Maestría en Administración de negocios en área de recursos humanos

Maestría en Administración de negocios en área de recursos humanos
UNIVERSIDAD TECMILENIO

Nombre del alumno:
Anselmo González Mendoza.
Matricula:
AL02664166.
Nombre del curso:
Sistema de información para la administración.
Nombre del profesor:
Marisa Martínez Muñiz.
Fecha:
25 de Mayo de 2013.
Caso # 1
ERP: ¿realmente una fórmula del éxito?


Fallas al implementar Sistemas ERP ¿causa humana o del sistema?
Aspire es una empresa comercializadora de equipo médico de la cual funge como director general Daniel Kaufmann, fundada en 1995, había logrado un crecimiento tal que ha abierto sucursales en diferentes punto del país, debido a esto mismo se enfrentaba con problemas operativos, logísticos y administrativos, además de una evidente ausencia de cultura organizacional, con el objeto de resolver los problemas administrativos y llevar un adecuado control del inventario para poder llevar a cabo tomas de decisiones con mayor acierto buscaron la mejor solución, siendo la elegida un sistema ERP, el proyecto fue estudiado y aceptado, pero al momento de llevarlo a cabo se presentaron diferentes obstáculos que prolongaron el tiempo de implementación del sistema ERP: SAP Business one, observando falta de realismo en los tiempos programados y resistencia al cambio de parte del personal de Aspire.
Desarrollo:
La información fue, es y será una herramienta indispensable para cualquier empresa que tenga la idea no tan solo de sobrevivir en esta época, sino con el convicción de crecer, la gran cantidad de información y sus diferentes ubicaciones de la información provocado por la misma política interna de la empresa, impiden que sea consultada de manera oportuna por lo que se requieren sistemas de información que centralicen datos, generen informes de esos datos y se encuentre disponible para su consulta.
El sistema SAP Business one ofrece a la empresa diversos módulos como gestión financiera, gestión de almacén y producción, gestión de relaciones con el cliente, servicio post-venta, compras y gestión de informe, todo esto diseñadas para satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas aunado cuenta con un software de gestión para las filiales pequeñas de grandes empresas
Laudon &Laudon mencionan que los tipos de sistemas y las dificultades relacionados con estos reflejan el tipo de estructura de una empresa (Laudon &Laudon 2008) las empresas requerirán sistemas de acuerdo a sus necesidades y cabe decir entre más grande o complejo sea el sistema más problemas presentara.
Existen diferentes sistemas de información en el mercado y muy variadas aplicaciones de estos, los sistemas ERP en especial nos permiten realizar las principales tareas organizacionales, una vez que este se encuentra implementado en la empresa, pero durante el proceso puede existir contratiempos que solo se perciben ya durante este, unos de los principales obstáculos se presentan en el personal en los aspectos de su cultura organizacional y su resistencia al cambio.
Robbins & Coulter definen la cultura organizacional como los valores, principios, tradiciones y formas de hacer las cosas (Robbins & Coulter 2010), cabe añadir que una empresa entre más crece define más el tipo de cultura organizacional que lleva por ende su personal se vuelve experto en cada una de sus áreas en la que se desempeña, lo que nos lleva a la resistencia al cambio, esa actitud de los colaboradores que simplemente piensan que lo ya hacen las cosas bien y que no se puede mejorar más, por qué no decirlo algunos tienen sus intereses personales ajenos a los de la empresa que les impide aceptar una innovación dentro de su forma de trabajar.


Propuesta de solución del caso
Las necesidades de la empresa se ven adecuadamente cubiertas con el sistema ERP que se instaló ya que cubre todas las áreas administrativas de la empresa, bien se podría haber instalado un sistemas que cubriera sus áreas básicas pero no cubriría su necesidad en el aspecto de expansión que tiene contemplado la empresa, por lo que hubieran tenido que efectuar una nueva inversión en el futuro.
Definir solo un factor que salió mal sería un error , se podría decir que fue la combinación de factores que provoco los atrasos ,podríamos enumerarlos:
Aspire no definió explícitamente lo que se esperaba del sistema a la empresa consultora.
La empresa consultora no estableció tiempo reales de instalación, considerando percances durante la implementación.
El equipo no fue entregado a su debido tiempo.
El liderazgo del proyecto no fue el adecuado.
El personal no tuvo el compromiso necesario con el proyecto.
Posibles intereses personales, de los empleados en no llevar un control más estricto en sus diferentes áreas.
Eminente resistencia al cambio.
Las alternativas de decisión podrían ser desde abortar el proyecto una alternativa poco rentable debido a los costos sumergidos en el proyecto, una alternativa en mi parecer viable sería un nuevo inicio del proyecto considerando los avances que ya se tuvieran, no sin considerar como se mencionó en el foro que se requiere invertir en el aspecto de recursos humano para concientizar a los empleados de los beneficios que tendrá el nuevo sistema.
El sistema ERP tiene el defecto o cualidad de que la empresa debe adaptarse a el programa tanto en aspectos administrativos como en el aspecto organizacional, lo que da como resultado el desarrollo de nuevas actitudes dentro de la empresa, además de que si la solución permitiera seguir trabajando igual los problemas no sería subsanados como se espera.
Si bien la solución para aspire implicara una perdida y una nueva inversión según la decisión que se tome el implementar un sistema ERP o similar requiere seguir pasos preventivos para evitar en lo posible contratiempos para una puesta en vivo exitosa.
La empresa debe realizar un análisis y determinar sus necesidades reales y manifestarla por escrito a la empresa consultora quien deberá determinar la mejor opción.
La empresa consultora deberá poner al tanto al cliente sobre las posibles dificultades durante la implementación y la forma de evitarlas esto no salvara de algún contratiempo pero evitara demoras innecesarias.
Antes de siquiera empezar la capacitación empresas como Aspire deben modificar su plan estratégico, su visión, su misión de tal forma que esté preparada para el cambio.
El proyecto debe ser llevado a cabo por personal verdaderamente comprometido con la empresa, no debiendo afectar sus actividades comunes en esta.
La supervisión debe ser constante no tan solo al finalizar una etapa sino durante todo el proyecto.
Bibliografía:
Laudon K. & Laudon J. (2008), Sistema de Información Gerencial Administración de la Empresa Digital, 10 ed. México, Pearson Educación.
Robbins S. & Coulter M. (2010), Administración, 10 ed. México, Pearson Educación.