Organizaciones-Capítulo 7: Sistemas y contingencia

Capítulo 7

Sistemas y contingencia Denis Sulmont Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.

La imagen más difundida de una organización es la de un sistema abierto que opera en un medio ambiente capaz de procesar recursos (humanos, materiales, energéticos e informáticos) y de producir resultados. Esta imagen es la que prevalece en los textos más usados la administración como el libro de Fredmont E. Kast y James E. Rosenzweig Administración en las organizaciones. Enfo que de sistemas y de la contingencia. En este capítulo, examinaremos primero los planteamientos básicos de este enfoque, luego los aportes específicos referidos a la noción de contingencia, la adaptación al entorno, la selección natural (ecología de las organizaciones) y la dependencia de recursos. 7.1. Teoría de sistemas La noción de sistema cubre un amplio espectro de fenómenos físicos, biológicos, psíquicos, sociales, económicos y culturales. Uno de los pioneros en proponer una teoría general de sistemas fue el biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy. Esta teoría distinguía entre los sistemas «cenados» y los sistemas «abiertos». A los primeros corresponden los sistemas mecánicos y físicos (por ejemplo un reloj o un puente); a los segundos, los sistemas biológicos, psíquicos y sociales que se caracterizan, entre otras, por su capacidad de adaptación al medio ambiente. También se señalan diferentes niveles de complejidad de los sistemas. Los sistemas sociales son considerados como sistemas de gran complejidad. Las organizaciones pueden ser entendidas como sub sistemas diseñados para manejar esta complejidad de modo sencillo. La teoría de sistemas fue enriquecida por los biólogos chilenos Humberto Maturana y Francisco Varela quienes definieron a los sistemas como unidades autopoiéticas (productoras de sí mismas). Dichas unidades se organizan estableciendo una frontera con el entorno y regulando sus relaciones con él. Para Maturana y Varela la autopoiesis es la manera de existir de los seres vivos, los cuales son entes autónomos que conservan su estructura interna, incorpora energía del medio ambiente y se adaptan a los cambios del mismo1. El punto de vista de los sistemas ha tenido mucha influencia en las ciencias humanas. Está presente en la teoría estructural-funcionalista de Talcott Parsons que dominó la sociología entre los años 40 y 70. En el campo de la psicología guarda relación con el concepto de gestalt (configuración) aplicado por ejemplo al análisis de la personalidad. En el campo de la economía está asociado a la noción de equilibrio. 1

El concepto de autopoiesis de Maturana y Varela fue aplicado a los sistemas sociales y organizacionales por el sociólogo alemán Niklas Luhmann.

Uno de los campos de aplicación de los sistemas abiertos lo constituye la cibernética, disciplina inspirada de las técnicas diseñadas por los ingenieros para controlar y autorregular el funcionamiento de determinados procesos mecánicos mediante el tratamiento de la información (por ejemplo el termostato). Los alcances de esta disciplina se han ampliado de manera espectacular gracias al desarrollo de la informática y de los medios de comunicación. La teoría de los sistemas abiertos facilita la comprensión del por qué las economías funcionan de manera interdependiente en un mundo globalizado. El interés por los sistemas abiertos coincide también con la creciente preocupación por la incidencia de las actividades humanas sobre la calidad del medio ambiente. Los sistemas están constituidos por un conjunto de elementos diferenciados y relacionados entre sí, los cuales forman un todo que es más que la suma de las partes. Este «todo» se estructura en torno de dos esferas delimitadas por una frontera: por un lado, una esfera interna constituida por los elementos regulados internamente (por ejemplo, en el caso de una organización: los socios, el personal contratado, la dirección, los procesos técnicos) y por otro, una esfera externa que abarca el entorno: el medio ambiente material, la sociedad, el mercado, las instituciones políticas, la cultura, etc. La relación entre ambas esferas puede entenderse como una combinación entre subsistemas y supra-sistemas. Sistemas y entorno se implican mutuamente. El entorno es construido por la organización a medida que esta se constituye. Los sistemas cerrados son un caso límite en el que el entorno carece de significado. Por lo general, los sistemas se retroalimentan de energía e información para adaptarse a los cambios del entorno. Las principales características de los sistemas abiertos y sus modos de relación con el entorno se especifican en el cuadro siguiente: CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS ABIERTOS (Katz y Kahn) 1. Importación de energía 2. El proceso de transformación 3. El resultado 4. Los sistemas como ciclos de acontecimientos 5. Entropía negativa

6. Insumo información, retroalimentación

de y

Los sistemas abiertos importan del ambiente externo formas de energía: la célula importa oxígeno; el cuerpo humano, aire y alimentos; la personalidad, estímulos; las organizaciones sociales, energía de la gente. Los sistemas abiertos transforman energía. La organización procesa materiales, entrena gente, elabora productos o presta servicios. Los sistemas abiertos desembocan en nuevos productos o servicios, ofreciendo un valor agregado. La secuencia de actividades tiene un carácter cíclico. El producto exportado al ambiente proporciona fuentes de energía para que se repita el ciclo de actividades. A fin de sobrevivir los sistemas abiertos deben moverse para detener el proceso entrópico. Este proceso es una ley según la cual todas las formas de organización se mueven hacia su desorganización o muerte. Los insumos incluyen también información; proporcionan al sistema señales del ambiente y de su propio funcionamiento. La retroalimentación permite al sistema corregir desviaciones. Los

codificación

sistemas solo reaccionan ante aquellas señales para las que están preparados. Se llama codificación a los mecanismos de selección mediante los cuales los sistemas aceptan o no nuevos elementos en su estructura. 7. El estado estable y La importación de energía mantiene cierta constancia en el la homeostasis intercambio entre la organización y su medio ambiente. La homeostasis es la tendencia de la organización estable a partir de este intercambio. 8. Diferenciación Los sistemas abiertos tienden a la diferenciación y la especialización. 9. Equifinalidad Un sistema puede alcanzar el mismo estado fmal a partir de condiciones iniciales diferentes y por caminos diversos. Elaboración en base a Katz y Kahn, 1995.

Según Luhmann entre los sistemas que involucran a los seres humanos se pueden distinguir: el sistema biológico, el sistema psíquico (la personalidad), el sistema social (la sociedad) y el sistema organizacional (l organización). Un sistema organizacional se caracteriza por su capacidad de regular las acciones, los modos de comunicación y la toma de decisiones de sus miembros. Está conformado por la estructuración de tareas. posiciones jerárquicas y objetivos. Constituye una unidad de procesamiento de insumos (inputs) y de producción de resultados (outputs). Internamente una organización puede describirse como un conjunto articulado de sub-sistemas, cada uno de los cuales se encarga de cumplir una determinada función. Por ejemplo: • • • • •

Un subsistema estructural: definir las tareas y las responsabilidades Un subsistema tecnológico: aplicar los medios técnicos Un subsistema estratégico: delinear el curso de las acciones Un subsistema humano y cultural: movilizar y encausar las capacidades humanas Un subsistema de dirección: planificar, coordinar y controlar el conjunto

COMPONENTES DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL (Kast y Rosenweig)

Elaboración propia.

7.2. Sistemas socio-técnicos La idea de sistemas socio-técnicos fue elaborada por EricTrist y Kennet Bamforth del Instituto Tavistock a partir de un estudio sobre el rediseño del trabajo en las minas de carbón en Inglaterra a principios de los años 50. Los encargados de modernizar las minas habían introducido un nuevo sistema de extracción que significaba una mayor dependencia de los obreros respecto de las máquinas. Este cambio ocasionó una serie de dificultades y accidentes graves. Trist y Barnforth constataron que la nueva organización era muy rígida y no tomaba en cuenta las continuas situaciones imprevistas al interior de la mina. Los operarios estaban tan «amarrados» a tareas estrictamente definidas que no podían actuar ante las emergencias y los supervisores no tenían como tomar en cuenta la información que les proporcionaban. Este estudio llevó a dos conclusiones importantes: en primer lugar, mostró cómo las relaciones sociales —formales e informales— cumplen un rol fundamental en el tratamiento de la información y en la resolución de los problemas imprevistos; en segundo lugar, puso en evidencia que los sistemas técnicos y sociales están íntimamente enlazados. Ambos funcionan de modo interdependiente. Los cambios en la organización técnica no pueden estar al

margen de las formas de relación social. El concepto de sistema socio-técnico expresa esta constatación. 7.3. Contingencia El enfoque de los sistemas abiertos introduce el concepto de contingencia. Referirse a contingencia significa que no existe una única manera de estructurar y dirigir una organización. Todo depende de una serie de factores. Las organizaciones deben tener la capacidad de encontrar soluciones creativas ante la diversidad de factores que condicionan su sobrevivencia y posibilitan su éxito. Es posible distinguir dos tipos de factores que inciden sobre la estructura y la dirección de las organizaciones (Hall, 1996: 93): los factores situacionales (o de contexto) y los factores de diseño. Los primeros se refieren al contexto en el que opera la organización, tanto dentro como fuera de su ámbito de control; abarcan el tiempo de vida y el tamaño de la organización, la tecnología, la cultura (los mercados y las otras organizaciones). Los segundos se refieren a las selecciones estratégicas efectuadas por la organización de acuerdo con las metas y con la visión de los actores que intervienen en ella. La teoría de la contingencia pone el énfasis en los factores situacionales. El tratamiento de los factores de diseño requiere una perspectiva de análisis de los actores y del poder. CUADRO RESUMEN DE LOS FACTORES DE CONTEXTO Y DE DISEÑO Factores de contexto

Factores de diseño

• Tiempo de vida • Tamaño • Tecnología • Medio ambiente • Cultura • Poder (coalición interna y externa) • Decisiones estratégicas • Modelos institucionales y valores

El enfoque de la contingencia surgió a partir del estudio comparativo de empresas efectuado por Tom Bums y G. M. Staiker (1961) en Inglaterra. Este estudio muestra que existe una correlación entre las características de la estructura de una empresa, la tarea que realiza, la tecnología que emplea y el mercado al cual se dirige. Los autores observan que ciertas empresas están orientadas hacia mercados nuevos e inciertos y usan tecnologías que cambian rápidamente, razón por la cual adoptan una modalidad de funcionamiento flexible. Por otro lado, las empresas que trabajan en mercados seguros y estables tienden a reforzar su estructura burocrática. Burns y Stalker distinguen dos modelos de organización: el modelo mecánico rígido (burocrático) y el modelo orgánico flexible. Al primero corresponde por ejemplo una empresa productora de fibras sintéticas y al segundo, una empresa de productos electrónicos.

MODELOS DE ORGANIZACIÓN (Burns y Staiker) MODELO ORGÁNICO MODELO MECÁNICO FLEXIBLE TIPOS RÍGIDO (Empresa de (Empresa de fibras productos sintéticas) electrónicos) Naturaleza del entorno Estable Impredecible Naturaleza de la actividad Organización del trabajo Naturaleza de la autoridad Sistema de comunicaciones Compromiso del personal

Producción estándar Alta división y subordinación jerárquica del trabajo Cadena de mando clara, autoridad formal centralizada Vertical, sujeto a reglas

Limitado al propio trabajo; obediencia Elaboración en base a Burns y Stalker, 1961.

Innovaciones Equipos multifuncionales Autoridad informal, descentralizada, sujeta a cambios Flujo libre de información Abarca la actividad como un todo; iniciativa

Una segunda contribución importante a la teoría de la contingencia proviene de la economista británica Joan Woodward (1965) quien se centró en la naturaleza de la actividad productiva y de la tecnología. A partir de una investigación sobre empresas industriales, Woodward categorizó a las organizaciones en tres tipos: • • •

Las productoras de pequeñas series o lotes (construcción de barcos) Las productoras de grandes series (la fabricación de automóviles) Las de procesos de producción continua (refinación del petróleo)

La investigación de Woodward muestra cómo la naturaleza de la tecnología afecta a la estructura administrativa de las empresas: en especial las relaciones de los jefes y supervisores con el personal, los niveles jerárquicos y los tramos de control. Un tercer aporte que enriqueció la teoría de la contingencia correspondió a los trabajos de Paul Lawrence y Jay Lorsch (1967) investigadores de Harvard en los Estados Unidos. Sus estudios refuerzan la idea que las estructuras organizacionales deben adecuarse a los diferentes tipos de mercados y tecnologías y observan que las organizaciones que funcionan en un entorno turbulento necesitan mayor diferenciación interna (departamentos más especializados) que aquellas cuyos entornos son más estables y sencillos. De acuerdo con estos autores, las organizaciones definidas en un entorno estable funcionan mejor en un sistema burocrático, mientras que aquellas que se desarrollan en un entorno más incierto son más exitosas si adoptan una estructura flexible. A partir de estos trabajos se han elaborado modelos que permiten precisar por un lado, las características del entorno y por otro, las formas de diferenciación e integración de las organizaciones. En cuanto al entorno, se identifican tres variables: el grado de estabilidadinestabilidad, el grado de complejidad o simplicidad y el grado de apertura o limitación para el ingreso y/o sostenibilidad competitiva.

Finalmente, dentro del enfoque de la contingencia cabe mencionar los trabajos de Henry Mintzberg (1982, 1990), de la Universidad de Mc Gui de Montreal, que han tenido una particular resonancia internacional. 7.4. Ecología de las organizaciones Este enfoque considera que los factores ambientales seleccionan aquellas características organizacionales que mejor se ajustan al ambiente (Aldrich y Pfeffer, 1996; Hannan y Feeman, 1977). Esta concepción de las organizaciones, llamada ecológica, está inspirada en la teoría de la evolución de las especies de Darwin. El análisis ecologista distingue entre diferentes especies de organización, definidas por su pertenencia a una misma rama de actividad; por ejemplo: las universidades, las empresas de confección, los restaurantes de comida rápida. El proceso de selección se realiza dentro de una misma población de organizaciones. 7.5. Dependencia de los recursos El modelo anterior es enriquecido por la teoría de la dependencia de los recursos (Pfeffer y Salancik, 1978). De acuerdo con esta teoría la organización es dependiente del entorno porque extrae de él recursos (capital, materia prima, maquinaria, personal, etc.). Estos se encuentran controlados por «redes» de organizaciones (bancos, proveedores, distribuidores). La teoría de la dependencia de los recursos toma en cuenta las relaciones de poder, los conflictos, las decisiones estratégicas y procesos sociales que el modelo ecológico pasa por alto. Diversos analistas tales como Aldrich, Pfeffer y Perrow observan que las organizaciones no solo dependen del entorno, sino también influyen en el mismo.