Organización Integral de Operaciones Aéreas en Transmarítima del Caribe Ltda.

0. INTRODUCCION


Transmarítima del Caribe Ltda es una empresa filial de Cementos del Caribe
S.A. cuyo objetivo principal es prestar servicios de transporte de
mercancías por medio de buques propios y por alquiler a personas o empresas
que deseen trasladar carga a otros lugares.

Se transporta principalmente cemento en sacos y a granel, carbón, clincker
y otros materiales a granel.

Desde hace dos años la empresa recibió por solicitud de la presidencia de
Cementos del Caribe S.A. la tarea de administrar y operar la flota aérea
para el transporte de personal ejecutivo asociado.

El departamento de operaciones a cargo del Doctor Antonio Felfle Gerente, y
Carlos Ortiz Subgerente con el fin de superar los inconvenientes que se
presentaban en la programación de los vuelos y de mejorar el funcionamiento
general de las operaciones han designado al estudiante de I Semestre de
Industria de la Universidad del Norte, Javier Lobelo para desempeñar la
labor de coordinación de las operaciones aéreas en la empresa.

Se busca crear una división de operaciones aéreas de tiempo completo con
funciones específicas que establezca criterios de acción y dirección en el
manejo de los vuelos a nivel de empresa.

El proyecto que se desarrollará durante el Semestre de Industria tiene como
título Organización Integral de las Operaciones Aéreas en Transmarítima del
Caribe Ltda.

0.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Desde el año 1994 Transmarítima del Caribe Ltda se encarga de la
administración y operación de los aviones del grupo Caribe.

La flota está compuesta por dos aeronaves marca PIPER modelo PA-42 (
propiedad de Cementos del Caribe ) y PA-34-220T ( propiedad de Carbones del
Caribe ) que son utilizadas exclusivamente para el transporte de
funcionarios y trabajadores de las compañías propietarias y filiales. La
tripulación la conforman 3 pilotos comerciales de planta. El mantenimiento
de las aeronaves lo realizan las empresas SATEC Ltda con base B/quilla y en
casos excepcionales Ciro Comunicaciones en Santa Fé de Bogotá.

La gerencia de la empresa tiene a su cargo la parte administrativa, y la
operativa es coordinada por el estudiante en práctica, quien a través de un
diagnóstico de la situación actual determina fortalezas y debilidades en
cada uno de los procesos a rediseñar.

El panorama de la empresa es el siguiente:

- Existe voluntad e interés en las empresas del grupo por mejorar los
mecanismos actuales.

- El apoyo de la Gerencia de Transmarítima a este proyecto es irrestricto.

- El personal de la empresa a mostrado interés en la labor que se viene
desarrollando.

- La tripulación tiene mucha confianza en lo que se está realizando.

- El clima organizacional es apropiado para adoptar los cambios
requeridos.

- Los medios para alcanzar los objetivos existen y están al alcance.

- La presidencia de Cementos del Caribe está muy pendiente del manejo de
los
aviones.

Se presentan ciertas debilidades:

- No existe una organización formal ( División de Operaciones ).

- Los procedimientos actuales requieren de una reestructuración integral
que
permita agilizar los trámites en las operaciones.

- Es necesario centralizar el flujo de información.

- Distanciamiento institucional entre operaciones y técnico.(Aviones).

- Existe dependencia en la toma de decisiones operacionales.

- Información operativa insuficiente y poco confiable.

- Falta mayor compromiso en el servicio de mantenimiento.

- El conocimiento aeronáutico en las empresas del grupo es muy pobre.

La problemática y los fenómenos detectados requieren de un plan de acciones
concreto que permita desarrollar una reestructuración integral a través de
la creación de una división de operaciones aéreas en la empresa que
facilite la creación de canales eficientes de comunicación entre la empresa
y los asociados.

0.1.1 Formulación del Problema. Se requiere determinar "Cómo se debe
Organizar la División de Operaciones Aéreas en Transmarítima del Caribe
Ltda para que actúe con criterio de empresa ofreciendo un servicio
eficiente a las empresas asociadas? "

0.1.2 Importancia y Justificación del Estudio. Con el fin de organizar las
operaciones aéreas a nivel de empresa, se decide poner en marcha este
proyecto de Industria que permitirá dentro de un marco formal, replantear
procedimientos actuales, establecer funciones específicas, suministar
información operativa importante a la gerencia, estudiar nuevas
posibilidades de acción y ofrecer un servicio de calidad a las empresas
asociadas.

El desarrollo del proyecto reportará beneficios inmediatos a las empresas
del grupo que utilizan el servicio, y dotará a la gerencia de un conjunto
de herramientas que facilitarán la toma de decisiones.

La realización de un proyecto de estas proporciones constituye una
experiencia enriquecedora en el plano profesional y personal porque
permite poner en práctica los conocimientos adquiridos en la carrera de
Administración de Empresas y además corresponder a la confianza que han
depositado en el estudiante los directivos de la empresa.

0.2 OBJETIVOS

0.2.1 Objetivo General. Determinar las causas que originan los problemas en
las operaciones aéreas para formular soluciones concretas que permitan
minimizar los costos operativos y mejorar la prestación del servicio a las
empresas asociadas.

0.2.2 Objetivos Especificos
1. Reelaborar formato de programación semanal de vuelos.
2. Diseñar formato de solicitud telefónica de vuelo.
3. Diseñar formatos de solicitud de vuelo y confirmación de vuelo vía fax.
4. Reestructurar la presentación de los informes de tramo de vuelo.
5. Elaborar de manera conjunta informes estadístico-operativos de vuelo
mensual.
6. Analizar y evaluar los costos de operación.
7. Determinar los procedimientos y funciones del cargo de coordinador de
operaciones aéreas en un manual de fácil consulta.
8. Escoger ruta óptima de vuelo.
9. Ofrecer un servicio de calidad a las empresas asociadas.
10. Estudiar la posibilidad de convertir el servicio aéreo de la empresa en
aerotaxi.

0.3 MARCO DE REFERENCIA

Es necesario establecer un marco teórico conceptual con el fin de que el
lector pueda comprender el desarrollo del proyecto delimitado por un
conjunto de conocimientos.

0.3.1 Marco Teórico. Es conveniente orientar el estudio hacia una teoría
de la Administración que permita modificar el comportamiento mediante el
diseño organizativo.

" La Administración es un todo del cual la Organización es una de sus
partes"[1].

"La Estructura Organizacional es el primer requisito de una buena
administración"[2].

Con la puesta en marcha de una división de operaciones aéreas en
Transmarítima del Caribe se da un primer paso en el manejo y dirección de
los vuelos.

" Para el cliente, la prueba del servicio está en un desempeño
impecable"[3].

Ofrecer un eficiente servicio a las empresas asociadas es prioritario. La
atención oportuna de las programaciones de vuelo, y la tramitación ágil
de la información permitirán dar respuesta inmediata a los requerimientos
del grupo Caribe.
Esto traerá beneficios incalculables a nuestros asociados porque facilita
el desarrollo de las actividades dentro de la organización.

Con base en estos fundamentos se procede a ejecutar planes de acción que
permitan solucionar los problemas planteados. Estas medidas deben
implementarse progresivamente para que puedan ser asimiladas correctamente
por las partes.

0.3.2 Marco Conceptual. En el trancurso de la investigación se utilizarán
términos propios del argot administrativo y aeronáutico.

Beneficio: Resultado positivo o provechoso de la acción individual o
conjunta de una persona o ente que genera una retribución económica o
social a otro(s).

Coordinación: Es la distribución ordenada del esfuerzo de grupo con el fin
de obtener unidad de acción en la consecución de un fin común.

Dirección: Es la tarea continua de tomar decisiones e incorporarlas en en
órdenes e instrucciones específicas y generales, y más aún, la de funcionar
como líder de la empresa.

Eficiencia: Es la correcta utilización de los recursos disponibles.

Organización: Unidad o ente social, en la cual las personas interactúan
entre sí para alcanzar objetivos específicos.

0.4 METODOLOGIA

Con base en los requerimientos del proyecto es necesario utilizar una
metodología que a través de técnicas e instrumentos de recolección de
información permitan desarrollar las fases del estudio.

0.4.1 Tipo de Estudio. De acuerdo a las características del estudio se
realizará una investigación aplicada de tipo descriptivo-explicativo. Se
describirán las características fundamentales y se determinarán las causas
de los fenómenos que son objeto de estudio.

0.4.2 Método de Estudio. Método deductivo-analítico. Se desglosa el
problema, se descubren sus causas partiendo de la observación y el análisis
de datos, luego mediante el razonamiento lógico fundamentado se conciben
parámetros que permiten solucionar total o parcialmente el problema.


0.4.3 Fuentes de Información y Técnicas de Investigación
0.4.3.1 Fuentes Primarias.
0.4.3.1.1 Observación Directa Participante. Es necesario formar parte del
grupo para observar las situaciones que se presentan en la empresa. De ésta
manera los hechos se observan a medida que ocurren, lo que facilita el
proceso de recolección de información y su confiabilidad.
0.4.3.1.2 Entrevistas informales. Permiten obtener un panorama de los
problemas más salientes a través de la simple conversación sobre el tema en
estudio.

0.4.3.2 Fuentes secundarias. Aunque por la naturaleza del proyecto el mayor
aporte de información sea obtenido a través de las técnicas de recolección
de datos primarios, es importante considerar la consulta de textos y libros
de Administración de Empresas, Economía e Ingeniería Industrial que hagan
referencia a temas como la Teoría de la Organización, Reingeniería y
Control de Calidad en las empresas de servicios.

Los documentos de la empresa, así como los seminarios cursados constituyen
otra importante fuente de información.




1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA


1.1. RESEÑA HISTORICA.

Transmarítima del Caribe Ltda se constituye como sociedad el día 6 de
febrero de 1979.

Son parte de esta sociedad las siguientes empresas del grupo Caribe:

- Agregados y Concretos S.A.
- Distribuidora Colombiana de Cementos Ltda
- C.I. del Mar Caribe S.A.

1.2 OBJETO SOCIAL.
La explotación de la industria de transporte marítimo, fluvial, de cabotaje
e internacional, la representación comercial de compañías colombianas o
extranjeras que se dediquen a la misma actividad de esta, obrar como agente
de compañías
nacionales y extranjeras que tengan el mismo objeto de esta, celebrar
contratos de interconexión con compañías nacionales y extranjeras que se
ocupen del transporte marítimo y fluvial, la compra y venta de buques,
adquirir, arrendar y negociar en cualquier forma buques y maquinaria de
reparación de los mismos. Para el logro de las actividades propias del
objeto social, la sociedad podrá ejecutar todos aquellos actos que tengan
relación directamente con él.

Igualmente los sevicios de transporte aéreo en todas sus ramas, así como
las aplicaciones comerciales y técnicas de la aviación civil, para lo cual
podrá ocuparse en negocios de construcción y administración de aeropuertos
y/o instalaciones necesarias para la navegación aérea.

1.3 DOMICILIO PRINCIPAL.

Transmarítima del Caribe Ltda con domicilio en la ciudad de Barranquilla
está ubicada en la Carrera 53 No. 76-57.

1.4 FLOTA NAVIERA

La empresa opera en la actualidad con dos buques propios:
- Granelero III
- Margranel




2. FLOTA AEREA.


2.1. AVIONES.

2.1.1. Seneca III.
Matrícula: HK-3059-W
Marca: PIPER
Modelo: PA-34-220-T
Motores: Continental (2)
Tipo: Pistón
Cabina: No Presurizada
Operación: Diurna / nocturna
Propiedad: Carbones del Caribe S.A.
Año de Fabricación: Julio de 1.983.
Año de Adquisición: Julio de 1.983.
Capacidad máxima: 5 pasajeros.
Capacidad mínima requerida x Trama: 3 pasajeros.
Utilización: Transporte de funcionarios y trabajadores de las compañías
propietarias y filiales. Tambien llamado avión pequeño.

Historia: Hasta la fecha, se ha presentado un accidente, el día 26 de
Febrero de 1.988 en Becerril. Este solo arrojó pérdidas materiales.

Rutas: Desde B/quilla a: Valledupar-Buenavista-Becerril-Corozal-Riohacha-
Cartagena-Santa Martha-Montelíbano-Puerto Bolívar-Maicao-La Mina-Codazzi-La
Jagua-Tolú-Coveñas-Monteria-Medellín-Bogotá-Aruba-Curacao-Panamá-Maracaibo.

Frecuencia: De acuerdo a las necesidades del grupo, siendo mas frecuentes
los vuelos a Valledupar-La Jagua-Becerril y Buenavista.

Ultimo Overhaul: Abril 10 de 1.996

Mantenimiento: Satec (B/quilla), Aeroradio (Panamá).

2.1.2 Cheyenne III
Matrícula: HK-3618-W
Marca: PIPER
Modelo: PA-42
Motores: Pratt & Whitney (2)
Tipo: Turbo hélice
Cabina: Presurizada
Operación: Diurna / nocturna
Propiedad: Cementos del Caribe S.A.
Año de Fabricación: Junio de 1.981.
Año de Adquisición: Diciembre de 1.990.
Capacidad máxima: 8 pasajeros.
Capacidad mínima requerida x Trama: 5 pasajeros.

Utilización: Transporte de funcionarios y trabajadores de las compañías
propietarias y filiales. Tambien llamado avión grande o de presidencia.

Rutas: Desde B/quilla a: Valledupar-Buenavista-Corozal-Cartagena-Santa
Marta-Montería-Medellín-Bogotá-Guaymaral-Rionegro.

Internacional a: Panamá-Maracaibo-Caracas-Aruba-Curacao-Puerto Rico-
Trinidad-St Lucía-St Vincent-Santo Domingo-Guadalupe-Haití-ST Marteen-Isla
Margarita-Can Cun.

Frecuencia: De acuerdo a las necesidades del grupo.

Over Haul: A efectuarse en Junio de 1.996.

Mantenimiento: Satec (B/quilla), Ciro Comunicaciones (Bogotá), Aero Radio
(Panamá).

2.1.3. Personal de Vuelo.
Capitán: Carlos Adolfo Urueta Angulo
Edad: 37 Años
Licencia de Piloto: P.C. 3279
Estudios Aeronáuticos: Protécnica (B/quilla) 1.980.

Experiencia Profesional:
( Piloto autónomo en Cessna-206 y Copiloto de MU-2J : Cía Transcaribe Ltda
Horas: 600.
( Instructor de vuelo en PA-28, PA-38, PA-32, C-206, C-172 : Cía Protécnica
Ltda. Horas: 2.500.
( Copiloto y Piloto autónomo Seneca (PA-34), Navajo (PA-31) : Cía
Aeroatlántico Ltda. Horas:800.
( Piloto autónomo en (PA-34), (PA-31), (PA-42) : Cía Carbones del Caribe
S.A.
Horas: 1.200.
Total Horas Acumuladas: 4.900.


Capitán: Alberto Manzano Rengifo
Edad: 38 Años
Licencia de Piloto: P.C. 5276
Estudios Aeronáuticos: Piloto Privado 1.987 - Escuela de Aviación del
Pacífico (Cali).
Piloto Comercial 1.989 - Protécnica (B/quilla)


Experiencia Profesional:

( Jefe de Estadística y Programación de Vuelos. Escuela de Aviación del
Pacífico

Ltda. Agosto 1.980 - Enero 1.987.

( Coordinador de Vuelos. Aerovías del Atlántico Ltda. Mayo 1.988 - Febrero

1.990.
( Jefe de Almacén. Intercontinental de Aviación S.A. Mayo 1.990 - Agosto
1.990.
( Gerente (E). Aerovías del Atlántico Ltda. Octubre 1.990 - Marzo 1.991.







Capitán: Pedro José Albor Varona
Edad: 45 Años
Licencia: P.C. 2171
Estudios Aeronáuticos: Aeroclub (B/quilla) 1.972

Experiencia Profesional:
( Instructor Aeroclub (B/quilla)
( Piloto Aeroejecutivo (Bogotá)
( Piloto Aeroatlántico (B/quilla)
( Piloto Transcaribe (B/quilla)
( Piloto autónomo en (PA-34), (PA-31), (PA-42) : Cía Cementos del Caribe
S.A.














3. FUNCIONES DEL CARGO


En todo proceso administrativo-organizativo es importante establecer una
serie de funciones que permitan a la persona que ocupe el cargo conocer su
labor dentro de la organización. Esto facilita el proceso de adaptación al
nuevo puesto, y permite que la persona realice su trabajo sin pérdida de
tiempo, cumpliendo con los requerimientos de la empresa.

A continuación, se realiza la presentación del nuevo cargo:

3.1 IDENTIFICACION DEL CARGO

3.1.1 Nombre del Cargo: Coordinador de Operaciones Aéreas
3.1.2 Ubicación del Cargo:
3.1.2.1 División: Operaciones Aéreas
3.1.2.2 Departamento: Operaciones
3.1.3 Nombre del Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
3.1.4 Número de Empleados en el Cargo: 1 ( Uno )
3.1.5 Nombre de los Cargos Subordinados: Ninguno
3.1.6 Fecha: Mayo de 1.996

3.2 FUNCIONES DEL CARGO

3.2.1 Función Básica
Coordinar las operaciones aéreas.

3.2.2 Funciones Específicas
3.2.2.1 Funciones Diarias

- Recibir solicitudes de programación de vuelo via telefónica o fax.
- Enviar las solicitudes de programación de vuelo a la gerencia para su
aprobación.
- Llenar planilla de programación semanal de vuelos.
- Elaborar en computador la programación de vuelo para los pilotos
original y copia(s).
- Informar a los pilotos la programación de vuelo.
- Elaborar itinerario de vuelo y enviarlo a Satec vía fax.
- Diligenciar formato de confirmación de vuelo y enviarlo vía fax al
solicitante.
- Recibir correspondencia de Gerencia y Pilotos para su archivo.
- Redactar correspondencia interna y externa.
- Elaborar cotizaciones de vuelo cuando sean requeridas.

3.2.2.2 Funciones Periódicas
Semanales:
- Ingresar informes de vuelo al sistema 36.
- Revisar el cronograma de mantenimiento de los aviones.

Mensuales:
- Visitas al aeropuerto.

Trimestrales:
- Elaborar informes estadistico-operativos.

Semestrales:
- Elaborar informes estadísticos-operativos.

3.2.2.3 Funciones Ocasionales

- Diligenciar viáticos pilotos en Transmarítima y Cementos del Caribe.
- Hacer reservaciones de hotel a los pilotos.
- Tramitar facturación de vuelos charter.



3.3 ESPECIFICACIONES DEL CARGO

3.3.1 Conocimientos y Habilidades
3.3.1.1 Educación. Para desempeñar este cargo es indispensable ser
bachiller, tener estudios en Administración o Ing. Industrial;
conocimientos aeronáuticos, informática e inglés.

3.3.1.2 Experiencia. No se requiere experiencia; es importante realizar un
entrenamiento previo mínimo de 15 días.

3.3.2 Responsabilidades
3.3.2.1 Por Máquinas y/o equipos. Responde directa e indirectamente por
una terminal de computador IBM Sist. 36, una máquina de escribir eléctrica,
y teléfono.

El descuido o manejo inadecuado de estas máquinas y/o equipos ocasiona
retrasos en las funciones diarias.

Estas máquinas y/o equipos están sometidas a un mantenimiento preventivo
periódico.

3.3.2.2 Por Materiales. Tiene bajo su responsabilidad directa e
indirectamente los materiales de oficina. El manejo inadecuado de estos
materiales ocasiona a la empresa atraso en las funciones diarias del cargo,
y gastos innecesarios por la adquisición de nuevos implementos de oficina.

3.3.2.3 Por Herramientas. Las herramientas que se utilizan para el
desarrollo del cargo son: engrapadora, perforadora, tijeras, corta papel, y
sellos.

El manejo inadecuado de estas herramientas ocasiona atrasos en las
funciones diarias del cargo.

3.3.2.4. Por Contacto.Tiene contacto directa e indirectamente con: el
personal de vuelo, para informar las programaciones de vuelo; Gerencia y
Subgerencia, para mantenerlos al tanto de las operaciones aéreas y pedir
autorización de los vuelos. Financiero, para recibir V.o.B.o en la
tramitación de viáticos del personal de vuelo y facturación de vuelos
charter. Mantiene contacto con todo el personal de la empresa. Además con
las empresas del grupo Caribe, Rtz, Satec, Talleres Ciro, y Aeronáutica
Civil entre otras.

3.3.2.5 Por Dinero y/o Valores. Responde por el dinero que recibe de las
empresas del grupo por pago de impuestos de salida del país (vuelos
internacionales).
Su responsabilidad termina al hacer entrega del dinero a los pilotos.
El dinero es guardado bajo llave por seguridad.

3.3.2.6 Por Documentos y/o Papeles importantes. Responde por las copias de
los seguros de los aviones, copias de los planos del hangar, ejecuciones
presupuestales, e informaciones aeronáuticas entre otros.

El descuido de estos documentos puede ocasionar traumatismos en la
organización.
Estos documentos y/o papeles importantes se reciben de Gerencia y el Dpto
de Contabilidad, y tienen como destino final la división de operaciones
aéreas.

3.3.2.7 Por Supervisión. No tiene bajo su responsabilidad cargos
subordinados por lo tanto no supervisa otros cargos. Sin embargo, debe
monitorear tareas que atañen a la división tales como facturación, y estar
presto a colaborar en la agilización de procesos.

3.3.3 Esfuerzos
3.3.3.1 Físico. El esfuerzo físico es mediano, se permanece el 70% del
tiempo sentado, y el 30% de pie y caminando. El mayor porcentaje de tiempo
se utiliza para ingresar datos al sistema, leer y elaborar correspondencia;
el porcentaje restante es utilizado para los desplazamientos entre
distintos departamentos, y la realización de visitas periódicas al
aeropuerto.

3.3.3.2 Mental. El esfuerzo mental es alto y constante, ya que se requiere
de mucho cuidado, concentración y responsabilidad para desarrollar sus
funciones, se ejecutan cálculos con cierta frecuencia, se llenan documentos
e informes y se manejan las diferentes situaciones que se presentan.

3.3.3.3 Visual. El esfuerzo visual es alto y constante se necesita cuidado
y atención al desarrollar sus funciones evitando así que se presenten
complicaciones.

3.3.3.4 Auditivo. El esfuerzo auditivo es normal y constante, el sitio
donde se desarrolla el cargo presenta un nivel de ruido tolerable pero
susceptible de mejorarse, debido a que la puerta de acceso a la cafeteria
es de tráfico constante, lo que en ocasiones perturba al trabajador. La
falta de una división modular en la oficina incrementa este hecho.

3.3.4. Condiciones de Trabajo
3.3.4.1. Iluminación . La iluminación del sitio de trabajo es buena
siempre y cuando las lámparas se encuentren completas y en perfecto estado.
La existencia de una lampara auxiliar mejora el campo visual de la
persona.

3.3.4.2 Ventilación y/o Temperatura. El lugar es cerrado, la temperatura
de la unidad de aire acondicionado central es controlada por termostato y
provee un clima agradable de trabajo.

3.3.4.3 Llamadas de Emergencia. Se pueden presentar ocasionalmente
llamadas de emergencia generadas por la actividad aérea; por las
situaciones que se presenten con las empresas asociadas o por los diversos
problemas que demanda el puesto de trabajo.

3.3.4.4 Jornada de Trabajo.
Horario de trabajo
De lunes a viérnes de 8:00 a.m. a 12:30 del medio día - 2:00 p.m. a 6:00
p.m.
Sábados de 8:00 a.m. a 11:00 a.m.
Las programaciones de último momento pueden aumentar el margen de trabajo.

3.3.5 Riesgos Ocupacionales y de Seguridad
3.3.5.1. Enfermedades profesionales. Las posibles enfermedades
profesionales a las que está expuesto un coordinador de operaciones pueden
ser:
- Problemas en la vista.
- Problemas en la espalda.
- Problemas de stress.
3.3.5.2. Accidentes de trabajo. En el cargo se pueden presentar muy
ocasionalmente, accidentes de trabajo como: golpes, luxaciones, o
cortaduras.
























4. DISEÑO Y ELABORACION DE FORMATOS


Los formatos en dosis adecuadas constituyen una importante herramienta de
trabajo porque permiten dar respuesta inmediata a las necesidades de los
usuarios; facilitan los procesos, y mejoran la prestación del servicio.

4.1. FORMATO DE PROG. SEMANAL DE VUELOS

Este formato fue diseñado por el Cap. Alberto Manzano con base en su
experiencia como coordinador de vuelos en empresas de transporte aereo
privado y comercial. (Ver Anexo 1).

Retomando la idea inicial del capitán se procedió entonces a mejorar el
contenido previo, adicionando espacio para 8 pasajeros (capacidad máxima
actual del Cheyenne III), creando casillas para la tripulación (piloto y
copiloto) y agregando un espacio para observaciones. (Ver Anexo 2).

4.2. FORMATO DE SOLICITUD DE VUELO

4.2.1. Vía fax. No existía en la empresa un formato que permitiera reunir
toda la información de solicitud de vuelo proveniente de las empresas del
grupo Caribe. Anteriormente, se recibía la solicitud por teléfono a través
de la secretaria de Gerencia quien tomaba en un papel los datos del
solicitante para luego tramitar su autorización a través de la Gerencia. La
información recogida era en la mayoría de los casos insuficiente, y no muy
clara lo que generaba demoras en el proceso debido a que era necesario
localizar al solicitante y pedirle nuevamente la información del vuelo.
Esta no es una labor fácil teniendo en cuenta lo complicado que resulta
obtener comunicación con los gerentes de las empresas solicitantes. Ante
esta situación, surge la idea de establecer un formato que permitiera
clasificar la información de vuelo en forma clara y concisa, para que
Gerencia pudiera dar trámite a la solicitud con base en una información
detallada.

Este formato puede observarse en la parte final (Ver Anexo 3). En él se
relaciona el nombre del solicitante, la empresa, la fecha del vuelo, la
hora de salida y regreso con su respectiva ruta, el cupo, los pasajeros, y
sus respectivos documentos de identificación. Los datos contenidos en el
formato sirven de soporte a las operaciones de vuelo realizadas. Esto es
muy importante porque en caso de pérdida de documentos, existe una fuente
de consulta alterna que permite su reconstrucción. Anteriormente los únicos
vuelos con soporte eran los que se realizaban por solicitud vía fax, como
en el caso de Carbones y Rtz.

A partir del mes de Abril, entró a funcionar este sistema de solicitud de
vuelo vía fax en todas las empresas del grupo.

4.2.2 Vía telefónica. Se crea con el fin de dar trámite ágil y oportuno a
solicitudes de vuelo de carácter urgente, o provenientes de presidencia.
Este formato contiene exactamente la misma información que el de solicitud
vía fax, y pretende servir de soporte a las operaciones realizadas por este
medio. (Ver Anexo 4).

4.3 FORMATO DE CONFIRMACION DE VUELO

Es el formato que se envía a las empresas en respuesta a la solicitud de
vuelo. Este puede ser o no autorizado. En el primer caso, se confirma la
hora de salida y regreso, la ruta, el cupo, el avión, y la tripulación. En
el recuadro nota se especifica hora de llegada al aeropuerto y sitio de
abordaje. Si el vuelo no es autorizado hay un espacio denominado
observaciones, en el cual se pueden describir brevemente las razones de la
decisión. (Ver Anexo 5).



4.4 LISTA DE PASAJEROS

A finales de Abril se dirige un memorandum a las empresas asociadas
solicitando una lista del personal que utiliza el servicio de transporte
aéreo. Con esta estrategia se logró actualizar una lista de pasajeros
codificados que carecía de información importante tal como: el nombre de la
empresa a la que pertenece el usuario del servicio, y su respectivo
documento de identidad. Estos datos permiten obtener una información mas
detallada en los informes de tramo de vuelo, que servirán de complemento a
los informes operativos trimestrales. Además con los listados actualizados
se ahorra tiempo en el ingreso de los informes al sistema.
















5. INFORMES ESTADISTICO-OPERATIVOS


En el mes de Diciembre del año anterior presidencia solicitó un informe
operativo de los aviones durante 1.995.

Se procedió entonces a recopilar toda la información sobre el movimiento de
los aviones en el año. A pesar de que sistemas había diseñado un programa
que llevaba este control no era fácil obtener estos datos porque
sencillamente no se estaba utilizando en forma debida. La información no se
ingresaba al sistema periódicamente, hubo ciertos datos que no fueron
ingresados por pérdida de documentos, y fueron reconstruidos con base en lo
que recordaban los pilotos. Finalmente se entregó el informe anual a
Cementos Caribe dividido por avión, y se incluyó en él información técnica.
(Ver Anexo 6 y 7).

La idea del Dr Felfle y el Ing. Ortiz desde la vinculación del estudiante a
la empresa era la de organizar la parte de los aviones desde todo punto de
vista, principalmente en este item, en donde no se tenía una información
muy real.
Con base en estos requerimientos se procede a estudiar los procedimientos
actuales de recolección, ingreso al sistema, y estructura de los datos de
vuelo. Se encontró por ejemplo que en los informes de tramo de vuelo (Ver
Anexo 8), no existía consecutivo del tramo realizado, no se sabía que
pasajeros habían sido transportados por tramo, únicamente se conocía la
cantidad, no se especificaba el nombre de la empresa que solicitaba el
vuelo, y además se incluía un costo que no decía mucho porque solo
consideraba el valor de la hora de vuelo, pero no tenía en cuenta las horas
de espera, ni la pernoctada en caso de que se presentaran.

Gerencia no estaba conforme con el informe de tramo de vuelo, y sugirió
cambios que fueron analizados por el departamento de sistemas y el
estudiante, logrando reetructurar el informe de tramo de vuelo actual.
(Ver Anexo 9 y 10), el cual permitía tener una visión mas completa de la
situación. Adicionalmente se volvió a ingresar la información del año 1.996
al sistema, para así poder estar seguros de tener a la mano información
real de las operaciones realizadas.

Con bases firmes, se inicia la elaboración de los informes trimestrales
operativos que no tenían antecedentes en la empresa. Se hicieron por avión,
y se tuvieron en cuenta 4 aspectos:

1) Utilización.
2) Horas de vuelo.
3) Pasajeros transportados.
4) Movilización por empresa.

En el primero se analizaron los días por mes que estuvo el avión en
mantenimiento, tomando como base los reportes que suministraron las
empresas Satec y Talleres Ciro. La casilla de días disponibles nos dice la
disponibilidad del avión por mes. Y los días en uso nos dice el número de
días por mes que estuvo el avión realizando vuelos programados. (Ver Anexo
11).

En el segundo, se hace un comparativo entre los años 1.995 y 1.996, de las
horas de vuelo por mes de la tripulación y del avión en referencia. (Ver
Anexo 12).

El tercero revela a través de un cuadro comparativo entre los años 1.995 y
1.996, el número de pasajeros movilizados por mes en el avión referenciado.
Un gráfico acompaña el cuadro. (Ver Anexo 13).

El cuarto es un discriminado de los pasajeros transportados por empresa
durante el trimestre. (Ver Anexo 14).

Los informes operativos de los aviones fueron presentados por primera vez
ante la junta directiva el día 17 de Mayo del año en curso por petición del
Dr Antonio Felfle. En esta información no fueron incluidos los costos de
operación de las aeronaves en razón a que Cementos y Carbones del Caribe no
habían enviado los datos a la fecha.
























6. FACTURACION DE VUELOS CHARTER


Para la facturación de vuelos charter realizados a empresas particulares,
el procedimiento que existía en la empresa era el siguiente:

El personal de vuelo llenaba un formato-memorando dirigido a Gerencia con
los siguientes datos: avión, ruta, tiempo total de vuelo, pernoctada y
fecha de vuelo. (Ver Anexo 15). Contabilidad elaboraba la factura en una
hoja de cálculo (no estaba sistematizada la facturación de vuelo), luego
era revisada por Gerencia Financiera y se procedía al cobro. El valor del
vuelo se determinaba con base en una cotización que se había enviado a
Oreganal S.A. a principios de este año.

Buscando mejorar los procedimientos actuales, se solicita al Dpto de
Sistemas realizar una aplicación para la facturación de vuelos, razón por
la cual se diseña el formato de informe de vuelo a facturar. (Ver Anexo
16). El propósito del nuevo formato es capturar toda la información
necesaria y adecuada para la facturación de vuelos charter. Los datos
esenciales que debe diligenciar el personal de vuelo en el formato de
facturación son:

- Fecha de vuelo
- Lugar, hora de salida y llegada de los tiempos de vuelo realizados.
- Hora de salida y llegada de los tiempos de espera y pernoctados.

El resto de los datos pueden ser completados por el Coordinador de
Operaciones Aéreas con base en las tarifas previstas o acordadas con la
empresa que solicita el vuelo.

El formato de factura de Transmarítima es entonces ajustado a los aviones.
(Ver Anexo 17).

Para llevar un control de los vuelos facturados en la empresa, el
Coordinador tiene a la mano un consecutivo de los vuelos facturados
realizados. (Ver Anexo 18).

6.1 FLUJOGRAMA DE FACTURACION

El personal de vuelo debe diligenciar correctamente el formato de informe
de vuelo a facturar, el cual debe ser entregado al Coordinador de
Operaciones Aéreas quien de acuerdo a las tarifas establecidas o acordadas
completa la información para luego someter a visto bueno de la Gerencia.
Una vez autorizado, este pasa a Contabilidad para ser ingresado al sistema,
a través del cual se realizan los cálculos y se elabora la factura, que
debe ser acompañada por el formato de informe de vuelo a facturar y
presentada finalmente a Gerencia Financiera para su aprobación y cobro.














7. CONCLUSIONES


Para el estudiante en práctica, estos 3 meses de trabajo constituyen una
experiencia invaluable para el desempeño del futuro profesional. Cuatro
años de encierro son felizmente compensados por unos cuantos meses de
contacto con la realidad. La teoría y la práctica deben ser
complementarias; el administrador en formación enfrenta diariamente
situaciones diversas que no admiten espera y que requieren de acciones
concretas, no de pañitos de agua tibia ni de que si tal vez se hiciera esto
podría pasar aquello.

Dentro de este marco teórico conceptual personal se desarrolla el trabajo
presentado a Transmarítima del Caribe Ltda, que tratando de salirse de la
cotidianidad, pretende ser un compendio de soluciones específicas a
problemas específicos derivados del manejo de las operaciones aéreas. Esto
no significa que las dificultades van a desaparecer por arte de magia, ni
de que ahora en adelante no se presenten. Simplemente es el producto de
varios meses de estudio, análisis y formulaciones. Todo comienzo es difícil
y esta no ha sido la excepción, ni tendría por qué serlo.


Es gratificante poder ser generadores de cambio y más importante aún, poder
contribuir al desarrollo armónico de la organización.

El establecimiento de una división de operaciones aéreas dentro de la
empresa más que un manejo burocrático, obedece a la necesidad de
profesionalizar la labor que cumple este ente dentro del grupo Caribe.
Criticado, y cuestionado en el pasado, oculto y poco publicitado entre las
empresas asociadas, la división pretende revivir al enfermo y ponerlo a
producir mediante la puesta en marcha de nuevas estrategias.

Es importante poner de manifiesto que el hecho de organizar y crear algo no
debe ser el fin sino el inicio. Con esto en mente no sería extraño que
dentro de un par de años esta naciente división se convierta en una nueva
empresa.







8. RECOMENDACIONES


Es importante continuar la labor que se viene realizando en la división de
operaciones aéreas. Es conveniente que una persona se dedique
exclusivamente a este propósito. Valdría la pena considerar la posibilidad
de establecer un convenio con el Plan Estudio Trabajo de la Universidad del
Norte para éste propósito.

A pesar de haberse logrado un significativo avance en las áreas más
críticas, es preocupante ver que existen problemas de fondo que requieren
de especial cuidado y de un replanteamiento inmediato. Estos son:

- Centralizar el flujo de información. Debe canalizarse sin excepción todo
el manejo operativo de los aviones a través de la división.

- La parte operacional y la técnica deben coordinar esfuerzos y perseguir
un fin común. Esto no es posible mientras el Ing. Amador esté en Caribe y
el Coordinador en Transmarítima. Un ejemplo cercano de lo que debería
hacerse a este respecto lo encontramos en Transmarítima; las operaciones
son manejadas por el Ing. Carlos Ortiz y Giovanni Cavallo, y la parte
técnica por el Ing. Enrique Esparragoza. Quienes se encuentran en un mismo
lugar y coordinan lo referente a los barcos.

Es importante anotar que el Ing. Esparragoza se dedica exclusivamente a los
barcos, caso contrario al del Ing. Amador, quien además de ocuparse de los
aviones, tiene a su cargo el parque automotor de presidencia. Trabajo de
equipo.

- Para poder dar un mejor manejo financiero a los aviones, hay que
centralizar el manejo de los costos. En la actualidad si se requiere un
informe de los costos de los aviones hay que pedir dicha información a los
dptos contables de Cementos y Carbones del Caribe.

- La división requiere de cierta independencia en el manejo operativo de
los aviones, sujeta sinembargo a ciertas parámetros prestablecidos.

- Son muy contados los casos en que los directivos de las empresas del
grupo utilizan los procedimientos de solicitud de vuelo. Cuando son ellos
los que deben servir de ejemplo. Compromiso.

- La infraestructura de operaciones aéreas de la empresa es adecuada para
considerar la posibilidad de convertirla en una empresa de aerotaxi, que
reportaría un ingreso adicional por este concepto y aliviaría en parte el
elevado costo de la operación actual. El grupo Caribe goza de excelente
reputación en toda la costa atlántica, y esta sería una buena oportunidad
de mercado para conformar una empresa de vuelos charter, que estaría en
capacidad de prestar sus servicios a las empresas de la región que
requieran de éste tipo de transportación.

















REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS


Certificado de Cámara de Comercio.

Chiavenato Idalberto. Introducción a la teoría general de la
administración.
México D.F. Mc Graw Hill, 1990.

SABINO, Carlos A. El Proceso de Investigación. Bogotá D.E. El Cid Editor
Ltda.

SEMINARIO UPDATE IN MANAGEMENT ( 1o. : 1994 : Bogotá ). Memorias
del primer seminario UPDATE IN STRATEGIC MANAGEMENT AND

ORGANIZATIONAL STRUCTURE de Seminarium. Bogotá , 1994.















AGRADECIMIENTOS


A todo el personal de la empresa Transmarítima que hizo posible la
realización del presente Proyecto.

ANTONIO FELFLE, Administrador de Empresas de la Universidad de los Andes y
Gerente de Transmarítima del Caribe Ltda.

CARLOS ORTIZ B. , Ingeniero Industrial de la Universidad del Norte y
Subgerente de Transmarítima del Caribe Ltda.

EDGARD QUIROZ, Contador Público de la Universidad del Atlántico.

EDGARDO ANGULO, Contador Público de la Universidad del Atlántico.

ENRIQUE ESPARRAGOZA, Ingeniero Mecánico de la Universidad del Norte.

GARYBALDI PALMIERI, Analista Programador y Jefe del Departamento de
Sistemas de Transmarítima del Caribe Ltda.

LILIANA DE LA PEÑA, Gerente Financiero de Transmarítima del Caribe Ltda.







PROYECTO DE ORGANIZACION INTEGRAL DE
LAS OPERACIONES AEREAS EN TRANSMARITIMA DEL
CARIBE LTDA.






JAVIER LOBELO DEL RIO



Presentado como Proyecto de
I Semestre de Industrias
al Profesor:

ROBINSON RUIZ
Director del PET

Asesores:

CARLOS ORTIZ B.
Ingeniero Industrial

ALBERTO MANZANO R.
Piloto Comercial



UNIVERSIDAD DEL NORTE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
BARRANQUILLA
1996





CONTENIDO


" "Pág "
" " "
"0. INTRODUCCION " 1 "
"0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA " 2 "
"0.1.1 Formulación del Problema " 5 "
"0.1.2 Importancia y Justificación del Estudio " 5 "
" " "
"0.2 OBJETIVOS " 6 "
"0.2.1 Objetivo General " 6 "
"0.2.2 Objetivos Específicos " 6 "
" " "
"0.3 MARCO DE REFERENCIA " 7 "
"0.3.1 Marco Teórico " 7 "
"0.3.2 Marco Conceptual " 8 "
" " "
"0.4 METODOLOGIA " 9 "
"0.4.1 Tipo de Estudio " 9 "
"0.4.2 Método de Estudio " 9 "
"0.4.3 Fuentes de Información y Técnicas de Investigación "10 "
"0.4.3.1 Fuentes Primarias "10 "
"0.4.3.1.1 Observación Directa Participante "10 "
"0.4.3.1.2 Entrevistas Informales "10 "
"0.4.3.2 Fuentes Secundarias "10 "
" " "
"1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA "11 "
"1.1. RESEÑA HISTORICA "11 "
"1.2 OBJETO SOCIAL "11 "
"1.3 DOMICILIO PRINCIPAL "12 "
"1.4 FLOTA NAVIERA "12 "
" " "
" "Pág "
" " "
"2. FLOTA AEREA "13 "
"2.1 AVIONES "13 "
"2.1.1 Seneca III "13 "
"2.1.2 Cheyenne III "14 "
"2.1.3 Personal de Vuelo "16 "
" " "
"3. FUNCIONES DEL CARGO "19 "
"3.1 IDENTIFICACION DEL CARGO "19 "
"3.1.1 Nombre del Cargo "19 "
"3.1.2 Ubicación del Cargo "19 "
"3.1.2.1 División "19 "
"3.1.2.2 Departamento "19 "
"3.1.3 Nombre del Cargo del Jefe Inmediato "19 "
"3.1.4 Número de Empleados en el Cargo "20 "
"3.1.5 Nombre de los Cargos Subordinados "20 "
"3.1.6 Fecha "20 "
"3.2 FUNCIONES DEL CARGO "20 "
"3.2.1 Función Básica "20 "
"3.2.2 Funciones Específicas "20 "
"3.2.2.1 Funciones Diarias "20 "
"3.2.2.2 Funciones Periódicas "21 "
"3.2.2.3 Funciones Ocasionales "21 "
"3.3 ESPECIFICACIONES DEL CARGO "21 "
"3.3.1 Conocimientos y Habilidades "21 "
"3.3.1.1 Educación "22 "
"3.3.1.2 Experiencia "22 "
"3.3.2 Responsabilidades "22 "
"3.3.2.1 Por Máquinas y/o equipos "22 "
"3.3.2.2 Por Materiales "22 "
"3.3.2.3 Por Herramientas "23 "
"3.3.2.4 Por Contacto "23 "
".3.3.2.5 Por Dinero y/o Valores "23 "
"3.3.2.6 Por Documentos y/o Papeles importantes "23 "
"3.3.2.7 Por Supervisión "24 "
"3.3.3 Esfuerzos "24 "
"3.3.3.1 Físico "24 "
"3.3.3.2 Mental "24 "
"3.3.3.3 Visual "24 "
"3.3.3.4 Auditivo "25 "
"3.3.4 Condiciones de Trabajo "25 "
" " "
" " "
" "Pág "
" " "
"3.3.4.1 Iluminación "25 "
"3.3.4.2 Ventilación y/o Temperatura "25 "
"3.3.4.3 Llamadas de Emergencia "25 "
"3.3.4.4 Jornada de Trabajo "25 "
"3.3.5 Riesgos Ocupacionales y de Seguridad "26 "
"3.3.5.1 Enfermedades Profesionales "26 "
"3.3.5.2 Accidentes de Trabajo "26 "
" " "
"4. DISEÑO Y ELABORACION DE FORMATOS "27 "
"4.1 FORMATO DE PROG. SEMANAL DE VUELOS "27 "
"4.2 FORMATO DE SOLICITUD DE VUELO "28 "
"4.2.1 Vía Fax "28 "
"4.2.2 Vía Telefónica "29 "
"4.2 FORMATO DE CONFIRMACION DE VUELO "29 "
"4.4 LISTA DE PASAJEROS "30 "
" " "
"5. INFORMES ESTADISTICOS OPERATIVOS "31 "
" " "
"6. FACTURACION DE VUELOS CHARTER "35 "
"6.1 FLUJOGRAMA DE FACTURACION "36 "
" " "
"7. CONCLUSIONES "38 "
" " "
"8. RECOMENDACIONES "40 "
" " "
"REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS "43 "
" " "
"ANEXOS " "
























ANEXOS













-----------------------
[1] FAYOL, Henri . Administracao Industrial e Geral. Sao Paulo,
Editorial Atlas, 1950, p.15-16
[2] SNOW, Charles. Seminario Update in Management.
[3] BERRY,Leonard. Marketing en las empresas de servicios. Bogotá,
Editorial Norma, 1993, p 19.