Sistemas de Información I
Descripción
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Lic. María Josefina Castilla
Tabla dinámica Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a uno o varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, etc. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de un conjunto de datos. Sea la siguiente tabla de Excel
Cuando se crea una tabla dinámica, cada columna de los datos de origen se convierte en un campo que se puede utilizar en la tabla dinámica. Los campos resumen múltiples filas de información de los datos de origen. Los nombres de los campos se toman de los títulos de las columnas. En la tabla anterior, los títulos de columnas Mes, Tipo, Vendedor, Región, Unidades y Ventas se convertirán en nombres de campos. En la tabla dinámica, se pueden diferenciar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuente: • Campos de organización de filas, columnas y páginas (filtro de informe) en la tabla dinámica. Estos campos generalmente contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo el campo Región contiene las subcategorías Norte, Sur, Este y Oeste.
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• Campos de datos, que contienen los datos que se desean resumir. Estos campos generalmente contienen datos numéricos, como por ejemplo los campos cantidades de ventas, totales de inventarios o datos estadísticos, pero también pueden contener texto. Para crear una tabla dinámica, vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón y seleccionar Tabla dinámica).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos resumir y el lugar donde queremos ubicarla. •
Seleccione los datos que desea analizar o Seleccione una tabla o rango Es conveniente ubicar el indicador de celdas dentro de la tabla de datos antes de dar el comando para que el rango de celdas de la tabla figure en el cuadro Tabla o rango. o Utilice una fuente de datos externa: Permite elegir la conexión a una base de datos externa a Excel para utilizarla como origen de la tabla dinámica
•
Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica En este cuadro de diálogo también debemos indicar la ubicación de la tabla dinámica que puede ser: o Nueva hoja de cálculo: Se insertará una nueva hoja en el libro que contendrá la tabla dinámica. o Hoja de cálculo existente: En este caso se deberá indicar la dirección de la celda a partir de la cual se insertará la tabla dinámica. Esta celda será la superior izquierda del rango donde se 2
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insertará la tabla dinámica y puede ser una celda de la hoja activa, de otra hoja del libro o de otro libro abierto. En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Al pulsar Aceptar se mostrará: 1. Una nueva cinta de opciones denominada Herramienta de tabla dinámica 2. Un panel llamado Lista de campos de tabla dinámica. El panel está dividido en dos áreas. Una superior donde se ubican los campos de la tabla de origen. Una inferior subdividida en cuatro rectángulos denominados "Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila" y "Valores". A estas áreas iremos arrastrando los campos de la tabla para personalizarla. Los nombres de campos en estas áreas, se mostrarán en forma de botones pudiendo desplegar desde ellos un submenú.
Construyamos una tabla dinámica con la siguiente estructura: Arrastremos el campo Región a campo Ventas a la sección
, el campo Tipos a
y finalmente el
.
Se originará una fila por cada una de las Regiones distintas y una columna por cada uno de los Productos distintos.
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Suma de Ventas Rótulos de fila Este Norte Oeste Sur Total general
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Rótulos de columna Carne 720000 168000 1488000 2376000
Productos lácteos Verduras Total general 101100 16500 117600 87000 1625 808625 25050 10550 203600 23100 2450 1513550 236250 31125 2643375
Los datos numéricos o los datos de texto, se resumen en el área de valores de la tabla dinámica. Esta tabla dinámica hace un resumen de los datos del campo Ventas en la lista o tabla fuente. . El Para filtrar la presentación de los datos en una tabla dinámica, se debe utilizar un Filtro de informe divide la tabla dinámica en páginas individuales, permitiéndole ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento del campo seleccionado. Por ejemplo, en la tabla dinámica anterior los datos de ventas de todos los vendedores se presentan por Región y Tipo. Para ver las ventas totales de un solo vendedor a la vez, se asigna el campo Vendedor de la lista fuente a Filtro de informe en la tabla dinámica. Vendedor
Castro
Suma de Ventas Rótulos de fila Este Oeste Sur Total general
Rótulos de columna Carne
Productos lácteos Verduras Total general 101100 6250 107350 168000 168000 744000 744000 912000 101100 6250 1019350
Solamente se muestran los datos de venta del vendedor Castro. Para mostrar los datos de otro vendedor, debe seleccionar la flecha junto al nombre Castro y elegir un nombre de la lista. Si se desea ver la información de dos o más Vendedores a la vez, se debe activar la casilla Seleccionar varios elementos.
Mostrar más detalles Se puede elegir el nivel y el tipo de detalles que se desea incluir en una tabla dinámica. Para agregar detalles, podríamos arrastrar otro campo a Rótulos de fila o Rótulos de columnas. Hay que tener cuidado de no dificultar la lectura de la tabla. Resulta más sencilla la interpretación si colocamos los campos en Rótulos de filas para agregar más detalle a la tabla. Por ejemplo llevemos el campo Mes. El resultado de la tabla será:
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Vendedor
(Todas)
Suma de Ventas Rótulos de fila Este Jul Ago Set Norte Jul Ago Set Oeste Jul Ago Set Sur Jul Ago Set Total general
Rótulos de columna Carne
720000 420000 300000 168000 168000
1488000 444000 744000 300000 2376000
Productos lácteos Verduras Total general 101100 16500 117600 64800 6250 71050 36300 4000 40300 6250 6250 87000 1625 808625 23700 1625 445325 27000 327000 36300 36300 25050 10550 203600 6500 174500 25050 1600 26650 2450 2450 23100 2450 1513550 2450 446450 23100 767100 300000 236250 31125 2643375
Aplicar filtros Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de fila nos aparece una lista como vemos en la imagen con las distintas Regiones disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todas las Regiones.
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Si dejamos marcadas las Regiones Este y Norte, las otras Regiones desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlas volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas.
Herramientas de Tabla Dinámica Cuando se inserta una tabla dinámica aparece Herramientas de Tabla dinámica con 2 fichas: Ficha Opciones y Ficha Diseño. •
Ficha Opciones
a) Grupo Tabla dinámica •
Nombre de tabla dinámica: Muestra el nombre de la tabla dinámica. Para cambiarlo, haga clic en el cuadro de texto y modifique el nombre.
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Opciones: En el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica podemos controlar los distintos ajustes de un informe de tabla dinámica. o Ficha Diseño y Formato
Sección Diseño Combinar y centrar celdas con etiquetas: Active esta casilla de verificación para combinar celdas de elementos de columna y fila externos de manera que pueda centrar los elementos horizontal y verticalmente. Desactívela para justificar a la izquierda los elementos de los campos de columna y fila externos al principio del grupo de elementos. Sangría de etiquetas de filas en forma compacta: Para aplicar una sangría al área de rótulos de filas si el informe de tabla dinámica tiene un formato compacto, seleccione un nivel de sangría de 0 a 127. Mostrar campos en área de filtro de informe: Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los campos del área del filtro del informe de arriba a abajo, según se agregan los campos, antes de mostrar otra columna. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el área de filtro de informe de izquierda a derecha, según se agregan a él los campos, antes de continuar con otra fila. Campos de filtro de informe por columna: Escriba o seleccione el número de campos que desea mostrar antes de mostrar otra columna o fila en función del valor en Mostrar campos en área de filtro de informe. Sección de formato Para valores erróneos, mostrar: Active esta casilla de verificación y escriba el texto, como por ejemplo, "No válido", que desea que aparezca en la celda en lugar de un mensaje de error. Desactive esta casilla de verificación para mostrar el mensaje de error. 7
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Para celdas vacías, mostrar: Active esta casilla de verificación y, a continuación, escriba un texto, como por ejemplo, "Vacía", que desea que aparezca en la celda en lugar de la celda en blanco. Autoajustar anchos de columnas al actualizar: Active esta casilla de verificación para ajustar las columnas de la tabla dinámica automáticamente al tamaño del texto o valor de número más extenso. Desactívela para conservar el ancho de columna actual de la tabla dinámica. Mantener el formato de la celda al actualizar: Active esta casilla de verificación para guardar el formato y el diseño del informe de la tabla dinámica de manera que se utilice cada vez que realice una operación en la tabla dinámica. Desactívela para no guardar el formato y el diseño del informe de tabla dinámica con el libro y utilizar el formato y el diseño predeterminados cada vez que realice una operación en la tabla dinámica. o Ficha Totales y Filtro
Sección Totales generales Mostrar totales generales de las filas: Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la columna Total general situada junto a la última columna. Mostrar totales generales de las columnas: Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la fila Total general situada en la parte inferior del informe de la tabla dinámica.
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Sección Filtros Subtotales de elementos filtrados de página: Active o desactive esta casilla de verificación para incluir o excluir elementos filtrados de informes en subtotales. Permitir varios filtros por campo: Active esta casilla de verificación para insertar todos los valores, incluidos los que están ocultos por un filtro, cuando Microsoft Office Excel calcule los subtotales y el total general. Desactívela para incluir sólo los elementos mostrados cuando Excel calcule los subtotales y el total general. Sección Ordenación Usar listas personalizadas al ordenar: Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel ordena listas. Si desactiva esta casilla de verificación mejorará el rendimiento al ordenar grandes cantidades de datos. o Ficha Mostrar
Sección Mostrar Mostrar botones para expandir y contraer: Active esta casilla de verificación para mostrar el botón más (+) o el botón menos (-) que utiliza para expandir o contraer rótulos de filas o columnas. Desactívela para ocultar estos botones. Por ejemplo, puede ocultar estos botones al imprimir un informe de tabla dinámica o al consultarlo. Mostrar información contextual sobre herramientas: Active esta casilla de verificación para que aparezca la información contextual sobre herramientas que muestra información sobre el valor, fila o columna de un campo o valor de datos. Desactívela para ocultar la información contextual sobre herramientas. 9
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Mostrar propiedades en información sobre herramientas: Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la información contextual sobre herramientas que muestra información sobre las propiedades de un elemento. Mostrar títulos de campo y filtrar listas desplegables: Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar títulos de tabla dinámica al principio del informe de tabla dinámica y filtrar flechas desplegables en rótulos de filas y columnas. Diseño de tabla dinámica clásica: Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la opción de arrastrar campos dentro y fuera del informe de tabla dinámica. La presentación de la estructura de la tabla dinámica será la siguiente:
Podrá arrastrar los campos desde la Lista de campos de la tabla dinámica a cada una de las zonas en la estructura. Mostrar elementos sin datos en las filas: Active o desactive para mostrar u ocultar los elementos de fila que no tienen valores. Mostrar elementos sin datos en las columnas: Active o desactive para mostrar u ocultar los elementos de columna que no tienen valores. Mostrar las etiquetas de los elementos cuando no hay campos en las áreas de valores: Activar o desactivar para mostrar u ocultar rótulos de elementos cuando no hay campos en el área de valores. Sección Lista de campos Las dos opciones siguientes se excluyen mutuamente. Ordenar de A a Z: Active esta casilla de verificación para ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinámica por criterio de ordenación alfabético.
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Ordenar según origen de datos: Active esta casilla de verificación para ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinámica según el orden especificado en el origen de datos externo. o Ficha Impresión
Imprimir botones para expandir o contraer al mostrarlos en una tabla dinámica: Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar los botones para expandir y contraer al imprimir un informe de tabla dinámica. Esta casilla de verificación no está disponible si la casilla de verificación Mostrar Aumentar botones está desactivada en la ficha Presentación de este cuadro de diálogo. Repetir etiquetas de fila en cada página impresa: Active o desactive esta casilla de verificación para repetir los rótulos del elemento actual del área de rótulos de fila en todas las páginas de un informe de tabla dinámica impreso. Establecer títulos a imprimir Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la repetición de encabezados de campos de filas y columnas y de rótulos de elementos de columna en todas las páginas impresas de un informe de tabla dinámica.
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o Ficha Datos
Sección Datos de tabla dinámica Guardar datos de origen con el archivo: Active o desactive esta casilla de verificación para guardar los datos del origen de datos externo con el libro. Habilitar Mostrar detalles: Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar la información detallada del origen de datos y, a continuación, mostrar los datos en una nueva hoja de cálculo. Actualizar al abrir el archivo: Active o desactive esta casilla de verificación para actualizar los datos al abrir el libro de Excel que contiene este informe de tabla dinámica. Sección Mantener los elementos eliminados del origen de datos Número de elementos que se van a recuperar por campo: Para especificar el número de elementos de cada campo que se almacenarán temporalmente con el libro en la caché, seleccione una de estas opciones: Automático El número predeterminado de elementos únicos para cada campo. Ninguno Ningún elemento único para cada campo. Máx El número máximo de elementos únicos para cada campo. Puede especificar hasta un máximo de 1.048.576 elementos.
b) Ficha Campo Activo • Campo Activo: Muestra el nombre personalizado del campo activo. Este nombre puede modificarse. • Configuración de campo:
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o Campo de valor
Nombre del origen: es el nombre del campo en el origen de datos. Nombre personalizado: muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinámica, o el nombre del origen si no hay ningún nombre personalizado. Para cambiar el Nombre personalizado, haga clic en el cuadro de texto y modifique el nombre. Ficha Resumir por Resumir campo de valor por: En el cuadro de lista se puede cambiar el tipo de cálculo de Resumen. Cuando el campo de valor es numérico por defecto la función de resumen es la Suma y si es de caracteres Cuenta (función Contara en la hoja de cálculo) Formato de número: Muestra la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas para seleccionar el formato de número deseado. o Campo de datos
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Nombre del origen: es el nombre del campo en el origen de datos. Nombre personalizado: muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinámica, o el nombre del origen si no hay ningún nombre personalizado. Para cambiar el Nombre personalizado, haga clic en el cuadro de texto y modifique el nombre. Ficha Subtotales y filtros • Sección Subtotales Automáticos Utiliza la función predeterminada para el campo. Ninguno Muestra el campo sin ningún subtotal. Personalizados Habilita la selección de una de las funciones listada como subtotal. • Sección Filtros Incluir nuevos elementos en el filtro manual: Active o desactive esta casilla de verificación para incluir o excluir nuevos elementos en un informe de tabla dinámica con un filtro aplicado. Expandir todo el campo: Cuando el campo activo no tiene otro campo de detalle, abre el cuadro de diálogo Mostrar detalle para elegir el campo de detalle. Cuando el campo activo tiene otro campo de detalle expande todos los elementos. Contraer todo el campo: Cuando el campo activo tiene otro campo de detalle contrae todos los elementos del campo.
c) Grupo Agrupar • Agrupar selección: Crea un grupo personalizado con los elementos seleccionados. • Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas.. • Agrupar campos: Permite agrupar el campo seleccionado de acuerdo al tipo de dato: numérico o de fecha y hora. o Agrupar elementos numéricos: 1. Seleccione el campo numérico en el informe de tabla de dinámica que desea agrupar. 2. Haga clic en Agrupar selección. 3. En el cuadro Comenzar en, escriba el primer elemento que desee agrupar. 4. En el cuadro Terminar en, escriba el último elemento que desee agrupar. 5. En el cuadro Por, escriba un número que represente el intervalo incluido en cada grupo.
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o Agrupar fechas u horas: 1. Seleccione el campo de fecha u hora en el informe de tabla dinámica que desea agrupar. 2. Haga clic en Agrupar campos 3. Escriba la primera hora o fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la última en el cuadro Terminar en. 4. En el cuadro Por, haga clic en uno o más períodos de tiempo para los grupos. Para agrupar los elementos por semanas, haga clic en Días en el cuadro Por, asegúrese de que Días es el único período de tiempo seleccionado y, después, haga clic en 7 en el cuadro Número de días. A continuación, puede hacer clic en otros períodos de tiempo por los que desee agrupar, como Mes.
d) Grupo Ordenar Pueden ordenarse tanto los datos de los campos de fila o columna como los campos valores. • A a Z: Ordena en forma ascendente dependiendo del tipo de dato. • Z a A: Ordena en forma descendente dependiendo del tipo de dato.
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Ordenar
o Sección Opciones de ordenación Manualmente…: Permite arrastrar y arreglar los elementos del modo que desee. Ascendente (A a Z): Permite seleccionar el campo por el cual se desea ordenar en forma ascendente. Descendente (Z a A): Permite seleccionar el campo por el cual se desea ordenar en forma descendente. o Sección Resumen: Muestra las distintas opciones seleccionadas. o Más opciones. Ordenar automáticamente cada vez que se actualice el informe: Permite activar o desactivar la operación de ordenación cada vez que el informe de tabla dinámica se actualiza. Primer criterio de ordenación: Permite ordenar según un criterio de ordenación definido por el usuario mediante una lista personalizada. Esta opción sólo está disponible si no se ha seleccionado la casilla de verificación de Ordenar automáticamente cada vez que se actualice el informe. Ordenar por: Permite cambiar el tipo de ordenación: • Total general: Para ordenar por valores totales generales • Valores de la columna seleccionada: Para cambiar la referencia a una celda en la fila o columna con los valores por los que desea ordenar. e) Grupo Datos • Actualizar: Cuando los datos de la tabla que dieron origen a la tabla dinámica se modifican, este cambio no se refleja en la tabla dinámica hasta que no se seleccione la opción de Actualizar dentro de este submenú
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Cambiar origen de datos: Permite cambiar el rango de datos que dieron origen a la tabla dinámica.
f) Grupo Acciones • Borrar: o Borrar todo: Elimina los datos y formatos de la tabla dinámica o Borrar filtros: Elimina los filtros establecidos en cualquier tipo de campo g) Grupo Herramientas • Fórmulas o Campo calculado Es un nuevo campo que obtiene su valor de la operación realizada entre campos existentes en la tabla dinámica.
Nombre: Denominación del campo calculado Fórmula: Fórmula que Excel utilizará para realizar el cálculo del nuevo campo. Sumar: Eliminar: Permite borrar el campo calculado. Campos: Muestra un cuadro de lista con todos los campos del origen de datos. Al seleccionar alguno de ellos y presionar el botón Insertar campo se insertará su nombre en la fórmula. o Elemento calculado Es un nuevo elemento en un campo, creado con los elementos existentes del campo.
h) Grupo Seleccionar
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Para aplicar formato, copiar datos o realizar cambios en un informe de tabla dinámica, puede seleccionar celdas individuales o regiones de datos mediante comandos. Para que se habiliten las opciones siguientes primero debe seleccionarse la opción Toda la tabla dinámica • Etiquetas y valores: Selecciona los rótulos y los datos • Valores: Selecciona sólo los datos • Etiquetas: Selecciona sólo los rótulos • Toda la tabla dinámica i) Grupo Mover tabla dinámica Permite cambiar la ubicación de la tabla dinámica. j) Grupo Mostrar u ocultar • Lista de campos: Muestra u oculta el panel de Lista de campos • Botones +/-: Muestra u oculta los botones + y – que expanden o contraen los elementos del campo • Encabezados de campos: Muestra u oculta los rótulos de campos •
Ficha Diseño
a) Grupo Diseño • Subtotales
•
o No mostrar subtotales: Oculta los subtotales de campos de columnas y de filas individuales. o Mostrar todos los subtotales en la parte inferior: Muestra los subtotales al finalizar cada grupo de elementos. o Mostrar todos los subtotales en la parte superior: Muestra los subtotales al comienzo de cada grupo de elementos. Totales Generales o o o o
Desactivado para filas y columnas: Oculta los totales de campos de columnas y de filas. Activado para filas y columnas: Muestra los totales de campos de columnas y de filas. Activado sólo para filas: Muestra los totales de campos de filas. Activado sólo para columnas: Muestra los totales de campos de columnas. 18
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Diseño de informes
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o Mostrar en forma compacta: Se usa para evitar que los datos relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla y minimizar la necesidad de desplazarse por ella. Los campos iniciales se ubican en una columna y tienen aplicada sangría para mostrar la relación de columnas anidadas. o Mostrar en forma de esquema: Se usa para esquematizar los datos al estilo clásico de tabla dinámica. o Mostrar en formato tabular Se usa para ver todos los datos en un formato de tabla tradicional y para copiar celdas fácilmente a otra hoja de cálculo. Filas en blanco o Insertar línea en blanco después de cada elemento: Incluye una fila en blanco al finalizar cada grupo. o Quitar línea en blanco después de cada elemento: Elimina la fila en blanco que se incluyó al finalizar cada grupo.
•
Opciones de tabla dinámica o Encabezados de fila: Activa o desactiva el mostrar un formato especial para los encabezados de filas o Encabezados de columna: Activa o desactiva el mostrar un formato especial para los encabezados de columnas o Filas con bandas: Activa o desactiva el mostrar filas con bandas en las que las filas pares tienen un formato diferente a las impares. o Columnas con bandas: Activa o desactiva el mostrar con bandas en las que las columnas pares tienen un formato diferente a las impares.
•
Estilos de tabla dinámica Muestra diferentes estilos de tabla dinámica para seleccionar el deseado. El estilo seleccionado se modificará de acuerdo a las Opciones de tabla dinámica elegidas.
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