Proyecto Final Costos

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Facultad de Administración Especialización Administración Financiera Materia: Sistema de Información de Costos Alumnos: 1. Yudy Elizabeth Bautista Gamba 2. Jose Guillermo García Serrano 3. Laura Daniela Hernández Bedoya 4. Andrea Paola Martin Alfonso 5. Ángel David Pérez Palacios Fecha: Noviembre 22 de 2015 PROYECTO FINAL - Caso: Legis Editores Legis nace en 1952 como respuesta ante la ausencia de una entidad estatal que divulgara las leyes de manera permanente y en forma comprensible y sencilla, para que tanto el abogado como el empresario y el mismo estado, contaran con información legal organizada, completa y actualizada periódicamente. De la experiencia de los fundadores en el ejercicio de la profesión de abogados, nace la idea de realizar unas compilaciones jurídicas que fuesen una herramienta de trabajo diario. La idea provino de la necesidad de tener a la mano, en un solo tomo actualizable, lo esencial de cada disciplina, perfeccionando una metodología compilativa que permitiera encontrar en un solo sitio la información pertinente a la materia que se esté consultando: las normas principales, complementarias, concordancias, extractos jurisprudenciales y doctrinales, ejemplos de aplicación práctica y minutas y por eso en 1957 se inicia la entrega en producto físico de compilaciones legales por campos del derecho público, privado y de materias especializadas. La nueva era de LEGIS brinda a los clientes soluciones integrales, con el fin de facilitarles y optimizar aún más su gestión profesional y trabajo diario. LEGIS ha desarrollado un sistema integrado que incluye herramientas de software de alto nivel de desarrollo, que le permite a las entidades públicas administrar su flujo de trabajo, procesos judiciales, documentación y, en general, su gestión, para el perfecto funcionamiento de la entidad. La compañía esta subdividida en las siguientes unidades de negocio (imagen 1):

Imagen 1 Unidades de Negocio, Fuente: Información Corporativa

La Unidad de Información Jurídica es la encargada de producir el contenido de todos los títulos jurídicos que desarrolla la compañía y de comercializarlos, la industria donde participa es oligopólica, es líder absoluto y tiene competidores pequeños poco posicionados, la mayor amenaza es la sustitución debido al acceso gratuito de la información, los compradores tienen poca capacidad de negociación pues la información jurídica es necesaria para su ejercicio profesional. Actualmente la Unidad maneja 8 líneas de negocio entre productos impresos, electrónicos y bimediales, los cuales se describen a continuación:

Linea de Producto Códigos básicos Guias, manuales y cartillas Literatura Juridica Hojas Sustituibles Legisnet Multilegis Publicaciones Electrónicas especializadas Revistas

Medio Papel Papel Papel Electrónico Bimedial Electrónico Electrónico Bimedial

Tabla 1. Lineas de Producto Fuente: Información Corporativa

Los costos de la unidad se consolidan en 3 grandes grupos: a. Costos de Venta: Este rubro consolida toda la impresión y encuadernación de los títulos impresos, este proceso lo realiza la Unidad de Impresos de la compañía y se realizan cobros entre unidades para realizar el pago respectivo, estos varían de acuerdo a la producción que se requiere. b. Costos de redacción: Aquí se consolidan todos los costos del equipo Editorial de la Unidad, es decir del grupo de redactores (abogados), correctores, recolectores, digitadores y demás que trabajan en el proceso de la elaboración del contenido de todas las obras (sin diferenciar la línea de producto), el proceso Editorial consolida las actividades descritas en el anexo 1., teniendo presente que el proceso de manufactura no lo maneja la Unidad. c. Costos de I+D: En la Unidad se tiene un equipo de 32 ingenieros de desarrollo que trabajan en los diseños de los aplicativos electrónicos de todas las obras que se desarrollan en la Unidad, este se divide en los siguientes grupos de trabajo: Infraestructura, innovación, mesa de ayuda y desarrollo, los costos de Infraestructura y mesa de ayuda son fijos, el primero se refiere a la utilización de productos como internet, telecomunicaciones, servidores, etc. Mesa de ayuda consolida los costos relacionados con los ingenieros que dan soporte tanto a usuarios internos como externos de los aplicativos, los ingenieros de desarrollo mensualmente entregan un reporte de horas de dedicación a cada proyecto y sobre estos porcentajes se distribuyen los salarios y gastos correspondientes.

Adicional se tiene gastos de ventas y gastos administrativos, los gastos de venta consolidan todo el personal (con sus gastos relacionados) de comercial, servicio al cliente, operaciones y mercadeo y los gastos administrativos los gastos relacionados con las unidades de apoyo, como son contabilidad, financiera, servicios generales, gestión humana y logística, estos gastos se asignan de acuerdo a las horas de dedicación pero sobre la unidad no se diferencian por otro tipo de rubro. Generalidades del caso En enero del año 2015 llegó a la Unidad de negocio una nueva gerencia, este nuevo equipo de trabajo analizó la metodología de costeo implementado por la compañía, dicha metodología consiste en asignar los costos indirectos tomando como base los costos de materias primas ya que al revisar la historia de la compañía se refleja que estos costos son los más relevantes para la Unidad pues sus productos más importantes y los que han generado las mayores utilidades son los impresos (códigos básicos, guías manuales y cartillas, literatura jurídica y Obras en HS), y la unidad de impresos a pesar de que es parte de la empresa cobra una ganancia del 30% sobre los productos que la unidad de Información Jurídica le solicita producir.

Tabla 2. Costos Directos e Indirectos por método actual Fuente: Información Corporativa

De los costos indirectos se asigna el 90% a la línea de papel y 10% a la bimedial (de acuerdo al análisis realizado sobre las ventas y costos de la compañía se considera el 40% de la parte bimedial como papel y el 60% como producto electrónico), es bueno considerar que la línea electrónica surgió por la necesidad y los cambios en el mercado y que actualmente es en la que más recursos se ha invertido. Al revisar los estados financieros (anexo 2), no se reflejan los resultados de forma clara, por lo cual la nueva Gerencia necesita identificar los siguientes factores para iniciar su operación: 1. Cuál es la unidad menos rentable actualmente? 2. Cuál es el método de costeo que refleja la realidad del a compañía? 3. Con la amenaza de sustitución de papel a electrónico cual debe ser la estrategia de la empresa?

Marco Teórico

Método de costeo ABC y método directo Según lo leído en la nota técnica de Harvard preparada por el profesor Kaplan (2001); éste método, el cual está basado en la asignación de costos por actividades, en donde cada actividad es especificada y se asignan a los objetos de costos acorde a la utilización que los mismos hacen de cada actividad, es decir se calculan unas tasas las cuales son proporcionales a la cantidad de veces que el objeto de costos realiza tal actividad; por lo cual debe “pagar más” por la realización de cada actividad. Se hace especial énfasis en la definición del costeo ABC para mostrar su relevancia en nuestro caso, debido a que las líneas de publicación de Legis necesitan de actividades que se realizan para alcanzar un producto final; como por ejemplo recopilar la información, analisis de la información, digitalización (para el caso de la línea digital), correcciones, actualizaciones etc. Por lo tanto la integración de ésta metodología con el caso es pertinente para analizarlo desde el punto de vista de costeo ABC para responder a las preguntas planteadas para el proyecto; ayudando a la compañía a generar una visión sobre reantabilidad de las líneas y la posisión que presentan las mismas para su posición estratégica futura de la empresa ante posibles amenazas o cambios en el entorno; como lo es por ejemplo el reemplazo total del papel por el contenido eletrónico. Dada la información sumistrada por la compañía elegimos los drivers analizando la actividad realizada, y la relación existente entre la actividad y los recursos usados y/o involucrados. Para responder a la segunda pregunta planteada pusimos en contraste el método de costeo ABC con el método directo (usado actualmente por Legis), para hallar en la compañía una forma más precisa para realizar el procedimiento del costeo. Dada la naturaleza de la compañía en donde existen costos innerentes a la fabricación y otros costos fijos en los cuales se incurre, al tener esa distinción bastante clara se decide ser bastante concreto con el análisis y hacer la comparativa entre los dos métodos: Costeo ABC y Costeo Directo. El método de costeo directo se integra a nuestros análisis debido a que por disposiciones de la compañía es el método que actualmente se utiliza, por lo tanto decidimos hacer parte de nuestro trabajo averiguando si existen actualmente rentabilidades diferentes en contraste con el método ABC para las tres líneas de producción que existen en la Compañía. El contraste de los dos métodos nos ayudará a encontrar posibles diferencias entre la unidad menos rentable actualmente entre un método y el otro.

Solución de Caso Para dar respuesta a las preguntas del gerente se implementa un análisis de costos indirectos utilizando costeo ABC para el año 2014. Antes de desarrollar del método se presenta un diagrama que ilustra sobre la asignación de costos.

LEGIS

COSTOS INDIRECTOS

RECOPILAR

HORA HOMBRE

ANALIZAR

HORA HOMBRE

DIGITALIZA

CORREGIR

No. DE DIGITALIZAC.

No. DE TRAB CORREGIDO.

COSTOS DIRECTOS

PREPRENSA

MANU FACTURA

No. DE IMPRESION

No. UNDS PRODUCIDA

ACTUALIZA

No. DE ACTUALIZAC.

PUBLICA INTERNET

MANO DE OBRA

MATERIAL

ACTIVIDADES

No. UNDS PUBLICADA

DRIVER

LINEAS PAPEL

ELECTRONICO

BIMEDIAL

Imagen 2 Distribución de costos por método ABC Fuente: Creación propia

En primer lugar se identifican las actividades que participan en cada una de las líneas de productos de la empresa, posteriormente se asocian los costos indirectos de cada actividad.

ACTIVIDADES

PAPEL

ELECTRÓNICO

BIMEDIAL

Recopilar información Análisis de la información Digitalización Corrección técnica Actualizar información Preprensa Manufactura Publicación en internet

X X

X X X X X

X X X X X X X X

X X X X

X

2014 Total Costos Indirectos $ 197.35 $ 1,184.10 $ 394.70 $ 394.70 $ 197.35 $ 394.70 $ 789.40 $ 394.70 $ 3,947.00

Tabla 3. Asignación de costos indirectos por actividad Fuente: Creación propia

Es necesario identificar los drivers, para ello se relacionarán las unidades una vez se determine si son de duración, transaccionales o de intensidad, esta información sumada a la producción de cada actividad permiten calcular los drivers o tasa de indirectos que corresponde una división entre el total indirectos y la sumatoria de la producción para cada actividad.

ACTIVIDADES Recopilar información Análisis de la información Digitalización Corrección técnica Actualizar información Preprensa Manufactura Publicación en internet

PRODUCCION Negocio Negocio Negocio papel electrónico bimedial 12,096 6,048 6,048 24,192 12,096 24,192 0 2,719 19,974 171,122 2,719 22,691 684,488 10,876 90,764 171,122 0 9,076 171,122 0 9,076 0 2,719 11,984

Base de Aplicación Cantidad

Driver

24,192 Hr/Hombre 60,480 Hr/Hombre 22,693 # digitalizaciones 196,532 # trabajos corregidos 786,128 # actualizaciones 180,198 # impresiones 180,198 # unidades producidas 14,703 # unidades publicadas

Tasa de Indirectos $ 0.0082 $ 0.0196 $ 0.0174 $ 0.0020 $ 0.0003 $ 0.0022 $ 0.0044 $ 0.0268

Tabla 4. Cálculo de Drivers Fuente: Creación propia

Con los drivers se determinan los gastos indirectos por actividad y por línea de producto, que es el producto entre drivers y la cantidad producida.

Recopilar información Análisis de la información Digitalización Corrección técnica Actualizar información Preprensa Manufactura Publicación en internet COSTO INDIRECTO X LINEA

Negocio Negocio papel electrónico $ 98.67 $ 49.34 $ 473.64 $ 236.82 $ 0.00 $ 47.29 $ 343.67 $ 5.46 $ 171.83 $ 2.73 $ 374.82 $ 0.00 $ 749.64 $ 0.00 $ 0.00 $ 72.99 $ 2,212.27 $ 414.63

Negocio bimedial $ 49.34 $ 473.64 $ 347.41 $ 45.57 $ 22.79 $ 19.88 $ 39.76 $ 321.71 $ 1,320.09

TOTAL $ 197.35 $ 1,184.10 $ 394.70 $ 394.70 $ 197.35 $ 394.70 $ 789.40 $ 394.70 $ 3,947.00

Tabla 5. Costos Indirectos por línea Fuente: Creación propia

A partir de los costos indirectos por línea se puede definir la rentabilidad de cada una para compararla con la determinada por el método simple.

COSTO INDIRECTO X LINEA COSTO DIRECTO X LINEA INGRESOS UTILIDAD BRUTA Margen bruto

Negocio Negocio papel electrónico $ 2,212.27 $ 414.63 $ 5,887.37 $ 1,236.76 $ 18,750.01 $ 11,350.08 $ 10,650.37 $ 9,698.69 57% 85%

Negocio bimedial $ 1,320.09 $ 1,451.17 $ 10,122.80 $ 7,351.54 73%

Tabla 6 Margen Bruto de líneas de producto Fuente: Creación propia

TOTAL $ 3,947.00 $ 8,575.30 $ 40,222.89 $ 27,700.59 69%

Es necesario comparar los costos indirectos actuales con los hallados por el método ABC, la siguiente tabla muestra las condiciones reales de rentabilidad. PAPEL Costos directos Costos indirectos Ingresos Utilidad bruta Margen bruto

ACTUAL $ 5,887.37 $ 3,552.30 $ 18,750.01 $ 9,310.35 50%

ABC $ 5,887.37 $ 2,212.27 $ 18,750.01 $ 10,650.37 57%

ELECTRÓNICO ACTUAL ABC $ 1,236.76 $ 1,236.76 $ 0.00 $ 414.63 $ 11,350.08 $ 11,350.08 $ 10,113.31 $ 9,698.69 89% 85%

BIMEDIAL ACTUAL ABC $ 1,451.17 $ 1,451.17 $ 394.70 $ 1,320.09 $ 10,122.80 $ 10,122.80 $ 8,276.93 $ 7,351.54 82% 73%

Tabla 7 Comparativo de Margen Bruto de líneas de producto Fuente: Creación propia

Para dar respuesta a las preguntas formuladas por el caso podemos ver que actualmente la unidad de negocio menos rentable es la de papel esto se puede ver en el uso de las dos metodologías debido a que por el método directo la rentabilidad de la unidad de papel es de 50% en contraste al 89% de la unidad electrónica y del 82% para la bimedial. Esto se puede confirmar a través de usar el costeo ABC por medio del cual buscábamos el impacto que tenían los costos indirectos en la producción de las obras que genera Legis, si bien no cambió la respuesta y la unidad de papel sigue siendo efectivamente la menos rentable su rentabilidad subió al 57% mientras que la rentabilidad de la unidad electrónica bajo al 85% y la bimedial al 73% debido a que ahora cubren los costos indirectos como el análisis y recopilaciones la información de una forma más equitativa entre las unidades de negocio. El mejor método para el caso de Legis es el costeo ABC considerando que los costos indirectos entre todas las líneas son el 31.52% de los costos totales para la producción, el cual es una suma significante teniendo un impacto relevante en la rentabilidad de las diferentes unidades de negocio debido a que si siguen usando el método directo estarían subcosteando la línea electrónica y bimedial, mientras castigan a la línea de papel aun cuando una gran proporción de los costos indirectos se comparten entre todas las líneas equitativamente si se usa el costeo ABC, o se comparte bien sea entre papel y bimedial o electrónica y bimedial. (Kaplan, 2001) Dados los cambios en el mercado que se mueve la compañía, pasando a tener mayor participación los productos electrónicos, al empresa debe acordar estrategias que impulsen a sus clientes de productos de papel de cambiarse a los demás formatos, pero dentro de la compañía, dado que las ventas de los productos electrónicos ha disminuido en los últimos años, lo cual va en contravía con el mercado y al empresa debe estar perdiendo participación. De tal forma, teniendo una rentabilidad bruta del 85% en el negocio electrónico debe desarrollar propuestas de valor que estén alineadas a las necesidades del cliente tanto en calidad como en precio, para así lograr capturar la venta perdida del negocio de papel en alguna de las demás categorías de producto, claramente esto dará una rentabilidad menor por la proporción de costos que se deberán dedicar pero esto será compensado con el volumen de compra que estarán atrayendo a la compañía.

BIBLIOGRAFIA Kaplan, R. (2001). Introduction to activity based costing. Harvard Business school. Horngren, C., Datar, S., & Foster, G. (2007). Contabilidad de Costos. Mexico: Pearson Educacion de México.

Anexo 1. Proceso Editorial - Unidad de Información Jurídica - Legis Editores.

Anexo 2, PYG históricos - Unidad de Información Jurídica - Legis Editores.