Pasos metodológicos de la Gestión del Conocimiento

Gestión del Conocimiento
Pasos metodológicos para instalar y conducir procesos de gestión del conocimiento
Elaborado por Angélica H. Anguiano Macías para la materia de Gestión del Conocimiento (Maestría en Educación y Gestión del Conocimiento, ITESO).

Proceso o Fase
Descripción
Pasos
Modelo
Detección o Identificación
Esta fase es previa a la gestión del conocimiento. En ésta, se detecta, primeramente, el problema – entendido como una incongruencia o un error que no da los resultados deseados en la organización -, la necesidad – entendida como el perfeccionamiento de un área para mejorar resultados en la organización – o la necesidad de continuidad – del conocimiento de cierta área que arroja buenos resultados en la organización y se desea instaurar en la cultura organizacional – que está latente en la Base de Conocimiento Organizacional Distribuido (BCOD) y referenciado por su entorno dinámico donde hay entradas nuevas influyentes en la vida de la organización entera. En esta fase se comparten experiencias y se exteriorizan creencias y peticiones, de las cuales, se alimenta un proceso de aprendizaje individual y, a veces, grupal. El producto de ello es una propuesta para gestionar un proyecto de gestión del conocimiento, de ser evaluado conveniente para ello.
Detectar un problema, una oportunidad o una necesidad de continuidad del conocimiento:
A través de la experiencia propia, y
A través de las experiencias, creencias y peticiones compartidas de la comunidad.
Definir una meta que atienda lo que se ha detectado en la organización.
Iniciar la toma de decisiones acorde con la meta y los recursos previos – como potenciales activos de conocimiento – con los que se cuenta.
Negociar con la organización para proponer un proyecto de gestión del conocimiento (si es que se decide que lo es, gracias al ciclo de toma de decisiones).
Firestone y McElroy
Producción
Del conocimiento (1er paso en el Ciclo de Vida del Conocimiento y 1er paso en el aprendizaje organizacional)
Esta fase es la que se crea el conocimiento – originada en la gestión del conocimiento de 1ª generación e integrada en la teoría de la gestión del conocimiento de 2ª generación – y consiste en:
Adquirir Información – contemplando datos y conocimiento como información (Firestone y McElroy) -.
Generar conocimiento a nivel individual y a nivel grupal – entendido en el marco de socialización y externalización para generar conocimiento conceptual a través del dialogo (Nonaka y Takeuchi) – que implican interacción humana para ser validados (Firestone y McElroy).
Formulación de declaraciones de conocimiento; es decir, poner de manifiesto la postura de la organización en referencia a su entorno dinámico y cambiante (Firestone, 2000).
Proceso de validación del conocimiento, en el cual se reciben y codifican innovaciones las declaraciones de conocimiento formuladas, según diferentes criterios; :
Se forman "estructuras de conocimiento",
Se vinculan los procesos y recursos con los puestos de los miembros de la organización
Se descentraliza la innovación (McElroy, 1999).
Se evalúa su efectividad cuantificando tiempos y afirmaciones validadas (Firestone, 2000).

Adquirir información de:
los documentos producidos por la organización
los diálogos con y entre los miembros de la organización
las teorías que sustenten creencias de la cultura de la organización (tácitas o explícitas).
Selección de información útil (datos, sólo información y conocimiento) que triangule la problemática o necesidad detectada para iniciar el Ciclo de Vida del Conocimiento.
Formular declaraciones de conocimiento que sean útiles para cumplir la meta propuesta, tomando en cuenta todas las aristas del conocimiento y su contexto referencial: las diferentes áreas y procesos de la organización, así como los miembros y su rol en la organización.
Se validan afirmaciones de conocimiento según criterios de éxito que han resultado para la organización:
tiempo del ciclo
Afirmaciones de conocimiento relevantes para el problema o necesidad,
Afirmaciones de conocimiento con alcance para manejar el problema o necesidad,
Emplear los resultados de la validación de afirmaciones de conocimiento en diferentes circunstancias, como:
establecer criterios o reglas de validación,
formalizar el proceso de validación para generación de nuevas afirmaciones de conocimiento,
Iniciar proyectos inter-organizacionales o corporativos (McElroy, 1999).

Nonaka y Takeuchi;
Firestone y McElroy
Integración
(2do paso en el Ciclo de Vida del Conocimiento)
Esta fase es en la que la organización introduce nuevo conocimiento o prácticas a su ambiente operativo y reitera su conocimiento previo que debe continuarse por su éxito o efectividad. Las acciones involucradas en este proceso tienen en común las siguientes características:
La velocidad y duración de su ciclo de vida depende del nivel de apertura a la colaboración entre los miembros de la organización – como participatnes fundamentales en el CVC –.
Son flexibles en cuanto a variedad de métodos para lograr sistematizar el conocimiento.
Son evaluables en términos de extensión de la distribución, grado de aceptación y grado de satisfacción y eficacia en la organización.

La producción de artefactos o generación de espacios a partir de las estrategias utilizadas en pro a la integración del conocimiento en la organización, serán sistematizados en esta fase, para almacenar y clasificar lo que se genere y pueda retroalimentar el ciclo de vida del conocimiento (CVC). Todos estos productos, pasan a formar parte de la Base de conocimiento organizacional distribuida de la organización.
Establecer una intención – como condición necesaria – para difundir las declaraciones del conocimiento validadas en el proceso inter-organizacional (Nonaka) en la etapa de producción del conocimiento.
Divulgar las Afirmaciones de conocimiento validadas a todos los miembros de la organización (comunicación en un sentido, no diálogo).
Contemplar la enseñanza como el medio más tradicional y efectivo, entre otros, debido a la motivación provocada por un instructor entre los miembros. Si se decide por este medio, será necesario contemplar a la comunidad de la organización, para localizar liderazgo entre los miembros, que abonen al objetivo de la práctica.
Establecer depósitos de conocimiento accesibles para los miembros y grupos de la organización, como artefactos o espacios producidos por la organización (Firestone, 2000).
Sistematizar el qué, cómo y con qué criterio se clasificarán, se transportarán y se accederá a la información y el conocimiento generado en la organización.
Sistematizar, también, las acciones que tienen lugar en esta fase y cómo se realizarán por la organización: transmitir, buscar, enseñar y compartir.
Nonaka y Takeuchi;
Firestone y McElroy.
Distribución (en ambiente a nivel organizacional como resultado de la experiencia de un ciclo de vida del conocimiento)
Esta fase se dedica a la expansión del conocimiento individual y grupal a nivel organizacional e inter-organizacional.
Esta fase es intensa, ya que se construye un sistema lo suficientemente flexible para permitir la diversidad del pensamiento imaginativo para la detección de problemas o necesidades y búsqueda de soluciones y buen manejo de situaciones.
En esta fase resultan cristalizaciones que son concretadas en productos físicos o sistemas tangibles, que son evaluadas para que sirvan de retroalimentación para la producción de nuevo conocimiento, en un ciclo constante, que mantiene a la organización abierta al aprendizaje, de manera dinámica y constante.
Implementar la práctica de estos conocimientos dentro de los procesos de la organización, cuidando:
La variedad, para no limitar las operaciones de rutina de los miembros,
La incorporación del conocimiento de experiencia a través de un compromiso personal y profundo de los miembros,
La interacción entre la práctica y la teoría, a través de una colaboración hacia la innovación.
Creación de equipos auto-organizacios (o comunidades de práctica, si es el caso) para concretar el conocimientos en nuevos productos o sistemas.
Evaluar los procesos en los que se implementó el conocimiento, para determinar su efectividad para reutilizarse en un futuro.
Reportar los resultados a las correspondientes áreas para ser tomados en cuenta en el ciclo de toma de decisiones en pro a la generación y producción de nuevos conocimientos y/o prácticas, resultados que se evidencian a través del conocimiento contenido en la Base de Conocimiento Organizacional distribuido a través de:
3.1 agentes que poseen conocimientos en sus mentes (tácito) desde grupos, equipos, comunidades de práctica hasta individuos y otros agentes externos, y
3.2 artefactos de conocimiento (explícito) como documentos, sistemas de información y otros artefactos culturales.
4. Compartier la información en red – entendiendo a la organización con vinculaciones entre sí, como parte de un "todo", un sistema -.

Nonaka y Takeuchi;
Firestone y McElroy.