IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la gráfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestión de inventario o existencia, y en estas se basa la gestión de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:
OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reducción de costes
Maximización del volumen disponible
Minimización de las operaciones de manipulación y transporte
y los beneficios (que justifican su importancia) son:
BENEFICIOS
Reducción de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos
Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimización de costes
Reducción de tiempos de proceso
Nivel de satisfacción del cliente

FUNCIONES DEL ALMACÉN

Aunque el derrotero de funciones de un almacén depende de la incidencia de múltiples factores tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepción de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacén.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.1



FUNCIONES DEL PERSONAL
a) Jefe de Almacén: Se encarga de
Controlar el manipuleo, transporte de materiales.
Controlar el ingreso y salida de productos al almacén
Controlar la rotación de los productos con mayor vencimiento
Contratar los servicios de transporte para despacho.
Controlar la labor del personal de almacén
b) Despachador
Apoyar al jefe del almacén en la labor de despacho y recepción.
Controlar las cantidades y calidades de los productos.
c) Estibadores
Despachar los productos a los distribuidores
Manipular los productos que ingresan y salen del almacén
Recepción de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento.
Realizar el mantenimiento y limpieza del almacén.
d) Personal de vigilancia
Controlar el ingreso de personas al almacén
Vigilar el ingreso de las unidades al almacén



ANÁLISIS DE LA ZONA DE ALMACENAJE
El espacio que se dispone para almacenar propiamente ha sido dividido. Los distintos materiales a almacenar se han agrupado según sus características en distintos almacenes llamados módulos, distinguiéndose los siguientes:
Modulo 1: Lugar donde se almacena todos los aceites en latas, y baldes.
Modulo 2: Se almacenan aceites en caja y mantecas.
Modulo 3 y 4:Se almacenan margarinas, mayonesa, mostaza, maicena las infusiones de hierbas, cremas, puré, ingredientes para la cocina.
Modulo 5: Se almacenan los detergentes y jabones de lavar.
Modulo 6: En este modulo se almacenan los productos de limpieza personal como: champúes jaboncillos, dentrificos.
Modulo 7: Se almacenan en estantes desodorantes, talcos, cremas.

La forma física del almacén es de forma rectangular de 40 metros de largo y 35 metros de ancho ; con un área total de 1400 m2. Las operaciones se realizan en un único piso, utilizando parihuelas para colocarlas y guardarlas cierta cantidad formando una pila o ruma constituyendo una unidad de carga.
No se pueden colocar demasiado productos encima de otro, porque dañaría al que esta mas abajo. Por eso no se usa la altura del almacén y porque no tiene los medios para alcanzarlos.
Por tratarse de productos perecibles con ciertas condiciones especiales de almacenamiento. No se requiere equipo especial de conservación, las condiciones ambientales de la ciudad hace que los artículos se conserven.
En el almacén existen pasillos por donde se realiza el transito y movimiento de materiales. Existen pasillos de 1.50 mts. considerados principales y pasillos secundarios o laterales de 1.20 mts.
Para permitir mejor circulación del aire, facilitar la limpieza y un mejor control de insectos y roedores, se debe dejar los espacios correspondientes entre paredes y rumas (0.50-0.80 mts.).
Por ello se realiza una labor de Limpieza y Sanatización( Anexo G). Igualmente debe haber espacio entre fila de rumas (0.20-0.30 mts.),y entre la ultima cama y techo de los módulos (1.5-2.0 mts.).
El almacén cuenta con iluminación de luz blanca con fluorescente. En cada modulo así como en oficinas las instalaciones eléctricas están protegidas para evitar accidentes.
El tema de seguridad esta implementado a través de un plano de seguridad con la ubicación de los extintores, botiquín para emergencias, cilindros de aserrín en caso de derrame de aceite.
La elaboración de un reporte de actividades inseguras por los estibadores, aseguran un mejoramiento tanto para los artículos y el personal. Ver Anexo H.
Modulo 1
Ubicada a la entrada de recepción, en el se guardan aceites de lata y aceite en baldes. la distribución de las parihuelas es perpendicular a la entrada de los vehículos por recepción. Su techo es de dos aguas, con calamina y sus columnas son reforzadas con acero, para protegerlas de los vehículos cuando ingresan para cargar o descargar. El piso es de cemento cubierto con una capa de brea.
En esta área también se encuentra la zona de recuperación de baldes dañados.
Modulo 2 – 3 y 4
Es el modulo mas grande del almacén, existe un pasillo principal de 1.60 mt de ancho que recorre el lado horizontal del modulo; dos pasillos segundario que se juntan al principal de 1.20 mts. Las parihuelas están dispuestas en forma perpendicular al pasillo principal asegurando un aprovechamiento máximo del espacio. Su techo es de concreto y piso de cemento y esta señalado con letras de A-Z.
Modulo 5
Ubicado al costado de las oficinas de administración, aquí se guardan los detergentes y jabones de lavar, al igual que el modulo 1, tiene techo de dos aguas con soportes de madera, un pasillo de 1.60 mts de ancho que pasa el modulo. Las parihuelas están distribuidas perpendicular al pasillo. Tiene dos salidas una por el modulo 2 y otra por el modulo 1.
Modulo 6
Se encuentra al lado del parqueo del almacén, es el modulo de los productos de limpieza y cuidado personal, por eso tiene techo de concreto y piso de cemento. Tiene 2 pasillos de 1.50 mts de ancho a lo largo del modulo.
Tiene una puerta de 2 mts para la entrada y salida, por donde se realizan las operaciones de almacén.
Modulo 7
Ubicado a lado de la oficina de almacén, su área de 21 m2, contiene productos pequeños y de poco peso, colocados en estantes de madera y metálicos.
Modulo 8
En este modulo al lado del patio y parqueo del almacén guarda los productos vencidos o que sus características físicas están dañadas y no se pueden recuperar. Igualmente guarda las promociones de algunos productos como baldes, bolsas, expendedores, etc.

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BUENAS PRÁCTICAS PARA EL ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN DEL ACEITE
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Un adecuado almacenamiento y manipulación de los aceites evitará los residuos provocados por daños al producto o contaminación del mismo dentro de su contenedor, o por escapes o vertidos del producto. Las siguientes secciones muestran cómo evitar desechos provocados por un almacenamiento y manipulación inadecuados.
5.1 EL ALMACÉN DE ACEITE
Los aceites deberían almacenarse bajo techo o al menos a cubierto de los elementos atmosféricos. En caso de que los bidones de aceite se almacenen en posición vertical y estén expuestos a los elementos, existen grandes probabilidades de que se produzca contaminación, especialmente de agua de lluvia. Esto provocará un aceite contaminado que no realizará sus funciones adecuadamente.
Si el agua se acumula en el fondo de un bidón, especialmente durante los cálidos meses del verano, provoca la contaminación del aceite. Al calentarse y expandirse el contenido del bidón durante el día, una pequeña cantidad de aire del bidón saldrá al exterior. Al enfriarse posteriormente el bidón, se crea un vacío y el agua del bidón será absorbida. Si esto ocurre con aceite aislante existe un riesgo de pérdida de las propiedades aislantes del producto.
Los aceites son susceptibles a los cambios extremos de temperatura; pueden verse afectados por las bajas temperaturas, por lo que deberá evitarse el frío extremo; igualmente, las altas temperaturas, como las que se pueden encontrar junto a calderas o tuberías de vapor, pueden resultar perjudiciales para sus propiedades. El almacén de aceite debería estar situado en un lugar céntrico con el fin de minimizar su transporte por la planta. De este modo se reduce la necesidad de mano de obra, se hace más accesible y se reducen los riesgos asociados con el transporte.
5.1.1 Almacenamiento de los bidones
Los bidones deberían almacenarse en posición horizontal, en estantes y lejos de cualquier posible agua de superficie. En caso de que los bidones no puedan almacenarse en estantes sin contacto con el suelo, se pueden utilizar plataformas para mantenerlos alejados del agua de superficie. En caso de que los bidones se almacenen en posición vertical, deberá comprobarse que las etiquetas son visibles y de que exista rotación de las existencias.

Servicio de Información Ambiental sección
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Reducción, medicionesy gestión
Figura 9.- Proceso de entrada de agua de lluvia en almacenaje exterior Los bidones deben estar en posición horizontal y de forma que los tapones marquen las nueve y las tres, de esta forma se evita la entrada de humedad y suciedad.
Figura 10.- Almacenaje exterior correcto

La instalación de grifos puede permitir el transvase de aceite a contenedores más pequeños de una forma controlada. Será preciso instalar bandejas anti-goteo bajo cada grifo y recoger las pequeñas cantidades de aceite que, de forma inevitable, gotearán tras su uso. Deberán instalarse muros de contención alrededor de las plataformas o en las puertas de acceso.

5.1.2 Control de existencias dentro del almacén
La rotación de las existencias es importante y la mejor forma de aplicarla es adoptando un sistema de "primero en entrar-primero en salir" FIFO (first in, first out) para evitar la caducidad de los aceites.
Es importante utilizar los datos procedentes del informe de consumo del aceite (ver Sección 3), con el fin de conocer cuáles se utilizan con mayor frecuencia. Los lubricantes de uso más frecuente deberán colocarse de modo que pueda accederse a ellos con mayor facilidad, no debiendo colocarse en lugares escondidos de la parte trasera del almacén.

Almacenamiento horizontal. Los bidones están dispuestos en compartimentos, en filas de tres, según cada tipo de aceite. El bidón de la parte inferior se utiliza primero de modo que se lleve a cabo la rotación de las existencias. Resulta muy sencillo comprobar las existencias ya que existen hojas de control de existencias en el mismo orden que los bidones

5.1.4 Etiquetado de aceites
Es importante comprobar que todos los contenedores están adecuadamente etiquetados de modo que el personal pueda identificar claramente el aceite que necesitan. Debido a que éste se desplaza por toda la planta, es importante comprobar que las etiquetas de los contenidos están en posiciones visibles.
Las señales instaladas junto a filas o columnas de aceite le ayudarán a organizar su almacén.
Una buena idea es utilizar códigos de colores para identificar de forma inequívoca los componentes de las máquinas con el lubricante que utilizan.

5.2 MANIPULACIÓN DE LOS CONTENEDORES DE ACEITE
Existen una serie de dispositivos para la manipulación de bidones que permiten movimientos simples.
También existen dispositivos para mover los bidones 90º desde su posición horizontal hasta una posición vertical o viceversa.
Un contenedor intermedio puede albergar 1.000 litros y transportarse fácilmente por la planta. Pueden ser transportados por carretillas elevadoras, aunque, debido a su forma, no deben ser sujetados desde arriba.
A la hora de elegir dispositivos para transportar el aceite, es importante determinar los requisitos para el personal que debe realizar estas manipulaciones. Una manipulación defectuosa puede provocar vertidos que provocan que se desperdicie el aceite y que requieren costosos procesos de limpieza. Una correcta manipulación, con el equipo adecuado, reducirá el coste de los vertidos.

Una vez transferido de los grandes contenedores, el aceite será transportado hasta los elementos de la planta en jarras o recipientes similares. Es esencial utilizar contenedores limpios para evitar la contaminación del lubricante nuevo. Intente utilizar la misma jarra para un mismo tipo de aceite y evite cualquier contacto con el aceite usado.
El uso de contenedores intermedios ahorra tiempo y dinero Adtranz, una empresa de acondicionamiento de vehículos y componentes ferroviarios, ha ahorrado 2.565 euros al año mediante una mejora en la gestión del aceite. La planta de Crewe cuenta con 1.100 empleados, tiene un volumen de negocio de 132 millones de euros y utiliza 46.000 litros al año de aceites hidráulicos y lubricantes.
Se realizó una evaluación de riesgos para la utilización del aceite como parte del Sistema de Gestión Medioambiental de la Empresa para la ISO 14001. Esto provocó una mejora en su gestión y los siguientes beneficios:
El cambio de bidones a contenedores intermedios ha supuesto un ahorro de 1.700 euros al año
Una recogida y venta centralizada del aceite usado también supuso beneficios
Existen procedimientos de gestión y de seguridad operativa para todos los aceites y su utilización
Una mejor gestión interna reduce los riesgos de seguridad e higiene y medioambientales derivados de escapes y vertidos Adtranz ha sustituido los bidones de 200 litros por contenedores intermedios de 1.000 litros para el 40% del aceite. Ello ha producido importantes beneficios en cuanto a su manipulación y almacenamiento. Una carretilla elevadora únicamente puede transportar dos bidones (400 litros), mientras que un contenedor intermedio contiene 1.000 litros. Se ha mejorado la gestión interna, con una menor cantidad de vertidos y goteos. El mismo volumen de aceite se puede almacenar en mucho menos espacio. Un contenedor intermedio cuesta 0,79 euros por litro, mientras que el coste del aceite de bidón es de 0,89 euros por litro, lo que supone un ahorro del 10%.
La formación del personal ha resultado fundamental para el éxito de las mejoras en la gestión del aceite. Se ha desarrollado de forma interna un programa de formación hecho a medida sobre la forma de utilizar los equipos anti-vertidos. La formación es continua, de modo que cuando se jubilan los operarios con experiencia y capacidad, nuevos operarios reciben una formación eficaz para garantizar que se mantiene el mismo nivel.

5.3 CONTROL DE FUGAS Y VERTIDOS
Al evitar que se produzcan fugas de los bidones dentro del almacén se mejorará la gestión interna y el almacén será más seguro para el tránsito del personal. El control de fugas y vertidos se logra con un equipo variado, que dependerá de la cantidad del aceite.

A la hora de elegir productos para el control de escapes y vertidos, es importante obtener muestras de diferentes proveedores y comprobar si se adecuan a sus necesidades. Tenga en cuenta la gama de productos disponibles y elija el que le ofrezca una gran absorbencia y un tamaño adecuado. Es importante tener en consideración otros asuntos como los requisitos de seguridad e higiene y gestión interna a la hora de realizar su elección.

5.3.1 Equipos de emergencia anti-vertidos
Deberán existir equipos anti-vertidos en las zonas en las que un escape o vertido de aceite podría provocar un riesgo medioambiental. Los contenidos de estos equipos deberán adecuarse a la naturaleza del posible escape o vertido.

El equipo deberá incluir una serie de elementos básicos:
materiales absorbentes
barreras para contener balsas de aceite
guantes, buzo y botas para la protección del personal encargado de la manipulación de los aceites
bolsas para los productos de desecho
instrucciones para el personal sobre el modo de empleo del equipo de forma eficaz y segura
barreras y elementos de señalización para el aislamiento del área afectada
Estos equipos se pueden comprar listos para su utilización en la mayor parte de proveedores de equipamiento y generalmente contienen los elementos que se han citado aquí. Los precios de estos equipos varían y puede resultar más rentable la elaboración de sus propios equipos que estarán hechos a medida de las necesidades de su planta