Sistemas de Informacion Gd TI

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA FACULTA DE INGENIERIA E. A. P. DE INGENIERIA DE SISTEMAS

“LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN”

Gerencia de Tecnologías de la Información.

POR:

Cava Tejada, Juan Manuel Chuquilín Vallejos, Kevin Hernández Castañeda, Jhordan Willy Mantilla Quiliche, Cesar Pimentel Vilca, Franco Antonio

DOCENTE:

María Elena Vera Correa

Cajamarca, 01 de octubre del 2015.

1. Definiciones: A la hora de definir un sistema de información existe un amplio abanico de definiciones. Tal vez la más precisa sea la propuesta por Andreu, Ricart y Valor (1991), en la cual un sistema de información queda definido como: “conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”. (Hernández, 2003) Otras definiciones de sistema de información serían las propuestas por K y J Laudon (1996), para los cuales un “sistema de información es aquel conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión de una organización”. “Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (Peña, 2006) Otros autores como Peralta (2008), de una manera más acertada define sistema de información como: conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de información pueda operar y el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. (Peralta, 2008)

2. Características: 2.1. Desde su naturaleza: Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia. Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la geneantropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema. Homeostasis: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.1

2.2. Desde el tipo de sistema: Sistemas transaccionales: Su principal característica es: 

A través de estos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Sistemas de apoyo a las decisiones: La principal característica de estos es:  Apoyan la toma de decisiones, por su misma naturaleza, son repetitivos y soportan decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etcétera.

1

Gomez, M. (2011). Características de los Sistemas de Información – Ingenio DS.

Sistemas estratégicos: Su principal característica es: 

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Los Sistemas de Gestión de Información (SGI): permiten: 

Comprender la marcha de las organizaciones desde un enfoque analítico (donde queremos estar), evaluador (donde estamos) y creativo (donde podríamos estar).



Develar oportunidades que merezcan ser explotadas y contrarrestar amenazas.



Establecer los factores que resulten críticos y las necesidades asociadas con el SGI.



Estudiar el impacto de los SGI en la posición del negocio y buscar nuevas oportunidades.2

3. Objetivos: 

Dar información y datos para ayudar a la toma de decisiones.



Interaccionar con el usuario de manera más profunda.



Reducir tiempos, costos y esfuerzos. - Esto se logra movilizar a los empleados.



Capturar datos en su propia fuente. -Es posible capturar los datos al tiempo que se están generando para luego ser procesados por el sistema informático.



Centralizar el control de procesos. -Esto permite una mejor organización debido a que la responsabilidad del ingreso de datos puede quedar en una misma persona y por ende habrá un mejor control sobre los procesos a ejecutar.



Mejorar el sistema administrativo. -Una vez que se mejora la calidad y cantidad de información importante para la empresa es posible tomar decisiones certeras para la buena administración de la empresa.

4. Tipos: Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones: Básicamente es cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización, se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

2

Pérez, M. (2000). Características de los Sistemas de Información – ACIMED.

El objetivo de este sistema es, aumentar la productividad en tareas de tipo administrativo y capturar los datos relativos a las transacciones realizadas por la empresa con el fin de controlar las actividades del negocio. Las propiedades destacadas en este tipo de sistemas son: 

Rapidez: deben ser capaces de responder rápidamente.



Fiabilidad: deben ser altamente fiables, de lo contrario podría afectar a clientes, al negocio, a la reputación de la organización.



Inflexibilidad: no pueden aceptar información distinta a la establecida.

Sistema De Información Gerencial: un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas. Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: 

Calidad



Oportunidad



Cantidad



Relevancia.

Los princípiales beneficios de este sistema son: 

Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual.



Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.



Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir.



Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para encontrar y manipular la información.



Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación.



Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.

Sistemas de Soporte para la Decisión: este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada. (Sinnexus, 2015). Características o propiedades: 

Informes dinámicos, flexibles e interactivos; el usuario no se limita a listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación.



No requiere conocimientos técnicos; un usuario no técnico puede crear nuevos gráficos e informes y navegar entre ellos.



Rapidez en el tiempo de respuesta; ya que la base de datos subyacente suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart. Este tipo de bases de datos están optimizadas para el análisis de grandes volúmenes de información.



Integración entre todos los sistemas/departamentos de la compañía.



Cada usuario dispone de información adecuada a su perfil; los usuarios tienen acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible.



Disponibilidad de información histórica. En estos sistemas está a la orden del día comparar los datos actuales con información de otros períodos históricos de la compañía, con el fin de analizar tendencias, fijar la evolución de parámetros de negocio, etc.

Sistema De Información Ejecutiva: esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento. De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores, incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que considere adecuadas.

Características destacables: 

Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.



Extraen, filtran, comprimen

y

dan

seguimiento

a

información

crítica

del

negocio. 

Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.



Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfaces hombremáquina, caracterizados por graficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto.

Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS): Son sistemas de información que apoyan a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración del nuevo conocimiento en la organización. Esta diseñados para promover la creación del conocimiento y garantizar que el nuevo conocimiento y la experiencia técnica se integren adecuadamente en la empresa. Básicamente estos sistemas ayudan a los colaboradores a analizar problemas complejos y crear nuevos productos. El objetivo de este tipo de sistemas es: efectuar planificación estratégica, tener conocimiento que permitan desarrollar cada una de las actividades eficientemente. Las características más relevantes son: 

Entrada de información: especializaciones de diseño, bases del conocimiento.



Procesamiento; modelado y simulaciones.



Salida de información: modelos, gráficos, etc.



Usuarios: profesionales, o técnicos.

5. Aplicaciones: Dirección Ejecutiva: A nivel de dirección ejecutiva, los sistemas de información de las empresas están diseñados para encontrar soluciones a los problemas de las empresas y proporcionar una base de apoyo a las decisiones sobre los diferentes escenarios de los proyectos. Un sistema de información puede ayudar a determinar escenarios, tales como funciones adquisiciones, y racionalizar el proceso de planificación estratégica. Los gerentes ejecutivos como un oficial en jefe de operaciones (COO) o como un director financiero, puedan tomar decisiones empresariales basadas en daos proporcionados por el SI. A nivel ejecutivo el enfoque de los sistemas de información garantiza calidad y el rendimiento de la inversión (ROI) Gestión de Operaciones: El papel de los sistemas de información en la administración de las operaciones es fundamental. La administración de operaciones es el núcleo de cualquier empresa o negocio. En la gestión de operaciones, el diseño de los sistemas de información se puede aplicar al control de la producción, la investigación, el desarrollo y la fabricación. A pesar de que estos procesos o departamentos son independientes, los sistemas de información pueden integrar estos procesos para trabajar de manera eficiente y para producir los resultados deseados de un producto o servicio. Recursos Humanos: La gestión de recursos humanos se basa en los sistemas de información, ya que, con éstos, es posible administrar los registros de los empleados, lo cual beneficia la información y los históricos relacionados con los funcionarios. Las aplicaciones de los sistemas de información en el área de recursos humanos pueden integrar datos de los empleados en varios procesos, utilizados por los administradores de este departamento o del personal en general, para procesar los datos importantes referentes a los empleados. Los sistemas de información, por lo tanto, tienen aplicaciones para la realización de la investigación, las proyecciones de la fuerza laboral y los estatutos para el cumplimiento de las relaciones laborales.

Gestión Logística: La gestión logística incluye los procesos de envío, recepción o el desarrollo de una estructura para los bienes o los servicios. Los sistemas de información apoyan los procesos logísticos de diversas maneras, tales como las consultas en tiempo real para el seguimiento de un elemento desde el punto de envío, recepción y almacenamiento de la situación de partida y los inventarios de los artículos. Un sistema de información mejora los servicios, tales como el seguimiento de los productos en una ruta de transporte y el tiempo de llegada de las mercancías a través de un número de seguimiento automatizado. La mayoría de los transportadores de carga, tales como United Parcel Service (UPS) y Federal Express (FedEx) utilizan sistemas de información complejos para gestionar sus procesos de logística. Administración y diseño de información: Para las empresas que realizan procesamiento de datos en "forma local", los sistemas de información pueden proporcionar la estructura para los programadores, administradores de bases de datos y administradores de datos que colaboran en proyectos nuevos y existentes. Un sistema de información se puede dividir en diferentes áreas y al mismo tiempo, a través de la seguridad de datos, permitir que los empleados de funciones informáticas trabajen sobre la información o sobre proyectos de desarrollo de software en conjunto. Ahora mencionaremos algunos casos de éxito en el uso de las diferentes aplicaciones de los sistemas de información CASO 01: FUJIFILM FujiFilm Holdings es una compañía japonesa de clase mundial que comenzó con una especialización en la industria fotográfica de consumo, logrando transferir el conocimiento de sus productos hacia otras industrias como la médica, artes gráficas, cine, entre otras. FujiFilm México es la comercializadora de FujiFilm Holdings en nuestro país. Cuenta con dos divisiones de productos, mismos que se clasifican de la siguiente manera: 

Productos de consumo: cámaras digitales, productos de imagen 3D, My Photobook, productos para fotografía y papel Inkjet.



Productos especializados: sistemas médicos, artes gráficas, equipos de foto acabado, sistemas de creación de photobooks powis, cine profesional y magnético. Actualmente, tiene una amplia red de clientes, socios de negocio y colaboradores.

Antecedentes: FujiFilm México requería invertir en nueva tecnología que le permitiera agilidad, flexibilidad y crecimiento en sus sistemas de información gerencial, todo esto con el objetivo de obtener información de su ERP y BW de una forma óptima, y, sobre todo, de una manera que le permitiera compartir dicha información con otros sistemas y nuevos procesos de negocio; los cuales requerían ajuste y pruebas adicionales, pero sin afectar su producción. Solución: Los ambientes productivos de SAP ERP y SAP BW son indispensables para la toma de decisiones en FujiFilm, es por esto que el movimiento a un ambiente diferente a AS/400 y DB2 debería de ser justificado por algo más que simplemente moverlo de plataforma. SYAAT se dio a la tarea de justificar técnica y financieramente la opción de realizar el movimiento de SAP a un ambiente de sistema operativo Windows, base de datos SQL Server, equipos DELL y software de virtualización VMware. SYAAT basa sus prácticas de consultoría en metodología estándar de SAP, por tal motivo en el proyecto de FujiFilm utilizamos la metodología de Run SAP que se encuentra en SAP Solution Manager; preparada para llevar la gestión del proyecto desde su instalación en ambiente virtualizado, configuración y utilización del mismo durante todo el proyecto. El proceso de conversión del ambiente de producción de SAP de una máquina física a virtual de Vmware fue documentado en SAP solution Manager, lo cual permitió a FujiFilm obtener el conocimiento de una forma fácil y amigable. Beneficios: 

Ahorros por más de 150 USD en la renovación de tecnología, todo ello sin sacrificar funcionalidad y la posibilidad de crecimiento.



Optimización de espacio físico del Site, lo que inmediatamente se traduce en ahorros en energía eléctrica, administración de equipos, costos de mantenimiento del hardware y costo de pertenencia.



Flexibilidad y agilidad para la realización de pruebas y ajustes a proceso del negocio.



Tiempos de respuesta óptimos para la creación de ambientes de prueba.



Mejora en sus niveles de servicio por parte de área de TI.



Decremento en la utilización del tiempo del personal de TI para la administración de los ambientes SAP.



Adopción de nuevas prácticas de administración de ambiente SAP por medio de SAP Solution Manager.

CASO 02: AFORE XXI Afore XXI es una Administradora de Fondos para el Retiro, encargada de manejar las Cuentas Individuales de los trabajadores, donde patrones, gobierno y el propio trabajador aportan recursos para formar su fondo de pensión, éstos se invierten de forma segura, buscando obtener los mejores rendimientos, con el objetivo de incrementar la pensión que les permita prever y prepararse para disfrutar su vida en el retiro. Antecedentes: AFORE XXI llevó a cabo una serie de proyectos de renovación tecnológica en sus sistemas de gestión de información, en donde se consideraba la implementación del módulo de Nómina y Recursos Humanos. El objetivo principal del proyecto fue disponer de un único sistema de gestión global que consolidara la información de todo el personal, así como la integración y análisis de datos con otras áreas como la Financiera y Contable. Alcance de la implementación: Afore XXI decidió implementar la funcionalidad de Recursos Humanos y Nómina de SAP. Con ello, además de haber sustituido sus aplicaciones propias, mejoraría y optimizaría los procesos del negocio de las siguientes áreas: 

Organización (OM)



Administración de Personal (PA)



Administración de Tiempos (TM)



Nómina (PY)

El sistema debía implementarse bajo una visión integradora y global, tanto de procesos, sistemas y personas, que permitiera llevar una administrar, de forma sencilla, los procesos (end-to-end) que se desarrollan dentro del ámbito del área de Recursos Humanos. Desarrollo de la Implementación: El proyecto se inició en septiembre de 2010 con la elaboración de un análisis de situación actual en el que se plasmaron los procesos que se gestionaban en la aplicación actual, así como de los diferentes departamentos involucrados. Posteriormente, SYAAT impartió un taller de entrenamiento a usuarios en sus servidores, mismo que contribuyó en que conocieran la funcionalidad de HCM y definieran los procesos de negocio correspondientes al área para el diseño de la solución.

Una vez realizado el diseño de la solución, se integró SAP con otro sistema llamado SAFRE para recibir los pagos a realizar a los empleados en nómina y para enviar de SAP los movimientos de personal necesarios para que SAFRE calculara dichos pagos. Al finalizar la fase de diseño se definieron los requerimientos para la carga inicial del sistema y se libraron las dificultades encontradas en la depuración de los datos para la carga inicial del sistema. Las claves del éxito de la implementación radico en los siguientes aspectos: 

Focalización del arranque delimitado a la funcionalidad definida en la propuesta del requerimiento formal.



Total, implicación y excelente trabajo del área usuaria lo que posibilitó el ajuste de los procesos y la depuración definitiva de los datos.

Beneficios: Afore XXI ahora cuentan con un Sistema de Gestión de Recursos Humanos que da soporte a los cambios organizacionales y funcionales necesarios para afrontar el nuevo modelo de operación. Con ello se ha conseguido, no sólo incrementar la calidad de los servicios prestados por el área de Recursos Humanos al resto de la organización, sino optimizar los procesos y facilitar la operación en el desempeño de las funciones de los usuarios dentro del área. 

Centralización y optimización del manejo de información del área de Recursos Humanos.



Acceso en tiempo real a la información lo que acelera la toma de decisiones por parte del personal.



Optimización e integración de los procesos de Recursos Humanos.



Incrementar el tiempo de los recursos destinados al área en actividades que generan más valor.



Cambio a procesos y reestructuración de funciones en el sistema.



Visión a Futuro sobre la infraestructura necesaria de TI para atender rápidamente los requerimientos de las áreas de negocio.

Así como estos casos de éxito existen muchos más, como por ejemplo los casos de: FLEXI, GRUPO GIGANTE, PRICE SHOES, CASA LEY, etc.

6. Referencias: Hernández, A. (2003). Los Sistemas de Información: Evolución y Desarrollo. Consultado el 29 de 09 de 2015, de Academia: https://www.academia.edu/8010141/LOS_SISTEMAS_DE_INFORMACIÓN_EVOL UCIÓN_Y_DESARROLLO Peña, A. (2006). Ingeniería de Software: Una Guía para Crear Sistemas de Información. Consultado el 29 de 09 de 2015, de wolnm: http://www.wolnm.org/apa/articulos/Ingenieria_Software.pdf Peralta, M. (2008). Sistema de Información. Consultado el 30 de 09 de 2015, de Econlink: http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/definicion IZAMORAR. Beneficios e Importancia y Objetivos de los Sistemas e Información. Consultado el 30 de 09 de 2015, de IZAMORAR: http://izamorar.com/beneficios-importancia-y-objetivos-de-un-sistema-deinformacion/ K., &. L. (2004). Sistemas de información gerencial: administración de la empresa. (Octava ed.). México: Parson Educación. Mazariegos, A. d. Gestiopolis. Sistemas de Información para Ejecutivos. Consultado el 30 de 09 de 2015, de gestiopolis: http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-para-ejecutivos/ Sinnexus. Sistemas de Información, Soporte y Decisiones. Consultado el 30 de 09 de 2015, de Sinergia e Inteligencia de Negocio S.L.: http://www.sinnexus.com/business_intelligence/sistemas_soporte_decisiones.aspx eHow. (s.f.). Aplicaciones de sistemas de Información en Empresas. Consultado el 30 de 09 de 2015, de ehowenespa. http://www.ehowenespanol.com/aplicacion-sistemas-informacion-empresassobre_481910/ SYYAT. (s.f.). Casos de Éxito de Sistemas de Información. Consultado el 30 de 09 de 2015, de syaat. http://www.syaat.com/casos_exito.html 1. Gómez, M. (2011). Características de los Sistemas de Información. Consultado el 30 de 09 de 2015, de Ingenio DS: https://ingeniods.wordpress.com/2011/10/03/caracteristicas-de-los-sistemas-deinformacion-si/ 2. Pérez, M. (2000). Características de los Sistemas de Información. Consultado el 30 de 09 de 2015, de ACIMED: http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S1024-94352009001100006&script=sci_arttext