Autores: Ing. Agr. Msc Adrián Gargicevich Mauro Grassi
Fundamentación y problema En los procesos de cambio, las organizaciones establecen nuevos objetivos a fin de poder llegar a la situación deseada. Para poder cumplir con estos objetivos se fija un conjunto de acciones o actividades que constituyen los pasos a seguir en un “camino” imaginario hacia la nueva organización buscada. Sin embargo, no siempre las acciones realmente realizadas se condicen con aquellas proyectadas. Por lo tanto es probable que el “camino” seguido se haya desviado del trazado originalmente. Para ello proponemos esta herramienta cuyo objetivo es analizar la alineación entre las acciones y los objetivos.
Objetivo Esta herramienta sirve para: constatar en qué medida las acciones/actividades se corresponden con los objetivos planteados planteados; identificar objetivos para los cuales no se han ejecutado aún acciones/actividades; inducir procesos de autorreflexión a nivel interno rediseñando acciones/actividades.
Preguntas relevantes La herramienta gira en torno a tres preguntas relevantes: ?
¿Cuál es el camino trazado?
? ¿De qué manera las acciones/actividades nos conducen por el camino trazado?
¿Cuáles son los cambios a introducir para alinear acciones/ actividades con los objetivos? ?
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Resultados esperados Los resultados esperados son: Que los integrantes de la organización revisen el camino trazado. Un listado de acciones/actividades no alineadas con el camino deseado. Que se disparen decisiones proactivas que induzcan cambios en las acciones/actividades en la organización.
Procedimiento de trabajo sugerido Presentamos a modo de ejemplo esta opción para operar esta herramienta. Alentamos a la creatividad de los usuarios para modificar o crear otras opciones. Consiste en organizar una jornada de debate entre todos los miembros de la organización. Para un buen resultado es importante lograr la participación activa de personas pertenecientes a todos los niveles, funciones, áreas de la organización, etc. La actividad estará centrada en reflexionar acerca de la alineación entre las acciones y los objetivos organizacionales; de los efectos sobre el funcionamiento de la misma; y en la elaboración de las recomendaciones de acción necesarias. La interacción permanente entre los participantes de la jornada favorece la liberación de energía necesaria para provocar la autorreflexión; este efecto tiene como consecuencia la aceleración del proceso de cambio. De esta manera se favorece el intercambio de los resultados del proceso sobre la marcha y, a su vez, la posibilidad de reformular el mismo, de ser necesario.
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Para arribar a mejores resultados se requerirá la presencia de un facilitador de procesos participativos que en todo momento propicie la expresión libre y abierta de los participantes y mantenga el objetivo a lograr. Para comenzar es necesario rescatar los textos donde se encuentren plasmados los objetivos de la organización y las acciones previstas para alcanzarlos. En el mismo sentido, rescatar los textos donde se registren las acciones y/o actividades realizadas tales como informes, agendas de trabajo, etc. Si no existieran dichos registros, proponemos –reunidos en asamblea– tratar de reconstruir la ruta recorrida, es decir, registrar los objetivos planteados y las acciones/actividades realizadas hasta el momento del análisis. Como medio de registro y visualización del proceso ofrecemos la siguiente matriz. La misma puede ser procesada en un pizarrón o afiche donde pueda ser visualizada por el grupo.
El facilitador orientará al grupo a reflexionar respecto del valor que adquiere la acción que se está analizando en relación a los objetivos. Dentro de la tabla para cada acción/actividad se establecen valores de evaluación (nulo-bajo-medio-alto, o cualquier otro que se considere).
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Si los participantes lo desean puede profundizarse el análisis hacia adentro de cada celda de la matriz, analizando por ejemplo cómo fue la organización, el desarrollo, el efecto, etc. La matriz será el punto de partida para la reflexión grupal a fin de poder establecer los pasos a seguir.
Contacto para devolver impresiones del uso de esta herramienta:
[email protected]
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