de los productos candidatos analizando la sincronía de cada uno de éstos con los requerimientos de Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A.

           

 

   

 

Índice  de  Contenidos:     Índice  de  Ilustraciones:  ................................................................................................................................  iii   Índice  de  Tablas:  ...........................................................................................................................................  iv   Índice  de  Anexos:  ..........................................................................................................................................  v   1  

INTRODUCCIÓN  .....................................................................................................................................  1   1.1  

Contexto  ........................................................................................................................................  2  

1.2  

Identificación  de  necesidades  y  oportunidades  ............................................................................  3  

2  

DESCRIPCIÓN  DEL  PROBLEMA  ...............................................................................................................  5  

3  

OBJETIVOS  ...........................................................................................................................................  12  

4  

MARCO  TEÓRICO  .................................................................................................................................  13   4.1  

Evolución  de  los  sistemas  ERP  .....................................................................................................  13  

4.1.1  

Sistemas  MRP  ......................................................................................................................  13  

4.1.2  

Sistemas  MRP  II  ...................................................................................................................  15  

4.1.3  

Sistemas  ERP  .......................................................................................................................  16  

4.2  

ERP:  Definiciones  y  Conceptos  ....................................................................................................  18  

4.2.1  

Integración  ..........................................................................................................................  19  

4.2.2  

Características  Técnicas  y  Funcionales  ................................................................................  20  

4.3  

Ventajas  y  desventajas  ................................................................................................................  21  

4.3.1  

Ventajas  ...............................................................................................................................  22  

4.3.2  

Desventajas  .........................................................................................................................  23  

4.4  

Workflow  .....................................................................................................................................  25  

4.4.1   4.5  

Metodología  de  Selección  ...........................................................................................................  26  

4.5.1  

5  

Beneficios  del  Workflow  ......................................................................................................  26  

Estructura  de  MSSE  .............................................................................................................  27  

4.6  

Revisión  de  experiencias  parecidas  .............................................................................................  28  

4.7  

BRC.  Norma  Mundial  de  Seguridad  Alimentaria.  ........................................................................  29  

METODOLOGÍA  ...................................................................................................................................  32   5.1  

Diagnóstico  empresarial  ..............................................................................................................  32  

5.1.1  

Diagnóstico  tecnológico  ......................................................................................................  32  

5.1.2  

Transferencia  tecnológica  ...................................................................................................  33  

5.1.3  

Evaluación  tecnológica  ........................................................................................................  34   i  

 

  5.1.4  

Definición  de  variables  para  analizar  los  sistemas  ERP  .......................................................  34  

5.1.5  

Metodología  para  la  obtención  de  requerimientos  ............................................................  34  

5.2  

6  

5.2.1  

Documentar  la  necesidad  ....................................................................................................  36  

5.2.2  

Primera  Selección  ................................................................................................................  37  

5.2.3  

Selección  de  la  herramienta  ................................................................................................  39  

SOLUCIÓN  PROPUESTA  .......................................................................................................................  40   6.1  

Diagnóstico  empresarial  ..............................................................................................................  40  

6.1.1  

Diagnóstico  tecnológico  ......................................................................................................  40  

6.1.2  

Transferencia  tecnológica.  ..................................................................................................  49  

6.1.3  

Evaluación  tecnológica  ........................................................................................................  50  

6.1.4  

Definición  de  variables  para  analizar  los  sistemas  ERP.  ......................................................  53  

6.1.5  

Metodología  para  la  obtención  de  requerimientos.  ...........................................................  54  

6.2  

7  

Metodología  de  selección  de  un  sistema  ERP  .............................................................................  36  

Metodología  de  selección  de  un  sistema  ERP  .............................................................................  55  

6.2.1  

Documentar  la  necesidad  ....................................................................................................  55  

6.2.2  

Primera  Selección  ................................................................................................................  64  

CONCLUSIONES  ...................................................................................................................................  67  

REFERENCIAS  Y  BIBLIOGRAFÍA  ....................................................................................................................  68   ANEXOS  .......................................................................................................................................................  70      

 

ii    

 

Índice  de  Ilustraciones:   No  se  encuentran  elementos  de  tabla  de  ilustraciones.  

     

 

iii    

 

Índice  de  Tablas:   No  se  encuentran  elementos  de  tabla  de  ilustraciones.  

     

 

iv    

 

Índice  de  Anexos:   No  se  encuentran  elementos  de  tabla  de  ilustraciones.  

   

v    

 

1

INTRODUCCIÓN  

  El vino debe de ser uno de los alimentos más antiguos en la cultura del hombre. Desde tiempos remotos se encuentran escrituras en las cuales esta bebida es mencionada, y no es de extrañarse debido a la particular característica de fermentación natural que ofrece la uva, transformando su azúcar en alcohol y dando paso al vino sin la necesidad de contar rigurosamente de intervención tecnológica. Aun así, la tecnología no ha quedado exenta del desarrollo de la industria vitivinícola a través del tiempo y aún más, ha sido ésta la responsable en gran parte de este desarrollo. Y no solo la tecnología disponible para la vinificación ha sido un aporte, sino que a modo general, hoy en día cualquier empresa requiere de un sistema informático que permita facilitar el funcionamiento de ésta, automatizando procesos, mejorando la comunicación entre distintas áreas y finalmente aumentando productividad y eficiencia en la organización. Chile ha sido bendito con valles cálidos y tierra fértil en su zona centro, donde la uva es capaz de alcanzar su máximo esplendor de manera orgánica. Es así como en el valle del Maule, el valle de Maipo, Curicó y Rapel (entre otros sectores) se posicionan los principales viñedos del país (ver imagen 1). Esta característica geológica del territorio nacional ha traído como consecuencia la presencia de innumerables productores de vino, lo que se traduce en una competencia local significativa, donde sobresaldrán aquellos que sepan diferenciarse en cuanto a calidad y procesos productivos eficientes.

Imagen 1. Regiones vinícolas en Chile

Fuente: www.trekkingchile.com

1    

 

En consideración a lo anterior, hoy en día se ha hecho imprescindible contar con el apoyo de la tecnología a la hora de buscar la diferenciación, y las tecnologías de la información han ayudado a encontrarla evidenciando ser un pilar fundamental en temas de administración y gestión de los datos y procesos de una empresa. Sin embargo, la elección de una herramienta tecnológica no es trivial ya que cada una presenta tanto ventajas como inconvenientes que se manifiestan según el tipo de negocio en el que se implemente, por eso es primordial el conocimiento previo de los requerimientos actuales y planes futuros de la empresa en la que se basa el estudio, con el fin de elegir la herramienta que mejor se adapte a la situación. Es así como en Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A. se presenta la oportunidad de obtener de la tecnología que hoy nos rodea, una herramienta de soporte para una empresa que crece a un ritmo casi insostenible, una empresa rica en recursos tanto humanos como materiales, pero carente de recursos tecnológicos de administración.

1.1

Contexto   El contexto en el cual se trabaja, abarca aspectos generales tanto de la industria del vino como del área

de las tecnologías de información, sumados a un acercamiento a las características generales y particulares de la empresa sponsor Bodegas y Viñedos de Aguirre S.A donde se pretende intervenir mediante la selección de una herramienta tecnológica que permita administrar de manera eficiente los datos relevantes de los procesos productivos. Así entonces, es necesario señalar que la industria del vino en el país ha experimentado un crecimiento constante desde ya varios años, donde la formación de nuevas viñas productoras y exportadoras ha sido una de las principales causas. Estas nuevas empresas sumadas a las ya existentes claramente significan un aumento en la rivalidad entre competidores de la industria, los cuales pueden ser clasificados en viñas pequeñas, boutique, mediana y grandes, donde Bodegas y Viñedos de Aguirre S.A aparece dentro de las viñas medianas debido a su nivel de producción y ventas. No así la viña Concha y Toro, la cual se adjudica por lejos el mayor volumen de ventas, logrando exportaciones de vino embotellado por 314,2 millones de dólares FOB, seguida por la viña San Pedro la cual alcanza apenas (en comparación a Concha y Toro) exportaciones por 173,2 millones de dólares FOB (De Aguirre presenta ventas por 19,2 millones de dólares FOB) 1 . En consecuencia, debido al alto nivel de ventas, Concha y Toro adquiere un alto poder de negociación con proveedores y clientes, lo que puede traer consecuencias desfavorables para las medianas y pequeñas viñas que deben ajustarse a la tendencia de precios marcada por Concha y Toro en la industria. Esta problemática comienza a dar justificación a la incorporación de tecnologías a modo de mantenerse competitivo en el mercado. Por otro lado, las exportaciones de Bodegas y Viñedos de Aguirre abarcan mercados que, como se verá posteriormente, coinciden con aquellos países que muestran un mayor nivel de importación vinícola, donde destacan Alemania, Reino Unido, USA, Francia, Rusia y China. Esto significa que la empresa no sólo deberá enfocarse en incorporar sus productos en nuevos mercados, sino que también debe poner énfasis en la competencia existente en los mercados en los cuales ya tiene presencia.

                                                                                                                        1

 Comunicado  de  cifras  de  Vinos  de  Chile.  Nota:  Sólo  incluye  a  las  viñas  que  pertenecen  al  gremio  Vinos  de  Chile.  

2    

  Aquí entonces recae la importancia de la incorporación de una herramienta tecnológica dentro de la empresa, ya que, al igual que en todo tipo de industria, la industria vitivinícola se encuentra en constante cambio y considerando la constante incorporación de nuevos competidores, aquella empresa que no incorpore tecnología quedara un paso atrás de aquella que si la incorpora, trayendo como consecuencia la pérdida de clientes y por lo tanto menor presencia en el mercado e incluso su salida de éste. Dichos cambios en las organizaciones se acentúan cuando de por medio existe un proceso de adecuación de actividades rigurosas que permiten a una empresa mantener y renovar una reciente certificación de calidad, lo cual es el caso de la empresa sponsor de este proyecto de memoria con la aprobación de la certificación de calidad alimentaria BRC (British Retail Consortium) lograda a principios del presente año.

1.2

Identificación  de  necesidades  y  oportunidades   Durante fines del año 2014 y principios de 2015, Bodegas y Viñedos de Aguirre S.A ha postulado a una

certificación de seguridad alimentaria BRC (British Retail Consortium), la cual han obtenido luego de una serie de auditorías externas. Esta certificación permite a la empresa demostrar que su producto cumple con los más altos estándares de calidad e inocuidad, manteniéndola competitiva e incluso dándole opciones para entrar en nuevos mercados. Sin embargo, cabe destacar que la obtención de dicha certificación no da valor a la empresa si ésta no es capaz de mantenerla año a año mediante la presentación de documentación que evidencie prácticas merecedoras de certificación. Seguido a lo anterior, una vez realizadas las auditorias para la certificación, se ha concluido que uno de los puntos de no conformidad se encuentra en la trazabilidad del producto. Aquí entonces se presenta una oportunidad de intervención, apoyando a la empresa a mejorar los niveles de trazabilidad mediante herramientas tecnológicas y/o al mismo tiempo hacer de ésta, una herramienta estandarizada que permita a la empresa o a cualquier empresa similar obtener y mantener una certificación de calidad. La opción de que un sistema tecnológico pueda actuar de soporte a la mantención de una certificación como la BRC, se da debido a los aspectos que ésta considera en el estudio del funcionamiento interno de la empresa, donde aparte de la trazabilidad también destacan requisitos respecto a Planes de Seguridad, Sistemas de Gestión de Calidad y Seguridad Alimentaria, Control del Producto y Control de Procesos principalmente. Dichos requisitos pueden ser soportados en distintas medidas por un sistema integrado como lo es un ERP. Pero ¿Por qué la trazabilidad del producto como indicador de la calidad mismo? La respuesta es sencilla. Primero, particularmente la certificación BRC compromete a la empresa a producir un producto totalmente inocuo, es decir, compromete a la empresa a garantizar que el producto no causará daño al consumidor cuando sea preparado o ingerido (recordar que el vino es considerado un alimento). Ahora, en la actualidad, las empresas utilizan prácticas de outsoursing (externalización de actividades a un tercero mediante un contrato) y offshoring (traslado de procesos de las empresas de un país a otro tales como producción, fabricación o servicios) con el fin de reducir costos, lo que aumenta la complejidad de la cadena de suministro, exponiéndose a nuevas fuentes de proveedores escasamente regulados y haciendo en consecuencia vulnerable la inocuidad del producto. Allí es donde la trazabilidad del producto toma importancia, entendiéndola en palabras sencillas como el seguimiento del producto desde que nace hasta que muere, permitiendo predecir e identificar cambios en el producto si se modifica un sistema en cualquier etapa productiva.

3    

  Como respuesta a la problemática anterior y como apoyo a la trazabilidad del producto es que las tecnologías de información (TI) son hoy en día consideradas como un activo estratégico para aquellas empresas que exportan sus productos alrededor del mundo, y sus beneficios van incluso más allá que la sola satisfacción del cliente con el producto, sino que también, en el caso de contar con un ERP, el reclamo de un cliente sobre una parte de los productos recibidos puede ser atendido de manera rápida y eficaz, identificando específicamente el producto “dañado” y evitando la devolución de toda la carga, ahorrando tiempo, dinero y mala reputación. Por otra parte, la documentación de todos los procesos, operaciones y registros de insumos en Bodegas y Viñedos De Aguirre son administrados manualmente y acumulados en archivadores una vez utilizados, lo que hace muy complicada la tarea de recurrir a un documento pasado específico en caso de requerirlo, además de la comunicación física de los requerimientos de un departamento de la empresa a otro, lo que también ofrece una oportunidad de intervención ya que un sistema ERP tiene la característica común de ser una aplicación que integra en un único sistema los procesos del negocio, facilitando el flujo de información entre las diferentes partes de la empresa.

4    

 

2

DESCRIPCIÓN  DEL  PROBLEMA   Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A es una empresa ubicada en Villa Alegre, un pueblo de la séptima

región, en el valle del Maule, a unos 285 kilómetros al sur de la capital, la cual cuenta con aproximadamente 330 hectáreas plantadas y regadas en su totalidad bajo un sistema por goteo.

Imagen 2. Ubicación Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A

Fuente: Bodegas y Viñedos De Aguirre.

La bodega tiene una capacidad de producción de 6 millones de litros en estanques de acero inoxidable y unas 500 barricas de roble francés y americano. Además cuenta con tecnología moderna dispuesta para la vinificación, estabilización del producto en laboratorios, embotellamiento y etiquetado que permiten la elaboración y comercialización de más de 18 millones de botellas alrededor del mundo. Sus vinos cuentan con distintas variedades de cepas entre las que destacan Cabernet Sauvignon, Carmenre, Merlot, Syrah, Sauvignon Blanc, Chardonnay. Cabe señalar que la empresa exporta el 99% de sus productos, produciendo según pedidos realizados por sus clientes. Esto es, clientes extranjeros piden a la empresa un producto de ciertas características (de etiquetado, botellas, cápsulas, corchos, etc) y la empresa lo elabora bajo las especificaciones del cliente. Bajo la misma línea, los productos de Bodegas y Viñedos De Aguirre llegan a variados rincones del mundo, contando con participación de clientes activos en América (EEUU, México, Brasil, Chile), Europa (Inglaterra, Ucrania, Rusia, Polonia, Rumania) y Asia (china y Tailandia) donde destacan Rusia, Inglaterra, EEUU y China como los principales. Congruentemente, estos clientes están dentro de los seis países que importan mayor cantidad de vino en el mundo, dichos países y su nivel de importación se muestra a continuación (gráfico 1).

5    

 

Gráfico 1. Ranking de importación vinícola año 2013.

Fuente:  Organización  internacional  de  la  viña  y  el  vino  (OIV)  

 

La tecnología para la vinificación antes mencionada, sumado al equipo humano de aproximadamente 90 personas, han permitido a

Bodegas y Viñedos de Aguirre situarse en el 16° puesto del ranking de

“Exportaciones de vino embotellado de las principales viñas del país” publicado en el mercurio el día viernes 6 de febrero del presente año, además de posicionarla como la viña chilena más premiada en concursos internacionales durante el 2011.

Gráfico 2. Exportaciones de vino embotellado de las principales viñas del País

Fuente: Diario El Mercurio, comunicado de cifras de Vinos de Chile

En este contexto, la competencia directa de la empresa será, siguiendo el gráfico 2, aquellas viñas que se encuentren en un nivel de exportaciones similar al de Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A. como lo son Requingua, Montgras, Undurraga y Carta Vieja (esta última ubicada también en Villa Alegre).

6    

  No conformes, la empresa tiene dentro de sus planes seguir con el crecimiento tanto de planta como productivo, así se muestra en la tabla 1 el aumento en la producción de la empresa desde el año 2011 y también lo que se espera para este año. Siguiendo la misma línea, cabe mencionar que para el 2020, la empresa se ha propuesto la meta de producir 2.000.000 de cajas. Tabla 1

Año Cajas  Exportadas Cajas  Producidas

2011 308.543 307.018

2012 470.584 482.762

2013 634.450 647.580

2014 934.000 943.434

2015   (Esperado) 1.176.000 1.200.000

Fuente: Elaboración propia

La capacidad de la empresa para aumentar año a año su productividad se ha basado principalmente en el compromiso organizacional de los funcionarios de querer seguir creciendo alineados a los niveles estratégicos, pero particularmente en el escenario actual (2014-2015) este crecimiento se pretende lograr en base a la instalación de una tercera línea de producción (máquina envasadora y etiquetadora) con un grado de automatización mayor a las dos existentes, además de la ampliación de la planta mediante la construcción de un nuevo galpón, el cual será utilizado básicamente para almacenamiento de insumos secos, productos terminados y semi terminados. Por otro lado, la organización tiene un ordenamiento de jerarquías en que se especifica la función que cada uno debe ejecutar en la empresa. Así, la estructuración del organigrama, el cual se presenta en la siguiente imagen, indica la línea de autoridad y responsabilidad de cada trabajador:

7    

 

Imagen 3. Organigrama Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A

Fuente: Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A Nota: El equipo multidisciplinario corresponde al equipo formado por funcionarios para gestionar el plan de Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos (APPCC), como parte de requerimientos para la certificación de calidad BRC.

Los principales proveedores da la empresa son empresas de etiquetado, cristalerías y proveedoras de corchos y capsulas que proveen los distintos insumos necesarios para la producción del vino embotellado. En casos de necesidad, cuando la materia prima (uva) no es suficiente para lograr la producción deseada, la empresa recurre a terceros para aprovisionarse de ésta. Lo mismo ocurre cuando el vino en bodega (antes del proceso de embotellado) no es suficiente para cubrir ciertas demandas, es decir, la empresa recurre a terceros para aprovisionarse de vino ya elaborado para luego, haciendo uso de la tecnología para la vinificación y estabilización en laboratorios, dar con las características propias del vino de la empresa y alcanzar la calidad particular de sus productos.

8    

  La empresa también cuenta con oficinas en Santiago (AV. México 1199, Recoleta, Santiago), donde se encargan de aspectos financieros, exportaciones, comercialización y otras, dejando en la región Del Maule toda el área de producción. Dados estos antecedentes generales de la empresa sponsor, se da lugar a la descripción e identificación de los problemas, o mejor dicho de aquellas prácticas en la organización que no son suficientes para satisfacer requerimientos tanto para la certificación de calidad de la cual se ha hablado, como también de la funcionalidad interna, la cual se verá reflejada en la satisfacción o no satisfacción de los clientes al momento de recibir sus pedidos. El proceso productivo es complejo y consta de distintas etapas que requieren ser documentadas, siendo posible cometer errores en su manipulación. Para el mejor entendimiento de la complejidad del proceso, se describe de manera resumida a continuación. El proceso de elaboración del vino cuenta con una secuencia de etapas, donde una vez obtenido el líquido, es entregado al área de producción donde se lleva a cabo el envasado y el abastecimiento de las materias primas e insumos para lograrlo, asegurando contar con el stock necesario para elaborar la totalidad del producto solicitado por el cliente. En este punto la empresa emplea una fiscalización de las actividades de los operarios con el fin de llevar un control de la calidad de las actividades del proceso. Si el producto carece de calidad y es considerado no conforme respecto a la inocuidad, deben estar definidas las metodologías que se llevaron a cabo y sus respectivos responsables. Al comenzar el envasado, el vino proviene desde el área de enología al departamento de producción, donde enología debe informar desde qué cubas proviene y qué variedad de vino será procesado. Al final del día el encargado debe entregar una gran cantidad de información, dentro de la que destaca lo siguiente: -

Variedad procesada en litros

-

Número de botellas envasadas

-

Ordenes de solicitud para el área de abastecimiento

Así también: -

Al programar las ordenes de la semana, se debe verificar la información de inventario de los insumos necesarios y contar con una fecha estimada de recepción de los mismos.

-

Con dicha información el encargado de producción realizará el programa de etiquetado, proceso el cual también requiere de solicitudes de insumos y materiales.

-

Seguido a esto viene el chequeo del correcto y adecuado etiquetado, pegado, capsulado, encajado de botellas, paletizado de cajas (con su correcta identificación) y entrega del producto a despacho.

-

Al final de cada turno el supervisor debe entregar el resultado de la producción, con documentación respecto al número de pallets y cajas realizadas.

-

En el sector de producto terminado se deja la producción junto a su etiquetado y rotulado con la información necesaria para su envío. Toda esta información debe ser documentada al igual que el despacho del producto a puerto.

Todo este listado de información se presenta con el fin de evidenciar la necesidad de una herramienta que permita administrar y gestionar de manera fácil y rápida la documentación generada por los procesos.

9    

  En resumen, el proceso productivo consta de tres etapas principales, las cuales son la elaboración del vino, el envasado de éste y el etiquetado (todos presentados en forma de diagrama de flujo en anexos). El encajado, paletizado y despacho son las etapas encargadas de cerrar el proceso. Seguido a esto, considerando que la trazabilidad del producto es el seguimiento de éste desde que nace hasta que muere, el primer problema puede venir desde el inicio de la elaboración del producto. La etapa inicial corresponde a la cosecha de la uva, la cual requerirá de dicho seguimiento hasta la etapa siguiente que corresponde a la recepción de ésta y así sucesivamente hasta la obtención del vino. Luego viene el proceso de envasado, ligado fuertemente a los requerimientos de los distintos clientes, ya que son ellos los que deciden qué tipo de botellas, etiquetas, contra etiquetas, corchos y cápsulas se utilizarán en el producto que desean. Los tres procesos principales, bajo la realidad tecnológica de Bodegas y Viñedos De Aguirre, pueden presentar ciertas limitantes. En la elaboración del vino, al inicio del proceso, se debe preguntar ¿Hay uva suficiente para alcanzar la elaboración deseada? Si la respuesta es sí, entonces se prosigue la elaboración con la materia prima propia de la empresa. Por otro lado, si la respuesta es no, entonces la viña recurre a un tercero para la compra de uva, con el fin de alcanzar la elaboración deseada. Lo mismo ocurre con el proceso de envasado, ya que al inicio se debe preguntar ¿Hay vino? Si la respuesta es sí, entonces sigue a la siguiente etapa con el vino disponible elaborado por la propia viña. Por otro lado, si la respuesta es no, la empresa recurre a un tercero para la compra de vino a granel, con el fin de alcanzar el nivel de envasado demandado por los clientes. La importancia de estas preguntas (¿Hay uva para elaborar vino? ¿Hay vino para envasar?) recae en las situaciones en que la respuesta es “no”. Dichas situaciones obligan a la viña a recurrir a proveedores que muchas veces están escasamente regulados, lo que en consecuencia puede poner en riesgo la calidad del producto. Otro problema que deriva de los procesos de producción, particularmente el envasado y etiquetado, también está ligado a proveedores de insumos y al manejo del inventario. Como se ha mencionado anteriormente, el cliente al hacer un pedido especifica tipo de botella, corcho, etiqueta, contra etiqueta y cápsula, además del tipo de vino que desea adquirir. El problema aquí puede presentarse primero al no tener un registro del control de la calidad de los insumos provistos, estos insumos formarán parte del producto terminado y la calidad de cada uno puede influenciar consecuentemente a la calidad de éste. La segunda problemática deriva de no tener una herramienta que apoye al manejo del inventario tanto de insumos secos como de vino en sí, ya que la empresa tiene como una de sus políticas contar con máximo 4 semanas desde que llega la orden de compra del cliente hasta el despacho del producto, por lo que no puede ocurrir que faltando menos de 4 semanas para el envío del producto no se cuente con los insumos requeridos para cumplir la demanda. De hecho, la empresa ha declarado que una de sus principales problemáticas se presenta con los proveedores de insumos secos, los cuales pueden presentar atrasos en el envío de los insumos y en consecuencia acotar aún más el tiempo para cumplir con los pedidos de los clientes por parte de la empresa. Si la empresa adopta una herramienta tecnológica para la administración de los procesos, para el manejo efectivo de la documentación y para la gestión del inventario, entonces automáticamente estará atacando una de las principales problemáticas presentadas en el proyecto, que es la no conformidad respecto a la trazabilidad de sus productos en la adquisición de la certificación de calidad alimentaria BRC.

10    

  Finalmente, algunos otros problemas observables y abarcables por el equipo memorista son el manejo manual de la documentación y la poca integración entre su planta productiva en Villa Alegre y sus oficinas en Santiago donde se encuentran el resto de los departamentos organizativos de la empresa. El problema del manejo manual de la documentación y de la poca integración de los departamentos, la evidencia el proceso de elaboración de las órdenes de compra de parte de la empresa para sus proveedores. Cuando el área productiva de la empresa requiere ciertos insumos para su adecuado funcionamiento, debe elaborar una orden de compra que es enviada vía e-mail desde el departamento de producción a las oficinas ubicadas en Santiago donde se aprueba dicha orden, para posteriormente ser enviada bajo el mismo medio de vuelta a quien elaboró la orden para que éste finalmente envíe la orden de compra a los respectivos proveedores. Caso similar ocurre con el pago de las adquisiciones, donde las facturas enviadas por proveedores son manipuladas manualmente y archivadas en algún lugar de la empresa. Esta problemática tiene que ser abordada no simplemente para beneficios internos, ya que legalmente el recibo y pago de facturas debe ser necesariamente electrónico para comienzos del 2016. Para abordar dichas problemáticas el equipo memorista propone un estudio de distintas herramientas tecnológicas donde destacan los sistemas de información ERP, traducido al español como sistemas de planificación de los recursos empresariales, los cuales dan competitividad a la empresa y agregan valor al cliente al mismo tiempo de abarcar las necesidades, ya que además de mejorar el nivel de trazabilidad, la elección de esta herramienta consecuentemente ofrece disponibilidad y acceso a la información de modo rápido y seguro, mejora los tiempos de despacho y recepción, reduce los costos logísticos e incrementa el nivel de satisfacción y confianza de los clientes y consumidores. Luego del estudio de las herramientas y de la elección de un ERP como aquella que mejor se adecúa a las necesidades de la empresa, se propone el estudio de metodologías de selección que tienen como objetivo dar con el mejor candidato de entre un grupo de productos estudiados, mediante el levantamiento de información tanto de la empresa como de los productos candidatos, analizando la sincronía de cada uno de éstos con los requerimientos de Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A. Por lo tanto, el alcance del proyecto abarca hasta la elección de la mejor herramienta, pero no la implementación de ésta, debido a restricciones temporales, económicas y pretensiones estratégicas de Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A.

 

11    

 

3

OBJETIVOS   •

Objetivo general de proyecto: Entregar una solución a través de sistemas de información a las necesidades de Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A. durante el año 2015.

•

Objetivos específicos del proyecto: -­‐

Levantamiento de procesos y necesidades mediante la realización de un diagnóstico empresarial.

-­‐

Buscar alternativas de herramientas informáticas capaces de resolver las necesidades levantadas.

-­‐

Elegir la opción que mejor se adecúe a las necesidades de la viña dentro de la herramienta a considerar mediante la aplicación de una metodología de selección.

12    

 

4

MARCO  TEÓRICO   Esta sección tiene como objetivo describir la herramienta en cuestión, revisando su evolutiva

transformación de ser en décadas anteriores, un sistema dirigido al planeamiento de materiales y aprovisionamiento, al sistema ERP que se conoce hoy. Así mismo, mediante la congruencia de diversas definiciones es posible concluir las principales características de estos sistemas de información.

4.1

Evolución  de  los  sistemas  ERP   Los sistemas ERP son el resultado de una herramienta tecnológica que se ha adaptado a las necesidades

cada vez más exigentes en el funcionamiento eficiente de las industrias. Su evolución viene de los primeros métodos para la gestión de materiales, los cuales se transformaron entre las décadas de los setenta y ochenta en los llamados MRP II (Manufacturing Resources Planning), que a su vez, siguieron adquiriendo nuevas funcionalidades, evolucionando finalmente en los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning).

4.1.1

Sistemas  MRP  

Los primeros MRP (Materials Requeriment Planning) aparecen al iniciarse la década de los setenta, con el objetivo de dar respuesta a limitaciones y exigencias en el funcionamiento de las compañías, mediante aplicaciones dirigidas a la industria, particularmente en lo que respecta a aprovisionamiento de materiales. Entre las principales aportaciones de estos sistemas destacan la unificación de la información para diferentes áreas de la empresa, característica que se da por el uso generalizado de tecnologías de información en dichas áreas funcionales. Los sistemas MRP están basados en dos hipótesis esenciales. Primero, que la planificación y el control de la producción no dependen de los procesos y segundo, que los productos terminados dependen de la exactitud del plan de producción, de los materiales necesarios y del control de los inventarios. Así es entonces como un MRP puede definirse como un sistema de Planificación de la Producción y Gestión de Inventarios, que tiene como objetivo dar conocimiento de las necesidades de materiales en base a información respecto a: 1.

Lista de materiales.

2.

Plan maestro de Producción.

3.

Inventario Inicial.

13    

 

Imagen 4. Diagrama MRP

Fuente: Elaboración propia, datos Tesis Doctoral “Sistemas ERP. Metodologías de Implementación y Evaluación de Software”

El mayor logro de estos sistemas es justamente que la planificación de insumos necesarios para la producción pueda dar respuesta al cuándo producir, mediante informes de aprovisionamiento, además de dar posibilidad de determinar tiempos de respuesta, ya sea de aprovisionamiento o fabricación, de una empresa para cada producto. La metodología MRP determina matricialmente las necesidades de adquirir materiales, por lo que su complejidad de cálculo es proporcional a la complejidad de la estructura del producto y del número de productos a producir. En síntesis, las principales ideas de esta metodología son: 1.

Consideración de la demanda de productos terminados como independiente, pero no la de artículos que los componen.

2.

En consecuencia a la anterior, las necesidades de artículos se calculan a partir de las demandas de productos terminados y de las estructuras de estos.

3.

Mediante el cálculo matricial como soporte del planteamiento, se obtiene: a)

Necesidades brutas y netas de materiales.

b)

Programa de aprovisionamiento temporal.

14    

  4.1.2

Sistemas  MRP  II  

Estos sistemas surgen de la evolución necesaria de los MRP, cuando se pone de manifiesto que esta herramienta puede ir más allá que la sola cuantificación de materiales necesarios para la producción. Es así como continúa un desarrollo de las herramientas, las cuales permiten planificar los niveles de venta y de las operaciones, como también la confección de un programa maestro de producción y los aprovisionamientos respecto a éste. Este desarrollo evolutivo de los MRP, dentro lo que destaca la incorporación de la planificación de los materiales y herramientas dan origen a los llamados sistemas MRP II. Los sistemas MRP II, como planificador de los recursos de fabricación, tienen en cuenta las necesidades de gestión, como también de planificación del material, recursos y capacidades necesarias para la producción. Su objetivo principal es administrar los recursos de la empresa, ofreciendo información del plan de producción a todas las áreas comprometidas.

Imagen 5. Diagrama MRP II

Fuente: Elaboración propia, datos Tesis Doctoral “Sistemas ERP. Metodologías de Implementación y Evaluación de Software”

Las principales diferencias con el sistema antecesor son la inclusión de un módulo de centros de trabajo con el fin de dar solución al problema de capacidad, definiendo la disponibilidad de los recursos del sistema. Además, introduce en el sistema información sobre qué centros de trabajo y qué intensidad de uso requiere cada artículo, con el objetivo de determinar el consumo esperado de recursos por la producción planificada. Finalmente, los sistemas MRP II han incorporado herramientas que se desarrollaron en base al sistema MRP, ampliando su área funcional en

15    

  1.

La planificación de ventas y operaciones en términos cuantitativos, totalmente orientada a los niveles estratégicos, además

2.

Las planificaciones de recursos se establecen tanto en unidades materiales, como también en unidades monetarias.

Sin embargo, aunque el sistema MRP II dio solución a las carencias del sistema MRP, sus aplicaciones están limitadas a la ayuda en la identificación de problemas de capacidad que se presentan en un plan productivo y a la toma de decisiones en este ámbito, no ofreciendo información integrada para la realización de determinadas acciones de un carácter más global en el negocio.

  4.1.3

Sistemas  ERP  

Los sistemas informáticos han evolucionado como consecuencia de los cambios que han ocurrido también en las organizaciones, éstas al ir creciendo se han visto en la necesidad de dividirse en diversos departamentos o módulos, lo que significó un obstáculo a la hora de cumplir con tiempos de respuesta a las demandas de los clientes. La única forma de cubrir los requerimientos de las organizaciones con sus distintos módulos es a través de un sistema de información común para todas las áreas que ofrezca respuestas coherentes entre ellas. Los primeros intentos de integración de la gestión de la empresa surgieron en los años 80, a través de la aparición del BRP (Bussines Resources Planning) o planificación de los recursos de negocio; este proceso puede considerarse característico de las década de los 90, en que termina por imponerse la denominación de ERP. (Delgado & Marin, 2000) Los sistemas ERP pueden considerarse como la evolución directa de los MRP II, marcando diferencias principalmente en aspectos tecnológicos como un tratamiento generalizado de los procesos de gestión, la utilización de GUI (Graphics User Interface), la utilización de bases de datos relacionales, lenguajes de 4ta generación y la tendencia a la integración de los procesos.

Imagen 6. Diagrama Sistemas ERP

16    

 

Fuente: Elaboración propia, datos Tesis Doctoral “Sistemas ERP. Metodologías de Implementación y Evaluación de Software”

Estos sistemas han seguido evolucionado sobre sus mismas capacidades, siguiendo dos direcciones principalmente. Por una parte, ha extendido su funcionalidad orientándose en los nuevos desarrollos dentro del entorno del comercio electrónico, como lo son la Gestión de relaciones con los clientes (CRM) y Gestión integral de la cadena de suministro (SCM). Y por otro lado, mediante la incorporación del Business Intelligence (BI) ha desarrollado herramientas estratégicas para el análisis y para el tratamiento de la información corporativa. Así nace el concepto del ERP extendido, ya que su capacidad de poder ejecutar los procesos de administración y operación eficientemente a las distintas funcionalidades implantadas se extiende a la utilización de herramientas para la gestión y conocimiento de la relación con los clientes y a la integración de la cadena de suministro mediante la posibilidad de comunicarse y colaborar entre suministradores de cualquier nivel jerárquico, como entre clientes y productores. Estas nuevas funcionalidades se revisan a continuación.

4.1.3.1

Gestión  de  relaciones  con  clientes  (CRM).      

El CRM, o gestión de la relación con el cliente, es una herramienta estratégica que permite levantar información acerca de los clientes, sus características, ventas y tendencias de mercado, entre otras, con el fin de ser utilizada en: 1.

Mejora del servicio al cliente

2.

Potenciar la gestión del personal respecto al trato al cliente

3.

Simplificar el proceso de venta

4.

Generar nuevos clientes

17    

  5.

4.1.3.2

Incrementar nivel de ingresos.

Gestión  de  la  cadena  de  suministro  (SCM)  

La gestión de la cadena de suministro es una herramienta que se desglosa en un conjunto de actividades que se inician con la recepción de un pedido por parte de un cliente, hasta que el producto es entregado a dicho cliente, atravesando etapas intermedias como lo son la lista de materiales, los pedidos y aseguramiento de la calidad de la producción. Importante destacar que la herramienta no comprende la gestión tradicional de estas actividades (esa gestión ya es cubierta por facultades propias del sistema ERP), sino que toma parte en aquellas actividades específicas de control y alarma, con el fin de proporcionar apoyo a la toma de decisiones cuando se detectan malas prácticas que puedan condicionar el curso del proceso de producción y la calidad del producto terminado.

4.1.3.3

Business  Intelligence  (BI)  

Como Sistemas de ayuda a la toma de decisiones, el Business Intelligence permite la manipulación y análisis de la información corporativa en tiempo real y mediante acceso interactivo, con el objetivo de dar una visión global de la información y por lo tanto del funcionamiento operativo, facilitando la identificación de problemas y oportunidades en el ámbito del negocio. Dentro de sus características principales destacan la facilidad de acceso que da a los usuarios, además de las posibilidades para sintetizar información tanto a nivel operativo como estratégico y efectuando análisis al respecto. Estos sistemas son herramientas empresariales que cumplen funciones siguiendo la visión integral de la empresa en la que se adopta por sobre los conceptos de desarrollo de tipo técnico.

4.2

ERP:  Definiciones  y  Conceptos    El nombre de ERP surgió con el fin de referirse a las aplicaciones informáticas más recientes en la

evolución de las herramientas tecnológicas de producción, a principios de los años noventa y creado por Gartner Group. Dentro de la bibliografía revisada, las definiciones de los ERP se diferencian principalmente en sus funciones particulares más que en el concepto mismo, en el que si existe coincidencia. Una primera definición de sistema ERP es la que lo muestra como un conjunto de herramientas que integra los departamentos y funciones de una empresa a través de un único sistema informático. Funciona con una sola base de datos, permitiendo a los distintos departamentos compartir información y comunicarse entre sí. Los sistemas ERP incluyen módulos de funciones específicas diseñadas para interactuar con los otros módulos, de esta manera pueden interactuar, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, compras, etc. Un sistema ERP es una solución de reingeniería empresarial que utiliza los nuevos paradigmas de computación para integrar los procesos de negocio en todas las divisiones y departamentos de la empresa. (León, 2008) La característica de funcionar bajo la utilización de una base de datos sumada a la integridad del sistema, da a saber que los datos se deben introducir al sistema una única vez y que también son todos los usuarios quienes pueden compartir dichos datos.

18    

  Otra definición es la que considera a los sistemas ERP como un conjunto de herramientas de gestión empresarial de carácter generalista que abarca la mayoría de los procesos funcionales de una organización, desde la planificación estratégica hasta la entrega del producto final al cliente, abarcando por lo tanto todas las funciones de la cadena de suministro interna, todo ello con un alto grado de integración y conexión con el resto de los sistemas empresariales (Wallace, 2001) Por último se analiza aquella descripción que define a los sistemas ERP como un solo sistema de información para la coordinación de los procesos de negocio clave de toda la organización. Este software empresarial modela y automatiza muchos procesos de negocios, como la ejecución de un pedido o la calendarización de un embarque, con el objetivo de integrar la información; ésta, que antes se encontraba fragmentada en diferentes sistemas puede ahora fluir con libertad a través de la empresa de modo que la puedan compartir los procesos de negocio que se realizan en las áreas de manufactura, contabilidad, recursos humanos y otras más (Laudon & Laudon, 2008). Estas definiciones se acoplan respecto a la característica integradora que los sistemas ERP ofrecen, lo cual hace de estos sistemas una herramienta de carácter estratégico, la cual se adopta con el fin de facilitar tanto a niveles estratégicos como productivos el acceso a la información y la toma de decisiones. Aún más, otras características que destacan respecto a estos sistemas, son el alto nivel respecto del servicio al cliente, mejora en la productividad funcional, reducción de los niveles de inventario y costos, entre otros que siguen desarrollándose año a año. Finalmente, una definición propuesta de los sistemas ERP es considerarlos como la evolución de sistemas anteriores de gestión en las empresas, el cual ha adquirido a través del tiempo una característica integradora de información en las compañías, abordando tantos módulos como sean necesarios, abarcando las funciones que sean necesarias, permitiendo un seguimiento detallado de la elaboración de un producto y facilitando el manejo de la documentación generada por los procesos.

4.2.1

Integración  

Al ser la integración una de las características principales de los sistemas ERP, se dedican los siguientes párrafos a conocer el término con un poco más de detalle, incluyendo los tipos de integración con los que se puede contar al adquirir un ERP en la empresa. La integración de los sistemas ERP se da al establecerse alguna técnica de comunicación entre distintas áreas de la empresa. Dichas técnicas van desde protocolos de comunicación interna hasta procesos de workflow, pasando por la utilización de software e internet. Por su parte, la integración puede ser clasificada dentro de alguna clase dependiendo de la información que se comunica de un módulo a otro y también de qué módulos se intercomunican. Así, se considera Integración Primaria a aquella que consiste principalmente en la facilidad para acceder a datos de un determinado módulo, cuyo tratamiento se lleva a cabo en otro módulo. Para entenderla mejor, un ejemplo de esta integración sería cuando tenemos en un determinado campo, la opción para introducir datos registrados en otro fichero, pulsando un botón que abra un menú proporcionando ayuda de los posibles valores a introducir.

19    

  Por otro lado se tiene la Integración de Flujo de Trabajo, en donde una secuencia de actividades funcionales que representan un flujo de proceso genera la integración utilizando como nexo ya sea información a compartir o también registros que enlazan actividades de un módulo con las de otros. De igual manera, la Integración de Independencia Funcional hace referencia a aquella función que da posibilidad a un usuario de acceder, a modo de visualización, a módulos distintos al correspondiente a su área de trabajo. Finalmente, un último tipo de integración es la Integración Complementaria, la cual opera de la misma manera que la integración primaria, donde el origen de los módulos a integrar marca la diferencia, ya que la integración complementaria permite la integración de módulos pertenecientes a diferentes sistemas. Así, por ejemplo, esta integración permite la incorporación de un nuevo módulo que permita leer códigos de barra, cuyo software sea externo o distinto al ERP provisto.

4.2.2

Características  Técnicas  y  Funcionales  

Los sistemas ERP, como herramientas tecnológicas de última generación cuentan con ciertas características técnicas en común como lo son el entorno cliente-servidor, el uso de bases de datos relacionales, las cuales permiten el establecimiento de relaciones entre los datos de distintas tablas; la incorporación de una metodología de implantación y cierta flexibilidad respecto a los procesos a integrar. El proceso de implementación de un ERP suele ser considerado como la tarea más difícil a la hora de adquirir una herramienta de este tipo, ya que ésta contempla limitaciones y posibles consecuencias para la empresa considerando que suele venir acompañada de alteraciones en los procesos del negocio, además del costo temporal y monetario que requiere y la respectiva capacitación a los eventuales usuarios del sistema. Adicionalmente, cabe señalar que generalmente las distintas alternativas de sistemas ERP en el mercado suelen tener su propia metodología de implementación. Por otra parte, el contenido funcional de un sistema ERP puede agruparse básicamente en tres tipos de aplicaciones, la cuales son Aplicaciones Básicas, Aplicaciones Adicionales y Aplicaciones Avanzadas, como muestra la siguiente imagen. Imagen 7. Núcleo Funcional sistemas ERP

20    

 

Fuente: Tesis Doctoral “Sistemas ERP. Metodologías de Implementación y Evaluación de Software”

Así, las aplicaciones básicas son adquiridas por necesidades en el entorno productivo y vienen siendo consideradas desde los pasados sistemas MRP-II. Evolutivamente, el carácter integrador que fueron adquiriendo los sistemas hacen evidente la necesidad de incorporar nuevas funcionalidades, las aplicaciones adicionales, orientadas a integrar aquellas áreas que se encontraban hasta entonces aisladas, como son los recursos humanos y la gestión comercial principalmente. Finalmente las aplicaciones avanzadas se refieren a aquellas funcionalidades que se encuentran desarrolladas conceptualmente, pero que generalmente no están integradas en software. Así, los ERP de hoy en día pueden contar con aplicaciones orientadas a la administración de la relación con los clientes (CRM), a la gestión de la cadena de suministro y compras (SCM) y al comercio electrónico.

4.3

Ventajas  y  desventajas   Como se ha mencionado anteriormente, la selección de un sistema ERP para la empresa no es una tarea

fácil, ya que obtener la sincronización entre las necesidades de la organización y los aspectos, ya sean funcionales, técnicos, económicos, etc. es realmente un desafío. Así, si no se da con la herramienta que mejor

21    

  se adecúe a los requerimientos organizacionales, las desventajas pueden superar a los beneficios, pero contrariamente, si la selección de la herramienta es correcta, sale a la luz un listado de beneficios que hacen de los sistemas ERP una herramienta estratégica atractiva. A continuación se presentan las principales ventajas que se obtienen de contar con un ERP y también las posibles desventajas y limitaciones que se pueden presentar.

4.3.1   •

Ventajas  

El sistema ERP, al ser una herramienta transaccional, se encarga de recoger y mostrar aquellos cambios que tienen lugar en la empresa como consecuencia de su funcionamiento. Esto se traduce en un mayor control de los procesos y un aumento en la trazabilidad del producto, permitiendo dar respuesta a preguntas como: ¿cuándo ingresó el producto? ¿Cuándo se vendió el producto a un cliente? ¿A quién se le vendió el producto? ¿Qué transportista se encargó de transportarlo? ¿Qué stock es el que queda del producto? ¿Cuál es la fecha de vencimiento del producto? Entre otras. Este sistema es efectivo respecto a recoger y mostrar la ubicación de un producto en la cadena de distribución, evitando que funcionarios pierdan tiempo en controlar stock y permitiendo tomar decisiones más acertadas, fundamentales en empresas dedicadas a la producción y distribución de alimentos o productos perecederos.

•

Respecto a comunicación con proveedores, los sistemas ERP son excelente alternativa para las empresas que necesitan de una constante comunicación con estos. Así, el sistema permite a proveedores saber cuándo se acabará un producto y con cuánto tiempo cuentan para proveerlo. Para una empresa productora de alimentos que quiere contar con un sistema integrado, se hace necesario el poder contar con un módulo de aprovisionamiento, módulo el cual la mayoría de los ERP que se encuentran en el mercado lo tienen. Este módulo comprende la gestión de materiales y la relación con los proveedores, permitiendo en el primer caso dar soporte a la definición de datos necesarios para el tratamiento de insumos a lo largo de toda la cadena de productiva, facilitando control de stocks y generación de nuevos pedidos, entre otros. Respecto a la relación con proveedores, el sistema debe ser capaz de proporcionar información respecto a precios, condiciones de entrega e historial de las compras, facilitando la toma de decisiones respecto al aprovisionamiento de insumos. Adicionalmente, el sistema puede valorizar a los proveedores de la empresa, mediante análisis de cumplimiento de tiempos de entrega de insumos, y estado de los materiales.

•

Considerando el uso de una base de datos única para todas las áreas, con una sólida consistencia y exactitud de los datos, se cuenta con la posibilidad de acceder a información fiable.

•

Al poder los distintos módulos del sistema ERP acceder a la base de datos única mencionada anteriormente en tiempo real, la empresa se beneficia respecto a la

redundancia de datos y

operaciones, evitando registros duplicados y también la duplicación de las operaciones generadas por falta en la actualización de registros. Esto, sumado a la automatización de procesos (como por

22    

  ejemplo: generación automática de órdenes de trabajo y/o órdenes de compra) aportan una mayor eficiencia. •

Reducción de costos. Este beneficio se observa tanto al economizar tiempo, como también por las mejoras en control y análisis de las decisiones organizacionales.

•

Los sistemas ERP en su mayoría son modificables mediante redefinición de los distintos procesos del negocio, esto se traduce en una fácil adaptabilidad y reestructuración con el fin de cubrir nuevos requerimientos.

•

Debido al diseño modular y estructurado de los sistemas ERP, éstos permiten la adición de aplicaciones o funciones con el objetivo de alcanzar Mejoras en escalabilidad respecto a la solución inicial.

•

Al permitir la creación de informes sobre retrasos en el proceso productivo o en la entrega, los sistemas ERP benefician a la empresa mediante la reducción del tiempo de ciclo y entrega.

•

Como se ha mencionado en párrafos anteriores, un beneficio con el que se puede contar con la adquisición de un sistema ERP es el alcance fuera de la organización al que se puede acceder mediante módulos de extensión de aplicaciones avanzadas como CRM, SCM y E-Business, este último se hace posible gracias a la infraestructura tecnológica de los sistemas ERP, la cual es capaz de soportar procesos vía Internet.

•

•

Así mismo aparece el siguiente listado de algunas de las ventajas de los ERP: -

Aumento de la productividad de la planta o negocio

-

Reducción de inventarios

-

Incremento de las ventas por mejor tiempo de respuesta a clientes

-

Disminución de compras

-

Seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa

-

Apoyo al control de calidad

Como consecuencia de todas las ventajas presentadas anteriormente, se espera observar incrementos en la rentabilidad y beneficios. Es decir, el aumento en el rendimiento conseguido por la adquisición de un sistema ERP, bajo su buen funcionamiento, hace posible observar el retorno de la inversión en el largo plazo.

4.3.2

Desventajas   Dentro de las principales desventajas, destacan:

•

Proceso de implantación. Éste es uno de los mayores miedos a la hora de adquirir un sistema ERP. La implementación de un sistema ERP implica más que solamente cambios en la infraestructura de la tecnología con la que se cuenta, sino que también implica cambios en procesos del negocio, en la estructura y la cultura organizacional. Además, la implementación también suele ser muy cara, difícil y larga; pudiendo llegar a costar múltiples veces más que la licencia.

•

La flexibilidad también puede aparecer como una desventaja. Esto ocurre cuando el sistema escogido tiene dificultades de adaptarse al flujo de los procesos de negocio de una empresa particular;

23    

  esta suele ser una de las principales razones del fracaso en la implementación. A lo anterior, se puede sumar una resistencia a compartir información interna entre distintos departamentos, acotando la eficiencia de la herramienta. Esta Inflexibilidad puede ser consecuencia tanto de la tendencia que tiene los ERP a ser sistemas complejos, como de la escasa existencia de personal con experiencia tanto en instalación como mantenimiento del sistema. Además, si estos sistemas se encuentran profundamente interrelacionado con los procesos del negocio, cuando la empresa que ha adquirido la herramienta se vea en la necesidad de realizar cambios organizacionales, deberá también modificar el sistema ERP para un funcionamiento acorde, modificación la cual será dificultosa y probablemente costosa. •

Si la empresa alcanza beneficios estratégicos adoptando los procesos de negocio que tienen origen en los modelos genéricos que proporciona el sistema, ésta puede dejar de utilizarlos.

•

Respecto a un análisis costo/beneficio, los costos de los sistemas ERP son elevados, visibles y deben ser cancelados por adelantado, en cambio, por el lado de los beneficios, éstos son difíciles de cuantificar al inicio del proyecto de adquisición, y serán visibles incluso cuando el sistema ya lleva un tiempo operando correctamente.

4.3.2.1

Costos  asociados  

Siguiendo este punto, se presenta un listado de los principales costos, los cuales comienzan con la adquisición, instalación e implantación, para luego considerar aquellos respecto a mantenimiento, actualizaciones y optimización de los sistemas. Adicionalmente, las empresas recurren a costos que son olvidados de considerar como por ejemplo: -

Capacitación de empleados: Los funcionarios de la empresa que serán los futuros usuarios del sistema, necesitan aprender todo el nuevo conjunto de procesos y no sólo solo conocer bien el nuevo software. Éste costo, se ve aún más elevado en empresas ubicadas en zonas rurales, como es el caso de Bodegas y Viñedos De Aguirre, donde la gente, mayoritariamente, es reacia al cambio de los procesos y a la tecnología.

-

También existe un costo respecto a la integración y prueba, donde se prueba la conexión entre el sistema y adición de otras aplicaciones de gestión empresarial.

-

La conversión de los datos también tiene un costo asociado, ya que la migración de datos cuesta dinero si se considera que algunos datos se muestran reacios a su transferencia.

-

Análisis de datos: los datos del sistema ERP, al ser cruzados muchas veces con datos externos, incurren en un costo, ya que la actualización de los datos en una empresa grande suele ser difícil si se considera la necesidad de un programa interno que realice una actualización diaria al terminar la jornada.

-

También las empresas, al inicio del proceso de adaptación, incurren en costos de consultoría con el fin de que la planificación no falle. Así se ven en la necesidad de contratar a una empresa externa capaz de liderar al personal en el proceso de cambio.

-

Muchas veces, las empresas que no consiguen adaptarse a las nuevas implantaciones del sistema ERP, o que se ven reacias a cambiar sus métodos manuales y/o tradicionales de

24    

  hacer el trabajo, entran en lo que se conoce como “depresión post ERP”, cegándose respecto a que los beneficios provenientes de un ERP aparecen mucho después de lo esperado, entrando en pánico y finalmente abandonando el proyecto.

4.4

Workflow   Un Workflow se refiere al flujo de actividades a ejecutar para el logro de un trabajo predeterminado. Éste,

está definido como un sistema de secuencia de tareas de un proceso del negocio, pudiendo ser controlado manualmente, informáticamente o un mix de estas opciones. Principalmente apoya a las organizaciones en la organización y control de las tareas, recursos y reglas para completar el proceso del negocio, evitando la descentralización de las actividades administrativas de la empresa. La evolución de estos sistemas se basa en la búsqueda de maximizar la automatización de los procesos de trabajo y lograr un control total de las diferentes etapas de dichos procesos, donde la información generada pasa de un funcionario a otro según los procedimientos definidos previamente. Bajo la misma línea, a lo largo del tiempo se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, evolucionando a partir de sistemas de gestión de documentos, de correo electrónico o de bases de datos. Como se ha mencionado, las aplicaciones Workflow permiten automatizar una secuencia de acciones en la ejecución de un proceso, ofreciendo un seguimiento del mismo y las herramientas necesarias para la gestión del flujo de trabajo. Aún más, esta herramienta se caracteriza por su capacidad de integración con sistemas de información actuales, como por ejemplo base de datos, mensajería y los sistemas ERP de los que se ha hablado a lo largo del informe, permitiendo la ampliación de un Workflow de un solo proceso a la integración con otros procesos del negocio que estén interrelacionados. En el mercado es posible encontrar distintos tipos de herramientas Workflow, donde destacan el Workflow corporativo, el Workflow de aplicación, Workflow documental y Workflow de producción. Éstos pueden estar limitados a su área específica como también pueden permitir la comunicación con otras aplicaciones de manera sincrónica y/o asincrónica. La ventaja que ofrece esta herramienta radica en la actual necesidad de las empresas de poder acceder de manera rápida y eficaz a la información, la cual sueles estar en distintos formatos, ya sea un documento de un tipo y otro, o imágenes, lo que muchas veces genera problemas de accesibilidad a estos. Así, el tiempo requerido a la hora de acceder y recuperar información disminuye al usar una herramienta Workflow, beneficiando en consecuencia a la empresa en cuanto a costos e incremento de la productividad. Por su parte, un Workflow Managment System (WFMS) es un software que permite ejecutar un Workflow a fin de poder ordenar y gestionar una serie de tareas y subprocesos dentro de una empresa. El WFMS está compuesto por una serie de aplicaciones y herramientas que permiten la creación, administración y comunicación de varias actividades asociadas al proceso del negocio. Del mismo modo, gracias a estos sistemas los procesos se automatizan volviéndose responsables de la planificación y ejecución de las tareas a seguir. Los Workflow están diseñados para seguir una estructura de pasos lógicos por los cuales tiene que regirse y guiarse, de esta manera controla el flujo de la información de un área a la siguiente tarea que se necesita procesar. Los Workflow se encargan de obtener la información realizada por la aplicación y no en la generación de esta que es propio de la aplicación, ya que su foco se centra en la logística de los procesos y no en las tareas individuales.

25    

  Los WFMS se enfocan en soportar tres tipos de aplicaciones. 1.

La primera son las aplicaciones que involucran a humanos, los cuales tienen que colaborar entre ellos para poder realizar un proceso. El Workflow se encarga de controlar y coordinar las tareas que se tienen que realizar.

2.

El segundo tipo son procesos que se realiza mediante herramientas computacionales con una nula o baja interacción humana. El Workflow es responsable de controlar, coordinar, ejecutar y tener acceso a la información necesaria para que las distintas aplicaciones puedan realizar sus tareas.

3.

El tercer tipo son para labores transaccionales que requieren de intervención humana y tecnológica. Estos sistemas deben coordinar la ejecución de distintas tareas incluyendo a humanos y herramientas tecnológicas. Lo dificultoso de esta tercera categoría es que se debe recolectar, almacenar, modificar y recuperar la información que se usó en la transacción lo que suele ser más complicado para un Workflow y es un proceso que se adecua mejor a la funcionalidad de los ERP.

4.4.1

Beneficios  del  Workflow  

En base a los procesos de negocio que se lleven a cabo en la empresa, dentro de los beneficios de los flujos de trabajo o Workflow destacan: •

Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa gracias a la automatización de procesos.

•

Mejora el control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.

•

El incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad respecto a respuesta a clientes, mejorando la atención y el servicio a éstos.

•

Mejora en los procesos, mediante una mayor flexibilidad con las necesidades empresariales.

•

Optimiza la circulación de información interna con clientes y proveedores.

•

Integración de procesos del negocio.

 

4.5

Metodología  de  Selección     En el mundo de los sistemas de información, la investigación de metodologías se ha centrado

principalmente en metodologías de implementación, como también en el área de desarrollo, respecto a diseño, análisis y programación. Sin embargo, respecto al estudio de metodologías de selección de los sistemas ERP no existe mucha información, aspecto el cual constituye tareas indispensables y previas al proyecto de implementación. La gran oferta de sistemas ERP con la que se cuenta hoy en día, hacen que la tarea de selección de la herramienta adecuada sea indispensable y muy compleja, principalmente por la falta de patrones que permitan

26    

  evaluar los niveles de competencia o establecer diferencias de contenido y servicio que permitan realizar comparaciones. Sin embargo, luego de la investigación pertinente, se ha concluido en la existencia de una metodología de selección de sistemas ERP como la metodología idónea y más utilizada en el ámbito de selección. Ésta metodología de selección, la cual se ha tomado como base para la metodología propuesta, se conoce como la MSSE (Metodología de Selección de Sistemas ERP) y tiene su origen en el Instituto Tecnológico de Buenos Aires, Argentina, a manos de Florencia Chiesa. Así, la autora define la MSSE como una metodología para la Selección de sistemas ERP que intenta ordenar y sistematizar a los encargados de elegir un sistema ERP en el proceso de selección. Adicionalmente, MSSE apunta a encontrar el producto en el mercado que mejor se adecue a la empresa en cuestión, evaluando aspectos tanto funcionales, como técnicos, factores de capacitación y mantenimiento entre otros. Finalmente MSSE no provee soporte para la definición de un sistema ERP como la solución adecuada para la empresa por sobre otra herramienta tecnológica. Para solucionar esto se ha propuesto el desarrollo de un diagnóstico empresarial, el cual se presenta en el siguiente capítulo de este informe.

4.5.1

Estructura  de  MSSE  

La metodología en estudio se organiza en tres fases, las cuales a su vez se dividen en distintas actividades. La estructura que sigue la MSSE se presenta a continuación: •

Fase 1 – Selección del ERP -

-

-

•

Actividad 1: Documentar Necesidad §

Análisis de Necesidad

§

Determinar Equipo De Proyecto

Actividad 2: Primera Selección §

Búsqueda En El Mercado

§

Primer Contacto Con Proveedores

§

Entrevistar Posibles Candidatos Y Recopilar Información

§

Armado De Listado De Criterios A Tener En Cuenta

§

Evaluar Los Candidatos

§

Documentación De La Selección Y Armado Del Plan De Trabajo

Actividad 3: Selección Final §

Organizar Visitas A Los Proveedores

§

Demostración Del Producto

§

Decisión Final – Negociación

Fase 2 – Selección Del Equipo De Consultaría -

-

Actividad 1: Documentar Bases De La Búsqueda §

Organizar La Búsqueda

§

Armar Listado De Criterios Para Seleccionar Consultaría

Actividad 2: Selección De Candidatos §

Entrevistar Posibles Candidatos Y Recopilar Información

27    

  §

Evaluar Los Candidatos

§

Decisión Final – Negociación

Fase 3 – Presentación Y Planificación General Del Proyecto.

•

Cabe mencionar aquí, que de ésta metodología, hemos tomado solamente la fase 1 como base para la metodología propuesta debido al alcance de este proyecto, el cual no considera una metodología de implementación, por lo que la Fase 2, de Selección de un equipo de consultoría para llevarla a cabo, no se hace necesaria. Lo mismo ocurre con la Fase 3.

4.6

Revisión  de  experiencias  parecidas   A modo de validar la herramienta, se presentan los siguientes casos de implantación de sistemas ERP

con las respectivas experiencias. •

MontGras.

Como se ha mencionado, una de las principales viñas competidoras de la vinícola De Aguirre es la viña MontGras. Actualmente MontGras exporta 18,5 millones de dólares FOB mientras que De Aguirre exporta 19,2 millones de dólares FOB ubicándose en la posición 17 y 16 del ranking de mayores exportaciones de vino embotellado del país respectivamente. MontGras es una experiencia parecida a la vinícola de Aguirre no sólo por la cantidad de vino exportado, sino que además porque ésta cuenta con un sistema ERP desde hace dos años aproximadamente (enero del 2013). La experiencia de MontGras con el sistema integrado es tal que les ha permitido mantener un orden riguroso en los gastos que se hacen en el área agrícola, mantener la información de todas las áreas de forma actualizada y en línea, ayudando con esto a mejorar la toma de decisiones y reducir significativamente sus costos. En pocas palabras, MontGras ha expresado sentirse satisfecho con la implementación del sistema ERP. Adicionalmente, MontGras también cuenta con certificación BRC, donde este sistema de información integrado les ha permitido controlar la inocuidad de sus productos, además de estar constantemente monitoreando los puntos de riesgos que puedan llegar a perjudicar a los consumidores y cumpliendo con la legalidad del producto en sus puntos de destino.

•

Bodegas Roda S.A

Bodegas Roda S.A es una empresa española dedicada a la elaboración y maduración de vinos como también a la comercialización de aceite de oliva. Esta empresa presenta una experiencia similar respecto a la situación actual de Bodegas y Viñedos De Aguirre y lo que se pretende para futuro, ya que Bodegas Roda S.A en un principio contaba con un programa de gestión caracterizado por sus procesos manuales, entrada de datos duplicados y por falta de integración de los procesos. ¿La solución? Interesados en incorporar un sistema de gestión acorde a las necesidades de la empresa, llegan a través de una consultora informática experta en soluciones de gestión empresarial (Tipsa), a una solución integral vinculada a la plataforma Microsoft Dynamics NAV, un software de gestión empresarial

28    

  sencillo de implementar y de utilizar que ayuda a más de 100.000 empresas alrededor del mundo a administrar su contabilidad y finanzas, operaciones y cadena de suministros entre otros. Desde la plataforma de Microsoft Dynamics NAV, esta consultora desarrolló en 2001 una solución para integrar la gestión de bodegas, VinoTEC. Por su parte, entonces, VinoTEC es también un software ERP de gestión de bodegas e industrias vitivinícolas, que permite gestionar integrada y sencillamente las actividades de la bodega como lo son la administración, elaboración, ventas y marketing (entre otras). Estas funcionalidades múltiples que VinoTEC ofrece, facilitan la toma de decisiones de una forma rápida y confiable, optimizando procesos y recursos. Es así como Bodegas Roda S.A, luego de la implementación de VinoTEC ha mejorado sus niveles de trazabilidad e integración y ha logrado al mismo tiempo la excelencia en la gestión de los procesos, lo cual la llevó a ser la mejor bodega española el año 2006. Aún más, Bodegas Roda S.A ha logrado formar, en base a este sistema ERP, una herramienta de apoyo a las actividades que permiten que ésta se haya certificado bajo la misma norma BRC que Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A postuló y obtuvo recientemente. “Microsoft Dynamics NAV nos ha permitido integrar todas las áreas de la empresa y tener una perfecta trazabilidad del producto, además de crear el sistema adecuado para certificarnos en la norma BRC”2.

4.7

BRC.  Norma  Mundial  de  Seguridad  Alimentaria.   Con objeto de mostrar el ámbito de intervención que puede alcanzar un sistema tecnológico respecto a

la certificación recién obtenida, se presenta de forma resumida la Norma y algunos de los requisitos alcanzables por la herramienta seleccionada. La Norma Mundial de Seguridad Alimentaria fue desarrollada y publicada por primera vez en 1998, desde donde se ha sujeto a periódicas actualizaciones con la finalidad de ser un reflejo de lo actual respecto a seguridad alimentaria. Utilizada en todo el mundo, la Norma propone un marco de trabajo exigente respecto a la elaboración de productos alimentarios seguros mediante la gestión de la calidad de los mismos a fin de satisfacer a los clientes. La BRC (British Retail Consortium) se ha desarrollado con el fin de especificar criterios tanto de seguridad y calidad, como del funcionamiento necesario dentro de una empresa productora de alimentos. Esto para asumir responsabilidades sobre legislación y protección del consumidor. Para lograr la certificación de la Norma, la empresa debe aprobar una serie de requisitos de buenas prácticas de fabricación, registros, sistemas y documentación evaluados en auditorías. Dentro de los requisitos, algunos han sido designados como fundamentales, haciendo referencia a los sistemas esenciales para la elaboración y aplicación de un programa eficaz de calidad y seguridad alimentaria. Algunas de las clausulas consideradas como fundamentales están el compromiso del equipo directivo y mejora continua, el plan de seguridad alimentaria APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos), auditorías internas, trazabilidad, limpieza e higiene, gestión de alérgenos y control de operaciones. El no cumplir con algunos de

                                                                                                                        2

 Carlos días de la Concepción, Director técnico, Bodegas Ronda S.A  

29    

  los requisitos fundamentales supone la no obtención de la certificación si el incumplimiento es detectado en la auditoría inicial o bien la pérdida de la certificación si es detectado en auditorias posteriores. A continuación se presenta sintetizadamente cada uno de los requisitos de la Norma y se hace mención en aquellos casos en que se evidencie alguna necesidad que pueda ser cubierta por la tecnología de información.

1.

Compromiso del Equipo Directivo y mejora continua

∗

“El Equipo directivo de la empresa deberá demostrar que ha adquirido el pleno compromiso de implantar los requisitos de la Norma Mundial de Seguridad Alimentaria así como los procesos que faciliten la mejora continua de la gestión de la seguridad alimentaria y la calidad”3.

2.

Plan de Seguridad Alimentaria APPCC* “La empresa deberá haber implantado en su totalidad y de manera efectiva un plan de seguridad alimentaria basado en los principios del APPCC del Codex Alimentarius.”4

Dentro de este requisito fundamental se encuentran cláusulas que requieren un gran esfuerzo del personal para poder manejarlos, como la documentación y conservación de registros del APPCC. La cual requiere que la documentación y conservación de los registros sea tal que permita a la empresa asegurar la implantación y mantenimiento de los controles del APPCC.

  3.

Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad Alimentaria Este requisito presenta una cantidad de cláusulas en la que un sistema informático integrado puede facilitar de gran manera la tarea, partiendo por un control de la documentación efectivo que garantice que únicamente las versiones correctas y actuales de los documentos y registros sean los disponibles y en uso; siguiendo con la capacidad de la empresa para demostrar que aplica efectivamente el plan de seguridad alimentaria y los requisitos de la BRC mediante auditorías internas, las cuales están dentro de los requisitos fundamentales de la Norma. Bajo este mismo requisito, cláusulas como la “aprobación y seguimiento de proveedores de materias primas” no hacen más que reforzar la necesidad de un sistema integrado, como de igual manera lo hacen las cláusulas de especificaciones de las materias primas y la trazabilidad (fundamental), donde en esta última “la empresa deberá poder trazar los lotes de materias primas (incluyendo el material de envasado) desde su proveedor a través de todas las etapas del proceso y de la expedición a cliente y viceversa.”5

                                                                                                                           Requisito  Fundamental  de  la  Norma  Mundial  de  Seguridad  Alimentaria  BRC    BRC,  Norma  Mundial  de  Seguridad  Alimentaria   4  BRC,  Norma  Mundial  de  Seguridad  Alimentaria   5  BRC,  Norma  Mundial  de  Seguridad  Alimentaria  

∗

3

30    

  4.

Normas Relativas a Las Instalaciones En cuanto a requisitos respecto a las instalaciones, destaca el control de plagas, el cual requiere dentro de la implantación de un plan preventivo de control de plagas información detallada sobre productos empleados para el control de plagas, incluyendo instrucciones para el uso efectivo de estos. Así mismo, se requiere de instalaciones de almacenamiento de ingredientes, productos en proceso y productos terminados deberán ser adecuados para tal fin, mediante el empleo efectivo de documentos de recepción y/o identificación de los productos a fin de facilitar la correcta rotación de las materias primas, productos en proceso y productos terminados, además de garantizar que los materiales se emplean en el orden correcto de fabricación y dentro de la vida útil de los mismos.

  5.

Control del Producto Dentro del control del producto, destaca como requisito fundamental la gestión de alérgenos que reduzca al mínimo el riesgo de contaminación de los productos, cumpliendo con los requisitos legales de etiquetado. Para lograrlo, la Norma sugiere dentro de sus cláusulas una programación de la producción que reduzca el cambio entre productos que contienen alérgenos y los que no. De igual manera, el control del producto requiere de la implantación de sistemas de trazabilidad, identificación y segregación de las materias primas y de los productos terminados y en proceso, garantizando que todas las declaraciones acerca de la procedencia y el estatus asegurado pueden demostrarse.

6.

Control de Procesos Para un buen control de los procesos, la Norma requiere un control de las operaciones como actividad fundamental para certificarse. Este control de las operaciones obliga a la empresa a aplicar procedimientos documentados y/o instrucciones de trabajo que garanticen la producción de productos seguros y legales en conformidad con el plan de seguridad alimentaria APPCC.

7.

Personal Como último requisito, respecto al personal no se encuentran actividades que requieran precisamente de un software o herramienta tecnológica para llevarlas a cabo, sin embargo dentro de estas actividades destaca la formación e higiene del personal. Si bien los requisitos de la Norma tienen una complejidad y exigencia mucho mayor a la presentada,

esta exposición resumida de la Norma da suficientes motivos para pensar en la adquisición de un sistema informático que permita aplacar el esfuerzo de los empleados, obteniendo adicionalmente mejores resultados a la hora de evidenciar tanto documentación como las buenas prácticas empleadas por la empresa.

 

31    

 

5

METODOLOGÍA  

Como se ha planteado anteriormente, uno de los objetivos de este proyecto de título es apoyar a Bodegas y Viñedos De Aguirre en la búsqueda de la herramienta tecnológica que mejor se adecúe a sus necesidades organizativas, por lo que en este capítulo se ofrece, mediante el estudio de ciertas metodologías, un método híbrido que ayude a la selección de la herramienta que mejor se sincronice con los requerimientos del negocio de la empresa. Ésta metodología, apunta a ser aplicada una vez que la empresa se haya decidido por la adquisición de un ERP por sobre algún otro sistema, acto que se ha llevado a cabo en medio de una de las primeras reuniones del equipo memorista con funcionarios de la empresa, en donde se presentó un workflow y un ERP como opciones, quedando éste último como el software elegido por ellos. Aun así, antes de pasar a la definición de la metodología de selección de un sistema ERP, se realiza un diagnóstico empresarial para asegurarnos que, aunque la empresa prefiera un ERP, sea realmente éste el tipo de herramienta que necesitan. Este diagnóstico, basado en el documento “Diagnóstico empresarial y tecnológico para evaluar la pertinencia y selección de un sistema ERP” 6 , y adecuado al alcance de nuestro proyecto, sigue cierta estructura, la cual se presenta a continuación.

Diagnóstico  empresarial  

5.1

El diagnóstico empresarial estudia diferentes aspectos de la empresa directamente ligados a la tecnología con la que cuenta y a cómo la organización pretende dar

paso a la renovación de las herramientas

tecnológicas, con el fin de guiar la adquisición de manera pertinente a las necesidades y realidad de la empresa en la que se emplee dicho diagnóstico.

5.1.1

Diagnóstico  tecnológico  

El diagnóstico tecnológico es el primer paso y tiene como finalidad levantar información actual de la empresa respecto a la tecnología con la que se cuenta, además de analizar qué tan efectiva es la utilización de esta tecnología. Para esto, es necesario realizar un diagnóstico tanto interno como externo donde en el primero se pone atención en las operaciones tecnológicas propias de la empresa y en el segundo en una evaluación de la organización según el entorno tecnológico que la rodea. Para el levantamiento de esta información se sugiere realizar las siguientes actividades.

5.1.1.1

Inventario  tecnológico  

Básicamente en esta etapa se requiere realizar un

registro de los insumos, productos y procesos

productivos que tienen directa relación con el uso de tecnologías de la empresa, con el fin de lograr una descripción de las tecnologías con las que se cuenta.

                                                                                                                        6

 Jenny  Mancera  y  Cristian  Hernández,  Universidad  Nacional  de  Colombia,  2012  

32    

  5.1.1.2

FODA  tecnológico  

Esta herramienta comúnmente utilizada en la planificación estratégica de las organizaciones, pretende en este contexto, de igual manera, conocer el entorno propio de la empresa, reconociendo los aspectos en que la tecnología disponible es considerada como una fortaleza y en cuales una debilidad, además de analizar las oportunidades y amenazas que ofrece el mercado.

5.1.1.3

Análisis  de  atractividad  de  la  industria  

Muy ligado al punto anterior, este análisis permite entender los cambios que están ocurriendo en el entorno tecnológico en el que opera la empresa, a través de la identificación de factores de éxito que hacen que una determinada organización domine el mercado en el que participa.

5.1.1.4

Análisis  industrial  

El análisis industrial corresponde básicamente a las cinco fuerzas de Porter, evaluándolas en la interacción

entre

la

empresa

y

su

entorno

tecnológico.

Las cinco fuerzas de Porter son: 1. 2. 3. 4. 5.

5.1.2

Rivalidad entre competidores Clientes (poder negociador) Proveedores (poder negociador) Productos Sustitutos (amenaza) Nuevos competidores (amenaza)

Transferencia  tecnológica  

Básicamente, este proceso corresponde al traslado de una capacidad tecnológica para ser usada adecuadamente, es decir, un traspaso del conocimiento de quien lo tiene a quien lo quiere adquirir. Una definición más formal sería: “Conjunto de elementos que ordenadamente relacionados entre sí, contribuyen a la aplicación de la tecnología en el proceso de producción”7

5.1.2.1

Tipos  de  transferencia  tecnológica  

Los tipos de transferencia tecnológica estudiados son básicamente tres, Donde podemos encontrar el tipo de transferencia adaptativa, la cual se refiere al tipo de transferencia donde la tecnología se adecua por medio de la infraestructura antes de ser incorporada a las actividades de producción. Otro tipo de transferencia es la transferencia plena, la cual corresponde a la adopción en el sistema de producción y se investiga simultáneamente su asimilación. Finalmente esta la pseudo transferencia, la cual se da “cuando la infraestructura científico-tecnológica no participa en el proceso. De acuerdo al origen puede clasificarse como vertical si proviene de unidades I+D y horizontal si la tecnología es diseñada para un determinado sector económico industrial pero se utiliza en otro diferente”8

                                                                                                                        7

 Instituto  Interamericano  de  Cooperación  para  la  Agricultura,  1977.    Jenny  Mancera  &  Cristian  Hernández,  Diagnóstico  empresarial  y  tecnológico  para  evaluar  la  pertinencia  y  elección   de  un  sistema  ERP,  2012.   8

33    

  5.1.2.2

Mecanismos  de  transferencia  

Corresponde a los medios a través de los cuales se materializan y llevan a cabo los procesos de transferencia, dentro de los que destacan: -

Información libre

-

El Know-how de las personas

-

Información no libre

-

Joint-ventures

-

Contratos externos de I+D

-

Licencias

-

Franquicias

5.1.3

Evaluación  tecnológica  

Corresponde a evaluar en qué medida se correlacionan los criterios de calificación con las características propias de cada herramienta a analizar, con el fin de encontrar aquella que mejor se asiente a las especificaciones de la empresa. Para evaluar las herramientas se deben incluir variables tales como la compatibilidad de éstas con la tecnología con la que ya se cuenta, además de factores como la relevancia que tendrá en los procesos, integridad, claridad y facilidad de utilización.

5.1.4

Definición  de  variables  para  analizar  los  sistemas  ERP  

Esta etapa se realiza una vez propuesta la adquisición de un sistema ERP como apoyo a los procesos de la empresa, con el fin de incluir o descartar la herramienta dado el listado de variables a analizar. Dentro de las variables que más importancia se da a la hora de adquirir un ERP, se destacan:

-

Tiempo de implementación del software

-

Capacitación durante la implementación

-

Conocimiento en tecnologías de información dentro del personal de la empresa

-

Calidad del servicio

-

Calidad del sistema

5.1.5

Metodología  para  la  obtención  de  requerimientos  

Como símil al levantamiento de la situación actual, la metodología para la obtención de requerimientos tiene como fin valorar la problemática de la empresa y determinar expectativas dentro del alcance de este proyecto. Para esto existen varias herramientas, dentro de las cuales el equipo memorista ha decidido hacer uso de entrevistas, con el fin de obtener opiniones de los entrevistados respecto al estado actual del sistema y poder conocer sus metas organizacionales. Al utilizar la entrevista como metodología para la obtención de requerimientos, se identifican tres fases, las cuales corresponden a la preparación de la entrevista, realización de la entrevista y finalmente el análisis de éstas. A continuación se presenta una idea generalizada de entrevista para efectuar en la empresa.

34    

  •

Preguntas organizacionales ¿Cómo está dado su organigrama? ¿Con qué cantidad de empleados cuenta la empresa? ¿Qué objetivos cumple dentro de la organización?

•

Preguntas de funcionamiento interno ¿Podría describir el proceso completo que realiza? ¿Qué actividades especiales se realizan? ¿Qué actividades son prioritarias dentro de los procesos?

•

Preguntas de necesidades ¿Cómo podría caracterizarse un buen resultado generado por una solución exitosa? ¿Cuáles problemas debería atacar esta solución? ¿Los aspectos especiales del desempeño o las restricciones afectarían la forma en que busca la solución?

•

Preguntas de limitación tecnológica ¿Qué tecnología utiliza para sus procesos? ¿Hace cuánto la adquirió? En cuanto a equipos computacionales ¿Qué características técnicas tiene?

•

Preguntas de limitación de costos ¿Cuánto es su ingreso anual? ¿Cuánto estaría dispuesto a pagar por una solución integral? ¿Qué porcentaje del presupuesto se va en investigación y optimización de procesos?

•

Preguntas de limitación de personal ¿Actualmente cuenta con un departamento de tecnologías de información? ¿Considera que sus empleados administrativos conocen la importancia de los sistemas de información?

Con la metodología para la obtención de requerimientos se da término al diagnóstico empresarial, donde se espera que una vez contando con la información que éste diagnóstico levanta, se tenga una idea más clara de que el tipo de herramienta tecnológica (Workflow, ERP, etc.) deseada sea realmente la herramienta pertinente a la realidad de la empresa. Así, considerando un sistema ERP como la herramienta deseada, se inicia el proceso de selección, el cual consta de varias etapas integradas en la metodología que se presenta a continuación.

35    

 

Metodología  de  selección  de  un  sistema  ERP  

5.2

Para poder definir qué herramienta es la más adecuada para Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A. es fundamental realizar un diagnóstico a la empresa, además de contar con la estructura y definición de los procesos en las distintas áreas que la componen. Así mismo, se tendrán que describir todos los requerimientos necesarios con los que debe contar el ERP para poder realizar el análisis de sincronización de éste con las necesidades de la empresa. Una vez identificados los productos candidatos y realizadas las reuniones pertinentes con los distintos proveedores de la herramienta, viene la decisiva tarea de seleccionar un sistema ERP, etapa que muchas veces se pasa por alto pero que realmente necesita consideración debido a que hoy en día en el mercado existen muchas alternativas de ERP orientadas a distintas necesidades de negocios, por lo que una elección errónea puede traducirse en pérdida de tiempo y recursos significativa. Dicho lo anterior, es trascendental entonces realizar un análisis crítico de comparación de los productos, en donde se puedan analizar ventajas y desventajas respecto a aspectos tanto funcionales como económicos, organizacionales, de capacitación y mantenimiento de cada herramienta. Así entonces se presenta en éste capítulo una metodología de selección basada estructuralmente en la metodología MSSE 9 combinada con la metodología propuesta por el profesor guía del equipo memorista Fernando Vásquez, la cual requiere de la comparación de criterios a evaluar para cada producto candidato, mediante ponderaciones dadas por conversaciones entre el equipo memorista y el equipo de proyecto dispuesto por la empresa. Así, las ponderaciones afectarán la nota final que se dé a cada criterio a evaluar en los distintos sistemas ERP, eligiendo finalmente aquella herramienta con mejor calificación. Para la aplicación de la metodología la empresa debe haber tomado la decisión de adquirir un sistema ERP y no otra herramienta.

5.2.1

Documentar  la  necesidad  

Con el fin de definir aquellos aspectos básicos de la empresa para la selección de un ERP, se deben considerar las áreas y procesos que abarcará el sistema, además de la definición de aquellos funcionarios que participarán en el proceso de selección.

5.2.1.1

Análisis  de  necesidad  

Para poder desarrollar un completo levantamiento de las necesidades, es vital la realización de un estudio de Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A. que contenga un análisis estratégico de la empresa, de la industria y las expectativas que tiene la empresa para el fututo. Para esto se requieren

visitas a la viña con el fin de

desarrollar entrevistas en profundidad que nos muestren la realidad de la viña y lo que ellos desean alcanzar junto con los procesos necesarios y las áreas involucradas en la planificación de los recursos empresariales que la herramienta ofrece, además de tener conocimiento del costo máximo que está dispuesta a asumir por una eventual implementación. En resumen, el objetivo de esta etapa es tener una base de requerimientos para la posterior búsqueda de candidatos.

                                                                                                                        9

 Metodología  para  Selección  de  Sistemas  ERP,  Florencia  Chiesa,2004  

36    

  5.2.1.2

Determinar  equipo  de  proyecto  

Para poder desarrollar este proyecto es necesaria la estructuración de un equipo de trabajo. Si bien el equipo responsable del proyecto está conformado por los 2 memoristas, no basta con esto para poder llevarlo a cabo, ya que se debe contar con personal de la empresa para poder realizar la selección adecuada de una herramienta ERP. El equipo en primera instancia necesitará de un director del proyecto, que es la persona responsable de los procesos de la viña y el que tomara la decisión final de implementar o rechazar la adquisición de un ERP. También se debe contar con un gerente del proyecto que en este caso será Romeo Silva, quien tiene como principales funciones encargarse de orientar las actividades del proceso para la selección y de coordinar el proyecto que se desarrolla. Por otro lado, el equipo de proyecto estará conformado por Carlos Albrecht y Romeo Silva, los que tienen como función levantar información tanto de la empresa como de los sistemas ERP, ayudar a la toma de decisión de la herramienta a seleccionar y organizar las reuniones pertinentes junto con desarrollar cuestionarios tanto para Bodegas y Viñedos de Aguirre S.A. como para las empresas proveedoras del sistema operativo. Siguiendo en la misma línea, se debe contar con un grupo de usuarios que estará conformado por los distintos usuarios de las áreas en las que impactará el sistema. Así estos serán partícipes de evaluar los productos candidatos según los conocimientos que tengan del negocio.

5.2.2 5.2.2.1

Primera  Selección   Identificar  productos  candidatos  

Al momento de la identificación de los productos candidatos se realiza una extensa búsqueda en el mercado de los ERP disponibles con el requisito de contar necesariamente con un servicio técnico o representante legal en el país y/o en la región. Al igual que el gran número de organizaciones que cuentan con sistemas ERP, y aunque son pocos los más reconocidos (como SAP, JDE de Oracle, Microsoft Dynamics, entre otros), también existe una oferta variada de estos. Por otra parte, la selección del software tiene que ser acorde al tamaño de la empresa, pudiendo catalogarse como una pyme, mediana o gran empresa. En nuestro caso nos acotamos a los ERP que pertenezcan al nivel de mediana empresa. Luego segmentaremos las herramientas que se adecuen a la industria vitivinícola, agraria o que tengan un gran grado de versatilidad posibilitando la adecuación de estas a las necesidades de la empresa. Las ventajas que tienen los ERP especiales al rubro de la empresa es que estos ya cuentan con experiencia en la industria lo que permite ofrecer módulos especializados para el negocio, pudiendo lograr consecuentemente un mayor desempeño. Al finalizar esta etapa se realizara una lista de los productos candidatos para luego ser analizados en detalle.

5.2.2.2

Entrevistar  posibles  candidatos  

Esta es la etapa de contacto con los productos candidatos encontrados y seleccionados en la etapa anterior con el fin de solicitar información relevante para llegar a una pre-selección de las herramientas. Aún no es necesario desarrollar una entrevista, aunque no se descarta la opción de la realización de estas.

37    

  La información recopilada de cada uno de los ERP servirá como filtro para la selección, según los módulos que abarca y las extensiones de estos que puedan ser provechosos para la viña para operar de forma eficiente y alcanzando los objetivos que se planteen. Realizada la pre-selección de las herramientas (se recomienda no exceder de tres candidatos ya que esto aumenta la dificultad del método) se llevan a cabo reuniones donde se exponen las problemáticas a tratar junto con la realidad y aspiraciones que tenga la viña. Del mismo modo se hará una investigación más extensa tanto del producto como del proveedor, solicitando demostraciones del funcionamiento del producto, además de requerir información funcional, técnica, económica y acerca de la implementación del software. Es importante consultar sobre implementaciones anteriores de las herramientas para luego ponerse en contacto con aquellas empresas que las implementaron y conocer el nivel de satisfacción que alcanzaron con la elección del sistema junto con su implementación. Al final se realizara un reporte de cada herramienta con las áreas que abarcan y con las características de cada módulo.

5.2.2.3

Confección  listado  de  criterios  

Para poder lograr seleccionar de forma crítica un ERP se deberá realizar un listado con criterios que permitan la comparación de las distintas herramientas. Este listado de criterios está basado en la metodología MSSE en la que cada uno de estos deberá ser calificado y posteriormente ponderado con el grado de importancia que se le dé al igual que a los distintos aspectos que abarcan dichos criterios. Si bien el listado según la metodología es genérico se deberá modificar según la realidad y requerimientos de la empresa sponsor. Este listado consta de 6 aspectos a ser evaluados con su respectivo desglosé de criterios, estos son: Aspectos funcionales, técnicos, requerimientos técnicos, aspectos sobre el Servicio, aspectos sobre el proveedor, aspectos económicos y estratégicos. En el anexo se presentan los cuadros evaluativos con los aspectos mencionados y sus respectivos criterios de evaluación para un mejor entendimiento de éstos.

5.2.2.4

Evaluar  candidatos  

El objetivo de esta etapa es realizar una evaluación con respecto al listado de los criterios anteriores. Para esto se deberán realizar nuevas reuniones con los proveedores en caso de ser necesario, con fin de tener la información correspondiente a cada criterio para su correcta evaluación y así no dejar espacio para dudas. El sistema de calificación ya mencionado anteriormente será mediante ponderaciones, pero las notas para cada criterio serán del 1 al 4. Siendo el 1 malo, 2 regular, 3 bueno y por último 4 será muy bueno. En esta etapa los encargados de hacer la evaluación serán la dirección (gerente de operaciones) y el equipo de proyecto (Carlos Albrecht y Romeo Silva). Una vez obtenida las calificaciones se deberá analizar las ventajas y desventajas que tenga cada sistema. Finalmente se tendrá que realizar una reunión con el grupo de usuarios claves (jefes de cada área impactada) para presentar las opciones, las evaluaciones, ventajas y desventajas, discutiéndolas y determinando cuales son los ERP que mejor se sincronizan con el perfil de la empresa.

5.2.2.5

Documentación  de  la  selección  

En este punto corresponde documentar la selección de los candidatos junto con el análisis de las distintas áreas de trabajo. Se llevará a cabo una presentación rigurosa a la dirección de la viña, detallando cada punto

38    

  para la selección y mostrando cada aspecto de los sistemas informáticos con su respecto análisis para finalmente poder llevar la conducción a la decisión final de si se va adquirir uno de los ERP estudiados y en caso afirmativo cual será este.

5.2.3

Selección  de  la  herramienta  

Una vez que se tenga la selección de la herramienta se organizarán reuniones con la empresa proveedora y determinar los pasos de la implementación y de los usuarios necesarios para poder llevar con éxito esta. Es importante que en esta etapa participen las distintas áreas de la compañía para poder abarcar todos los aspectos necesarios y fundamentales que requiera la implementación del sistema, horas hombre, requerimientos técnicos, capacitación, tiempo requerido entre otros. Además de llevar acabo la negociación para la implementación y los servicios post-implementación.

 

 

39    

 

6

SOLUCIÓN  PROPUESTA  

 

Diagnóstico  empresarial  

6.1 6.1.1

6.1.1.1

Diagnóstico  tecnológico   Inventario  tecnológico  

La tecnología con la que cuenta Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A. se concentra principalmente en la elaboración del vino y su posterior embotellado y etiquetado. Así, la siguiente tabla muestra los equipos e instrumentos de medición tanto en el área productiva como enología.

Tabla  2  

Fuente:  Bodegas  y  Viñedos  De  Aguirre  S.A.  

 

Por otra parte, uno de sus puntos fuertes en cuanto a tecnología disponible para los procesos son las tres líneas productivas con las que cuentan, de las cuales dos son modelos chinos y una tercera (adquirida recientemente) italiana, moderna y correspondiente a tecnología de punta respecto al envasado y etiquetado. Estas máquinas tienen contador de botellas llenadas, etiquetadas y tiempos respectivos. Los datos que contabilizan las máquinas de todas maneras, son traspasados a planillas manuales que llenan los supervisores de líneas, por lo que dicha información no se transfiere directamente.

40    

  Finalmente, respecto a tecnología informática, la empresa cuenta con alrededor de 15 computadores que a su vez utilizan Windows 7 para su funcionamiento. Mediante el uso de Office 2007 y Office 2010, los funcionarios generan reportes, informes y bases de datos. La empresa también cuenta con un servidor, pero el uso que se le da es mínimo.

6.1.1.2

FODA  tecnológico  

Con el fin de levantar información respecto a fortalezas y debilidades respecto al ámbito tecnológico de la empresa y también como estas fortalezas y debilidades pueden relacionarse con las amenazas y oportunidades que presenta el entorno, se presenta el siguiente análisis FODA (imagen 8) Luego del análisis del FODA, se concluye que ante la realidad de la empresa (Desarrollo, incremento en ventas, futuro optimista), los resultados obtenidos hasta hoy y la realidad que viven las organizaciones en general hoy en día, marcada por la interconexión y la globalización, resulta sorprendente que Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A. no cuente con un sistema de información que de paso a la obtención de ésta en tiempo real y oportunamente, haciendo más fácil el proceso de toma de decisiones y en consecuencia ofreciendo un producto y servicio de excelencia.

  6.1.1.3

Atractividad  de  la  industria  

El nivel de organización que ha alcanzado la industria vitivinícola en chile, sumado al alto nivel de exportaciones y el impacto que genera respecto a la competitividad nacional, hacen de ésta una industria atractiva. La industrial del vino en Chile puede caracterizarse por su constante innovación y rápida adopción de tecnologías. Así, este año la industria vitivinícola ha levantado por primera vez proyectos de energías renovables, poniendo énfasis en la disminución de la huella de carbono pero también en el autoabastecimiento energético mediante la reutilización de calor, residuos o recursos naturales energéticos. Así también lo muestra Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A, empresa que ha declarado como una de sus metas a futuro ser una viña sustentable. Por otra parte, como en la mayoría de los mercados, la innovación tiene un papel protagónico. De esta manera y según las necesidades de la industria en la que se opera, se puede contar con innovación de productos, de servicio y de procesos como las más importantes. Del mismo modo, estos tipos de innovación son las que las viñas chilenas han procurado realizar a fin de crear nuevos tipos de vino, mejorar el nivel de servicio a clientes y buscando procesos más eficientes que permitan a éstas mantenerse competitivos tanto local como internacionalmente. Adicionalmente, no se debe excluir del análisis la necesidad de innovar respecto a maquinaria y equipos ya sea para la vinificación como para la producción, adquiriendo tecnología cada vez más automatizada y eficiente en los procesos que permita a las empresas, ceteris paribus, minimizar errores y aumentar productividad.

      41    

    Imagen  8.  FODA  tecnológico.  

 

Fuente:  Elaboración  propia.  Información  Bodegas  y  Viñedos  De  Aguirre  S.A.  

  42  

 

  Sin embargo, como se ha mencionado anteriormente en este informe, la innovación en la gestión de las empresas, independiente del rubro en que se desempeñan, ha tomado cada vez más importancia a la hora de realizar los procesos administrativos de manera más eficiente. Así, el uso de software y tecnologías de información dan pié para alcanzar dicha eficiencia en los procesos de gestión de las empresas. Respecto a lo anterior es que aparecen los sistemas ERP como una de las principales herramientas para la gestión administrativa de las empresas, herramienta que es adquirida cada vez con más frecuencia. Evidencia de esto ha sido la evolución de estos sistemas, los cuales se han ido adaptando con el tiempo a las distintas necesidades de las industrias, pasando de ser sistemas genéricos a ser un amplio abanico de opciones en el mercado mediante la adopción de nuevos módulos para la administración. Así, a modo de ejemplo aparece Kupay, un sistema ERP especializado en la industria vitivinícola, (presente en posterior análisis) el cual comenzó como un ERP genérico (FIN 700 de Sonda), el cual fue quedando obsoleto debido a un código antiguo que ya no competía con el resto de los sistemas ERP en el mercado, pero que hoy en día mediante su diseño particular para la industria del vino, tiene presencia en más de 45 viñas nacionales. De igual manera se han desarrollado otros sistemas ERP para la industria vitivinícola, lo que da a las empresas del rubro una alta cantidad de opciones para testear y adquirir según sus necesidades. Estos ERP vitivinícolas se caracterizan por sus módulos especializados para el negocio como lo son vinificación, producción, contratos, campos (agrícola), ventas, romana, vendimia, enología, inventario, entre otros. Así también, se da que algunas empresas que cuentan con otros sistemas para la gestión del negocio adoptan algunos módulos de los sistemas ERP vitivinícolas y no el sistema completo, integrando dichos módulos a su funcionamiento habitual. El uso de un sistema ERP como herramienta para la gestión, se hace cada vez más atractivo y necesario para lograr metas propuestas, sostener procesos y mantener un cierto grado de competitividad en la industria, así lo reflejan algunos casos de éxito de implementación de sistemas ERP en la industria del vino, presentados a continuación. "Microsoft Dynamics NAV - VinoTEC nos ha permitido integrar todas las áreas de la empresa y tener una perfecta trazabilidad del producto, además de crear el sistema adecuado para certificarnos en la norma BRC" (Bodegas RODA, España). "La implantación de VinoTEC y Microsoft Dynamics NAV nos ha permitido proporcionar a los clientes un alto nivel de servicio, optimizar el funcionamiento de la empresa controlando las reglas propias de negocio, y disponer de una mayor cantidad de información y datos estadísticos"(Bodegas La Rioja Alta, España).

  6.1.1.4

Análisis  industrial  

La industria del vino ha venido creciendo dentro de las últimas décadas, gran parte debido a la modernización que ha tenido este sector en los últimos 30 años. Esto ha traído el surgimiento de muchas empresas productoras y de alianzas internacionales gracias al mundo globalizado en el que vivimos. Esta es una industria que se caracteriza por ser altamente competitiva y donde en algunos de los principales mercados ya ha alcanzado un cierto grado de madures que la tienen con demandas estables, es por ello que se hace importante ir en busca de nuevos mercados.

43    

  Chile se ha caracterizado por ser un país que tiene una geografía ideal para alcanzar la plenitud de sus uvas logrando producir vinos de excelente calidad. Gracias a sus fértiles tierras en los valles de la zona centro, a un clima privilegiado, con la cordillera de los Andes actuando como barrera hacia enfermedades de igual manera que el desierto de atacama y el océano pacífico. Así, el número de productores de vino en Chile ha ido aumentando de la misma manera que lo ha hecho el número de propiedades y de plantaciones en territorio nacional, alcanzando hoy en día más de 130 mil hectáreas para la vinificación. Los siguientes gráficos reflejan esta evolución, tanto de propiedades vitivinícolas como de la producción de vino en el País.

  Gráfico  3.  Propiedades  Vitivinícolas  en  Chile.  

 

                                                                                                                                                     Fuente:  SAG     Gráfico  4.  Evolución  de  la  Producción  de  Vinos  en  Chile.  

                                                                                                                                                         Fuente:  SAG  

 

Como puede observarse en el gráfico 4, la producción de vinos en chile se ha mantenido al alza, sin embargo durante el período 2013-2014 se ve una gran baja en la producción. Esta caída responde

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  principalmente a los períodos de sequía que se han presentado en Chile en los últimos años, sumado a los efectos negativos de las heladas experimentadas en septiembre de 2013. También se le atribuye a esta caída una sobreproducción en vendimias anteriores, sin embargo, los expertos señalan que aún con las dificultades presentadas, el período en cuestión fue productivo. Respecto al precio de los vinos chilenos, estos se venden a un menor precio en comparación a vinos producidos en el extranjero de características similares, lo que causa que las utilidades sean menores de lo que podrían llegar a ser. Es por ello que la industria del vino en Chile está elaborando un plan estratégico para el 2020 que busca posicionar a nuestro país como productor número uno en vinos Premium, definiendo una visión y misión dirigida a la calidad, sustentabilidad y diversidad. Con esto se espera alcanzar una mayor participación de mercado en vinos Premium y así lograr obtener sustentabilidad al largo plazo. Por otra parte, un punto importante a considerar respecto a las exportaciones (no olvidar que Bodegas y Viñedos De Aguirre exporta el 99% de su producción) son las tasas de cambio, donde en el último tiempo la industria de vino Chileno se ha visto beneficiada con el alza del dólar, lo cual le permite alcanzar mayores márgenes a los exportadores en general. Bajo la misma línea, los principales exportadores de vino a nivel mundial son Francia, Italia, España, Australia y Chile. Hasta el 2013 Chile cuenta con un 6% de participación de mercado entre los 10 principales exportadores del mundo con una cifra económica de 1,52 billones de dólares.

  Gráfico  5.  Exportaciones  Mundiales  de  vino  año  2013  

                                                                   Fuente:  OIV  (Organización  Internacional  de  la  Viña  y  el  Vino)  

 

A continuación, siguiendo la línea de las exportaciones, se presenta un nuevo gráfico que muestra el nivel de exportación creciente de vinos Chilenos al resto del mundo, donde el evento a considerar se presenta durante el 2008, año que muestra una caída en el nivel de vino exportado, atribuida a la crisis financiera de éste año. Sin embargo, pasado este mal período, la exportación continuó con la tendencia al alza de los últimos años.

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  Gráfico  6.  Exportaciones  de  Vino  Chileno  2006-­‐2015  

                                                                                 Fuente:  ODEPA  (Oficina  De  Estudios  y  Políticas  Agrarias)       Para continuar con el análisis de la industria del vino, se desarrolla a continuación un análisis de las fuerzas de Porter y la influencia de cada una de éstas en el entorno vitivinícola.

•

Poder  de  negociación  de  los  proveedores.  

No es extraño que muchas viñas no alcancen a producir la cantidad de uvas necesarias para abastecer su demanda, por lo que deben acudir a productores de ésta para lograr completarla. Del mismo modo, muchas veces las empresas del rubro recurren a proveedores de vino a granel con el mismo objetivo de completar sus planes productivos. En Chile existen muchos productores de uvas que le venden sus cosechas a las viñas productoras de vino, como también proveedores de vino a granel. Sin embargo, la venta de vino a granel y de uva depende de ciertos factores estacionales como el clima, la abundancia de las cosechas y factores de comercio internacional, entre otros, lo que obliga a los productores de uva o vino a granel a estar preparados para soportar los cambios de precios en los ciclos respectivos. En este sentido, entonces, considerando una gran cantidad de proveedores de uva y vino a granel y los factores externos que influyen en su precio, la magnitud del poder de estos proveedores es medio bajo. Por otra parte, otro tipo de proveedores de la industria son aquellos productores de corchos, etiquetas, insumos agrícolas y botellas. Respecto a los proveedores de corchos, etiquetas e insumos agrícolas, el costo de cambio para los productores de vino embotellado es bajo, debido a que existen varios proveedores de este tipo de insumos. No así respecto a las botellas, ya que no existen en chile un gran número de cristalerías, el poder de negociación de este tipo de proveedores es más bien alto.

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  En síntesis, para analizar esta fuerza hay que separar a los proveedores de uva y vino a granel de los proveedores de insumos secos (botellas, corchos, etiquetas, insumos agrícolas). Mientras los primeros no presentan una gran fuerza de negociación debido a la gran cantidad de oferentes, las cristalerías si tienen un poder de negociación debido a la poca existencia de este tipo de proveedores. Por lo tanto, en conclusión, el poder de negociación de los proveedores es medio bajo.  

•

Poder  de  negociación  de  los  clientes  

Al ser un mercado sumamente competitivo, se busca la diferenciación mediante la oferta de una gran gama de productos, lo que trae como consecuencia poca fidelidad de los clientes hacia una marca particular. Lo mismo ocurre respecto al alto número de productores y a la alta cantidad de productos sustitutos, lo que entrega un gran poder de negociación a los clientes, los cuales tienen un amplio abanico de opciones para satisfacer sus necesidades. Por otra parte, se sabe que la demanda de este alimento se ha mantenido creciendo constantemente, lo que puede derivar, en caso de que la oferta permaneciera constante, en un menor poder de negociación de los clientes. En resumen, la magnitud del poder de negociación de los clientes es media-alta y está caracterizada por una gran cantidad de productores de vino, donde el consumidor puede elegir entre varios oferentes; por la existencia de productos sustitutos y por el crecimiento de la demanda.    

•

Amenaza  de  productos  sustitutos  

El vino es un producto que cuenta con distintos tipos de sustitutos, los cuales dependerán de la calidad que tenga un vino particular. Así, Los vinos de alta calidad tiene como sustitutos el Champagne en algunos casos pero no así para su consumo cotidiano. Por su parte, los vinos de precio medio tienen como sustitutos bebidas alcohólicas y no alcohólicas como son la cerveza, gaseosas y jugos. La amenaza de sustitución se ve disminuida respecto a la diferenciación que logran los productores de vino con sus productos. Por el contrario, el vino se ve amenazado al considerar la gran cantidad de productos sustitutos existentes en el mercado. Entonces, aunque exista una gran cantidad de bebidas alcohólicas y no alcohólicas que puedan ser consideradas sustitutos del vino, se debe considerar la existencia de nichos en los que se prefieren los vinos de calidad, donde si el análisis se restringe a este mercado, se puede concluir que no existen sustitutos para el vino, calificándose como una fuerza media-baja.  

•

Amenaza  de  nuevos  entrantes  

La industria del vino chileno es una industria que ha mostrado tener un aumento sostenido en la demanda y ello se ha traducido en un aumento en la cantidad de productores de vino. Es por aquello que no se puede negar que siempre está presente la amenaza de nuevos participantes en la industria. Sin embargo, esta industria consta de barreras de entrada altas, como por ejemplo la necesidad de contar con gran capital para adquirir los activos necesarios para producir vino de buena calidad y más aún para lograr economías de

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  escala. A esto se le debe sumar el acceso a los canales de distribución, característica que cumple un rol fundamental en la comercialización del producto tanto dentro como fuera del país. Por otra parte, junto con el crecimiento de la demanda, Chile ha sido testigo de un crecimiento en la competencia, lo cual influye en una disminución de la amenaza dando poco espacio a los nuevos entrantes. De igual manera afecta la agresividad de las estrategias de las grandes viñas, las cuales cuentan con capacidad suficiente para manejar precios y hacer uso de economías de escala. Otros aspectos a considerar son las certificaciones requeridas para poder comercializar sus productos, principalmente orientadas a normas de calidad y de seguridad alimentaria como la APPCC, BRC, IFS, ISO 22000, ISO 9001 que son normas muy rigurosas y difíciles de obtener y mantener. Así, la magnitud de la amenaza de nuevos entrantes a la industria es media-baja, ya que en resumidas cuentas, el aumento de la demanda eleva la magnitud de esta fuerza, pero es compensada con la competencia agresiva y disminuida con las barreras a la entrada existentes y la agresividad de las viñas grandes.

  •

Rivalidad  entre  competidores  

Para determinar el nivel de rivalidad que existe entre competidores de la industria, se deben analizar diversos factores que afectan a ésta. En primer lugar, esta fuerza queda determinada por una alta concentración y por la agresividad de las viñas más grandes, delimitando el alcance de las medianas y pequeñas viñas, las cuales se ven obligadas a competir agresivamente por presencia en el mercado e incluso por subsistir en el negocio. El aumento observado año a año en la creación de nuevas viñas productoras aumenta consecuentemente el nivel de competencia, lo que a su vez deriva también en una mayor rivalidad entre dichas empresas. Por otro lado, también se ha hablado de un crecimiento sostenido de la demanda temporada tras temporada, lo que permite disminuir la rivalidad entre los competidores al dar espacio a las viñas productoras a entrar en el mercado sin necesidad de arrebatar clientes a las otras empresas. Finalmente otro factor a considerar, el cual aporta disminución a la rivalidad existente entre competidores, es la capacidad de diferenciación del producto. Las empresas del rubro muchas veces tienen libertad para producir vinos de distintas características, ya sea en cuanto sabor, calidad, cuerpo, cepas, incluso produciendo vinos que nacen de la mezcla de distintas cepas y en variados porcentajes. Esta libertad para la diferenciación de producto como parte de una estrategia disminuye la rivalidad entre los competidores al poder ofrecer muchas veces un producto totalmente distinto al producido por otras viñas, dirigiéndose incluso a distintos grupos de clientes. En síntesis, la magnitud de esta fuerza es media alta y queda determinada por la concentración de las viñas más grandes y por la agresividad en la estrategia de estas. Sin embargo, a capacidad de diferenciación de producto, mediante variadas opciones permite disminuir un poco la magnitud de la fuerza.

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  6.1.2 6.1.2.1

Transferencia  tecnológica.   Tipos  de  transferencia  tecnológica.  

Como se ha mencionado anteriormente, Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A. cuenta con tecnología moderna en sus procesos de producción y vinificación, no así en sus procesos de administración y gestión de los datos. Aun así, funcionarios administrativos de la empresa han declarado sentirse sorprendidos de los logros y cumplimiento de las metas propuestas sin el apoyo de un software de gestión. Sin embargo, la necesidad de un sistema de información para la gestión es inminente en primer lugar para apoyar la renovación de certificación de calidad y segundo, para sostener el crecimiento que la empresa se ha propuesto alcanzar los próximos años. La empresa no cuenta con un departamento de TI, pero si con un encargado del mantenimiento y fallas de los equipos de computación. Es más, el funcionario en cuestión también realiza labores de prevención de riesgos en la empresa cumpliendo un doble rol, lo que da indicios del poco espacio que ha dado hasta hoy la viña a los sistemas tecnológicos. En este contexto, y sumado a la complejidad que tiene la implantación de un sistema ERP, la transferencia de tecnología del tipo software a la empresa, entendida como el traslado del conocimiento de quien lo tiene a quien lo quiere tener o adquirir, será del tipo adaptativa, es decir, se adecua la tecnología por medio de la infraestructura previo a ser incorporada a las actividades de producción. Este tipo de transferencia será el que menor impacto generará en los procesos diarios del negocio, tanto administrativos como productivos, ya que la situación actual de la empresa respecto a la adopción de un sistema ERP amerita realizarla desde los cimientos, acordando paso a paso las etapas de la implementación entre los eventuales usuarios y quién provea el sistema o en su defecto, entre los usuarios finales y una empresa consultora experta en implementación de este tipo de sistemas, pero todo esto con la menor interrupción de las actividades habituales.

6.1.2.2

Mecanismos  de  transferencia  tecnológica.  

En primer lugar se debe entender que la transferencia de tecnología ERP es más bien una transferencia de un producto que se está adquiriendo y que existe en el mercado, y que su adquisición no corresponde a una transferencia tecnológica en sí. En rigor, el caso de este proyecto está basado en tecnología que tanto universidades como empresas investigan en centros de I+D y posteriormente es transferido a clientes mediante varias opciones de transferencia como lo es la información libre, el know-how de personas, la información no libre, franquicias y licencias entre otros. En este caso, al considerar la adquisición de un sistema ERP en la empresa, estamos hablando de transferir tecnología desde un proveedor de un producto o servicio lo cual es lograble mediante el conocimiento de personas, generalmente pertenecientes a un grupo del proveedor y/o mediante información no libre, es decir información con la que cuentan consultores expertos en la herramienta y los mismos proveedores de ésta. Ya se ha mencionado la inexistencia del uso de tecnologías de información para la gestión de los procesos de la empresa, por lo que la transferencia de tecnología que se pretende lograr mediante la adquisición de un ERP es particularmente la transferencia de tecnología de gestión de los procesos que incorpora el sistema ERP, donde si se mira cualquier proyecto de implementación de éstos, generalmente son

49    

  los proveedores o empresas consultoras quienes transferirán conocimiento al cliente respecto a cómo operar y usar la herramienta a través de algún proceso de entrenamiento y capacitación.

6.1.3

Evaluación  tecnológica    

A lo largo de este proyecto se ha estudiado la situación actual de Bodegas y Viñedos De Aguirre, como son sus procesos, con que herramientas cuentan, cuál es su realidad, lo que contrasta con las aspiraciones de crecimiento y expansión que la empresa está evidenciando. Al descubrir esta brecha nace la necesidad de apoyar a la viña a cumplir sus aspiraciones a fin de poder soportar el crecimiento que ellos esperan de una manera adecuada y que brindando una herramienta que permita

mantener y fortalecer

sus ventajas

competitivas con respecto a sus rivales al igual que fortalecer sus puntos débiles. Al evidenciar la falta de herramientas tecnológicas con la que realizan sus procesos de administración, se ha hecho un esfuerzo por buscar una herramienta que ayudara a soportar el crecimiento de la empresa, a realizar los procesos de manera eficiente y con una mayor coordinación de las áreas, a tener un rápido acceso a la información, tener un mejor control de sus productos y a mejorar la trazabilidad del producto. Además de la trazabilidad es necesario mejorar la comunicación entre los proveedores y los clientes

para poder tener

tiempos de respuestas más cortos y sin percances, cosa que ha ocurrido en variadas ocasiones generando cuellos de botella en la elaboración de sus productos. De esta manera se han estudiado dos herramientas capaces automatizar procesos, transferir data y compartir la información a través de las áreas de la empresa. Estas herramientas corresponden a un Workflow y a un sistema de información integrado ERP, donde al estudiar las características de las dos herramientas y entender el núcleo funcional de las mismas se ha destacado una sobre la otra, abarcando un mayor espectro de las necesidades que requiere cubrir Bodegas y Viñedos De Aguirre. En los últimos años la empresa ha crecido enormemente pasando de ser considerada una pyme a ser una mediana empresa, lo que trajo como consecuencia que cada área se fuera expandiendo y separando una de la otra haciendo necesario volver a reducir estas dimensiones para facilitar el control, la comunicación, la información y la correcta coordinación de los distintos departamentos. Ambas herramientas cumplen finalidades similares pero tienen una estructura y requerimientos que difieren para su funcionamiento. Justamente estas diferencias hacen que los Workflow sean capases de adecuarse a muchísimas industrias gracias a su versatilidad siendo capaz de realizar procesos diferentes y únicos sin requerir cambios radicales en las tareas y en la estructura de la información. Este sistema no necesita de modelos predefinidos como referencia para operar, no así como los ERP los cuales mediante su experiencia en los distintos rubros y áreas vienen con una metodología de operar la cuales se denominan como las mejores prácticas para esa área. Bajo la línea de estructuración de los datos, cabe mencionar que la información de la viña no se encuentra en ningún sistema informático de manera ordenada, sino que está respaldada en papel y discos duros. Sin embargo esta información es fácil de estructurar debido a las características propias de esta data (pedidos, lotes de producción, SKU, órdenes de compra y más), ya que es fácilmente codificable y clasificable para almacenarla de manera ordenada en un servidor. Siguiendo con el análisis de las herramientas, se ha mencionado que los Workflow permiten la integración de la comunicación y el flujo de data e información para las tareas dentro de los procesos. Estos sistemas

50    

  pueden estar a través de toda la organización sin la necesidad de reestructurar el funcionamiento de los distintos departamentos al menos que se desee, no así en los ERP, donde a veces las distintas áreas se deben cambiar de cuerdo al funcionamiento de estos en base a la “mejor practica” de la que se ha hablado anteriormente. Respecto a la comunicación y traspaso de información entre las distintas áreas de la empresa, los ERP la llevan a cabo mediante la implantación de distintos módulos, donde cada área tiene su módulo de trabajo particular, integrándose entre ellos y proporcionando el flujo automático de la información entre los departamentos. El Workflow por su parte controla este flujo de información entre los departamentos de forma secuencial para poder realizar las tareas específicas para la realización de los procesos. Se dice que los ERP proporcionan una solución integral ya que se requiere de data estructurada con el objetivo de proveer información consistente para cubrir las tareas de los distintos departamentos sin la necesidad de tener que pasar aplicación por aplicación como en el caso de los Workflow. Dado que toda esta información estructurada se encuentra en un centro común donde los módulos simplemente tienen que consultar por la data o información para todo tipo de procesos, se logra una manipulación sencilla de la información permitiendo ser una herramienta más apta para actividades transaccionales. El hecho de contar con información estructurada, documentada y ordenada para llevar un buen registro de las actividades del negocio, aporta a uno de los puntos importantes que se requieren abordar. Este punto se refiere al mantenimiento de la certificación obtenida sobre la Norma Mundial de Seguridad Alimentaria BRC. Para este tipo de requerimientos se ajustan mejor las cualidades de un ERP por sobre un Workflow. Aunque los Workflow también pueden cumplir muchas de las funciones que siguen siendo necesarias para la empresa, no se descarta que la empresa pueda tener las dos herramientas como se da en muchos casos, en los que se observan ERP´s que contienen un Workflow incluido. Si bien para las funciones que cumple la empresa las características del Workflow eran abordables para algunos procesos el ERP engloba una mayor cantidad de necesidades para Bodegas y Viñedos de Aguirre,

por lo que en el momento de

presentar estas dos opciones como solución a sus necesidades, mostrando sus ventajas y desventajas, se ha optado por un ERP independiente del mayor costo que significa y una implementación más dificultosa que los Workflow. En la siguiente imagen se presentan algunas de las principales diferencias entre un Workflow y un sistema ERP.

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  Imagen  9.  Workflow  vs  ERP  

  Workflow     Centrado  en  los  procesos   Se  adapta  a  los  procesos   Soporta  procesos  que  involucran   humanos,  aplicaciones  IT  y  procesos   transaccionales   Trabaja  en  entornos  heterogéneos  y   autónomos   Puede  requerir  conversión  de  data   Tiene  un  enfoque  de  abajo  hacia  arriba  

  Sistemas  ERP     Centrado  en  la  data   Impone  procesos   Soporta  procesos  transaccionales   Trabaja  en  entornos  homogéneos  con   infraestructura  de  data  común   Requiere  conversión  de  data   Tiene  un  enfoque  de  arriba  hacia  abajo  

  Fuente:  Workflow  Management  Systems  vs.  ERP  Systems:  Differences,  Commonalities,  and   Applications  Jorge  Cardoso,  Robert  P.  Bostrom  and  Amit  Sheth    

 

Al decidirse Bodegas y Viñedos de Aguirre por contar con un ERP se pasa a analizar los diferentes tipos tipos de ERP que existen en el mercado por lo que se partió haciendo la primera selección por el estatus de los códigos, es decir, ERP de código cerrado y los ERP OpenSource. Los ERP de código cerrado son proporcionados por las empresas que los crearon y sus respectivos representantes que se encargan y responsabilizan del funcionamiento de estos. Al tener un ERP de código cerrado solo el personal autorizado puede acceder para hacer parametrización e implementar estos sistemas. El otro tipo son los ERP OpenSource los cuales se encuentran de manera gratuita en la web. Estos sistemas tienen muchas ventajas como que no haya costos de licencias, mantenimiento y la disponibilidad del código abierto para facilitar la parametrización y personalización, además de contar con comunidades activas para compartir conocimiento, resolver inquietudes y problemas. Pero contar con un ERP OpenSource también trae ciertas limitaciones y desventajas que pueden poner a la compañía en una situación no deseable. Por esto son muchas las compañías que no ocupan estos sistemas. Las razones pude ser que la compañía es muy grande y el sistema no los soporta o porque existe un mayor grado de duda y de desconfianza en ciertos aspectos. Para entender estos escenarios de dudas y desconfianza vamos a indicar algunas de las desventajas de esta herramienta. Los ERP libres (OpenSource) están destinados principalmente para la Pymes y no para las medianas y grandes empresas. Estos sistemas requieren de usuarios más preparados en caso de no querer costear una capacitación para aquellos. Además se realizan actualizaciones sin aviso y en intervalos irregulares. Cuentan con una red de apoyo grande desde foros y distintos grupos pero aquellos no se hacen responsables de fallas o irregularidades en el sistema, solo pueden brindar ayuda gracias a sus conocimientos técnicos. Que el código sea abierto tiene ventajas como la opción de realizar parametrizaciones y personalizaciones pero del mismo modo deja abierta una puerta de seguridad en un sistema que debe cuidar los activos de la empresa y sus procesos, lo que podría traer grandes problemas a una compañía. Para el caso de Bodegas y Viñedos De Aguirre se ha optado por utilizar un ERP de código cerrado ya que en primer lugar la viña es considerada una mediana empresa por lo que sus operaciones involucran grandes

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  montos monetarios, lo que en el caso que el ERP abierto presente alguna falla puede traer situaciones complejas a la viña como detener la línea de producción, desordenar la Bodega o parar una planta de producción por mencionar algunas posibles fallas. Nadie se hace responsable de estos inconvenientes dejando sin garantía a la empresa por lo que el riesgo se hace muy grande, haciendo que lo barato pueda resultar muy caro.

6.1.4

Definición  de  variables  para  analizar  los  sistemas  ERP.  

La adquisición e implementación de los sistemas ERP no suelen ser tarea fácil, por lo tanto, la decisión de adquirirlo también representa un gran desafío para los niveles estratégicos de la empresa. Para eso se debe estar seguro y dispuesto a que la incorporación de un sistema integrado a las actividades será beneficiosa para el quehacer de los funcionarios y en consecuencia también para la empresa. Cuando la decisión ha sido tomada y debido al amplio mercado de sistemas ERP con el que se cuenta hoy, se deben definir algunas variables a ser consideradas a la hora de adquirirlo, dentro de las cuales destacan las siguientes. -

Tiempo de implementación del software. Ya sabemos que es uno de los costos más altos que se debe asumir debido a que la implementación del ERP compromete operaciones habituales de la empresa y también los recursos disponibles y este va a variar dependiendo de la complejidad del sistema ERP seleccionado y de los módulos de la empresa que se decidan abordar. Aquí también juega un rol importante la preparación y disposición del personal al cambio.

-

Capacitación durante la implementación. La capacitación a los funcionarios, que serán los usuarios finales del sistema, ayudará a que entiendan el funcionamiento de la herramienta y también como sus tareas deben adaptarse y llevarse a cabo dentro de ésta. Aquí juega un papel fundamental la cultura organizacional y la disposición de los funcionarios a aprender a utilizar el sistema y entender las ventajas que conlleva. La mayoría de los casos de fracaso en la implementación de los ERP no son por razones técnicas, lo que manifiesta la importancia de factores organizacionales e individuales.

-

Conocimiento en tecnologías de información dentro del personal de la empresa. El sistema ERP una vez adquirido, requiere de un equipo que tenga conocimiento pertinente a fin de dar soporte al sistema dentro de la empresa y que a la vez permita controlar eficiencia técnica del sistema y atienda inquietudes de los usuarios finales. Si bien los proveedores de la herramienta, en su mayoría cuentan con servicios post implementación, siempre es recomendable tener un equipo técnico cerca y preparado para resolver cualquier tipo de problema con el software, minimizando los tiempos de detención de las actividades a raíz de una problemática.

-

Calidad del servicio. A la hora de adquirir un sistema ERP se deben considerar algunos factores respecto a la tangibilidad de resultados, capacidad de respuesta, fiabilidad y seguridad del sistema con la finalidad poder determinar la calidad de servicio.

-

Calidad del sistema. Una vez adquirido el ERP, se evalúan las características del sistema en sí mismo, asociando su grado de productividad, flexibilidad y facilidad de uso, entre otras.

-

Change management. La etapa de implementación de un sistema ERP implica más que una sola acción. Si bien suele ocurrir que el proveedor de la herramienta cuenta con la metodología de implementación de ésta, se debe considerar que dicha metodología abarque una implementación en tres sentidos distintos, sumando al aspecto técnico y funcional un proyecto de implementación el cual

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  se conoce como gestión del cambio, de las personas o change management, la cual tiene la importancia suficiente para ser considerada la más importante de todas. El change management radica en la cultura organizacional y en la idea del cambio que implica la incorporación de un sistema informático como el ERP en la funcionalidad de la organización y también en las funciones que ejecutarán aquellos que serán los usuarios finales de la herramienta, los cuales no siempre están preparados para la realización de las actividades que implica utilizar un ERP. La importancia del change management se basa en la resistencia que tienen los funcionarios a la realización de nuevas actividades, quienes al ver amenazada su zona de confort se esfuerzan por validar su posición oponiéndose al cambio. Gestionar este cambio se hace necesario en la medida que el nuevo funcionamiento de la organización requiere de nuevos roles, como quién ingresa la información al sistema, quién la analiza, quién la aprueba y quién distribuye, entre otras. Así mismo, estos roles tienen asociados perfiles de personas y no necesariamente calzan con los perfiles de las personas que se encontraban en la funcionalidad habitual de la empresa. Entonces, lo que se hace mediante la aplicación de un proyecto de gestión del cambio es intentar de alinear a las personas a las nuevas funcionalidades, que logren adaptarse al proyecto de implementación de la mejor manera ya sea designando nuevas tareas, dejando funciones anteriores, reorganizándolos internamente en la organización de manera de no llegar al peor y más probable de los casos, el despido de personal; lo cual muchas veces es inminente debido a la automatización de muchas de las tareas que conlleva el ERP como sistema de gestión. Dicho lo anterior, es posible notar la importancia que tiene el change management para el éxito del proyecto, ya que mediante una sensibilización de los funcionarios, capacitando y mostrando los beneficios que el sistema agrega a la empresa se busca evitar una de las mayores causas de fracaso de proyectos de este tipo, la cual es justamente una débil administración del cambio. La gestión del cambio se ha añadido a las variables a considerar para analizar los sistemas ERP debido a que, si bien, generalmente las empresas que implementan ERP vienen acompañadas de un proyecto de change management, algunas aseguran que es tarea del área de recursos humanos gestionarlo y otras simplemente no lo consideran y en la práctica, aunque no todas las empresas lo hacen, un buen proyecto ERP debe contemplarlo.

6.1.5

Metodología  para  la  obtención  de  requerimientos.  

Con el fin de valorar la problemática de la empresa, determinar expectativas dentro del alcance del proyecto y de obtener opiniones de funcionarios respecto al estado actual de la organización y sus metas futuras, se realiza una entrevista como metodología para la obtención de los requerimientos. Esta entrevista, con las preguntas efectuadas se encuentra en el marco teórico de este informe.

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Metodología  de  selección  de  un  sistema  ERP  

6.2 6.2.1

6.2.1.1

Documentar  la  necesidad   Análisis  de  necesidad  

Bodegas y Viñedos De Aguirre es una empresa familiar con una tradición agrícola basada en ciertos pilares fundamentales como lo son la confianza, responsabilidad, respeto por el medio ambiente y el trabajo en equipo; enfocados principalmente en la producción de vinos de alta calidad a un precio competitivo para distribuirlos alrededor de todo el mundo. Al pasar de los años, la empresa ha apostado por un plan de expansión en el mercado internacional, además de su reciente inclusión al mercado nacional mediante la comercialización de sus vinos en la cadena Walmart Chile. Bajo esta misma línea, la empresa tiene como gran meta duplicar la producción del año 2014, alcanzando los 2 millones de cajas exportadas para el año 2020, además de lograr ser una empresa sustentable, alineándose a la atractividad de la industria vitivinícola, la cual este año por primera vez ha levantado proyectos de energías renovables a fin de disminuir la huella de carbono generada por empresas del rubro. El crecimiento que ha logrado la empresa se ilustra en el siguiente gráfico.

Gráfico  7.  Cajas  exportadas  por  Bodegas  y  Viñedos  De  Aguirre  S.A.  

                                                     Fuente:  Elaboración  propia,  datos  Bodegas  y  Viñedos  De  Aguirre  S.A.  

 

Actualmente la empresa se encuentra en un proceso de reestructuración interna para poder cumplir los desafíos que se interpongan entre la actualidad y el logro de sus metas. Entre estos desafíos destaca la falta de mano de obra calificada, la que se busca superar mediante charlas de inducción y capacitación al personal. Así mismo, se está en constante búsqueda de nuevos profesionales para las distintas áreas, donde se han añadido analistas, ingenieros y microbiólogos. Alienado a lo anterior, la empresa se ha dispuesto a realizar una fuerte inversión para la ampliación de bodegas de productos semi-terminados y terminados, para la adquisición de nuevas líneas de producción automatizadas y para la expansión del laboratorio de enología con el fin de internalizar nuevas tareas, además de la destinación de fondos para la investigación y desarrollo. Para poder soportar los cambios y su

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  crecimiento, la empresa va a tener que fortalecer algunas de sus debilidades y realizar cambios en la gestión de sus recursos esperando obtener el máximo rendimiento en sus procesos. De manera de continuar con el levantamiento de las necesidades de Bodegas y Viñedos De Aguirre, se realiza el siguiente análisis estratégico.

•

Misión y Visión.

Misión: “Bodegas y Viñedos De Aguirre, está dedicada a la producción y embotellado de vinos inocuos, comprometida con el cumplimiento de los requisitos legales aplicables al país de origen y destino y en conformidad con las especificaciones acordadas con clientes, que le permita mantener un alto grado de satisfacción de los clientes.”10 Si bien la empresa no cuenta con una visión estructurada, declaran como visión para el 2015 superar el millón de cajas exportadas y para el año 2020 dos millones de cajas exportadas alrededor del mundo.

•

Análisis  FODA  

                                                                                                                        10

 Bodegas  y  Viñedos  De  Aguirre  S.A.  

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  Imagen  9.  FODA  Bodegas  y  Viñedos  De  Aguirre  S.A.  

                                                 Fuente:  Elaboración  propia,  datos  Bodegas  y  Viñedos  De  Aguirre  S.A.   Dentro del análisis interno y luego de reuniones y entrevistas realizadas a algunos funcionarios de la empresa, se revisan los factores que son considerados tanto una fortaleza como una debilidad de la viña. En las fortalezas destaca en primer lugar la ubicación de la empresa. Como se ha mencionado anteriormente, la viña se ubica en un pueblo llamado Villa Alegre, en el valle del Maule, donde goza de un clima cálido y tierras fértiles que facilitan el alcance de un máximo potencial del fruto, además de contar con agricultores de gran calidad en la zona. Por su parte, la flexibilidad con la que cuentan para satisfacer pedidos de clientes también es considerada una fortaleza. Esta flexibilidad responde a satisfacer los requerimientos de clientes según características del vino, tipo de botella, etiquetado y encapsulado, además de ofrecer flexibilidad también respecto a la cantidad de botellas que pueda requerir un pedido. La certificación de calidad alimentaria BRC que ha obtenido la viña también se considera dentro de las fortalezas que presenta hoy la empresa, debido a que, aunque muchas empresas del rubro cuenten con certificaciones de calidad, ésta permite hoy a la viña competir con dichas empresas, las cuales estaban antes por sobre el nivel de competitividad que podía alcanzar Bodegas y Viñedos De Aguirre. En resumidas cuentas,

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  la BRC obtenida este año es una fortaleza para Bodegas y Viñedos De Aguirre al permitirle permanecer competitiva en el mercado y fidelizar a sus clientes. A lo largo del informe también se ha hablado a cerca de la carencia de tecnologías para la gestión de los datos generados por los procesos y de lo satisfechos que se han mostrado dentro de la empresa con los resultados obtenidos sin precisar de dicha tecnología. La respuesta a esto, según el conocimiento que tiene el quipo memorista sobre la empresa, es el gran compromiso organizacional que muestran los funcionarios de todos los niveles para con el nivel estratégico, dando lo mejor de sí para responder a las metas estipuladas por la dirección. Esto lo evidencia el crecimiento sostenido que ha mostrado la viña y también la misma obtención de la certificación BRC. La empresa a lo largo de su trayectoria ha logrado mantener una cartera de clientes, los cuales se han mostrado fieles al servicio brindado por la viña. Esta fortaleza de fidelización de los clientes trae a la viña beneficios como un incremento en las ventas, ya que los clientes fieles tienden a aumentar su volumen de compras a lo largo del tiempo y también respecto a la captación de nuevos clientes, ya que los clientes fidelizados recomiendan productos y servicios de la empresa, entre otros beneficios. Finalmente por el lado de las fortalezas destaca el provecho que saca la empresa de las distintas ferias de vino que se realizan internacionalmente. La continua presencia de Bodegas y Viñedos de Aguirre en estas ferias es en primer lugar un acto estratégico a fin de captar constantemente nuevos clientes, además de alcanzar en estas un sinnúmero de reconocimientos, llegando a ser en 2011 la viña chilena con más premios internacionales, lo que asegura cierta calidad de sus productos y un mayor prestigio para la empresa. Por el lado de las debilidades observadas dentro del funcionamiento de la empresa destaca en primer lugar una cualidad que también trae beneficios a ésta y que por su lado ha sido considerada una fortaleza. Esta cualidad es la flexibilidad. Si bien ésta puede traer beneficios, la empresa ha declarado que la flexibilidad respecto a los pedidos muchas veces ha sido más bien un costo al momento de preparar pedidos contraproducentes para la viña. Siguiendo con las debilidades, anteriormente se ha hecho mención a una de las problemáticas que más aqueja a la empresa, esta problemática se refiere a los tiempos de respuesta de algunos proveedores de insumos secos, los cuales transforman en el cuello de botella en el proceso de respuesta a pedidos de clientes, considerando que ésta tiene como política contar con máximo cuatro semanas para el envío de un pedido una vez recibido éste. Esto se transforma en una debilidad al no existir una buena gestión de los proveedores de insumos de la empresa, los cuales son un factor fundamental dentro del funcionamiento interno. Si bien se ha hablado del compromiso organizacional como una fortaleza de la empresa, la cual ha permito alcanzar los logros obtenidos hasta ahora llenando de orgullo a los funcionarios, la necesidad de incorporación de tecnología para la gestión se hace inminente al estudiar la actualidad de la empresa y el futuro optimista al que pretende llegar. Así, es considerada una debilidad la falta de apoyo con uso de tecnología para la gestión de los datos generados por los procesos, teniendo en cuenta la necesidad de mantenimiento de una certificación de calidad, de soportar el constante aumento en el nivel de producción, la profesionalización e internalización de procesos y el crecimiento progresivo en general que ha mostrado la viña hasta la actualidad y pretende para el futuro cercano.

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  Respecto a un análisis exterior, se hace mención a las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno de la industria en análisis. Así destacan dentro de las oportunidades la imagen que tiene el vino chileno en el exterior, lo cual asegura cierto grado de calidad de los productos elaborados más allá de las especificaciones técnicas del producto; el clima, el cual ofrece condiciones ideales para la plantación y cultivo de nuevas cepas; la disponibilidad existente en el mercado de las tecnologías de información para la gestión y los costos bajos de producción, entre otros. Finalmente dentro de las amenazas presentes en la industria destacan, entre muchas, el crecimiento de la producción mundial, lo que puede perjudicar la inserción a nuevos mercados; una eventual colusión de proveedores de insumos, aumentando el costo de la adquisición de estos; Fenómenos climáticos, como las siempre presentes heladas en los inviernos de la zona centro perjudicando cultivos; variación del tipo de cambio y barreras arancelarias, considerando que Bodegas y Viñedos De Aguirre es una empresa 99 por ciento exportadora y las regulaciones tanto a nivel nacional como internacional pueden generar perjuicio a la empresa. •

Cadena de valor

Con el fin de exponer el modelo que clasifica y organiza los procesos y actividades del negocio que generan valor al cliente, se presenta la cadena de valor de la empresa.

Imagen  10.  Cadena  de  Valor  de  Bodegas  y  Viñedos  De  Aguirre  S.A.  

                                   Fuente:  Elaboración  propia,  datos  Bodegas  y  Viñedos  De  Aguirre  S.A.  

 

Como se observa en la imagen 10, la cadena de valor de la empresa cuenta con la mayoría de las actividades que se podrían considerar genéricas dentro de las empresas, por lo que el análisis entonces debe enfocarse en hasta qué punto estas actividades generan valor a la viña. En la logística interna, como actividad primaria, se encuentra la capacidad de almacenamiento de los insumos para la vinificación y producción además del hecho de contar con campos para el abastecimiento del

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  fruto como materia prima. También se encuentran aquí tareas administrativas como la recepción de datos generados por los procesos y también la recepción de pedidos. Los procesos de producción y vinificación también son considerados una actividad primaria, debido a que estos procesos son, evidentemente, la base del negocio. El manejo de las bodegas tanto de producto terminado como de producto semi-terminado, la confección de informes al respecto y el procesamiento de los pedidos de los clientes son actividades primordiales dentro de la logística externa de la empresa. Por su parte, la empresa no invierte en marketing, no obstante las ventas siguen siendo pilar fundamental para la financiación de las actividades. Las ventas son generadas según la magnitud de los pedidos de los clientes, los cuales han sido captados por la viña mediante contactos comerciales y una activa participación en ferias internacionales con el apoyo de Prochile, entidad gubernamental dirigida al apoyo a los exportadores de productos y servicios. Adicionalmente la empresa muestra la variedad de sus productos invitando a sus clientes a visitar las instalaciones productivas. Respecto a servicios post venta, la empresa tiene como política estar dispuesta a dar resolución a los reclamos que puedan llegar de los clientes. Si bien, afirman tener alrededor de 10 a 12 reclamos anuales, lo que es considerado insignificante comparado al nivel de producción, esta actividad es primordial a la hora de no perder clientes, por lo que funcionarios se esfuerzan por hacer el seguimiento del producto y poder justificar de la mejor forma las eventuales fallas. Expuestas las actividades primarias de la empresa, se pueden observar varios puntos en los que un sistema ERP puede generar aportes, como lo son el manejo de inventario, la gestión de datos operacionales, manejo de pedidos y facilitar la confección de informes además de aportar con una mejor trazabilidad del producto, pudiendo justificar reclamos de clientes y evitando la devolución de todo el pedido por sobre una cantidad marginal de botellas. Respecto a las actividades de soporte, donde se encuentran las compras, la infraestructura, la gestión de los recursos humanos y la infraestructura tecnológica, se pone énfasis tanto en las compras como en la infraestructura tecnológica, donde en esta última ya se ha mencionado la carencia de una herramienta tecnológica para la gestión de los datos acorde a la tecnología de punta con la que cuentan para los procesos de vinificación, embotellado y etiquetado. Sí la empresa adquiere un sistema ERP, automáticamente estaría atacando a esta actividad de soporte, además de abordar consecuentemente otras actividades, como las compras o adquisiciones, donde la empresa ha declarado se encuentran algunas de sus mayores problemáticas (proveedores de insumos secos), entre otras actividades funcionales.

  •

Procesos de producción

En las primeras páginas del presente informe se ha presentado, en la descripción de los problemas, una descripción resumida de los procesos que realiza la empresa para lograr la transformación de los frutos en la parra al vino embotellado que ésta ofrece. Así, al ser Bodegas y Viñedos De Aguirre una viña también productora de uva, sus labores productivas comienzan en el campo, donde mediante un sistema de riego por goteo de sus 330 hectáreas plantadas procura tener el mayor cuidado de sus parras. En este sentido, el ciclo de la vid parte con el reposo vegetativo que dura desde otoño hasta el invierno donde se realiza la poda para

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  controlar su crecimiento. Luego a finales de invierno y a comienzo de primavera, cuando la temperatura comienza aumentar, aparecen los borres los cuales contienen gran parte de la información genética de la planta. En primavera se observan los primeros brotes, después de 2 a 3 semanas aproximadamente desde la floración comienza el cuajado que es el paso de transformación de los brotes a uvas para posteriormente pasar al envero donde se producen los cambios más importantes de la uva ya que desde su formación ha sufrido cambios morfológicos y fisiológicos que son responsables del color, estructura y sabor del vino. Finalmente a fines del verano y comienzo de otoño cuando las uvas alcanzan su punto óptimo de azúcar y acidez se realiza la vendimia, proceso donde son recolectadas las uvas y llevadas al depósito donde se sigue con el tratamiento de estas. Cada tipo de uva necesita de cuidados diferentes para alcanzar sus puntos de máximo esplendor. Una vez realizada la vendimia se pasa al prensado, donde se exprime la uva completa para luego dar pie al macerado que es el intercambio de compuestos solidos de la uva y el mosto. Una vez que se limpia de impurezas se pasa a la fermentación que se produce en estanques de acero inoxidable. La fermentación es una de las etapas más importantes de la transformación de mosto a vino. Dependiendo de la sepa y del tipo de vino la temperatura debe variar para que la levadura transforme la glucosa y fructuosa de la uva en alcohol. Luego se pasa a la fermentación maloláctica la cual se realiza en cubas y da paso al acido málico a ácido láctico con el fin de disminuir un poco la acidez para que tenga un sabor suave. Una vez que se ha procesado el vino es entregado al área de producción, donde se encargan del envasado y del

abastecimiento de los distintos insumos y las materias primas. También aquí se deben

fiscalizar las actividades de los operadores y llevar acabo el control de calidad de las actividades de los procesos. Si el producto resulta no conforme por falta de calidad o inocuidad del producto se deben definir las responsabilidades y metodologías que se llevaron a cabo. Además de preocuparse de los insumos necesarios deben contar con el correspondiente stock para poder garantizar la totalidad de los productos demandados por sus clientes. Si no se cuenta con suficiente producto propio se compra a terceros, ya sea uva o vino a granel, para luego ser procesado y así asegurar la inocuidad del vino. Al comienzo del envasado los enólogos deberán informar con claridad las cubas que se utilizaran y deberá quedar registrado por el área de enología y de envasado. Luego se debe realizar un control que consta del aroma, sabor y visualización del vino. Además debe quedar registrado la aprobación o rechazo del producto. Para realizar el correcto envasado se procura realizar un filtrado del vino y se dejan preparados los distintos insumos que se ocuparán en las líneas de producción. A continuación se realiza un avinado de la máquina para eliminar impurezas y residuos de agua que ésta pueda tener para luego comenzar el proceso automático de lavado de botellas, llenado de botella y taponeado de esta. Finalmente se debe revisar el nivel de llenado, la postura del corcho o tapa rosca y su codificación, dejando lugar al palletizado de las botellas en palletes codificados en la bodega de productos semi-terminados a la espera de una orden de compra. Al llegar la orden de compra se pasa al proceso de etiquetado y contra etiquetado donde es necesario aplicar un lavado y secado de botella para luego realizar el calibrado de etiquetado a la máquina para que esta se encargue de poner la etiqueta, contra etiqueta y la capsula. Una vez que haya pasado por el control de calidad el vino es guardado en cajas, se montan en pallets y se derivan a la bodega de productos terminados donde están a la espera del carguío.

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  En anexos se pueden encontrar diagramas de flujo que describen paso a paso algunos de los procesos con el fin de lograr un mayor entendimiento de estos.

•

Modelo CANVAS 1. Segmentos de clientes. Su segmento de cliente está dividido en dos. Primero, los mercados en los cuales ya tiene presencia, los cuales son principalmente: Inglaterra, Brasil, EEUU, China, Ucrania, Rusia, Polonia, Tailandia, México, Rumania. La empresa ha logrado llegar a estos clientes mediante  contactos comerciales, ferias internacionales, carteras de clientes de gerentes contratados por Bodegas y Viñedos De Aguirre, pro-chile, etc. Por otra parte la empresa se encuentra desarrollando su participación de mercado en Alemania, Japón, Estados Unidos, Inglaterra y Chile, donde en éste último ofrece sus productos a través de la cadena de supermercados Walmart Chile. 2.

Propuestas de valor. Además de vender vinos de calidad Premium el valor que se le agrega al producto es la personalización del vino para las especificaciones y necesidades que deseen los clientes (etiquetas, botellas, contra etiquetas, corchos y cápsulas) sumado al bajo precio de los vinos y el reconocimiento que la marca ha alcanzado a lo largo de sus actividades. Por otro lado, lo que ha agregado valor al producto y por lo tanto a los clientes son las certificaciones de calidad que ha obtenido la empresa.

3.

Canales. Los canales que utiliza principalmente la viña para contactar y atender a sus clientes son por una parte canales directos/físicos como lo son los comerciales propios, también utilizan la web para dichos fines como también canales indirectos/físicos como redes indirectas y franquicias. Respecto a la distribución, los canales utilizados son vía terrestre hasta puerto y luego vía marítima hacia los clientes.

4.

Relación con el cliente. La relación que se mantiene con los clientes es más bien una relación personal, a través de relaciones humanas y de trabajos junto al cliente, además de ofrecer servicios post-venta de manera integral, como parte de su política y cada vez que se requiera por el cliente.

5.

Fuentes de ingresos. La fuente de ingresos de la empresa, proviene principalmente de los márgenes que dejan las ventas del producto, el cual a su vez corresponde en su mayoría a vino embotellado.

6.

Recursos clave. Uno de los principales recursos claves que cuenta la empresa son sus tierras ubicadas en una zona preferente para la elaboración de vinos de calidad junto con

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  sus agricultores, enólogos y maquinaria necesaria. Además de sus activos fijos otro recurso clave es la proyección de venta de sus vinos para las próximas temporadas y del tipo de uva necesaria para poder abastecer las distintas demandas. 7.

Actividades clave. Entregar el vino que los clientes pidieron en el puerto que ellos asignan para poder ser enviado. Al momento de dejar la carga en el puerto, la viña traspasa todos los riesgos y gastos al cliente ya que son ellos los encargados de transportar el producto a su lugar de destino. Luego se mantiene un seguimiento y servicio post venta integral como política de la empresa y cuando sea requerida por los clientes.

8.

Asociaciones claves. Las asociaciones claves con las que se cuentan son la relación con los proveedores, de productos orgánicos (uvas y vino a granel) como no orgánicos (corcho, botella, capsula, etiqueta y productos químicos). Además de contar con el apoyo de ProChile respecto a exportación y comercialización de sus productos.

9.

Estructura de costos. Los principales costos en los que la viña incurre son los insumos para la elaboración del producto terminado (vino embotellado). Los procesos productivos de embotellamientos, etiquetado y otros también requieren un costo energético, sobre todo considerando la inclusión de una tercera línea productiva (antes se contaba con dos). Finalmente, cuando la uva no es suficiente para alcanzar la producción demandada por clientes, la viña incurre en gastos de compra de uva y en otros casos también de vino a granel, para después modificarlo según su fórmula particular. El uso de maquinaria e insumos para el mantenimiento correcto de los campos también es considerado un gasto.

  •

Análisis de necesidad

Luego del análisis estratégico de la empresa, el análisis de la industria y de los procesos de producción, se pone de manifiesto la necesidad de un sistema de información que permita a Bodegas y Viñedos De Aguirre integrar cada una de sus actividades en una sola herramienta, facilitando la gestión de la documentación y de los procesos en sí. En primer lugar, la secuencia de procesos de elaboración del producto terminado genera una gran cantidad de documentación en cada una de las etapas, por lo que la administración de dicha información puede ser dificultosa de mantener bajo un cierto orden, sobre todo considerando el manejo manual que la empresa hace de ésta y el aumento en el volumen productivo observado. Así mismo, al comenzar los procesos en el campo mismo, el seguimiento del producto comienza con el manejo del fruto. Del todo el análisis anterior es que se concluye que las necesidades de la viña comienzan con la capacidad de soportar su crecimiento, mejorar la integridad de la información, ser capaz de mantener la certificación BRC, en poder cumplir con los requerimientos de sus clientes, mejorar la productividad y llevar un control exhaustivo de sus costos. Para esto, la inclusión de un sistema ERP como recurso clave debe mejorar la trazabilidad de los productos desde la producción de la uva hasta tener el producto completamente terminado, apoyando a la empresa entre otras cosas a la respuesta a posibles reclamos; como también ser capaz de mejorar la relación con los proveedores mediante integración y de manejar eficientemente las especificaciones de las necesidades de los distintos pedidos, la logística de almacenado, facilitar el comercio

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  exterior, optimizar procesos y llevar un mejor control de sus plantaciones y del proceso de la vinificación.

Como complemento al análisis, se recomienda al lector revisar las Fuerzas de Porter presentadas en el diagnóstico empresarial.

  6.2.1.2

Determinar  equipo  de  proyecto  

Como se mencionó en la metodología, el equipo necesita de un director del proyecto, quien debe ser responsable de los procesos de la empresa y es finalmente quien toma la decisión final de implementar o rechazar la adquisición de un ERP. Si bien el alcance de nuestro proyecto llega hasta la selección de ERP que mejor se acopla a las necesidades de la viña, quien tomara la decisión de implementar o no y por lo tanto cumple el rol de director del proyecto es el gerente de operaciones, Rodrigo Arriagada Abarca. También se debe contar con un gerente del proyecto que en este caso será Romeo Silva, quien tiene como principales funciones encargarse de orientar las actividades del proceso para la selección y de coordinar el proyecto que se desarrolla. Por otro lado, el equipo de proyecto estará conformado por Carlos Albrecht y Romeo Silva, los que tienen como función levantar información tanto de la empresa como de los sistemas ERP, ayudar a la toma de decisión de la herramienta a seleccionar y organizar las reuniones pertinentes junto con desarrollar cuestionarios tanto para Bodegas y Viñedos de Aguirre S.A. como para las empresas proveedoras del sistema operativo. Siguiendo en la misma línea, se debe contar con un grupo de usuarios que estará conformado por los distintos usuarios de las áreas en las que impactará el sistema. Así estos serán partícipes de evaluar los productos candidatos según los conocimientos que tengan del negocio. Este grupo se forma una vez tomada la decisión de implementar la herramienta.

  6.2.2 6.2.2.1

Primera  Selección   Identificar  productos  candidatos  

La búsqueda de ERP en el mercado Chileno como productos candidatos comenzó optando primeramente por una herramienta de código cerrado, debido a la garantía de respaldo que ofrecen en el funcionamiento de los mismos. Al hacer el primer filtro y dejar fuera la opción de estudiar un ERP libre de costo de licencia se buscaron herramientas que sean acordes a una mediana empresa. Teniendo estos puntos claros, la búsqueda se inclinó por sistema que puedan cumplir con exhausto registro de la trazabilidad de los productos y que les permita tener una mejor comunicación con los proveedores y clientes con el fin de poder mejorar relaciones. Otro de los focos importantes en la búsqueda fueron lo requerimientos de módulos especializados para las viñas, a fin de que las ayude a cumplir todas o las mayorías de sus funciones, comenzando desde la parte agrícola de la producción, pasando por la vinificación y producción. Así entonces la identificación de productos candidatos a través de la web y la revisión de casos similares conocidos de otras viñas, se llego a realizar una primera selección de seis ERP. Estos fueron:

     ERP Fin 700 Kupay de Sonda

•

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  www.sonda.com/erp-fin-700-kupay/

       Redline Vitivinícola  

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www.redline-erp.com/web/soluciones-verticales/redline-vitivinicola

        AgroPrime    

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www.agroprime.com

       Solmicro-Expertis ERP Bodegas, de Solmicro

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www.solmicro.com/programas-de-gestion/erp-bodegas.html

       Sapiens de Defontana

•

www.defontana.com

        Flexline    

•

www.flexline.cl  

  6.2.2.2

Entrevistar  posibles  candidatos  

Esta es la etapa de contacto con los productos candidatos encontrados y seleccionados en la etapa anterior con el fin de solicitar información relevante para llegar a una preselección de las herramientas. En esta etapa se incluye una primera entrevista con los seis proveedores de herramientas con el objeto de abarcar la problemática de la empresa y de poder obtener mayor información de los sistemas permitiendo realizar una adecuada preselección. Al tener definida la preselección de los ERPs se debe poner nuevamente en contacto con las empresas proveedoras para realizar una segunda reunión en mayor profundidad que permita abarcar una mayor gama de criterios funcionales, tecnológicos, económicos, y servicio de implementación junto con el servicio de post implementación. Esto nos permitirá realizar un análisis en profundidad tanto de la herramienta como de la empresa implementadora además de requerir información de implementaciones anteriores para saber los beneficios y costos que les trajeron a estas empresas contar con el ERP y la satisfacción que alcanzaron con la elección del sistema.

  6.2.2.3

Confección  listado  de  criterios  

Una vez con las seis herramientas seleccionadas comienza el primer proceso de selección, en el cual se espera reducir el número de ERPs a tres. Los principales criterios para esta selección son: Funcionalidad de los sistemas, Valor económico (a grandes rasgos), Historia de casos similares y Alineamiento de plataformas tecnológicas. Al tener las tres mejores opciones apartadas se tendrá que realizar un listado más extenso con criterios que permitan una comparación en profundidad de las herramientas. Aquel listado está basado en la metodología MSSE en la que cada uno de estos deberá ser calificado y posteriormente ponderado con el grado de importancia que se le dé al igual que a los distintos aspectos que abarcan dichos criterios. Si bien el listado según la metodología es genérico se deberá modificar según la realidad y requerimientos de la empresa

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  sponsor. Este listado consta de 6 aspectos a ser evaluados con su respectivo desglosé de criterios, estos son: Aspectos funcionales, requerimientos técnicos, aspectos sobre el servicio, aspectos sobre el proveedor, aspectos económicos y estratégicos. En el anexo se presentan los cuadros evaluativos con los aspectos mencionados y sus respectivos criterios de evaluación para un mejor entendimiento de éstos.

 

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7

CONCLUSIONES    

La competencia es un fenómeno de los mercados que permite que la economía mantenga su funcionamiento mediante el aumento en la calidad y variedad de productos entre competidores, como también favorece a la innovación, al desarrollo de tecnología y a la eficiencia productiva de las empresas, lo que en términos generales se traduce en un bienestar social. Por otra parte, los que no alcanzan un bienestar (financiero) son aquellas empresas que no hacen uso de la innovación tecnológica que la misma economía genera. Mientras aquellos que si la utilizan alcanzan un nivel de crecimiento sostenible, los reacios a la tecnología generalmente terminan luchando por salvar el negocio. Los numerosos beneficios que trae consigo la implementación de un sistema integrado como lo es un ERP, pueden ser desconocidos para muchas empresas de pequeño o mediano tamaño, pero lo agresivo de la competencia está llevando a que cada vez más organizaciones lo adquieran como forma de diferenciarse de los competidores o como forma de respuesta a éstos mismos. Si bien, determinar que un sistema ERP es la herramienta que proporcionará la solución a las necesidades de la empresa, esto es solo el primer paso. La dificultad radica principalmente en la implementación, donde la cultura organizativa cumple un rol protagonista ya que se ha demostrado que la mayoría de los casos de fracaso de las implementaciones no son consecuencia de aspectos técnicos de la herramienta, sino que son consecuencia del rechazo al cambio que presentan generalmente los funcionarios de las empresas. Aun así, los beneficios que se observan una vez implementado el sistema y operando correctamente son notorios y consisten principalmente en la integración de las áreas, generando en consecuencia información integrada, uniforme, pertinente y actualizada, donde todos los funcionarios de las áreas involucradas tienen rápido y libre acceso a ésta. Éstos beneficios se traducen finalmente en una mayor reputación de la empresa, la cual es capaz de gestionar los procesos de manera eficiente y respondiendo a solicitudes, pedidos y reclamos de los clientes en tiempos reducidos, gestionando datos, mejorando productividad, aumentando trazabilidad y sosteniendo certificaciones de calidad. Sin embargo, para lograr dichos beneficios, el sistema ERP que se pretenda implementar debe pasar antes por un proceso de selección que muchas empresas pasan por alto debido a la poca documentación y la complejidad de elaborar una metodología de selección global para todas las empresas. Es por esta razón que esta propuesta de proyecto de título parece ser atractiva, proporcionando una metodología de selección bajo la evaluación de ciertos criterios de los distintos ERP candidateados, con el objetivo de dar con la herramienta que cubra la mayor cantidad de requerimientos de la empresa.

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    REFERENCIAS  Y  BIBLIOGRAFÍA     http://www.acenologia.com/ciencia65_2.htm http://gcg.com.mx/metodologia-sure-step/ http://www.sinca.com/microsoft-dynamics-gp/ www.vinotec.net www.agroprime.cl www.deaguirre.cl www.sag.cl/sites/default/files/infcosecha_2015.pdf www.sag.cl   www.oiv.int   www.vinosdechile.cl   www.odepa.cl   www.prochile.gob.cl   www.sonda.com/erp-fin-700-kupay/   www.redline-erp.com/web/soluciones-verticales/redline-vitivinicola   www.solmicro.com/programas-de-gestion/erp-bodegas.html   www.defontana.com   www.flexline.cl    www.vinosdechile.cl/contenidos/interno/normas-nacionales/   www.conicyt.cl   www.consorciovinosdechile.cl   www.chilean-wine.com/   www.todovinos.cl/   www.wfmc.org   www.sommelier.cl/   www.everis.com/spain/es-ES/servicios/oracle/Paginas/metodologia-aim.aspx  

Florencia  Chiesa,  “Metodología  para  la  selección  de  sistemas  ERP”,  centro  de  ingeniería  del  Software  e   Ingeniería  del  Conocimiento  (CAPIS)   Antonio   Aguilar   Sánchez   (2009),   “Estudio   para   la   implantación   de   un   ERP   en   una   empresa   textil,   Universidad  autónoma  de  Barcelona”.   68    

  Daniel   Muñoz   Quevedo   (2008),   “Diseño   de   un   plan   táctico   para   el   manejo   eficiente   de   producto   semiterminado  en  una  empresa  vitivinícola  mediana”.   Bernabé   escobar   Pérez,   “Factores   para   la   selección   de   un   ERP:   Un   caso   en   una   Joint-­‐Venture   internacional”.      Elena   Flores   (2014),   “Alternativas   de   implementación   de   un   sistema   ERP   en   una   Pyme   Agroindutrial   Peruana”.   León,  A.  (2008).  “Enterprise  Resource  Planning.New  Delhi:  Tata  Mc  Graw-­‐Hill  Education”.   Laudon  Kenneth  y  Laudon  Jane  (2008).  “Sistemas  de  Información  Gerencial”.   Luis   Carlos   Borbón   y   José   Vicente   Villarreal   (2005),   “Estudio   de   factores   para   la   implementación   de   soluciones  de  flujo  de  trabajo  (workflow)”.     Clarence  A.  Ellis  and  Gary  J.  Nutt,  “Computer  Science  and  Office  Information  Systems”.   Will  van  der  Aalast  y  Kees  van  Hee  (2004),  “Workflow  Management:  Models,  Methods,  and  System”.   Jorge   cardoso,   Robert   P.   Bostrom   y   Amit   Sheth,   Universidad   de   Georgia,   “Workflow   Management   Systems  vs  ERP  Systems:  Differences,  Commonalities,  and  Applications”.            

 

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ANEXOS   Anexo A. Criterios de Evaluación Sistemas ERP Tabla  para  la  evaluación   1  =  Malo   2  =  Regular   3  =  Bueno   4  =  Muy  bueno    

Propósito  Principal  

Área  de  especialización  o  enfoque  del  sistema.  Si  las  fortalezas   del  sistema  están  en  el  rubro  asociado  de  la  compañía.  

Áreas  Soportadas  

Cobertura  de  los  requerimientos  respecto  a  las  funciones   comprometidas  de  la  empresa.  

Adaptabilidad  y   Flexibilidad  

El  grado  de  parametrización  del  ERP  y  si  se  puede  modificar  el   producto.  

Facilidad  de   Parametrización  

Nivel  de  complejidad  de  la  parametrización.  

Aspectos  Funcionales  

Interacción  con  otros   Interfaces  estándares  que  posibilitan  la  comunicación  con  otros   sistemas   sistemas.   Multi  Lenguaje  

Posibilidad  de  trabajar  con  distintos  lenguajes.  

Localizaciones  

Facultad  de  adecuar  los  cálculos  de  impuesto  y  presentaciones   a  las  normas  Chilenas  (impuestos)  

Comunicación  con   Bancos  

Comunicación  electrónica  con  los  Bancos  para  el  manejo  de   depósitos,  boletas,  acreditaciones  en  cuenta  y  más.  

Ajustes  por  inflación  

Permite  hacer  los  ajustes  correspondiente  en  caso  de  situación   inflacionaria  

Operaciones  Multi-­‐ moneda  

Permite  la  utilización  de  diferentes  monedas  

Herramientas   amigables  de   reporting  para  el   usuario  

Herramientas  que  le  posibilita  al  usurario  editar  sus  propios   respotes  en  base  a  librerías  predefinidas.  

Soporte  específicos   de  algunos  temas  

Posibilidad  de  agregar  puntos  que  pueden  ser  importantes   como  las  empresa  (normas  ISO-­‐9000,  e-­‐bussines).  

 

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Aspectos  Técnicos  

 

Adaptabilidad  a  la   estructura  instalada   que  tiene  el  cliente  

La  posibilidad  de  instalar  el  ERP  con  el  hardware  que  tiene  la   empresa.  

Multiplataforma  

La  posibilidad  de  trabajar  en  distintas  plataformas.  

Cliente/Servidor  

Trabaja  con  una  estructura  cliente  servidor.  

Herramientas  y   lenguaje  de   programación  

Lenguaje  de  programación  del  propio  ERP  que  sirva  para  adaptar  el   sistema  a  las  funcionalidades  requeridas.  

Seguridad  y  fiabilidad  

La  seguridad  del  ERP  tanto  de  amenazas  internas  como  externas.  

Back-­‐up  

Metodología  de  backups  y  restore.  

Auditoria  

Sistema  de  auditoria  que  almacene  y  permite  evaluar  accesos  al   sistemas,  transacciones  realizadas,  actualizaciones,  con  fecha,  hora   y  usuario.  

Conectividad  Externa  

Si  soporta  conexiones  externas  del  tipo:  Internet,  EDI,  Accesos   remotos.  

Compatibilidad  con   correo  electrónico  

Permite    enviar  desde  algunas  aplicaciones  correos  electrónicos  

Distinto  ambientes  

El  ERP  gestiona  y  permite  trabajar  con  una  estructura  de  servidores   para  desarrollo,  calidad  y  producción.  Posibilidad  de  tener  distintos   ambientes  de  trabajo.  

Instalación  remota  

Admite  la  instalación  y  trabajo  del  personal  sin  estar  en  el  lugar   físico  donde  se  encuentra  el  servidor.  

Base  de  datos  

Permite  una  base  de  datos  donde  puede  trabajar  el  ERP.  

Documentación  

Si  el  ERP  cuenta  con  documentación  de  ayuda  en  el  idioma   pertinente    si  esta  documentación  es  física  o  se  encuentra  online.    

Documentación  técnica  

Documentos  sobre  la  estructura  de  base  de  datos,  diseños  y   programas  fuentes.  

 

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Aspectos  sobre  el  Servicio  

 

Servicio  de   Implementación  

Posibilidad  de  realizar  la  implementación  con  el  proveedor   directo  del  ERP  o  una  consultora.  

Tiempo  de   Implementación  

Tiempo  estimado  de  la  implementación.  

Garantía  correcta  de   la  Implementación  

Problemas  que  estaría  cubiertos  por  el  proveedor    casos  de  los   cuales  el  proveedor  no  se  haría  responsable.  Alcance  de  tiempo,   aspectos  funcionales  y  técnicos.  

Licencia  

Alcance  de  la  licencia  y  del  soporte  post  venta.  

Capacidad  Adecuada  

Que  cuenta  con  capacidad  para  todos  los  datos  de  la  empresa  

Actualizaciones  

Cada  cuanto  tiempo  sacan  nuevas  versiones  al  mercado  y  si  es   obligatorio  migrar  a  la  nueva  versión.  

Manual  en  línea  

Si  cuentan  con  un  manual  en  línea  completo  y  adecuado.  

Alcance  de  la   implementación    

Instalación,  adaptación  ,  capacitación  técnica,  capacitación  a   usuarios,  desarrollo  a  medida  y  mantenimiento.  

Metodología  de   implementación  

La  metodología  que  se  ocupara  para  realizar  la  implementación.  

Grado  de   participación  en  la   implementación  

Usuarios  requeridos  para  soportar  la  implantación.   Transferencia  del  kno-­‐how  a  los  usuarios.  

Características  del   Proveedor  

Solvencia  del  proveedor,  evolución  histórica,  clientes,   ganancias,  cantidad  de  empleados.  

Ubicación  

El  soporte  técnico  se  encuentra  en  la  misma  ciudad.  

Implementación  

Cantidad  de  implementación  que  hayan  realizado  y  consultar   sobre  la  calidad  de  estas  y  etapas  posteriores  del  proceso.  

Experiencia  

Experiencia  del  ERP  y  sobre  todo  en  la  Agroindustria  

Confianza  

Criterio    no  cuantificable  que  queda  a  juicio  del  equipo  de   trabajo.  

Perspectiva  de   evolución  

Perspectiva  del  proveedor  de  mantenerse  en  el  mercado  con   el  fin  de  contar  con  soporte  técnico.  

Aspectos  sobre  el  Proveedor  

 

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Aspectos  económicos  

 

Costos  del  ERP  

Evaluar  el  presupuesto  con  el  que  se  cuenta  y  relación  de  los   presupuestos  de  los  ERP.  

Costos  de  HW  

En  función  a  los  requerimientos  del  Hardware,  evaluar  el  costo   que  implica  contar  con  Hardware  necesario.  

Licencias  

Como  se  paga  la  licencia  y  ver  si  el  pago  de  este  es  periódico.  

Método  de  precio  

Como  cobra  el  proveedor  de  ERP  (  por  cantidad  de  usuarios,   módulos,  paquetes  corporativos).  

Contratos  

Revisar  con  el  departamento  legal  los  tipos  de  contrato  que   manejan.  

Costos  adicionales  

Adaptación  y  localizaciones.  

Costos  de   implementación  

Costo  estimado  de  la  consultoría  

Costo  de  interfaces  

Costo  estimado  de  consultorías,  programadores  y  recursos.  

Paquete  

Si  existe  algún  convenio  entre  el  proveedor  de    ERP,  consultoría  y   de  Hardware  

Costo  de  interfaces  

Costo  estimado  de  consultorías,  programadores  y  recursos.  

Upgrade  

Costos  de  las  actualizaciones.    

Perspectivas  de   Crecimiento  

Se  debe  tener  en  cuenta  la  perspectiva  de  crecimiento  de  la   empresa  para  que  el  sistema  pueda  soportarlo.  

 

Aspectos  Estratégicos  

Aperturas  de  nuevas  sucursales  u  oficinas.  Que  la  nueva   Nuevos  proyectos  en   estructura  sea  soportado  tanto  por  el  Hardware  como  de   mira   estructura  funcional,  lógica  dentro  de  sistema   Estimar  necesidad  de   Futuros  negocios  y  proyectos.   información  futura   Evaluar  el  horizonte   temporal  

Evaluar  objetivos  al  corto  y  mediano  plazo.  Adquirir  una   herramienta  en  una  versión  que  no  se  vuelva  obsoleta  al  poco   tiempo.  

 

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  Anexo B. Procesos de Producción   Etiquetado encajado y paletizado.

Fuente: Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A

74    

  Filtrado de vino, envasado y taponado.

Bodegas y Viñedos De Aguirre S.A.

75    

  Anexo C. Workflow Ejemplo Genérico de un flujo de porceso (workflow)

76    

  Arquitectura de un Workflow

Fuente: Workflow Management Coalition (WFMC)

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