Presupuesto y Control Presupuestal

Presupuesto y Control Presupuestal En el mundo corporativo es necesario hablar y conocer todo lo relacionado con el tema de presupuestos. Dentro de toda organización existen elementos indispensables, uno de esos elementos es la acción presupuestaria, la cual es esencial ya que no sólo permite prever situaciones que ponga en riesgo los objetivos de la empresa, sino que además brinda la oportunidad de coordinar, controlar y evaluar todas las acciones a ejecutar de manera anticipada, por ello se dice que el proceso presupuestario es una acción integral. Por lo tanto ¿Es el presupuesto una herramienta imprescindible en la gestión de la empresa? El presente ensayo sustenta que el presupuesto es un instrumento importante que integra los esfuerzos de toda la organización, para lograr los mejores resultados posibles. Por ello es necesario que exista un proceso óptimo para diseñar, implantar y controlar el presupuesto. Horngren, Datar y Foster (2007) definen el presupuesto como la expresión cuantitativa de un plan de acción propuesto por la gerencia en un período específico y una ayuda para coordinar todo aquello que se necesita para implantar dicho plan. Para que un presupuesto sea efectivo, los funcionarios de la compañía deben cumplir a cabalidad sus responsabilidades en la elaboración del trabajo presupuestal, bien sea que participen o no en la elaboración. Los aspectos procedimentales de la presupuestación, como qué va a presupuestarse, cuándo y por quién, son responsabilidad del director de presupuesto, cuya aprobación se somete al comité correspondiente; debe prepararse un manual de presupuesto que proporcione los datos respectivos para cada segmento del presupuesto, donde se asigne la responsabilidad de su preparación y se describan las formas, las políticas y los procedimientos presupuestales.

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El punto de partida de un presupuesto es la formulación de metas a largo plazo por parte de la gerencia. El proceso de fijar metas a largo plazo se conoce comúnmente como planeación estratégica, la gerencia debe decidir dónde le gustaría que la compañía estuviera en el futuro. Todas las compañías tienen recursos limitados y el presupuesto se emplea para dirigir los recursos disponibles con el fin de cumplir las metas fijadas por la gerencia. Una vez elaborado el presupuesto, éste sirve como herramienta útil en el control de los costos (Polimeni, Fabozzi y Adelberg, 1994). El presupuesto expresa los planes operativos y financieros de la administración para un período específico (por lo general un ejercicio fiscal), e incluye un conjunto de estados financieros presupuestados. El presupuesto es el plan inicial de lo que la compañía pretende lograr en el período presupuestado y se desarrolla a partir de las decisiones operativas y financieras que toman los gerentes. Las decisiones operativas giran en torno a cómo hacer el mejor uso de los recursos limitados de una organización y las decisiones financieras giran en torno a cómo obtener los fondos para adquirir esos recursos. Los presupuestos constituyen una parte integral de los sistemas de control administrativo; cuando los gerentes lo administran con sumo cuidado, los presupuestos promueven la coordinación entre las subunidades dentro de la compañía y proporcionan un marco de referencia para evaluar el desempeño. La presupuestación es un proceso que consume mucho tiempo e involucra a todos los niveles de la administración. La alta gerencia desea que los gerentes de menor nivel participen en este proceso porque estos tienen un conocimiento más especializado y experiencia de primera mano en torno a los aspectos cotidianos de la operación del negocio. La participación crea un mayor compromiso y responsabilidad hacia el presupuesto entre los

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gerentes de menor nivel, éste es el aspecto del proceso de presupuestación que involucra desde el nivel inferior hasta el más alto dentro de la empresa. Para obtener los beneficios de la presupuestación, los gerentes ubicados en todos los niveles de una compañía deben entender y respaldar el presupuesto y todos los aspectos del sistema de control administrativo. El apoyo de la alta gerencia es fundamental para obtener la participación de la gerencia de línea en la formulación de los presupuestos y para lograr la exitosa administración de los mismos, es poco probable que los gerentes de línea participen de forma activa en el proceso presupuestal si consideran que la alta gerencia no cree en el presupuesto. Los presupuestos no deben administrarse con rigidez, las condiciones cambiantes por lo general exigen modificaciones en los planes. Es probable que un gerente se comprometa con un presupuesto, pero pudiera surgir una situación en la algunas actividades no planeadas cumplan mejor con los intereses de la compañía. El cumplimiento del presupuesto no debe ser un fin en sí mismo. De hecho, entre algunas de las críticas en torno a los aspectos negativos de la presupuestación se encuentra la tentación por parte de los gerentes de administrar los presupuestos con rigidez. La implantación, realización y control del presupuesto deben ser los adecuados, porque, de lo contrario, perderá toda su efectividad como herramienta de gestión y planificación (Muñiz, 2009). Las diferencias entre los resultados reales y los montos presupuestados llamadas variaciones, pueden ayudar a los gerentes a poner en práctica y evaluar las estrategias. Las variaciones alertan a tiempo a los gerentes sobre acontecimientos que no se detectan con facilidad ni se manifiestan de inmediato, e informan cuán bueno ha sido el desempeño de la compañía en la implementación de sus estrategias.

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En la práctica, es difícil establecer con exactitud el grado de control, algunos directores ejecutivos consideran al presupuesto como un firme compromiso que los subordinados deben cumplir; otros directores ejecutivos creen que es preferible un enfoque en el que se compartan más los riesgos con los gerentes y se tomen en cuenta los factores no controlables en relación con los competidores cuando se juzgue el desempeño de los gerentes que no logran cumplir con sus metas de presupuesto (Horngren, 2007). En conclusión, el presupuesto es un instrumento de planificación que permite coordinar e integrar áreas de responsabilidad y constituye una herramienta de comunicación y de control de la actividad empresarial. Sin esta herramienta será muy difícil que una empresa, en la actualidad, afronte el futuro, dado que los ingresos son difíciles de conseguir y los gastos en muchos casos, un lastre difícil de reducir u optimizar. Todo ello, unido a la falta de experiencia de muchos gestores en tiempos de crisis, hace necesario que exista un proceso óptimo que permita diseñar, implantar y controlar el presupuesto. El presupuesto y el control presupuestario adquieren una importancia vital y su utilización se hace casi imprescindible, porque no sólo ayuda a prever lo que ocurrirá en los próximos meses en función de que se vayan alcanzando o no los resultados previstos, sino que también permitirá ir adaptando las previsiones a los cambios que vayan aconteciendo.