INSTRUCTIVO 2.1.3 ASEG CALIDAD GER PRO

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PLAN DEL PROYECTO “ACTUALIZACIÓN PRESA SANTA RITA”

ELABORÓ Juan Esteban Ospina R. INGENIERO-SUBG. PROYECTOS GENERACIÓN Hugo León Arango H. INSPECTOR-SUBG. PROYECTOS GENERACIÓN

CARGO:

APROBÓ Juvenal Darío Espinal B. SUBGERENTE PROYECTOS GENERACIÓN

FIRMA: FECHA: A-M-D

2004 - 07 – 30

2004- 07 - 27

Relación de modificaciones Versión modificada

Fecha de la modificación (Año-Mes-Día)

Modificación efectuada

Versión originada por la modificación

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TABLA DE CONTENIDO

1

ESTRUCTURA ANALÍTICA DEL PROYECTO ................................................................... 5

1.1

2

CRITERIOS DE DESGLOSE .................................................................................................................. 5

PLAN DE ALCANCE DEL PROYECTO .............................................................................. 7

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

LOCALIZACIÓN .................................................................................................................................. 7 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................................... 9 DESCRIPCIÓN DE LAS OBRAS ............................................................................................................ 9 UBICACIÓN DENTRO DEL PLAN ESTRATÉGICO .................................................................................. 10 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO ........................................................................................................ 10

2.5.1 2.5.2 2.5.3

2.6

Plazo .........................................................................................................................................................10 Costo .........................................................................................................................................................10 Registro de infiltraciones...........................................................................................................................10

ALCANCE DE LOTES DE CONTROL .................................................................................................... 11

2.6.1 Lote de control 1- Préstamos y depósitos. ...............................................................................................11 2.6.1.1 Zonas de préstamo de tierra.................................................................................................................11 2.6.1.2 Zonas de depósito. ...............................................................................................................................11 2.6.1.3 Cantera. ................................................................................................................................................12 2.6.1.4 Fuente de materiales aluviales. ............................................................................................................12 2.6.2 Lote de control 2- Presa auxiliar II: ...........................................................................................................12 2.6.3 Lote de control 3- Zona baja 1. ................................................................................................................13 2.6.4 Lote de control 4- Zona baja 2. .................................................................................................................13

2.7

PRODUCTOS A ENTREGAR ............................................................................................................... 13

2.7.1 2.7.2

Para ser recibidos por la Subgerencia Operación ....................................................................................13 Para ser recibidos por el Área Hidrometría e Instrumentación.................................................................13

3

PROGRAMA DIRECTOR .................................................................................................. 14

4

COSTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS ....................................................................... 16

4.1 4.2

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE COSTOS ..................................................................................... 16 COSTO TÉCNICO EN VALORES CONSTANTES DE FECHA DE INICIO DEL PROYECTO:............................. 17

4.2.1 Presa Santa Rita .......................................................................................................................................17 4.2.1.1 Costos de obras civiles: ........................................................................................................................17 4.2.1.2 Costos de Ingeniería y administración:.................................................................................................17

4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

CODIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS EN EL SISTEMA CONTABLE ....................................... 18 CÁLCULO DEL FLUJO DE FONDOS .................................................................................................... 19 FACTIBILIDAD ECONÓMICA .............................................................................................................. 20 PROYECCIONES FINANCIERAS ......................................................................................................... 21 PRESUPUESTO ANUAL ..................................................................................................................... 21 RETROALIMENTACIÓN COSTO DEL PROYECTO.................................................................................. 21

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PLANIFICAR LA ORGANIZACIÓN Y LOS RECURSOS DEL PROYECTO..................... 21

5.1 5.2

IDENTIFICACIÓN DE LAS CONEXIONES DEL PROYECTO ...................................................................... 21 IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES GENÉRICAS DENTRO DEL PROYECTO ................................................ 23

5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6

5.3

IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DEL PERSONAL ........................................................................ 33

5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6

5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13

6

Director del proyecto: ................................................................................................................................23 Auxiliar administrativo de lote de trabajo ..................................................................................................28 Ingeniero interventor .................................................................................................................................28 Auxiliar administrativo ...............................................................................................................................30 Auxiliar de campo......................................................................................................................................31 Secretaria ..................................................................................................................................................32 Director......................................................................................................................................................33 Ingeniero interventor .................................................................................................................................34 Auxiliar administrativo de lote de trabajo ..................................................................................................35 Auxiliar administrativo ...............................................................................................................................35 Auxiliar de campo......................................................................................................................................36 Secretaria ..................................................................................................................................................36

ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES A LOS LOTES DE LA ESTRUCTURA ANALÍTICA: ................................ 37 CONFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO ................................................. 39 ORGANIGRAMA. .............................................................................................................................. 39 ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES A LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................. 39 DOCUMENTAR EL PLAN DE MOVIMIENTO DE PERSONAL: ................................................................... 40 FORMALIZAR EL PERSONAL DEL PROYECTO:.................................................................................... 40 BASE DE DATOS DEL PERSONAL:..................................................................................................... 40 PLAN DE DESARROLLO DEL EQUIPO ................................................................................................. 41 PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS ..................................................................................... 42 FORMATO CORPORATIVO SOBRE LA DESCRIPCIÓN DE EQUIPOS ........................................................ 42

PLAN DE INFORMACIÓN ................................................................................................. 42

6.1 6.2 6.3

SUPOSICIONES Y RESTRICCIONES.................................................................................................... 42 ANÁLISIS DE TECNOLOGÍA ............................................................................................................... 44 PROGRAMA JDC ............................................................................................................................ 49

6.3.1 Numeración de documentos para su identificación ..................................................................................50 6.3.2 Estructura documental digital....................................................................................................................54 6.3.3 Trámite de la documentación en medio digital. ........................................................................................56 6.3.4 Manejo del programa ................................................................................................................................57 6.3.4.1 Consulta de datos .................................................................................................................................57

6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL ARCHIVO FÍSICO O IMPRESO ........................................................... 64 TRÁMITE DE LA DOCUMENTACIÓN EN MEDIO IMPRESO. ..................................................................... 66 REGLAS DE COMUNICACIÓN ............................................................................................................ 68 MATRIZ DE ENTIDADES-NECESIDADES-DOCUMENTACIÓN .................................................................. 70 MATRIZ DE CARACTERÍSTICAS ......................................................................................................... 71

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7

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PLAN DE SEGUIMIENTOS Y CONTROLES .................................................................. 100

7.1 7.2

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 100 ESTRUCTURA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO ................................................................................ 100

7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7 7.2.8 7.2.9 7.2.10

7.3 7.4

PRESENTACIÓN DEL INFORME ....................................................................................................... 105 DESCRIPCIÓN DE LOS FORMATOS .................................................................................................. 105

7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.4.4

7.5

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7

Formato de seguimiento de hitos............................................................................................................105 Formato de seguimiento de avance del proyecto...................................................................................106 Formatos de seguimiento del presupuesto vigente y balance de las diferencias ..................................106 Formato de seguimiento de contratos ....................................................................................................107

RECOLECCIÓN DE DATOS .............................................................................................................. 109

7.5.1 7.5.2

7.6

Introducción.............................................................................................................................................101 Seguimiento del programa director.........................................................................................................101 Avance del proyecto................................................................................................................................101 Seguimiento del alcance de los trabajos ................................................................................................104 Seguimiento de la estructura analítica....................................................................................................104 Seguimiento de los costos ......................................................................................................................104 Seguimiento del presupuesto vigente.....................................................................................................104 Seguimiento de contratos .......................................................................................................................104 Cambios presentados en el plan general del proyecto ..........................................................................105 Anexos ....................................................................................................................................................105

Mecanismo ..............................................................................................................................................109 Periodicidad ............................................................................................................................................109

CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN: .......................................................................................... 110

ANEXOS .......................................................................................................................... 111 ANEXO 1: FORMATO DE RELACIÓN DE CONTRATOS PARA LA CONTRALORÍA MUNICIPAL ................. 112 ANEXO 2: FORMATO DE PRESUPUESTO DE EFECTIVO ..................................................................... 113 ANEXO 3: HOJA DE REPORTE PARA COMENTARIOS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ......................... 114 ANEXO 4: FORMATO DE SEGUIMIENTO DE HITOS ............................................................................ 115 ANEXO 5: FORMATO DE CÁLCULO DE SEGUIMIENTO DE AVANCE DEL PROYECTO ............................. 116 ANEXO 6: FORMATO DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL Y BALANCE DE LAS DIFERENCIAS ................ 117 ANEXO 7: FORMATO DE SEGUIMIENTO A LOS CONTRATOS VIGENTES .............................................. 118

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1 ESTRUCTURA ANALÍTICA DEL PROYECTO 1.1 •

Criterios de desglose Para la definición de la estructura analítica se tuvieron en cuenta los productos que deben ser realizados durante el desarrollo del proyecto. Los lotes de control y de trabajo se definieron teniendo en cuenta un nivel de desglose tal que pueda realizarse un control efectivo sobre cada uno de ellos en lo referente al costo, a la calidad, oportunidad del proyecto, buscando un equilibrio entre los beneficios y los costos.

•

Otro criterio de definición de lotes control y de trabajo consistió en que cada uno permitiera la asignación de un responsable.

•

La estructura analítica se diseñó en concordancia con el programa director del proyecto y con los controles de seguimiento con los cuales se llevará el control de avance del proyecto.

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ESTRUCTURA ANALÍTICA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO OBRAS DE ACTUALIZACIÓN DE LA PRESA SANTA RITA

LC 1 Depósitos y préstamos

LC 2 Presa auxiliar II

LC 3 Zona baja 1

LC 4 Zona baja 2

LT 1.1 Depósito 2

LT 2.1 Excavaciones y llenos

LT 3.1 Excavaciones, llenos y filtros

LT 4.1 Excavaciones, llenos y vía

LT 1.2 Depósito 1

LT 2.2 Drenajes

LT 3.2 Vía y cunetas

LT 4.2 Muro parapeto

LT 1.3 Préstamo 1

LT 2.3 Instrumentación

LT 1.4 Préstamo 2

Notas: LC: lote de control LT: lote de trabajo

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2 PLAN DE ALCANCE DEL PROYECTO 2.1

Localización

La presa Santa Rita forma parte de la hidroeléctrica Guatapé, propiedad de las Empresas Públicas de Medellín. Está ubicada en la vereda Santa Rita del municipio de Alejandría, distante 91 km al oriente de la ciudad de Medellín.

Localización

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Localización de obras

Zona baja 1 Presa auxiliar II Préstamo 2

Presa Santa Rita

Vertedero

Depósito 1 Zona baja 2

Préstamo 1

Muro parapeto

PRÉSTAMO 2

DEPÓSITO 2

PRESA PRINCIPAL

LLENO DE REFUERZO EN LA ZONA BAJA 1

PRESA AUXILIAR I

VERTEDERO

sta Cre

de

a res la p PRÉSTAMO 1 DEPÓSITO 1

EMBALSE

Ví a de so ce ac

SISTEMAS DE DRENAJE Y LLENOS DE REFUERZO EN PRESA AUXILIAR II

MURO PARAPETO EN LA ZONA BAJA 2

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2.2

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Justificación del proyecto

Es práctica normal efectuar estudios de actualización o verificación de este tipo de estructuras en períodos no mayores de 20 años dependiendo de la evolución de la tecnología y del estado del arte en cada campo. Según los controles rutinarios realizados por las Empresas se detectaron algunos comportamientos de dichas estructuras por fuera de lo esperado y algún deterioro de las obras. Las Empresas contrataron con la firma INTEGRAL S.A. el estudio de Evaluación de la Presa Santa Rita, la cual se realizó en dos etapas: la primera denominada etapa de diagnóstico, se llevó a cabo entre mayo de 1998 y mayo de 1999 y la segunda denominada de diseño definitivo de las obras prioritarias la cual se realizó entre agosto de 1999 y junio de 2000.

De acuerdo con los resultados finales obtenidos, los trabajos a realizar son los que se describen en el siguiente numeral.

2.3

Descripción de las obras

Presa Auxiliar II: Se identificaron algunas infiltraciones y la probabilidad de licuación durante la ocurrencia de un sismo excepcional que obligan a construir un sistema de drenaje y unos llenos de refuerzo y contrapeso. Los trabajos descritos serán complementados con la instalación de un sistema de instrumentación. Zona Baja 1: Se encontraron taludes muy erodables hacia la zona del embalse que producen infiltraciones, razón por la cual se construirá un sistema de colectores de drenaje, así como un lleno de refuerzo. Zona Baja 2: Se presentan deficiencias en cuanto al borde libre necesario para control de crecientes excepcionales, por lo cual se construirá un muro parapeto en concreto reforzado.

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2.4

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Ubicación dentro del Plan Estratégico

El proyecto no se enmarca dentro de una de la áreas específicas de la planeación estratégica planteada actualmente, por ser un proyecto de mantenimiento u optimización de las obras existentes.

2.5

Factores críticos de éxito

2.5.1

Plazo

Es fundamental cumplir con el programa director de manera que las obras se logren culminar durante el año 2004, porque no se haría tránsito a otra vigencia con lo cual no se tendría que presupuestar ninguna partida adicional a la aprobada.

2.5.2

Costo

Ejecutar el proyecto dentro del costo originalmente aprobado, $ 4 303 710 000.oo precios corrientes del 26 de mayo de 2004.

2.5.3

Registro de infiltraciones

Garantizar que los registros de infiltraciones después de terminado el proyecto estén dentro de lo esperado por los diseñadores, lo cual se controlaría a través de las siguientes situaciones de alerta: •

Ebullición de limos arenosos durante la excavación de los pozos para drenaje.

•

Presencia de flujo artesiano, especialmente durante la ejecución de la perforaciones.

•

Superación del nivel máximo histórico del embalse (1887.88 msnm)

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2.6

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Alcance de lotes de control

2.6.1

Lote de control 1- Préstamos y depósitos.

Para la ejecución de los trabajos se establecieron dos zonas de préstamo de tierra y dos zonas de depósito.

2.6.1.1

Zonas de préstamo de tierra.

El préstamo 1 está ubicado cerca de las obras de la Zona baja 2 y podrá ser utilizado en la zona baja 1, en la presa auxiliar II y en los llenos secundarios contra el muro parapeto en la Zona baja 2, sin embargo este no se utilizaría si la capacidad del préstamo 2 proporciona lo necesario para los tres frentes de obra.

El préstamo 2 ubicado cerca de las obras de la Presa Auxiliar II, es prioritario para la ejecución de los llenos de la Presa Auxiliar II y de la Zona baja 1. Desde el punto de vista operativo, este préstamo presenta ventajas respecto al préstamo 1, en el sentido que los materiales a utilizar en los llenos no tienen que cruzar el puente sobre el vertedero, el cual presenta restricciones para el paso del equipo de transporte, ya que su sección tiene un ancho de 4 metros y su carga de diseño es la de un camión H 20-44 de la A.A.S.H.T.O.

2.6.1.2

Zonas de depósito.

Igualmente, durante el diseño de las obras se consideraron dos zonas de depósito de materiales a desperdiciar de las excavaciones para la fundación de las obras y del descapote y material no apto para llenos provenientes de las zonas de préstamo. En total se estimó que en zonas de depósito se deben colocar alrededor de 58 000 m3 entre descapote y excavaciones para la fundación de las obras y construcción de filtros, materiales de descapote de préstamos y de los mismos depósitos y materiales de desperdicio provenientes de los préstamos.

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2.6.1.3

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Cantera.

Los materiales requeridos para la construcción de la pata del lleno de refuerzo de la Zona Baja 1, se podrán extraer del acopio de roca que actualmente se encuentra disponible en el sitio aledaño al embalse, cerca a la Zona Baja 2 y/o de los sitios propuestos por el contratista y aprobados por el interventor.

2.6.1.4

Fuente de materiales aluviales.

Los estudios realizados por Integral S.A. proponían la explotación del material aluvial de la quebrada Santa Gertrudis pero al realizar el reconocimiento se pudo determinar que no había el material suficiente para las necesidades de la obra y además el carreteable que existía para llegar al sitio ya no estaba en buenas condiciones, lo que implicaría unos costos altísimos para su adecuación. Por lo anterior, para la ejecución de los trabajos del proyecto, se definió utilizar como fuente de materiales aluviales los propuestos por la firma contratista a la cual se le adjudique el contrato.

2.6.2

Lote de control 2- Presa auxiliar II:

Consiste en la conformación de un lleno de refuerzo de 8,0 m de altura en promedio y un volumen de 121 000 m3, combinado con la construcción de una retícula de pozos de drenaje (1,3 m de diámetro y 400 m de longitud total) entre la cota 1856 y la cota 1876, conectados a un manto de drenaje que descarga al canal existente.

Los trabajos descritos serán complementados con la instalación de un sistema de instrumentación, cuyo propósito será llevar a cabo un control de la seguridad de la obra durante construcción y a largo plazo. La información obtenida mediante dicho sistema permitirá verificar las hipótesis utilizadas en el diseño de las medidas correctivas.

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El sistema que se instalará comprende piezómetros de alambre vibratorio, medidores de infiltración, inclinómetros, puntos de control superficial y el realce de piezómetros Casagrande existentes.

2.6.3

Lote de control 3- Zona baja 1.

Consta de un lleno de refuerzo con una corona de 4,0 m de ancho mínimo en la cota 1880. El lleno tiene taludes 2H:1V y a través de éste se adecuó una rampa de 7,0 m de ancho que desde la cota 1880 hasta la cota 1867 restituye el carreteable existente. En la parte inferior del lleno de refuerzo se diseñó una pata de roca con corona a la cota 1865 y taludes 1,5 H:1V. El lleno de refuerzo tiene un volumen de 30 000 m3 y el sistema de filtros para drenaje de la zona baja 1 tiene una longitud aproximada de 1 000 m .

2.6.4

Lote de control 4- Zona baja 2.

Consiste en la construcción de un muro parapeto el cual se localizará sobre la cresta de esta zona, tendrá una longitud de 209 m y una altura promedio de 2.00 m.

2.7 2.7.1

Productos a entregar Para ser recibidos por la Subgerencia Operación

Una vez concluidos los trabajos de actualización de la presa Santa Rita, se hará entrega de todo el conjunto, a la Subgerencia Operación en cuanto a la obra civil se refiere incluyendo las zonas de préstamo de materiales y las de depósito, las vías industriales utilizadas por el contratista y la vía de acceso a la zona de la presa, a partir del sitio denominado Caza Diana.

2.7.2

Para ser recibidos por el Área Hidrometría e Instrumentación

Una vez se finalicen las obras, se hará entrega al Área de Hidrometría e Instrumentación de las Empresas, de toda la instrumentación que se realce y la nueva que se instale en la zona de la Presa Auxiliar II.

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3 PROGRAMA DIRECTOR El programa director se diseñó con base en los cuatro frentes principales de obra que corresponden a los lotes de control definidos en la estructura analítica del proyecto, teniendo en cuenta que los tres frentes de trabajo correspondientes a los lotes de control 2, 3 y 4 son independientes el uno del otro. En la presa auxiliar II se inicia con el proceso de excavación para la fundación y los pozos de drenaje simultáneamente con la instalación de la instrumentación, para continuar luego con el lleno de contrapeso y finalizar con el lleno de refuerzo. Para la Zona baja 1 se da inicio a los trabajos mediante la excavación para la fundación del lleno, luego se procede con la colocación de filtros para continuar con los llenos de refuerzo tanto en roca como en limo y finalmente con la conformación de la vía y la construcción de cunetas para drenajes. En la zona baja 2 se realizan simultáneamente las actividades de excavación, construcción del muro parapeto, llenos y conformación de la vía existente.

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PROGRAMA DIRECTOR Id

Nombre de tarea

Duración

Lotes 1

LC. 1

4 5 6 7 8

LT. 1.1 LT. 1.2 LT. 1.3 LT. 1.4 LC. 2

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

LT. 2.1

LT. 2.2

LT. 2.3

24 25 26 27 28 29 30 31 32

LT. 3.1

Movilización e instalación

15 días

'04 jun 15

'04 jun 29

DEPÓSITOS Y PRÉSTAMOS

73 días

'04 jul 01

'04 sep 11

68 días

'04 jul 01

'04 sep 06

2

70 días

'04 jul 04

'04 sep 11

2

7 días

'04 jul 07

'04 jul 13

2

8 días

'04 jul 11

'04 jul 18

2

139 días

'04 jul 08

'04 nov 23

Depósito No.2 Depósito No.1 Préstamo No.1 Préstamo No.2

PRESA AUXILIAR II

133 días

'04 jul 08

'04 nov 17

59 días

'04 jul 08

'04 sep 04

4CC

Lleno contrapeso

39 días

'04 ago 22

'04 sep 29

10CC

Lleno de refuerzo

49 días

'04 sep 30

'04 nov 17

11

57 días

'04 jul 22

'04 sep 16

Drenajes Pozos - Ejes 1, 2, 3 y 4

40 días

'04 jul 22

'04 ago 30

11CC-40 días

Pozos ejes 5 y 6

16 días

'04 sep 01

'04 sep 16

14

Instrumentacion

115 días

'04 ago 01

'04 nov 23

Piezometros

94 días

'04 ago 22

'04 nov 23

Perforación e instalación

82 días

'04 ago 22

'04 nov 11

17CC

Subida y fundida Inclinometros

62 días

'04 ago 01

'04 oct 01

18FC-103 días

41 días

'04 ago 22

'04 oct 01

11CC

Perforación colocación tubería y platinas

41 días

'04 ago 22

'04 oct 01

20CC 21CC

33 34 35 36 37

LT. 4.1

ZONA BAJA 1

'04 ago 22

'04 oct 20

'04 ago 22

'04 dic 03

48 días

'04 ago 22

'04 oct 08

14 días

'04 ago 22

'04 sep 04

11CC

Filtros

10 días

'04 sep 01

'04 sep 10

25CC+10 días

Vías y cunetas Vías Cunetas

LT. 4.2

60 días 104 días

11CC

Excavaciones

Excavaciones, llenos y filtros

Lleno refuerzo

LC. 4

'04 dic 12

Excavaciones

Excavación y llenos

Lleno roca

LT. 3.2

junio Predecesoras M F

'04 jun 15

Subida y fundida

LC. 3

Fin

181 días

PROYECTO PRESA SANTA RITA

2 3

22 23

Comienzo

ZONA BAJA 2

5 días

'04 sep 06

'04 sep 10

26FF

28 días

'04 sep 11

'04 oct 08

27

56 días

'04 oct 09

'04 dic 03

39 días

'04 oct 09

'04 nov 16

28

56 días

'04 oct 09

'04 dic 03

28

137 días

'04 jul 29

'04 dic 12

74 días

'04 sep 30

'04 dic 12

Excavaciones Llenos

48 días

'04 sep 30

'04 nov 16

11

26 días

'04 sep 30

'04 oct 25

34CC

Conformación vía Muro

48 días

'04 oct 26

'04 dic 12

35

51 días

'04 jul 29

'04 sep 17

Excavaciones, llenos y vías

P

julio M F

P

agosto M F

septiembre P M F

P

octubre M F

noviembre P M F

diciemb P M

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VERSIÓN 1

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4 COSTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS 4.1

Estructura y organización de costos

Se definió un desglose general de costos basados en la estructura analítica del proyecto, teniendo en cuenta los lotes de control y los lotes de trabajo, como se muestra en el cuadro siguiente:

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4.2

VERSIÓN 1

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Costo técnico en valores constantes de fecha de inicio del proyecto:

Se calculó el costo del proyecto con base en una estructura contable que se definió a partir de la estructura analítica, asignándole el costo técnico a cada lote de trabajo para así conformar el costo total del proyecto. El costo del proyecto actualización sísmica presa Santa Rita, se planteó a precios corrientes en moneda nacional, presentados en pesos. No se calculó el costo a precios constantes, por lo corto del período de construcción (6 meses) y el estimarse la contratación a precios firmes, es decir, no se consideran reajustes para los contratos de obra. Los costos se resumen en los siguientes conceptos:

4.2.1 4.2.1.1

Presa Santa Rita Costos de obras civiles:

El proyecto consta de las siguientes obras civiles: Depósitos y préstamos: Excavaciones y llenos, drenajes y engramados. Presa auxiliar II: Excavaciones y llenos, drenajes, engramados e instrumentación. Zona baja 1: Excavaciones y llenos, drenajes y engramados. Zona baja 2: Excavaciones y llenos, concretos y engramados.

4.2.1.2

Costos de Ingeniería y administración:

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VERSIÓN 1

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Bajo este rubro se agruparon los costos por los siguientes conceptos: Asesoría: La cual se realizará a través de la firma diseñadora del proyecto hidroeléctrico Guatapé y quien fue también diseñadora de las obras de actualización. Gerencia del proyecto: La gerencia del proyecto la realizará la subgerencia Proyectos Generación a través del equipo designado para ello, el cual está dividido en la Gerencia propiamente dicha y en el equipo de la Interventoría. Se valoró según los salarios reales y prestaciones sociales del personal asignado, tanto en oficina como en campo. Logística: Se tuvo en cuenta para esta valoración, algunos rubros que son indispensables y significativos para la administración o gerencia del proyecto, como son el transporte contratado para la movilización del personal hacia las obras y entre los distintos frentes de obra; arrendamiento de casa para el alojamiento del personal, comunicaciones y dotación de oficinas en el sitio de las obras y en Guatapé y los viáticos del personal de EPM desplazado a las obras.

4.3

Codificación de la estructura de costos en el sistema contable

La estructura contable se definió en el módulo Job Cost del sistema One World y consistió en asignarle una cuenta contable a cada uno de los lotes de control. Estas cuentas pueden verse en el siguiente cuadro resumen:

ACTUALIZACIÓN SÍSMICA PRESA SANTA RITA

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VERSIÓN 1

COSTOS TÉCNICOS Y ASOCIADOS

PRECIOS CORRIENTES- Millones de COP$

4.4

Cálculo del flujo de fondos

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VERSIÓN 1

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Halladas las cantidades de obra de las actividades incluidas en el programa director, se procedió a valorar en precios constantes de inicio del proyecto cada una de estas cantidades, para obtener una sumatoria de todos estos valores y así obtener el flujo de fondos que se presenta en la tabla resumen.

Este costo fue calculado el 26 de mayo de 2004.

4.5

Factibilidad económica

El proyecto de actualización sísmica presa Santa Rita, no es un proyecto de rentabilidad y su objetivo es mantener el valor presente del activo, por lo cual no es necesario calcular ninguna factibilidad económica.

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4.6

VERSIÓN 1

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Proyecciones financieras

De acuerdo con la normatividad dada por el Área Finanzas Generación, se elaborarán las proyecciones financieras del proyecto, actualizándolas según las modificaciones en el flujo de inversiones.

4.7

Presupuesto anual

Obedece a las cuentas presentadas en el numeral 4.3.

4.8

Retroalimentación costo del proyecto.

El costo del proyecto se actualizará cada que se modifiquen las condiciones con las cuales se calculó el costo anterior (nuevas adjudicaciones, actas de modificación, cambios sustanciales en factores macroeconómicos, etc.). Inicialmente se plantea la presentación del informe de costo del proyecto, al finalizar el mismo.

5 PLANIFICAR LA ORGANIZACIÓN Y LOS RECURSOS DEL PROYECTO 5.1

Identificación de las conexiones del proyecto

En la figura 1, se muestra la organización implementada para el proyecto “Actualización Presa Santa Rita” y sus principales relaciones tanto internas como externas.

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FIGURA 1

VERSIÓN 1

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Subgerencia Proyectos Generaciòn

Equipo Actualización Presa Santa Rita

Grupo de asesoría interna

Recibe la información, analiza, direcciona y atiende directamente todos los aspectos técnicos y administrativos de los contratos de obra civil y de asesoría externa, envía respuestas.

Brindar asesoría en los aspectos técnicos

Conexiones técnicas

Conexiones organizativas

Subgerencia Admón y Finanzas Subgerencia Ambiental Gen. Unidad Jurìdica Gen. y Ambiental Depto de Seguridad y Vigilancia Depto de Bienes Inmuebles EATIC

Asesores

Contratista de obra civil

Otros

Envían y solicitan información oficial por medio impreso y digital al equipo Actualización Presa Santa Rita. Se tratan los aspectos técnicos de la obra civil a través de la interventoría ejecutada directamente por el equipo Actualizaicón Presa Santa Rita.

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VERSIÓN 1

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La asesoría externa interactuará con el equipo Actualización Presa Santa Rita a través de la dirección del proyecto. Se realizarán visitas periódicas las cuales quedarán registradas en informes que el asesor entregará a la dirección del proyecto. Adicionalmente, la asesoría atenderá las consultas que presente el contratista de la obra civil a través de la interventoría.

5.2

Identificación de funciones genéricas dentro del proyecto

Para el proyecto Actualización presa Santa Rita se identificaron los siguientes cargos con sus respectivas funciones así: 5.2.1 •

Director del proyecto: El Director del Proyecto será responsable del planeamiento, organización, integración, dirección y control generales de todos los trabajos requeridos para desarrollar el proyecto que dirige, de tal manera que se realicen de manera planeada, oportuna, sistemática y documentada bajo un enfoque de gerencia de proyectos, aseguramiento de calidad, protección del medio ambiente, salud ocupacional y seguridad industrial, de acuerdo con prácticas gerenciales y técnicas aceptadas y reconocidas, según el estado del arte y en conformidad con el proceso “Gerenciar proyectos”, de la Subgerencia Proyectos Generación.

•

Será

responsable de establecer relaciones y comunicaciones correctas con las interfases

internas y externas del proyecto que dirige. •

El Director del Proyecto será responsable de manejar, coordinar y motivar el personal del proyecto que dirige, para mantener alta productividad y contribuir al éxito del proyecto.

•

El Director del proyecto deberá planear el trabajo, allegar los recursos requeridos y fijar políticas y métodos de trabajo, de tal manera que los asuntos rutinarios del trabajo de la gerencia del proyecto se desarrollen con el mínimo esfuerzo y en forma oportuna, y que los asuntos extraordinarios, inusuales o de emergencia puedan ser atendidos rápida y eficazmente.

•

El Director del Proyecto fijará las metas, prioridades y procedimientos y revisará periódicamente su cumplimiento con su equipo de trabajo.

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•

VERSIÓN 1

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El Director del Proyecto diseñará e implantará sistemas de delegación y control adecuados para evitar que la atención de los asuntos técnicos y administrativos relativos a la gerencia del proyecto, se haga a expensas de perder el control gerencial. Para el efecto, el Director del Proyecto prestará permanente atención al mantenimiento de su papel gerencial, evitando convertirse en simple hacedor, técnico o supervisor y propiciando una delegación eficaz que proyecte su experiencia y filosofía a toda la organización de la gerencia del proyecto.

De acuerdo con lo anterior, el Director del proyecto tendrá, entre otros, los siguientes deberes y responsabilidades: •

Planeamiento

El Director del Proyecto deberá:

-

Analizar los estudios previos que existan del proyecto, y preparar y distribuir la información pertinente al personal de la gerencia del proyecto.

-

Estudiar e implantar el proceso “Gerenciar proyectos” de la Subgerencia Proyectos Generación.

-

Desarrollar, conjuntamente con el Área Programación y Control, el plan del proyecto para ejecutar y controlar el trabajo de la gerencia del proyecto.

-

Preparar y emitir directrices, métodos y procedimientos escritos en relación con las actividades de la gerencia del proyecto, que satisfagan los requerimientos del proceso “Gerenciar proyectos”, y de LAS EMPRESAS.

-

Vigilar la preparación y aprobar el presupuesto del proyecto y de los trabajos de la gerencia del proyecto, y establecer los procedimientos para controlar y reportar los costos del proyecto en todas sus fases de ejecución.

-

Vigilar la preparación y aprobar la programación del proyecto y de los trabajos de gerencia del proyecto, y establecer procedimientos para monitorear, controlar y reportar el avance del proyecto durante todo su ciclo de vida.

-

Establecer metas específicas y fijar prioridades para todas las facetas del trabajo de gerencia del proyecto y darlas a conocer al personal correspondiente.

-

Vigilar el desarrollo del aseguramiento de calidad de los trabajos de la gerencia del proyecto.

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-

VERSIÓN 1

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Vigilar que los recursos requeridos para la ejecución de la gerencia del proyecto sean incorporados oportunamente al proyecto.

-

Revisar periódicamente las directrices, procedimientos y planes del proceso “Gerenciar proyectos”, y actualizarlos cuando sea necesario.

-

Establecer y monitorear todos los canales de comunicación internos al proceso “Gerencia de proyectos”, y con las interfases internas y externas.

•

-

Organización

Inducir un clima organizacional que permita alcanzar los objetivos del proyecto dentro de un marco de relaciones armoniosas.

-

Diseñar, implantar y mantener la organización de la gerencia del proyecto y definir las interrelaciones entre el personal clave y las actividades del proyecto.

-

Reclutar, seleccionar e inducir el personal requerido para implantar la organización de la gerencia del proyecto.

-

Revisar permanentemente la organización del proyecto y hacer los ajustes requeridos por el desarrollo del ciclo de vida del proyecto.

-

Mantener informadas a la Dirección de la Subgerencia Proyectos Generación y a las interfases internas y externas del proyecto de cualquier cambio en la estructura organizacional, y de las novedades que se presenten en relación con el personal clave: vacaciones, reemplazos, retiros.

•

Control

-

Establecer un marco para alcanzar y mantener el control general de la gerencia del proyecto.

-

Monitorear cuidadosamente que las actividades de la gerencia del proyecto

se ciñan a lo

establecido en el proceso “Gerenciar proyectos” de la Subgerencia Proyectos Generación, y recomendar ajustes cuando se requieran. -

Monitorear permanentemente los sistemas para controlar los programas, la gestión ambiental, salud ocupacional, seguridad industrial y gestión de riesgos, costos, y calidad de los trabajos del proyecto, y velar porque operen eficaz y efectivamente en relación con los objetivos del proyecto.

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-

VERSIÓN 1

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Mantener comunicaciones efectivas con la Dirección de la Subgerencia Proyectos Generación, con las interfases internas y externas, para el efecto: -

Realizar reuniones periódicas.

-

Emitir informes de alta calidad que cubran el estado del avance físico real vs el programa, costos reales vs presupuestos, estado de la gestión, análisis de la información, conclusiones y recomendaciones que se deriven de dichos análisis. -

Discutir, con su Equipo de Trabajo, los asuntos conflictivos y propondrá soluciones para resolverlos.

-

Documentar el proyecto mediante actas de reuniones, correspondencia, confirmación de llamadas telefónicas y la historia del proyecto.

-

Revisar regularmente los requerimientos de personal para garantizar que los recursos humanos se ajusten correctamente a la carga de trabajo y al Programa Director del proyecto.

-

Monitorear el flujo de información sobre el proyecto para asegurar que los trabajos de la gerencia del proyecto avancen fluidamente.

-

Monitorear todas las facturas y cuentas de cobro para garantizar que sean correctas y que se ciñan a los documentos de los contratos.

-

Informar inmediatamente a la Dirección de la Subgerencia Proyectos Generación de cualquier situación inusual o problema real o potencial de manera que ésta esté al tanto de los acontecimientos imprevistos.

-

Revisar y aprobar todas las comunicaciones externas para garantizar que se preserven la imagen corporativa y del proyecto. Practicar control por excepción, dar atención inmediata y promover acción correctiva a los asuntos anormales.

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VERSIÓN 1

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Adicionalmente, deberá cumplir con las siguientes funciones generales: •

Facilitar el logro de los objetivos del equipo.

•

Hacer seguimiento a las metas y objetivos del equipo.

•

Coordinar la asignación equitativa de las cargas de trabajo entre los miembros del equipo.

•

Asumir el rol de tutor y hacer seguimiento a las metas de desempeño y desarrollo individual de los miembros del equipo.

•

Ser miembro activo del equipo.

•

Interactuar con el resto de la organización en cuanto sea necesario para alcanzar los objetivos del equipo.

•

Hacer seguimiento a las actividades administrativas delegadas en el equipo.

•

Buscar la participación de los miembros del equipo en la toma de decisiones.

•

Informar a su tutor sobre el progreso del equipo.

•

Control de la ejecución presupuestal.

•

Revisar las especificaciones técnicas producidas por el consultor y elaborar el pliego de condiciones, teniendo en cuenta las normas y prácticas vigentes en materia de contratación

•

Planear, dirigir y controlar la programación, costo y calidad de las actividades y procesos del proyecto a su cargo.

•

Elaborar, estudiar y administrar los documentos, las propuestas y los contratos

que se le

asignen. •

Administrar los procesos de licitación, adjudicación y legalización de los contratos de asesorías y ejecución de obras públicas.

•

Controlar que los programas de construcción aprobados para la ejecución de las obras se cumplan, así como el flujo de inversiones.

•

Estudiar y proponer al superior inmediato variaciones sobre las obras, indicando ventajas, costos y plazos de ejecución.

•

Desarrollar las actividades administrativas delegadas como miembro del equipo.

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5.2.2 •

VERSIÓN 1

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Auxiliar administrativo de lote de trabajo Reportar periódicamente sobre le avance y la ejecución presupuestal de cada uno de los lotes de trabajo a su cargo.

•

Recomendar acciones para corregir las desviaciones que se estén presentando en los lotes en cuanto a alcances y costos.

5.2.3

Ingeniero interventor

•

Colaborar con el Contratista con miras a la correcta ejecución y cumplimiento del contrato.

•

Exigir el cumplimiento del contrato en todas o en cualquiera de sus partes.

•

Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de los planos y/o de las especificaciones.

•

Atender y resolver toda consulta sobre omisiones, errores o discrepancias en los planos y/o de las especificaciones.

•

Estudiar o recomendar los cambios sustanciales que sean necesarios o convenientes en los planos o en las especificaciones y presentarlos a consideración de las Empresas.

•

Decidir sobre los cambios en los planos o en las especificaciones, que no afecten sustancialmente estos documentos.

•

Determinar la necesidad de ejecutar obra adicional o extra; presentar su justificación y precios a consideración de las Empresas.

•

Aprobar, rechazar y hacer seguimiento del plan y programa de trabajo para el desarrollo del contrato.

•

Aprobar o rechazar y auditar el sistema de aseguramiento de calidad de los trabajos del Contratista.

•

Aprobar o rechazar el planeamiento, diseño y construcción de las obras provisionales.

•

Aprobar o rechazar los métodos de construcción, equipos, elementos, materiales, herramientas y calificación de la mano de obra a ser incorporada en la obra y vigilar su oportuno suministro y manejo.

•

Inspeccionar la obra y velar porque se realice de acuerdo con los planos, las especificaciones y demás documentos del contrato.

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•

VERSIÓN 1

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Verificar y controlar que se cumpla con el Plan de Calidad propuesto por el Contratista para la ejecución de la obra.

•

Ordenar la reconstrucción de las partes de la obra defectuosas y practicar la re-inspección.

•

Exigir que la obra sea ejecutada cumpliendo con todos los requisitos de gestión de riesgos, salud ocupacional, higiene y seguridad industrial, establecidos en los documentos del contrato.

•

Exigir que la obra sea ejecutada dando protección al medio ambiente y cumpliendo con todas las normas sobre manejo del impacto ambiental establecidas en los documentos del contrato y en la legislación colombiana.

•

Verificar y certificar en asocio con el Contratista, la medición y cómputo de las cantidades de obra ejecutadas, sus valores y precios para los efectos de las actas de pago.

•

Vigilar y controlar el buen uso y conservación de los elementos de propiedad de las Empresas que estén al servicio del Contratista o de la obra.

•

Verificar que el Contratista cumpla con todas las obligaciones laborales tales como: No contratar personas menores de edad; suscripción del contrato de trabajo del personal empleado en la ejecución de la obra; el pago oportuno del salario cotizado y que éste no sea inferior al mínimo legal vigente; el pago de las horas extras y del descanso dominical o festivo; pago del subsidio de transporte; afiliación del personal empleado y pago oportuno de los aportes a las Empresas Promotoras de Salud E.ST-P., a las Administradoras de Fondos de Pensiones A.F.P. y a las Administradoras de Riesgos Profesionales A.R.P., de acuerdo con lo establecido en la Ley 100 de 1993; afiliación del personal empleado y pago oportuno de los aportes a la Caja de Compensación Familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

•

Verificar que el Contratista responda por el pago de las prestaciones sociales del personal empleado en la ejecución de la obra, dentro de los períodos y plazos estipulados por la ley, entre ellas: Prima de servicios, intereses a las cesantías, vacaciones, y suministro de calzado y vestido de labor. Además, velar por el suministro de los elementos y herramientas necesarias para el desarrollo de su labor, así como de los implementos de seguridad tales como cascos, botas, guantes, mascarillas, cinturones de seguridad, tapones auditivos, gafas, etc., y exigir su utilización durante el desarrollo de los trabajos.

•

Verificar que el Contratista cumpla con todas las disposiciones legales aplicables al personal empleado en la ejecución del contrato, con todas las regulaciones establecidas en el Código

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Sustantivo de Trabajo y normas que lo complementen, para lo cual podrá revisar los libros de contabilidad del Contratista con el fin de verificar los respectivos pagos. •

Asesorarse de la Unidad Relaciones Laborales de las Empresas para exigirle al Contratista el cumplimiento de sus obligaciones laborales con el personal empleado en la obra, así como del Departamento de Salud Ocupacional de las Empresas para el cumplimiento de las normas sobre gestión de riesgos, salud ocupacional, higiene y seguridad industrial.

•

Analizar, para lo cual el Interventor tendrá acceso, la información completa y correcta sobre el número de personas empleadas en cada subdivisión del trabajo, sobre clasificación y sueldos de cada uno, sobre el costo para el Contratista de cada clase de materiales, herramientas, equipos e instrumentos utilizados por él en el trabajo y sobre las cantidades y clases de materiales empleados en cada subdivisión de la obra, y sobre todos los costos directos e indirectos, fijos o variables, imputables a la misma; para lo cual podrá revisar los libros de contabilidad y los registros de contabilidad de costos del Contratista y demás información requerida para conocer con detalle los costos de la obra.

•

Llevar las bitácoras de campo que sean necesarias durante la ejecución de la obra, las cuales deberán ser firmadas cada día por el Contratista y el Interventor. En caso de existir desacuerdo con lo expresado por el Interventor en la bitácora, el Contratista deberá dejar constancia de su inconformidad en la misma.

•

Todas las demás atribuciones de las Empresas que se contemplan en los documentos del contrato y correspondan al Interventor.

•

5.2.4 •

Informar al director sobre el avance de las labores asignadas.

Auxiliar administrativo Tiene como función principal servir de apoyo al ingeniero Director del proyecto, en todas sus labores.

•

Elaboración de informes periódicos de control y seguimiento sobre ejecución del proyecto.

•

Actualizaciones en la programación , costos y plan del proyecto.

•

Gestión de liberación de facturas de ejecución de las obras civiles y del manejo de cuentas contables del proyecto.

•

Estudiar e interpretar los planos y especificaciones de las obras para dar las instrucciones necesarias a la interventoría. Estimar las cantidades de obra.

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•

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Adelantar actividades de asistencia técnica, administrativa u operativa de acuerdo con instrucciones, procedimientos y normas establecidas.

•

Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y operativo; verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes

•

Elaborar e interpretar cuadros, informes, estadísticas y datos concernientes al área de desempeño.

•

Comprobar la eficacia de los métodos y procesos utilizados en el desarrollo de planes y programas propios del área.

•

Colaborar con la orientación y comprensión de los procesos involucrados en actividades propias del área y sugerir las alternativas según el caso.

•

Participar en la planeación, programación, organización, ejecución y control de las actividades propias del cargo y del área de desempeño.

•

Mantener informado al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas en el desempeño del oficio.

•

Desempeñar las demás funciones complementarias al oficio, asignadas por el superior inmediato.

•

Elaboración y presentación de registros fotográficos semanales de los avances de obra.

•

Participación esporádica en comités de obra y en los comités de empleo.

5.2.5 •

Auxiliar de campo Tiene como función principal servir de apoyo al ingeniero interventor del contrato de las obras de actualización de la presa Santa Rita, en todas sus labores.

•

Elaboración de informes periódicos de control y seguimiento sobre ejecución del proyecto.

•

Realizar interventoría a las obras civiles.

•

Elaborar e interpretar cuadros, informes, estadísticas y datos concernientes al área de desempeño.

•

Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y operativo, verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes.

•

Comprobar la eficacia de los métodos y procedimientos utilizados en el desarrollo de planos y programas propios del área.

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•

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Efectuar interventoría y elaborar acta de los trabajos con terceros cuando corresponda en el desempeño de sus funciones.

•

Mantener informado al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas en el desempeño del oficio.

•

Velar por el buen funcionamiento y utilización del equipo, herramientas y materiales a su cargo.

•

Cumplir las normas de Higiene y Seguridad y velar por la seguridad de los demás.

•

Desempeñar las demás funciones complementarias al oficio, asignadas por el superior inmediato.

5.2.6 •

Secretaria Atender lo relacionado con la correspondencia y archivo del equipo, transcribir a computador trabajos e informes en general; realizar funciones de recepcionista; atender al personal de las Empresas y al público que llega a la oficina y mantener al día las labores que le corresponden.

•

Transcribir a procesador de palabras, a hoja de cálculo electrónica, los oficios, memorandos, cuadros, estudios, resoluciones, gráficos, bases de datos, actas e informes en general.

•

Tomar dictados, redactar oficios y preparar respuesta de la correspondencia específica del equipo, de acuerdo con las instrucciones del director del equipo presa Santa Rita.

•

Controlar y revisar la calidad y la ejecución de los trabajos encomendados, de acuerdo con las normas y técnicas empleadas en las Empresas.

•

Recibir, seleccionar y distribuir la correspondencia del equipo, llevar registro y control de la información recibida y devuelta.

•

Concertar citas, reuniones y entrevistas

a las cuales debe asistir el director del equipo, e

informar el día y hora de cumplimiento y ocurrencia, cancelar y efectuar las que le sean ordenadas. •

Despachar, recibir y controlar la correspondencia relacionada con la gestión del equipo.

•

Atender al personal de las Empresas y al público, personal o telefónicamente para dar información y concertar entrevistas internas y externas, anotar y transmitir los mensajes al director del equipo.

•

Coordinar con el director del equipo la atención de las reuniones que le sean asignadas.

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•

VERSIÓN 1

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Organizar la documentación que el director del equipo debe llevar a las reuniones en general y a cualquier tipo de presentación.

•

Efectuar trámites de pedidos de artículos de consumo como formatos, papelería en general, útiles de oficina y demás elementos propios de la oficina, de acuerdo con el coordinador del equipo.

•

Mantener informado al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas en el desempeño del oficio.

•

Cumplir las normas de Higiene y Seguridad y velar por la seguridad de los demás.

•

Velar por el buen funcionamiento y utilización de los equipos y materiales a su cargo.

•

Desempeñar las demás funciones complementarias al oficio que le asigne el superior inmediato.

•

Clasificar y archivar en el sistema JDC toda la documentación del proyecto.

5.3 5.3.1

Identificación de los requisitos del personal Director

Los requisitos para el director, serán los mismos que se describen para los ingenieros de proyectos. Estudios Básicos: •

Ingeniería Civil.

Conocimientos complementarios: •

Formación en gerencia de proyectos

•

Inglés técnico

•

Administración de contratos nacionales

•

Normas contractuales e interventoría de proyectos

•

Manejo de equipos de trabajo multidisciplinarios e interorganizacionales

•

Identificación y manejo de riesgos en proyectos

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VERSIÓN 1

•

Preparación y evaluación de informes técnicos

•

Legislación contractual y ambiental

•

Toma de decisiones bajo incertidumbre

•

Aseguramiento de la calidad en proyectos

•

Negociación en todos sus aspectos

•

Manejo de reclamos y conflictos contractuales

•

Administración de personal

•

Administración del tiempo

•

Manejo de procesador de texto, hoja electrónica, Project y Power Point

5.3.2

Ingeniero interventor

Estudios Básicos: •

Ingeniería Civil.

Conocimientos complementarios: •

Formación en gerencia de proyectos

•

Administración de contratos nacionales

•

Normas contractuales e interventoría de proyectos

•

Manejo de equipos de trabajo multidisciplinarios e interorganizacionales

•

Identificación y manejo de riesgos en proyectos

•

Preparación y evaluación de informes técnicos

•

Legislación contractual y ambiental

•

Toma de decisiones bajo incertidumbre

•

Aseguramiento de la calidad en proyectos

•

Negociación en todos sus aspectos

•

Manejo de reclamos y conflictos contractuales

•

Administración de personal

•

Administración del tiempo

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•

VERSIÓN 1

Manejo de procesador de texto y hoja electrónica

5.3.3

Auxiliar administrativo de lote de trabajo

Estudios Básicos: •

Tecnología Civil.

Conocimientos complementarios: •

Manejo de procesador de texto, hoja electrónica, Project y Power Point

•

Manejo del sistema One World

•

Manejo del sistema de archivo digital JDC

•

Administración de contratos nacionales

•

Normas contractuales e interventoría de proyectos

•

Preparación y evaluación de informes técnicos

•

Legislación contractual y ambiental

•

Aseguramiento de la calidad en proyectos

5.3.4

Auxiliar administrativo

Estudios Básicos: •

Tecnología Civil.

Conocimientos complementarios: •

Manejo de procesador de texto, hoja electrónica, Project y Power Point

•

Manejo del sistema One World

•

Manejo del sistema de archivo digital JDC

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•

Administración de contratos nacionales

•

Normas contractuales e interventoría de proyectos

•

Identificación y manejo de riesgos en proyectos

•

Preparación y evaluación de informes técnicos

•

Legislación contractual y ambiental

•

Toma de decisiones bajo incertidumbre

•

Aseguramiento de la calidad en proyectos

•

Negociación en todos sus aspectos

•

Manejo de reclamos y conflictos contractuales

5.3.5

Auxiliar de campo

Estudios Básicos: •

Tecnología Civil.

Conocimientos complementarios: •

Manejo de procesador de texto

•

Normas contractuales e interventoría de proyectos

•

Identificación y manejo de riesgos en proyectos

•

Preparación y evaluación de informes técnicos

•

Aseguramiento de la calidad en proyectos

•

Negociación en todos sus aspectos

5.3.6

Secretaria

Estudios Básicos: •

Secretariado comercial

Conocimientos complementarios: •

Manejo de procesador de texto

VERSIÓN 1

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•

Normas y técnicas de archivo

•

Manejo de hojas de cálculo

•

Preparación e impresión de informes técnicos

•

Aseguramiento de la calidad en proyectos

•

Manejo del sistema One Word

•

Manejo del sistema JDC

5.4

VERSIÓN 1

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Asignación de responsables a los lotes de la estructura analítica:

Para cada lote de trabajo definido en la estructura analítica del proyecto Actualización presa Santa Rita, se asignó un responsable según la identificación de las funciones genéricas y de los requisitos del personal. En la figura 2, se muestra la estructura analítica con la asignación de responsables.

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VERSIÓN 1

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ESTRUCTURA ANALÍTICA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO OBRAS DE ACTUALIZACIÓN DE LA PRESA SANTA RITA

LC 1 Depósitos y préstamos

LC 2 Presa auxiliar II

LC 3 Zona baja 1

LC 4 Zona baja 2

LT 1.1 Depósito 2

LT 2.1 Excavaciones y llenos

LT 3.1 Excavaciones, llenos y filtros

LT 4.1 Excavaciones, llenos y vía

Hugo León Arango H.

Hugo León Arango H

Hugo León Arango H

Hugo León Arango H

LT 1.2 Depósito 1

LT 2.2 Drenajes

LT 3.2 Vía y cunetas

LT 4.2 Muro parapeto

Hugo León Arango H

Hugo León Arango H

Hugo León Arango H

Hugo León Arango H

LT 1.3 Préstamo 1

LT 2.3 Instrumentación

Hugo León Arango H

Hugo León Arango H

LT 1.4 Préstamo 2

Hugo León Arango H

Notas: LC: lote de control LT: lote de trabajo Nombres por lote = responsables por parte de EPM

Figura 2: Estructura analítica con asignación de responsables

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5.5

VERSIÓN 1

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Conformación y documentación de los equipos de trabajo

La conformación del Equipo Actualización presa Santa Rita está documentada en el formato “Descripción de equipos” el cual se encuentra adjunto al final de este plan, ver anexo 8.

5.6

Organigrama.

Se presenta el diagrama jerarquizado del equipo Actualización presa Santa Rita, con los cargos y nombres de los equipos involucrados en el proyecto y teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades de cada cargo. Ver figura 3.

5.7

Asignación de responsables a la estructura organizacional Subgerente Proyectos Generación Juvenal D. Espinal B.

Equipo Actualización Presa Santa Rita

Director del proyecto: Juan Esteban Ospina R. Funciones ejecutivas: Hugo León Arango H.(Auxiliar administrativo) Gladys Amparo Arango M.(Secretaria) Funciones técnicas: Luis Ernesto Gil T. (Ingeniero interventor) Eugenio Atonio Gil (Auxiliar de campo) Gustavo Adolfo Vera A. (Auxiliar de campo)

Figura 3: Organigrama proyecto Actualización Presa Santa Rita

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5.8

VERSIÓN 1

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Documentar el plan de movimiento de personal:

Luego de terminado el proyecto, al personal se le reubicará en el proyecto Porce III.

5.9

Formalizar el personal del proyecto:

El personal para el proyecto fue extractado de la reorganización de la nómina de la Subgerencia Proyectos Generación, dependiente de la misma Subgerencia. La asignación de responsables a la estructura organizacional se hizo teniendo en cuenta la experiencia específica de los profesionales y auxiliares durante la construcción de proyectos hidroeléctricos como Playas, Río Grande II, Porce II, Microcentrales, y Actualización sísmica de las subestaciones de energía y edificios de control, considerando las diferentes especialidades técnicas a la cual corresponden. Se dispuso el siguiente personal de acuerdo a la autorización del subgerente Proyectos Generación dada en reunión de grupo primario de la Subgerencia Proyectos, el 8 de junio de 2004.

5.10 Base de datos del personal: En el cuadro 1 se pueden observar los principales datos del personal que conforma el equipo Actualización de la presa Santa Rita.

Apellidos

Nombres

Clasif. EPM Registro Extensión

Cargo

Categoría

Centro de Responsabilidad

Estudios principales

Ospina Restrepo

Juan Esteban

Profesional

672614

2161

Ingeniero

A-28

2410

Ingeniero Civil

Gil Torres

Luis Ernesto

Profesional

383608

2051

Ingeniero

A-23

2420

Ingeniero Civil

Arango Henao

Hugo León

Tecnólogo

142234

2162

Inspector 15

E-20

2410

Tec. Construcciones civiles

Gil

Eugenio Antonio

Tecnólogo

379601

2174

E-14

2410

Tec. Construcciones civiles

Arango Mora

Gladys Amparo

Secretaria

141400

2140

F-3

2410

Secretariado general

Vera Alzate

Gustavo Adolfo

Auxiliar

947233

2142

E-4

2400

Tec. Construcciones civiles

Auxiliar Serv. y Mtto. 12 Secretaria C Auxiliar Serv. y Mtto. 09

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VERSIÓN 1

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5.11 Plan de desarrollo del equipo Se elabora el PIDD (Plan Individual de Desempeño y Desarrollo) para cada uno de los integrantes del equipo, que incluye la planeación de dos metas individuales de desempeño, que básicamente son metas del equipo con el plan de acción individual para alcanzarlas. Para las metas individuales de desarrollo cada integrante del equipo se compromete a obtener indicadores satisfactorios en las dimensiones que requieren especial atención. Se presenta a continuación la meta individual de desempeño de los integrantes del Equipo Actualización presa Santa Rita para el año 2004 en lo que tiene que ver con el proyecto y que es igual para todos.

SECCIÓN 2: PLANEACIÓN DE METAS INDIVIDUALES DE DESEMPEÑO Seleccione dos metas de desempeño, que serán tenidas en cuenta en caso de que EEPPM defina para este período, un esquema de compensación variable.

META No.1 Lograr que se construyan y entreguen los trabajos correspondientes a la contratación PC-009114 "Construcción de las obras de actualización de la presa Santa Rita" a diciembre de 2004, bajo los parámetros de calidad, costo y tiempo, estipulados en el plan del proyecto.

Asociada a Compensación Variable

(específicas, medibles, alcanzables y oportunas)

Nombre del Indicador: Fecha prevista Vs. fecha real Formula del indicador: N/A Frecuencia de medida: Mensual Unidad de medida: Días Fuente de verificación del indicador: Informes mensuales de seguimiento Plan de acción para alcanzar la meta: 1. Apertura de la contratación

2. Cierre de la contratación

3. Orden de inicio de las obras

4. Fecha de terminación del contrato

Recursos

Tiempo

Equipo de trabajo, otras dependencias de las Empresas, equipos informáticos, pliego de condiciones y especificaciones técnicas, planos, presupuesto.

Febrero 27 de 2004

Equipo de trabajo, otras dependencias de las Empresas, equipos informáticos, ofertas presentadas por los proponentes.

Abril 14 de 2004

Equipo de trabajo, informe de adjudicación para la Unidad Jurídica y Comité de Adjudicación de Gerencia.

Junio de 2004

Equipo de trabajo, interventoría, asesoría, otras dependencias de las Empresas, equipos informáticos, informes de seguimiento y actas de pago mensual y final.

Diciembre de 2004

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VERSIÓN 1

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5.12 Planificación de los recursos físicos Los recursos físicos para el gerenciamiento del proyecto Actualización presa Santa Rita, se encuentran ubicados en el noveno piso del Edificio Empresas Públicas de Medellín, costado sur oriental, inmersos en los recursos asignados para los distintos proyectos administrados por la Subgerencia Proyectos Generación. Para la Interventoría, se dispondrá de una oficina en el sitio del proyecto, adecuada por el contratista de las obras civiles, la cual contará con dotación de elementos sobrantes del proyecto eólico Jepírachi, dos líneas telefónicas monocanales y un computador sin acceso a Internet. Adicionalmente se contará con una oficina y alojamiento en el casco urbano del municipio; la oficina contará con un computador y acceso a Internet, además de una línea telefónica. Se dispondrá de un vehículo permanente para el transporte del personal de la interventoría entre Medellín, Guatapé y el sitio del proyecto.

5.13 Formato corporativo sobre la descripción de equipos En el anexo 8 se muestra el formato corporativo “Descripción de equipos” donde quedó definido la conformación del equipo Actualización presa Santa Rita.

6 PLAN DE INFORMACIÓN 6.1

Suposiciones y restricciones

Para el tratamiento de la información se respetarán las normas que tiene vigentes el Departamento Administración Documental de EEPPM y personalizaremos el tratamiento de la información para el flujo interno de la información en el proyecto de acuerdo con las necesidades del mismo. Para una eficaz administración de la información se deberá actualizar la clasificación de la información anualmente. Esta condición se debe dar incluso terminado el proyecto y hasta que los documentos cumplan su ciclo de vigencia o cuando ya no exista ningún tipo de restricción sobre la documentación.

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VERSIÓN 1

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La consulta por los funcionarios de Organismos de control se regirá por las disposiciones y directrices emitidas por La Dirección de Control Interno. El Archivo llevará el control de préstamo de los documentos y lo conservará para aclaraciones o verificaciones de los organismos de control. El Departamento Administración Documental no se hace responsable de las copias que se realicen a los documentos que se retiren del archivo por los funcionarios autorizados. Los respaldos de la información digital de la base de datos se harán semanalmente por la Dirección de Informática conforme a lo establecido por las normas corporativas para manejo de información. Toda persona involucrada en el proyecto que deba mandar archivar algún documento debe definirle a la persona que alimenta el programa, el tipo de documento y el número de sistema que se le debe colocar. Los documentos que se generan en un proyecto actualmente, son en papel o en medio electrónico. A la fecha, aún existen documentos que deben ser producidos en papel y guardados en este mismo medio, para cumplir con la rigurosidad jurídica.

Sin embargo, existen otros tipos de documentación,

tales como: planos, esquemas, catálogos etc, los cuales son generados, almacenados y modificados en medio electrónico (cerca del 80% de la información), y por lo tanto deben utilizarse y manejarse en este medio, evitando al máximo su impresión, lo cual implica altos costos y obsolescencia del documento. No obstante, aunque la documentación puede estar en cualquiera de los dos medios, es posible tener una base de datos que permita rastrear la información fácilmente. Para el caso del papel se tendrá el grupo documental y el número consecutivo, esto cumpliendo con las políticas corporativas del archivo; por ejemplo, el documento ST-P.-PL-8010-0005-R2, se tiene que es “El plano 0005 de La PRESA DE SANTA RITA” .

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VERSIÓN 1

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Para este proyecto se tendrá que el manejador utiliza la normalización de "Microsoft Access", la cual esta dividida en las tablas y registros vinculados entre sí, a continuación se muestra las tablas principales del proyecto. Dicho componente trabajará en un entorno de red multiusuario, y estará alojada en un servidor destinado para tal fin. La seguridad de la base de datos estará controlada por los permisos que el administrador del sistema otorgue a cada uno de los usuarios, bajo los parámetros otorgados por el sistema operativo Windows 2000 y XP. El programa aprovechará dicha seguridad para que una vez el usuario entre a la red, éste lo identifica (con el nombre del usuario) y le otorgue el permiso de lectura o de edición. Manejando así la seguridad, se respeta la autonomía que tiene el administrador del sistema y permite seguir con los lineamientos que se establezcan dentro de la corporación, tales como políticas de cambio de contraseñas, bloqueo a usuarios en períodos de ausencia, etc.

6.2

Análisis de tecnología

Se relacionan las tecnologías disponibles en las Empresas que formaran parte del sistema de comunicaciones en el desarrollo del proyecto y que respaldarán en un momento determinado la información que se genere:

Tecnología Herramientas Microsoft

Descripción Comprende todas las aplicaciones de oficina

como

Office

(Word,

Excel,

PowerPoint), correo Electrónico (OutLook), Internet (Explorer 6.0), programación de proyectos (Project 2000). Servidor EPM-FILE

El sistema de recurso compartido funciona de la siguiente manera:

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VERSIÓN 1

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Hay dos servidores en Cluster con la siguiente

configuración:

IBM

XSeries

440 con 8 procesadores Pentium XEON de 1.5 Ghz

y

RAM

de

Gb, almacenamiento en SAN

8

(storage

area Network = area de almacenamiento en red), la estructura establecida para la solicitud de la creación de las carpetas es: Primeros 4 caracteres: Corresponden al centro

de

actividad

de

la

Gerencia,

Subgerencia, Área, Dirección, Unidad, Departamento, Proyecto o Equipo de trabajo. En caso de que no se tenga centro de actividad asignado se le asignará el del área al que pertenece. Quinto carácter: Guión (-). Sexto Carácter: Se asigna de acuerdo a lo siguiente:

G

Gerencia

S

Subgerencia

A

Area

D

Dirección

U

Unidad

T

Departamento

E

Equipo

P

Proyecto

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VERSIÓN 1

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Siguientes caracteres: Son las iniciales del nombre de la dependencia ya sea de la Gerencia, Subgerencia, Área, Dirección, Unidad, Departamento, Proyecto o Equipo de trabajo. En caso de que una dependencia requiera tener carpetas con diferentes tipos de permisos, será necesario crear varios directorios con las mismas características de

nombramiento

mencionadas

anteriormente y agregando en la parte final del nombre un guión (-) y luego una descripción

que

haga

alusión

a

la

información contenida en dicho directorio. Ejemplo: Para el Equipo de la Subgerencia de Proyectos: Centro de actividad:

2400

Inicial Nombre Dependencia:

S

Iniciales Equipo:

ST-P

INFORMACIÓN PRESA SANTA RITA. Quedaría así: 2400 S INFORMACIÓN ST-P PRESA SANTA RITA Cada recurso debe tener asociados 2 grupos; uno con permisos de lectura (READ) que solo le permite al usuario hacer

consultas

en

la

información

contenida en esa carpeta y otro con

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VERSIÓN 1

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permisos de Cambio (CHANGE -Lectura, escritura, ejecución y borrado). Que le permite al usuario hacer cambio en la información que se encuentra almacenada en dicha carpeta o adicionar subdirectorios (ver estructuras internas de cada equipo de Porce, ya deben tenerlas creadas) El backup se hace todos los días por medio de sistema automático llamado ROBOT que se encarga automáticamente de seleccionar la cintas y hacer las grabaciones, estas cintas son llevadas a una cava fuera del Edificio y permanecen allí durante 6 meses o por el tiempo que se considera según el tipo de información Programa JDC

Sistema

documental

desarrollada

en

bases de datos Access, instalada en el servidor

donde

compartida

U

esta en

la

la

información

carpeta:

\\epm-

file\2400 S Información PS, se accesa desde el icono JDC instalado en todos los computadores de la subgerencia proyectos generación. ONE WORLD

Es

el

ERP

(Enterprise

Resource

Planning)solución integral que adquirió Las Empresas Publicas de Medellín como solución

integral

para

mejorar

La

Planeación de Recursos, el ONE WORLD apoya las operaciones de Manufactura, Mantenimiento,

Finanzas,

Distribución,

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Abastecimientos,

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Logística,

Ventas,

Mercadeo, Administración de relaciones con clientes y Gestión humana. SICPRO

Este Sistema de información apoya a la Subgerencia de Proyectos en el cálculo de costos de un proyecto de inversión, este sistema esta desarrollado en Visual Basic para aplicaciones, SQL Server y Excel, lo accede las personas de la Subgerencia que manejan el costo.

Bitácora

Es la Intranet que Empresas Públicas de Medellín

tiene

conocer

a

instalada

todos

sus

para

dar

a

empleados

la

información corporativa como son: Áreas organizacionales, Portafolio empresarial, procesos y políticas, temas corporativos, Gestión del conocimiento, aplicaciones corporativas

como:

Recurso

Humano,

Cronos, SUIN, entre otras.

Las tecnologías relacionadas anteriormente están instaladas en las computadoras de las personas comprometidas con el proyecto de acuerdo con el perfil que cumplen para el manejo de determinada información, al tiempo que cada persona cuenta con una contraseña para conectarse a la red y accesar aplicaciones específicas, simultáneo con los permisos de seguridad establecidos para algunos programas.

Para el caso especifico del Programa One World este programa se usa para procesar toda la información financiera y corporativa del proyecto. No procesa algunos datos financieros que son desarrollados en el tema costo.

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VERSIÓN 1

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Dentro de los miembros del Equipo de trabajo tienen que existir los tres perfiles y permisos de: requeridor, comprador y recepcionista (como se detallan a continuación) necesarios para interactuar en los diferentes módulos del programa.

NOMBRE VERA ALZATE GUSTAVO ADOLFO ARANGO MORA GLADYS AMPARO ARANGO HENAO HUGO LEON

6.3

REGISTRO 947 233 141 400 142 234

CdeA 2410 2410 2410

NOMBRE CDEA SUBG. PROYECTOS GENERACIÓN ÁREA PROYECTOS ÁREA PROYECTOS

PERFIL1 ABCO_COMPR ABCO_GENER ABCO_RECEP

PERFIL2 FIJO_MOTAC MAGE_SOLIC FIJO_MOTAC

PERFIL3 FICP_TRASE FICP_TRASE FICP_TRASE

PERFIL4 PERFIL5 ABIN_USUAL ABIN_USUAL MAGE_SOTRA FICC_FSBIN FICC_CONSU

Programa JDC

Para el caso específico de la aplicación JDC, los permisos de entrada a la base de datos y al servidor son asignados por el administrador del sistema corporativo. Por lo tanto los usuarios deberán estar matriculados para tal fin. En caso de que algún usuario no matriculado intentara acceder al sistema, el programa sacará un mensaje de error y se cerrara.

Una vez matriculado el usuario, éste tendrá permiso para ver los documentos.

El administrador local del sistema podrá asignar a algún usuario el permiso para editar, el cual le permitirá modificar, eliminar o adicionar datos.

El nombre del usuario asignado para editar, será comprobado con el nombre de entrada inicial al sistema, y por lo tanto ninguna clave o nombre adicional será necesario, esto adicionalmente a la comodidad del usuario, permite que la comprobación sea realizada por el sistema, consecuente con las políticas de seguridad de los administradores del sistema corporativo.

El formato (extensiones de archivo) de la información no es impedimento para accesarla en los computadores con los que se cuentan actualmente, dado que la tecnología que se tiene instalada es dinámica y de alta capacidad, por ejemplo información gráfica no requiere de un servidor exclusivo

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VERSIÓN 1

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para ser visualizada, pues contamos con las diferentes alternativas para su manejo: Internet, autocad, volo view, acrobat, etc.

6.3.1

Numeración de documentos para su identificación

La numeración con que se identificará un documento en la base de datos digital y que sirve de referencia para archivarlos en el archivo físico se efectúa de la siguiente manera: El nombre de un documento cualquiera se compone de los siguientes campos:

Proyecto

Tipo de

Tema

Consecutivo

Consecutivo

documento ST-P

PL

Rev

aux. LP2

0026

0

En la base de datos el nombre de este documento aparece así: ST-P-PL-LP2-0026-R0, y el significado de los campos es el siguiente: Proyecto: Letras que identifican el proyecto. Para el caso de La Presa Santa Rita es “ST-P”.

Tipo de documento: Asignación que se da al documento de acuerdo con la serie documental a la que pertenece. Los siguientes tipos de documentos son lo que se utilizaran para el proyecto:

Tipo de documento

Descripción

AM

Actas de modificación

ANX

Anexos

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VERSIÓN 1

Tipo de documento AMI

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Descripción Ayuda

de

memorias

Internas

(interior

de

la

subgerencia) AME

Ayuda de memorias externas (Subgerencia con otros)

CAT

Catálogos

OB

Contrato

CE

Correspondencia enviada (subgerencia)

CR

Correspondencia recibida

CRO

Cronogramas

CUA

Cuadros

DB

Diseños Básicos

DC

Documentos de cálculo

ES

Esquemas

EA

Estructura analítica

ET

Evaluación técnica

FT

Factura

FOT

Foto

INF

Informes

LM

Lista de materiales

LS

Listados

MN

Manuales

MD

Memorias de cálculo

NT

Noticias

OJ

Orden de pago comp. Importada

OS

Orden de pago comp. Nacional

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VERSIÓN 1

Tipo de documento

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Descripción

OR

Orden de requisición

PL

Planos

PC

Pliegos de condiciones

PR

Propuestas

TB

Tablas

Tema: Letras asignadas a cada tema. El documento debe estar contenido totalmente, en el tema, pero sin generalizar demasiado. Los siguientes códigos son los que se utilizarán para identificar los distintos temas en el proyecto:

LC_1 Obras de actualización de presa Santa Rita (SR-P)

Lote de Trabajo

Tema

Responsable

1_1

Gerencia del proyecto

GP

Obras de actualización de presa

Lleno presa auxiliar II

LP2

Lleno de refuerzo zona baja 1

LR1

Muro parapeto zona baja 2

MP2

Santa Rita 1_2 Asesoría

Gestión social

1_3 Gestión ambiental

Ejemplo de codificación de un documento

GS

Juan Esteban Ospina

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VERSIÓN 1

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Se recibe un plano relacionado con el lleno de la presa auxiliar 2. 1- Como se explicó anteriormente, el nombre del proyecto (proyecto PRESA SANTA RITA, código STP) y el tipo de documento (Plano, código PL) empiezan a conformar el nombre así: ST-P-PL

2- Ahora para el tema y según la tabla anterior, tenemos lo siguiente:

Tema Gerencia del proyecto

GP

Lleno presa auxiliar II

LP2

Lleno de refuerzo zona baja 1

LR1

Muro parapeto zona baja 2

MP2

Gestión social

GS

ST-P-PL-LP2

3- El número de consecutivo es de cuatro dígitos. Cada tipo de documento o grupo documental tendrá su propio consecutivo, es decir, la correspondencia enviada tendrá su consecutivo, los manuales su consecutivo, las ayudas de memoria internas su consecutivo etc. Como los consecutivos son con respecto al grupo documental y no con respecto al tema, los documentos pertenecientes a un tema por ejemplo el LP2, pueden no ir numerados consecutivamente. Supongamos para el ejemplo que el consecutivo en el que van las ayudas de memoria internas del proyecto es el 0025. (este número lo tiene presente la persona que está encargada de alimentar el sistema, por lo cual hay que solicitarle a ella el consecutivo siguiente para poder continuar construyendo el nombre del documento).

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VERSIÓN 1

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Supongamos que esta persona nos asigna entonces el 0026 por lo cual se le agregaría al nombre que hay hasta el momento estos cuatro dígitos así: ST-P-PL-LP2-0026

4- El número de consecutivo auxiliar se emplea solo en caso de ser necesario y sigue las reglas del consecutivo principal. ST-P-PL-LP2 –0026-01

5- Luego se debe agregar el número de revisión del documento. Para su identificación dentro del archivo, será precedido de la letra “R”. Supongamos que esta es la primera versión o revisión del documento por lo tanto será la revisión 0. Por esto al nombre se le agregaría las letras R0 así: ST-P-PL-LP2 -0026-01-R0 Y este será el nombre con que aparecerá en la base de datos.

6.3.2

Estructura documental digital

La estructura de carpetas y subcarpetas que utiliza el programa JDC para el proyecto Presa Santa Rita, es la siguiente:

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6.3.3

VERSIÓN 1

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Trámite de la documentación en medio digital.

La siguiente tabla ilustra los pasos a seguir desde que se crea o recibe un documento digital hasta que se archiva en la base de datos del sistema JDC.

Actividad Generar

Descripción Elaborar

el

documento

conforme

Responsable a

lo Entidad externa o funcionario

establecido en normas vigentes para la del Equipo de Trabajo. elaboración de los mismos. Recibir

Verifica el medio por el cual lo recibe (correo Secretaria electrónico, red, dispuesto en servidor).

Codificar

del

Equipo

de

Trabajo Gladys Amparo Arango

Identificar y asignar al documento que recibe, Secretaria

del

Equipo

de

el sistema de numeración único: proyecto, Trabajo Gladys Amparo Arango tipo de documento, sistema, consecutivo y y el auxiliar Hugo León Arango revisión.

H.

del Equipo de Trabajo

Presa Santa Rita.

Ingresar sistema

al Registrar el código asignado al documento en Secretaria el sistema JDC.

Trabajo.

del

Equipo

Gladys

de

Amparo

Arango

Archivar

Colocar el documento a disposición para Secretaria

del

consulta en el servidor bajo el sistema de Trabajo.

Gladys

codificación asignado en el JDC.

Arango

Equipo

de

Amparo

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6.3.4 6.3.4.1

VERSIÓN 1

Manejo del programa Consulta de datos

Una vez se le ha dado doble clic al icono

aparece la siguiente pantalla:

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VERSIÓN 1

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La pantalla que aparece a continuación es así: Zona donde aparece el nombre código completo del documento

Zona de comandos para manejar

escogido por el cursor cuando

los datos listados en la tabla de

está en la zona del listado.

datos.

Zona de tabla de datos donde aparece

listado

todos

los

documentos que existen en la base de datos

Zona donde se entran los datos

conocidos

del

documento a buscar.

Si no se conoce datos del código con que quedó el documento en la base de datos se procede así:

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VERSIÓN 1

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Ejemplo: Se necesita buscar una aceptación de ofertas. 1- Señalo con el cursor el icono de buscar, en la zona de comandos

2- En la nueva ventana que aparece se escribe la palabra completa conocida o la porción de la misma precedida y terminada con asterisco y le oprimo ok.

3- En la zona de datos aparecen listados todos los documentos cuyo título 1 o título 2 contiene la palabra “Aceptación”, que en este caso son 4 documentos: el consecutivo 0015, 0016, 0018 y el consecutivo 0022.

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VERSIÓN 1

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4- Si se quiere observar alguno de los 2 documentos, se le da doble clic a cualquiera de los campos de la fila donde aparece el documento en zona de datos. A manera de ejemplo se da doble clic en el campo “sistema” del documento cuyo consecutivo es el 0022 y aparece la siguiente pantalla:

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VERSIÓN 1

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En la zona de datos aparece el documento solicitado y en las barras de herramientas aparece, en el primer nivel, lo relativo al manejo del programa JDC, y en el segundo nivel la barra de herramientas más comunes del word para poder manipular el documento.

Si se conocen datos del código con el cual quedó inscrito el documento en la base de datos, se procede así:

1- Posicionar el cursor en la zona de entrada de datos para el documento. En el ejemplo siguiente se posicionó el cursor en el campo “sistema” y el indicador del mouse se transforma en una lupa. Si se posiciona el cursor en un campo que ya tenga información entrada, aparecerá el símbolo darle clic se borrará la información del campo.

y al

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VERSIÓN 1

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2- Darle clic en el campo seleccionado. Aparece la siguiente pantalla:

3- En la nueva ventana de “Seleccione dato para el filtro”, se debe dar clic en la flecha para desplegar el listado sistemas posibles que se pueden utilizar.

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VERSIÓN 1

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4- Entrar el código conocido del documento. Por ejemplo si se quiere buscar Aceptación de ofertas, se sabe que este tipo de documento pertenece a correspondencia enviada CE

lo seleccionará, e

inmediatamente listará todos los documentos en cuyo nombre código se encuentre el sistema GP Presentará la siguiente pantalla:

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VERSIÓN 1

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Como en este listado todavía aparecen demasiados documentos que cumplen con el filtro escogido, se utiliza el mismo procedimiento en el campo de “Tipo”, para entrar el tipo de documento GP, y el listado se reduce. De esta manera y con ayuda de los filtros y los datos que se conozcan del documento se puede hallar con facilidad la información buscada. Es importante anotar que en la medida que se le entren información a los campos, van quedando registrados los datos utilizados para filtrar, en este caso el GP en el campo sistema y las letras “CE” en el campo tipo. Para consultar con más detalle el manejo del programa JDC se puede remitir al documento digital MANUAL DE REFERENCIA PARA EL PROGRAMA “MANEJO DE DOCUMENTACIÓN TÉCNICA (PRC-III-MN-1700-0001-R0). El ingreso de datos a la base de datos se explica en dicho documento.

6.4

Estructura documental del archivo físico o impreso

La siguiente gráfica ilustra la manera como están organizadas las carpetas dentro de los anaqueles del archivo técnico del piso 9 en la zona dedicada al proyecto Presa Santa Rita.

El archivo técnico consta de 10 “carros” o estanterías para almacenar información. Los dos primeros y último (contando de izquierda a derecha) se utilizan para el almacenamiento de planos, del 3 al 9 para la información técnica de los proyectos (Esto puede cambiar de acuerdo con la necesidad de espacio físico en el archivo). Los carros a su vez se subdividen en cuadrantes, y la información se archiva cronológicamente de acuerdo al orden de apertura de las carpetas así:

Dibujo de un carro o estantería típica y SISTEMA de archivo

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VERSIÓN 1

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7

PRESA SANTA RITA

1

8

2 3 6 4 5 CUADRANTE

CARRO

En los cuadrantes las carpetas se archivan por serie documental (cuando la información no es específica de un contrato determinado y por contratos (cuando ya se sabe a que contratación se podría asociar la carta, el plano o documento que se piensa clasificar)

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VERSIÓN 1

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CONTRATO CD XXXX

A

Original del pliego, anexos del pliego, planos, informes y addendas.

B

Duplicados de la A.

C

Información precontractual (Formato de autorización de inicio del proceso, certificados presupuéstales, acta de apertura de propuestas)

D1

Propuesta (s) adjudicadas (s)

D2

Formato de adjudicación. Contrato y sus anexos. Modificaciones bilaterales y anexos. Acta do resolución de adjudicación. Notificación de adjudicación. Correspondencia en orden cronológico.

D3

Actas de entregas internacionales. Actas de entregas nacionales. Actas de reuniones. Manuales. Ordenes de pago.

D4

Planos que no van en la estantería de planos.

D5

Reportes de pruebas.

D6

Listados o facturas de embarque.

D7

Memorias de cálculo o de diseño.

Y sigue similar para los demás contratos (cada uno con subcarpetas de la A a la D7)

6.5

Trámite de la documentación en medio impreso.

La siguiente tabla ilustra los pasos a seguir desde que se crea o recibe un documento impreso hasta que se archiva en el archivo técnico del piso 9. kljlkjlkj

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Actividad Recibir

VERSIÓN 1

Descripción

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Responsable

Verificar que reciba lo que enuncia el documento. Si Secretaria

Gladys

no está completo, informa al responsable del tipo de Amparo Arango M. del documento para tomar la decisión de devolución o Equipo Presa Santa Rita espera de la recepción de la información completa. Revisar

Identificar si el documento que ingresa esta en el Secretaria

Gladys

SISTEMA JDC, si no lo esta, consultar si se Amparo Arango M. del escanea, en caso de hacerlo asignarle

el Equipo Presa Santa Rita

SISTEMA de numeración único: proyecto, tipo de documento, SISTEMA, consecutivo y revisión. De no hacerlo pasar a la actividad Informar.

Funcionario Hugo León Arango

del

Equipo

Presa Santa Rita

Ingresar SISTEMA

al Registrar el código asignado al documento en el Secretaria SISTEMA JDC.

Gladys

Amparo Arango M. del Equipo Presa Santa Rita

Identificar

Registrar en un sticker el SISTEMA de numeración Secretaria único y pegárselo al documento.

Gladys

Amparo Arango M. del Equipo Presa Santa Rita

Informar

Enterar al responsable del tipo de documento sobre Secretaria

Gladys

la recepción e ingreso del mismo, indicándole el Amparo Arango M. del SISTEMA de numeración único. Pasar al Archivo

Equipo Presa Santa Rita

Trasladar al archivo especializado el documento Secretaria para su conservación.

Gladys

Amparo Arango M. del Equipo Presa Santa Rita Funcionario Hugo León Arango H. del Equipo

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VERSIÓN 1

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Presa Santa Rita

Archivar

Identificar el material conforme a lo expuesto en el Encargado del archivo JDC.

6.6 •

Reglas de comunicación Los auxiliares de campo le reportan directamente al ingeniero interventor. El auxiliar administrativo y el ingeniero interventor, le reportan al Director del proyecto.

•

Las comunicaciones para documentar las decisiones en el desarrollo de las etapas del proyecto, se pueden hacer a través de actas de reuniones de trabajo, memorandos

o correos

electrónicos. Aquellas que se hagan vía telefónica se deberán oficializar a través de uno de los medios mencionados. A continuación se detalla la periodicidad y tipo de reuniones a desarrollar:

Tipo de Reunión y objeto

Participantes

Periodicidad

Grupo primario. Información Subgerente, jefe del Área Semanal administrativa y seguimiento Proyectos y jefe de Área del desempeño.

Programación y Control.

Contratistas: Aclarar dudas, Dirección, plantear establecer

alternativas métodos

interventoría

y Puntual y semanal

y Asesores. de

trabajo. Reunión de seguimiento y Dirección, interventoría

Quincenal

dirección técnica. De cada reunión se genera un acta con los asuntos mas relevantes, la cual se elaborará de acuerdo con la siguiente plantilla:

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VERSIÓN 1

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GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN AYUDA DE MEMORIA INTERNA Nro: EQUIPO DE TRABAJO: Nombre del archivo en la base de datos

Página: 1 de (Nro total de

digital:

páginas)

ST-P-AMI-(Equ. de trabajo)-(Nro de dcto)-R0 Encabezamiento para d

l h j

Fecha (Día mes año): Lugar:

Hora:__:__ ASISTENTES TEMAS A TRATAR: DESARROLLO DE TEMAS: APROBACIÓN DEL ACTA Nombre

Cargo

Firma

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6.7

VERSIÓN 1

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Matriz de entidades-necesidades-documentación

En la siguiente tabla se representa esquemáticamente la interrelación entre los responsables de generar información y solicitarla, así como el producto con el cual se satisface el requerimiento. M A T R IZ D E ID E N T IF IC A C IÓ N D E E N T ID A D E S IN V O L U C R A D A S , N E C E S ID A D E S D E IN F O R M A C IÓ N Y D O C U M E N T A C IÓ N G E N E R A D A P R O Y E C T O A C T U A L IZ A C IÓ N P R E S A S A N T A R IT A

RESPONSABLE

S O L IC IT A N T E

P e rs o n a l e je c u tiv o P re s a S a n ta R ita

P e rs o n a l té c n ic o P re s a S a n ta R ita

S u b g e re n c ia A d m in is tra c ió n y F in a n z a s

T e s o re ría

C o n tra tis ta s

O b te n e r la s m e ta s d e d e s e m p e ñ o d e l e q u ip o e in d ivid u a le s

nte Presa Santa Rita

Contratistas

Personal técnico

Personal ejecutivo Presa Santa Rita

Subgere

S u b g e re n te

P la n In d iv id u a l d e D e s e m p e ñ o y D e s a rro llo (P ID D ) C o n o c e r d ire c tric e s y g u ía d e re s p o n s a b ilid a d e s y fu n c io n a m ie n to

C o n o c e r d ire c tric e s y g u ía d e re s p o n s a b ilid a d e s y fu n c io n a m ie n to

P la n g e n e ra l d e l p ro y e c to

P la n g e n e ra l d e l p ro y e c to

S e g u im ie n to d e lo s c o n tra to s vig e n te s

D is p o n e r d e l e fe c tiv o e n c a ja

In fo rm e trim e s tra l d e R e la c ió n d e la C u e n ta

In fo rm e b im e s tra l d e re q u e rim ie n to d e e fe c tiv o

In fo rm a rs e p e río d ic a m e n te d e l a v a n c e d e lo s tra b a jo s

C o n o c e r la e je c u c ió n p re s u p u e s ta l d e la S u b g e re n c ia c o n la s re s p e c tiv a s e x p lic a c io n e s

In fo rm e d e s e g u im ie n to y c o n tro l

In fo rm e d e c o m e n ta rio s d e la e je c u c ió n p re s u p u e s ta l m e n s u a l

M a n te n e r a c tu a liz a d a la in fo rm a c ió n d e l p ro ye c to

R e p o rta r e l C .M .I. a la G e re n c ia

P re s e n ta c ió n : F ic h a té c n ic a d e l p ro y e c to R e s u m e n d e l a v a n c e d e lo s tra b a jo s P re s e n ta c ió n : S e g u im ie n to y C o n tro l d e lo s tra b a jo s

A c tu a liz a c ió n d ig ita l d e l C .M .I.

re p o rta r e l d e s a rro llo d e l p ro y e c to

C o n tra ta r s e rv ic io s d e c o n s u lto ría , in g e n ie ría y a s e s o ría .

F o rm a to s d e S e g u im ie n to y C o n tro l d e b id a m e n te d ilig e n c ia d o s

P lie g o s E s ta b le c e r e l a c u e rd o d e vo lu n ta d e s C o n tra to s G a ra n tiz a r e l m a n e jo y c u m p lim ie n to P ó liz a s E x p o n e r, p la n te ra r p ro le m a s y re s o lv e r d u d a s C o rre s p o n d e n c ia O b te n e r p la n o s , e s tu d io s té c n ic o s , m e m o ria s , e tc . In fo rm a c ió n té c n ic a E x p o n e r, p la n te ra r p ro le m a s y re s o lve r dudas C o rre s p o n d e n c ia O b te n e r e l s o p o rte d e c o b ro F a c tu ra d e c o b ro

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6.8

VERSIÓN 1

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Matriz de características

Los diferentes registros que se detallan en el numeral 4 y se describen en el numeral 5 de cada una de las actividades del subproceso ejecutar son un documento o forman parte de un documento descrito en la matriz de características. El registro estructura analítica hace parte del documento PLAN GENERAL DEL PROYECTO. La autorización de inicio, las actas de recibo y apertura de propuestas, cartas de notificación a los contratantes, cartas de aprobación, carta de aviso al consultor del valor definitivo de la factura, carta de aprobación de la ficha de apertura del lote, cartas cruzadas con los contratistas y comunicaciones para el consultor hacen parte del documento CORRESPONDENCIA. El informe de aceptación de ofertas, o declaración de desierta es un registro que a la vez estará compuesto por los registros certificación presupuestal estudio de conveniencia y oportunidad, registro presupuestal, justificación y selección del proveedor, acuerdo oficializado e informe de evaluación del proveedor los cuales se regirán por la matriz de características PLIEGO, ya que hacen parte del mismo grupo documental . Las garantías contractuales se regirán por la matriz de características PÓLIZAS. El registro de cobro del impuesto de timbre se regirá por la matriz de características de la FACTURA DE COBRO. El registro flujo de fondos y proyecciones hace parte de la información de la FICHA TÉCNICA. En las siguientes tablas se presentan las especificaciones de cada uno de los documentos enunciados en la matriz anterior, desde su generación hasta su disposición final.

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VERSIÓN 1

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

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PLAN DEL PROYECTO Sirve de guía de funcionamiento y responsabilidades para todo el personal que actúa en el proyecto.

Contenido

Desarrollo de todas las actividades del subproceso organizar y arrancar con productos particularizados para el proyecto Presa Santa Rita, asignando cada actividad a un capítulo separado.

Formato

Archivo

digital

de

World

nombrado

como

"PLAN

DEL

INFORMACIÓN

PROYECTO PRESA SANTA RITA".doc, espacio por renglón de 1,5 y en letra arial 11, títulos automáticos y márgenes de 2 cm en los cuatro lados, los anexos seguirán el formato especificado para ellos, la portada

se ceñirá a la especificada en el

instructivo 2.1.9 "Plan del proyecto".En la base de datos digital el documento se nombrará así: título 1 “PLAN DEL PROYECTO PRESA SANTA RITA”. Fecha o periodicidad

Se elabora una sola vez antes de julio 30 de 2004

Quién la crea

El ingo. Juan E. Ospina R. Coordinador del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita consolida los productos entregados por cada responsable de su equipo .

Quién la envía

El ingo. Juan E. Ospina R. Coordinador del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita .

COMUNICACIÓN

Quién la recibe

El

ingo. Juvenal D. Espinal B., Subgerente Proyectos

Generación. Cómo se recopila

Cada uno de los responsables pasará el capítulo por correo electrónico para la conformación del plan al Ingo. Juan E. Ospina R.

Cómo se distribuye

La versión original en el formato descrito de sólo lectura se ingresará al JDC y será de libre consulta para el personal de la Subgerencia.

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Cómo se archiva

VERSIÓN 1

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La versión original en el formato descrito de sólo lectura, se ingresará al sistema de registro y manejo de información JDC como tipo de documento INF, sistema GP la forma ST-P-INFGP-Rev X. y la secretaria responsable deL Equipo de Trabajo ST-P., le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental.

La Rev. también es un

número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo del piso 9 en la estantería dedicada para el proyecto ST-P, serie documental INF, en la carpeta denominada plan general del proyecto con el mismo consecutivo asignado anteriormente. Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el ingo. Juan E. Ospina R. de acuerdo con los informes de seguimiento y control. Se modifica la codificación del documento de acuerdo con la revisión y todas las revisiones se guardan en el sistema.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de Trabajo, la disposición final de los documentos.

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DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

VERSIÓN 1

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PLAN INDIVIDUAL DE DESEMPEÑO (PIDD) Satisfacer el requerimiento de la Corporación acerca de las metas anuales del negocio.

Comprender claramente y por

acciones las metas anuales de la Subgerencia y de cada Equipo

INFORMACIÓN

de Trabajo. Contenido

Comunicación de metas del Negocio, planeación de metas de desempeño del equipo, planeación de metas individuales de desarrollo, la tutoría y el análisis de resultados alcanzados.

Formato

Archivo digital de excel nombrado como Plan Individual de Desempeño y Desarrollo (PIDD).xls

Fecha o periodicidad

Se elabora una sola vez a comienzos de cada año.

Quién la crea

La Unidad

Desarrollo Recursos Humanos, Departamento

Desarrollo Humano. Quién la envía

El Subgerente, el Ingo. Juvenal D. Espinal B. (éste delega en los

COMUNICACIÓN

Titulares de las Áreas de la Subgerencia). Quién la recibe

La Subgerencia Administración y Finanzas. (Área de Gestión Organizacional).

Cómo se recopila

Los funcionarios de cada Equipo de trabajo lo entregarán en forma impresa y firmados, previa discusión de los mismos a cada uno de los coordinadores.

Cómo se distribuye

Este documento no se distribuye, es de tipo personal.

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Cómo se archiva

VERSIÓN 1

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Se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma SUBG-INF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental.

La Rev. también es un

número consecutivo de acuerdo con la revisión.(El número consecutivo se asignará por carpeta que contendrá todos los PIDD. por centro de responsabilidad). El documento se archivará físicamente en el archivo del piso 9 en la estantería dedicada para la Subgerencia Proyectos, serie documental INF, en la carpeta denominada PIID 2002 con el mismo consecutivo asignado anteriormente. Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por los coordinadores y sus funcionarios.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con El Equipo de trabajo, la disposición final de los documentos.

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

VERSIÓN 1

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RELACIÓN DE LA CUENTA Informar y relacionar a la Contraloría General de Medellín el estado de la ejecución presupuestal de la Subgerencia Proyectos Generación por trimestres.

Contenido

Entidad que rinde, fecha de rendición, período de rendición,

INFORMACIÓN

Área responsable, descripción del Proyecto, número de contrato, objeto del contrato, Contratista, objeto, valor, fecha de iniciación, fecha de terminación, valor ejecutado acumulado en miles y finiquitado o liquidado. Formato

Archivo digital de excel nombrado como RELACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.xls, (Ver anexo 1)

Fecha o periodicidad

Se elabora cuatro veces al año por trimestre y al comienzo de cada uno.

Quién la crea

Hugo León Arango H. Del Equipo de Trabajo Presa de Santa Rita

Quién la envía

Hugo León Arango H. Del Equipo de Trabajo Presa de Santa

COMUNICACIÓN

Rita . Quién la recibe

La Subgerencia Administración y finanzas. Área Gestión Organizacional.

Cómo se recopila

Cada responsable del manejo de los contratos del Equipo de trabajo Presa Santa Rita informará a Hugo León Arango H.

Cómo se distribuye

La versión original en el formato descrito de solo lectura se ingresará al JDC y será de libre consulta para el personal de la Subgerencia.

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DOCUMENTO: Cómo se archiva

VERSIÓN 1

PÁGINA 77 DE 118

RELACIÓN DE LA CUENTA La versión original en el formato descrito de sólo lectura, se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma SUBGINF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental.

La Rev. también es un

número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento no se archivará físicamente. Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por Hugo L. Arango H. de acuerdo con lo informado por cada uno de los responsables de los contratos.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de Trabajo, la disposición final de los documentos.

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DOCUMENTO:

VERSIÓN 1

PÁGINA 78 DE 118

INFORME DE COMENTARIOS DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Necesidades a cubrir

Sirve como indicador de gestión, Informar y explicar el estado de la ejecución presupuestal de la Subgerencia Proyectos

INFORMACIÓN

Generación mes a mes para la integración del Informe Gerencial. Contenido

Descripción de las principales actividades realizadas en cada uno de los contratos para el mes en estudio.

Formato

Archivo digital en Word nombrado como " COMENTARIOS DE EJECUCIÓN - MES.doc".

Fecha o periodicidad

Se elabora doce veces al año por mes .

Quién la crea

Hugo L. Arango H. del Equipo de Trabajo Presa de Santa Rita

Quién la envía

Hugo L. Arango H. del Equipo de Trabajo Presa de Santa Rita

Quién la recibe

La Subgerencia Administración y finanzas. Área Finanzas Generación.

Cómo se recopila

Hugo L. Arango H. es el encargado de centralizar la información

COMUNICACIÓN

con los responsables de los diferentes contratos. Cómo se distribuye

No se distribuye.

Cómo se archiva

En medio magnético. En el equipo de Hugo L. Arango H. en la unidad de disco D.

Cómo se accesa

Por el equipo de Hugo L. Arango H.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por Hugo L. Arango H. de acuerdo con lo informado por cada uno de los responsables de los contratos.

Cómo

se

definitivamente

dispone Se conserva mes a mes y se borra en enero del año siguiente.

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VERSIÓN 1

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

PÁGINA 79 DE 118

PLIEGO Contratar servicios de construcción, suministro e instalación de instrumentación para el Proyecto Presa Santa Rita.

Contenido

Contiene la información a los proponentes, formulario de la propuesta,

estipulaciones

generales

contractuales

y

especificaciones técnicas, todas estas se subdividen en secciones debidamente referenciadas en la tabla de contenido. Este también debe estar sujeto a las normas, especificaciones e instructivos de la corporación. Además hace parte de este grupo documental

el informe de aceptación de ofertas o de

INFORMACIÓN

declaración de desierta el cual debe contener los siguientes registros: el estudio de conveniencia y oportunidad, lista de los que adquirieron pliegos, informe de evaluación del proveedor y justificación de selección del proveedor. Formato

Archivo digital de World nombrado como "CONTRATACIÓN DIRECTA N°XXXX".doc, espacio por renglón de 1,5 y en letra arial 11, títulos automáticos y márgenes de 2 cm en los cuatro lados. , los anexos seguirán el formato especificado para ellos. La portada será con el logotipo de EE.PP.M., Gerencia Generación

Energía,

Subgerencia

Proyectos

Generación,

solicitud de cotización, objeto, proceso de contratación N° y Fecha. todo debidamente centrado. Fecha o periodicidad

Se elaborará puntualmente para cada contratación de acuerdo a las necesidades de asesoría, construcción, suministro y montaje de equipos.

Quién la crea

El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la envía

El coordinador del Equipo de Trabajo.

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DOCUMENTO: Quién la recibe

VERSIÓN 1

PÁGINA 80 DE 118

PLIEGO Los potenciales contratistas, en caso de ser pública y los contratistas previamente escogidos en el caso de ser cerrada.

Cómo se recopila

El Equipo de Trabajo será el encargado de recopilar la información para el establecimiento del documento, hacer las modificaciones a que haya lugar y entregar al contratista el documento impreso.

Cómo se distribuye

La versión original en el formato descrito de solo lectura se ingresará al JDC y será de libre consulta para el personal de la Subgerencia.

Cómo se archiva

La versión original en el formato descrito de sólo lectura, se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento PC, SISTEMA XXXX( Lleno de presa, Obras asoc.) de la forma ST-P-PC-LP2-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental. La Rev. también es un número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo del piso 9, en la estantería destinada para el

proyecto ST-P.,

procesos de contratación. Contratación N°, Grupo A. con el mismo consecutivo asignado anteriormente. Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de Trabajo, la disposición final de los documentos.

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VERSIÓN 1

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

PÁGINA 81 DE 118

CONTRATOS Establecer el acuerdo de voluntades para los servicios de asesoría, construcción, suministro y montaje de equipos (instrumentación).

Contenido

Información general con el logotipo de EE.PP.M. E.S.P, N° del contrato, representantes legales y entidades a contratar. Cláusulas: Objeto, lugar y plazo de entrega, valor del contrato,

INFORMACIÓN

forma de pago, garantía, aplicación del pliego de condiciones, gastos

legales,

responsabilidad

civil

extracontractual,

perfeccionamiento y adjudicación. Lo anterior a nivel general, no todos los contratos requieren de todas las cláusulas. Firmas de los representantes legales. Formato

Archivo digital de Word nombrado como "CONTRATO N° XXXX".doc, espacio por renglón de 1,5 cm y en letra arial 11, títulos automáticos y márgenes de 2 cm en los cuatro lados.

Fecha o periodicidad

Se elaborará puntualmente después de la adjudicación de cada contratación o con la notificación de la misma (carta contrato) de acuerdo a las necesidades de asesorías, consultorías e

COMUNICACIÓN

ingeniería. Quién la crea

El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la envía

El Coordinador del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la recibe

Los Contratistas.

Cómo se recopila

El Equipo de Trabajo será el encargado de recopilar la información para el establecimiento del documento y hacer las modificaciones a que haya lugar.

Cómo se distribuye

No se distribuye, es de consulta del responsable del contrato.

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Cómo se archiva

VERSIÓN 1

PÁGINA 82 DE 118

La versión original en el formato descrito de sólo lectura, se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento OB, SISTEMA XXXX (Lleno de presa, Obras asoc.) de la forma ST-P-OB-LP2-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo Apoyo Administrativo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental. La Rev. también es un número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo técnico del piso 9, en la estantería dedicada para el proyecto ST-P, procesos de contratación. Contratación N°, Grupo D2, en la carpeta nombrada como contrato N°.

Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el Equipo de Trabajo Presa Santa Rita, previo concepto de la Jurídica.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de trabajo, la disposición final de los documentos.

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VERSIÓN 1

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

PÁGINA 83 DE 118

PÓLIZAS Garantizar el cumplimiento de la oferta y el contrato, el manejo del anticipo, funcionamiento de los equipos, estabilidad de las obras, prestaciones sociales y la responsabilidad civil extra

INFORMACIÓN

contractual. Contenido

Información

relevante

a

los

términos

de

amparo

y

responsabilidad legal. Formato

Previamente establecido por las Compañías Aseguradoras.

Fecha o periodicidad

Se elaborará puntualmente después de la solicitud de ofertas, de la adjudicación de cada contratación o con la notificación de la misma (carta contrato) de acuerdo con las necesidades de asesoría, construcción, suministro de equipos(instrumentación),

COMUNICACIÓN

etc. Quién la crea

El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la envía

El coordinador del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita .

Quién la recibe

El Contratista.

Cómo se recopila

El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita será la encargada de recopilar la información para el establecimiento del documento y hacer las modificaciones a que haya lugar.

Cómo se distribuye

No se distribuye, es un documento anexo al proceso de contratación.

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DOCUMENTO: Cómo se archiva

VERSIÓN 1

PÁGINA 84 DE 118

PÓLIZAS La versión original en el formato descrito de sólo lectura, se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento FT, SISTEMA XXXX (Lleno de presa, Obras asoc.) de la forma ST-P-FT-LP2-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental. La Rev. también es un número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo técnico del piso 9, en la estantería dedicada para el proyecto STP, procesos de contratación. Contratación N°, grupo C, En la carpeta nombrada como correspondencia recibida (si es antes de la adjudicación del contrato) o Grupo D2, en la carpeta nombrada como contrato N°.

Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el Equipo de Trabajo, previo concepto de la Jurídica.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de trabajo, la disposición final de los documentos.

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VERSIÓN 1

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

PÁGINA 85 DE 118

CORRESPONDENCIA Exponer y plantear problemas, resolver dudas técnicas, tomar determinaciones, clarificar conceptos, discutir la marcha del proyecto, obtener un soporte escrito.

Contenido

Cartas. Membrete y logotipo de la Empresa, número consecutivo asignado, fecha, datos del destinatario, asunto (ST-P , N° de lote, contrato, sistema del asunto), texto o contenido, remitente: nombre, cargo y dependencia de la estructura administrativa; anexos (si los tiene) Copias adicionales (si las hay) e iniciales del transcriptor. Memorandos. Logotipo de la Empresa, número consecutivo asignado, dependencia destinataria, nombre del

INFORMACIÓN

funcionario de destino, dependencia remitente, fecha, asunto (ST-P ,

N° de lote o contrato, sistema del asunto), texto,

nombre,

firma

y

cargo

del

funcionario,

anexos,

copias

adicionales. Memorando electrónico. Idem al anterior, no lleva número y firma autógrafa. Formato

Archivo digital de World nombrado como "MEMO N° XXXX".doc, formato P- 312, "CARTA N° XXXX".doc, formato P- 313 espacio por renglón de 1,5 cm y en letra arial 11, títulos automáticos, margen izquierda y derecha 3 cm, margen superior 2 cm a partir de la palabra memorando o del logotipo y margen inferior 3 cm. Los memorandos electrónicos conservan el mismo formato del correo electrónico. Para la correspondencia recibida del contratista se le recomendará cumplir con los principios generales de la Empresa.

Fecha o periodicidad

Se elaborará puntualmente de acuerdo a los requerimientos de la necesidades a cubrir.

Quién la crea

El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

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DOCUMENTO:

VERSIÓN 1

PÁGINA 86 DE 118

CORRESPONDENCIA

Quién la envía

El coordinador del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la recibe

Los Contratistas y los Equipos de Trabajo.

Cómo se recopila

El Equipo de Trabajo y los contratistas serán los encargados de generar la información para precisar requerimientos y hacer las modificaciones a que haya lugar.

Cómo se distribuye

La versión original en el formato descrito de solo lectura se ingresará al JDC y será de libre consulta para el personal de la Subgerencia.

Cómo se archiva

La versión original en el formato descrito de sólo lectura, se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento CE correspondencia enviada, CR correspondencia recibida, SISTEMA XXXX (Lleno de presa, Obras asoc.) de la forma ST-P-CR-LP2-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo,

le asignará el número

consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental. La Rev. también es un número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo técnico del piso 9 en la estantería dedicada para el proyecto STP, en procesos de contratación. Contratación N°, Grupo C, en la carpeta nombrada como correspondencia enviada o recibida, si es antes de la adjudicación, o correspondencia no específica de un contratista. En caso contrario de que se haya adjudicado el contrato, se archivará en el grupo

D2.

con el mismo

consecutivo asignado anteriormente. Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuados por el Equipo de Trabajo y los contratistas con una nueva correspondencia.

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DOCUMENTO: Cómo

se

definitivamente.

VERSIÓN 1

PÁGINA 87 DE 118

CORRESPONDENCIA

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de Trabajo, la disposición final de los documentos.

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VERSIÓN 1

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

PÁGINA 88 DE 118

PRESUPUESTO DE EFECTIVO Informar

y

relacionar

al

Área

Tesorería

la

fecha

del

requerimiento de efectivo para el desembolso del pago a los

INFORMACIÓN

diferentes contratistas. Contenido

Subgerencia que rinde, código de presupuesto mes, semanas del desembolso, programa, elaborado por, responsable de la información, centro de responsabilidad, extensión.

Formato

Archivo digital de excel nombrado como PRESUPUESTO DE EFECTIVO.xls.

Fecha o periodicidad

Se elabora seis veces al año por bimestre y al comienzo de cada uno.

Quién la crea

Cada responsable de los contratos del Equipo de Trabajo ST-P.

Quién la envía

El Ingo. Juan E. Ospina R. del Equipo de Trabajo Presa Santa

COMUNICACIÓN

Rita. Quién la recibe

El Área Tesorería.

Cómo se recopila

Cada uno de los responsables del Equipo de Trabajo enviará por correo electrónico la información para ser centralizada.

Cómo se distribuye

No se distribuye.

Cómo se archiva

En medio magnético, En la unidad de disco D de los equipos de cada responsable.

Cómo se accesa

Por icono del explorador de Microsoft.

Cómo se actualiza

No se actualiza.

Cómo

se

definitivamente

dispone Se archiva durante la vigencia que se esté ejecutando y luego se elimina.

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DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

VERSIÓN 1

PÁGINA 89 DE 118

FACTURA DE COBRO Obtener un soporte de cobro para autorizar el desembolso a los

INFORMACIÓN

contratistas. Contenido

Información de los servicios prestados con sus respectivos costos.

Formato

Previamente establecido por los contratistas.

Fecha o periodicidad

Se elaborará puntualmente después de la ejecución de los servicios prestados.

Quién la crea

Los contratistas.

Quién la envía

Los contratistas.

Quién la recibe

El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Cómo se recopila

El contratista será el encargado de recopilar la información para el establecimiento del documento.

Cómo se distribuye

No se distribuye, es un documento anexo al proceso de

COMUNICACIÓN

contratación. Cómo se archiva

La versión original en el formato descrito de sólo lectura, se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento FT, SISTEMA XXXX (Lleno de presa, Obras asoc.) de la forma ST-P-FT-LP2-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo Apoyo Administrativo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental. La Rev. también es un número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo técnico del piso 9, en la estantería dedicada para el proyecto ST-P, procesos de contratación. Contratación N°, Grupo D2, en la carpeta nombrada como contrato N°.

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

VERSIÓN 1

PÁGINA 90 DE 118

Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quien decidirá con el Equipo de trabajo, la disposición final de los documentos.

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

VERSIÓN 1

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

PÁGINA 91 DE 118

INFORMACIÓN TÉCNICA Obtener planos, informes, estudios, memorias de cálculo y de

COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN

diseño para soportar la toma de decisiones durante el desarrollo del proyecto Presa Santa Rita. Contenido

Información especifica de cada uno de los lotes de control.

Formato

Previamente

establecido

por

los

contratistas.(Se

les

recomendará que se asemejen a los emitidos en el Proyecto). Fecha o periodicidad

Se elaborará puntualmente .

Quién la crea

Los contratistas.

Quién la envía

Los contratistas.

Quién la recibe

El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Cómo se recopila

El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita será el encargado de recopilar la información. Hasta donde sea posible

se le

recomendará al contratista en los pliegos que entregue la información en soporte magnético. Cómo se distribuye

La versión original en el formato descrito de solo lectura se ingresará al JDC y será de libre consulta para el personal de la Subgerencia.

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

DOCUMENTO: Cómo se archiva

VERSIÓN 1

PÁGINA 92 DE 118

INFORMACIÓN TÉCNICA La versión original en el formato descrito de sólo lectura, se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento ET, SISTEMA XXXX (Lleno de presa, Obras asoc.) de la forma ST-P-ET-LR1-XX-Rev. y la Secretaria responsable de la Fuerza de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental. La Rev. también es un número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo del piso 9, en la estantería dedicada para el proyecto ST-P, en procesos de contratación. Contratación N°,

Grupo X en la

carpeta nombrada como: Información técnica (Planos D4, memorias D7 e información general D3) si es antes de la adjudicación. En caso contrario de que se haya adjudicado el contrato, se archivará en el grupo DX. del contratista con el mismo consecutivo asignado anteriormente. Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de trabajo Apoyo administrativo, la disposición final de los documentos.

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

VERSIÓN 1

PÁGINA 93 DE 118

INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO Mantener actualizados a los interesados en el avance del proyecto, sobre cómo se está desarrollando en términos de plazos, alcance, estructura analítica, costo, presupuesto y ejecución de contratos.

Contenido

Seguimiento del programa director, del alcance de los trabajos, estructura analítica, costos, presupuesto vigente, contratos y

INFORMACIÓN

descripción de cambios presentados en el plan general del proyecto. Formato

Archivo digital en word nombrado como " INFORME DE SEGUIMIENTO A XXX". Doc, donde XXXX corresponde el mes hasta el cual se reporta. En la base de datos digital el documento se nombrará como título 1 “INFORMES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL” y como título 2 “INFORME DE SEGUIMIENTO A XXXX” donde XXXX es el nombre del mes hasta el cual se reporta

Fecha o periodicidad

Se elabora mensualmente en los primeros diez días de cada mes siguiente al mes de reporte.

Quién la crea

El Ingo. Juan E. Ospina R. del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la envía

El Ingo. Juan E. Ospina R. del Equipo de Trabajo Presa Santa

COMUNICACIÓN

Rita. Quién la recibe

El Subgerente.

Cómo se recopila

Los responsables de los contratos enviarán los formatos de seguimiento debidamente diligenciados y firmados

para ser

consolidados por el Ingo. Juan E. Ospina R. Cómo se distribuye

La versión original en el formato descrito de solo lectura se ingresará al JDC y será de libre consulta para el personal de la Subgerencia.

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

Cómo se archiva

VERSIÓN 1

PÁGINA 94 DE 118

Se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma SUBG-INF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental.

La Rev. también es un

número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento no se archivará físicamente . Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el ingo. Juan E. Ospina R. de acuerdo con lo informado por el Equipo de Trabajo.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de trabajo, la disposición final de los documentos.

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

VERSIÓN 1

PÁGINA 95 DE 118

FORMATOS DE SEGUIMIENTO Recopilar la información para la elaboración del informe de seguimiento del proyecto Presa Santa Rita.

Contenido

Formatos de seguimiento descritos en el capitulo plan de los

INFORMACIÓN

sistemas de control y seguimiento del plan general del proyecto. Formato

Archivo digital en excel nombrado como "FORMATOS DE SEGUIMIENTO".xls. Cada una de las variables de seguimiento se encuentran en diferentes hojas de cálculo.

Fecha o periodicidad

Los formatos de seguimiento de hitos, avance del proyecto, ejecución presupuestal, ejecución de contratos

se realizarán

mensualmente. El seguimiento de costos se realizará solamente al finalizar el proyecto. Quién la crea

Cada responsable de los lotes de control del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la envía

El coordinador del Equipo de Trabajo.

Quién la recibe

La Ingo. Luis Ernesto Gil T. Del Equipo de Trabajo Presa de Santa Rita

COMUNICACIÓN

Cómo se recopila

El coordinador del Equipo de Trabajo enviará los formatos de seguimiento debidamente diligenciados y firmados

para ser

consolidados por el Ingo. Luis Ernesto Gil T. Cómo se distribuye

Los formatos no se distribuyen, los que se requieran quedan incluidos dentro del informe de seguimiento.

Cómo se archiva

No se archiva.

Cómo se accesa

No se accesa.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por la ingo. Luis Ernesto Gil T. de acuerdo con lo informado por el Equipo de Trabajo.

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

DOCUMENTO: Cómo

se

definitivamente

VERSIÓN 1

PÁGINA 96 DE 118

FORMATOS DE SEGUIMIENTO

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de trabajo, la disposición final de los documentos.

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

VERSIÓN 1

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

PÁGINA 97 DE 118

FICHA TÉCNICA Mantener actualizados a los interesados en el proyecto sobre las características técnicas, ambientales y de costos del proyecto Presa Santa Rita.

Contenido

Hoja

de

presentación

(portada),

objetivo

del

proyecto,

localización, esquema general de las obras, descripción de las INFORMACIÓN

obras principales, descripción de los equipos, obras de infraestructura, gestión ambiental, costos del proyecto, flujo de inversión,

financiación,

programa

director,

organización

y

contratos de obras civiles, equipos e ingeniería. Formato

Archivo digital en Power Point nombrado como " FICHA TÉCNICA DEL PROYECTO". ppt.

Fecha o periodicidad

Se elaborará una sola vez.

Quién la crea

El Ingo. Juan E. Ospina R. del Equipo de Trabajo Presa Santa

COMUNICACIÓN

Rita. Quién la envía

No se envía.

Quién la recibe

El Subgerente.

Cómo se recopila

La parte técnica se extrae de los documentos existentes y el planeamiento del plan general del proyecto.

Cómo se distribuye

La versión original en el formato descrito de sólo lectura se ingresará al JDC y será de libre consulta para el personal de la Subgerencia.

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Cómo se archiva

VERSIÓN 1

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Se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma STP-INF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental.

La Rev. también es un

número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento no se archivará físicamente. Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Cada vez que haya un cambio en la información.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo disposición final de los documentos.

de Trabajo, la

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VERSIÓN 1

DOCUMENTO: Necesidades a cubrir

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PRESENTACIÓN DE SEGUIMIENTO Mantener actualizados a los interesados en el avance del proyecto sobre como se está desarrollando en términos de plazos, alcance, estructura analítica, costo, presupuesto y ejecución de contratos.

INFORMACIÓN

Contenido

Extractar la información mas relevante de los seguimiento del programa director, avance del proyecto, estructura analítica, costos, presupuesto vigente, contratos y descripción de cambios presentados en el plan general del proyecto.

Formato

Archivo

digital

en

power

point

nombrado

como

"PRESENTACIÓN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO". ppt. Fecha o periodicidad

Se elabora mensualmente en los primeros quince días de cada mes siguiente al mes de reporte.

Quién la crea

El Ingo. Juan E. Ospina R. del Equipo de Trabajo Presa Santa

COMUNICACIÓN

Rita. Quién la envía

No se envía.

Quién la recibe

El Subgerente.

Cómo se recopila

La información se extrae de los informes de seguimiento.

Cómo se distribuye

La versión original en el formato descrito de sólo lectura se ingresará al JDC y será de libre consulta para el personal de la Subgerencia.

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Cómo se archiva

VERSIÓN 1

PÁGINA 100 DE 118

Se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma STP-INF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental.

La Rev. también es un

número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento no se archivará físicamente. Cómo se accesa

Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza

Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el ingo. Juan E. Ospina R. de acuerdo con el informe de seguimiento.

Cómo

se

definitivamente

dispone Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC será responsabilidad del Departamento Administración de Documentos, quién decidirá con el Equipo de Trabajo, la disposición final de los documentos.

7 PLAN DE SEGUIMIENTOS Y CONTROLES 7.1

Introducción

Se elaboró este plan con el objeto de diseñar e implementar un mecanismo para realizar el seguimiento y control de la ejecución del proyecto de las obras de actualización de la presa Santa Rita y así mantener actualizados a los interesados sobre como se está desarrollando en términos de plazos, avance del proyecto, alcance, estructura analítica, costo, presupuesto y ejecución de contratos.

7.2

Estructura del informe de seguimiento

Se debe realizar una descripción del seguimiento de las variables definidas anteriormente. El informe contiene:

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7.2.1

VERSIÓN 1

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Introducción

Se describirá el objeto del informe, especificando la fecha en la que se está reportando el seguimiento.

7.2.2

Seguimiento del programa director

El seguimiento del programa director para el mes en estudio, se realizará de acuerdo con el programa inicial aprobado y el programa real de ejecución. Cuando se presentan diferencias entre las barras del programa inicial aprobado y el real ejecutado, se deben explicar las causas.

Se deben describir las principales actividades ejecutadas en cada uno de los lotes de trabajo en el período reportado. En el formato de “Seguimiento de hitos” se presentan los hitos o hechos más relevantes programados y su cumplimiento para el mes en estudio.

Estos hitos corresponden a los matriculados por la

Subgerencia Proyectos Generación en el Cuadro de Mando Integral (CMI). Cuando se presenten diferencias entre los hitos programados y los ejecutados, se deben explicar las causas. En este informe se incluirá el formato de “Seguimiento de hitos” que se presenta más adelante.

7.2.3

Avance del proyecto

De acuerdo con magnitud de las obras de actualización de la presa de Santa Rita, se dividió el proyecto en cuatro frentes de obra: DEPÓSITOS Y PRÉSTAMOS: Se estimó que las obras constituyen el 9% de las obras totales. Estas obras están compuestas por: Adecuación de depósitos: Se consideró que representan el 7.2% los cuales se adecuarán en tres meses de la siguiente manera:

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−

Julio de 2004 con una ejecución del 2.9%

−

Agosto de 2004 con una ejecución del 3.2%

−

Septiembre de 2004 con una ejecución del 1.1%

VERSIÓN 1

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Zonas de préstamo: Se consideró que representan el 1.8% los cuales se adecuarán en el mes de julio de 2004. PRESA AUXILIAR 2: Se estimó que estas obras constituyen el 73% de las obras totales. Esta obra está compuesta por: Excavaciones y llenos: Se estimó que representan el 43.8% de las obras y su ejecución se dividió de acuerdo con las cotas que se deben alcanzar así: −

Contrapeso entre base y cota 1878: con un 13.1% en agosto.

−

Contrapeso entre cotas 1878 y 1885.5: con un 13.1% en septiembre.

−

Lleno de refuerzo entre base y cota 1886: con un 8.8% en octubre.

−

Lleno de refuerzo entre cotas 1886 y 1891.5 : con un 8.8% en noviembre.

Drenajes: Se consideró que representan el 24.8% de las obras y de acuerdo con el número de pozos se dividió en tres etapas: −

Construcción de pozos, ejes 1,2,3 y 4: con un 16.6% en agosto.

−

Construcción de pozos, ejes 5 y 6: con un 8.2% en septiembre.

Instrumentación: Se estimó que representa el 4.4% de las obras con una ejecución del 1.4% en julio, 1.5% en agosto y 1.5% en septiembre.

ZONA BAJA 1: Se estimó que estas obras constituyen el 14% de las obras totales y se dividió en las actividades de excavación, llenos y filtros y en la construcción de vía y cunetas:

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Excavaciones, llenos y filtros: Se estimó que estas obras constituyen el 9.4% de las obras totales y se consideró el control del avance de los llenos de acuerdo con las cotas que deben alcanzar : −

Excavaciones y filtros: representan un 1.9% a ejecutar en los meses de julio y agosto.

−

Colocación de llenos entre la base y cota 1876: representan un 3.8% en agosto.

−

Colocación de llenos entre cotas 1876 y 1880: representan un 3.8% en septiembre.

Vía y cunetas: Representan un 4.6% del total de las obras y se ejecutarán de la siguiente manera: −

Agosto: con una ejecución del 2.3%

−

Septiembre: con una ejecución del 2.3%

ZONA BAJA 2: Se estimó que estas obras constituyen el 4% de las obras totales y se dividió en lo siguiente: Excavaciones, llenos y vía: constituyen el 1% y se completará totalmente el mes de octubre. Construcción muro parapeto: con ejecución del 2% en agosto y 1% en septiembre. Cada una de estos frentes se dividió en otras obras y se les asignó un peso en porcentaje y con las fechas de ejecución de las obras del programa director, se tienen unos porcentajes de avance para cada uno de los meses que durará la construcción. Se reportará el porcentaje programado de avance y el real de ejecución de los trabajos para el mes en estudio. Cuando existan diferencias entre el porcentaje de avance programado y el real ejecutado para el mes en estudio, se deben explicar las causas. En este informe se incluirá el formato de “Seguimiento de avance del proyecto” que se presenta más adelante.

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7.2.4

VERSIÓN 1

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Seguimiento del alcance de los trabajos

Se incluirá una breve descripción del desarrollo del alcance de los trabajos, las modificaciones presentadas y su incidencia en los demás objetivos del proyecto como costos, plazos, etc.

7.2.5

Seguimiento de la estructura analítica

Si se presentaron cambios en la estructura analítica vigente, se describirán las modificaciones realizadas para el período de reporte y se presentará la nueva estructura analítica.

7.2.6

Seguimiento de los costos

Este seguimiento no se realizará periódicamente, solamente cuando existan modificaciones en el costo del proyecto, se incluirá la nueva versión.

7.2.7

Seguimiento del presupuesto vigente

El objeto del seguimiento presupuestal es comparar la ejecución real de los pagos de inversión (discriminado en licitaciones o contratos) con la distribución mensual programada en el presupuesto. En este informe se incluirá el formato de “Seguimiento del presupuesto vigente” que se presenta más adelante.

Cuando se presentan diferencias entre el valor programado y el ejecutado, se deben explicar las causas. Como el presupuesto se modifica cada año, el seguimiento presupuestal solamente se hace para el período de 12 meses, iniciando en enero y finalizando en diciembre.

7.2.8

Seguimiento de contratos

Se realizará el seguimiento de contratos con el objeto de conocer como se están ejecutando los contratos vigentes. Esta información también es utilizada para el informe trimestral de “Relación de la cuenta” que solicita La Contraloría a través de la Subgerencia Administración y Finanzas.

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VERSIÓN 1

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Este seguimiento comprende la información contractual de los contratos, las ampliaciones y/o modificaciones realizadas y la ejecución acumulada de los contratos para el mes de reporte. En este informe se incluirá el formato de “Seguimiento de contratos” que se presenta más adelante.

7.2.9

Cambios presentados en el plan general del proyecto

Quedará consignado el resumen de los cambios que se presentaron en cuanto a las variables o datos más importantes con respecto al último “Plan General del Proyecto” que se publicó.

7.2.10

Anexos

Se incluirán los formatos resultados del seguimiento de las variables descritas anteriormente.

7.3

Presentación del informe

Una vez consolidados todos los formatos necesarios para realizar el seguimiento, se elaborará el informe de seguimiento y control que incluye los formatos, explicaciones y comentarios pertinentes. El informe de seguimiento se elaborará mensualmente y se publicará en el SISTEMA JDC el 10 de cada mes siguiente al mes de reporte.

7.4

Descripción de los formatos

7.4.1

Formato de seguimiento de hitos

Este formato se presenta en el ANEXO 4 e incluye la siguiente información: HITOS PROGRAMADOS: Corresponde a la descripción de los hitos o hechos importantes programados en cada uno de los trimestres. modifican.

Los datos que se colocan en este renglón, no se

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VERSIÓN 1

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HITOS EJECUTADOS: Corresponde a los hitos ejecutados en cada uno de los trimestres o a las explicaciones del desfase en su cumplimiento, si existe. % DE CUMPLIMIENTO ACUMULADO: Es la relación entre hitos cumplidos acumulados vs. hitos programados totales en porcentaje para cada trimestre.

7.4.2

Formato de seguimiento de avance del proyecto

El formato de seguimiento de avance se debe diligenciar para mostrar la ejecución hasta el mes de reporte. El formato de seguimiento de avance del proyecto se presenta en el ANEXO 5 y contiene los siguientes datos: CONCEPTOS DE CONTROL: Breve descripción de las obras en las que se dividió la actualización de la presa Santa Rita. % DE AVANCE MENSUAL: Porcentaje mensual estimado para cada concepto de control. Las filas “P” corresponden al valor mensual presupuestado, en el transcurso del año, estas filas no se modifican. Las filas “E” corresponden a la ejecución mensual hasta el mes de reporte. Para reportar la ejecución presupuestal al mes en estudio, se borran las columnas de los meses faltantes hasta diciembre.

TOTAL: En las filas “P” es el valor en porcentaje programado acumulado hasta el mes en estudio, y en las filas “E” es el valor en porcentaje ejecutado acumulado hasta el mes de reporte.

7.4.3

Formatos de seguimiento del presupuesto vigente y balance de las diferencias

El formato de seguimiento presupuestal se debe diligenciar dos veces, una vez con la ejecución estimada hasta el 31 de diciembre del año en curso y otro solamente mostrando la ejecución hasta el mes de reporte. El formato de seguimiento presupuestal se presenta en el ANEXO 6 y contiene los siguientes datos: CONCEPTOS DE CONTROL: Breve descripción de los objetos de los trabajos.

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VERSIÓN 1

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DISTRIBUCIÓN MENSUAL (Millones): Valor mensual en millones de pesos para cada concepto de control. Las filas “P” corresponden al valor mensual presupuestado, en el transcurso del año, estas filas no se modifican. Las filas “E” corresponden a la ejecución mensual hasta el mes de reporte y al estimado mensual hasta diciembre del año en curso para cada concepto de control. Para reportar la ejecución presupuestal al mes en estudio, se borran las columnas de los meses faltantes hasta diciembre. TOTAL: En las filas “P” es el valor en millones de pesos del presupuesto acumulado hasta diciembre o hasta el mes en estudio, y en las filas “E” es el valor en millones de pesos ejecutado acumulado hasta el mes de reporte o ejecutado y estimado hasta diciembre. % DE EJEC.: Indica el porcentaje de ejecución del concepto de control, es la relación entre ejecución acumulada (filas “E)/presupuesto acumulado (filas “P). Igualmente en el ANEXO 6 se presenta el formato de balance de las diferencias para el mes de reporte y contiene los siguientes datos: CONCEPTO DE CONTROL: Breve descripción de los objetos de los trabajos. El mismo del formato de seguimiento presupuestal. PRESUPUESTADO: Valor acumulado en millones del presupuesto al mes de reporte. EJECUTADO: Valor acumulado en millones de la ejecución al mes de reporte. DIFERENCIA: Diferencia en millones entre el valor ejecutado y el valor presupuestado. BALANCE DIFERENCIA:

Breve descripción de las diferencias presentadas entre los valores

presupuestado y ejecutado al mes de reporte. TOTAL: Es el total de las columnas presupuestado, ejecutado y diferencia.

7.4.4

Formato de seguimiento de contratos

El formato de seguimiento de contratos vigentes se presenta en el ANEXO 7 y contiene la siguiente información:

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VERSIÓN 1

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Responsable: Nombre de la persona responsable del manejo del contrato. DATOS DE ONE WORLD: OB: Número del contrato asignado por el One World. PUC: Plan único de cuentas. Cuenta: Identificación de la cuenta. No. Contrato (SICC):

Número del contrato en el SISTEMA de Información Corporativo de

Contrataciones (SICC). Objeto: Descripción del objeto del contrato. Contratista: Nombre del contratista. Nacionalidad: Especificar si el contratista es nacional o extranjero. INFORMACIÓN CONTRACTUAL: VR DEL CONTRATO: Moneda: Moneda original de adjudicación del contrato. Valor: Valor de adjudicación del contrato en la moneda original. PLAZO: Unidad: Unidad de tiempo del contrato como meses, años, etc.. Cantidad: Número de unidades de tiempo que dura el contrato. Fecha de inicio: Fecha de iniciación del contrato. Fecha de terminación: Fecha de terminación del contrato. INFORMACIÓN AMPLIACIONES: VALOR TOTAL ACTAS: Moneda: Tipo de moneda de las ampliaciones al contrato. Valor: Valor total en el tipo de moneda especificado de las ampliaciones realizadas al contrato. PLAZO: Unidad: Unidad de tiempo de ampliación del contrato. Cantidad: Número total de unidades de tiempo ampliadas en el contrato. FECHA TERMINACIÓN: Fecha de terminación modificada del contrato. EJECUCIÓN ACUMULADA DEL CONTRATO: Moneda: Tipo de moneda de ejecución del contrato. Valor: Valor acumulado de ejecución del contrato hasta la fecha de reporte.

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VERSIÓN 1

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No. de empleos generados: Con el objeto de llevar la historia de los empleos generados, se debe registrar el número máximo de empleos generados en algún mes, no el número acumulado de empleos durante la ejecución del contrato.

Esta información no se requiere mensual, se ingresa

solamente en las fechas solicitadas. DIRECTOS: Empleos generados bajo la nómina del contratista. Región: Número de empleos directos generados en la zona del proyecto. Nales: Número de empleos directos generados en Colombia. INDIRECTOS: Empleos generados, pagados por el contratista, pero que no son de su nómina. Región: Número de empleos indirectos generados en la zona del proyecto. Nales: Número de empleos indirectos generados en Colombia. Cuando un contrato está compuesto por varias monedas y/o varias OB, se deben llenar igual número de filas para complementar la información.

7.5 7.5.1

Recolección de datos Mecanismo

El responsable designado de realizar el seguimiento y control, procederá a solicitar la información requerida para la elaboración del informe.

7.5.2

Periodicidad

El seguimiento del programa director, seguimiento de hitos, ejecución presupuestal y de contratos se realizarán mensualmente.

El seguimiento de costos se realizará solamente cuando existan

modificaciones en los costos del proyecto.

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7.6

VERSIÓN 1

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Consolidación de la información:

Una vez recibida la información se procesarán y consolidarán todos los datos reportados para preparar el informe de seguimiento y control del mes en estudio.

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8 ANEXOS

VERSIÓN 1

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8.1

VERSIÓN 1

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ANEXO 1: Formato de relación de contratos para la contraloría municipal

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8.2

VERSIÓN 1

Anexo 2: Formato de presupuesto de efectivo

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8.3

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VERSIÓN 1

Anexo 3: Hoja de reporte para comentarios de ejecución presupuestal SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN COMENTARIOS A LA EJECUCIÒN PRESUPUESTAL DE PROYECTOS DE INVERSIÒN REPORTE DEL MES DE ABRIL

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Encabezamiento para todas las páginas del informe

ELABORÓ CARGO:

Gloria Tobón INGENIERO SUBG PROYECTOS GENERACIÓN

Esta

tabla

FIRMA:

sólo va en la

FECHA: A-

2001-03-30

M-D

PROYECTO ST-P: (A renglón seguido se escriben los comentarios ).

_________________________________________________________________________________________________________________________________________ Archivo: INXXXX.doc

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Pie de página para todas las hojas del informe

Fecha de última impresión:

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Anexo 4: Formato de seguimiento de hitos

TRIMESTRE 1 HITOS HITOS EJECUTADOS PROGRAMADOS

8.4

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VERSIÓN 1

% DE CUMPLIMIENTO ACUMULADO

TRIMESTR E2

TRIMESTRE 3

TRIMESTRE 4

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8.5

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VERSIÓN 1

Anexo 5: Formato de cálculo de seguimiento de avance del proyecto CONCEPTOS DE CONTROL DEPÓSITOS Y PRÉSTAMOS Depósitos Préstamos PRESA AUXILIAR 2 Excavación y llenos Contrapeso entre base y cota 1878 Contrapeso entre cotas 1878 y 1885.5 Lleno de refuerzo entre base y cota 1886 Lleno de refuerzo entre cotas 1886 y 1891.5 Drenajes Pozos-Ejes 1,2,3 y 4 Pozos-Ejes 5 y 6 Instrumentación ZONA BAJA 1 Excavaciones, llenos y filtros Excavaciones y filtros Colocación llenos entre base y cota 1876 Colocación llenos entre cotas 1876 y 1880 Vía y cunetas ZONA BAJA 2 Excavaciones, llenos y vía Construcción muro parapeto TOTAL REFUERZO PRESA DE SANTA RITA

P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E

JUN 0.00%

% DE AVANCE MENSUAL 2004 AGO ACUM. SEPT ACUM. 3.24% 7.92% 1.08% 9.00%

JUL 4.68%

ACUM. 4.68%

2.88%

2.88%

1.80%

1.80%

0.00%

1.45%

1.45%

31.21%

32.66%

22.82%

55.48%

8.76%

64.24%

0.00%

0.00%

0.00%

13.14%

13.14%

13.14%

26.28%

8.76%

35.04%

13.14%

13.14%

3.24%

6.12%

1.08%

1.80%

13.14%

OCT 0.00%

0.00%

0.00%

16.63%

16.63%

16.63%

16.63%

8.19%

NOV 0.00%

ACUM. 9.00%

TOTAL 9.00%

7.20%

7.20%

7.20%

7.20%

1.80%

1.80%

1.80%

1.80%

8.76%

73.00%

73.00%

8.76%

43.80%

43.80%

13.14%

13.14%

13.14%

13.14%

13.14%

13.14%

13.14%

13.14%

8.76%

8.76%

8.76%

8.76%

8.76%

8.76%

0.00%

24.82%

24.82%

8.76%

0.00%

ACUM. 9.00%

24.82%

0.00%

24.82%

16.63%

16.63%

16.63%

16.63%

8.19%

8.19%

8.19%

8.19%

8.19%

4.38%

4.38%

4.38%

1.45%

1.45%

1.45%

2.89%

1.49%

4.38%

0.00%

0.94%

0.94%

7.00%

7.94%

6.06%

14.00%

0.00%

14.00%

0.00%

14.00%

14.00%

0.00%

0.94%

0.94%

4.69%

5.63%

3.75%

9.38%

0.00%

9.38%

0.00%

9.38%

9.38%

0.94%

0.94%

0.94%

1.88%

1.88%

1.88%

1.88%

1.88%

3.75%

3.75%

3.75%

3.75%

3.75%

3.75%

3.75%

3.75%

3.75%

3.75%

3.75%

4.62%

4.62%

4.62%

4.00%

4.00%

0.00%

0.00% 0.00%

0.00%

7.06% 0.00%

0.00%

7.06%

2.31%

2.31%

2.31%

4.62%

2.24%

2.24%

1.16%

3.40%

2.24%

2.24%

1.16%

3.40%

43.70% 0.00%

50.76%

31.12% 0.00%

81.88%

0.60%

4.00%

0.60%

0.60%

0.60%

0.60%

3.40%

3.40%

3.40%

91.24%

8.76% 100.00% 0.00%

100.00% 0.00%

9.36% 0.00%

0.00%

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

8.6

VERSIÓN 1

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Anexo 6: Formato de seguimiento presupuestal y balance de las diferencias

Formato de seguimiento presupuestal

Formato de balance de las diferencias

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28

8.7

VERSIÓN 1

Anexo 7: Formato de seguimiento a los contratos vigentes

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