¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
A continuación se definen varios conceptos Intranet “Una Intranet es una red informática que utiliza la tecnología del Protocolo de Internet para compartir información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una organización”.
“Red informática interna de una empresa u organismo, basada en los estándares de Internet, en la que las computadoras están conectadas a uno o varios servidores web”.
“Una intranet es una red de computadoras similar a Internet, aunque para uso exclusivo de una determinada organización, es decir que solamente las PC de la empresa pueden acceder a ella”.
“Intranet es ante todo una operación de armonización y de homogenización del conjunto de los sistemas de información o de comunicación que existen en la empresa, bajo todas sus formas”.
En base a los conceptos leídos podemos elegir algunas palabras claves para la construcción de un concepto propio, esas palabras son: Red, Compartir, Interno, Exclusivo, Información, PC e Internet.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Entonces en conclusión la Intranet es: “Red Interna de una empresa u organización donde se comparte información y servicios de uso exclusivo”.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Es un sitio Web Interno, diseñado para ser utilizado exclusivamente dentro de la organización. Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las Intranets son exclusivas y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa. Un Sitio de Intranet dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran variedad de documentos para los empleados. Esto proporciona un acceso centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa. En una Intranet se puede disponer de documentos de cualquier tipo (de texto, imágenes, videos, sonido, etc.). Además, una Intranet puede proporcionar una función de trabajo en grupo muy interesante. Éstas son algunas de las funciones que puede ofrecer una Intranet: •
Acceso a la información sobre la empresa.
•
Acceso a documentos técnicos.
•
Motores de búsqueda para la documentación.
•
Intercambio de datos entre compañeros de trabajo.
•
Nómina del personal.
•
Dirección de proyectos, asistencia en la toma de decisiones, agenda e
ingeniería asistida por ordenador. •
Mensajería electrónica.
•
Foros de discusión, listas de distribución, chat directo.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
•
Video conferencia.
Ejemplo de Intranet
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
El fenómeno Intranet surge a partir de la experiencia exitosa de World Wide Web en el mundo Internet. De hecho, es una proyección al interior de lo que las organizaciones han colocado a disposición de la comunidad virtual que usa Internet y que han visto las ventajas de contar con una interfaz única para realizar sus procesos administrativos cotidianos. La primera experiencia de Intranet de que se tenga noticia surge en 1992 cuando ingenieros de Sun MicroSystems ven en el uso del Web una alternativa válida de apoyo a la gestión de sus procesos administrativos. Posteriormente, Netscape incursiona para indagar qué tan útil puede ser el uso de su producto Navigator como una interfaz común para el acceso de distinto tipo de información de una empresa, con lo que comienza a promocionar esta nueva orientación de la Web. Diversas empresas de software dieron un paso importante encaminado al desarrollo de sistemas para Trabajo en Grupo; Lotus, con su producto Notes, en 1995, coloca de moda el concepto de Groupware y también percibe en el Web un entorno más imparcial y estándar sobre el cual desarrollar sus productos. Por otra parte, Microsoft reconoce su error estratégico al no priorizar dentro de sus planes de desarrollo la importancia de Internet y las potencialidades que ella ofrece, por lo que cambia su estrategia y complementa sus productos para trabajar de manera "natural" en esta red.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Finalmente Novell, adapta su producto Netware para trabajar más eficientemente en esta línea. Esta situación, que involucró a tres grandes empresas de software (IBM-Lotus, Microsoft y Novell) da una clara señal a otras empresas similares para desarrollar productos y servicios orientados a la Web, pero de manera especial a Intranet.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
En la actualidad, la creación de productos para Intranet ocupa un alto porcentaje de los recursos de investigación y de desarrollo de las empresas de software. Las empresas ligadas al hardware, también han potenciado sus productos para trabajar o soportar aplicaciones de Internet e Intranet. Es más, se supone que la mitad de lo que hoy se desarrolla en ambiente Web está orientado a Intranet.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Grupo Caser Seguros
El Grupo Caser cuenta con más de 70 años de experiencia en el mercado asegurador español, en el que opera a través de la entidad Caser: Caja de Seguros Reunidos, Compañía de Seguros y Reaseguros. Caser obtuvo en 2009 unos beneficios antes de impuestos de 93,4 millones de euros, lo que representa un 20% más que el año anterior. La facturación ascendió hasta los 2.398 millones de euros en primas, un 2% más que en 2008 y la cartera de pólizas se situó en 5,2 millones. Necesidades: El proyecto se planteaba como una herramienta web para empleados, de hecho se solicitaba más un portal del empleado que una Intranet propiamente dicha, lo
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
cual le dotaba de un valor añadido especial y de mayor riqueza. Más de 50 centros distribuidos por toda España, más de 1.800 empleados, una gran cantidad de información y documentos a organizar y estructurar, flujos de permiso, facilidad de uso, y múltiples sistemas eran las premisas iniciales. Además había que contar con un reto aún mayor: La solución debía estar operativa y funcionando en apenas un mes y medio. Solución: La solución aportada por Newcomlab se basó en Microsoft SharePoint Portal Server, la herramienta para desarrollo de portales e Intranets de Microsoft. El uso de esta herramienta facilitó decisivamente el poder cumplir todos los requisitos solicitados por Grupo Caser en el tiempo previsto. El portal se estructuró por áreas de negocio, desde las que se compartimentaba la categorización documental. Estaba dotada de flujos de aprobación, indexación y búsqueda de contenidos, acceso a los contenidos por rangos de permisos, con sólo autenticarse en la red del sistema, jerarquías de mantenimiento y administradores y muchas otras funcionalidades. Todo el proyecto fue desarrollado bajo plataforma Microsoft conectada con Microsoft Exchange Server, como servidor de correo, sobre Directorio Activo para todo el control de usuarios, permisos y autenticación. Por último se conectó el sistema con Web Trends para el control de informes y estadísticas. Beneficios: Eficacia y conocimiento en el desarrollo de intranets fue probablemente el principal beneficio aportado por Newcomlab. No sólo montamos el proyecto, lo instalamos y lo dejamos funcionando con un gran éxito entre los empleados, sino que se contribuyó decisivamente a la gestión y categorización de los contenidos,
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
a la formación de los usuarios y coordinadores responsables de la gestión del proyecto y a dotar al portal de una estructura correcta y operativa. Las cifras de participación de los empleados de Caser en la Intranet superaron en varias veces las estimaciones más optimistas de la compañía, consiguiendo en menos de un mes que prácticamente el 80% fueran usuarios habituales de la herramienta. Extraído de: http://www.newcomlab.com/default.aspx?id_seccion=925
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Colegio Mount Rushmore
El Colegio Mount Rushmore es una escuela de alto prestigio que a través de su personal docente y su estrategia educativa lleva a cabo el cumplimiento de sus objetivos académicos. Dentro de sus planes prioritarios se encontraba el desarrollo y lanzamiento de su sitio de internet para poder promover la demanda y crecimiento de sus servicios en el sector educativo. Originalmente, el Colegio contaba con un proveedor de servicios informáticos el cual le ofrecía a manera de “evento” el soporte y mantenimiento de su plataforma
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
informática y quién en un inicio le hizo una propuesta al colegio para desarrollar su sitio de internet el cual iba a ser hospedado y administrado por el mismo. Cuando el colegio decidió que el sitio debería ser más que solo una página informativa y que esta debería ser más una herramienta que permitiera la interacción de los diferentes usuarios: docentes, alumnos, padres de familia y personal administrativo. Cristina Mancilla, Líder de Sistemas Informáticos del colegio vio la oportunidad de revaluar el proveedor de servicio existente y decidió buscar una solución que conjuntara todo lo requerido.
El Reto: Tener un sitio de internet seguro que pueda administrarse por docentes y administrativos. El alcance del sitio no se limitaba a ser un simple repositorio de información que publicar, pero si una herramienta segura en la cual pudieran interactuar con el personal interno y los padres de familia y visitantes.
El personal docente y administrativo consideran el sitio como una herramienta que les apoyará en la organización y estructura de la información con la que cuentan, así como una manera muy sencilla de estar en comunicación constante y al día con los diferentes usuarios de éste.
La Solución: Microsoft Windows SharePoint Services (WSS 3.0). Al entender las necesidades expuestas por el Colegio Mount Rushmore, se propuso una solución basada en tecnología SharePoint, ofreciendo lo siguiente:
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Creación del sitio principal tipo portal, en donde se muestre la información principal del colegio (Misión, Visión, Valores, Servicios e instalaciones). Creación de tres micro sitios para Kínder, Primaria y Secundaria Manejo de calendarios de eventos, Repositorio de documentos, noticias, ligas de interés, paneles de discusión o foros, etc. Fácil y flexible manejo del contenido del sitio / micro sitios. Manejo de permisos. Acceso fácil y seguro a la información registrada. Administración y Publicación de información centralizada o por micro sitio. El Resultado: Facilidad, Seguridad y Productividad, con bajos costos. La implementación de la solución de Microsoft Windows SharePoint Services (WSS 3.0) ha ayudado al Colegio a cumplir con su objetivo de contar con una herramienta segura y que puedan administrar ellos mismos. Mount Rushmore no solo ha podido reducir sus costos en la administración de su sitio, adicionalmente ha brindado un servicio competitivo dentro de su ramo. “Ahora podemos publicar, comunicar y mantener toda la información relevante en tiempo real”, Esto hace la gran diferencia para los Padres de familia que nos escogen como opción para educar a sus hijos” Concluyó Cristina. Extraído de: http://www.e-people.com.mx/sharepoint/Casos%20de%20Exito/Forms/DispForm.aspx?ID=33
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
La petrolera CEPSA Cepsa mejora su intranet con Sharepoint La petrolera ha integrado la solución de Microsoft para hacer más potente y versátil su red interna y dar más facilidades a sus empleados.
La petrolera CEPSA ha construido una nueva intranet sobre Microsoft SharePoint 2010 para poner en marcha un concepto de intranet que agrupa información, colaboración, participación y trabajo en equipo. La idea es proporcionar a los trabajadores un portal del empleado, optimizando la internacionalización del grupo. Este proyecto tiene como punto de partida la necesidad que la compañía tenía de evolucionar desde una Intranet con una visión unidireccional empresaempleado, de accesibilidad exclusivamente interna y con un nivel de automatización de procesos bajo, hacia una visión colaborativa, que mejora su eficacia, movilidad y productividad reduciendo costes.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
La integración de esta plataforma única permite aunar todos los servicios desde un solo acceso, mientras que la experiencia de usuario funciona en ambas direcciones, es decir, todo el mundo produce contenidos y los comparte. Asimismo, cada empleado tiene a su disposición un espacio y un perfil desde el que puede guardar y emitir opiniones, ver las últimas actualizaciones de sus compañeros, disponer de un blog, foros y otras herramientas de comunicación 2.0. La compañía tiene 12.000 empleados, de los que 3.500 utilizan TI y 2.800 utilizan diariamente la intranet. “Además apostamos por el acceso desde diferentes dispositivos y desde cualquier lugar –añade Reyes-, ya que buscábamos una Intranet 24/7, desde la que cualquiera de nosotros pueda consultar con la máxima seguridad su nómina, la cotización del barril de Brent, reservar una sala en cualquier centro CEPSA en el mundo o valorar el último documento que uno de nuestros compañeros ha cargado sobre un proyecto hace cinco minutos”.
La nueva intranet ha traído consigo un cúmulo de ventajas para la operativa interna, desde la mejora de la eficiencia y la reducción de costes mediante procesos electrónicos, gestión del conocimiento e integración de aplicaciones, hasta la posibilidad de contar con un buscador universal que sirve resultados de personas, contenidos, empresas, servicios, aplicaciones. Extraído de: http://www.channelpartner.es/fabricantes/casos-exito/1059865001102/cepsa-mejora-intranet-sharepoint.1.html
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
VENTAJAS: Costes accesible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma muy eficiente y económica de distribuir la información interna, sustituyendo los medios clásicos. Fácil ajuste y configuración a la infraestructura tecnológica de la organización, así como gestión y manipulación. Disponible en todas las plataformas informáticas. Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento, área de negocio, etc. Centraliza el acceso a la información actualizada de la organización, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a la información de la competencia dispuesta en internet. Sencilla integración de multimedia. Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización. Rápida formación del personal. Acceso a internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios registrados con control de acceso. Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes de empresas externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Reducción de costos: Un efecto visible de una Intranet es que es una herramienta de costos efectiva, proporciona una solución cuando las organizaciones tiene que publicar la mayor parte de sus documentos y lo pueden hacer a través de páginas web privadas.
Ahorro de tiempo: La Intranet puede acelerar las comunicaciones internas más allá de las transmisiones de correos electrónicos. El tamaño de los materiales no es problema a la hora de realizar envíos a través de esta
red,
así
cuando
las
limitantes
que
establecen los correos
electrónicos, que obligan a recurrir a la impresión o envíos físicos, no se sufren con la Intranet. DESVENTAJAS: Diversas Intranet bien construidas tecnológicamente resulta un fracaso. Con frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada por qué no se ha elegido el vehículo apropiado o porque los boletines están inactivos. Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son redes expuestas a notables riesgos de seguridad. Poco compromiso de la Gerencia: los ejemplos de Intranet exitosos han tenido una gerencia realmente involucrada en el proceso. Aspectos como locación para el servidor, tecnológicos,
desarrollo
de
recursos para el proyecto, estándares contenido,
y colaboradores externos.
Cualquier error en el manejo de estos detalles puede causar problemas inesperados y una pérdida de la inversión.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Entrenamiento y resistencia al cambio: Un sistema perfecto puede ser inservible si no tiene empleados bien entrenados. Se debe reservar una buena parte del proyecto para invertirlo en el entrenamiento de los usuarios, sin embargo, puede ocurrir que los empleados se resistan al cambio, por ello, es importante que la empresa dedique tiempo y formación para aquellos que no tienen una cultura tecnológica importante.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
El mayor temor de los presidentes y jefes de departamento es el costo que tendrá el implementar una Intranet en la empresa, cabe destacar que el precio de costo dependerá de los siguientes factores: Factor
Descripción Los elementos web son: calendario, lista de usuario, tareas, librerías de documentos, feliz cumpleaños, banner rotativos y estáticos, eventos, galerías, noticias, anuncios y encuestas, la mayoría de intranet requieren
Elementos Web
de estos elementos, cada elemento demanda configuraciones lo cual amerita tiempo y trabajo de un consultor, entre más elementos el costo aumenta, en algunos casos las empresas requieren elementos personalizados y esto aumentaría el costo. Toda Intranet tiene un sitio Raíz o central y de este salen varios sub sitios como: IT, Finanzas, Ventas, Compras, Arquitectura y otros.
Sitios y Sub Sitios Cada sitio amerita su configuración y varios elementos web, entre más sitios hay mayor esfuerzo y tiempo así que por ende el costo aumenta.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Si la empresa requiere inicialmente el sitio principal con varios elementos web entonces el costo y tiempo en desarrollo es bajo. Se refiere al Look and Feel del sitio, en algunos caso basta con usar los Themes y colores del propio Diseño
software, pero en otros se requiere personalizarlo mediante programación. El costo aumenta si el diseño es personalizado. Existe el interés de implementar flujo de procesos para mantener el control de actividades administrativas tales como: pago de prestaciones, solicitud de vacaciones, pago de utilidades, solicitud de soporte técnico, gestión de clientes, gestión de casos entre
Flujos de Trabajo
otros. Los flujos de trabajo funcionan con estado de aprobación y rechazo o puede ser: Iniciado, En progreso, resuelto y finalizado. El costo aumentará de acuerdo a la complejidad del flujo que se deseé. En mi experiencia con SharePoint siempre he notado
Formularios
que los formularios web son muy requeridos por los clientes porque permiten registrar información de manera organizada usando interfaces atractivas, con
¿Mi negocio necesita una Intranet?
InfoPath
se
Por Neiy Briceño –
[email protected]
desarrollan
formulario
simples
y
avanzados que pueden ayudar mucho los procesos por ejemplo: Solicitud de Vacaciones, Gestión de clientes, Gestión comercial, compras, ventas y gastos entre otros. Entre más formularios requiera y más avanzados sean, más trabajo tendrá el desarrollador. Las imágenes, texto, video, sonido hacen parte del contenido, si su página tiene mucha información el tipiar y ordenar el contenido le tomara un tiempo Contenido
prudencial. Normalmente del contenido se encarga el usuario pero en algunos casos el consultor realiza esta tarea y eso aumenta los costos. La cantidad de usuario aumentará el consumo de servicios de SharePoint y del servidor, por ende si hay mucha demanda de la Intranet es necesario invertir más en la potencia del servidor o incluir en la granja
Cantidad de Usuarios
varios servidores. En Movistar Venezuela estuve en el proyecto de Intranet, el costo de los servidores era enorme ya que la cantidad en total eran 18 Servidores, 6 para entorno desarrollo, 6 para entorno de prueba/test y 6 para
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
entorno de producción, se estimaba que los usuarios de la intranet superaban los 10.000. Algunas empresas requieren mostrar gráficos BI en SharePoint y su configuración amerita un costo Inteligencia de Negocio considerable y tiempo. Personalmente pienso que es una etapa muy importante, ya que se desea que el cliente tenga personal capacitado para administrar y gestionar los Adiestramiento
futuros requerimientos de la empresa. En algunos casos el adiestramiento está incluido en los contratos de adquisición de Software de Intranet.
Otros
Horas extras de consultoría por diferentes motivos.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
El costo se convierte en inversión Implementar una Intranet puede ser muy costoso o poco costoso, todo dependerá de sus alcances y requerimientos, pero de igual manera es un costo que muchas empresas no están dispuestas a pagar, claro podemos seguir usando los métodos tradicionales pero obtendremos los mismos resultados; lo importante aquí es responder las siguientes preguntas con sinceridad:
¿Cómo se encuentra el tiempo de respuesta de cada área de la empresa?
¿La comunicación en su negocio es efectiva?
¿Existe armonización entre las distintas áreas o departamentos?
¿Dónde se están guardando los documentos? ¿Existe control de versiones? ¿Quién puede acceder a esos documentos? ¿Todos los usuarios?
¿Se filtra la información dependiendo de cada departamento?
¿Los documentos y archivos de su empresa están seguros?
¿Puede encontrar un experto en algún área, documentos, archivos, comentario con tan solo un Click?
¿Los flujos de trabajo o de negocio se ejecutan a cabalidad?
¿Los empleados colaboran entre ellos? ¿Existe el concepto de trabajo en equipo en su negocio?
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿La colaboración entre distintas áreas es eficiente?
¿Existe un historial de las operaciones en su negocio?
Si las respuestas dan claras evidencias de que existen carencias en su negocio, entonces usted necesita una Intranet. Recomendaciones: Implementar el proyecto de Intranet por fases. Definir personal encargado de administrar la Intranet con el propósito de ser adiestrados en la herramienta. Adquirir un software completo para el desarrollo de la Intranet. Definir permisos y grupo de usuario dependiendo de las Áreas donde labora. Definir con anticipación los detalle de cada fase de desarrollo de la Intranet.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Personal a contratar (En algunos casos)
Tipo de Labor
Descripción Encargado de personalizar funciones de la Intranet con el objetivo de suplir las necesidades del cliente.
Programador/ Desarrollador
Con conocimiento de lenguajes de programación orientados a Web. No es indispensable Se encargará de mejorar el look and Feel de la Intranet y el Themes en general.
Diseñador
Con conocimiento CSS, HTML5, Java Script, Photoshop e Ilustrator. No es indispensable Persona encargada de instalar, configurar e implementar la Intranet y todo lo referente a la In-
Consultor IT
fraestructura del sistema (Topología, Arquitectura y Servidores) Es necesario
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Costo por Horas Nivel del Consultor
Costo por horas
Consultor Junior
10 $ / por Hora – 20 $/ por Hora El costo puede variar
Consultor Senior
20 $ / por Hora – 50 $/ por Hora El costo puede variar
Consultor Master
50 $ / por Hora – 150 $/ por Hora El costo puede variar
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Tipo de Intranet
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Descripción Portal web netamente informativo donde se realizan anuncios sobre la empresa, se publican noticias y documentos de interés de la organización.
Intranet Informativa
Intranet Colaborativa/Trabajo en Equipo
Portal de Intranet dirigido a la colaboración entre equipos de trabajo, departamentos y áreas de la organización.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Intercambio de documentos, Cheking y Check Out, edición simultánea, permite el trabajo organizado, manejo de versiones y flujos de trabajos.
Permite el trabajo en equipo y la colaboración de contenido entre varios departamento; todo en un ámbito de comunidad. Intranet Sociables
Se Comparten documentos, archivo e imágenes, foros, chat, muro de publicaciones con opciones de comenta y nombrar personas, blog, etiquetas, seguidores y seguir a personas.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Intranet con el objetivo de automatizar funciones del negocio, para eso se desarrollan flujos de trabajo para distintas actividades como: solicitud de vacaciones, aprobación de presupuesto, publicación de marketing, solicitud de prestaciones entre otros. Intranet Flujos de trabajo
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Intranet con un fin de crear historiales de cada registro, documento o archivos mediante el versionamiento de cambios. Muchas empresas utilizan este tipo de Intranet como base de datos de registros con el fin de mantener la seguridad, filtrar por audiencia y grupo de personas. Intranet contenido y registros
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Tiene un fin específico; servir de repositorio, los usuarios suben documentos y archivo de manera organizada en cada carpeta por categoría, empresa, status, departamento y otros campos. Permite control acceso, mantener versión de cambios, edición simultánea, checking y check out.
Intranet Repositorio de Documentos
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Portales Web por departamento, con diferentes funciones, flujos de trabajos, formularios, elementos web, librerías de documentos y archivos totalmente dirigidos al departamento. Intranet Departamento IT
Intranet Departamento RRHH
Intranet mento
por
departa-
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Intranet Departamento Ventas
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Teniendo la necesidad de implementar una Intranet en nuestro negocio, se requieren algunos elementos esenciales para hacer una Intranet. Infraestructura de Hardware y Software Sabiendo los requerimientos de la empresa debemos crear la plataforma de hardware y software que nos permita implementar la intranet; referente a la topología de instalación. Es necesario contratar un consultor experto que nos ayude a diseñar la mejor arquitectura que supla nuestra necesidad. Además de la arquitectura de la Intranet se debe definir el hardware y software que el usuario debe tener para usar la Intranet ejemplo: Navegador, conexión, permiso, PC y otras aplicaciones como Office.
Aplicaciones Externas Definir qué aplicaciones se conectarán a nuestra Intranet ya sea para consultar contenido o subir contenido Ejemplo: OneDrive, Google Drive, Office, SharePoint Designer, InfoPath, LibreOffice entre otras.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Contenido (Organizado) El contenido es lo más importante para el usuario y es en si el propósito final, entonces debemos definir todo el contenido que deseamos publicar por secciones, paginas, sitios y sub sitios, librerías de documentos y archivos, listas y galerías.
Seguridad y Acceso ¿Quién puede ver la información? ¿Cómo se filtrará? Control de acceso de usuario a ciertos sitios limitados, todo lo referente a la seguridad, los accesos y permisos se debe planificar antes de comenzar la Intranet.
Áreas de la Intranet Es necesario definir las áreas de trabajo de la Intranet, ejemplo:
Área General: contiene información de uso general, eventos, noticias y documentos para todos los usuarios.
Área RRHH: Los usuarios pueden solicitar requerimientos como: préstamos, utilidades, vacaciones, asensos laborales, postulaciones de vacantes entre otros.
Área Administrativa de RRHH: Los gerentes de RRHH gestionan las solicitudes de los empleados desde un back office.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Área de Ventas: Los usuarios registran cotizaciones, ventas, nuevos clientes y observan mediante un gráfico BI los resultados de cada campaña.
Área de Finanzas: Resultados en gráficos de inteligencia de negocio y flujos de trabajo.
Área de Marketing: Documentos, gráficos, registros de campañas, investigación de mercado, publicidad y promoción.
Cada Área en la Intranet representa un Sitio con librerías de documentos, galerías, listas, formularios y permisos de acceso exclusivo.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Un ejemplo a continuación:
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Recomendaciones para hacer una Intranet
1. Definir el requerimiento inicial del proyecto (primera fase). 2. Definir cantidad de usuarios de la Intranet. 3. Definir permisos y grupos de usuarios por área en la Intranet. 4. Definir contenido por cada Área. 5. Crear un Árbol de Sitios Intranet. 6. Definir elementos web por cada Sitio. 7. Definir Software y Hardware de Intranet. 8. Definir personal encargado de publicar información, redactar y crear. 9. Definir personal administrativo de Intranet. 10. Comunicar a la organización el nuevo proyecto Intranet y gestionar una cultura colaborativas en los empleados.
Nota: En mi experiencia personal he notado que lo más difícil al momento de implementar una Intranet es culturizar a los empleados de las ventajas y beneficios de un portal Intranet.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
El tiempo dependerá de las premisas indicadas en el Capítulo 7 ¿Cómo hacer una Intranet? donde cada organización necesita definir elementos esenciales para hacer una Intranet; definir estas premisas automáticamente reducirá el tiempo de desarrollo del sitio Intranet.
Todo proyecto comienza con una fase básica inicial, por lo general puede ser configuración del Sitio principal o sitio del departamento incluido elementos web no personalizados.
Fase
Descripción
Duración en Horas
Portal informativo de uso general
para
los
empleados con anuncios, noticias, Sitio Intranet General
calendario
imágenes
e
de
evento 15 Horas internos y librería de documentos
de
la
organización. Nota: La duración no incluye fase preliminar
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
No incluye
de levantamiento de
personalizaciones en
información ni propuesta
código.
final. El entorno del sistema se da por instalado.
Portal con librerías de documentos: Cotizaciones, campañas, servicios
y
productos,
también tiene lista de proveedores,
clientes,
productos. Con
formulario
para
25 Horas
gestionar la ventas y Sitio Departamento de Ventas
clientes. Y flujo de aprobación de cotización para ventas. No incluye personalizaciones en
Nota: La duración no
código.
incluye fase preliminar de levantamiento de información ni propuesta final. El entorno del sistema se da por instalado.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
El
Sitio
Por Neiy Briceño –
[email protected]
contiene
4
formularios de solicitud de: Vacaciones, Permisos, Prestaciones,
25 Horas
Capacitación, con 4 flujos de Sitio Intranet RRHH
trabajo,
correo,
envió
librería
de de
documento RRHH.
Nota: La duración no incluye fase preliminar
No incluye
de levantamiento de
personalizaciones en
información ni propuesta
código.
final. El entorno del sistema se da por instalado.
Portal informativo de uso general
para
los
empleados con anuncios, noticias, imágenes Sitio
RRHH
Informativa
calendario de
e 15 Horas
evento
Simple internos y librería de documentos. Nota: La duración no No incluye personalizaciones en código.
incluye fase preliminar de levantamiento de información ni propuesta final.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
El entorno del sistema se da por instalado.
Ejemplo de Proyecto de Intranet Gestión de Clientes (44 Horas) Nombre de tarea Intranet CRM (Gestión de Clientes)
Duración Comienzo Fin
7,38 días
Lista de Clientes
1 hora
Lista de Productos
1 hora
Lista de Campañas
1 hora
Lista de Cotizaciones
1 hora
Lista de Gestiones (Historial Cliente)
1 hora
Formularios de Clientes 1 hora Formulario de campañas
1 hora
lun
Nombres de los recursos
mié
08/12/14 17/12/14 lun
lun
08/12/14 08/12/14 lun
lun
08/12/14 08/12/14 lun
lun
08/12/14 08/12/14 lun
lun
08/12/14 08/12/14 lun
lun
08/12/14 08/12/14 lun
lun
08/12/14 08/12/14 lun
lun
08/12/14 08/12/14
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Formularios de Productos Formulario de Cotizaciones Formulario de Gestión de Clientes Flujo de Trabajo Aprobación Cotización Flujo de Gestión de clientes Vista Administrativa de clientes
1 hora
1 hora
1 hora
6 horas
6 horas
2 horas
Vista de Gestiones
2 horas
Gráfico BI Ventas
6 horas
Gráfico BI productos
3 horas
Gráfico BI Clientes
4 horas
Gráfico de Campañas 3 horas
lun
Por Neiy Briceño –
[email protected]
lun
08/12/14 08/12/14 mar
mar
09/12/14 09/12/14 mar
mar
09/12/14 09/12/14 mié
mié
10/12/14
10/12/14
jue 11/12/14 jue 11/12/14 vie 12/12/14
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
jue 11/12/14 Neiy Briceno
jue 11/12/14 Neiy Briceno
vie 12/12/14 Neiy Briceno
lun
lun
15/12/14
15/12/14
mar
mar
16/12/14
16/12/14
mar
mar
16/12/14
16/12/14
mié
mié
17/12/14
17/12/14
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
Neiy Briceno
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Gráfico de Tendencias Mercado
2 horas
Por Neiy Briceño –
[email protected]
mié
mié
17/12/14
17/12/14
Neiy Briceno
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Por qué un Software? Al momento de implementar una Intranet en nuestro negocio tenemos dos caminos: Desarrollar desde cero o utilizar un Software configurable. Muchas empresas desarrollan su Intranet; el desarrollo abarca cuantioso tiempo y costos financieros, sin embargo tiene ventajas únicas: es totalmente personalizable, completamente adaptada a las necesidades de la empresa y no necesita pago de licencia. Ventajas de Desarrollar desde cero la Intranet Adaptada a necesidades específicas de la empresa. Personalizable en cualquier momento. No se paga licencias. Desventajas de Desarrollar desde cero la Intranet Grandes costos en desarrollo. Excesivo tiempo en desarrollo. No es seguro. No usa Standares mundiales.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
El otro camino es implementar un Software que nos crea automáticamente una Intranet de manera rápida y económica, la desventaja principal es que no es personalizable como lo deseamos, sin embargo a veces basta con una excelente configuración para que nuestra Intranet esté lista para la empresa. Ventajas de usar Software Reducción considerable de Tiempo. Menor
costo
implementación. Funciones Avanzadas. Plantillas profesionales. Mayor seguridad. Uso de Standars profesional. Desventajas de usar Software Personalización limitada. En algunos casos se debe pagar por licencia.
de
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Comparación entre los software más usados para el desarrollo de Intranet
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Alfresco Es
la
plataforma
de
código abierto para la colaboración y gestión de documentos críticos para
la
empresa.
Al
automatizar los procesos empresariales utilizan
que muchos
documentos y permitir la colaboración a gran escala. Extraido de: http://www.alfresco.com/es/enterprise-content-platform-alfresco-one
Lotus Connection Es una plataforma de software social líder mediante la cual su organización puede conectar
con
las
personas
adecuadas,
acelerar la innovación y generar resultados. Esta plataforma integrada y altamente
segura
permite a las personas conectar con redes de expertos en el contexto de procesos de negocio importantes. Todos podrán actuar con confianza y así anticiparse y responder a las oportunidades emergentes.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Extraído de: http://www-03.ibm.com/software/products/es/conn
Oracle Beehive Producto creado para satisfacer las necesidades de comunicación y colaboración de los espacios de trabajo actuales. Utilice las herramientas integradas de Beehive, como conferencias, mensajería instantánea, correo electrónico, agenda y espacios de trabajo de equipo, para
intercambiar
y
compartir información de forma eficaz. Extraído de: https://stbeehive.oracle.com/bcentral/
Google Site Esta aplicación permite crear un sitio web o una intranet de una forma tan sencilla como editar un documento. Con Google Sites los usuarios pueden reunir en un único lugar y de una forma rápida información variada, incluidos vídeos, calendarios, presentaciones, archivos adjuntos y texto. Además, permite compartir
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
información con facilidad para verla y compartirla con un grupo reducido de colaboradores o con toda su organización, o con todo el mundo. Extraído de: https://www.google.com/intx/es419/work/apps/business/products/sites/?utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_campaign=spla-smb-appsbkws&utm_term=google%2Bsite
SharePoint Server 2013
Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. Se puede usar como un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde prácticamente cualquier dispositivo, así como acceder a ella. Lo que necesita es un explorador web, como Internet Explorer, Chrome o Firefox.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Productos y descargas de SharePoint SharePoint Online
Un servicio para empresas de todos los tamaños
basado en la nube que se hospeda en Microsoft. En lugar de instalar e implementar SharePoint Server de forma local, ahora cualquier empresa tiene la posibilidad de suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio independiente de SharePoint Online, y permitir a sus empleados crear sitios para compartir documentos e información con compañeros, socios y clientes.
SharePoint Foundation
La tecnología subyacente de todos los sitios de
SharePoint. SharePoint Foundation, denominado Windows Windows SharePoint Services en versiones anteriores, está disponible de manera gratuita para su implementación de forma local. Puede usar SharePoint Foundation para crear rápidamente muchos tipos de sitios en los que puede colaborar en páginas web, documentos, listas, calendarios y datos.
SharePoint Server
Las organizaciones pueden implementar y administrar
SharePoint Server de forma local. Incluye todas las características de SharePoint Foundation y otras características y funciones, como la administración
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
de contenido empresarial, la inteligencia empresarial, el motor de búsqueda Enterprise Search, sitios personales y el suministro de noticias.
SharePoint Designer 2013
Un programa gratuito para crear soluciones
potentes para el flujo de trabajo y editar el tipo de contenido externo para una solución de datos externos basada en los Servicios de conectividad empresarial.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Más información sobre SharePoint: https://sites.google.com/site/todosharepoint/que-es-sharepoint-2013
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Las cosas con SharePoint son mucho más fácil, su interfaz está diseñada especialmente para usuarios comunes, crear un sitio de Intranet no amerita conocimientos avanzados, con tan solo dos Click ya tenemos un sitio creado. Crear un Sitio en SharePoint es más fácil
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Podemos crear sitios por departamentos o áreas, cada sitio contiene contenido distinto, bibliotecas de documentos, galerías, eventos, calendarios, notificaciones o anuncios.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Con SharePoint podemos cambiar el aspecto de nuestro sitio, logo, descripción de sitio.
Podemos cambiar de color de sitio, fondo, diseño y fuente (fácil)
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Cambiar el logo con un click!
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Crear permisos de seguridad y grupos de usuarios es más fácil
Los usuarios podrán crear nuevos niveles de permisos, modificar y eliminar, esto permitirá restringir el acceso de los usuario a cada Área de la Intranet un ejemplo sería los usuario de IT no podrán acceder al sitio de Ventas, pero los de Ventas si podrán solicitar requerimiento de soporte en el sitio de IT.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Crear Biblioteca de Documentos para nuestro sitio
Seleccionamos “Biblioteca de documentos” y tenemos lista nuestro repositorio, con opciones de sincronización ONEDRIVE, versiones, checking y checkout.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Agregar diferentes Aplicaciones al sitio
Las lista de aplicaciones que puedes agregar al sitio es larga va desde: Listas, librerías de documentos, tareas, librería de formularios, galería, encuestas, contactos, proyectos, link, anuncios, foros, seguimiento de tarea, calendario, lista de datos externos, lista de hoja de cálculo entre otros.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
SharePoint Foundation 2013 es gratuito La versión de SharePoint Foundation 2013 es gratuita y no requiere pago de licencias, ofrece herramientas de colaboración de contenido y trabajo en grupo, su integración con Email, flujo de trabajo y datos externos lo hace una herramienta completa, perfecta para el intercambio de información entre los departamentos.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
SharePoint Server 2013 (Mayor rapidez y mayor productividad) Con SharePoint Server maximiza la capacidad de la Intranet y crea un sitio BI, comparte y gestiona información con todos los integrantes de la organización, encuentra imágenes, archivo y perfiles de usuarios por medio de la búsqueda empresarial.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
SharePoint Online (Reduce tus costos de Intranet) Esta versión de SharePoint introduce nuevas maneras de compartir su trabajo y trabajar con otras personas, organizar los proyectos y los equipos, además de descubrir personas e información.
Compartir Ponga las características sociales a trabajar Comparta ideas, descubra respuestas y realice un seguimiento del trabajo de sus compañeros con las nuevas características sociales a través de SharePoint.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Comparta sus cosas Publique contenido en SharePoint desde cualquier aplicación de Office y comparta con personas de dentro y de fuera de su organización en unos cuantos clics. Lleve SharePoint cuando esté afuera Comparta documentos, actualice su fuente de actividad y manténgase en contacto con sus compañeros desde el teléfono móvil o la tableta.
Mantenga un seguimiento de los proyectos Organice los proyectos y las tareas para ver mejor las próximas entregas en SharePoint, Outlook y Microsoft Project.
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Mantenga el equipo conectado Configure un nuevo sitio de grupo en cuestión de minutos, haga un seguimiento de las notas de reuniones y coloque todo el correo electrónico y los documentos de su equipo en un lugar. Almacene y sincronice los documentos Sincronice el contenido de SharePoint en su escritorio con SkyDrive Pro, de modo que los documentos estén a tan solo un clic, incluso si está desconectado.
Información extraída de la página oficial: http://office.microsoft.com/esmx/sharepoint/
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Página Oficial: http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint/
Página Oficial Office 365: http://office.microsoft.com/es-mx/business/que-es-office-365-para-empresas-FX102997580.aspx
Consultar página oficial: https://sites.google.com/site/todosharepoint/contactoprofesional-neiy-darry-briceno-rodriguez-sharepoint
¿Mi negocio necesita una Intranet?
Por Neiy Briceño –
[email protected]
Referencia
Gretter, G. (2011). ¿Qué es una Intranet?, Diciembre 16, 2011, de GRUPO INNOVA Sitio web: http://www.innovaportal.com/innovaportal/v/75/1/innova.front/que_es_una _intranet
Lafrance, J. (2001). Intranet Ilustrada. Montevideo, Uruguay: Trilce. Alonso, J. (2006). La Intranet como Herramienta para las Comunicaciones Corporativas Caso Warner Channel. Caracas, Venezuela: UCV.
Estrella, R. (2008). Historia de las Intranets, Octubre 11, 2008, Tecnología de la Internet Blog personal: http://tecnologiadelainternet.blogspot.com/2008/10/historia-de-lasintranets.html
