LA ASINAGCIÓN DE ASUNTOS EN LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA1
CRISTINA RESTREPO ARANGO
INTRODUCCIÓN
El propósito de este trabajo es analizar la asignación de asuntos en el proceso de descripción bibliográfica del documento archivístico. Ese proceso es realizado mediante el uso de herramientas normalizadas de términos y consolidadas en los como los tesauros. El trabajo pretende responder a las preguntas: a) ¿la asignación de asuntos en la descripción de los documentos archivísticos es una tarea cotidiana realizada por los archivos? b) ¿qué herramientas son usadas en la asignación de asuntos? c) ¿qué normas se siguen en las descripciones de asuntos? d) ¿existen o se hacen registro de autoridades? El trabajo está organizado en cuatro partes y anexos. La primera parte es el marco teórico general en el cual se define el concepto de archivo, documento, expediente, serie, y el proceso de transferencia documental. La segunda parte describe la organización básica en los archivos. La tercera parte revisa las normas internacionales para la descripción archivística. La cuarta para se refiere a los tesauros usados en la designación de asuntos en archivos. Los anexos presentan ejemplos usados en el trabajo.
I. MARCO TEÓRICO GENERAL SOBRE ARCHIVOS Según el Consejo Internacional de Archivos citado por Gay Molins 2, archivo es el conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona, física o moral, o por un organismo público o privado en el ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades. Es así como, las 1
Actividad evaluativa del Curso Organización de la Información de la Maestría en Bibliotecología de El Colegio de México, marzo de 2009 2
Pilar Gay Molins, “Los usuarios y el principio técnico de la descripción” (En Ruíz Rodríguez, Antonio Ángel. Manual de archivística. Biblioteconomía y Documentación. Madrid: Síntesis, c1995), p. 32.
funciones del archivo se concentran en reunir, describir, ordenar, conservar, recuperar y permitir la utilización de los documentos3. Se entiende por documento la información registrada en un soporte que puede ser utilizado como prueba o para consulta. Éste posee características internas y externas (Cuadro No. 1) que deben ser identificadas previamente para efectuar el proceso de descripción4. Los elementos diferenciadores que permiten visualizar las particularidades de los documentos de archivo están dados por el carácter seriado, ya que los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencias, actas). La génesis u origen del documento se debe a que surgen como productos y reflejos de las tareas de su productor. La exclusividad de la información que contiene el documento rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad. La interrelación del documento viene dada por su pertenencia a un conjunto, unidad archivística o expediente5. Externas - Clase: procedimiento empleado para transmitir la información textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos. - Tipo: revela el contenido, por ejemplo: cuestionario, ley, informe, etc. - Formato: la forma de reunirse los documentos, por ejemplo, legajos, volúmenes. Forma: la condición original o copia, por ejemplo: copia simple o certificada.
Internas - Entidad productora: autor del documento que puede ser una persona física o jurídica, pública o privada. - Orígenes funcionales: la actividad y trámite por los que ha sido realizado. Fecha y lugar de procedencia: lo que lo sitúa en el tiempo y en el espacio. - Contenido sustantivo: el asunto o tema. El contenido puede ser: a) Intensivo ofrece muchos datos sobre asuntos concretos. b) Extensivo ofrece pocos datos sobre un conjunto de elementos muy amplio.
Cuadro No. 1. Características externas e internas de los documentos
Los documentos y sus relaciones con otros documentos forman el expediente. Éste es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la administración. Además, conforma las series producto o resultado de una misma actividad6. Sin embargo, los documentos del archivo después de cumplir el ciclo documental en el archivo de gestión o administrativo deben ser transferidos al archivo central, histórico o eliminados, ya que este tiene una vida similar a un organismo biológico, porque nacen (fase de creación), viven (fase de mantenimiento y uso) y mueren (fase
3
Ibíd., p. 95
José Ramón Cruz Mundet. Manual de archivística. 3 ed. (Madrid: Fundación Sánchez Ruipérez, 1994), p. 94. Pilar Gay Molins, “Los usuarios y el principio técnico de la descripción” (En Ruíz Rodríguez, Antonio Ángel. Manual de archivística. Biblioteconomía y Documentación. Madrid: Síntesis, c1995), pp. 99-102. 4
5 6
Ibíd., p. 102. José Ramón Cruz Mundet. Manual de archivística. 3 ed (Madrid: Fundación Sánchez Ruipérez, 1994), pp. 151-153.
2
de expurgo). En cada etapa la información se transfiere al archivo que le corresponde como se muestra en el Gráfico 1 7.
Archivo histórico
Archivo de gestión o de oficina Fase de creación (Nace)
Archivo Intermedio Fase de expurgo (Muere)
Archivo administrativo o central Fase de mantenimiento
Gráfico 1. Proceso de transferencia documental
II. LA ORGANIZACIÓN BÁSICA EN LOS ARCHIVOS La organización de los archivos consiste en el proceso de clasificar, ordenar e instalar los documentos a partir de los principios de procedencia y respeto al orden original. El principio de procedencia parte de lo general a lo específico. El principio de respeto al orden original de los documentos significa que estos deben que corresponder a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado8. Los documentos se pueden ordenar cronológicamente según las fechas de su expedición, por la oficina o entidad emisora, por tema o materia y por tipo de documento. Los archivos pertenecientes a entidades públicas o privadas en México deben organizarse de acuerdo a las políticas y normas emitidas por el Archivo General de la Nación, ya que es el “órgano rector de la archivística nacional”9 así como la legislación federal, estatal o municipal.
7
Ibíd., pp. 97-98 Elio Lodolini. Archivística: principios y problemas. (Traducción por: Mercedes Costa Paretas. Colección Manuales. Madrid: ANBAD, c1984, 1993), pp. 31-43, 60. 8 Comisión Nacional de Archivos Históricos de la ANABAD, Organización de fondos de los archivos históricos provinciales (Pedro López Gómez, coordinador Madrid: ANABAD, 1994), p. 13. Gustavo Villanova Bazán, “La norma internacional general de descripción: necesidad de normalización archivística (En Gustavo Villanueva Bazán, coordinador. Teoría y práctica archivística I. Cuadernos de Archivo Histórico de la UNAM, 11. México, D.F.: Universidad Nacional Autónoma de México, c2000), p. 23. Pilar Gay Molins, “Los usuarios y el principio técnico de la descripción” (En Ruíz Rodríguez, Antonio Ángel. Manual de archivística. Biblioteconomía y Documentación. Madrid: Síntesis, c1995), p. 48. 9 Secretaría de Gobierno. Archivo General de la Nación, Manual de organización específico. México, D.F.: AGN, c2004. p. 22 (DE, 24 de febrero, 2009: www.agn.mx).
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La archivística proporciona elementos para apoyar la organización de los archivos como la clasificación de los documentos que puede efectuarse según las funciones de la entidad para establecer series, clases, etc. o por los organigramas de las instituciones para agrupar las series de acuerdo con las diferentes divisiones y subdivisiones administrativas. Se incluyen ejemplos de ambas clasificaciones en el Anexo No. 110. Ésta se elabora a partir del estudio de la bibliografía existente sobre la institución, la legislación, las normas, las prácticas administrativas, la historia de la organización, los manuales de administración vigentes, la estructura y los procedimientos de la entidad. A partir del estudio de estos elementos el cuadro de clasificación pretende lograr la estructuración jerárquica, lógica, sencilla y flexible de los fondos que están formados por secciones, subsecciones y series.
El cuadro de clasificación
asigna a cada expediente los datos de clave o dígito que identifica el nivel, los epígrafes de la clasificación, los indicativos de las secciones, subsecciones, series y años extremos de las agrupaciones11. El Archivo General de la Nación en México tiene el Instructivo para
elaborar el cuadro general de clasificación archivística. Este documento recomienda elaborar la clasificación jerárquicamente atendiendo los conceptos básicos de fondo, sección y serie. También sugiere que la clasificación debe obedecer a la estructura funcional de cada dependencia para facilitar la organización y la recuperación de los documentos. Este instructivo incluye algunos ejemplos de clasificaciones en México como la de Administración Portuaria Integral de Altamira, S.A. de C.V.12: A seguir se ofrece un ejemplo para el caso de Comercialización, Operaciones e Ingeniería. 1S COMERCIALIZACIÓN 1S.1 DISPOSICIONES EN LA MATERIA DE COMERCIALIZACIÓN 1S.2 PROGRAMAS, PROYECTOS Y ESTUDIOS 1S.3 CESIÓN PARCIAL DE DERECHOS 10
Elio Lodolini, Archivística: principios y problemas (Traducción por: Mercedes Costa Paretas. Colección Manuales. Madrid: ANBAD, c1984, 1993), pp. 82-83. 11 José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística (3 ed. Madrid: Fundación Sánchez Ruipérez, 1994), pp. 245-249. Comisión Nacional de Archivos Históricos de la ANABAD; Pedro López Gómez, coordinador. Organización de fondos de los archivos históricos provinciales. Madrid: ANABAD, 1994. pp. 14-15. José Ramón Cruz Mundet. Manual de archivística. 3 ed (Madrid: Fundación Sánchez Ruipérez, 1994), pp. 245-249. Comisión Nacional de Archivos Históricos de la ANABAD, Organización de fondos de los archivos históricos provinciales. (Pedro López Gómez, coordinador. Madrid: ANABAD, 1994), pp. 14-17. 12 Secretaría de Gobierno. Archivo General de la Nación, Instructivo para elaborar el cuadro general de clasificación archivística. México, D.F.: AGN, c2004. pp. 10, 38 (DE, 24 de febrero, 2009: www.agn.mx).
4
1S.4 PRESTADORES DE SERVICIOS PORTUARIOS IS.5 TERRENOS IS.6 ÓRGANOS COLEGIADOS 2S OPERACIONES 2S.1 DISPOSICIÓN EN LA MATERIA DE OPERACIONES 2S.2 PROGRAMAS, PROYECTOS Y ESTUDIOS 2S.3 SUPERVISIÓN DE OPERACIONES PORTUARIAS 2S.4 SEGURIDAD Y PROTECCIÓN PORTUARIA 2S.5 SERVICIOS PORTUARIOS 2S.6 ESTADÍSTICA PORTUARIA 2S.7 ÓRGANOS COLEGIADOS 3 S INGENIERÍA 3S.1 DISPOSICIONES EN LA MATERIA DE INGENIERÍA 3S.2 PROGRAMAS, PROYECTOS Y ESTUDIOS 3S.3 OBRA PÚBLICA PORTUARIA 3S.4 ÓRGANOS COLEGIADOS
La primera edición de la CAC fue publicada en 1987 y la segunda edición en 1997. Esta incluye cuatro períodos históricos, cincuenta tres disciplinas, cien mil entradas y dos millones de palabras. La construcción de los términos se basó en la teoría marxista-leninista y maoísta agrupando los diferentes períodos históricos de la República China. El cuadro número dos muestra un ejemplo de la Estructura de la Clasificación Archivística China13.
Structural Outlines of the Chinese Archive Classification Major Categories of Human Social Activities
Political Activities
Cultural & Scientific
Economic Activities
Notations
Main Classes of the CAC
A B C D E
Affairs of the Chinese Communist Party National Governmental Affairs, General Category Legal Affairs Military Affairs Foreign Affairs
F G H J K L M N O P Q R
Political Consultations, Democratic Parties & Mass Organizations Culture, Education, Public Health & Sports Scientific Research Economic Planning & Management Fiscal & Monetary Affairs Trade, Tourism Agriculture, Forestry & Irrigation Industry Transportation Communication Construction Environmental Protection, Land Management
S T
Oceanography, Meteorology, Seismology & Topography Standards, Measurements & Patents
Cuadro No. 2. Estructura de la Clasificación Archivística China (CAC) 13
Wenxian Zhang, “The development and the nature of the Chinese archive classification” (En Journal of educational
edia & library sciences, vol. 39, no.3, 2002), pp. 235-237, 239, 241
5
La teoría archivística proporciona otro instrumento para facilitar la organización como el inventario de las series documentales de cada fondo o sección de archivo. El inventario debe respetar la procedencia y el origen de los documentos, además proporciona el número de orden de las unidades de instalación en el depósito. Éste debe incluir los elementos de denominación del fondo, número de caja y número del documento, indicación de sección o subsección, fecha, tipología de la serie, descripción del autor, destinatario y asunto como pueden visualizarse en el Anexo No. 2 y el Anexo No. 314.
III. NORMAS INTERNACIONALES PARA LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
La organización de los archivos agrupa los documentos en series respetando los principios de procedencia y origen, pero después debe describir las características físicas y de contenido de los documentos que forman un expediente con la aplicación de normas internacionales aceptadas por la comunidad archivística, entre ellas esta la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) elaborada por el Consejo Internacional de Archivos. La ISAD (G) es una guía general para orientar las descripciones archivísticas de los fondos con sus series y unidades documentales. La descripción de la ISAD-G se hace a partir de veintiocho elementos repartidos en siete áreas: identificación, contexto, contenido y estructura, condiciones de acceso y utilización, documentación asociada, notas, y control de la descripción15. Otra norma para facilitar el proceso de descripción de los documentos de archivo es el capítulo cuatro de la segunda edición de las Reglas de Catalogación Angloamericanas RCAA que “comprenden la descripción de materiales manuscritos (incluye materiales mecanografiados o impresos) de todas clases, como libros, tesis, cartas, discursos…”. Las RCAA identifican los 14
Gustavo Villanova Bazán, “La norma internacional general de descripción: necesidad de normalización archivística (En Gustavo Villanueva Bazán, coordinador. Teoría y práctica archivística I. Cuadernos de Archivo Histórico de la UNAM, 11. México, D.F.: Universidad Nacional Autónoma de México, c2000), p. 23. Pilar Gay Molins, “Los usuarios y el principio técnico de la descripción”. (En Ruíz Rodríguez, Antonio Ángel. Manual de archivística. Biblioteconomía y Documentación. Madrid: Síntesis, c1995), pp. 52-53. 15 Consejo Internacional de Archivos, Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G). (Madrid: Mundo Archivístico, c2009. DE, 17 de febrero, 2009: www.mundoarchivistico.es). ISAD (g) : Norma Internacional general de descripción archivística. (DE, 17 de febrero, 2009: http://ocwus.us.es/ciencias-y-tecnicas-historiograficas/archivistica-y-biblioteconomia/contenido/Temas/isad_-g.pdf).
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elementos de título, autor, edición, fecha, extensión física, serie, notas, número normalizados y condiciones de disponibilidad de los manuscritos a partir de siete áreas16. Las normas ISAD (G) y RCAA se comparan en el Cuadro No. 3.. Ambas presentan diferencias entre los elementos que forman las distintas áreas para elaborar un registro descriptivo de un documento archivístico. La norma ISAD (G) permite la descripción no sólo de series sino de documentos e introduce la teoría archivística sobre los principios y las características de los documentos. Sin embargo, la RCAA está diseñada para la descripción de manuscritos de toda clase como libros, cartas, etc. desde la teoría de la organización de información en las bibliotecas, ya que no identifica aspectos relacionados con la historia del productor, información relacionada, forma de ingreso y nivel de la descripción, entre otros.
Norma ISAD (G) 1. Área de identificación Código de referencia Título de la entidad productora Fecha (s) Nivel de descripción / Fondo Volumen de soporte de la unidad de descripción / Totales 1. Área de contexto Nombre del productor Historia institucional / Reseña bibliográfica Historia archivística Forma de ingreso 2. Área de contenido y estructura Alcance y contenido Valoración, selección y eliminación Organización 3. Área de condiciones de acceso y utilización Condiciones de acceso Condiciones de reproducción Lenguas de escritura de los documentos Características físicas y requisitos técnicos Instrumentos de descripción 4. Área de documentación asociada Existencia y localización de los documentos originales Existencia y localización de las copias Unidades de descripción de descripción relacionadas Nota de Publicaciones 5.
RCAA 2 ed. Capítulo cuatro Área de título y mención de responsabilidad. Título propiamente dicho Designación general del material Títulos paralelos Otra información sobre el título Menciones de responsabilidad Área de edición Mención de edición Menciones de responsabilidad Área de fecha Fecha del manuscrito. Área de la descripción física Extensión del ítem Otros detalles físicos Dimensiones Área de la serie Área de notas Área del número normalizado y de las condiciones de disponibilidad
Área de notas
6. Área de control de la descripción Nota de Archivero / Descripción realizada por Reglas o normas / General Internacional Standard Archival Description, second Edition, ISAD (G) 16
Capítulo 4: Manuscritos. En Reglas de Catalogación Angloamericanas, Preparada bajo la dirección del Joint Steering Cometee for Revision of AACR…[et al.]; tr. y revisión por Margarita Amaya de Heredia. (2 ed., revisión de 2002, actualización de 2003. Bogotá, D.C.: Rojas Eberhard Editores, c2004), pp.
7
Fecha de la descripción
Cuadro No. 3. Comparación de las normas ISAD (G) y RCA
La norma ISAD (G) se usa para la descripción archivística, pero su aplicación debe combinarse con la Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias ISAAR (CPF) que establece el control de autoridades. La ISAAR (CPF) presenta los elementos de los registros de autoridad para los productores de documentos, ya sean instituciones, personas o familias. En el Anexo No. 4 se incluye un ejemplo con los elementos y aplicación de la norma ISAAR (CPF)17.
IV TESAUROS PARA ARCHIVOS
Los archivos en la actualidad no sólo se enfrentan al aumento de la producción de documentos en las instituciones sino a su recuperación para resolver problemas de tipo jurídico y apoyar la toma de decisiones en el ámbito administrativo de instituciones públicas y privadas. Los archivistas han desarrollado herramientas para facilitar la búsqueda e identificación de los documentos como la experiencia del Tesauro de Archivos Municipales de Madrid, El Archivo Nacional de los Estados Unidos y el tesauro Laurin. El Tesauro de Archivos Municipales de Madrid se construyó para el uso en los archivos españoles y para facilitar la normalización terminológica y la recuperación de información mediante herramientas tecnológicas. Éste se limitó cronológicamente a los siglos XIX y XX y se construyó a partir de los documentos y de las demandas de los usuarios. Está formado por diecinueve familias compuestas cada una por términos como: 1) Abastos y suministros. 2) Agricultura, ganadería y montes. 3) Asistencia social y beneficencia. 4) Construcción. 5) Cultura, festejos, turismo y ocio. 6) Deporte. 7) Educación. 8) Gobierno. 9) Hacienda. 10) Industria y comercio. 11) Justicia. 12) Medio ambiente. 13) Patrimonio. 14) Personal. 15)
Consejo Internacional de Archivos, ISAAR (CPF) Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (2 ed. Madrid. Ministerio de Cultura, c2004. 63p. DE, 17 de febrero, 2009, 17
www.mce.es).
8
Población y elecciones. 16) Sanidad. 17) Seguridad. 18) Transporte y comunicaciones. 19) Urbanismo e infraestructuras18. La aplicación del Tesauro de Archivos Municipales de Madrid se puede visualizar en el Portal de Archivos Españoles (PARES) que reúne la descripción de documentos, imágenes digitalizadas y documentos digitalizados de diecinueve archivos entre los que se encuentran el Archivo General de Indias, Archivo General de Simancas, Archivo Histórico Nacional sección Nobleza, Archivo de la Corona de Aragón, Archivo General de la Administración, Archivo General de la Guerra Civil,
Archivo de la Real
Chancillería de Valladolid, Archivo Histórico Provincial de Álava, Archivo Histórico Provincial de Guipúzcoa y Archivo Histórico Provincial de Vizcaya, entre otros. PARES ofrece la opción de búsqueda sencilla y avanzada mediante el uso de términos de búsqueda como se muestra en el Anexo No. 519. El archivo de recortes Innsbrucker Zeitungsarchiv usa el tesauro multilingüe Laurin que incluye las categorías de palabras clave, nombres geográficos, nombres de personas e instituciones, trabajos literarios y artísticos. Se desarrolló durante el proyecto R&D-project Laurin (1998-2000). Éste archivo colecciona recortes de crítica literaria en periódicos y revistas alemanas y españolas desde 1960, posee aproximadamente un millón de recortes impresos combinado con el archivo en línea de recortes en 1999 usando el sistema Laurin. Usa un software especializado para digitalizar, indizar, almacenar y recuperar el material del archivo. La búsqueda y visualización se muestra en el Anexo No. 620. El Archivo Nacional de los Estados Unidos (NARA) está formado por Archival Research Catalog (ARC) de los documentos de los gobiernos presidenciales y federales. Permite la búsqueda por palabras clave, imagen digitalizada, fechas, nombre de persona, materia y localización física del documento. La descripción de los documentos en ARC se hace mediante la aplicación de la norma Lifecycle Data Requirements Guide (LCDRG), pero el Merlos Romero, Mª Magdalena y Eugenio Villarreal Mascaraque. “El tesauro de archivos municipales: método y experiencias del grupo de archiveros municipales de Madrid”. En Ligall, no. 17, 2001. pp. 155-159. 19 España. Ministerio de Cultura, Portal de Archivos Españoles PARES (Madrid: MCU, c2008) ((DE, 25 de febrero, 2009: http://pares.mcu.es). 20 Gregor Retti and Birgit Stehno, “The Laurin thesaurus: a large, multilingual, electronic thesaurus for newspaper clipping archives” (En Journal of documentation, vol. 68, no. 3, 2004), pp. 289-301. Innsbrucker Zeitungsarchiv. (DE, 24 de febrero, 2009: http://www.uibk.ac.at/iza/). 18
9
control de autoridades se hace mediante la normalización de los nombres con el uso de los tesauros The Getty Thesaurus of Geographic Names® (TGN), The Art and Architecture Thesaurus® (AAT) (Information Forms and Visual Works) y 1977-1999 Retrospective Library of Congress Name Authority File (LCNAF). Para mantener el control sobre los registros de autoridad NARA ha creado otros recursos como Organization Authority File, Program Area Thesaurus y Topical Subjects Thesaurus. El NARA también contiene el Access to Archival Databases (AAD) de documentos históricos producidos por las agencias del gobierno o donados por particulares. Los documentos están organizados de acuerdo con el principio de procedencia por series que permite la búsqueda sencilla y avanzada. La búsqueda en ambas colecciones se puede visualizar en el Anexo No. 721. La asignación de asuntos en la descripción archivística es una práctica que se ha incorporado en los archivos con la implementación de herramientas tecnológicas para facilitar la conservación, preservación y uso de la información a los usuarios. Los archivistas no sólo incorporan documentos dentro de series, aplican clasificaciones y hacen inventarios con el propósito de organizar los archivos. También describen los documentos, hacen control bibliográfico de los nombres e incluyen asuntos normalizados de acuerdos con los tesauros como puede visualizarse en un registro archivístico del Archivo Nacional de Estados Unidos y el Portal de Archivos Españoles (PARES) en el Anexo No. 8.
CONCLUSIONES
Los archivistas no sólo organizan, preservan y conservan documentos de acuerdo con los principios clásicos de la archivística para resguardar la memoria histórica de una nación o institución. También deben permitir la consulta y acceso a la información, porque en muchos países esto es un derecho constitucional. La descripción y la asignación de asuntos a los expedientes facilitan su recuperación, mediante el uso de herramientas tecnológicas como programas informáticos con catálogos públicos que
21
Nacional Archives. (DE, 24 de febrero, 2009: http://www.archives.gov ).
10
permiten no sólo visualizar el registro archivístico sino el texto o imagen de los documentos preservados. La asignación de los asuntos a las series de los documentos se efectúa mediante el uso de tesauros diseñados por archivistas o por otras instituciones especializadas para controlar temas, lugares geográficos, nombres de personas e instituciones no sólo para la recuperación de la información sino para el control de autoridades. Esta tarea se ha convertido en cotidiano y asegura una rápida recuperación de los documentos preservados. Los archivos nacionales son la máxima autoridad archivística en un país, porque es la institución encargada de emitir las normas para la organización de los archivos en cada uno de las etapas. La máxima autoridad archivística en México es el Archivo General de la Nación el cual ha digitalizado las series documentales Abasto y panaderías, Almacenes Reales, Ríos y Acequias, Protomedicato, Concurso de Calvo, Oficio de Hurtado, Mercados, Títulos y Despachos de Guerra, Pensiones, Gallos, Derechos Parroquiales, Reparto, Tierras Ejidales, Concurso, Costilla, Matrimonios, etc., pero sólo se pueden consultar en sus instalaciones físicas y no posee aún un sistema automatizados de recuperación de la información. BIBLIOGRAFÍA
Capítulo 4: Manuscritos. En Reglas de Catalogación Angloamericanas, Preparada bajo la dirección del Joint Steering Cometee for Revision of AACR…[et al.]; tr. y revisión por Margarita Amaya de Heredia. (2 ed., revisión de 2002, actualización de 2003. Bogotá, D.C.: Rojas Eberhard Editores, c2004), pp. Comisión Nacional de Archivos Históricos de la ANABAD; Pedro López Gómez, coordinador.
Organización
de
fondos
de
los
archivos
históricos
provinciales. Madrid: ANABAD, 1994. 111p. Consejo Internacional de Archivos. ISAAR (CPF) Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias. 2 ed. Madrid. Ministerio de Cultura, c2004. 63p.
(DE, 17 de
febrero, 2009, www.mce.es).
11
Consejo
Internacional
de
Archivos.
Norma
Internacional
General
de
Descripción Archivística (ISAD-G). Madrid: Mundo Archivístico, c2009. (DE, 17 de febrero, 2009: www.mundoarchivistico.es). Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G): Norma Internacional general de descripción
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(DE,
17
de
febrero,
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http://ocwus.us.es/ciencias-y-tecnicas-historiograficas/archivistica-yiblioteconomia/contenido/Temas/isad_-g.pdf) Cruz Mundet, José Ramón. Manual de archivística. 3 ed. Bibliografía del Libro, 63. Madrid: Fundación Sánchez Ruipérez, c1994. 408p. España. Ministerio de Cultura, Portal de Archivos Españoles PARES (Madrid: MCU, c2008) ((DE, 25 de febrero, 2009: http://pares.mcu.es). Gay Molins, Pilar. “Los usuarios y el principio técnico de la descripción”. En Ruíz Rodríguez, Antonio Ángel. Manual de archivística. Biblioteconomía y Documentación. Madrid: Síntesis, c1995. Pp. 39-66 Innsbrucker Zeitungsarchiv.
Innsbruck:
Institut für Germanistik,
[c2008].
(DE, 24 de
febrero, 2009: http://www.uibk.ac.at/iza/) Lodolini, Elio. Archivística: principios y problemas. Traducción por: Mercedes Costa Paretas. Colección Manuales. Madrid: ANBAD, c1984, 1993. 358p. Merlos Romero, Mª Magdalena y Eugenio Villarreal Mascaraque. “El tesauro de archivos municipales: método y experiencias del grupo de archiveros municipales de Madrid”. En Ligall, no. 17, 2001. pp. 151-164. The National Archives. Washington: NARA, [c2009]. (DE, 24 de febrero, 2009: http://www.archives.gov ). Retti, Gregor and Birgit Stehno. “The Laurin thesaurus: a large, multilingual, electronic thesaurus for newspaper clipping archives”. En Journal of documentation, vol. 68, no. 3, 2004, pp. 289-301. Secretaría de Gobierno. Archivo General de la Nación. Instructivo para elaborar el cuadro general de clasificación archivística. México, D.F.: AGN, c2004. 49p. (DE, 24 de febrero, 2009: www.agn.mx).
12
Secretaría de Gobierno. Archivo General de la Nación. Manual de organización específico. México, D.F.: AGN, c2004. 68p. (DE, 24 de febrero, 2009: www.agn.mx). Villanova Bazán, Gustavo. “La norma internacional general de descripción: necesidad de normalización archivística. En Gustavo Villanueva Bazán, coordinador. Teoría y práctica archivística I. Cuadernos de Archivo Histórico de la UNAM, 11. México, D.F.: Universidad Nacional Autónoma de México, c2000. Pp.21-29 Wenxian, Zhang. “The development and the nature of the chinese archive classification”. En Journal of educational media & library sciences, vol. 39, no.3, 2002. Pp. 235-250.
13
ANEXOS
Anexo No. 1: Ejemplos de clasificación Funcional y Orgánica de los archivos Ejemplo de clasificación funcional
Ejemplo de clasificación orgánica Funciones
legislativas,
judiciales
y
ejecutivas
de
las
administraciones públicas: central, autónoma, local e institucional. Plantilla de personal
1.1
- Correspondencia
1.1.1
- Expedientes de contratación
Judiciales Administración territorial - Audiencia territorial
- Expedientes personales.
1.1.2
Administración provincial
- Expedientes de selección de personal
- Audiencia provincial
-
- Magistratura del trabajo
Nóminas,
retribuciones
y
reclamaciones
salariales.
- Tribunal titular de menores
- Plantillas
- Juzgado de vigilancia penitenciaria
Seguridad Social
- Juzgado de peligrosidad y rehabilitación social
- Cotizaciones a la salud
- Prisiones
- Cotizaciones a la pensión
- Antiguo régimen: intendencia. 1.1.3 De partido: - Juzgados de primera instancia - Juzgados de instrucción - Juzgados de primera instancia e 1.1.3
instrusión
Municipal - De distrito / Municipios / Comarcales - Juzgados de paz - Antiguo régimen: merinos menores, alcaldes ordinarios, jurados.
1.2
De la fe pública
1.2.1
Notariales
1.2.2
Registros - Contaduría de hipotecas - De la propiedad - Mercantil
- Propiedad intelectual, etc.
14
Anexo No. 2: Inventario de series documentales Ejemplos número uno Fondo: Archivo Municpal de Almudévar Signatura:
45
(número
de
unidad
Fondo: Archivo Municpal de Almudévar de
Signatura: 320
instalación
Dígitos: 3.13 (elecciones)
Dígitos: 2.2 (registro general
Fecha: 1910
Fecha: 1945
Serie: Registros
Serie: Registros
Tipo: libro de actas de la junta local. Pp. 52- 53
Tipo: Libro de registro de entrada de documentos
Anexo No. 3: Inventario de series documentales Gerencia Financiera Unidad de Compras y Contratación UCC 11521
01
03
Contratos de servicios -cxoooo
01 01 04 18 12 04
X
12
210 papel
r
Exped 1 de 5
Ejemplo número cuatro de aplicación de la Norma ISAAR (CPF)
15
Anexo No. 4: Ejemplo de aplicación de la norma ISAAR (CPF) Norma ISAAR (CPF) Área de identificación Tipo de entidad Forma(s) autorizada(s) del nombre Formas paralelas del nombre Formas normalizadas del nombre según otras reglas Otras formas del nombre
Ejemplo de registro de autoridad de institución Institución El Colegio de México En otros idiomas México, Colegio de La Casa de España en México (1938-1940) COLMEX
Identificadores para instituciones No. 35562 Área de descripción Fechas de existencia Historia
Lugar(s) Estatuto Jurídico Funciones, ocupaciones y actividades Atribución(es) fuentes legales Estructura(s) interna(s)/Genealogía
Contexto general
1940Los orígenes de El Colegio de México se remontan a La Casa de España en México (1938-1940). Germen de El Colegio de México, refugio de intelectuales españoles republicanos, origen y logro de grandes obras académicas, renovadora de la cultura mexicana, por derecho propio ocupa un lugar eminente en el desarrollo científico de México. En marzo de 1939, el presidente Lázaro Cárdenas nombró a Alfonso Reyes presidente de La Casa de España y de su patronato. Este patronato quedó definitivamente formado por Eduardo Villaseñor, subsecretario de Hacienda, en representación del Gobierno; Gustavo Baz, rector de la Universidad Nacional; Enrique Arreguín, en nombre de la Secretaría de Educación Pública, y Daniel Cosío Villegas, como secretario del patronato y de La Casa, y segundo de a bordo. México, D.F. Organismo descentralizado Institución de investigación y enseñanza superior. Artículo 7 del decreto presidencial del 7 de noviembre de 1962. En 1941 se crea el Centro de Estudios Históricos. En 1964 se crea el Centro de Estudios Económicos y Demográficos. En 1973 se crea el Centro de Estudios Sociológicos. En el año 2003 se logra la autonomía institucional. Institución dedicada a la investigación y a la producción y difusión del conocimiento en ciencias sociales y humanidades. Además, imparte educación superior con niveles de excelencia para formar profesionales, investigadores y profesores universitarios.
Área de relaciones Nombre(s) Identificador(es) del registro de autoridad Naturaleza de la relación Descripción de la relación Fechas de relación
CONACYT
Área de control Identificador(es) del registro de autoridad Identificadores de la institución Reglas y/o convenciones Estado de elaboración Nivel de detalle Fechas de creación, revisión o eliminación Lengua(s) y escritura(s) Fuentes Notas de mantenimiento
Mx001 BDCV
Jerarquía asociativa
Finalizado Completo 2009-02-23 spa Estauto orgánico de El Colegio de México. El Colegio de México. Portal. México, D.F.: COLMEX, c2006. (DE, 23 de febrero, 2009: www.colmex.mx) CRA
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Anexo No. 5: Búsqueda y visualización de información en PARES Pasos para realizar búsquedas y visualización de la información 1.
2.
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Anexo No. 6: Recuperación de la información con el Tesauro Laurin
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Anexo No. 7: Búsqueda y visualización de información del Archivo Nacional de Estados Unidos (NARA)
Búsqueda y visualización de resultados de la colección ARC
Búsqueda y visualización de resultados de la colección ADD
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Anexo No. 8: Asignación de asuntos del Archivo Nacional de Estados Unidos y PARES Descripción de series del Archivo Nacional de Estados Unidos
Descripción de series en Portal de Archivos Españoles (PARES)
Russians to America Passenger Data File, 1834 – 1897 Manifest Header Data File, 1834 - ca. 1900 Title: Data Files Relating to the Immigration of Russians to the United States, created, ca. 1977 - 2002, documenting the period 1834 – 1897. Creator: Balch Institute for Ethnic Studies. Center for Immigration Research. (Most Recent). Type of Archival Materials: Data Files Textual Records Level of Description: Series from Collection CIR: Records of the Center for Immigration Research Other Titles: Russians to America Files Location: Electronic and Special Media Records Services Division (NWME), National Archives at College Park, 8601 Adelphi Road, College Park, MD 20740-6001 PHONE: 301837-0470, FAX: 301-837-3681, EMAIL:
[email protected] Inclusive Dates: ca. 1977 - 2002 Coverage Dates: 1834 – 1897 Date Note: The coverage dates are dates of passenger arrivals. Part of: Collection CIR: Records of the Center for Immigration Research Function and Use: The Center for Immigration Research created this series to promote access to information about Russian immigrants to the United States. The information was extracted from ship passenger lists in the records of the U.S. Customs Service (NARA Record Group 36). Scope & Content Note: This series consists of records of 527,394 passengers who arrived at the United States between 1834 through 1897 and identified their country of origin or nationality as Armenia, Finland, Galicia, Lithuania, Poland, Russia, Russian Poles, or Ukraine. There are records of passengers who were U.S. citizens or non-U.S. citizens planning to continue their travels, returning to the U.S., or staying in the U.S. There are records of passengers arriving at the following ports: Baltimore, Boston, New Orleans, New York, and Philadelphia; the bulk of the records are for passengers arriving at the Port of New York. Each of the passenger records may include name, age, town of last residence, destination, and codes for passenger's sex, occupation, literacy, country of origin, transit and/or travel compartment, and the identification number for the ship manifest. Information on each ship is in the manifest header file and includes the ship manifest identification number, the name of the ship, the code for its port of departure, and date of arrival. The ship manifest identification number indicates the port of arrival. Access Restrictions: Unrestricted. Finding Aid Type: Technical Information Finding Aid Source: NARA and the Center for Immigration Research Extent: 2 data files, 1 summary statistic file, 11 electronic documentation files, and 3 linear inches of paper documentation Index Terms Subjects Represented in the Archival Material Emigration and immigration Immigrants Names, Personal Passenger lists Russians
ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Código de Referencia: S.37274.CDMH/1.38.8.5.2407.670.40.20//PSSANTANDER_A,C.241,EXP.15 Titulo Nombre atribuido: Comunicado del inspector de emigración de Santander al Comité de Guerra para que no se conceda autorización para salir de España a Juan José pando Ortiz, partes de alta y una autorización de traslado de un miliciano a Santander y una copia de comunicación de nombramiento de delegado del gobierno en Villamediana de lomas. Fecha Creación: 1936-09-07 - 1936-11-20 Nivel de Descripción: Unidad Documental Compuesta ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA Alcance y Contenido: Comunicado del inspector de emigración de Santander al Comité de Guerra para que no se conceda autorización para salir de España a Juan José pando Ortiz, partes de alta y una autorización de traslado de un miliciano a Santander y una copia de comunicación de nombramiento de delegado del gobierno en Villamediana de lomas. Estado de Conservación: Bueno ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN Índices de Descripción: Ayuntamiento de Reinosa. Comité de Sanidad Frente Popular de Izquierdas de Molledo Frente Popular de Izquierdas de Santander. Comité De Guerra. Milicias Gómez Ortiz , A Hospital de la Cruz Roja Española de Molledo Inspección de Emigración de Santander Medico del Botiquín de la Comisión de Sanidad del Ayuntamiento de Reinosa Medico Director del Hospital de la Cruz Roja de Molledo Molledo Reinosa (Cantabria) Sánchez de la Mata Santander (Cantabria) Villamediana de Lomas (Burgos) 606 ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN Fecha de la Descripción: 2003-04-01 SOPORTE Y VOLUMEN : 1 Expediente(s) 5 Folio (fol., infº)
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