V. Gestión de Operaciones y Sistemas de Información - Planificacion & Control

Maestría en Administración con mención en Gerencia Empresarial Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo

V. Gestión de Operaciones y Sistemas de Información – Planificación y Control Dra. Maribel Capuñay Guzmán

Los Sistemas de Información Empresarial Visión desde la Administración de Operaciones: Planificación y Control

Planeamiento y Control

Operaciones de Diseño

Operaciones Estratégicas

Planeamiento y Control

Mejora continua

Contenidos 1. Qué es Planificación y Control 2. Incertidumbre entre Oferta y Demanda: ¿Cómo éstas afectan a la Planificación y Control? 3. Actividades de Planificación y Control 4. Objetivos de la Planificación y Control de Capacidad 5. Sistemas de Información para la Planificación y Control de Recursos Empresariales

Los Sistemas de Información Empresarial desde la Administración de Operaciones: Planificación y Control

Slack, 2012

Buenas estimaciones

Confianza en el planeamient o y control del sistema

Planes realistas

Efectivo Planeamiento y Control

Control más efectivo

Sistema Flexible Pequeñas desviaciones con respecto al plan

Planeamiento y Control de Operaciones Oferta y Demanda

¿ Qué es Planeamiento y Control de Operaciones? Dentro de las restricciones impuestas por el diseño, la operación debe ser ejecutada de forma permanente. Planificación y control se ocupan de supervisar las actividades correspondientes a la operación para satisfacer la demanda del cliente. Cada operación requiere de planes y control si bien su grado de formalidad y detalle puede variar. Discutiremos la visión general de algunos principios y métodos de planificación y control como ERP (Enterprise Resource Planning) así como herramientas especializadas independientes para planificar y controlar proyectos.

¿ Qué es Planeamiento y Control? Planificación y control ajustan la producción: lo que requiere el mercado  lo que los recursos de la operación pueden entregar. Planificación y control proveen: sistemas, procedimientos y decisiones que tratan diferentes aspectos de la oferta, la demanda y las circunstancias en conjunto, con el objetivo de establecer la conexión entre la oferta y la demanda que asegure que los procesos de la operación se ejecutan con la eficacia y eficiencia necesaria para producir los productos y servicios requeridos por los clientes.

Planeamiento y Control

Deman da

Entor no

Oferta

Productos y Servicios requeridos por

Ejemplo: Un Programa de cirugía en hospital Médico general

Cirujano ortopédico

Opciones tradicionales de tratamiento

No es un candidato quirúrgico

Cirugía

Fecha reservada para la cirugía

Pre admisión Clínica (PAC) u operatoria

Evaluar la condición pre operatoria

Salida del hospital en 1-2 días

Fisioterapia

Cuando el paciente ingresa al hospital para su operación, la mayor parte de la planificación de la cirugía ya habrá pasado. El quirófano se habrá reservado, y el personal ya habrá pasado toda la información relativa a los médicos y enfermeras sobre la condición del paciente. Se habrá organizado la preoperatoria adecuada así como los cuidados postoperatorios.

La incertidumbre en la oferta y la demanda: Impredecibles La incertidumbre hace que la planificación y el control sean más difíciles. P.Ej. los carnavales o fiestas similares rara vez funcionan según lo previsto. Los eventos tardan más de lo esperado, algunos actos previstos en el programa se puede retrasar, algunos comerciantes no llegan. El evento requiere de un buen demanda también puede ser “truco” para mantenerlo en movimiento y La conservar a la multitud divertida y en impredecible: un restaurante al interior de un centro comercial no sabe si llegarán muchas control. personas, cuándo llegarán y qué van a pedir. Es posible predecir ciertos patrones como un aumento de la demanda en el período de almuerzo y el lonche, pero una repentina llegada que impulse a los compradores en el interior del centro podría aumentar significativamente y de manera impredecible la demanda en muy corto plazo.

La incertidumbre en la oferta y la demanda: Predecibles Otras operaciones son razonablemente predecibles y la necesidad de control es mínima, como los servicios de TV por cable que ofrecen programas en horario fijo en cada hogar de los abonados. La demanda también puede ser predecible. En una escuela, por ejemplo, una vez que las clases se han fijado e iniciado, el profesor sabe cuántos alumnos hay en la clase. Una combinación de la incertidumbre en la capacidad del suministro y la demanda de productos y servicios, es particularmente difícil de planificar y control.

Demanda dependiente e independiente La demanda dependiente deriva de la demanda de otra cosa. P. Ej. la demanda independiente puede ser el montaje de coches terminados de un modelo cuyo número fue determinado por métodos estocásticos. Las instrucciones de fabricación y las solicitudes de compras dependerán de esta cifra.

Ejemplos de demanda dependiente e independiente Demanda dependiente debido a la clase de producto o el servicio que prestan Una casa de diseño de moda no comprará telas y hará vestidos en serie, sino en caso de que alguien venga y solicite comprar uno. Un restaurante gourmet no cocinará los alimentos salvo en caso de que el cliente llegue y lo solicite. En ambos casos hay una combinación de riesgo y carácter perecedero del producto/servicio que previene el empezar la operación hasta tener un pedido concreto.

Demanda independiente sin visibilidad de los pedidos de los clientes Los clientes no informan al supermercado cuántos son y qué comprarán: la toma las decisiones se basa en el control de tendencias, horarios, experiencia y conocimiento del mercado, con independencia de lo que realmente pueda suceder, y con el riesgo de un descuadre de stock si la demanda no corresponde a las expectativas.

Ejemplos de demanda dependiente e independiente

Ejemplos de demanda dependiente e independiente

Restaurante Divina Comedia, Cusco

Supermercados Metro

¿Cómo la oferta y la demanda afectan a la planificación y el control?

¿Cómo la oferta y la demanda afectan a la planificación y el control? Planificación Grado de Incertidumbre en la demanda (+)

Control

Demanda Dependiente

Demanda Independiente

Relativamente predecible: depende de algún factor conocido Menos predecible: depende de las posibilidades del comportamiento del mercado o del cliente.

La respuesta a la demanda se caracteriza por las diferencias en la relación Producción/Demanda (P/D) en la operación. La relación P/D es la relación entre el tiempo total de la producción de bienes/ servicios y el tiempo que permanece la demanda.

Actividades de planificación y control de volumen y calendario

Carga Q de trabajo asignada a c/ parte de la operación

Secuenciación Orden para abordar el trabajo

Seguimiento y control Saber qué sucede, replanificar si es cabe e imponer nuevos planes

Programación Calendario detallado de inicio y fin de actividades

La planificación y control de la capacidad Asumir la capacidad de satisfacer la demanda actual y futura es RESPONSABILIDAD FUNDAMENTAL de la gestión de operaciones. Es PRECISO equilibrar la capacidad y demanda, con una operación que satisface a los clientes de forma rentable. Equivocarse y no ser capaz de satisfacer la demanda es costosamente excesivo. La planificación y el control de la capacidad en ocasiones se toma como un agregado a la planificación y control, pues sus cálculos se realizan sobre una base agregada, sin distinguir entre los productos y servicios que la operación produce. La esencia de esta tarea es conciliar a nivel general y agregado, la oferta de capacidad con el nivel de demanda que debe satisfacer.

Los objetivos de la planeación de la capacidad y control Las decisiones tomadas por los jefes de operaciones respecto a sus planes de capacidad afectan aspectos del rendimiento: •

Los costes se ven afectados por el equilibrio entre la capacidad y la demanda/nivel de salida. Niveles de capacidad excesivos frente a la demanda significan la infrautilización de la capacidad y un costo unitario más alto.

•

Los ingresos se ven afectados por el equilibrio entre capacidad y demanda en sentido contrario. Un nivel de capacidad igual o superior a la demanda, asegura que toda la demanda es satisfecha y no hay ingresos perdidos.

Los objetivos de la planeación de la capacidad y control • El capital de trabajo se ve afectado si una operación decide construir productos terminados frente a un inventario previo a la demanda. Esta demanda puede no estar satisfecha y la organización financiará el inventario hasta que pueda ser vendido. • La calidad de los bienes/servicios puede verse afectada por un plan de capacidad con grandes fluctuaciones en sus niveles de capacidad, mediante la contratación de personal temporal, por ejemplo: un nuevo personal e interrupción de la rutina de trabajo de la operación aumenta la probabilidad de errores están haciendo.

El caso de la Moradita de Inka Cola I (Canalincakola, 2014)

El caso de la Moradita de Inka Cola (II) (Jechutv.com, 2014)

El caso de la Moradita de Inka Cola (III): ¿Fallo de Marketing o Plan de la Demanda? (Mercadonegrotv1, 2015).

Importancia de la Planificación de la Demanda

La planificación de la demanda es crítica: - Porque la compañía tiene que ver y saber adónde va financieramente -Porque debe tener un plan de demanda que presentar el banco u otras entidades financieras para ayudarles a comprender sus planes - Porque debe saber comprar los materiales correctos en sus centros de distribución

Pasos para Plan de demanda Un Plan de Demanda es básicamente un plan de lo que vas a vender a tus clientes. Para ello son básicos tres pasos: 1. Tomar tu tiempo para entender el nivel detalle y alcance sobre lo que el proceso del plan de demanda debe ser. Eso puede ser que necesites saber qué pasa a nivel de marca, o en cada centro de distribución. Es entender al detalle del proceso de planificación de demanda 2. Entender las estructuras de datos que se necesitan: ¿De dónde vienen esos datos?, ¿Cómo los vas a juntar todos y obtener la información que necesitas para elaborar el plan de demanda? (Estudio s de mercado, ventas, compras, stock) 3. Hallar un responsable para el proceso de planificación de la demanda, alguien con poder de decisión en la empresa capaz de juntar todos los recursos, entender el negocio y tomar las decisiones correctas con la gente, los lugares y dónde tiene que estar el inventario.

MÉTODOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL Herramientas para planificar y controlar la producción

Consideraciones para la Elección del Software para Planeación y Control •

Para adquirir un producto de software es importante: •

Mirar la estabilidad financiera del futuro socio

•

Los clientes que respaldan la confianza del producto

•

Que sea capaz de entregar el producto en compañías locales o tengan una gestión remota efectiva para poder brindar soporte en el día a día

•

Aparte de la estabilidad financiera y la disponibilidad del producto, importa que el kit de herramientas sea fácil de implementar. La implementación toma en el mejor de los casos, aprox. 3 meses dependiendo si se integran al negocio familias o grupos de productos.

•

El objetivo es ver al negocio a cualquier nivel de detalle, en términos de costos, margen, herramientas precisas de pronóstico y herramientas de análisis que aseguren que lo que salga del pronóstico te de una compresión completa del negocio.

ERP (Enterprise Resource Planning) Uno de los temas más importantes en la planeación y control de operaciones es la gestión de la gran cantidad de información que genera la actividad: no sólo la función de operaciones es el autor y el destinatario de esta información sino casi todas las demás funciones de una empresa estarán involucradas. Por ello importa que toda la información pertinente que se reunió, se extienda por toda la organización. Sólo así se informará de la planificación y control de decisiones como cuándo las actividades se llevarán a cabo, donde ocurrirán, que deberían estar haciendo, se necesitará mucha capacidad, etc. Esto es lo que hace la planificación de recursos empresariales (ERP), la cual surgió a partir de un conjunto de cálculos conocidos como la Planeación de requerimientos de Material (MRP).

ERP (Enterprise Resource Planning) Es la Planeación de los Recursos Empresariales Se trata de un software que viene en dos tipos: una versión estandarizada y otra especializada en determinados procesos de negocio. Es un software que está puesto a integrar los procesos de la empresa y a unificar la información en una misma base de datos Para la implantación de este proceso se recomienda un equipo conformado por personal propio de la empresa de distintas áreas o bien por externalización o el outsourcing, que es cederlo a una empresa externa para que se encargue de dicho proceso Las ventajas son las siguientes: •

La Integración de la Información es decir una base de datos unificada

•

La información actualizada va a derivar en una mejor toma de decisiones y una mayor fluidez en los procesos del negocio y en los procesos de producción. Esto es el ERP.

ERP (Enterprise Resource Planning) Por ejemplo, cuando un cliente coloca un pedido, los datos del mismo fluyen de manera automática a otras partes de la empresa las cuales se ven afectadas por esta información. La transacción del pedido avisa al almacén para que recoja los productos ordenados y programe su envío, el mismo que reporta a la fábrica para que reabastezca lo que se haya agotado. El departamento de contabilidad recibe una notificación para enviar al cliente una factura. Los representantes de servicio al cliente rastrean el progreso del pedido durante cada paso para avisar a los consumidores sobre el estado de sus pedidos. Los gerentes pueden usar la información a nivel empresarial para tomar decisiones más precisas y oportunas en cuanto a las operaciones diarias y la planificación a largo plazo.

Modelo de Implementación de Gestión de Inventarios del ERP SAP Business One: Caso de la Universidad de la Laguna (Tenerife)

(ITOP CONSULTING, 2011)

Factores que intervienen en la implementación de un Sistema ERP (Enterprise Resource Planning)

Jimenez , D. (2013).

Caso de Estudio: Implementación local de un ERP Figure que ha sido designado responsable de la asesoría TIC en la empresa donde labora, la cual se trata de una compañía de distribución de materiales de construcción de 500 empleados con muchos procesos sin organización e información repetida. A partir de la sesión de clase y de los videos anteriores, conteste a lo siguiente : ¿Cuál puede ser una solución global para que esto mejore?

¿De qué manera se puede lograr la integración de información y procesos? ¿Considera que se trata de una operación compleja? ¿Porqué? ¿Consideraría realizar la implantación del sistema de información elegido con personal de su misma empresa o recurriría a una empresa de outsourcing? Justifique sus razones.

Bibliografía y Referencias Electrónicas BURNEO, E. (2012). La importancia de la planificación de demanda (Entrevista a Keith Mcalpine, director de la empresa de Software para Planificación de Demanda Demand Solutions). En línea: https://www.youtube.com/watch?v=uW-eni1dVfg (visitado el 19/03/2015) CANALINCAKOLA. (2014). La Moradita de Inca Kola llegó con su refrescante sabor a chicha. En línea: https://www.youtube.com/watch?v=CSfLqKU_rJYQ (Visitado el 20/03/2015)

ITOP CONSULTING. (2011). Optimización en la gestión de inventarios para el ERP SAP Business One. En línea: https://www.youtube.com/watch?v=4f3be9Lu610 (Visitado el 18/03/2015) JECHUTV.COM. (2014). La moradita de Inca youtube.com/watch?v=qdaogvgh7jQ (Visitado el 20/03/2015)

Kola

Informe

JIMENEZ , D. (2013). FACTORES DE ÉXITO AL IMPLEMENTAR https://www.youtube.com/watch?v=k8klDbUffrE (Visitado el 19/0372015)

Especial. UN

ERP.

En En

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LAUDON, K; LAUDON, J. (2012). Sistemas de Información Gerencial. En línea: http://es.slideshare.net/jes4791/sistemas-de-informacion-gerencial-12-edicin-kenneth-c-laud-on-jane-plaudon?related=2 (visitado 05/03/2015) LAUDON, K; LAUDON, J. (2008). Sistemas de Información Gerencial. Administración de la empresa digital. En línea: http://es.slideshare.net/alexmontalvino/sistemas-de-informacion-gerencial-10-edicin-kenneth-c-laudon-jane-p-laudon?related=3

Bibliografía y Referencias Electrónicas MERCADONEGROTV1. (2015). La muerte de la Moradita youtube.com/watch?v=oDAhyOq68kQ (visitado el 20/03/2015)

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Inca

Kola.

En

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SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. (2010). Operations Management. Pearson Education. United Kingdom BVFORMACION (Bureau Veritas Formación). (2010). Planificación en la Cadena de Suministros. En línea: https://www.youtube.com/watch?v=_6FgMKcfFC4 (visitado el 19/03/2015)