Planeacion de proyecto, etapa de ejecucion y control. Terminos

Bloque 2 (Implementación y Control)Cuarta EntregaPág. 6 de 6

LINEA BASE:
Cuando se ha finalizado la planeación de un proyecto y se tienen previstas las fechas, horas y costos, sin duda, resulta buena idea almacenar estos valores, lo cual se conoce como línea base de un proyecto.
Específicamente, una línea base es un conjunto de variables recopiladas, tales como: calendario original con fechas de inicio y terminación; esfuerzo planificado (expresado en horas); costo presupuestado; ingresos presupuestados, etc.

MONITOREO DEL PROYECTO:
Comprar (costo, tiempo, alcance) los resultados obtenidos (en periodos) con los resultados planeados para cumplir con los objetivos del proyecto.

recopila, mide, distribuye la información de desempeño.
evalúa las mediciones y las tendencias efectuar mejoras en el proceso.
Si se hay variación significativa acciones preventivas, correctivas o solicitudes de cambio.

EN EL PROCESO MONITOREO/CONTROL:
a) revisar, analizar y reportar el desempeño.
b) implementar acciones preventivas, correctivas o cambios (si es requerido).
c) Procesar solicitud de cambios
d) responder a los riesgos presentados
d) gestionar los contratistas.

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO:
Ayuda a comprender el estado del proyecto, las medidas a adoptar y las proyecciones (presupuesto / alcance y tiempo).

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO:
Ayuda a comprender el estado del proyecto, las medidas a adoptar y las proyecciones (presupuesto / alcance y tiempo).

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO:

** ENTRADAS
Las entradas 1,2,3,5: Con el Gantt chart se visualiza el costo y cronograma por actividad (por hora) y % de avance, y los hitos.
La entrada 4: Se pueden hacer cambios (solicitarlos y registrarlos) cuando se vea la varianza en $ y Tiempo de actividades e hitos. Con el GANT se puede observar la ruta crítica y las actividades que se está retrasando.
La entrada 6 y 7: Los factores ambientales y los activos de la empresa están presentes en el proyecto.



** HERRAMIENTAS Y TECNICAS:
1. Juicio de expertos:
2. Técnicas analíticas
3. Sistemas de información para la dirección de proyectos.
4. Reuniones (informativas y seguimiento).

**SALIDAS:
1. solicitud de cambios
2. informes de desempeño
3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
4. actualizaciones a los documentos del proyecto

MONITOREO: permite conocerla salud del proyecto e identifica las áreas de mejora o que requieran más recursos.
CONTROL: determina las acciones preventivas, correctivas o de cambio, y su seguimiento.



PROCESO DE MONITOREO / CONTROL:
Comparación (planeado Vs Actual).
Evalúa desempeño acción preventiva, correctiva o solicitud de cambio.
Analiza, revisa, monitorea e identifica (riesgos)
Información precisa y oportuna durante la ejecución del proyecto Sustenta el informe de estado y los pronósticos de costo y cronograma - (finanzas)-
Monitoreo (implementación de cambios)
Informar a la dirección (avances del proyecto) cuando el proyecto forma parte de un programa global.

MONITOREO / CONTROL DE PROYECTO.
a. información de desempeño (entrada)
b. informe de desempeño (salida)

INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO (ENTRADA)
DATOS desempeño en varios procesos de control información (correlación y contexto).
Ejemplos: estado de los entregables, estados de implementación de las solicitudes de cambios, y sus estimaciones.

INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO (SALIDAS)
Informes físicos o electrónicos sobre desempeño del trabajo genera decisiones, acciones, conocimiento.
Ejemplos: informes de estado, memorandos, notas informativas, justificaciones, recomendaciones y actualizaciones.

¿MATRIZ DE TRAZABILIDAD?
La MATRIZ DE RASTREABILIDAD/TRAZABILIDAD DE REQUISITOS es un cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen y permite realizar su seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
La implantación de una MATRIZ DE RASTREABILIDAD/TRAZABILIDAD DE REQUISITOS en el Marco de Trabajo para la Gestión de Proyectos de cada Empresa ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor al negocio, al vincularlo con los objetivos del negocio y del proyecto. Proporciona un medio para realizar el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo cual contribuye a asegurar que al final del proyecto se entreguen efectivamente los requisitos aprobados en la documentación de requisitos. Por último, proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados con el alcance del producto.

La traza incluye, entre otras cosas, el trazar los requisitos con relación a los siguientes aspectos:
Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio;
Objetivos del proyecto;
Alcance del proyecto/entregables de la EDT/WBS,
Diseño del producto;
Desarrollo del producto;
Estrategia y escenarios de prueba; y
Los requisitos de alto nivel con respecto a los requisitos más detallados.

En la MATRIZ DE RASTREABILIDAD/TRAZABILIDAD DE REQUISITOS se pueden registrar los atributos asociados con cada requisito. Estos atributos ayudan a definir la información clave acerca de cada requisito. Los atributos típicos utilizados en la matriz de trazabilidad de requisitos pueden incluir: un identificador único, una descripción textual del requisito, el fundamento de su incorporación, el responsable, la fuente, la prioridad, la versión, el estado actual (tal como vigente, cancelado, aplazado, agregado, aprobado, asignado, completado) y la fecha del estado registrado. Además, para cerciorarse de que el requisito ha satisfecho a los interesados, pueden incluirse otros atributos, tales como: estabilidad, complejidad y criterios de aceptación.
La MATRIZ DE RASTREABILIDAD/TRAZABILIDAD DE REQUISITOS es un documento insumos (entrada) del proceso 5.5 Validar el Alcance y del procesos 5.6 Controlar el Alcance. Así, la MATRIZ DE RASTREABILIDAD/TRAZABILIDAD DE REQUISITOS ayuda a detectar el impacto de cualquier cambio o desviación de la línea base del alcance sobre los objetivos del proyecto.
Importante recordar la validación de los entregables descritos en la EDT/WBS con los requisitos. Cada requisito debe tener su correspondiente elemento en la EDT/WBS y cada elemento de la EDT/WBS debe tener sus correspondientes requisitos.

¿Análisis de variación?
Es el análisis de variación del cronograma, costos para controlar el alcance.
¿Análisis de variación y tendencias?
Análisis para controlar los riesgos.

CONTROL DEL ALCANCE:
Gestiona los cambios reales ( acciones preventivas, correctivas o cambio) y se integra con los procesos de control.
Control desmedido del alcance (en tiempo, $ y recursos) = corrupción o deformación del alcance.
El proceso de control de cambio es obligatorio por que los cambios en el proyecto son inevitables.

CONTROLAR EL ALCANCE (SALIDAS)
1. información de desempeño del trabajo:
2, solicitud de cambios.
3. actualización del plan de administración del proyecto:
Actualización de línea base del alcance: se afecta la línea base del alcance, por lo que se emite un nuevo enunciado de alcance, la EDT y el Diccionario de la EDT, atreves del control de cambios
Actualización a otras líneas base: se afecta la línea base del alcance, costo o cronograma (dos o las tres)
NOTA: se hace referencia al triángulo de la triple restricción.

CONTROL DEL CRONOGRAMA:
Monitorea las actividades
Actualiza los avances (Actividades)
Gestión de los cambios para cumplir con lo planeado.
Con lo anterior se detecta las desviaciones implementar acciones correctivas, preventivas minimizar riesgos.

REVSION DE DESEMPEÑO
Mide, compara y analiza el desempeño del cronograma.
Fechas de inicio y finalización, porcentaje completado, duración restante para completar el trabajo de ejecución.

DESEMPEÑO DE CRONOGRAMA:
Medidas de desempeño del cronograma:
SV = variación del cronograma
SPI = índice de desempeño del cronograma.
Estas 2 evalúan la desviación con respecto a la línea base original.

Aspectos a considerar:
1. determinación de la causa y del grado de la desviación.
2. estimar las implicaciones de esas desviaciones, para completar el trabajo.
3. decidir si se emprenden acciones correctivas o preventivas.

Ejemplos:
Retaso en la ruta crítica efecto grandeuna acción inmediata
Retraso en línea no critica efecto mínimo o mediano implementación acorde al efecto.

CONTROL DE CRONOGRAMA (SALIDA)
Pronostico de cronograma: estimación o predicción de los eventos del proyecto.
Se basa en la información del desempeño del proyecto ejecutado y en el previsto; incluye indicador de valor ganado por el impacto que se puede dar.

CONTROL DE COSTOS:
Analiza la relación entre los fondos gastados y el trabajo real efectuado correspondiente a dichos gastos. Para conocer las deviaciones y tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.

Un control de costo incluye:
1. Los factores que producen cambios en la línea base (variaciones).
2.. Asegura que los gastos no excedan los fondos autorizados (periodo, Actividad, Componente EDT, Proyecto en totalidad).
3. Los excesos de costos previstos se mantienen dentro de los limites aceptables.
4. Monitorea el desempeño base costo Vs trabajo.
5. lleva de manera oportuna las solicitudes de cambio.
6. Se informa a los interesados los cambios aprobados y costos asociados.
7. Evita que se incurran en cambios no aprobados en los informes de costo y recursos.
8. gestiona los cambios reales Cuando y Conforme suceden.

GESTION DE VALOR GANADO (EVM):
Metodología que combina ALCANCE / CRONOGRAMA /RECURSOS para evaluar el desempeño y alcance del proyecto.
EVM establece y monitorea las tres dimensiones claves (Valor planificado, Valor Ganado, Costo Real) para cada paquete de trabajo y cuenta de control.

VALOR PLANIFICADO (PV): presupuesto autorizado para la ejecución del trabajo (físico) para completar una actividad o EDT.
PV TOTAL: se conoce como línea base para la medición del desempeño (PMB).
Valor Planificado Total: se conoce como presupuesto hasta la conclusión (BAC).

VALOR GANADO (EV): medida de trabajo completado en términos de presupuesto.
No puede el EV > PV.
El EV se utiliza para calcular el porcentaje completo del proyecto (establecer criterios de medición de avances para cada EDT de trabajo en curso)
Al monitorear el EV y sus incrementos conocer el estado Actual, el total acumulado establecer tendencias de desempeño a largo plazo.

COSTO REAL (AC): costo incurrido por las actividades completadas durante un tiempo específico, medido por el EV.
El AC no tiene límite superior, para obtener el EV se miden todos los costos incurridos.
El AC debe corresponderse con lo presupuestado para el PV y lo medido por EV.
Ejemplo: solo 2 hrs directas, solo costos directos o todos los costos (se incluyen los costos indirectos).

RESPECTO A LA LINEA BASE APROBADA SE MONITOREAN LAS VARIACIONES (cronograma y costo) Y LAS DESVIACIONES ( ).

VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SV): medida del desempeño del cronograma de un proyecto.
SV = EV – PV
Determina el adelanto o retraso del proyecto en relación con la fecha de entrega en un momento determinado.
El SV en el EVM en última instancia será igual a cero (Proyecto completado).
Se recomienda usar SV en conjunto con la metodología de programación de la ruta crítica (CPM) y la gestión de riesgos.

VARIACIÓN DEL COSTO (CV): medida del desempeño del costo en un proyecto.
CV = EV – AC
Es el monto del déficit o superávit presupuestado en un momento dado.
La variación del costo final = presupuesto hasta la conclusión (BAC) – cantidad realmente gastada.
El CV indica la relación entre el desempeño real y los costos incurridos. Una CV negativa es a menudo difícil recuperar del proyecto.

SV y CV pueden convertirse en indicadores de eficiencia (reflejar el desempeño del costo y cronograma) para compararlo con otros proyectos o portafolio de proyectos.

INDICE DE DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA (SPI):
Mide la eficiencia con que el equipo del proyecto está utilizando su tiempo.
SPI = EV / PV
Un PSI < 1,0 indica que la cantidad de trabajo es menor a la prevista.
Un SPI > 1,0 indica que la cantidad de trabajo es mayor a la prevista.

NOTA: se debe analizar el desempeño de la ruta crítica para saber si el proyecto terminara antes o después de la fecha programada.
En ocasiones se usa SPI con el CPI (índice de desempeño de costo) para proyectar las estimaciones finales a la conclusión del proyecto.

INDICE DE DESEMPEÑO DE COSTO (CPI):
Mide la eficiencia del costo para el trabajo completado.
CPI = EV / AC
Un CPI < 1,0 indica un costo superior a lo planificado con respecto al trabajo completado.
Un CPI >1,0 indica un costo inferior con respecto al desempeño hasta la fecha.

NOTA: Los índices determinan el estado de un proyecto y proporcionan la base para la estimación del costo y cronograma al final del proyecto.

Se puede monitorear e informar sobre los tres parámetros (valor planificado, valor ganado y costo real) por períodos (normalmente semanal o mensualmente) y de forma acumulativa.


PRONOSTICOS:
Se generan, actualizan y se emiten conforme se ejecuta el proyecto.

Tipos de pronósticos a desarrollar.
EAC: Pronostico de estimación a la conclusión
BAC: Pronostico de presupuesto a la conclusión
ETC: estimación hasta la conclusión.

Una EAC implica realizar proyecciones de condiciones y eventos futuros, basándose en la información de desempeño y el conocimiento que se tiene hasta ese momento.

Se basa en costos reales incurridos por el trabajo + ETC para el resto del trabajo.
(para realizar la ETC hay que predecir que pueden presentarse en función a la experiencia).
METODO ASCENDENTE de EAC: se basa en costos reales + experiencia adquirida del trabajo completado realizar una nueva estimación para el trabajo restante.
EAC = AC + ETC ascendente
La EAC ascendente manual se compara con las EAC's calculadas Representan diferentes escenarios de riesgo.

Para calcular valores EAC se utilizan valores de CPI y SPI. Los valores EVM EAC's estadísticas.

EAC's ESTADISTICAS:

EAC para trabajo de ETC a tasa presupuestada:
Toma el desempeño real del proyecto a la fecha como lo presentan los costos reales y prevé que el trabajo del EDT se llevara a cabo acuerdo a la tasa presupuestada.
EAC = AC + (BAC – EV)
Cuando el desempeño real es desfavorable, el "supuesto" que el desempeño mejorara se aceptara cuando este avalado por un análisis de riesgo del proyecto.

EAC para trabajo de ETC con CPI actual: asume lo que el proyecto ha experimentado hasta la fecha y que puede seguir siendo esperado en el futuro.
El trabajo al ETC se realiza en el mismo índice de desempeño del costo (CPI) acumulativo que se ha incurrido hasta la fecha.
EAC = BAC / CPI

EAC para trabajo de ETC con SPI y CPI: el trabajo del ETC se realiza según la tasa de eficiencia que toma en cuenta el índice de desempeño del costo como índice de desempeño del cronograma.
La variación considera el CPI y SPI asignándoles diferentes pesos (80/20, 50/50 o alguna otra porción) de acuerdo al juicio del director del proyecto.
EAC = AC + [ (BAC – EV) / ( CPI * SPI) ]
Cuando el cronograma es un factor que afecta el esfuerzo del ETC este método es más útil.

Cada uno de estos puede ser aplicado para cualquier proyecto y proporcionará al equipo de dirección del proyecto una señal de "alerta temprana" si los pronósticos para la EAC no están dentro de las tolerancias aceptables

INDICE DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO (TCPI):
Proyección que Mide el desempeño del costo que debe alcanzarse con los recursos restantes a fin de cumplir con un determinado objetivo de gestión.
TCPI basada en BAC = (BAC - EV) / (BAC - AC)
Se expresa como la tasa entre el costo para culminar el trabajo pendiente y e presupuesto restante.
Cuando el BAC no es viable, el administrador del proyecto debe tomar en cuenta el EAC pronosticada, cuando es aprobada, la EAC puede sustituir al BAC en el cálculo del TCPI.

ANALISIS DE VARIANZA (cronograma, costo, calidad).

Varianza del cronograma
Resultados planeados: describe el trabajo planeado para ser completado durante el periodo del reporte.
Resultados actuales: describe el trabajo actualmente completado durante el periodo del reporte.
Varianza: la variación.
Causa principal: identifica la causa principal de la variación.
Respuesta planeada: documenta la acción correctiva o preventiva planeada.
Varianza en costo
Resultados planeados: registra los costos para el trabajo planeado para ser completado durante el periodo del reporte.
Resultados actuales: registra los gastos actuales efectuados durante el periodo del reporte.
Varianza: calcula la variación.
Causa principal: identifica la causa principal de la variación.
Respuesta planeada: documenta la acción correctiva o preventiva planeada.
Varianza en Calidad:
Resultado planeado: describe el desempeño planeado o medidas de calidad durante el periodo del reporte.
Resultado actual: describe el desempeño actual o medidas de calidad durante el periodo del reporte.
Varianza: describe la varianza.
Causa principal: identifica la causa principal de la variación.
Respuesta planeada: documenta la acción correctiva planeada.

Estado de valor ganado (integración de alcance, cronograma, información de costos)
La información se reporta por informe del período y en forma acumulada.
Informes de estado pueden ser utilizados para predecir el costo total del proyecto a la finalización o la eficiencia necesaria para completar el proyecto para el presupuesto de referencia.

Presupuesto hasta la conclusión (BAC)
Valor Planificado (PV)
Valor Ganado (EV)
Costo Real (AC)
Variación del cronograma (SV)
Variación del costo (CV)
Índice de desempeño del cronograma (SPI)
Índice de desempeño del costo (CPI)
Porcentaje planeado – indica el porcentaje acumulado del trabajo planeado para ser completado: PV/BAC
Porcentaje ganado – indica el porcentaje acumulado del trabajo que ha sido completado: EV/BAC
Porcentaje gastado – indica el porcentaje acumulado del presupuesto que ha sido gastado: AC/BAC
Estimación a la conclusión (EAC)
Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)

El informe de estado del valor ganado se puede utilizar como una técnica en estos procesos:

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
Control del cronograma
Control de los costos
Control de los riesgos
Control de las adquisiciones







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