Introducción a Gestión de Proyectos

Introducción a Gestión de Proyectos
Introducción a Gestión de Proyectos
Rebeca Eugenia Aguilar DurónDoctorado en Proyectos

Rebeca Eugenia Aguilar Durón
Doctorado en Proyectos
CASO PŔACTICO GESTIÓN DE PROYECTOS


Contestar las siguientes preguntas:


¿Por qué Bill Russel no debería ser la persona ideal para estar al frente de la dirección de proyectos en Macon Inc.?
Según la información que se proporciona, da la impresión de que el equipo de Bill Russel no tiene un seguimiento de los productos que diseña, el seguimiento es uno de los elementos importantes para la gestión de proyectos. Dentro del proceso de gerencia del proyecto (que marca la información proporcionada por FUNIBER), un proyecto debe cumplir con un inicio, una planificación, una ejecución, seguimiento y control y con un cierre.
Según el caso trataré de describir cada uno se estos pasos por los que debe pasar un proyecto:
INICIO: Considero que si hay un inicio de los proyecto ya que se dice que "Ingeniería encamina todos sus proyectos al área de Mecánica", que es la de la especialidad del Vicepresidente. Supongo que si están considerando proyectos es porque cada uno tiene su objetivo y razón de existir.
PLANIFICACIÓN: Aquí es en donde yo identifico que no existe una planeación como tal, ya que en el caso se menciona "ya que Ingeniería siempre diseña un producto, lo pasa a producción pero nunca se reúnen para establecer el proceso correcto de ensamblaje", esto denota una falta de planificación ya que se supone que deberían existir fechas para revisión de lo que producción está haciendo con el diseño que hizo Ingeniería. Me da la impresión de que Ingeniería ni siquiera considera a producción para la creación de proyectos, siendo que producción es el área que ejecuta dicho proyecto, entonces también sería importante considerarlos ya que ésta área podría sugerir cambios o modificaciones a los proyectos ya que ellos son los que realmente ejecutan el proyecto.
EJECUCIÓN: Tal vez el proyecto si se ejecuta, pero no como debería ser, ya que al parecer existen muchos errores, y considero que es por la misma razón que menciono en el párrafo anterior, no involucran en la creación del proyecto a las áreas que vas a estar involucradas. En la ejecución también considero que uno de los principales problemas y de los mas graves del por qué la ejecución no se lleva a cabo como debe ser es la FALTA DE COMUNICACIÓN ENTRE PRODUCCIÓN E INGENIERÍA, esto lo demuestra en el siguiente párrafo: "Los errores o sugerencias que se reportan desde ingeniería hacia producción siempre se ignoran. Los ingenieros a menudo perciben que los ensambladores son incapaces de mejorar el diseño. Entonces, producción acostumbra a ensamblar el producto y a enviarlo sin la revisión de ingeniería. Inclusive, el área de producción con frecuencia cambia el diseño, lo que causa problemas graves en la documentación". El hecho de hacer cambios en el diseño sin avisar a Ingeniería es muy grave ya que la documentación que tiene ingeniería queda obsoleta o incompleta por no considerar los cambios que hace producción.
CONTROL Y SEGUIMIENTO: Definitivamente no se lleva un seguimiento e ingeniería no tiene control sobre lo que hace producción. Se supone que el control y seguimiento es importante para revisar avances, rendimientos, identificar variaciones con respecto al diseño original y para la propuesta de cambios cuando sea necesario, sin embargo, y según el caso proporcionado, esto no se da. Esto lo demuestra en los párrafos anteriores tales como "ya que Ingeniería siempre diseña un producto, lo pasa a producción pero nunca se reúnen para establecer el proceso correcto de ensamblaje", y otro como "producción acostumbra a ensamblar el producto y a enviarlo sin la revisión de ingeniería. Inclusive, el área de producción con frecuencia cambia el diseño, lo que causa problemas graves en la documentación", tal vez si ingeniería llevará un control o diera seguimiento a los proyecto lo anterior no ocurriría. Si ingeniería es el dueño del proyecto debería dar seguimiento hasta que llegara al cierre, esto evitaría muchas confusiones y tal vez evitaría que producción cambiara los diseños en plena ejecución, pero no lo hace dado que los productos no se entregan a tiempo y existen muchos retrasos.
CIERRE: Tal vez porque el caso no menciona de manera explícita el hecho del cierre de proyecto, pero puedo aseverar que este no se lleva como tal, ya que, según la bibliografía proporcionada, el cierre debería incluir tareas tales como : realizar revisiones de fin de fase, documentar lecciones aprendidas (si esto se llevara a cabo no se cometerían los mismos errores en cada proyecto), archivar documentación y datos relevantes para usos futuros (definitivamente no se archiva este tipo de información), entre otras actividades. Se dice que lo de mayor valor en esta fase son las "lecciones aprendidas", pero como lo mencioné anteriormente, o no se documentan, o no se aprende nada o definitivamente o se consideran para futuros proyectos.
Sé que en los proyectos están involucradas muchas áreas, sin embargo, siendo ingeniería el líder del proyecto (ya que así lo percibo yo), debería ser quien administre, detecte problemas, concilie con las diferentes áreas, supervise la ejecución, planifique cada actividad con tiempo, fecha y recursos involucrados y dé cuantas del resultado obtenido al final. Ingeniería no concilia con el personal, y eso le está causando conflictos para la ejecución de proyectos.
En general, no se lleva una verdadera gestión de proyectos, el vicepresidente no toma cartas en el asunto a pesar de que los problemas son bastante claros y están debidamente identificados.
A pesar de que el vicepresidente es Ingeniero en Mecánica y deja a un lado la parte de electrónica, no debería ser motivo para no gestionar de manera adecuada los proyectos, considero que no debería estar en ese puesto ya que simplemente no los gestiona y además al parecer no concilia o no es capaz de negociar con las diferentes áreas para que el trabajo se lleve a un buen término.


¿Cuál es la razón por la que las fechas de finalización deben ser compartidas por cada uno de los "equipos que hacen parte del desarrollo y construcción del proyecto? En este sentido, ¿Cuál es el error que comete Macon?
Las fechas deberían ser compartidas entre todos los involucrados de llevar a cabo el proyecto ya que cada área debe planear sus actividades (respecto a la ejecución del proyecto) con el fin de cumplir con dicha fecha de entrega.
Considero que el error que comete Macon y en general el departamento de ingeniería, es el hecho de no considerar al resto de los departamentos en la planeación del proyecto. Es importante que cada área involucrada este dentro de esa planeación y que esas áreas conozcan también la planeación para que puedas ellas a su vez hacer sus propios planes de actividades.

¿Por qué en el caso de Macon Inc. la teoría sobre gestión y planificación de proyectos termina siendo insuficiente?
Porque no se llevan a cabo las diferentes fases de que sugiere la teoría de gestión de proyectos. Principalmente la planificación, seguimiento y control así como la de cierre.
En el caso dice que "la planificación de los proyectos se estima bajo parámetros estomacales y no bajo criterios cuantitativos confiables", considero que esto significa que no son reales los parámetros que se toman en cuenta para la estimación de los proyectos, no tienen que ver con la situación actual de la empresa, no consideran datos que pueden servir crear proyectos que mejoren la situación de la empresa.