INTEGRANTES: EL CICLO DE COMPRAS Y PAGOS CONTABILIDAD AVANZADA II

Ciclo de Adquisición y Pago


Contiene la compra de:


Inventarios


Activo Fijo


Servicios Externos


Suministros o abastecimientos


Reparaciones y Mantenimiento


Investigación y desarrollo






























































Ciclo de Adquisición y Pago
Inventarios
Activo Fijo
Servicios Externos
Suministros o abastecimientos
Reparaciones y Mantenimiento
Investigación y desarrollo
Contiene la compra de:
CONTABILIDAD AVANZADA IICONTABILIDAD AVANZADA II
CONTABILIDAD AVANZADA II
CONTABILIDAD AVANZADA II



METODOLOGÍAS ESPECÍFICAS DE CONTABILIDADMETODOLOGÍAS ESPECÍFICAS DE CONTABILIDAD
METODOLOGÍAS ESPECÍFICAS DE CONTABILIDAD
METODOLOGÍAS ESPECÍFICAS DE CONTABILIDAD







INTEGRANTES:
YADIRA BENAVIDEZ
ESTEFANI FERNANDEZ
DIANA NEIRA
LILIANA SÁNCHEZ
DOCENTE:
FELIPE ERAZO
AÑO LECTIVO
2015 - 2015



EL CICLO DE COMPRAS Y PAGOS

La adquisición de mercaderías y servicios incluye partidas como la adquisición de materias primas, equipos, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e investigación y desarrollo.
El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones:
Adquisiciones de mercancías y servicios;
y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones.

NATURALEZA DEL CICLO
El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancías y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparación de una requisición de compra por un empleado autorizado que necesita las mercancías o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos.



Devoluciones de compras y descuentos y bonificaciones sobre comprasDevoluciones de compras y descuentos y bonificaciones sobre comprasDesembolsos de dineroDesembolsos de dinero
Devoluciones de compras y descuentos y bonificaciones sobre compras
Devoluciones de compras y descuentos y bonificaciones sobre compras
Desembolsos de dinero
Desembolsos de dinero




Existe un gran número de cuentas afectadas por este ciclo. Y es por esta razón que este ciclo involucra más tiempo de auditoría que cualquier otro ciclo.
El ciclo inicia con la planificación de las adquisiciones necesarias antes del inicio del año y termina con la cancelación de los bienes y servicios adquiridos.
Las funciones del ciclo se resumen en cuatro:
Procesamiento de las ordenes de compra.
La recepción de los bienes o servicios.
El reconocimiento de las obligaciones.
El procesamiento y registro de desembolsos de efectivo.



CARACTERÍSTICAS DEL CICLO

Función de Compras
Es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.
Importancias de Compras
Asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa
Organización de Compras
Son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica
La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada
ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS DEL CICLO COMPRAS Y PAGOS
1
ACTIVO
1.1
CORRIENTE

EFECTIVO Y EQUIVALENTES

1.1.01
1.1.02

Efectivo Equivalente al Efectivo
Bancos

INVENTARIOS
1.1.13
1.1.16
Inventario de mercaderías
Inventario Suministro de oficina

ANTICIPOS Y PREPAGADOS

1.1.18
1.1.22

IVA en compras
Anticipo a Proveedores

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.2
NO CORRIENTES


1.2.06

Equipos de Oficina

INSTRUMENTOS FINANCIEROS
2.
PASIVOS

2.1
NO CORRIENTES

2.1.18
Cuentas por pagar a proveedores




VALUACIÓN DE LA CUENTAS DEL CICLO DE COMPRAS Y PAGOS.
Bancos: Registra los movimientos y disponibilidades de efectivo que se tiene en las cuentas corrientes bancarias.
Disminuye: cuando se compra mercadería, activos fijos, se carga la cuenta cuentas por pagar y se paga con cheque o con transferencia bancaria por concepto de compras.

Inventarios: Registra todos los artículos y productos que posee la empresa.

Aumenta: por la salida de mercaderías o materias primas al proceso de produccion o baja de inventarios.
Disminuye: por la compra de mercaderías e ingresos al inventario.

IVA en compras: registra los pagos de IVA por la compra de mercadería y servicios, sirve como crédito tributario para proveedores en la deducción del Iva de las ventas realizadas.

Aumenta: al momento de efectuarse la compra de bienes y servicios
Disminuye: cuando se paga el impuesto o como uso de crédito tributario.

Anticipo a proveedores: registra todos los pagos anticipados a proveedores, por honorarios y por gastos

Aumenta: por la culminación de la prestacion del servicio o la entrega del bien.
Disminuye: al momento de efectuarse el anticipo.

Propiedad Planta y Equipo

Aumenta: cuando se compra un bien que pertenece a un activo fijo (terreno, edificios, vehículo, equipo de computación, muebles y enseres etc.).
Disminuye: Por devolución.

Cuentas por pagar a proveedores: se registra todas las cuentas pendientes que tiene la compañia para con los provedores.

Aumenta: cuando se realiza la compra del bien o servicio a crédito.
Disminuye: al momento de efectuarse el pago.

.

Retención del IVA: Donde se registra todos los valores que la compañia descuenta por concepto de retenciones del IVA según lo que estable la ley de régimen tributario interno.

CONCEPTO
%
Bienes
30
Servicios
70
Honorarios
100

Aumenta: cuando realiza las retenciones en sus distintas modalidades de porcentaje.
Disminuye:al momento de realizar la transferencia de los valores retenidos al SRI.

Retenciones en la Fuente: Donde se registran todos los valores que la compañia descuenta por concepto de retenciones en la fuente según lo que establece la ley de Régimen Tributario Interno.

CONCEPTO
%
Compras
1 %
Servicios
2%
Docencia
8%
Servicios
2%
Honorarios
10%


Aumenta: cuando se realiza la retención en sus distintas modalidades de porcentaje.
Disminuye: al momento de realizarse la trasferencia de los valores al SRI.

PIRNCIPIOS DE CONTABILIAD GENERALMENTE ACEPTADOS APLICADOS AL CICLO DE COMPRAS Y PAGOS
PRINCIPIOS BÁSICOS
ESENCIA SOBRE LA FORMA.- la información financiera se basa en realidad económica de las transacciones. La contabilidad financiera enfatiza la sustancia el evento económico, aun cuando la forma legal pueda diferir de la sustancia económica y sugiera diferentes tratamientos.
MEDICIÓN EN TÉRMINOS MONTERARIOS.- la contabilidad financiera cuantifica en términos monetarios los recursos, obligaciones y los cambios que se de en ellas. La unidad monetaria para la contabilidad y para la información financiera en nuestro país es el dólar.
ACUMULACIÓN.- la determinación de los ingresos periódicos y de la posición económica de la empresa de la medición de los recursos y obligaciones económicas y cambios a medida que estos ocurren en lugar de simplemente limitarse al registro de los ingresos y pagos en efectivo.
INGRESOS Y REALIZACIÓN.- Los ingresos, en términos contables, constituyen aumentos brutos en los activos o disminuciones brutas en los pasivos, reconocidos y medidos de acuerdo a principios de contabilidad, como resultado de las actividades de un ente contable que causan cambios en el patrimonio de sus propietarios.
REALIZACIÓN.- El ingreso es reconocido usualmente cuando los activos son vendidos o los servicios son prestados, siendo esta la base de medición del principio de realización.
RECONOCIMIENTO DE COSTOS Y GASTOS.- Los costos y gastos constituyen disminuciones brutas en activos o brutos en pasivos, reconocidos y medidos de acuerdo a principios de contabilidad, que resultan de las actividades de un ente contable y pueden cambiar el patrimonio de sus propietarios.
PRINCIPIOS GENERALES DE OPERACIÓN
Costo de adquisición.- Los activos adquiridos en intercambios son medidos al precio de intercambio que es el costo de adquisición. Los intereses causados sobre obligaciones contraídas en la adquisición de activos, forman parte del costo de los mismos. Una vez que ha concluido la etapa de puesta en marcha o que el activo esté listo para su utilización o intercambio, tales gastos financieros, deben cargarse a los resultados del respectivo período contable.
ADQUISICIÓN DE GRUPO DE ACTIVOS EN UN INTERCAMBIO.- Cuando se adquiere un grupo de activos en una sola transacción, el precio total de intercambio es distribuido entre los activos individuales, basado en su valor justo o equitativo.
REGISTRO DE PASIVOS.- Los pasivos se registran cuando al efectuarse las transacciones se incurre, en obligaciones para transferir activos o proveer servicios en el futuro.
MEDICIÓN DE PASIVOS.- Los pasivos se miden por las cantidades asignadas en los intercambios, usualmente, las cantidades a ser pagadas.
MEDICIÓN DE LAS DISMINUCIONES DE PASIVOS.- Las disminuciones de pasivos se miden por las cantidades registradas que se relacionan con tales pasivos. Un abono parcial de pasivos se determina por la parte proporcional de la cantidad registrada de dicho pasivo.
REGLA DE COSTO O MERCADO PARA INVENTARIO.- Cuando el valor de mercado del inventario es menor que su costo, se reconoce una pérdida por la aplicación de la regla; el más bajo costo o de mercado.
MEDICIÓN DE PÉRDIDAS EN INVENTARIO BAJO LA REGLA DE COSTO O DE MERCADO.- El precio de reposición se usa en la determinación de la baja en el precio del inventario, excepto que la baja registrada no deberá dar como resultado un inventario que exceda el valor neto de realización o que menor que el valor neto de realización reducido en una estimación aproximadamente un margen normal de utilidades.
PARTIDA DOBLE.- Cada hecho u operación que se registre afectará por lo menos, a dos partidas en los registros de la contabilidad, en base al sistema de registro por partida doble y al principio de que no hay deudor sin acreedor y viceversa.


AUDITORÍA

Objetivo: Evaluar si las cuentas afectadas por la adquisición de productos y servicios y los desembolsos de efectivo se presentaron de manera razonable de acuerdo a las políticas de la empresa y según las normas de información financiera


CONTROL INTERNO

Es el plan de realización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de las operaciones de adquisición o compra



REQUISICIÓN

La requisición será llenada por el bodeguero después de revisar las existencias, y la enviará al departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.



EL REGISTRO Y CLASIFICACIÓN DE REQUISICIONES

El comprador deberá contar con sistemas que lo ayuden a clasificar este tipo de documento de acuerdo a su origen y naturaleza para su registro, esto depende de muchos factores y políticas de la organización, pero sobre todo al tipo de sistemas informáticos con los que se cuenten. Un sistema informático sofisticado, en automático cumple con esta función el cual relaciona la información en cuadros de interfase, los sistemas deberán estar adaptados para dar información inmediata del estatus de las requisiciones.

LOCALIZACIÓN DE PROVEEDORES (FUENTES)

La investigación para la localización de proveedores hoy en día es más rápida y eficiente, por los avances tecnológicos y la principal fuente es la internet. La cual nos arroja información a nivel local, regional, e internacional, pero para su localización hay que tomar estrategias y planes de investigación, por lo tanto enumeraremos las principales fuentes de información para nuestro propósito.
a) Medios electrónicos.
b) Medios escritos
a) Medios personalizados.

En la elección del proveedor para el envío de la solicitud de cotización, se deberá crear un criterio para no saturarse de propuestas, sino, seleccionar las que probablemente darán las mejores condiciones para ser elegidos como proveedor y deberán contar con las siguientes consideraciones:
Imagen en el mercado - tamaño, capacidad, calidad y servicio (a la vista)
Recomendación - en base a experiencias o mismas recomendaciones
Criterios en base a las fuentes de información - análisis de su proyección y su contenido informático.

COTIZACIONES

Se deben solicitar Cotizaciones a mínimo 3 proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios. Las Cotizaciones serán objeto de estudio por el Director Ejecutivo y Administración de Compras de acuerdo al Presupuesto.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

La solicitud de cotización es el documento enviado al proveedor para requerirle o solicitarle su cotización o presupuesto de un bien o servicio, con la intensión de su adquisición por medio de una compra. Este documento y proceso juega un papel muy importante ya que esta depende de una buena cotización del proveedor, debe de reflejar de alguna manera, la imagen de la organización, su profesionalismo, su tamaño, y su proyección, con datos reales o estimados, ya que una buena relación comercial inicia en este paso del proceso.




RECEPCIÓN, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS

La cotización es el documento enviado por el proveedor al área de compras como respuesta a una solicitud de cotización, en la cual hace su propuesta de venta de un bien o servicio y que según él, son las condiciones más ventajosas para la organización respecto de precio, calidad y políticas de venta.
Para la selección de cotizaciones deberán considerar elementos de competitividad del proveedor como son:
Precio
Calidad
Servicio
Flexibilidad y facilidades (créditos, montos y tiempos)
Otros (fianzas, seguros, garantías entre otros)
Es importante incluir o apoyarse para este tipo de evaluaciones y análisis, a áreas especializadas de la organización para intercambio de criterios y enfoques sobre la cotización, áreas como diseño, presupuestos, calidad, supervisión entre otras.

LAS NEGOCIACIONES

Una vez terminado el proceso de análisis, evaluación y selección de presupuestos, se procederá a negociar, pero para esto, se requiere de experiencia, criterio, capacidad de análisis, diplomacia y tolerancia, pero sobre todo, sentido común.
La esencia de la negociación es llevar el precio a situaciones o áreas cómodas y razonables para la organización, siempre tomando en cuenta que un negocio es parte de dos o más individuos y que la equidad es parte fundamental para el éxito comercial, que generará una relación cordial y de respeto en un marco de cooperación.
El comprador deberá generar estrategias de negociación bien fundamentadas, planeadas y dirigidas, con el objeto de lograr objetivos y metas para el éxito de este proceso.

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Este se da en función a los resultados de las negociaciones, aquel que dio las mejores ventajas para la organización en términos competitivos.
Aquel (proveedor) que a partir de cumplir con las exigencias, cubrió las necesidades de la empresa ofreciendo ese plus, reflejado en cualquier concepto de negociación y que cumple con todos los requisitos.

El proveedor es una persona o empresa que suministran bienes o servicios por medio de una venta, generada por una compra de la empresa, por lo tanto este, deberá proveer de calidad, de rentabilidad y de desarrollo, por eso es muy importante mantener relaciones comerciales íntegras, que marcarán un crecimiento profesional del comprador y por lo tanto de la organización.





LA ORDEN DE COMPRA

Es el documento que ordena al proveedor el envío o la entrega del bien o servicio adquirido, y que concreta una compra en los términos comerciales pactados, con las especificaciones, normas o características requeridas, en el lugar y tiempo convenido.

EL SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

El seguimiento consiste en la actualización de la promesa de entrega del proveedor, la clave no está en solo generar un proceso repetitivo de llamadas telefónicas para saber el estatus de la orden de compra, sino, acelerar el proceso o progreso del envío y entrega del bien o servicio, para que mis plazos establecidos se cumplan o se mejoren

La confirmación de la orden de compra es muy importante, ya que el vendedor estará enterado de esta, y como consecuencia ha verificado y está conforme con los términos estipulados, además, que estos son perfectamente comprendidos mutuamente según acuerdos previos (esto es básico en el proceso).

RECEPCION DE MATERIAL Y ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

Proceso en el cual empiezan actividades como recepción, custodia, cuidado y control de los materiales, pero sobre todo, la aplicación de logística de distribución y los procesos a considerar para la agilización de tiempos de los sistemas establecidos de construcción.
Actividades a la recepción de materiales.
Verificación de la cantidad comprada contra lo entregado
Verificación del buen estado de los materiales
Verificación de la calidad solicitada
Empaques y presentaciones acordadas
Documentación en regla /orden de compra, remisión de materiales del proveedor. Etc.)
Devolución de materiales por no cumplir con lo solicitado, si es el caso.
Asignación de la ubicación de los materiales para su acomodo
Captura o registro en kárdex manual o electrónico de la entrada
Actividades de la custodia y cuidados.
Mantener en buen estado y cuidado del material.
Poner en práctica políticas (o establecerlas) respecto del manejo y seguir instrucciones de manejo sugeridas por el proveedor o fabricante en etiquetas.
Mantenimiento de las instalaciones.
Aseguramiento del almacén.
Por todo este proceso, se deberán tener que considerar a un encargado del almacén, con experiencia y habilidades, con cierto nivel de preparación profesional.

ENTRADA DE MATERIAL

Esta se da cuando el material cumple con todo lo requisitado en todas sus modalidades, calidad, precio y servicio.

REGISTRO EN KÁRDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (ENTRADA)

El área de control de inventarios se encargará del registro de la operación de entrada, la cual deberá informar en línea a áreas fundamentales para su proceso técnico y administrativo, como es la misma área de Compras, Residencia de obra, Contabilidad, Gerencia de proyectos y Supervisión, esta función la puede desempeñar perfectamente el almacenista como apoyo a control de inventarios como subordinado en el tramo de control.

REGISTRO EN KÁRDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (SALIDA)

Deberá aplicarse para el control técnico administrativo y por lo tanto seguirá dotando de información a las áreas de Compras, Residencias de obra, contabilidad, gerencia de proyectos y supervisión.

ELABORACIÓN Y ENVÍO DE FACTURAS PARA REVISIÓN

Este documento es elaborado y enviado por el proveedor a las oficinas de la empresa (matriz) el cual se deberá presentar en tiempo y forma de acuerdo a las políticas que se marquen en este aspecto (revisión y pago), al momento de la recepción del documento se deberá entregar un contra recibo al proveedor con membrete o sello de la organización, el cual deberá presentar contra el pago que se le haga posteriormente al vencimiento del documento.

RECEPCIÓN DE FACTURA POR EL ÁREA DE COMPRAS.

La recepción de la empresa envía a el área de compras las facturas que entran a revisión, para que verifique y de proceso al documento, o en su defecto, proceder a su devolución, por no cumplir con los requisitos establecidos, ya sea de tipo fiscal, contable o administrativo, que están plasmados en los contratos, convenios o en la orden de compra, una vez aceptado el documento se procede a la generación de pasivos con su registro en cuentas por pagar, la cual deberá sujetarse a las políticas de pago del proveedor que se hayan convenido para cubrir adeudos.

El departamento de cuentas por pagar integrada al área de compras deberá mantener en custodia la documentación hasta su autorización de pagos, ya que será soporte de la póliza de cheque referente al proveedor.
Este proceso que es parte de las funciones de compra, constituye la confirmación y/o notificación por parte del proveedor de que el material se ha entregado, o en algunos casos se ha embarcado.

AUTORIZACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES

El área de compras por medio o en conjunto con cuentas por pagar (por su vinculación) autorizan el pago del proveedor de acuerdo a sus vencimientos o por situaciones de montos a tope, los cuales hay ocasiones que se tienen que subsanar, para no parar la dinámica de operaciones comerciales y de construcción, generando una orden de pago la cual se envía a bancos o tesorería para su proceso.



TESORERÍA RECIBE ORDEN DE PAGO

El área de bancos o tesorería reciben la información por medio de la orden de pago para la generación del cheque, siempre y cuando el proceso sea por este medio, Además esta orden deberá ir acompañada de la documentación que soporte el pago requerido.

RECEPCIÓN DE CHEQUES PARA SU ENTREGA

La recepción de la empresa recibe los cheques para su entrega, y acatará las políticas y procedimientos de la organización, en los días, horarios y requisitos para este proceso.

EL PAGO A PROVEEDORES

El pago se efectuará en horarios acordados, la entrega del cheque se hará al momento de la presentación del contra recibo, debiendo firmar de recibido en la póliza que hace referencia al proveedor, las firmas autorizadas para recoger cheque deberán estar autorizadas por el proveedor preferentemente con identificación personal.

Las pólizas de cheques entregadas deberán devolverse a bancos o tesorería, los cheques no entregados podrán darse en custodia a compras (cuentas por pagar) o a la misma área de bancos dependiendo de las políticas o procedimiento de la organización, el fin es que ambas áreas estén enteradas de que el proceso se cumplió o quedan pagos en stand by (en espera)

GENERACIÓN DE INFORMACIÓN A CONTABILIDAD.

El área de compras estará generando información al área contable con la aprobación y captura de facturas (pasivos - proveedores) la cual se estará transfiriendo periódicamente de acuerdo a las políticas de la empresa.

GENERACIÓN DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS

Los almacenes o bodegas estarán generando por medio de su control de inventarios, información al área de contabilidad que al igual que el punto anterior estará sujeta a periodos, políticas y procedimientos de la organización, independientemente que esta información ya se encuentre en línea para consulta de las áreas competentes.

FIN DEL PROCESO

Los procesos anteriores dependen mucho de los sistemas informáticos con los que cuente una organización, pero son las bases para adaptar cualquier software al proceso de la compra descrito, que por su funcionalidad es adaptable y flexible a políticas y procedimiento que una empresa constructora puede establecer.




ORGANIGRAMA DE COMPRAS Y PAGOS





PRUEBAS SUSTANTIVAS

Comparar las transacciones en el diario de adquisiciones con facturas de proveedor, respaldos de documentacion cheques emitidos por concepto de pago a proveedores.
Calcular para verificar la corrección de los cálculos empleados en la factura del prooveedor, incluyendo los descuentos.
Comparación de las fechas de los reportes de recepción, las facturas de proveedores con fechas del diario de adquisiciones.
Recalcular los impuestos y las retenciones que nos hayan realizado los proveedores.
Revisar la constitución física de inventarios para constatar la veracidad en las kárdex.
Dependiendo de la naturaleza conciliar las compras realizadas a proveedores.
Llevar a cabo la conciliación de bancos cada vez que la gerencia así lo requiera.
Verificar que los valores de facturas estén de acuerdo al libro mayor.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Determinar si las existencias fueron revisadas físicamente y que la empresa en realidad necesita cubrir o no con esta adquisición.
Determinar si el bodeguero estuvo autorizado para realizar el respectivo llenado de la requisición.
Determinar si se realizaron las respectivas cotizaciones antes de ejecutar las compras respectivas.
Determinar si la empresa contaba con el presupuesto necesario para realizar las compras.
Determinar las cotizaciones necesarias de acuerdo al monto considerable de la compra (1, 2, 3, 4, 5, 6).
Determinar si el estudio de las cotizaciones se realizaron de acuerdo al presupuesto de la empresa y mas no a las necesidades de los administradores.
Verificar que el proveedor cumpla con las disposiciones estipuladas por la empresa.
Determinar que la orden de compra fue autorizada por el director ejecutivo.
Verificar que la mercadería que se recepta se encuentre acorde a la orden de compra.
Verificar que todas las mercaderías ingresadas se registren e las kárdex.
Verificar que se recepten facturas acorde a las órdenes de compra.
Determinar que la orden de pago se encuentre firmada y autorizada por la máxima autoridad de la empresa.
Determinar que por cada emisión de cheque exista un comprobante.
Determinar que el departamento de compras entregue los reportes realizados a l departamento financiero.
De acuerdo a la nueva ley de régimen tributario interno las retenciones que se nos hayan realizado estén acorde a lo establecido.
Verificar que todas las ventas del periodo estén autorizadas y en particular las ventas a crédito.
De acuerdo a las NIIF los registros en libro diario sean acorde a esta nueva disposición.
Según el sistema de registro de partida doble este se encuentre afectando por lo menos a dos partidas en los registros de contabilidad según lo establecido.



SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

Al revisar un proceso de gestión, un aspecto fundamental es el estudio de la segregación de funciones, que constituye uno de los principios más importantes del control interno.
Significa que las funciones se distribuyen entre las personas de forma que nadie pueda controlar todas las fases del proceso de una transacción de modo tal que puedan pasar inadvertidos errores o irregularidades. Teóricamente, el flujo de las actividades debería proyectarse de tal forma que el trabajo de una persona sea independiente del de otra o sirva para comprobación de este último.

Para analizar si existe una adecuada segregación de funciones incompatibles, tanto en sistemas informatizados como no, es importante obtener respuesta a los siguientes tipos de preguntas:
¿Las responsabilidades de las funciones de formulación de solicitudes de compra, compras y recepción, están segregadas de las funciones de tramitación de facturas, cuentas por pagar y contabilidad?
¿Las responsabilidades de la función de compras están segregadas de las actividades de formulación de solicitudes de compra y recepción?
¿Las responsabilidades de las funciones de tramitación de facturas y de cuentas por pagar están segregadas de la función de contabilidad?
¿Las responsabilidades de las funciones de preparación y aprobación de los pagos están segregadas de las funciones de contabilización de los pagos y de contabilidad?
¿Las responsabilidades de la función de aprobación de los pagos están segregadas de las responsabilidades de la función de preparación de los mismos?

EJEMPLO
FUNCION 1
FUNCION 2
RIESGO
F1-SISTEMA
F2-SISTEMA
Fichero de proveedores

Requisición de compra


El usuario o encargado podría efectuar un pedido indeseado.
Ingreso Requisición
Ingreso Requisición

Mantenimiento fichero maestro de proveedores
Aprobación pedidos / compras
Un usuario podría crear un proveedor ficticio o crear uno no autorizado y hacer una compra indebida.
XK01 Crear Proveedor (centralmente)
FK01 Crear Proveedor (contablemente)
MK01 Crear Proveedor (compras)
FK02, MK02, XK02 , modificar proveed
ME28 Liberar pedido de forma colectiva
ME29N Liberar pedido individual
Aprobación de pedido / compras


Recepción


Se puede aprobar una compra y realizar una recepción ficticia o apropiarse indebidamente de la misma



ME28 Liberar pedido de forma colectiva
ME29N Liberar pedido individual




MB1C Entrada mercancías
MB11 Movimiento de mercancías
MIGO Entrada de mercancías
MB0A Entrada de materiales Pedido de compra desconocido)
Mantenimiento fichero maestro de proveedores
Contabilización de facturas
Un usuario podría crear un proveedor ficticio o cambiar la cuenta de un proveedor existente y tramitar una factura ficticia.


MIRO, Introducir factura
FB60 Contabilizar factura
FB65 Contabilizar abonos
MRBR Liberar facturas bloqueadas
(FB01,FB02, F26, F43, FB01, FB10, MR01, MRHR)


MIRO, Introducir factura
FB60 Contabilizar factura
FB65 Contabilizar abonos
MRBR Liberar facturas bloqueadas
(FB01,FB02, F26, F43, FB01, FB10, MR01, MRHR)

Mantenimiento fichero maestro de proveedores


Pagos
Un usuario podría crear un proveedor ficticio o cambiar la cuenta de un proveedor existente y dirigir a ella el pago de una factura existente.
XK01 Crear Proveedor (centralmente)
FK01 Crear Proveedor (contablemente
F-110 Pagos automáticos
F-111 Pagos
F-31 Pagos


PRINCIPALES ERRORES Y FRAUDES EN EL CICLO DE COMPRAS Y PAGOS
Errores
Compras acumuladas por proveedor.
Compras por importes superiores al promedio histórico.
Ruptura de la correlatividad en la numeración de las órdenes de compra, informes de recepción y ordenes de pagos.

Fraudes
Facturas de proveedores no asociadas a órdenes de compra y/o albaranes.
Documentos comerciales duplicados.
Documentos anulados.
Cheques no cargados por proveedores.
Recibos de proveedores no aplicados.
Deudas vencidas.
Cantidad de pagos/ mes por proveedor.
Pagos por compras no efectuadas.















Bibliografía
www.institutoblestgana.cl/virtuales/gest_compvent/.../contenido2.html
http://www.monografias.com/trabajos5/elciclo/elciclo.shtml
http://www.monografias.com/trabajos5/elciclo/elciclo.shtml#ixzz3Wapr24tL
(Alice Naranjo S.) Escuela Superior Politécnica del Litoral
Monografías Salvador Torres Espiricueto (http://www.monografias.com/trabajos90/area-compras-y-su-proceso-empresa-constructora/area-compras-y-su-proceso-empresa-constructora.shtml)
http://www.accid.org/congres/sesions/T1_S8.pdf

http://www.jezl-auditores.com/index.php?option=com_content&view=article&id=57%3Aniif-en-ecuador&catid=45%3Aniffs&Itemid=1niif