Propuesta de elaboración de una herramienta para Análisis de Riesgo en Archivos

June 15, 2017 | Autor: Noemí Ramírez | Categoría: Archives, Risk Management
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Descripción

Propuesta  de  una  herramienta  para  el     Análisis  de  Riesgo  en  Archivos   Noemí  Ramírez  

  “Todo  riesgo  pierde  mucho  de  su  amenaza  cuando  se  han  descubierto  sus  causas”.  

Konrad  Lorenz     Resumen   El  propósito  de  este  trabajo  es  aportar  una  herramienta  para  una  evaluación   integral  del  riesgo  mediante  el  desarrollo  de  una  metodología  para  el  análisis   de  mismo.  Nos  hemos  basado  en  la  Metodología  de  Gestión  de  Riesgo   elaborada  por  Stephan  Michalski,  (1990)  del  Instituto  Canadiense  de   Conservación  (CCI).   Esta  metodología  está  conformada  por  un  conjunto  de  matrices  que  permiten   identificar  y  valorar  el  riesgo,    para  a  partir  de  ellas  emitir  una  serie  de   recomendaciones    o  medidas  de  control  que  permitan  la  oportuna  atención   del  riesgo  identificado.   Ésta  propuesta  nos  permite  tener  una  idea  y  a  la  vez  tomar  conciencia  del   estado  del  arte  en  los  archivos  en  la  actualidad;  así  como  también  percibir  la   situación  y  llevar  a  cabo  las  medias  pertinentes  para  resolverlas.   Además,  nos  permite  ratificar  la  importancia  que  tiene  la  intervención  de  los   Archivólogos  en  ésta  ardua  tarea  de  custodiar  parte  de  la  memoria.     Palabras  clave:  análisis  de  riesgo,  agentes  de  deterioro

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Listado  de  siglas   A                                                  Alta   B                                                    Baja   CCI                                          Canadian  Conservation  Institute  (Instituto  Canadiense  de   Conservación)   ERM  –  COSO          Enterprise  Risk  Management  –  Comitee  of  Sponsoring  Organizations   HR                                              Humedad  relativa   ISACA                                Information  Systems  Audit  and  Control  Association  (Asociación  de   Auditoría  y  Control  de  Sistemas  de  Información)   ISAD  (G)                        General  International  Standard  Archival  Description  (Norma   Internacional  General  de  Descripción  Archivística).     ISO                                          International  Organization  for  Standardization  (Organización   Internacional  para  la  Estandarización).   M                                                  Media     MAGERIT                    Metodología  de  Análisis  y  Gestión  de  Riesgos  de  Información  y   Tecnología   UNIT                                      Instituto  Nacional  de  Normas  Técnicas    

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Tabla  de  contenidos   Introducción   ..................................................................................................................................................1   1  Marco  Teórico ............................................................................................................................................2   1.1  Archivo ......................................................................................................................................................2   1.1.1Documento  de  archivo .....................................................................................................................2   1.1.2  Fondo  documental ............................................................................................................................3   1.2  Valoración  de  los  Documentos  ......................................................................................................  4   1.3  Conservación   .........................................................................................................................................5   1.3.1  Elementos  en  la  conservación  Documental   ..........................................................................5   1.3.1.1  Medio  Ambiente  y  Almacenamiento   ....................................................................................6   1.3.1.2  Factores  Externos  .........................................................................................................................6   1.3.1.2.1  Temperatura   ..............................................................................................................................6   1.3.1.2.2  Humedad   .....................................................................................................................................6   1.3.1.2.3  Manipulación   .............................................................................................................................7   1.3.1.2.4  Agentes  Biológicos   ..................................................................................................................7   1.3.1.2.5  Desastres  Naturales  ................................................................................................................7   1.3.1.2.6  El  Hombre   ...................................................................................................................................7   1.3.1.2.7  Disociación  ..................................................................................................................................7   1.4  Agentes  del  deterioro.........................................................................................................................8   1.5  Riesgo......................................................................................................................................................11   1.5.1  Análisis  de  Riesgo  ..........................................................................................................................12   1.5.1.1  Glosario ...........................................................................................................................................14   1.5.1.2  Establecimiento  del  contexto   ...............................................................................................16   1.5.1.3  Identificación  del  Riesgo   ........................................................................................................17   1.5.1.4  Estimación  del  Riesgo     .............................................................................................................18   1.5.1.5  Análisis  del  Riesgo   ....................................................................................................................18   1.5.1.6  Tratamiento  del  Riesgo............................................................................................................18   1.5.1.7    Aceptación  del  Riesgo..............................................................................................................20   1.5.2  Matriz  de  Análisis  de  Riesgo  .....................................................................................................20   1.5.2.1  Metodología  de  Análisis  de  Riesgo   .....................................................................................20   1.5.2.2  Presentación  de  resultados ....................................................................................................24   2  Metodología   ............................................................................................................................................25   2.1  Metodología  de  Trabajo ..................................................................................................................25   3  Presentación  de  resultados   ..............................................................................................................26   Bibliografía  ..................................................................................................................................................33   Webgrafía  .....................................................................................................................................................34  

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  Introducción     Los    archivos  se  encuentran  amenazados  por  un  problema  de  deterioro  masivo  y  en   algunos  casos  se  han  ocasionado  pérdidas  de  sus  colecciones.  La  conservación  es  una  de   las  funciones  fundamentales  de  un  archivo,    el  cuidado  preventivo  adecuado  de  las   colecciones,  incluidos  el  almacenamiento,  la  manipulación  y  la  seguridad  apropiados,  no   representan  una  meta  inalcanzable  y  redundará  en  un  gran  beneficio.   La  conservación  es  una  de  las  funciones  fundamentales  de  un  archivo,  somos   conscientes  también  que  es  algo    costoso  llevarla  a  cabo.  Sin  embargo,  el  cuidado   preventivo  adecuado  de  las  colecciones,  incluidos  el  almacenamiento,  la  manipulación  y   la  seguridad  apropiados,  no  representan  una  meta  inalcanzable.   El  presente  trabajo  de  investigación  apunta  a  la  Elaboración  de  una  Herramienta  de   diagnóstico  de  Riesgo.   Para  el  trabajo  de  campo  se  consideró  que  la  técnica  de  investigación  utilizada  sería  la   entrevista.    Se  utilizaron  los  indicadores  del  Instituto  Canadiense  de  Conservación  (CCI)   para  la  identificación  de  las  amenazas.   A  partir  de  la  entrevista  se  procede  a  un  relevamiento  de  datos  que  nos  permiten   conocer  en  que  situación  se  encuentran  los  archivos  estatales,  no  solo  en  lo  referido  a  la   conservación,  sino  también  al  tratamiento  documental,  organización,  selección,   descripción,  recursos  humanos,  servicios  y  seguridad.  

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1  Marco  Teórico   El   marco   teórico   que   fundamenta   esta   propuesta   nos   permite   vislumbrar   aquellos  conceptos  básicos,  complementarios  y  específicos  que  posibilitan  comprender   el  tema  de  referencia.   Todos   los   documentos   de   un   archivo   tiene   un   valor   desde   el   momento   en   que   fueron  creados.   A  efectos  de  este  trabajo  consideramos  necesario  determinar  el  valor  documental   para  poder  evaluar  correctamente,  esta  valoración  tendrá  relación  directa  con  el  valor   del  fondo  documental  del  que  se  ampliará  más  adelante.   Pero  primero  haremos  una  revisión  de  algunos  conceptos  necesarios.     1.1 Archivo Para comenzar empezamos definiendo Archivo, no solo como continente, es decir, al edificio que alberga los documentos, el mueble donde los guardamos sino también el archivo como contenido. Una forma muy sencilla para definir al archivo como contenido es referirse a él como la sumatoria de tres elementos: Documentos + organización + servicio.

1.1.1 Documento de Archivo El componente principal de los archivos son los documentos de archivo; seguidamente comenzamos con la definición de documento hasta llegar al documento de archivo para marcar así la diferencia conceptual de ambos términos. Según el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos (1995) documento es “la combinación de soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta” (p. 122). Mientras que Heredia Herrera, Antonia (1993) lo conceptualiza de una manera muy amplia como “el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información” (p. 122). En el glosario de términos de la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) (2000).

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El documento único, aislado, sin conocimiento de su procedencia orgánica, carece de sentido archivístico, así surgen las definiciones de documento de archivo los cuales son nuestra materia prima para conformarlos. Es fundamental el vínculo del documento de archivo con la entidad productora, así como su finalidad y el cómo llegan al archivo. El Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos (1995) lo define de la siguiente manera “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal” (p. s/n). Se define en ISAD (G) (2000) como “Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad” (p. 16).

1.1.2 Fondo Documental De acuerdo a los conceptos vertidos anteriormente, podemos definir Fondo documental que según ISAD (G) (2000) es el “Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por un persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor” (p. 17). También define el Subfondo como la “Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada” (p. 17).

Los documentos de archivo que componen un fondo pueden estar completos o incompletos por pérdida o destrucción, o dispersos, por división, pero constituyen siempre una unidad, independiente de otros fondos o agrupaciones documentales.       3  

  1.2    Valoración  de  los  documentos   Es   la   fase   del   tratamiento   archivístico   en   la   que   se   analizan   y   determinan   los   valores  primarios  y  secundarios  de  las  series  documentales,  y  además,  se  fijan  los  plazos   de  transferencia,  acceso,  conservación  o  eliminación  total  o  parcial.   •  Valor  primario:  Va  unido  a  la  finalidad  inmediata  por  la  cual  el  documento  se  ha   producido  por  la  institución.  Este  valor  puede  ser  administrativo,  legal,  fiscal  y  contable.   •   Valor   secundario:   Es   el   que   interesa   a   los   investigadores   en   la   información   retrospectiva.  Se  alcanza  una  vez  agotado  el  valor  inmediato  o  primario.  Estos  pueden   ser  establecidos  convencionalmente:  el  informativo  e  histórico.       Este  valor  se  discrimina  en  la  siguiente  tabla:     Tabla  1     Valor  de  los  documentos      

Valor  Administrativo:  aquel  que  tienen  los  documentos  para  la  Administración  que  los  ha   producido  como  testimonio  de  sus  procedimientos  y  actividades.  

     

Valor   Legal:   aquel   que   pueden   tener   los   documentos   para   servir   como   testimonio   ante  la  Ley.  

  Primarios  

Valor  Jurídico:  aquel  del  que  se  derivan  derechos  u  obligaciones  legales  regulados  por  el   Derecho.  

Valor   Fiscal:   aquel   que   tienen   los   documentos   que   pueden   servir   de   testimonio   del  cumplimiento  de  obligaciones  tributarias.  

Valor   Contable:   aquel   que   tienen   los   documentos   que   pueden   servir   de   explicación   o  justificación  de  operaciones  destinadas  al  control  presupuestario.  

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Valor   Informativo:   Aquel   que   sirve   de   referencia   para   la   reconstrucción   de   las   actividades    

 

de  la  administración.  

Secundarios   Valor  Histórico:  aquel  que  posee  un  documento  como  fuente  primaria  para  la  historia.  

    1.3  Conservación    Para   definirla   nos   remitimos   a   Arévalo   Jordan,   Víctor   Hugo   (1995)   quien   sostiene:       “Es   la   actividad   que   comprende   todas   las   actuaciones   necesarias   para   que   los   documentos   de   archivo   se   conserven   en   tanto   duren   sus   valores.   Permite   tomar   el   documento  como  prueba    e  información”  (p.  75).     A  su  vez  refiere  a  la  conservación  de  los  archivos  como:    “Una   vez   determinado   mediante   el   proceso   de   evaluación   lo   que   vale   la   pena   conservar   permanentemente   en   los   archivos,   la   tarea   de   los   archivistas   consistirá   fundamentalmente  en  preservar  dichos  documentos  y  tener  información  que  difundir”   (p.  75).     Entonces,   conservar   significa   planificar   y   diseñar   métodos   y   dispositivos   que   permitan   el   seguimiento   y   control   de   los   riesgos   de   deterioro   de   los   objetos   y   colecciones,   integrando   todas   las   actividades   de   un   centro.   Implica   medidas   preventivas   para   evitar   el   deterioro   o   curativas   aplicando   un   tratamiento   adecuado   al   soporte   deteriorado.     1.3.1  Elementos  en  la  conservación  documental   Los  documentos  afrontan  constantemente  a  un  conjunto  de  elementos  que  ponen   en   riesgo   su   integridad   física.   El   deterioro   que   sufren   los   documentos   día   a   día   en   las   instituciones  está  relacionado  con  factores  muy  diversos:         5  

1.3.1.1  Medio  ambiente  y  almacenamiento   El   medio   ambiente   y   las   formas   de   almacenamiento     intervienen   en   la   preservación   de   los   documentos.   Las   condiciones   de   descuido,   desorganización   y   amontonamiento,  producen  daños  a  las  colecciones,  por  lo  que  el  control  ambiental  y  las   buenas   condiciones   de   almacenamiento   constituyen   la   primera   de   todas   las   medidas   preventivas.   Cuando  se  reciben  los  documentos  en  un  archivo  la  primera  medida  es  revisarlos,   para   comprobar   su   estado   físico.   Si   los   documentos   se   encuentran   en   buen   estado   se   procede  al  procesamiento,  si  están  en  mal  estado,  se  debe  analizar  el  tipo  de  daño  que   presentan;   éstos   pueden   ser   por   la   acción   de:   humedad,   insectos,   hongos,   roedores,   microorganismos,  bacterias  o  incorrecta  manipulación.   Las   condiciones   de   temperatura   y   humedad   relativas   en   los   depósitos   a   largo   plazo  tienen  un  impacto  significativo  y  perdurable  en  los  materiales  bibliográficos.       1.3.1.2  Factores  externos   1.3.1.2.1  Temperatura:  el  daño  a  los  documentos  se  produce  por  la  exposición  a   temperaturas  incorrectas,  que  pueden  clasificarse  en  tres  categorías  diferentes:   Temperatura   demasiado   alta:   produce   tasas   aceleradas   de   deterioro   en   compuestos  químicamente  inestables.   Temperatura  baja:  puede  hacer  que  ciertos  materiales  se  tornen  quebradizos.   Temperatura   que   fluctúa:   puede   hacer   que   ciertos   materiales   se   fracturen   o   se   deslaminen.   La  temperatura  puede  ser  un  factor  determinante  en  la  extensión  de  la  vida  útil   de  los  objetos  inestables  como  películas  fotográficas  o  papeles  ácidos.     1.3.1.2.2  Humedad:   Humedad   absoluta:   es   la   cantidad   de   agua   sostenida   como   vapor   en   el   aire.   Se   expresa  como  el  peso  de  agua  en  un  volumen  determinado  de  aire.   Humedad  relativa:  se  define  como  la  cantidad  de  humedad  que  el  aire  sostiene  a   una  temperatura  determinada,  en  comparación  con  la  que  podría  sostener.       6  

HR  muy  alta:  provoca  manchas  de  moho  y  debilitamiento,  corrosión,  hidratación,   hinchamiento,  crushing.     HR   muy   baja:   produce   encogimiento,   partición,   fracturación,   deshidratación   Cambios  muy  drásticos  en  HR:  fracturas,  craquelados.   1.3.1.2.3   Manipulación:   el   descuido,   desorganización   y   amontonamiento   producen   rápidamente   daños   evitables   a   las   colecciones.   La   manipulación   incorrecta   conduce  a  daños  serios  e  irreparables.     1.3.1.2.4  Agentes  biológicos:  Los  hongos,  insectos,  roedores,  entre  otros  pueden   causar   serios   y,   a   veces,   irreparables   daños.   Es   importante   identificar   las   causas   biológicas  que  originan  la  infestación,  así  como  tomar  medidas  para  prevenir  y  controlar   los   problemas   antes   de   que   lleguen   a   ser   extensos.   Estos   agentes   pueden   provocar   perforaciones,  raspado,    arañado  o  marcas  de  masticación,  suciedad,  cavado  de  túneles,   manchado,  debilitamiento  por  insectos,  pájaros  o  roedores.   1.3.1.2.5   Desastres   naturales:   el   fuego,   los   fenómenos   atmosféricos   (ciclones   o   huracanes,   tornados,   terremotos,   maremotos,   volcanes,   etc.)   son   mecanismos   que   atacan   directamente   a   las   colecciones,   y   pueden   causar   el   deterioro   o   la   pérdida   completa  de  los  documentos,  por  lo  que  se  recomienda  en  caso  de  catástrofe,  adoptar  las   medidas  preventivas  que  ayuden  a  causar  daños  menores.   1.3.1.2.6     El   hombre:   Constituye   el   principal   factor   de   deterioro   de   cualquier   formato   en   que   se   presentan   los   documentos   y   se   considera   el   causante   de   daños   irreversibles  a  los  mismos,  además  de  ser  el  único  capaz  de  poder  darle  solución  a  estos.   Puede   ocasionar     la   desaparición   de   partes   o   total   de   objetos   de   colección   por   robo,   o   desfiguración  por  vandalismo.     1.3.1.2.7  Disociación:  surge  de  la  tendencia  natural  de  los  sistemas  ordenados  a   deshacerse   a   lo   largo   del   tiempo.   Provoca   la   pérdida   de   objetos,   de   su   información   relacionada   o   de   la   capacidad   para   recuperar   o   asociar   objetos   e   información.   La   disociación   incide   tanto   en   los   aspectos   legales   como   intelectuales   y/o   culturales   del   objeto,  se  puede  considerar  un  agente  metafísico.  La  pérdida  de  valor  de  uno  o  de  unos   cuantos  objetos  dentro  de  una  colección  puede  afectar  el  valor  de  todo  el  conjunto.           7  

1.4  Los  diez  agentes  del  deterioro   Para   realizar   la   siguiente   tabla   de   agentes   se   acude   al   esquema   de   clasificación   para   todas   las   posibles   amenazas   de   una   colección,   fueron   desarrollados   en   1994   por   el   CCI     Preservation   Framework   Póster.     En   el   presente   proyecto   utilizamos   los   diez   agentes   de   deterioro   como   un   marco   referencial   básico   para   la   organización   de   los   riesgos.       Tabla  2     Agentes  de  deterioro    

Agente  de   deterioro  

  Fuerzas  físicas   directas  (choques,   vibraciones,  abrasión  y   gravedad).  

  Robo,  vandalismo,   pérdida  involuntaria         (acceso  no  autorizado  y   desplazamiento).  

Elementos  que   atraen  el  agente  

Actividades  y   disciplinas  que   intervienen   en  la  gestión  de   cada  riesgo  

Rotura,  deformación,   perforación,  oquedades,   arañazos,  abrasión.  

Temblores  de  tierra.   Guerra.  Mala   manipulación.   Almacenes   sobrecargados.  

Conservación.*  Todo  el   personal  del  archivo   para  la  detección,   manipulación  y   respuesta  a  las   situaciones  de   emergencia.  Servicios   de  mantenimiento  del   edificio.  Preparación   para  situaciones  de   emergencia.  

Pérdida  total,   mutilación.  Objeto   perdido  o  extraviado.      

Delincuentes   profesionales  y   aficionados.  Público.   Personal  de  la   institución.  

Seguridad.  Gestión  de   las  colecciones.   Conservadores  e   investigadores.      

Riesgos  del  Agente  

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Destrucción  total.   Quemadura.  Depósito  de   hollín  y  residuos  de   humo.  Daño  colateral   provocado  por  el  agua.          

Instalación  de   exposición   defectuosa  o  errónea.   Sistemas  de   iluminación,  de   electricidad   defectuosos.  Incendio   voluntario.   Fumadores   negligentes.   Construcciones   adyacentes.  

Seguridad  (fuego).   Todo  el  personal  del   archivo  para  la   detección.        

Contornos  de  manchas  o   eflorescencias  sobre  los   materiales  porosos.   Dilatación  de  los   materiales  orgánicos.   Corrosión  de  los   metales.  Disolución  de  la   goma.  Separación  de   capas,  levantamientos,   combadura  de  los   objetos  laminados.   Aflojamiento,  rotura  o   corrosión  de  los  objetos   ensamblados.    

Inundaciones.   Tempestades.  Techos   defectuosos.   Conductos  de  agua  y   de  alcantarillado   defectuosos  dentro   de  la  instalación.   Conductos  de  agua  y   de  alcantarillado   defectuosos  fuera  de   la  instalación.  Redes   de  extintores   automáticos  bajo  el   agua.    

Conservación.*   Preparación  para  las   situaciones  de   emergencia,  archivo  y   gobierno.  Todo  el   personal  para  la   detección  y  la  respuesta   a  las  situaciones  de   emergencia.  Servicios   de  mantenimiento  del   edificio.          

1  Destrucción,   perforación,  desgaste,   galerías.  Excrementos   que  destruyen,  debilitan   Paisaje  circundante.   Vegetación  en  el   o  desfiguran  los   materiales.                                                               perímetro  del   2  Destrucción  de   edificio.  Presencia  de   materiales  orgánicos  y   basura.  Introducción     de  materiales  de   pérdida  involuntaria  de   Plagas                                                   construcción.   los  objetos  más   1  Insectos.                                                               Introducción  de   pequeños.  Manchas   2  Roedores,  aves  y  otros   nuevos  artefactos.   provocadas  por  los   animales  pequeños.                                             excrementos  y  la  orina.   Llegada  de  personal  y   3  Moho,  microbios.   Perforación,  manchas  de   visitantes.  Alimentos   los  materiales   derramados.   inorgánicos  que  crean   un  obstáculo  ante  los   materiales  orgánicos.  

Conservación.*   Exploración  del  edificio.   Servicios  de   alimentación.   Concepción  de   exposición.  Todo  el   personal.  Compañías   externas  de   desinfección.  Biólogos   ajenos  para  la   identificación.  

Fuego          

Agua                        

 

 

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  Desintegración,   Contaminantes                                                                               decoloración  o   1  Gases  internos  y   corrosión.   externos                                                                                                           2  Líquidos                                                               3  Sólidos  (por  ej.  polvo,   sales).  

Contaminación   urbana.   Contaminación   natural.  Materiales  de   construcción.   Materiales  de   embalaje.  Algunos   artefactos.  Materiales   de  mantenimiento.  

1.  Desintegración,   decoloración,   oscurecimiento,   Luz  del  día.   amarilleo  de  la   Tragaluces,  ventanas.   superficie   d e   l os     materiales  orgánicos  y   Iluminación  eléctrica.   Radiaciones                             1  Rayos  ultravioletas                          de     algunos  materiales   inorgánicos  coloreados.             2  Luz  visible.   2.  Decoloración.   1  Alteración  de  los   colores  y  desintegración   progresiva  de  los   materiales  orgánicos,   sobre  todo  si  son   químicamente  inestables   (por  ej.  papel  ácido,   fotografías  en  colores,   películas  de  nitrato  y  de   Clima  local.  Luz  del     acetato).                                                                 sol.  Instalaciones   Temperaturas   2  Friabilidad  que   técnicas  defectuosas.   contraindicadas                                           provoca  el  agrietamiento   1  Demasiado  elevadas.                                         de  la  pintura  y  de  otros   2  Demasiado  bajas.                                   polímeros.                                                3   3  Fluctuaciones.   Agrietamiento  y   separación  de  las  capas   de  los  materiales  sólidos   quebradizos.  Fuentes  de   fluctuaciones  de  la   humedad  relativa.   1  Moho  (manchas  sobre   los  materiales  orgánicos   e  inorgánicos,   debilitamiento),   corrosión  (metales).                                                             2  Hidratación  o   Clima  local.  Salideros   Índices  de  humedad   deshidratación  de   de  agua.  Paredes   relativa   algunos  minerales  y   frías.  Instalaciones   contraindicados                                             corrosión  de  los  metales   técnicas  defectuosas.   1  Humedad  excesiva   que  contienen  sales.                                                                         Ventilación   (HR  superior  al  75%)                                                               3  Alteración  de  los   inadecuada.   2  HR  superior  o  inferior   colores  y  desintegración   a  un  umbral   progresiva  de  los   determinado                                                             materiales  orgánicos,   3  HR  superior  a  0%  4   sobre  todo  los   Fluctuaciones   materiales   químicamente  inestables  

  10  

Conservación.*   Exploración  del  edificio.   Servicios  de   mantenimiento  del   edificio.          

Conservación.*   Arquitectos.   Exploración  del  edificio.   Personal  de  seguridad.  

Conservación.*   Arquitectos.   Exploración  del  edificio.  

Conservación.*   Arquitectos.   Exploración  del  edificio.  

1  Moho  (manchas  sobre   Clima  local.  Salideros   Conservación.*   los  materiales  orgánicos   de  agua.  Paredes   Arquitectos.   e  inorgánicos,   frías.  Instalaciones   Exploración  del  edificio.   debilitamiento),   técnicas   d efectuosas.     corrosión  (metales).                              Ventilación                               Índices  de  humedad   2  Hidratación  o   inadecuada.   relativa   de   contraindicados                                        deshidratación       algunos  minerales  y   1  Humedad  excesiva   (HR  superior  al  75%)                        corrosión                                        de  los  metales   2  HR  superior  o  inferior   que  contienen  sales.                                                                         3  Alteración  de  los   a  un  umbral   y  desintegración   determinado                                                        colores       progresiva   de  los   3  HR  superior  a  0%  4   materiales  orgánicos,   Fluctuaciones   sobre  todo  los   materiales   químicamente  inestables   (por  ej.  papel  ácido).                               4  Encogimiento  y   dilatación  de  los   materiales  orgánicos  que   no  sufren  el  efecto  de   fuerzas.  Compresión,   agrietamiento  de   materiales  orgánicos  que   sufren  el  efecto  de   fuerzas.  Separación  y   levantamiento  de  las   de  materiales   Los   íconos   utilizados   para  capas   esta   gráfica   fueron   realizados   con   el   generador   de   íconos   gratuitos   Iconion,   orgánicos.   descargado  de  http://iconion.com/es/   Mudanzas.                                                                

 

Pérdida  de  los  objetos  o  

1.5  Riesgo  

de  los  datos  de  los   objetos,  causado  por  la  

Cambio  de   Mobiliario.                    Mala   manipulación.      

Conservación.*  Todo  el   personal  del  archivo   para  la  detección,  

La  Real  Academia  Española  (2001)  define  al  riesgo  como  “…la  proximidad  de  un   Préstamos.    Mala    

mala  ubicación  de  ellos,  

manipulación  y  

reubicación.   daño…Sometiéndose   a   influjo   de   suerte   o   evento,   sin   poder   reclamar   por   la   acción   de   Disociación  

estos…”.  

o  disociación  de  los  

objetos  con  sus  datos.  

Remoción  de   etiquetas  de  

respuesta  a  las   situaciones.  

Podemos  decir  que  riesgo  es  la  probabilidad  de  que  un  acontecimiento  ocurra  y   identificación.     la  o  las  consecuencias  que  pueden  presentarse  a  partir  de  él.   Este   concepto   está   asociado   indefectiblemente   a   otros   dos   que   lo   acompañan:   vulnerabilidad  y  amenaza.   Definimos   vulnerabilidad   como   una   debilidad   inherente   a   un   objeto,   un   valor   o   una  organización,  que  puede  ser  explotada  por  una  o  más  amenazas.   Cabe   entonces   definir   a   la   amenaza   como   una   causa   potencial   de   un   incidente   indeseado,  que  puede  dar  lugar  a  daño  a  un  objeto,  un  valor  o  una  organización.  

  11  

En  cuanto  al  riesgo  en  archivos  tomamos  los  diez  agentes  de  deterioro  definidos   por   el   “Plan   para   la   preservación   de   colecciones”   elaborado   por   el   Instituto   de   Conservación  Canadiense.     Distinguimos  tres  dimensiones  que  pueden  verse  afectadas  por  estos  agentes  de   deterioro:   a)   Elementos   estructurales   del   edificio,   incluye   elementos   vinculados   a   la   forma   permanente   o   que   son   parte   de   la   estructura   del   edificio;   b)   Equipamientos   o   materiales,   incluyen   a   las   instalaciones,   accesorios   y   materiales   que   no   forman   parte   integral  del  edificio  y  c)  Medidas  y  procedimientos.       1.5.1  Análisis  de  riesgo   Si  bien  tomamos  como  referencia  la  Norma  Técnica  Colombiana  NTC  5254  para   la   Gestión   del   Riesgo,   -­‐traducción   de   la   norma   técnica   Australiana   AS/NZ   4360:2004   para   la   gestión   del   riesgo   independiente   de   la   organización   de   que   se   trate-­‐;   analizamos   también  otras  metodologías.   Evaluamos  la  herramienta  ERM  –  COSO  (Enterprise  Risk  Management  –  Comitee   of  Sponsoring  Organizations)  cuyo  enfoque  está  orientado  a  empresas  y  conformado  por   una   cadena   de   acciones   extendida   a   todas   las   actividades   de   gestión   empresarial   y   se   concibe  como  un  medio  para  un  fin:  proporcionar  un  grado  de  seguridad  razonable  en   cuanto  a  la  consecución  de  los  objetivos  de  la  empresa.   En  este  sentido,  para  ERM-­‐COSO,  la  Evaluación  del  Riesgo  es  un  componente  de   los  cinco  que  conforman  este  modelo  cuyo  núcleo  es  el  control  interno.     Descartamos   este   modelo   en   líneas   generales   porque   su   enfoque   es   hacia   el   control   interno   y   no   al   análisis   de   riesgo.   Sin   embargo   rescatamos   e   incorporamos   el   concepto  de  Aceptación  del  Riesgo,  como  resultado  natural  y  parte  del  tratamiento  del   riesgo.   La   ISACA   Information   Systems   Audit   and   Control   Association   (Asociación   de   Auditoría  y  Control  de  Sistemas  de  Información),  asociación  internacional  que  apoya  y   patrocina   el   desarrollo   de   metodologías   y   certificaciones   para   la   realización   de   actividades   auditoría   y   control   en   sistemas   de   información,   propone   la   guía   COBIT   orientada   a   sistemas   de   información   que   plantea   un   conjunto   de   declaraciones   para   modelos  de  maduración  del  proceso  (de  0  a  5).     12  

Adaptamos   las   descripciones   de   niveles   a   las   matrices   que   planteamos   en   nuestro  trabajo.   El   modelo   MAGERIT     es   una   metodología   de   análisis   y   gestión   de   riesgos   elaborada  por  el  Consejo  Superior  de  Administración  Electrónica  de  España,  que  ofrece   un  método  sistemático  para  analizar  los  riesgos  derivados  del  uso  de  tecnologías  de  la   información  y  comunicaciones,  para  de  esta  forma  implementar  las  medidas  de  control   más   adecuadas.   Además   de   esto,   cuenta   con   todo   un   documento   que   reúne   técnicas   y   ejemplos  de  cómo  realizar  el  análisis  de  riesgos.   Su   enfoque   es   a   la   identificación   de   riesgo   y   su   solución.   De   su   capítulo   de   técnicas  específicas,  se  centra  en  algunas  técnicas  muy  específicas  del  análisis  y  gestión   de  riesgo  que  considera:   1.  uso  de  tablas  para  la  obtención  sencilla  de  resultados;   2.    técnicas  algorítmicas  para  la  obtención  de  resultados  elaborados;   3.  árboles  de  ataque  para  complementar  los  razonamientos  de  qué  amenazas  se   ciernen  sobre  un  sistema  de  información.   De   este   modelo   incorporamos   el   uso   de   tablas   o   matrices,   para   una   presentación   sencilla  así  como  las  escalas  para  los  valores  de  magnitud    riesgo.   Por  último  consideramos  las  normas  ISO  27005  (2008)  e  ISO  31000  (2009)  que   son  los  estándares  más  conocidos  para  la  gestión  de  riesgos,  que  facilitan  a  una  empresa   enfocarse   en   implementar   herramientas   y   metodologías   que   satisfagan   los   requerimientos  básicos  de  la  administración  de  riesgos  en  sus  sistemas  de  información.   Estas  normas  ofrecen  un  conjunto  de  pasos  ordenados  y  lógicos  en  un  marco  lo   suficientemente  amplio  como  para  aplicarse  a  distintas  áreas  y  realidades.   Para  los  propósitos  del  análisis  de  riesgo  es  necesario  establecer  un  marco  lógico   que   nos   remita     a   un   proceso   ya   que   no   se   trata   de   una   acción   aislada   dentro   de   una   organización   sino   que   se   ve   comprendida   dentro   de   un   contexto   que   es   necesario   establecer.   Este  proceso  se  desarrolla  en  seis  pasos  que  graficamos  a  continuación.    

  13  

                                                            Comunicación  

1  

 

2   3 4        

5 6  

 

•  Establecimiento del contexto • Identisicación  del  riesgo  

 

• Estimación  del  riesgo    

• Análisis  del  riesgo  

 

• Tratamiento  del  riesgo   • Aceptación  del  riesgo  

 

 

         

Revisión y Monitoreo

Figura  1.  Diagrama  de  proceso  de  análisis  de  riesgo  

 

 

  El   proceso   de   gestión   de   riesgo   puede   ser   iterativo   para   las   actividades   de   evaluación   y/o   tratamiento   del   riesgo.   Este   enfoque   se   explica   en   la   necesidad   de   profundizar   y   precisar   el   detalle   de   la   evaluación   en   cada   iteración,   que   trae   como   resultado   -­‐   o   al   menos   pretende   hacerlo-­‐   un   buen   equilibrio   entre   la   minimización   de   tiempo  y  esfuerzo  y  la  adecuada  evaluación  del  riesgo.   Nuestro  punto  focal  será  el  Análisis  de  Riesgo  del  proceso  de  Gestión  de  Riesgo.   Antes   de   abordar   el   tema   debemos   acordar   un   lenguaje   común,   para   ello   a   continuación  proponemos  un  Glosario.       1.5.1.1  Glosario   A  los  efectos  del  tratamiento  de  este  tema  resulta  importante  definir  los  términos   que  se  aplicarán  de  aquí  en  adelante,  ordenados  conceptualmente  y  tomados  de  la  Guía   ISO/IEC   73:2009;   guía   estandarizada   del   vocabulario   normalizado   para   el   Análisis   de   Riesgo.   Amenaza:  causa  potencial  de  un  incidente  indeseado,  que  puede  dar  lugar  a  daño  a  un     14  

objeto,  un  valor  o  una  organización.     Riesgo:   la   probabilidad   de   que   un   acontecimiento   ocurra   y   la   o   las   consecuencias   que   pueden  presentarse  a  partir  de  él.     Vulnerabilidad:  debilidad  inherente  a  un  objeto,  un  valor  o  una  organización,  que  puede   ser  explotada  por  una  o  más  amenazas.     Impacto:  cambio  adverso.     Identificación   del   riesgo:   proceso   de   encontrar,   enumerar   y   caracterizar   elementos   de   riesgo.     Análisis  del  riesgo:  proceso  de  encontrar,  enumerar  y  caracterizar  elementos  de  riesgo.     Evaluación  del  riesgo:  proceso  global  de  análisis  y  evaluación  del  riesgo.     Estimación  del  riesgo:  proceso  de  asignar  valores  a  la  probabilidad  y  las  consecuencias   de  un  riesgo.     Gestión  del  riesgo:  actividades  coordinadas  para  dirigir  y  controlar  una  organización  en   relación  con  el  riesgo.     Tratamiento   del   riesgo:   proceso   de   selección   e   implementación   de   medidas   para   modificar  el  riesgo.     Evitar  el  riesgo:  decisión  de  no  involucrarse  en  una  situación  de  riesgo.     Aceptación  del  riesgo:  decisión  de  asumir  un  riesgo.     Transferencia   del   riesgo:   compartir   con   otra   parte   el   peso   o   pérdida   o   beneficio   de   la   ganancia  de  un  riesgo.       15  

Reducción   del   riesgo:   acciones   tomadas   para   disminuir   la   probabilidad,   las   consecuencias  negativas  o  ambas,  asociadas  con  un  riesgo.     1.5.1.2  Establecimiento  del  contexto   Es  menester  establecer  el  contexto;  para  lo  que  se  requiere  toda  la  información   relevante   del   archivo   y   a   partir   de   ella   fijar   criterios   básicos   necesarios   para   la   evaluación   y   la   gestión,   definir   los   alcances   y   los   límites   y   establecer   la   organización   apropiada  para  su  operación.   A   partir   de   este   contexto   se   logrará   la   especificación   de   criterios   básicos,   alcance   y  límites  para  el  proceso  de  la  gestión  del  riesgo.   Es  recomendable  desarrollar  un  criterio  de  evaluación  del  riesgo  que  considere   el   valor   de   los   fondos   que   compongan   el   archivo;   la   criticidad   de   la   información   implicada,   los   requisitos   legales,   reglamentarios   o   contractuales;   la   importancia   operacional   en   términos   de   disponibilidad,   confidencialidad   e   integridad   y   las   expectativas  que  se  tienen  dentro  y  fuera  de  la  institución  que  los  alberga.   Resulta   necesario   especificar   el   criterio   del   impacto   en   relación   al   grado   de   daño   que   puede   causar   a   la   institución   desde   la   pérdida   física   a   la   pérdida   de   integridad,   disponibilidad  y  accesibilidad;  los  requisitos  legales,  reglamentarios  o  contractuales  y  el   daño  a  la  reputación.   Es   importante   entonces   asumir   el   criterio   de   aceptación   de   riesgo   para   lo   que   será   necesario   en   principio   establecer   un   nivel   objetivo   deseado   del   riesgo.   Este   criterio   de   aceptación   puede   ser   expresado   como   el   cociente   del   beneficio   estimado   sobre   el   riesgo.   La  variedad  dentro  del  criterio  de  aceptación  estará  pautada  por  el  marco  legal   en  principio,  mientras  que  en  otros  casos  pueden  ser  aceptados  mediante  consenso  de   partes.        

  16  

  1.5.1.3  Identificación  del  riesgo     El   propósito   de   la   identificación   del   riesgo   es   determinar   que   podría   suceder   para  causar  una  potencial  pérdida  y  conocer  cómo,  cuándo  y  por  qué  la  pérdida  puede   suceder.   Los   fondos   que   comprenden   el   archivo   deben   estar   identificados   de   tal   manera   que   provean   del   detalle   de   información   suficiente   para   realizar   una   adecuada   evaluación.   El   nivel   de   detalle   nos   permite   lograr   una   mayor   refinación   en   las   iteraciones  de  la  evaluación.   Deben  designarse  los  responsables  legales  y  administrativos  de  los  fondos  para   en   primer   lugar   determinar   el   grado   de   responsabilidad   en   su   uso,   mantenimiento   y   estado  del  arte  así  como  cualquier  otra  información  adicional  que  le  sea  propia.   A  continuación  deberán  identificarse  las  amenazas  y  sus  fuentes.  Una  amenaza  es   todo  vector  que  tiene  el  potencial  de  dañar  los  fondos  en  su  soporte,  en  su  información   así   como   en   los   procesos   que   le   comprendan.   Estas   amenazas   pueden   ser   tanto   de   carácter  interno  como  externo.   Algunas   amenazas   pueden   afectar   a   más   de   un   fondo   lo   que   puede   resultar   en   diferentes  impactos  dependiendo  los  fondos  afectados.   Debe  tenerse  en  cuenta  la  información  histórica  en  relación  a  la  ocurrencia  de  las   amenazas   que   servirán   de   insumo   a   la   confección   de   una   lista   de   amenazas   y   sus   fuentes.   Se  requiere  entonces  identificar  los  controles  existentes  o  planificados.  Para  ello   es   necesario   recopilar   o   desarrollar   una   lista   de   los   controles   existentes   así   como   su   estado  de  implementación  y  de  uso.   Además  de  las  amenazas  deberían  identificarse  las  vulnerabilidades  que  pueden   ser  explotadas  por  amenazas  para  causar  daños.   La   presencia   de   una   vulnerabilidad   en   sí   misma   no   causa   daño   ya   que   es   necesario  que  exista  una  amenaza  para  que  pueda  explotarla,  una  vulnerabilidad  que  no   tiene  una  amenaza  puede  no  requerir  la  implementación  de  un  control  pero  si  requiere   de  un  monitoreo.     17  

La   conjunción   entonces   de   una   vulnerabilidad   y   una   amenaza   trae   aparejadas   consecuencias   que   deben   ser   cuantificadas   de   alguna   manera   por   lo   que   se   requiere   establecer   una   serie   de   escenarios   de   incidentes   con   sus   consecuencias   sobre   la   institución,  los  fondos  y  los  procesos  que  se  vean  comprendidos.     1.5.1.4  Estimación  del  riesgo   Es   importante   lograr   un   nivel   de   detalle   en   función   de   la   criticidad   de   la   institución,   los   fondos   y   los   procesos,   el   conocimiento   de   las   vulnerabilidades,   las   amenazas  y  los  incidentes  anteriores  en  los  que  se  vio  involucrada  la  organización.   Para   poder   estimar   el   riesgo   es   necesario   comparar   el   riesgo   contra   criterios   previamente   establecidos   para   determinar  su  importancia.  Establecer  un  método  cuanti   o   cualitativo   que   permita   realizar   mediciones   y   establecer   indicadores   tanto   a   nivel   institucional,  físico  como  de  procesos.       1.5.1.5  Análisis  del  riesgo   Implementar   la   herramienta   confeccionada   a   estos   fines   en   relación   a   los   escenarios  de  incidentes  que  conduzcan  al  riesgo.     1.5.1.6  Tratamiento  del  riesgo   Las  opciones  en  cuanto  al  tratamiento  del  riesgo  deberían  seleccionarse  tomando   en  cuenta  el  resultado  del  Análisis  de  riesgo.     Estas   opciones   deben   ser   consensuadas   y   no   son   siempre   excluyentes   ya   que   dependiendo  del  riesgo  podrá  tratarse  con  una  combinación  de  las  mismas.   Las   cuatro   opciones   para   el   tratamiento   del   riesgo   son:   reducir   del   riesgo;   aceptar  del  riesgo;  evitar  el  riesgo  y  transferir  el  riesgo.   Estas   opciones   surgen   al   asumir   las   consecuencias   adversas   de   los   riesgos   que   deberían   ser   llevadas   a   su   mínima   expresión   en   la   medida   de   las   posibilidades   y   necesidades  institucionales.    

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Para  cualquiera  de  ellas  es  imprescindible  definir  cuál  es  el  criterio  de  aceptación   del   riesgo   así   como   la   corrección,   eliminación,   y   prevención   del   impacto,   detección   de   amenazas,  recuperación  ante  un  impacto,  seguimiento  y  monitorización.   Si   el   nivel   de   riesgo   satisface   el   criterio   de   aceptación   no   hay   necesidad   de   establecer  controles  adicionales  y  el  riesgo  es  aceptado.   Cuando   los   riesgos   identificados   son   considerados   muy   altos   o   su   tratamiento   excede  los  beneficios  que  se  pretenden  obtener  se  puede  tomar  la  decisión  de  evitar  el   riesgo   retirándose   de   la   actividad   o   cambiando   totalmente   las   condiciones.   Por   ejemplo,   los  riesgos  causados  por  la  naturaleza,  si  un  archivo  se  encuentra  en  una  zona  inundable   puede   ser   más   efectivo   realizar   una   mudanza   a   otro   local,   por   lo   que   de   esa   manera   estaré  eliminando  el  riesgo.   El  transferir  el  riesgo  implica  delegar  en  alguien  más  el  riesgo.  Por  lo  general  se   realiza   con   partes   externas   y   la   transferencia   puede   generar   a   su   vez   riesgos   que   deberán  ser  evaluados  o  proveerles  un  tratamiento  adicional.   La   reducción   del   riesgo   se   encuentra   orientada   a   los   controles   que   permitan   llevar  al  riesgo  a  un  criterio  de  aceptable.   El  “Plan  para  preservación  de  colecciones”  propone  medidas  para  el  control  del   riesgo   y   las   divide   en   cinco   etapas.   Las   cuatro   primeras   corresponden   a   la   conservación   preventiva,   es   decir,   orientadas   a   la   disminución   del   riesgo   a   un   valor   aceptable.   Ellas   son:   E.  Evitar    -­‐  Evitar  los  orígenes  o  condiciones  propicias  para  su  desarrollo.   D.  I.  Detener    -­  Impedir-­‐    Impedir  o  detener  la  llegada  e  instalación  en  el  objeto  o   valor.   D.   Detectar     -­‐   Si   no   se   puede   evitar,   impedir   o   detener,   se   debe   detectar,   es   decir,   salir  a  la  búsqueda  del  riesgo,  por  ejemplo,  mediante  inspecciones.   A.  Actuar  -­‐  Dar  respuesta  orientada  a  la  erradicación  del  riesgo.   La  última  etapa  corresponde  ya  al  tratamiento  del  riesgo  y  se  trata  de  la  etapa:   R.  T.  –  Recuperar  Tratar  –  Cuando  se  ven  agotadas  las  medidas  anteriores.    

  19  

1.5.1.7  Aceptación  del  riesgo   La  aceptación  del  riesgo  trae  consigo  dos  conceptos  ineludibles.  En  primer  lugar   el   concepto   de   riesgo   residual,   es   decir,   luego   del   tratamiento   del   riesgo   tendré   un   nivel   de   riesgo   que   deberá   ser   evaluado   como   aceptable,   de   acuerdo   a   los   requerimientos   legales,  reglamentarios  o  contractuales.   El  segundo  concepto  es  el  de  plan  para  el  tratamiento  del  riesgo  que  fomente  el   seguimiento   y   monitorización   del   riesgo   así   como   registro   y   evolución   de   indicadores   para  el  riesgo  residual.     1.5.2  Matriz  de  Análisis  de  Riesgo   La  matriz  de  Análisis  de  Riesgo  es  una  herramienta  clave  para  la  identificación  de   amenazas   y   vulnerabilidades   que   pueden   ser   explotadas   ante   la   presencia   de   un   impacto.     1.5.2.1  Metodología  de  Análisis  de  Riesgo   Como  primera  medida  corresponde  realizar  una  valoración  de  los  archivos  y  de   los  fondos  en  relación  a  la  probabilidad  de  ocurrencia  de  una  amenaza.   La   siguiente   matriz   toma   en   consideración   la   probabilidad   de   exposición   correspondiente  al  impacto  en  los  fondos.   La   probabilidad   de   que   este   impacto   ocurra   vincula   al   impacto   con   la   exposición.   El   riesgo   resultante   es   una   escala   de   0   a   8   que   puede   ser   evaluada   con   respecto   al   criterio  de  aceptación  del  riesgo.   Riesgo  que  no  aplica    

0  

Riesgo  bajo    

 

1  –  2  

Riesgo  medio    

 

3  –  5  

Riesgo  alto  

 

6  –  8  

 

NOTA:   Cuando   el   riesgo   no   aplica   no   se   contempla   al   momento   de   promediar   los   resultados  obtenidos  

  20  

  Tabla  3   Matriz  de  grado  de  riesgo    

Impacto  /   Exposición   No  aplica   Bajo   Medio   Medio-­‐Alto   Alto  

Muy  Baja  

Baja  

Media  

Alta  

Muy  Alta  

0   1   2   3   4  

1   2   3   4   5  

2   3   4   5   6  

3   4   5   6   7  

4   5   6   7   8  

  A   continuación   se   expresan   los   niveles   de   descripción   de   los   riesgos   contemplando  el  valor  numérico,  el  significado  y  el  impacto  que  producen  a  fin  de  tomar   medidas.     Tabla  4   Matriz  de  descripción  de  los  riesgos  

Valor  numérico  

Significado  

Medidas  

0  

No  aplica  

No  aplica  

1  

Insignificante  

Tienen  un  impacto  muy  bajo.  No   requieren  ninguna  acción.  

2  

Trivial  

Tienen  un  impacto  bajo.  No  requieren   acción.  

3  

Menor  

Tienen  efectos  menores.  Requieren  un   plan.  

4  

Poco  Significativo  

Tendrían  algún  efecto  negativo.   Requieren  acciones  específicas.  

Significativo  

Tendrían  efecto  negativo.  Se  debe   considerar  exhaustivamente  el  caso  y   ejecutar  acciones  para  reducción  del   riesgo.  

5  

6  

Importante  

7  

Mayor  

Tendrían  serios  efectos  negativos.   Estos  riesgos  deben  ser  reducidos  o   tratados  de  alguna  forma  para  ser  más   aceptables.   Tendrían  efectos  negativos  mayores  y   deberían  ser  reducidos  en  todas  las   circunstancias  para  hacerlos   aceptables.    

  21  

8  

Tendrían  efectos  desastrosos  y   deberían  ser  reducidos  en  todas  las   circunstancias  además  de  asegurarse   que  no  ocurran.  

Catastrófico  

  Corresponde   entonces   valorar   la   vulnerabilidad   y   la   amenaza   en   relación   al   fondo.       Tabla  5   Matriz  de  grado  de  exposición  

Vulnerabilida dAmenaza  

Baja  Probabilidad  

Media   Probabilidad  

Alta  Probabilidad  

Baja  

Muy  bajo  riesgo   de  exposición  

Bajo  riesgo  de   exposición  

Medio  riesgo  de   exposición  

Media  

Bajo  riesgo  de   exposición  

Medio  riesgo  de   exposición  

Alto  riesgo  de   exposición  

Alta  

Medio  riesgo  de   exposición  

Alto  riesgo  de   exposición  

Muy  alto  riesgo  de   exposición  

    Tabla  6   Matriz  de  ocurrencia/amenaza  

Probabilidad   de   ocurrencia   Facilidad  de   explotación   1   2   3   4   5   Valor  del   fondo  

Bajo  

Medio  

Alto  

B  

M  

A  

B  

M  

A  

B  

M  

A  

1   1   2   3   4      

1   2   3   4   5  

2   3   4   5   6  

1   2   3   4   5  

2   3   4   5   6  

3   4   5   6   7  

2   3   4   5   6  

3   4   5   6   7  

4   5   6   7   8  

 

 

 

 

 

 

 

 

  En  esta  matriz  tenemos  identificado  en  primer  lugar  el  valor  del  fondo  y  en    las   columnas   mayores   la   probabilidad   de   ocurrencia   de   la   amenaza   seguida   por   la   fila   correspondiente  a  la  facilidad  de  explotación.     22  

Por   ejemplo,   si   un   fondo   tiene   un   valor   “3”,   la   amenaza   es   “alta”   y   la   vulnerabilidad  “baja”,  la  medida  de  riesgo  es    “5”.   Cabe   entonces   verificar   contra   los   criterios   de   aceptación   de   riesgo   para   su   posterior  valoración.   A  continuación  se  propone  un  Orden  de  prelación  de  las  Amenazas  por  medidas   de  riesgo.     Tabla  7   Matriz  de  resultados  

Descripción   Probabilidad   de  la   de   Amenaza                    ocurrencia           (a)   de  amenaza   (b)   Amenaza  a   5   Amenaza  b   2   Amenaza  c   3   -­‐   -­‐    

Valor  del   Medida  del   Orden  de   fondo                         riesgo                            prelación     (c)   (d)   2   4   5   -­‐  

10   8   15   -­‐  

2   3   1   -­‐  

En   esta   matriz   se   propone   relacionar   los   factores   de   las   consecuencias   (valor   del   archivo/fondo)   y   la   probabilidad   de   ocurrencia   de   una   amenaza   teniendo   en   cuenta   aspectos  de  la  vulnerabilidad.   Los   datos   se   obtienen   a   partir   del   relevamiento   registrado   en   el   formulario   de   agentes  de  deterioro  cada  uno  de  los  cuales  representa  una  amenaza.  Se  trabajará  con  el   resultado   del   promedio   de   cada   amenaza   y   luego   el   promedio   de   las   tres   dimensiones   contempladas.   Solo   como   dato   adicional   se   calcula   y   agrega   la   desviación   que   se   considera   a   partir  de  la  evaluación  cualitativa  sobre  el  promedio  de  las  dimensiones.     El  primer  paso  es  evaluar  la  probabilidad  de  ocurrencia  de  la  amenaza  columna   (b).   El   segundo   paso   es   evaluar   las   consecuencias   (valor   del   archivo/fondo),   mediante  la  escala  previamente  definida  en  la  columna    (c).   El  tercer  paso  es  calcular  la  medida  del  riesgo  multiplicando  (b  x  c).  

  23  

Finalmente   las   amenazas   pueden   ser   ordenadas   de   acuerdo   a   la   medida   del   riesgo  asociada.   Por  último  en  la  columna  (e)  establecemos  el  orden  de  prelación  de  acuerdo  a  los   valores  resultantes  en  la  escala  adecuada.     1.5.2.2  Presentación  de  resultados   Los   resultados   se   presentan   de   dos   formas.   En   la   primera   a   partir   de   los   resultados   obtenidos   de   los   promedios   de   las   amenazas   emanadas   del   formulario   de   agentes  de  deterioro  y  volcadas  a  una  gráfica  de  barras  en  las  que  se  podrán  apreciar  los   valores   del   riesgo   en   cada   una   de   las   dimensiones   (edificio,   mobiliario   y   procesos)   y   para  cada  una  de  las  amenazas/agentes.   En   la   segunda,   a   partir   del   resultado   de   la   medida   del   riesgo   obtenido   del   cálculo   del   orden   de   prelación   de   amenazas.   Estos   resultados   se   escalan   de   acuerdo   al   valor   obtenido  de  la  Matriz  Impacto/Exposición  por  el  máximo  valor  de  fondo  (5).   A  partir  de  los  valores  relevados  realizamos  un  promedio  para    cada  uno  de  los   agentes  en  las  tres  dimensiones  de  los  que  resultan  los  siguientes  datos,  cuyo  resultado   numérico   se   redondea   a   partir   de   los   valores   superiores   a   0,5   en   el   valor   entero   siguiente.   Se  pretende  de  esta  manera  una  rápida  identificación  del  riesgo  asociada  al  color   asignado  a  los  diferentes  valores.     Tabla  8   Identificación  del  riesgo  

Impacto  /   Exposición   No  aplica   Bajo   Medio   Medio-­‐Alto   Alto  

Muy  Baja  

Baja  

Media  

Alta  

Muy  Alta  

0   1  -­‐5   6  -­‐10   11  –  15   16  –  20  

1  -­‐5   6  -­‐10   11  -­‐  15   16  -­‐  20   21  -­‐  25  

6  -­‐10   11  -­‐  15   16  -­‐  20   21  -­‐  25   26  -­‐  30  

11  -­‐  15   16  -­‐  20   21  -­‐  25   26  -­‐  30   31  -­‐35  

16  -­‐  20   21  -­‐  25   26  -­‐  30   31  -­‐35   36  -­‐  40  

   

  24  

2  Metodología   La  metodología  utilizada  para  este  trabajo  es  un  desarrollo  a  partir  de  la  norma   UNIT  ISO  31000  sobre  la  Gestión  del  Riesgo.   El   núcleo   del   trabajo   se   realiza   a   partir   de   un   conjunto   de   matrices   de   doble   entrada  que  permiten  organizar  y  sistematizar  información  en  columnas  horizontales  y   verticales,   concentrando   y   relacionando   la   información   obtenida   a   partir   del   relevamiento  de  datos  de  una  fuente.     2.1  Metodología  de  Trabajo     Se   propone   una   metodología   cuali-­‐cuantitava.   Para   la   primera   la   herramienta   seleccionada  fue  la  entrevista.    Esta   se   formaliza   por   medio   de   un   cuestionario   con   formato   de   formulario   de   relevamiento,  que  comprendia  las  generalidades  de  cada  institución.   Asimismo   se   elabora   un   segundo   formulario,   de   agentes   de   deterioro,   de   tipo   cuantitativo   para   la   ponderación   de   las   amenazas,   definimos   cada   amenaza   como   los   agentes  de  deterioro.  Las  amenazas  seleccionadas  se  fundamentan  en  los  antecedentes   históricos   de   ocurrencia   de   eventos   en   los   que   se   plasmó   el   riesgo   en   incidentes   que   afectaron  en  forma  directa  y  significaron  una  pérdida  en  los  fondos,  obtenidos  del  relato   o  registro.   También  se  contemplan  la  frecuencia  de  explotación  del  riesgo  y  la  probabilidad   de  ocurrencia  por  observación  directa.   A   efectos   de   cuantificar   la   observación   se   acompañan   además   un   conjunto   de   matrices  que  se  detallan  a  continuación.   La   primera,   una   matriz   de   grado   de   riesgo,   cuadro   de   doble   entrada   en   que   se   combinan  por  un  eje  impacto  y  por  otro  exposición.   La   segunda,   una   matriz   de   descripción   de   riesgos,   cuadro   de   doble   entrada   en   que  a  cada  valor  numérico  se  le  asigna  un  significado  y  su  impacto.   La  tercera,  una  matriz  de  exposición  de  riesgo,  cuadro  de  doble  entrada  en  que  se   combinan  la  vulnerabilidad  y  la  amenaza.  

  25  

La  cuarta,  matriz  de  ocurrencia  de  amenaza,  cuadro  de  doble  entrada  en  el  que  se   combinan   la   probabilidad   de   ocurrencia   y   la   facilidad   de   explotación.   A   partir   de   la   valoración   realizada   en   cada   institución   se   toma   el   valor   cinco   (5)   para   todos   los   fondos   por  su  naturaleza  jurídico  administrativa.   La  quinta  matriz,  de  medida  de  riesgo;  a  partir  de  la  descripción  de  la  amenaza   multiplicando  el  valor  del  fondo  por  la  probabilidad  de  ocurrencia  se  obtiene  la  medida   del  riesgo  que  luego  se  establece  el  orden  de  prelación.   Como   las   amenazas   se   desglosan   a   efectos   de   cubrir   la   mayor   cantidad   de   eventos  se  procede  a  realizar  un  promedio  para  cada  amenaza  y  lograr  un  valor  único   para  cada  una.   A  partir  de  los  valores  relevados  realizamos  un  promedio  para    cada  uno  de  los   agentes  en  las  tres  dimensiones  de  los  que  resultan  los  siguientes  datos,  cuyo  resultado   numérico   se   redondea   a   partir   del     0,5   incluyendo   a   este   número,   al   valor   superior   y   menor  a  0,5  al  valor  inferior.   Con   estos   datos   se   procede   a   graficar   los   resultados   que   se   vuelcan   por   un   lado   a   una   gráfica   de   líneas   y   por   otro   a   un   cuadro   resumen,   basado   en   el   formulario   de   ponderación,  utilizando  la  matriz  de  descripción  de  riesgo  a  la  que  se  traslada  el  valor   promedio  y  se  le  asigna  el  color  correspondiente  a  cada  resultado.   Se  pretende  con  esta  doble  presentación  de  resultado  facilitar  la  lectura  y  lograr   una  fácil  detección  del  riesgo  para  cada  una  de  las  amenazas.     3  Presentación  de  resultados   El   trabajo   de   campo   consiste   de   una   entrevista   con   la   persona   responsable   del   Archivo,   y   se   utilizan   los   formularios   de   relevamiento   de   archivo   y   de   agentes   de   deterioro.   Se  define  el  alcance  a  las  instituciones.     Se  efectuan  las  correspondientes    visitas.   Se  recopila  además  la  información  en  la  página  web  de  cada  institución  relativa  a   su  creación,  una  breve  reseña  histórica  así  como  las  dependencias  que  la  integran  y  su   actualidad.     26  

A   continuación   se   plantea   un   ejemplo   de   los   resultados   volcados   en   la   ficha   de   relevamiento  propuesta  para  los  agentes  de  deterioro.   Luego  se  grafican  los  resultados  como  presentamos  a  continuación.  

Formulario de Relevamiento de Agentes de Deterioro

Fuerzas físicas

Vandalismo

Fuego

Agua

Edificio Conflicto Sobrecarga

8 6

Mobiliario Sobrecarga Antigüedad

6 2

Procesos Manipulación Perforación

1 1

Antigüedad

6

Rotura

2

Deformación

3

Grietas

4

1

n/a

Piso

0

0

n/a

Revestimientos interiores lisos

Abrasión Soportes para delimitar

0

Movilidad

0

n/a

Conflictos externos

8

Vandalismo

0

Manipulación

0

Espacio adecuado Zonas carga y descarga adecuadas Puestos de seguridad

1

Pérdida

0

0

0

Destrucción total

0

Pérdida Acceso no autorizado

0

Destrucción parcial

0

Usuarios externos

0

Líneas de división despejadas

0

Equipos de seguridad apropiados

0

Usuarios internos

0

Ventanas seguras

1

n/a

Puertas seguras Ductos de ventilación

1

n/a

Barreras sicológicas Traslado

0

n/a

n/a

Quemadura

0

Quemadura

0

Destrucción total Sistema eléctrico Sistema extinción incendios Detectores de humo Rociadores

0 0

Destrucción total Material flamable Contenedores flamables

0 1

Programa seguridad ante incendios Simulacros Funcionario

7

n/a

Cortafuego Inundación

1

Cañerías y tuberías

0

Tragaluz, claraboya Desagüe

0 4

2 7

n/a

n/a

7

n/a

n/a

6

n/a Adecuada separación del suelo Cajas impermeables Material absorbente n/a

n/a 1 1 0

Revisiones periódicas Tratamientos por daños Medidas de n/a

0

0 0

7 7 1

0 0 0 n/a

   

  27  

  A  continuación  se  calculan  los  valores  promedio  para  cada  amenaza.    

  28  

Tabla  9   Valores  promedio  agentes  de  deterioro    

 

Edificio  

Mobiliario  

Procesos  

Promedio  

Fuerzas  físicas  

6  

2,7  ~  3  

1,7  ~  2  

4  

Vandalismo  

2,7  ~  3  

0  

0  

1  

Fuego  

5,5  ~  6  

4  

5  

5  

Agua  

2,5  ~  3  

1  

0  

1  

Plagas  

2,3  ~  2  

5  

2,5  ~  3  

3  

Contaminantes  

1  

7  

5  

4  

Radiación  

0  

0  

0  

0  

Temperatura  

2  

5  

7  

5  

Humedad  

2  

2  

3,5  ~  4  

3  

Disociación  

1  

2  

3  

2  

  Teniendo   en   cuenta   la   fórmula   estadística   para   cálculo   de   la   Desviación   Promedio  que  para  este  caso  es:  1,44.   Podemos   a   partir   de   esta   primera   lectura   de   la   probabilidad   de   amenaza   graficar   estos  resultados  para  las  tres  dimensiones.   8   7   6   5   4   3  

Edisicio  

2  

Mobiliario    

1  

Procesos  

0  

             Figura  2.  Gráfica  resultados  de  amenaza.  

 

  29  

Con   el   valor   promedio   de   la   amenaza   nos   disponemos   a   calcular   el   valor   de   riesgo.   Tabla  10   Matriz  de  resultados   Descripción  de  la   Valor  del   Probabilidad   Amenaza                             fondo                   de  ocurrencia   (a)   (b)   de  amenaza         (c)  

Fuerzas  físicas   Vandalismo   Fuego   Agua   Plagas   Contaminantes   Radiación   Temperatura   Humedad   Disociación  

Medida  del   Orden  de   riesgo                               prelación   (d)  

5  

4  

20  

2  

5  

1  

5  

5  

5  

5  

25  

1  

5  

1  

5  

5  

5  

3  

15  

3  

5  

4  

20  

2  

5  

0  

0  

6  

5  

5  

1  

5  

3  

25   15  

2  

10  

4  

5  

3  

  Se  analizan  los  resultados  de  acuerdo  a  las  matrices  de  referencia.   La   aplicación   de   la   herramienta   al   ejemplo   planteado   arroja   los   siguientes   resultados:   Edificio:   el   problema   más   importante   detectado   en   esta   institución   basándonos   en   los   diez   agentes,   es   en   Fuerzas   Físicas   donde   se   destaca   la   sobrecarga   y   antigüedad   del   edificio.  También  en  el  caso  de  conflictos  estaría  comprometida  la  conservación  de  los   archivos.     Otro   de   los   agentes   que   sobresale   es   el   Fuego,   el   Archivo   carece   de   detectores   de  humo,  rociadores  y  puertas  cortafuego.   Mobiliario:   los   mayores   problemas   observados   se   dan   en   el   agente   Contaminantes,   no   cuenta  con  dosímetro  y  tampoco  filtro  de  aire.  Otro  agente  con  un  impacto  significante   es  el  referido  a  las  Plagas  ya  que  no  se  cuenta  con  cajas  aislantes.  Por  último,  al  carecer   de    un  termómetro  la  Temperatura  no  es  controlada.   Procesos:   el   problema   más   importante   se   da   en   el   agente   Fuego   ya   que   no   tienen   programas   de   seguridad,   tampoco   se   hacen   simulacros   en   casos   de   catástrofes   relacionadas   con   este   agente.   En   relación   a   los   Contaminantes   no   existen   planes   de   control   ni   identificación   de   elementos   sensibles.   Con   respecto   a   la   Temperatura   no   tienen  ningún  tipo  de  registro,  ni  se  efectúan  controles  al  respecto.     30  

De  acuerdo  a  los  valores  arrojados  en  la  matriz  de  “Valor  del  Riesgo”  concluimos  que  el   riesgo  es  significativo  y  se  da  en  los  agentes  Fuego  y  Temperatura.  

  31  

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  32  

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