MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

ANDRÉS GIOVANNI PÉREZ CORONADO

UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES FEAV PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C. 2012

2 MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

ANDRÉS GIOVANNI PÉREZ CORONADO

TRABAJO DE GRADO

TUTOR INGENIERO. EDICSON JAIR GIL ACOSTA

UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES FEAV PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C. 2012

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Tabla  de  contenido   RESUMEN INTRODUCCIÓN CAPÍTULO 1. SITUACIÓN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1.1 Necesidad de los sistemas de información 1.1.1 División de sistematización 1.1.2 División de transmisiones y comunicaciones 1.2 Creación y desarrollo de aplicativos 1.2.1 Desarrollo de los sistemas de información 1.3 Gestión de la toma de decisiones actualmente 1.3.1 El tablero de control 1.3.2 Suite Visión Empresarial SVE® 1.3.3 Oficina de Información Estratégica Policial (INEPO) 1.3.4 Documentos para la toma de decisiones 1.4 Formulación estratégica y sistemas de información 1.4.1 Clasificación de los sistemas de información 1.5 Articulación de los sistemas de información y la metodología para la formulación y operacionalización del Plan Estratégico Institucional 1.5.1 La oferta de valor 1.5.2 La MEGA 1.5.3 El mapa estratégico y los indicadores, sus metas e iniciativas estratégicas Conclusión CAPÍTULO 2. DIFICULTADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2.1 Gestión de los sistemas 2.1.1 Objetivo de los sistemas de información 2.2 Análisis de los problemas de los sistemas de información 2.2.1 Principales problemas de los SI en la Policía Nacional 2.3 Estrategia de los sistemas de información 2.3.1 Estrategias de supervivencia 2.3.2 Estrategias de crecimiento 2.4 Principales amenazas y riesgos 2.4.1 Estrategias de fuga Conclusión CAPÍTULO 3. EL DEVENIR DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 3.1 Contexto de la Policía Nacional 3.1.1 Factores de cambio 3.2 Impacto de los sistemas de información 3.2.1 Calificación de expertos

Págs. 8 9 16 17 19 22 25 27 43 45 53 70 82 87 88 95 96 101 104 105 108 109 113 113 118 120 121 134 140 141 147 149 149 155 159 159

4 3.2.2 Construcción de eventos 3.3 Rol de los sistemas de información 3.3.1 Construcción de escenarios 3.3.2 Escenario La Fourmi 3.3.3 Iniciativas estratégicas Conclusión Conclusión general Bibliografía Anexos

162 167 167 172 177 182 184 186 190

5 Lista de figuras Págs. Figura 1. Desarrollo general de la investigación Figura 2. Primer esquema de los sistemas de información en la Policía Figura 3. Línea del tiempo 1891-1973 de la División de sistematización Figura 4. Línea del tiempo 1974-1997 de la División de sistematización Figura 5. Línea del tiempo 1914-2001 de la División de transmisiones y comunicaciones Figura 6. Sistema de Gestión Integral, Policía Nacional de Colombia Figura 7. Mapa de Procesos Policía Figura 8. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 1 Figura 9. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 2 Figura 10. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 3 Figura 11. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 4 Figura 12. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 5 Figura 13. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 6 Figura 14. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 7 Figura 15. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 8 Figura 16. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 9 Figura 17. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 10 Figura 18. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 11 Figura 19. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 12 Figura 20. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 13 Figura 21. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 14 Figura 22. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 15 Figura 23. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 16 Figura 24. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 17 Figura 25. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 18 Figura 26. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 19 Figura 27. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 20 Figura 28. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 21 Figura 29. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 22 Figura 30. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 23 Figura 31. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 24 Figura 32. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 25 Figura 33. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 26 Figura 34. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 27 Figura 35. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 28 Figura 36. Estructura orgánica Policía Figura 37. Funcionalidades y módulos SVE Figura 38. Categorías de usuarios SVE® Figura 39. Pantallazo módulo BSC Figura 40. Etapas de la gestión del riesgo Figura 41. Mapa general SVE® Figura 42. Flujo de información cuando ocurre una novedad

14 18 20 22 24 25 26 28 28 29 29 30 30 30 31 32 33 33 34 34 35 36 36 37 37 38 38 39 40 40 41 41 42 42 42 46 54 58 59 64 66 70

6 Págs. Figura 43. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 1 Figura 44. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 2 Figura 45. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 3 Figura 46. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 4 Figura 47. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 5 Figura 48. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 6 Figura 49. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 7 Figura 50. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 8 Figura 51. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 9 Figura 52. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 10 Figura 53. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 11 Figura 54. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 12 Figura 55. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 13 Figura 56. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 14 Figura 57. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 15 Figura 58. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 16 Figura 59. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 17 Figura 60. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 18 Figura 61. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 19 Figura 62. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 20 Figura 63. Clasificación sistemas de información Figura 64. Red de la oferta de valor Figura 65. Posición de la MEGA entre la misión y la visión Figura 66. Ejes para plantear la MEGA Figura 67. PHVA estrategia de supervivencia 1 Figura 68. PHVA estrategia de supervivencia 2 Figura 69. PHVA estrategia de supervivencia 3 Figura 70. PHVA estrategia de supervivencia 4 Figura 71. PHVA estrategia de supervivencia 5 Figura 72. PHVA estrategia de supervivencia 6 Figura 73. PHVA estrategia de crecimiento 1 Figura 74. PHVA estrategia de crecimiento 2 Figura 75. PHVA estrategia de crecimiento 3 Figura 76. PHVA estrategia de fuga 1 Figura 77. PHVA estrategia de fuga 2 Figura 78. PHVA estrategia de fuga 3 Figura 79. Ejes de Peter Schwartz Figura 80. Distribución en el Plano Cartesiano Figura 81. Plano cartesiano matriz IGO Figura 82. Matriz IGO

74 74 74 75 75 76 76 76 77 77 78 78 79 79 80 80 81 81 82 82 88 98 101 102 122 125 127 129 131 133 135 137 139 142 144 146 168 180 181 182

7 Lista de tablas Págs. Tabla 1. Sistemas de información policial Tabla 2. Sistemas de información de gestión Tabla 3. Sistemas de información administrativos Tabla 4. Sistemas de información de personal Tabla 5. Sistemas de información de control Tabla 6. Sistemas de información para la ciudadanía Tabla 7. Sistemas de información operacionales Tabla 8. Articulación de los sistemas de información para la oferta de valor Tabla 9. Articulación de los sistemas de información para la red de la oferta de valor Tabla 10. Nivel de cumplimiento de la actividad de la oferta de valor Tabla 11. Nivel de importancia para el cliente de la actividad de la oferta de valor Tabla 12. Sistemas de información para priorizar las actividades de las ofertas de valor Tabla 13. Articulación de sistemas de información con ejes para plantear la MEGA Tabla 14. División de los niveles de despliegue Tabla 15. Factores de prioridad de DOFA Tabla 16. Matriz DOFA Tabla 17. Cruce de variables de DOFA Tabla 18. Matriz DOFA Tabla 19. Árbol de competencia de Marc Giget Tabla 20. Matriz de factores de cambio Tabla 21. Factores de cambio Tabla 22. Construcción de eventos Tabla 23. Ábaco de François Régnier Tabla 24. Ejes de Peter Schwartz Tabla 25. Matriz de causa de ocurrencia Tabla 26. Actores que inciden Tabla 27. Tabla de actores Tabla 28. Tabla de valoración de influencia de los actores Tabla 29. Valoración de influencia de los actores Tabla 30. Valoración de los actores Tabla 31. Actores según poder y favorabilidad en el escenario Tabla 32. Acciones propuestas para matriz IGO Tabla 33. Calificación de las acciones

49 89 90 91 92 93 94 97 99 99 100 100 103 111 114 117 120 155 157 158 160 162 165 167 171 173 175 175 176 176 177 178 179

8 MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA Resumen ejecutivo

La evolución de los sistemas de información ha causado cambios organizacionales importantes, como es el caso de la Policía Nacional de Colombia, pero no se tiene certeza cómo van a ser utilizados. Esta investigación tiene como objetivo caracterizar estos cambios y proponer rumbos para la Institución policial.

Por lo anterior, el primer capítulo establece la situación actual de los sistemas de información y cuáles son los principales para tomar decisiones; en el segundo capítulo se identifican las dificultades en conjunto, con estrategias para potenciar los sistemas de información y al finalizar se realiza un estudio prospectivo al año 2019.

Palabras clave: Sistemas de información; toma de decisiones; anticipación; calidad; tecnología.

9 MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA Introducción

La presente investigación tiene como objetivo caracterizar el futuro de los sistemas de información al interior de la Policía Nacional de Colombia, partiendo de la idea que aumentando su utilización, se convertirán en una estrategia del servicio y no solo como apoyo a la gestión de la organización.

En atención a que en la Policía Nacional ha adquirido creciente importancia el aprovechamiento de la tecnología de la información y las comunicaciones (TIC), cuya evolución es rápida, como base para el cumplimiento eficiente y eficaz de las políticas del alto mando, se estima que la Institución ha destinado una cantidad importante de recursos a lo largo de los últimos años para la implantación de sistemas computarizados de información, destinados a facilitar un mejoramiento de la gestión en las esferas de los recursos humanos, las finanzas y la administración, entre otros.

Por lo tanto, esta investigación ofrece a la Policía una perspectiva desde las ciencias de la administración de cómo los sistemas de información se han venido utilizando desde sus inicios hasta la actualidad y cuál será su devenir al año 2019.

10 Esto se desarrolla a través de tres capítulos, el primer capítulo inicia con la caracterización e historia de los sistemas de información desde sus inicios en la Policía hasta el presente; identificando los cuatro principales sistemas de información para la toma de decisiones, estableciendo cuál es la razón de la situación actual de los sistemas de información.

Posteriormente, en el segundo capítulo, se identifican los principales problemas y dificultades de la gestión y uso de los sistemas de información mediante el análisis de fuentes primarias y secundarias. Además, se proponen estrategias para corregir el curso de estos errores, como también para mejorar su aplicación, implementación y utilización.

Para finalizar, en el tercer capítulo se utilizan los métodos de investigación científica aplicados según las herramientas de análisis que provee la prospectiva estratégica para la construcción de escenarios; buscando de igual forma priorizar las estrategias propuestas en el capítulo anterior para ser implementadas en el tiempo.

Planteamiento del problema

A pesar de que la Policía Nacional de Colombia ha tenido una evolución a través del tiempo en relación con el uso e implementación de sistemas de información, se desconoce cuáles son sus proyecciones y el futuro posible de estos sistemas al interior de la Institución como en el cumplimiento de su

11 misionalidad, en donde no se ha realizado un estudio prospectivo que permita establecer los rumbos y acciones a tomar.

Igualmente, no se han establecido formalmente cuáles son las dificultades que evitan el avance efectivo de los sistemas de información en la Institución policial, que permitan utilizarlos en diferentes ámbitos del servicio.

Mediante la comprensión de este problema propuesto, se permitirá vislumbrar la función de los sistemas de información de la Policía Nacional para el Bicentenario de la Independencia de Colombia al año 2019, así como las tendencias de estos para los años siguientes.

Justificación

En el mundo moderno, las nuevas tecnologías de la información y la comunicación NTIC han permitido un avance sin precedente -especialmente Internet- en todos los campos (económico, social, científico y cultural), por ello las organizaciones han implementado en sus procesos estas tecnologías para optimizarlos.

El mundo globalizado ofrece una gama alta de tecnologías de aplicabilidad en el ámbito Policial, razón por la cual la Dirección General de la Policía Nacional considera que los adelantos tecnológicos de última generación deben

12 referenciarse, adaptarse, incorporarse y desarrollarse a la infraestructura tecnológica de la Institución.

En el caso de la Policía Nacional de Colombia, estos sistemas han permitido una mejoría en la prestación del servicio y la calidad del mismo; en este sentido, la Policía cuenta con treinta y nueve (39), entre aplicativos y programas, con patentes, que permiten establecer la importancia de estos como sistemas de información desde la mirada tecnológica, pero no se tiene un fuerte referente de la evolución de estos sistemas de información desde la perspectiva de la gestión.

La tecnología en comunicaciones e informática se ha venido fortaleciendo en las áreas administrativas y operativas con el fin de mejorar el acceso a los sistemas de información institucionales existentes y potenciar la llegada de nuevas aplicaciones; garantizando la funcionalidad, disponibilidad y eficiencia en las labores policiales que permitan el logro de los objetivos misionales. Por otra parte, es necesario optimizar la labor de cada uno de los usuarios mejorando su productividad en tiempos de respuesta de los aplicativos a los cuales tiene acceso y que utiliza acorde con las necesidades de organización, desempeño y funcionalidad requeridas para hacer más efectivo su trabajo.

La ciencia y la tecnología, como principios y prácticas, han sido siempre parte del quehacer de la Policía Nacional a través de su historia. De diversas maneras, la Institución ha avanzado en la apropiación de conocimientos

13 científicos, los cuales han sido aplicados mediante la tecnología y la innovación, para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades frente a la convivencia ciudadana.

Esta investigación es de interés académico por utilizar métodos científicos para la comprensión de esta evolución, así como para establecer sus perspectivas, teniendo en cuenta las políticas públicas del Estado colombiano y, según estas, poder establecer cuál será el futuro y la forma en que la Policía se debe adaptar y cambiar su ambiente para fortalecer e integrar los sistemas de información en la mejora del cumplimiento de la misión y el acercamiento a la ciudadanía.

Igualmente, desde la visión de la administración, es de interés caracterizar el impacto de los sistemas de información, en todos los niveles de la organización, como en la toma de decisiones, dentro de su futuro inmediato y las proyecciones institucionales; la utilización de diversas herramientas que establezcan cómo se deben implementar estas nuevas tecnologías, la dirección y los pasos a seguir para aprovechar al máximo los beneficios que ofrecen los sistemas de información, para el cumplimiento de su misión constitucional.

Objetivos General: Caracterizar las perspectivas de los sistemas de información en el devenir de la Policía Nacional de Colombia.

14 Específicos: 1. Describir la evolución de los sistemas de información y su situación actual. 2. Establecer las falencias y problemas de los sistemas de información. 3. Proponer las perspectivas de los sistemas de información.

Hipótesis La mayor utilización de sistemas de información dejará de ser solo un instrumento de apoyo para la gestión y toma de decisiones, para convertirlos en una estrategia del servicio de Policía.

Metodología

Este trabajo es de naturaleza exploratoria donde el investigador puede integrar los conocimientos teóricos a través de las articulaciones de conocimientos disponibles en un estudio bibliográfico, permitiendo la creación de nuevos conocimientos accionables para las organizaciones, para caracterizar las perspectivas de los sistemas de información en el devenir de la Policía Nacional de Colombia, teniendo en cuenta el poco material existente para la consulta de estudios anteriores, como documentos al interior de dicha Institución, que brinden orientación sobre el futuro de estos sistemas de información.

Para responder a los objetivos de la investigación, se realizarán entrevistas a miembros de la Oficina de Planeación y Oficina de Telemáticas de la Policía

15 Nacional, quienes tienen conocimiento y trabajan con sistemas de información con los cuales se toman decisiones por parte de los altos mandos, con el fin de comprender y definir el rol y las actividades cumplidas actualmente y sus antecedentes históricos.

Posteriormente, para dar respuesta a la hipótesis de investigación se realizará un estudio prospectivo, que permita establecer los escenarios posibles en el devenir de los sistemas de información en la Institución policial.

• Conocimientos  teóricos     • Documentos  internos   • Entrevistas  a  policiales   • Los  sistemas  de  información   y  las  decisiones  estratégicas  

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