Rev Clin Esp. 2011;211(2):98—101
Revista Clínica Española www.elsevier.es/rce
ARTÍCULO ESPECIAL
Los calendarios electrónicos como herramientas de organización de los servicios de Medicina Interna R. Álvarez-García a , H. Blasco-Fontecilla a,b,∗ , T. Legido-Gil a , J. López-Castromán a,b , A. Montoya-Ferrer c y E. Baca-García a,b,d a
IIS, Fundación Jiménez Díaz, Universidad Autónoma de Madrid, Madrid, Espa˜ na Centro de Investigaciones Biomédicas en Red (CIBERSAM), Madrid, Espa˜ na c Servicio de Medicina Interna, Fundación Jiménez Díaz, Universidad Autónoma de Madrid, Madrid, Espa˜ na d Department of Psychiatry, Columbia University Medical Center, Nueva York, Estados Unidos b
Recibido el 27 de abril de 2010; aceptado el 28 de junio de 2010
PALABRAS CLAVE Internet; Google calendar; Organización; Servicios médicos
KEYWORDS Internet; Google calendar; Organization; Health services
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Resumen El volumen creciente de información y la introducción de las nuevas tecnologías en los servicios hospitalarios de Medicina Interna hacen que los «métodos» tradicionales de actualización de conocimientos y organización se hayan quedado obsoletos. El desarrollo de nuevas herramientas podría ayudar en la gestión de la información y organización de los servicios médicos. Los calendarios electrónicos como el Google calendar facilitan la coordinación de los profesionales de la salud. Nuestra experiencia sugiere que Google calendar es una herramienta que facilita la organización de la actividad asistencial, docente y de investigación de los servicios médicos, limita la pérdida de información, y mejora su eficiencia con un coste de infraestructura prácticamente nulo. © 2010 Elsevier Espa˜ na, S.L. Todos los derechos reservados.
Electronic calendars as an organization element in Internal Medicine services Abstract The growing volume of information and introduction of new technologies in the Internal Medicine hospital department mare making the traditional updating «methods» of knowledge and organization obsolete. The development of new tools could help the management of information and organization of the medical departments is outdated. Electronic calendars such as the Google calendar facilitate adequate coordination among health care professionals. Our experience suggests that the Google calendar·is a simple and useful tool that helps planning and organization of the clinical, educational, and research activities of the different medical departments, limits loss of information and improves efficacy with a close to zero cost of infrastructure. © 2010 Elsevier Espa˜ na, S.L. All rights reserved.
Autor para correspondencia. Correo electrónico:
[email protected] (H. Blasco-Fontecilla).
0014-2565/$ – see front matter © 2010 Elsevier Espa˜ na, S.L. Todos los derechos reservados. doi:10.1016/j.rce.2010.06.013
Los calendarios electrónicos como herramientas de organización de los servicios de Medicina Interna
Introducción El volumen de información generado en Medicina durante los últimos a˜ nos es de tal magnitud que los «métodos» que los profesionales usaban tradicionalmente para actualizar sus conocimientos han quedado obsoletos1 . Asimismo, la creciente superespecialización sugiere que la especialidad de Medicina Interna se enfrenta a retos importantes que se pueden ver como oportunidades de cambio2 . Al mismo tiempo, un porcentaje creciente de la actividad laboral de los médicos es dedicado a labores burocráticas3 y al profesional médico se le arrogan una serie de competencias tales como las habilidades de comunicación o los conocimientos de gestión para las cuales paradójicamente no recibe apenas formación. Por otra parte, los hospitales son organizaciones sociales complejas y la gestión adecuada de los diversos servicios médicos requiere de planificación, organización, coordinación, dirección, y control4 . El manejo de un volumen creciente de información y la complejidad organizativa de los servicios de Medicina Interna puede verse facilitada por un uso racional de las llamadas «nuevas tecnologías». Entre las cinco recomendaciones que un grupo de expertos daba recientemente a los médicos internistas para mantenerse actualizados, cuatro de ellas estaban relacionadas con Internet y con las nuevas tecnologías1 . El uso creciente de las nuevas herramientas informáticas posibilita la toma de decisiones médicas de manera más rápida y eficiente5—7 . Durante los últimos a˜ nos, en paralelo al desarrollo tecnológico, se han desarrollado distintos sistemas de organización. Los calendarios electrónicos, tales como el Google calendar (www.google.com) o el calendario de Hotmail (www.hotmail.com), no sólo son útiles para gestionar la información, sino que también facilitan una coordinación adecuada entre los distintos profesionales de la salud y la planificación temporo-espacial de sus actividades8 . Otra
Figura 1
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herramienta menos conocida, pero de gran utilidad es Doodle (www.doodle.com). Esta herramienta facilita la planificación de citas o eventos entre profesionales de manera rápida, sencilla y gratuita. Los calendarios electrónicos aportan numerosas ventajas frente al formato convencional, como son su acceso remoto a la información en tiempo real o la posibilidad de compartir eventos, coordinar múltiples agendas o recibir la información vía e-mail o teléfono móvil9 . Asimismo, limitan la pérdida de información, lo cual es especialmente interesante en el área de investigación10 . Su manejo sencillo e intuitivo facilita su aprendizaje y la utilización por parte de los usuarios. A pesar de ello, su uso dista de estar generalizado entre los profesionales de la salud e investigadores9 . El presente artículo se centra en la descripción de las principales utilidades y aplicaciones del Google calendar en la organización de los servicios hospitalarios de Medicina Interna.
Google calendar: ¿qué es y cuáles son sus ventajas e inconvenientes? Google lanzó en 2006 un calendario online que permite compartir y sincronizar la información con otros usuarios y dispositivos. Su dise˜ no permite tanto un uso personal como profesional. El interface ofrece diversos formatos de visualización (por día, semana, mes, cuatro días y calendario) y presenta de forma gráfica y detallada, la duración, inicio y fin de cada evento (fig. 1). Una de las principales ventajas de Google calendar frente al formato de calendario convencional es que permite crear diversos calendarios y modificarlos sin límite en función de los intereses de cada usuario u organización. La identificación y modificación de eventos es muy sencilla. Para cambiar/a˜ nadir eventos o citas es suficiente con hacer clic
Ejemplo del Google calendar del Servicio de Psiquiatría de la Fundación Jiménez Díaz.
100 sobre la hora y día concreto que queremos modificar11 . Dependiendo de los intereses de cada calendario, se configurarán para que sean privados o públicos. Otra de sus ventajas es que la memoria es infinita y que el almacenamiento de la información es online. Para acceder al contenido, el único requerimiento es tener acceso a una conexión a Internet. Si se prevé un acceso difícil a la red, Google calendar permite imprimir la información. Otra característica destacada es que se puede sincronizar con otras aplicaciones electrónicas como por ejemplo Microsoft Outlook, Apple iCal o Yahoo! Calendar. Además, se pueden importar otros calendarios generales como, por ejemplo, los calendarios de las fiestas locales. Google calendar puede avisar con la antelación deseada de los eventos de tu agenda mediante mensajes de texto al móvil o al correo electrónico11 . El servicio de notificaciones y recordatorios permite que incluso los miembros del equipo menos interesados en la «revolución digital» permanezcan informados, reduciendo el riesgo de exclusión dentro de la organización. Finalmente, el coste del servicio, al igual que el resto de prestaciones de Google, es gratuito, con la excepción de la recepción de las notificaciones del calendario a través de mensajes al móvil. El administrador de la cuenta de Google calendar juega un papel clave. El administrador decide la información que cada usuario puede visualizar y el nivel de acceso a la misma. La información puede ser privada (inaccesible para el resto de usuarios), semi-pública (accesible únicamente para las personas que comparten esa información) o pública. Se pueden crear varios niveles de permisos en cada calendario y para cada usuario: sólo lectura o control completo, pudiendo acceder únicamente por invitación del administrador. Esta función evita errores y desacuerdos entre el personal, y permite tener en cuenta la disponibilidad de cada integrante del equipo.
R. Álvarez-García et al Las principales limitaciones del Google calendar son la privacidad, debido a la ubicación online de la información, y la seguridad, debido a la posible pérdida o uso indebido de la información colgada en la red. El acceso a la información se realiza a través de un código de usuario y clave personal, limitando el problema de privacidad. La pérdida de información se puede prevenir sincronizando regularmente el calendario con el ordenador a través de las aplicaciones anteriormente mencionadas.
Aplicaciones de Google calendar en los servicios de Medicina Interna hospitalarios Organización y asistencia La función básica de los calendarios es permitir la planificación temporal de las actividades de una organización. El servicio de Psiquiatría de la Fundación Jiménez Díaz de Madrid empezó a usar el Google calendar de manera rutinaria desde el a˜ no 2009. Inicialmente, lo usamos como una herramienta para la planificación y coordinación de las guardias médicas de los profesionales12 . Posteriormente, se crearon calendarios de docencia y sesiones clínicas, coordinación de residentes, administración, vacaciones, reuniones científicas, coordinación entre diferentes dispositivos asistenciales, e investigación. Nuestra experiencia sugiere que Google calendar es una herramienta útil para coordinar las actividades asistenciales, formativas y de investigación de los servicios médicos hospitalarios y simplifica su organización, mejorando la eficiencia en la organización, planificación de actividades y coordinación del equipo. Nuestra experiencia pionera facilitó su extensión a otros servicios
Figura 2 Ejemplo del calendario de docencia de los residentes del Google calendar del Servicio de Psiquiatría de la Fundación Jiménez Díaz.
Los calendarios electrónicos como herramientas de organización de los servicios de Medicina Interna médicos de nuestro hospital con resultados muy positivos.
Formación Google calendar puede ser de gran utilidad en la formación médica en cualquiera de sus niveles (pregrado, MIR, post-grado). Tradicionalmente, la formación médica se ha centrado en la adquisición de conocimientos científicos y habilidades técnicas. Sin embargo, la comunicación médicopaciente es un factor decisivo en la calidad de la atención médica13 y uno de los aspectos más descuidados de la formación médica en nuestro medio. La sociedad demanda que los médicos en general, y los internistas en particular, tengan una formación adecuada no sólo a nivel clínico, sino también en habilidades de comunicación, conocimientos ético-legales, docencia, investigación, y gestión clínica. Dada la multiplicidad de áreas formativas, que dependen de los intereses y carencias de cada profesional, los calendarios electrónicos resultan extremadamente útiles para la auto-gestión de la formación. Sirva como ejemplo el calendario creado ex profeso para la docencia de los MIR de nuestro servicio (fig. 2). Como se puede observar, la ma˜ nana de todos los miércoles del a˜ no tiene programada actividades docentes dirigidas a los MIR. Cualquier usuario que tenga acceso al mismo obtendría con un simple clic sobre el día seleccionado toda la programación docente, los diferentes módulos y seminarios docentes y la sesión clínica correspondiente.
Investigación Google calendar también permite mejorar la gestión de la información en el área de investigación. Las actividades de financiación a través de becas y proyectos de investigación, así como la publicación de comunicaciones y ponencias en congresos, y de artículos, entre otros, está generalmente sujeta a plazos (deadlines) muy estrictos, lo cual requiere una adecuada coordinación entre los miembros del equipo investigador. Los avisos del Google calendar resultan de especial utilidad en esta área.
Conclusión Google calendar es una herramienta útil que mejora la eficiencia y calidad de la gestión de la información y organización de los servicios médicos hospitalarios, ya que simplifica la planificación, organización y coordinación de sus miembros, limita la pérdida de información, y en última instancia, mejora la eficiencia del mismo.
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La generalización de esta herramienta en el campo clínico y en el de la investigación podría ayudar a mejorar la organización del tiempo (time management), es decir, el intento de gestionar el tiempo de una manera subjetivamente eficiente dirigida a conseguir los objetivos de la organización14 . Google calendar podría ayudar a mejorar la gestión y organización de las actividades formativas, asistenciales y de investigación de los servicios de Medicina Interna.
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