PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO EN UNA PYME

PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO EN UNA PYME Roberto Carlos Masabanda Pilataxi

INTRODUCCIÓN:

La estructura y organización adecuada del departamento financiero de toda Institución constituye una herramienta básica para llevar a cabo el desarrollo de las actividades dentro del mismo, de una manera satisfactoria y así garantizar un correcto funcionamiento interno del departamento y la organización.

En la actualidad existen PYMES que no tienen definido una estructura organizacional financiera adecuada, esto se debe a la carencia de personal en el departamento ya sea por presupuesto o por falta de visión empresarial, provocando que el poco personal que labora dentro del área sea considerado como multifuncional, que trae como consecuencia que las actividades no sean desarrolladas de manera oportuna, eficiente y eficaz. Como efecto de lo mencionado los objetivos que desea alcanzar la Dirección Financiera no son logrados en su totalidad y por ende el objetivo general de la empresa también se ve afectado en su cumplimiento.

Es importante que toda empresa grande, mediana o pequeña cuente con una Dirección Financiera bien estructurada, y que las actividades sean ejecutadas de acuerdo al perfil de cada persona para lo cual fue contratado, es decir si se contrata una persona para que lleve el cargo de Tesorero, sus funciones deben ser netamente encaminadas a la recuperación de las cuentas por cobrar, cumplimiento con obligaciones a proveedores y de más actividades relacionadas con su función de Tesorería. Una organización financiera correctamente estructurada permitirá la eficiencia de su gestión, y por ende contribuirá al logro de los objetivos empresariales.

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PROPUESTA DE UN ORGANIGRAMA DEL ÁREA FINANCIERA

DIRECTOR FINANCIERO 1. Mantenimiento y mejora de la calidad de los procedimientos. 2. Implementar buenas y pioneras estrategias para un buen aprovechamiento de los recursos financieros de la empresa. 3. Análisis de resultados operacionales y de gestión de la empresa 4. Dirigir las decisiones financieras de la empresa. 5. Elaboración del presupuesto anual de la empresa. 6. Control y revisión de trabajo del personal a su cargo

CONTABILIDAD TESORERIA

1. Registro de los movimientos diarios de la empresa relacionados con esta área. 2. Elaborar las conciliaciones bancarias mensuales de los bancos de la empresa. 3.Supervisar el cumplimiento de las tareas asignadas al personal a su cargo. 4. Coordinación de inventarios, bajas y compras con el área operativa 5. Cumplimiento oportuno con provisiones y registros referentes a las obligaciones con Organismos de Control. 6. Elaboración y presentación de Balances oportunos. 7. Apoyo a las demás áreas en cuanto a temas contables financieros y coordinar tareas. 8. Control y supervisión del personal a su cargo.

1. Gestión de los cobros 2. Pago a proveedores 3. Contabilización de todas las operaciones relacionadas con la tesorería 4. Realizar transferencias a las cuentas de roles. 5. Coordinar y cancelar oportunamente las obligaciones por Organismos de Control. 6. Elaboración de Flujo de Efectivo

ASISTENTE CONTABLE 1. Elaborar los soportes para la declaración mensual de impuestos 2.Preparar el anexo transaccional 3.Elaborar la nómina del personal y preparar la liquidación de haberes del personal saliente 4.Llevar de manera ordenada y organizada el archivo del departamento. 5.Preparar la documentación para la devolución del IVA en caso de realizar estos trámites. 6.Realizar otras tareas contables de acuerdo al cargo. 7.Recibir las facturas de compras y registrar en el sistema contable 8.Ingreso de facturas de compras al sistema que maneje la empresa 9.Apoyo en el cierre de Balances ( cierre de cuentas)

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1.1 Funciones del Departamento Financiero de una Pyme

El Departamento Financiero debe contar con una buena estructura financiera, definida con la división de actividades acordes a sus perfiles y cargos asignados, como se mencionó anteriormente es importante que las personas que formen el departamento cumplan netamente las actividades referentes a sus cargos y se llegue al logro de resultados positivos y oportunos puesto que es recomendable que el personal no sea multifuncional.

A continuación se detallas los cargos y funciones que se recomienda

debe tener el

Departamento Financiero de una PYME:

1.1.1 Dirección Financiera

Tiene como misión fundamental dirigir a sus subordinados del departamento y la de actuar como asesor e instrumento funcional en materia financiera del director general de quien dependa.

Una y otra responsabilidad exigen de él que establezca las políticas y procedimientos financieros que hayan de aplicarse en la empresa. Entre sus funciones podemos destacar: 

Mantenimiento y mejora de la calidad de los procedimientos.



Guardián del recurso financiero de la empresa.



Responsable de las nuevas actuaciones financieras que se van a llevar a cabo.



Estratega, el director financiero deberá implementar buenas y pioneras estrategias, por ejemplo para asegurar un eficiente aprovechamiento de los recursos financieros de la empresa, para sacar el máximo partido de los mismos.

Otras responsabilidades importantes que deberá asumir son las siguientes: 

Determinar políticas de estrategia y operación del sistema financiero de la empresa. 3



Análisis de resultados operacionales y de gestión de la empresa.



Generar indicadores que evalúen al desarrollo de la empresa.



Dirigir las decisiones financieras de la empresa, que aseguren el mejor rendimiento de los recursos de la empresa.



Control y revisión de trabajo del personal a su cargo.

Es importante mencionar que el Director Financiero debe tener a su cargo una buena elaboración del Presupuesto anual, en la práctica existen PYMES en las que el Director Financiero suele ser la única persona que interviene en la elaboración del presupuesto, esto debe ser mejorado debido a que existen necesidades de las áreas alternas a este Departamento, por lo cual se puede mencionar que es importante que en la elaboración del presupuesto se solicite la intervención de los Jefes de cada área y así se dé a conocer las necesidades de toda la empresa, de esta manera se contará con un presupuesto completo y bien definido, buscando satisfacer todas las necesidades de la organización

1.1.2 Tesorería

Un tesorero es la persona que se encarga en una empresa, entidad o asociación, de gestionar y dirigir los asuntos relacionados con los movimientos económicos o flujos monetarios.

Las principales funciones que debe desempeñar la persona encargada de tesorería incluyen gestión de los cobros, realización de los pagos a proveedores, control del cumplimiento de las condiciones bancarias, pagos de nóminas, etc. Podemos resumir en las siguientes: 

Gestión de los cobros, realizando los ingreso en el/los banco/s de los distintos medios de pago utilizados por cada cliente para efectuar sus pagos (transferencia, cheque, pagaré, letra, recibos, etc.).



Realización de los pagos a cada proveedor según el medio de pago con el que trabaje la empresa (transferencia, cheque, pagaré, letra, recibos, etc.). 4



Contabilización de todas las operaciones relacionadas con la tesorería, como los cobros, los pagos, las transferencias, etc.



Controlar de forma estricta el cumplimiento de las condiciones pactadas con los bancos.



Pagos de nóminas una vez que se cuente con las revisiones y aprobaciones necesarias.



Realizar transferencias a las cuentas de roles para el pago de nómina.



Cancelar oportunamente en los tiempos estipulados por el Ministerio de Relaciones Laborales todos los beneficios sociales.



Coordinar la cancelación oportunamente en los tiempos estipulados por el IESS las planillas de aportes, préstamos quirografarios, fondos de reserva, etc.



Elaborar un flujo de efectivo semanal para la planificación de pagos.

1.1.3 Contabilidad

El área de contabilidad será la responsable de la contabilización de documentos y transacciones que genere día a día la empresa.

Es departamento contable es el responsable de la mayor y mejor fuente de información que posee la empresa, para ello, pondrá todos los medios y esfuerzos necesarios para facilitar esa información de una forma rápida, eficaz, oportuna y fiable.

1.1.3.1 Contador

Persona capaz de estructurar el sistema de procesamiento de operaciones más adecuado que proporcione la información financiera confiable para tomar a tiempo las decisiones más acertadas.

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El contador es el profesional que proporciona las técnicas más apropiadas para la mejor administración de la empresa.

Se puede mencionar también que el personal que labora en esta área debe trabajar con mucha responsabilidad y poder evitar cualquier error en su trabajo, pues de ello depende obtener una información que sea fiel, reflejo de la realidad y apoyo para decisiones empresariales.

Entre sus principales funciones se tiene: 

Registro de los movimientos diarios de la empresa relacionados con esta área.



Elaborar las conciliaciones bancarias mensuales de los bancos de la empresa.



Elaborar las provisiones mensuales de los beneficios sociales mediante el control extracontable.



Mantener cuadros extracontables y en el sistema las depreciaciones de Activos Fijos actualizados.



Registrar mensualmente la amortización de los seguros de la empresa.



Conciliar los ingresos registrados de las ventas vs. las facturas emitidas.



Conciliar y depurar todas las cuentas del balance general y del estado de resultados para obtener saldos confiables.



Elaborar cuadros extracontables y notas explicativas mensuales de las cuentas del balance general.



Elaboración y presentación de balances mensuales al Gerente y Dirección Financiera.



Elaboración de declaraciones y el cumplimiento de obligaciones oportunas con el SRI, del Impuesto a la Renta anual junto con la conciliación tributaria y de más anexos que respaldan el formulario. 6



Supervisar el cumplimiento de las tareas asignadas al personal a su cargo.



Revisar los reportes de sueldos quincenales y mensuales para las correcciones del pago.



Apoyar a las demás áreas en cuanto a temas contables financieros y coordinar tareas.



Coordinación de inventarios, bajas y compras con el área operativa.



Revisión y control de los soportes entregados para la reposición de las diferentes cajas.



Arqueos de caja sorpresivos.



Elaboración y presentación de Balances oportunos.

1.1.3.2 Asistente Contable

El Asistente Contable es quien apoya en el cumplimiento de las tareas contables de manera eficiente y estará bajo el control y supervisión del Contador (a) de la empresa.

Este asiste al Contador o funcionario superior responsable de llevar la Contabilidad de los establecimientos, trabaja por su cuenta al servicio de la pequeña, mediana o grandes empresas.

Entre las funciones que debe realizar son:

1. Elaborar los soportes para la declaración mensual de impuestos.

2. Preparar el anexo transaccional.

3. Elaborar la nómina del personal y preparar la liquidación de haberes del personal saliente.

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4. Llevar de manera ordenada y organizada el archivo del departamento.

5. Preparar la documentación para la devolución del IVA en caso de realizar estos trámites.

6. Realizar otras tareas contables de acuerdo al cargo.

7. Recibir las facturas de compras y registrar en el sistema contable.

8. Ingreso de facturas de compras al sistema que maneje la empresa

9. Apoyo en el cierre de Balances (cierre de cuentas). CONCLUSIÓN: Una pyme debe estructurar una organización financiera profesional, esto ayudará a cumplir sus objetivos empresariales: posicionamiento, crecimiento y rentabilidad.

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