PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
ESCUELA DE HISTORIA

NOMBRE: MÉNDEZ T. SILVIA DANIELA
MATERIA: ARCHIVOLOGÍA I
FECHA: QUITO, 19 de Agosto de 2014
TÍTULO: ¿QUÉ SON Y PARA QUÉ SIRVEN LOS ARCHIVOS?

El mundo de los documentos es demasiado grande y en este mismo si hablamos de los archivos, podemos entender que es algo sumamente sencillo de comprender cuando se tienen en claro todos los conceptos y todas las partes de que están compuestos, por ejemplo, conocer que es un archivo, de que sirve, quien lo maneja, en donde se archiva, y cuando se archiva o elimina uno. Por medio del presente trabajo, tomando como referencia del libro "ARCHÍVESE", de Cruz Mundet y Fugueras, se explicaran algunos de estos puntos, para que de esta manera nuestra comprensión de los archivos sea mayor.
Dependiendo del lugar del mundo donde se encuentre ubicada una persona, y de que profesión tenga cual será la respuesta a la siguiente incógnita, ¿qué es un archivo? Para nosotros, el término archivo nos indica el lugar donde se archivan o guardan con mucho celo y cuidado los documentos producidos por un individuo, una empresa o un organismo público; en un archivo los documentos se organizan, se recopilan y se los muestra cuando una persona tiene la necesidad de conocer el pasado, o de entender algún suceso, o simplemente se los guarda por el valor histórico que estos tienen, ya sea para un futuro o en la actualidad es decir los archivos son conservados porque representan un registro tangible de las operaciones que cada uno de los organismos o personas antes mencionadas realizan durante un periodo de tiempo.
Los primeros registros archivísticos, datan de hace más de cinco mil años, es decir desde que la sociedad humana comenzaba a desempeñarse como tal. Y su utilidad con el paso del tiempo ha ido cambiando, desde ser un documento que simplemente registra el pasado, hasta ser una ayuda en un caso jurídico o simplemente ayudar a un historiador, que desea recuperar algo del pasado y traerlo al presente a través de una nueva investigación; pero existe una gran problemática enlazada con todo a lo que archivos se refiere, y esta es que las diferentes entidades o individuos, realizan cada día un mayor número de archivos, y esto aun en lugares que tengan una buena organización representan un gran espacio ocupado, y lo peor es que en ese montón de archivos, pueden llegar a perderse algunos que tengan información sumamente valiosa, que su pérdida implique grandes problemas para quien lo busca. Únicamente dando lugar a estos mismos archivos, se podría completar el alto de los edificios más altos de los Estados Unidos, por ello se han creado grupos de personas encargadas de la oportuna eliminación de los archivos que no podrán tener una utilidad futura, es impresionante conocer que solo un 5% de todos los archivos son "los elegidos" para ocupar un lugar en los archivos nacionales o propiamente institucionales; esto se debe a que los archivos, comienzan a tomar valor histórico con el paso del tiempo.
Para hacer una pequeña comparación, los archivos tienen algo así como los seres vivos un ciclo vital, el que consiste netamente, en su nacimiento (creación), en su desarrollo y muerte (eliminación).
Todos debemos ser conscientes que existen ciertos documentos que deben tener una adecuada eliminación, esta no debe ser parcial; En el momento que decidimos que algunos archivos ya no serán de utilidad futura se los debe eliminar a través de ciertos procesos como la incineración, pues no se desea que información privada, personal o de secreto de estado se divulgue por allí, por una mala gestión con la eliminación de los documentos, pues se conoce que en cierto momento un grupo de personas se dedicó a recuperar los trozos de papel eliminados y volver a reconstruir los documentos, para así estar informados de las actividades de otros.
Los archivos ocupan un papel muy importante dentro de la gestión de las diferentes empresas, ya que si por algún problema o una catástrofe los archivos desaparecen, ese sería el mismo destino que seguiría la empresa, ya que toda la razón de ser de la empresa, sus clientes, sus cuentas y todo está registrada en los archivos.
Los archivadores, son las personas encargadas de cuidar, y de organizar de una forma adecuada los archivos, para que cuando sea necesario o pertinente buscarlos, estos mismos sean de fácil acceso para quien los necesita.

FUENTE: Alberch Fugueras, R., & Ramón, C. M. (1999). Archívese. Madrid: Alianza Editorial,S.A.