Hacia una cooperación en red: el caso del voluntariado virtual

Hacia una cooperación en red: el caso del voluntariado virtual. Autor: Carlos E. Jiménez Gómez ABSTRACT: Son muchos los ámbitos en los que se ha puesto de manifiesto la utilidad de las TIC. Esta comunicación aborda uno de ellos, la cooperación al desarrollo, haciendo referencia, en concreto, a las potencialidades del trabajo en red que el interesante concepto de voluntariado virtual presenta. Para ello, en primer lugar, se profundiza en el significado de dicho término para, a continuación, analizar algunos de los factores más significativos a la hora de diseñar e implantar iniciativas de voluntariado virtual (a saber, infraestructura, gestión del capital humano, habilidades de dirección, planificación y gestión de proyectos y cultura tecnológica). Se termina con la presentación de dos casos exitosos que subrayan la importancia de las variables presentadas. PALABRAS CLAVE: TIC, voluntariado virtual, cooperación al desarrollo, gestión de la cooperación, UNV-Egypt. I.- INTRODUCCIÓN. En los últimos años hemos asistido a una auténtica revolución tecnológica que, en sus tímidos comienzos, ni la más aventurada de las opiniones podría haber vaticinado. El crecimiento de tecnologías, aplicaciones e innovación a la vez que presta servicios inmediatos, es base para un mayor y constante crecimiento. La potencia y potencialidades de las TIC es tal que se asemeja en cierto modo a un crecimiento de función exponencial. Internet y televisión en teléfonos móviles, tan solo es un ejemplo que muestra el estadio actual pero, al mismo tiempo, es fiel reflejo de la vertiginosa revolución de las TIC y sus aplicaciones. Lo anterior es una realidad que es ampliamente conocida por todos, al circunscribirse al ámbito del ciudadano y, precisamente por su potencial comercial y uso, muestra de forma obvia como se aprovechan al máximo los beneficios de estas herramientas. Hay otros ámbitos en los que la aplicación de las TIC aparece tímidamente y sin embargo, está tomando enorme fuerza; podríamos citar la Administración electrónica, e-Learning, telemedicina, participación ciudadana, gestión de emergencias… y ello es así por los beneficios que de las TIC se pueden obtener. Exactamente en el mismo caso, se encuentra la aplicación de las TIC en la cooperación al desarrollo. Cierto es, que la llegada de las TIC ha provocado nuevas desigualdades, y que incorrectamente utilizada puede generar desinformación u otros efectos negativos [GASCÓ, 2004]. Sin embargo, en el marco de su impacto positivo dentro de la cooperación al desarrollo, cada vez hay más proyectos en terreno que promueven la utilización de las TIC en diferentes sectores: comercio, agricultura, salud, educación… y también, cada vez más, los propios agentes de la cooperación incorporan las TIC a su funcionamiento de cara a ser más eficaces y eficientes y, también, más transparentes. Las TIC en la cooperación al desarrollo, por tanto, están cada vez más presentes y toman mayor fuerza, aportando también nuevas oportunidades de desarrollo [ACEVEDO, 2005]. Programas, proyectos, interiorización de las TIC en los agentes de cooperación y proyección externa… cada vez van siendo más y van conociéndose mejor -ejemplos concretos de ello son la red de universidades que colaboran con UNITeS1, telecentros, o bibliotecas virtuales. Tal como dice HAJNAL (2002) las TIC ofrecen muchas posibilidades: marketing, gestión de recursos humanos, coordinación… Sin embargo, sorprendentemente, todavía se percibe sólo un 1

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tímido incremento de su uso en el voluntariado. Trataremos aquí de una revolucionaria aplicación de las TIC en el voluntariado: el voluntariado virtual. Tema poco explorado, pero con enormes posibilidades. El objeto de estudio se centrará en el análisis de un caso concreto de incorporación de las TIC al desarrollo a través de las redes, concretamente, en área disciplinar del voluntariado, con el objetivo de dejar patente la importancia del tema tratado, y remarcar la necesidad de una adaptación por parte de las entidades del sector a nuevos sistemas, tanto en el plano de su estructura como en el plano de la gestión, ya que da entrada a un nuevo volumen y fuerza de capital humano en las organizaciones del Tercer Sector, con particularidades totalmente ajenas a las que tradicionalmente venían considerándose habituales. Se explicitan asimismo algunos de los factores de mayor peso a la hora de formular proyectos de voluntariado virtual, con el objetivo de remarcar la necesidad de observarlos para que los proyectos resulten exitosos. En cuanto a la metodología, se han utilizado técnicas cualitativas basadas en la observación participante y análisis de contenidos de documentación. Así, abordaremos aquí una breve introducción al voluntariado virtual, pasando a resaltar algunos importantes aspectos para que las experiencias de voluntariado virtual sean exitosas, mostrando al final un ejemplo de aplicación en ámbitos totalmente distintos, pero igualmente acertados para extraer de ellos la perspectiva de la realidad. Por último, finalizaremos con unas conclusiones. II.- ¿QUÉ ES EL VOLUNTARIADO VIRTUAL?. Podríamos definir el voluntariado virtual como el ejercicio de la solidaridad ciudadana que se realiza de forma libre, no remunerada, organizada y a distancia, a través de equipos electrónicos con interface de usuario y utilizando las redes de comunicaciones para la transmisión de la información, con el fin de prestar el conocimiento, aptitudes y experiencia del sujeto, en actividades y programas que se realizan en beneficio de la comunidad. Como sinónimos del término voluntario virtual se utiliza también tanto voluntario online, como los indicados por PEÑA (2007), voluntario en línea, e-voluntario, voluntario virtual o cibervoluntario. Todos ellos reflejan un modelo de voluntariado basado en el enfoque técnico que podríamos denominar “remoto”, en cuanto a la prestación de servicios de voluntariado a distancia, a través del uso las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Para lograr una apreciación aún más intuitiva, podemos acercarnos al concepto, a través del modelo de teletrabajo [JIMENEZ, 2005]. El concepto en estos sistemas es básicamente el mismo, obviamente, cada uno de ellos enmarcado en el ámbito que le corresponde. El voluntariado virtual fusiona a la perfección los conceptos separados de las TIC y el voluntariado, convirtiéndose en un nuevo modelo con las características de sus dos componentes. La sede física de la organización en cuanto a “centro de operaciones” pasa a un segundo plano, ya que con el voluntariado virtual pasa a ser “centro del trabajo” de voluntariado en tiempo real cualquier otro lugar del planeta en el que se encuentre en ese momento el voluntario online. La utilización de un ordenador y sus aplicaciones informáticas y las redes de comunicaciones, son las herramientas para utilizar y entregar el conocimiento, aptitudes y experiencia del voluntario virtual en favor de la organización. Ahora, el voluntariado se realizará desde casa, bibliotecas o, simplemente, desde un cibercafé.

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El voluntariado virtual amplía el abanico de recursos disponibles poniendo al servicio de las organizaciones un número relevante de sujetos que entran en juego de forma novedosa [JIMENEZ, 2005], abriendo la participación a un nuevo grupo de personas, que sin ningún tipo de barrera o frontera, amplían las posibilidades de participación a cotas verdaderamente altas. III.- ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA QUE LAS EXPERIENCIAS DE VOLUNTARIADO VIRTUAL SEAN EXITOSAS. Resaltando la necesidad de mantener y continuar potenciando la presencia física inherente al voluntariado presencial, obviamente irremplazable, el voluntariado virtual amplía tanto el espectro de participación como el de los recursos a emplear, ya que viene a complementar al voluntariado tradicional. Hay diferencias significativas entre ambos y también en los requisitos y aspectos a tener en cuenta para lograr el éxito en la aplicación de los modelos de voluntariado virtual. Infraestructuras, gestión del personal, cultura tecnológica y habilidades de dirección y gestión de proyectos, engloban a los aspectos más relevantes a tener en cuenta, con características particulares para el voluntariado virtual, de las que dependerá el éxito o fracaso del sistema de voluntariado virtual puesto en marcha. Las infraestructuras jugarán un papel importante, al aportar el medio material de transmisión de información. Los medios utilizados en la comunicación pueden ser diferidos o en tiempo real (e-mail, conversaciones telefónicas vía Internet, foros, chat, reuniones virtuales en tiempo real) pero, en todo caso, requieren de una infraestructura mínimamente adecuada, para lograr la comunicación en el momento preciso. Fallos en el sistema de comunicación pueden producir consecuencias negativas que afecten al rendimiento, cumplimiento de plazos, objetivos e incluso a la propia gestión del sistema virtual de la organización. Los problemas técnicos que pueden surgir en la utilización de los sistemas físicos, pueden ser en ocasiones evitables si se establecen soluciones preventivas y procedimientos alternativos para garantizar las comunicaciones. Gestión del personal implica socialización después de reclutamiento, formación, evaluación y gestión del rendimiento, recompensa del rendimiento (aunque no sea monetaria), comunicación interna, motivación… Por ello, bajo el prisma del concepto virtual de voluntariado, la gestión del personal no puede aquí tratarse como un área en el que se apliquen los mismos sistemas que se aplican en un sistema tradicionalmente presencial. Quizá en el reclutamiento, la valoración de un currículum podría ser prácticamente idéntica en ambos sistemas, pero no se debe ir más allá, sin antes analizar detenidamente los procesos en el entorno virtual. Así, por ejemplo, en el aspecto de la selección directa -aspecto más delicado debido a la ausencia de contacto físico entre la organización y el voluntario- no existirá propiamente una entrevista in situ ya que, a lo sumo, podría realizarse una reunión virtual con videoconferencia. Será necesario por tanto, depositar sumo cuidado a la hora de realizar el proceso de selección de los integrantes de un equipo de voluntarios virtuales. Es necesario valorar el nivel de concienciación del voluntario virtual, en cuanto a la relevancia que desde el plano subjetivo tienen para el mismo aspectos como la rapidez en comunicar un problema, y la vinculación real y directa tanto al proyecto como a la organización, a pesar de que exista una ausencia de conexión física con la misma. Por ello, también toman asimismo mayor relevancia las habilidades como usuario de tecnologías.

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Al hilo de lo anterior, la cultura tecnológica del voluntario toma aquí un papel primordial, tanto en la vertiente de la receptividad a la tecnología por parte del individuo, como en las habilidades tecnológicas del mismo. La receptividad a la tecnología es aquí trascendente debido a que un individuo que no sea proclive a la tecnología, no incorporará libremente una tendencia al uso de la misma. En cuanto a las habilidades tecnológicas, hay que señalar que una mayor habilidad en el uso de la tecnología, supondrá una menor desviación de esfuerzo hacia factores que no son objeto de los proyectos. Sin embargo, la habilidad requerida dependerá de las tareas a realizar y debe de ser valorada, por tanto, con criterios de proporcionalidad. Asimismo, se requerirá un alto grado de concienciación y responsabilidad de cada una de las personas integrantes del sistema. Habilidades de dirección y gestión de proyectos particularizadas para sistemas en los que no existe contacto físico con la organización o resto del equipo, se perfilan igualmente como críticas [JIMENEZ, 2006]. Es necesario planificar en primer lugar, y la planificación conlleva, entre otros aspectos, establecer documentos de trabajo, remisión periódica de informes de estado de las tareas que no sólo facilitarán una visión y panorámica generales de los proyectos y estado de los mismos sino que además servirán para que una vez finalizado el trabajo asignado, se realice una evaluación individual de cada voluntario. Asimismo, es importante conseguir una colaboración dinámica entre los voluntarios, y conseguir que se sientan realmente como parte imprescindible de ese equipo y perciban y, a su vez, transmitan sensación de unicidad, por lo que es realmente importante que la información sobre los estados del trabajo asignado, fluya en ambas direcciones. Es importante establecer procedimientos que garanticen el cumplimiento de plazos, fijando de antemano una fecha aceptable de entrega con la suficiente antelación y estableciendo, además, procedimientos secundarios de reserva que salvaguarden dicho cumplimiento. Por último es importante canalizar las instrucciones, decisiones e informes, a través de una sola persona, evitando duplicidades o ambigüedades. No podemos dejar de reseñar, al menos, otros aspectos destacados realmente importantes para la organización, algunos de ellos ya referidos por otros autores [CRAVENS&ELLIS, 2000] como son: diseño de un plan de trabajo, análisis de lanzamiento del programa, identificación de tareas factibles, exposición de prioridades, verificación con los voluntarios de las expectativas, análisis para el establecimiento de los tiempos de trabajo de los voluntarios, gestión de los voluntarios en personas de la organización que conozcan ampliamente el sistema y sus complejidades, documentación sistematizada sobre el resultado final, o documentación de usuario si fuera preciso. De nuevo, se hace énfasis en la planificación y gestión del voluntariado, tal y como ya hemos expuesto anteriormente. IV.- EJEMPLOS DE CASOS CON DISTINTOS ENFOQUES EN VOLUNTARIADO VIRTUAL: EL CASO DE UNV EGYPT Y EL CASO DE E-VOLUNTAS. A continuación, se reflejan dos ejemplos de utilización de voluntariado virtual en dos terrenos diferentes: El caso de UNV-Egypt2 [JIMENEZ, 2005] y el caso de E-Voluntas3. Ambos ejemplos muestran la importancia de la utilización de estrategias explícitas en el 2 3

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ámbito del voluntariado virtual, que enfatizan los elementos –particularizados en su ámbito de aplicación- reseñados en el epígrafe anterior. a) EL CASO DE UNV EGYPT A través la utilización del servicio UNV-OV4, –servicio que conecta organizaciones de desarrollo con voluntarios virtuales- UNV-Egypt lanza el proyecto de construcción de un portal en Internet con voluntarios virtuales -coordinado también por un voluntario virtualpara la Volunteer Network Egypt, red de voluntariado compuesta por UNV-Egypt y otras 5 organizaciones más. El proyecto se desarrolló en 2 fases en las que participaron un total de 11 voluntarios virtuales de siete países distintos, repartidos entre las zonas de Asia, Europa, Norte América y los Estados Árabes. Estos voluntarios diseñaron la estructura del sitio, logos, realizaron traducciones, crearon bases de datos, programaron el sitio, trataron imágenes, textos, composición gráfica, realizaron los avisos legales, documentación del sitio, así como otras tareas propias de proyectos de portales en internet. Para lograr el éxito del proyecto, fueron pieza clave los elementos destacados en el punto anterior. Asimismo, en relación con la aparición de determinadas problemáticas surgidas, fueron especialmente interesantes los aspectos de planificación y coordinación de las actividades del equipo de voluntarios online, ya que no sólo lograron resolver las problemáticas surgidas, sino que además se profundizó en el análisis e investigaron las mismas y se lograron extraer nuevas aportaciones, aportaciones que actualmente se utilizan en el Servicio de Voluntariado Online de Naciones Unidas, con el objetivo de orientar a las organizaciones en sus futuros proyectos de voluntariado virtual. b) EL CASO DE E-VOLUNTAS. En palabras de uno de sus administradores5, Isidro Maya, e-Voluntas “Es una lista de correo electrónico sobre voluntariado, sociedad civil e intervención social. Es un espacio en el que pueden participar investigadores académicos, profesionales del tercer sector y voluntarios. Por eso puede ser un canal de comunicación entre la ciencia y la práctica. También puede servir para promover la cooperación entre las distintas organizaciones del tercer sector, o para facilitar el debate sobre la sociedad civil en el entorno iberoamericano.” El caso de E-voluntas, refleja las posibilidades del voluntariado virtual en red. Explotando las características del correo electrónico, se crea una herramienta a través de la cual se logran cubrir importantes necesidades –tanto grupales como individuales- que se encontraban antes desatendidas. E-voluntas es una lista de distribución con un alto grado de participación y aportaciones de gran calidad, en la que se refleja muy bien el concepto de voluntariado virtual en red. Su creación, adecuada administración y gestión, así como la activa participación de los miembros de la lista, acercan el conocimiento disperso sobre voluntariado, sociedad civil e intervención social. La lista se ha convertido así en referente y, aprovechando el flujo de la información para almacenar la documentación relevante, pone la misma a disposición de quien lo necesite. Es importante además, subrayar el crecimiento conceptual que los creadores de e-voluntas han desarrollado con el paso del tiempo. Más allá de la lista, e-voluntas ha ampliado su aplicación adaptándose a las tendencias actuales, al crear un blog que complementa a la lista, y en el que se reflejan las principales noticias. 4

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Cita extraída de la entrevista realizada por Pacientes Online, disponible en http://www.pacientesonline. com.ar/medicina/iniciativas/isidromj.php

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IV.- CONCLUSIONES. Las herramientas tecnológicas, y especialmente Internet por ser la principal protagonista, de nuestro tiempo pueden causar consecuencias favorables o contraproducentes. Y es que aquéllas no son positivas ni negativas en sí mismas; pero tampoco son neutras. Sus efectos dependen de quién las utiliza y de cómo lo hace. Por eso, dejadas a la deriva, terminan por reproducir y profundizar las desigualdades existentes en la sociedad. En esta comunicación hemos intentado plasmar los beneficios que tiene la utilización de las TICs en el ámbito de la cooperación al desarrollo y, en concreto, en la gestión de lo que hemos denominado voluntariado online. Para ello, hemos definido dicho concepto y hemos descrito algunas de sus ventajas y extenso abanico de posibilidades haciendo hincapié en el conjunto de factores que deben tenerse en cuenta a la hora de diseñar e implantar estrategias exitosas de voluntariado online. Sabemos, no obstante, que, como ocurre en el más amplio ámbito de las TICs para el desarrollo, convencer a los responsables de los protagonistas de la cooperación acerca de la utilidad de la tecnología no es fácil pues, desafortunadamente, todavía nos encontramos en un momento en que, dada la escasez de recursos, la tecnología no se entiende como herramienta sino como fin, lo que da lugar a apasionantes pero absurdos debates sobre las prioridades de gasto (lo que muchos autores han reflejado con la expresión “¿pan o tecnología?”). Eso no debe ser óbice para reconocer la importancia de la tecnología en el desarrollo (como ya hiciera en 2001 PNUD en su informe anual) y, por tanto, también, en el de la cooperación al desarrollo. Es una realidad que existe una, cada vez mayor, difusión y uso de las TIC a todos los niveles. En este contexto, como hemos intentado poner de manifiesto a lo largo de estas páginas, las posibilidades que ofrece el voluntariado virtual son muchas. Es más, su práctica se puede extender y generalizar si existen factores que trabajen por el impulso y avance de este tipo de voluntariado, no sólo en el campo de la cooperación sino, también, en otros ámbitos en los que la colaboración virtual voluntaria, como es el caso6 de la Rama de Estudiantes del Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos de la UNED [MARTIN, S y Otros, 2007], constituye un importante y definitivo factor de éxito . VI.- BLIOGRAFIA: ACEVEDO, Manuel. (2005): “Volunteering in the Information

Society”

CRAVENS, Jayne & ELLIS, SUSAN (2000): “Manual de voluntariado virtual”. Traducción: eVoluntas. ImpactOnline, Inc. GASCÓ, Mila (2004): “El gobierno de un mundo global. Hacia un nuevo orden internacional”. Barcelona. Intermón Oxfam. HAJNAL, Peter. (2002): “Civil society in the information age”. Hampshire; Ashgate Publishing Limited.

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Caso descrito en la I Jornada Internacional UPM sobre Innovación Educativa y Convergencia Europea.

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JIMENEZ, C. (2005): “El impacto positivo de las Tecnologías de la Información en la acción voluntaria: el voluntariado online. Aspectos destacados y análisis prospectivo”. Documento de difusión de ponencias y comunicaciones del 8º Congreso Estatal del Voluntariado, p. 7). JIMENEZ, C (2006): “El caso de UNV-EGYPT y the Volunteer Network - Egypt. Aspectos básicos en el desarrollo de un proyecto con voluntariado virtual”. United Nations Volunteers – Online Volunteers Service Web Site. MARTIN, S Y OTROS (2007): “Aprendizaje basado en actividades colaborativas en el nuevo Espacio Europeo: un grupo distribuido y virtual de Robótica”. I Jornada Internacional UPM sobre Innovación Educativa y Convergencia Europea. Madrid. 12/2007. PEÑA-LOPEZ, Ismael. (2007): “Online Volunteers: Knowledge Managers in Nonprofits” in The Journal of Information Techlology in Social Change, Spring Edition-April 2007 (1), 142159. Vashon: The Gilbert Center.

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