Estudo sobre processo de licenciamento de marcas infantis

FACULDADE FIA DE ADMINISTRAÇÃO E NEGÓCIOS Fundação Instituto de Administração

FERNANDA LORENZO BAZONI

ESTUDO SOBRE PROCESSO DE LICENCIAMENTO DE MARCAS INFANTIS

SÃO PAULO OUTUBRO/2014 1

FERNANDA LORENZO BAZONI

ESTUDO SOBRE PROCESSO DE LICENCIAMENTO DE MARCAS INFANTIS

Monografia apresentada à Faculdade FIA de Administração e Negócios mantida pela Fundação Instituto de Administração para obtenção do certificado de conclusão do curso de Pós-graduação Lato Sensu -Gestão da Qualidade e Desenvolvimento de produtos e serviços. Orientador: ANDRÉ LEME FLEURY

SÃO PAULO OUTUBRO/2014

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FOLHA DE APROVAÇÃO

Fernanda Lorenzo Bazoni

ESTUDO SOBRE PROCESSO DE LICENCIAMENTO DE MARCAS INFANTIS

__/__/____

Banca Examinadora:

_____________________________ Profº. Dr. André Leme Fleury

_____________________________ Profº. Dr.

_____________________________ Profº. Dr.

Julgamento ______________________ Assinatura _____________________

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AGRADECIMENTOS A todos os professores que estiveram dividindo conhecimento e experiência no curso de Gestão de Qualidade e desenvolvimento de produtos e serviços, especialmente para o professor André Leme Fleury pela orientação e por sempre se prontificar em me auxiliar no desenvolvimento desse projeto. Ao meu marido e minha mãe que me apoiaram e me encorajaram a prosseguir durante todo o período do curso e incentivaram todos os momentos. A meu pai que partiu durante a elaboração desse estudo, mas que sempre foi um grande professor. Agradeço principalmente a DEUS por permitir que eu tivesse essa experiência e junto dele permitiu conhecer muitos amigos no curso, possibilitando a troca de conhecimento.

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RESUMO Este estudo apresenta a descrição de um processo de aprovação de produtos licenciados de marcas infantis que é utilizado por uma empresa detentora de algumas marcas de grande representatividade no mercado mundial. Atualmente muitas empresas que trabalham não só com fabricação de produtos, mas principalmente divulgações de suas marcas apostam muito no mercado de licenciamento já que consumidores de todo mundo reconhecem as marcas e em muitos momentos passam a adquirir o produto em função da confiança depositada bem como qualidade percebida repassada pela marca. O trabalho busca por meio de técnicas de mapeamento de processos apresentar

um

novo

modelo

do

processo

atual,

identificando

possíveis

oportunidades de melhorias através da aplicação da técnica proposta, bem como aplicação de algumas ferramentas da qualidade. Desta forma, propor melhorias de forma a minimizar os impactos com relação ao prazo de aprovação dos produtos e assim possibilitar melhoria no relacionamento com os licenciados bem como prospecção de novos negócios. Palavras-chave: Licenciamento, Mapeamento de processos.

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Abstract

This project presents the description of approval process of licensed children's products brand that is used by a holder of some brands of large representation company in the world market. Currently many companies are working not only with the manufacture of products but mainly dissemination of their brands, betting much in the licensing market as consumers around the world recognize the brands and at many times now acquire the product due to the reliance and quality perceived passed the mark. The job search through process mapping techniques to present a new model of the current process, identifying potential opportunities for improvement through the application of the proposed technique as well as applying some quality tools. Thus, proposing improvements to minimize the impacts to the deadline for the approval of products and thus enable better relationships with licensees as well as prospecting for new business.

Key words: Licensing, Process mapping

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Sumário 1-Contexto ........................................................................................................................................... 11 1.1 Problema .................................................................................................................................. 13 1.2 Objetivo .................................................................................................................................... 14 1.3 Justificativa ............................................................................................................................. 14 1.4 Estrutura do documento ...................................................................................................... 15 2-Revisão de literatura....................................................................................................................... 16 2.1 Gestão por Processos .......................................................................................................... 16 2.2 Mapeamento das Atividades .............................................................................................. 16 2.3 Entrevistas............................................................................................................................... 17 2.4 Mapeamento dos Processos - BPMN técnicas para levantamento.......................... 18 2.4.1 Notações para modelagem de processo ................................................................. 19 2.5 Aprimoramento através das ferramentas da qualidade .............................................. 23 3-Método da Pesquisa..................................................................................................................... 25 3.1 Mapeamento de processos ................................................................................................. 25 3.1.1 Levantamento de dados para processo ................................................................... 25 3.1.2 Identificação das pessoas envolvidas ...................................................................... 26 3.1.4 Entrevistas ....................................................................................................................... 26 3.2 Avaliação do Processo ........................................................................................................ 27 3.2.1 Diagrama de Ishikawa – Análise de Causa e efeito............................................... 28 3.3 Proposta de Melhoria de Processo ................................................................................... 28 4-Resultados Obtidos...................................................................................................................... 29 4.1 Mapeamento de processos ................................................................................................. 29 4.1.1 Áreas envolvidas ............................................................................................................ 29 4.1.2 Processo atual mapeado – utilizado na entrevista ............................................... 30 4.1.3 Processo atual modelado ............................................................................................ 31 4.2 Avaliação do Processo ........................................................................................................ 31 4.2.1 Identificação dos problemas ....................................................................................... 31 4.2.2 Identificação dos Problemas – Diagrama de Ishikawa......................................... 32 4.3 Propostas de Melhorias para o processo. ...................................................................... 35 4.3.1 Definição de um procedimento................................................................................... 36 4.3.2 Aprimorar a comunicação entre licenciado e a XZX............................................. 37 4.3.3 Estreitamento no relacionamento com o laboratório externo. .......................... 40 5-Conclusão ....................................................................................................................................... 43 7

6-Referências Bibliográficas ............................................................................................................. 44

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LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 – Fluxo de mapeamento de processo – Etapa I Figura 2 – Exemplo de fluxograma Figura 3 – Exemplo de Raias Figura 4 – Exemplo de SIPOC Figura 5 – Representação da FEPSC Figura 6 – Diagrama de Ishikawa Figura 7 – Mapeamento inicial do processo Figura 8 – Diagrama de Ishikawa – Problema 1 Figura 9 – Diagrama de Ishikawa – Problema 2 Figura 10 - Diagrama de Ishikawa – Problema 3 Figura 11 – Mapeamento final do processo Gráfico 1: Propriedades de licenciamento mais exploradas (ABRAL, 2013) Tabela 1 – Exemplos notação BPMN Tabela 2 – Problemas identificados Tabela 3 – Causas e novas atividades – melhoria 1 Tabela 4 – Causas e novas atividades – melhoria 2 Tabela 5 – Causas e novas atividades – melhoria 3

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GLOSSÁRIO

BPMN -Business Process Management Notation: Termo da língua inglesa que significa Notação de Modelagem de Processos de Negócio Guide: Roteiro onde estão todas as informações de uma determinada marca bem como tendências futuras e design de personagens. HA – Hazard analysis: Termo em inglês dado para avaliação de perigos do produto. Hardlines: Termo utilizado na empresa XZX para categorias de produto que inclui brinquedos, produtos de puericultura, carrinhos de bebê e etc. Licensing: Termo da língua inglesa que significa licenciamento. Produtos Core: Produto ou categoria de produtos que a empresa XZX desenvolveu competências de qualidade e segurança. Compilação de requisitos de qualidade e segurança e tecnologia de produto que a empresa XZX adquiriu com o tempo. Produtos Non Core: Produto ou categorias de produtos que a empresa XZX não possui conhecimentos e competências para avaliar e definir requisitos de qualidade e segurança. SIPOC (suppliers, Inputs, Process, Outputs, Costumers): Termo da língua inglesa que significa Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas, Clientes. Softlines: Termo utilizado na empresa XZX para categorias de produto que inclui Cosméticos, móveis, material escolar, roupas brinquedos, produtos de puericultura, carrinhos de bebê e etc. TRF (Test Request Form): Termo da língua inglesa que significa formulário de requerimento de teste.

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INTRODUÇÃO 1-Contexto O licenciamento ou “licensing” é um termo utilizado por empresas pelo direito contratual de utilização de marcas, imagem ou propriedade intelectual e artística registrada que pertença a outras empresas. As empresas tem o direito de utilizar a marca por um tempo determinado em troca de uma remuneração definida como percentual aplicado sobre o valor gerado que é denominado Royalty.(ABRAL, 2013) Esse processo é crescente no mercado e só no ano de 2012 apresentou um faturamento R$ 12 bilhões no varejo e tem um crescimento médio de 14% nos últimos anos. (ABRAL, 2013). A vantagem para o fabricante ou importador é que ao se inserir uma marca conhecida em um determinado produto, ele passa a ter uma vantagem competitiva diferenciada, agregando valor ao item, aumento da diferenciação em relação aos concorrentes ou ainda associação do produto a um modismo. Para a empresa detentora da marca uma das vantagens é que a marca pode ser inserida em categorias que até então não se atuava e ainda difundir a marca em outros pontos de venda e acesso para o consumidor final. No mercado brasileiro têm-se uma estimativa (ABRAL, 2013) dos seguintes números para o mercado de licenciamento: -500 empresas licenciadas - 600 licenças disponíveis, das quais 75% são estrangeiras - 50 agências licenciadoras - 1.300 empregos diretos e milhares de empregos indiretos Segmentos que mais utilizam licenciamento: - 1º Confecção - 2º Brinquedo - 3º Papelaria - 4º Personal Care

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Propriedades de licenciamento

10% Entreterimento

20%

Corporativas 70%

Esporte

Gráfico 1: Propriedades de licenciamento mais exploradas (ABRAL, 2013) Uma das questões levantadas nesse mercado é a questão da qualidade no produto licenciado, pois muitas vezes as marcas são reconhecidas pelo consumidor pela sua qualidade e por serem produtos que inspiram confiança para o consumidor, contudo essa qualidade percebida na marca por muitas vezes não é repassada para um produto licenciado. A empresa XZX é uma das maiores empresas que atuam no mercado de licenciamento

de

marcas

infantis,

seus

personagens

são

mundialmente

reconhecidos e aceitos na maioria dos mercados. Atualmente possui equipes que atuam em diversas categorias e distribuídas em escritórios estrategicamente localizados para atender a demanda mundial do mercado de licenciamento. Ao se trabalhar com produtos para menores de três anos faz-se necessário levar em consideração que recém-nascidos ou bebês possuem uma habilidade motora e cognitiva limitada em função do tempo de vida por isso é importante a avaliação mais detalhada dos requisitos de segurança para um produto com essa faixa etária de consumidor. Essa avaliação é feita com base em normas internacionais, recalls realizados no mundo além da expertise no processo de fabricação dessa categoria de produto na qual a empresa bem como funcionários da XZX possui. Produtos que são destinados para crianças maiores de 03 anos também são avaliados, porém a relação entre probabilidade e risco do produto é relativamente baixa já que nessa idade crianças já conseguem se comunicar andar ou ainda 12

possuem habilidade motora para se livrar de algumas situações que coloquem suas vidas em risco. Um processo para aprovação de produto foi desenhado e implantado a cerca de dois anos atrás a fim de equalizar todos os mercados e manter o padrão mínimo da qualidade para os produtos e principalmente a segurança já que a maior fatia de produtos licenciados corresponde a brinquedos. Nesse processo há uma diferenciação na tratativa dos produtos e isso se deve em função: da faixa etária, marca ou ainda forma de utilização e regulamentação do produto. Quando se têm produtos para crianças menores de 03 anos o processo de aprovação pode ser lento e muitas vezes impactar no prazo de lançamento do mesmo que em muitos casos estão alinhadas com datas importantes tal como dia das crianças ou Natal. Essa avaliação é mais morosa e o tempo desprendido tem uma relação diretamente proporcional ao tempo de aprovação. Em muitos casos, esses produtos precisam ser retrabalhados de modo que possam evitar possíveis riscos aos consumidores finais e isso impacta em mudança de design de produto e conseqüentemente tempo e dinheiro para o licenciado. Desta forma esse estudo tem como finalidade de desenhar o atual processo e definir estratégias para reduzir o retrabalho por parte dos licenciados. 1.1 Problema Ao avaliar as etapas do processo de aprovação de produtos licenciados da empresa XZX foi possível mapear cada etapa e identificar oportunidades de melhoria principalmente para produtos que terão grade de idade para crianças menores de três anos e que possui uma preocupação maior com aspectos de segurança e qualidade, já que um recall ou acidente pode ter um impacto muito negativo na marca influenciando o poder de compra do consumidor. Atualmente em função das avaliações internas denominadas “Avaliação de Perigos” que são realizadas no início do projeto para produtos com grade de idade para menores de três anos, ocasionam em re-trabalho para o licenciado já que o mesmo já nos entrega uma amostra inicial do produto sem nos envolver no processo de desenvolvimento do mesmo.

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Essa avaliação de perigos pode ocorrer uma vez ou várias vezes em função da necessidade de alteração de design de produto para atender um requisito de segurança. Em função desses retrabalhos que podem ocorrer nessa etapa o item pode sofrer alteração na data de lançamento ou até mesmo ser cancelado do contrato. 1.2 Objetivo Este trabalho tem como objetivo mapear o atual processo e identificar todas as etapas e atividades envolvidas na aprovação de um produto com grade de idade para menores de 03 anos. Levantar o tempo gasto durante cada etapa incluindo a parte mais crítica de avaliação de perigos que em 36,7% dos casos demanda algum tipo de retrabalho e isso acaba impactando no lançamento do produto ou em um caso mais extremo até mesmo cancelamento do contrato. Outro objetivo é melhorar a parceria entre o licenciado e a área de qualidade de produto, pois atualmente muitos licenciados têm a idéia de que essa avaliação mais criteriosa atrapalha o desenvolvimento ao invés de ajudar a ter um produto mais seguro no mercado que não só protege a marca a ser licenciada, mas também a empresa fabricante. À medida que os conceitos de cada categoria são trabalhados tanto o licenciado como a área de marketing, que faz o intermédio, reconhece os critérios bem como a forma de avaliação e com isso passa a identificar previamente os pontos de riscos para o consumidor final. Antes mesmo que o produto seja submetido para a avaliação de perigos a área de marketing já consegue antecipar alguns pontos avisando o licenciado e desta forma evitando possíveis re-trabalhos. 1.3 Justificativa A partir do mapeamento e visualização de todas as etapas envolvidas será possível avaliar quais demandam maior tempo e que deixam o processo moroso para produtos classificados como alto risco. Essa mudança beneficiará não só o licenciado, pois o tempo de avaliação será menor, mas a empresa XZX conseguirá mais credibilidade com o licenciado melhorando assim a imagem que se tem da área de qualidade. 14

Essa interação entre a empresa XZX e o licenciado aumenta não só a confiabilidade na marca por parte do licenciado, mas traz também uma melhora significativa no relacionamento, pois o licenciado passa a ter uma visão diferenciada da empresa e das marcas na qual seus produtos estão inseridos. A proposta desse estudo visa também beneficiar a prospecção de novos produtos já que o processo será mais rápido e desta forma vários projetos poderão correr em paralelo. 1.4 Estrutura do documento O estudo está fragmentado nas seguintes etapas: primeiramente apresentação do licenciamento no Brasil, como funciona e quais segmentos que esse processo está presente. Em seguida foi descrito o processo da empresa XZX como ela trabalha suas marcas e qual o problema presente na estrutura do atual processo para produtos classificados como alto risco. A partir do relato foram definidos os objetivos a serem alcançados bem como a justificativa para realizar esse estudo. Na segunda secção foi descrito a literatura utilizada para apoio desse estudo bem como metodologia a ser utilizada a fim de contribuir com o desenvolvimento e proposta de melhoria do atual processo de forma a atingir melhores resultados. Por fim a terceira secção que tem como objetivo avaliar as etapas e fazer um diagnóstico do atual processo, analisar as propostas de melhoria, estudar as informações levantadas e verificar junto com os envolvidos quais atividades precisam ser analisadas para melhor resultado. Quarta e última secção têm a proposta de melhoria baseando-se não somente na metodologia descrita no capítulo dois, mas também nas informações e relatos obtidos durante o desenvolvimento deste estudo juntos com as equipes que tem interface direta nesse processo.

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2-Revisão de literatura

2.1 Gestão por Processos A gestão por processo é uma metodologia que tem como objetivo avaliar e analisar continuamente os processos de forma a propor melhorias para melhor desempenho impactando diretamente na satisfação dos clientes e acionistas de uma determinada empresa. (CARVALHO;PALADINI, 2005). Ao pesquisar sobre esse tema os autores divergem na definição da gestão por processo, porém atualmente as empresas possuem milhares de processo criam atividades extras sem avaliar exatamente qual o impacto de cada atividade, quem é o responsável e para quem se deve entregar o resultado. Desta forma a gestão por processo traz uma metodologia que tem a finalidade de definir processo de forma a tornar as atividades produtivas definindo começo e fim bem como os responsáveis, entradas e saídas de forma que sejam facilmente identificadas. Dentro da gestão por processo tem-se outra tarefa denominada mapeamento do processo e é nesta etapa que ocorre o levantamento das operações a fim de conhecer os detalhes e atividades relacionadas a um determinado processo. Faz-se uma análise de toda a cadeia se aprofundando nas ações de cada a fim de reconhecer as práticas bem como os responsáveis (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011). 2.2 Mapeamento das Atividades Essa definição trata-se daquela que todos os profissionais executam diariamente, que é parte da rotina de trabalho, no entanto muitos profissionais ao descreverem suas atividades fazem uma definição sem estabelecer um limite específico para cada tarefa. Essa etapa tem extrema importância na gestão de processo e levantar as atividades sem mencionar o processo ou estabelecer um limite tem melhor resultado, pois cada pessoa pode interpretar o processo de uma maneira prejudicando assim a real situação e não contribuindo com informações que podem ser de grande valia.

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Desta forma, para se ter um mapeamento de processo bem definido e estruturado se faz necessário mapear as atividades para depois definir quais são os processos (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011). Na etapa de mapeamento das atividades inclui-se a descrição do conjunto de todas as tarefas em forma de seqüenciamento a fim de demonstrar todas as atividades de um determinado processo. 2.3 Entrevistas É nessa etapa que estão descritas as principais técnicas para levantamento dos dados e informações que compõe o atual processo e a partir dessa etapa conseguir entender a atual situação e o dia-a-dia dos participantes. De acordo com (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011) utilizou-se a seguinte definição do CBOK 2.0: •

Observação direta: Verificação presencial do processo que pode ser em um dia ou acompanhamento por um determinado período de tempo. Se realizado em apenas um dia pode comprometer, pois a amostragem será muito pequena, no entanto pelo fato de estar in loco pode ter bastante valia para observação de detalhes.

•

Entrevistas: Nessa etapa um ponto positivo é o envolvimento de pessoas no processo, contudo há dois fatores relevantes o tempo gasto com agendamento das entrevistas e o possível esquecimento de alguma atividade por parte do entrevistado.

•

Workshops Estruturados: Reunião dos profissionais envolvidos para mostrar o modelo na qual cada colaborador está envolvida. Essa etapa se realizada onde a quantidade de pessoas envolvidas é pequena será muito importante, no entanto há uma dificuldade em reunir pessoas que estão localizadas em outras regiões.

•

Videoconferência: Reunião dos profissionais que estão localizados em outras regiões, porém que precisam participar do processo. Faz-se necessária habilidade para condução da reunião com êxito.

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2.4 Mapeamento dos Processos - BPMN técnicas para levantamento O mapeamento do processo é a primeira etapa a ser aplicado segundo (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011), pois é nessa fase que se faz o levantamento das etapas, detalhamento da lógica de funcionamento das atividades e também onde acontece toda a coleta de informações relacionadas ao processo a ser estudado e permite descobrir a “fábrica oculta” e verificar onde ocorrem mais variações de um determinado

processo

sejam

elas

devido

à

mão-de-obra,

matéria-prima,

manutenção de máquinas, falta de treinamento e etc. (ROTONDARO, 2002). O mapeamento deve ser feito no local de trabalho e com entrevistas com os colaboradores envolvidos, ou seja, entrevistar o gestor da área dentro de um escritório não é a forma mais adequada de levantar informações relevantes sobre cada atividade. (ROTONDARO, 2002). Formas de entrevistas foram detalhadas na secção 2.3. Outro ponto relevante é que o responsável por fazer o mapeamento do processo deve: •

Entender os conceitos do processo e saber como funciona o sistema;

•

Entender as etapas: entradas, saídas, fornecedores, clientes e estar apto para aplicar ao próprio processo;

•

Saber o que é importante para o cliente e para a empresa;

Um fluxo que facilmente mostra as etapas envolvidas no mapeamento dos processos é a figura abaixo:

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Figura1 – Fluxo de mapeamento de processo – Etapa I

A representação gráfica, termo mencionado acima se refere ao desenho seja de mapas, fluxos ou diagramas de forma a representar um processo e ser facilmente compreendido para as partes interessadas, que pode ser desde a diretoria até a parte operacional da empresa e clientes. A escolha da notação dependerá única e exclusivamente da cultura da empresa e níveis de compreensão de todas as partes interessadas para que a leitura dos detalhes do processo seja facilmente identificada. Após a definição do modelo gráfico e entrevistas faz-se necessário desenhar os fluxos de modo que o entendimento e visualização estejam claros e bem definidos, pois em seguida deverá ocorrer uma validação pelos colaboradores da empresa a fim de garantir que as etapas ou atividades foram descritas corretamente, além disso, o fluxo deverá ser claramente entendido e nesta etapa é possível confirmar. Depois que o fluxo estiver validado é possível emitir o desenho final do fluxo. 2.4.1 Notações para modelagem de processo O BPMN (Business Process Management Notation) é uma notação amplamente aceita e utilizada para modelagem de processo. Contudo por ter uma 19

simbologia particular muitos ainda desconhecem essa metodologia, contudo essa simbologia definida é de grande aceitação. (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011). Exemplos de notação do BPMN:

Evento de Início Transição Tarefa

Desvio fluxo de decisão

Evento de finalização Tabela 1 – Exemplos notação BPMN (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011)

Embora os fluxogramas ainda muito utilizados sua simbologia possui elementos

primários

do

processo

não

permitindo

acrescentar

todas

as

características relevantes que o BPMN. Uma de suas vantagens, é que não há a necessidade de treinar pessoas na metodologia e ainda dividir com clientes já que possui fácil entendimento. (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011). •

Utilizam simbologia simples tais como setas, retângulos, paralelogramos, losangos (decisão) e conectores;

•

Podem ser desenhados de cima para baixo ou ainda da esquerda para a direita;

•

Pode ainda utilizar outros símbolos.

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Exemplo de fluxograma:

Figura 2 – Exemplo de fluxograma

Outro modelo utilizado que representa o fluxo de trabalho e que cruza as unidades organizacionais são as Raias. Essa notação possui essa nomenclatura porque sua divisão é similar as raias de uma piscina. Uma das vantagens dessa notação é a fácil visualização. visualização (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011).

Figura 3 – Exemplo de Raias

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Outra metodologia utilizada é denominada SIPOC (suppliers, Inputs, Process, Outputs, Costumers). Esta é utilizada nos processos processos de Six Sigma e tem por finalidade mostrar a visão geral das fronteiras, clientes, fornecedores e requisitos de um processo que está em volta de um processo a ser resolvido. Entre os benefícios dessa notação pode-se se citar: Identificação Identificação clara das fronteiras, identificação de requisitos básicos sejam eles mensuráveis ou não e ainda resolve alguns conflitos da equipe. (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011).

Figura 4 – Exemplo de SIPOC

Segundo Rotondaro otondaro (2005) (2005 a maioria das pessoas não pensa em termos de processo, pois preferem pensar em casos isolados, por isso a equipe de gestão de processo deve estar devidamente capacitada a entender que o bom resultado está diretamente relacionado à qualidade do processo. Nessa essa etapa também ocorre o entendimento do trabalho e suas peculiaridades a partir dessas duas primeiras etapas são possíveis iniciar o mapeamento de processo que tem como definição a representação gráfica do seqüenciamento de atividades de um processo. A mesma técnica apresentada na língua portuguesa é: FEPSC, acrônimo utilizado para definir, Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes. Cliente Na figura cinco citada abaixo esta a representação gráfica desta técnica: 22

Figura 5 – Representação da FEPSC

2.5 Aprimoramento através das ferramentas da qualidade Uma das ferramentas utilizadas dentro do processo de melhoria contínua é o diagrama de causa e efeito também conhecido como diagrama de Ishikawa ou ainda diagrama de espinha de peixe e utiliza-se esse diagrama a fim de reconhecer as possíveis causas raiz de um determinado problema, já que pode ocorrer facilmente confundir causas e seus efeitos. (FALCONI,2008) As potenciais causas são segregadas por categorias e uma das vantagens dessa metodologia é direcionar no detalhamento que pode ter impacto significativo na resolução do problema. As categorias listadas são denominadas 6M e segundo Machado (2011) esses são os principais geradores de variação em um processo.

Figura 6 – Diagrama de Ishikawa

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A metodologia utilizada possui seis grupos definidos como: •

Mão de obra;

•

Materiais;

•

Meio Ambiente;

•

Método utilizado;

•

Máquinas;

•

Medição.

Para trabalhar nas variações do processo que causam o problema é fundamental utilizar essa metodologia, diagrama de Ishikawa, a fim de levantar e detalhar as atividades com o intuito de verificar as potenciais variações que possam impactar diretamente na causa do problema e que de uma forma macro muitas vezes não é possível identificar. Outro método comumente utilizado para levantar idéias é o Brainstorm. Esse método simples utiliza-se apenas de idéias e sugestões que são sugeridas a partir de qualquer membro da equipe durante a reunião e é uma excelente forma de fomentar pensamento criativo acerca de um problema. (BABOK). O Brainstorm funciona da seguinte forma; deve-se agendar uma reunião com todos os envolvidos, focar em um determinado problema e a partir dessa definição se faz o levantamento das diversas soluções (BABOK) Utilizar essa técnica traz as seguintes vantagens: •

Como essa técnica é realizada em grupo, permite uma interação entre todos os membros da equipe;

•

Novas idéias podem surgir, pois as pessoas fazem sugestões que talvez nunca tenham sido pensadas antes;

•

Os membros da equipe se sentem valorizados por estarem participando dessa etapa e principalmente porque todos dentro do grupo precisam ouvir espírito de equipe;

•

Conhecimento de diferentes etapas do processo;

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3-Método da Pesquisa Há cerca de dois anos atrás foi instalado um novo processo de aprovação de produtos licenciados na empresa XZX como o intuito de melhor integrar as áreas envolvidas bem como controlar os produtos existentes. No entanto ao longo desse processo notou-se que produtos com grade de idade para menores de 03 anos passam por uma avaliação criteriosa e em alguns casos podem atrasar os projetos de desenvolvimento impactando diretamente na data de lançamento do produto. A partir deste fato este trabalho foi desenvolvido bem como metodologias apresentadas para solucionar atrasos na aprovação dos produtos desta categoria e assim garantir a agilidade de resposta proporcionando um ganho de satisfação para cliente denominados licenciados e também para equipe de licenciamento. 3.1 Mapeamento de processos A primeira etapa é mapear o processo atual envolvendo dois departamentos que trabalham nesse processo, equipe de licenciamento que inclui o financeiro e a área de Qualidade. O mapeamento ocorre com entrevistas com os departamentos envolvidos e observação direta das atividades e posterior desenho incluindo todas as etapas do processo de aprovação dos produtos. Após o final desta etapa obteve-se um fluxo de aprovação e este foi endereçado a todos os participantes da entrevista para que pudesse ser revisado caso necessário e posteriormente aprovado. 3.1.1 Levantamento de dados para processo Primeiramente a observação direta foi feita pela Engenheira da Qualidade em verificar certos atrasos no processo de aprovação, levantar quais os produtos que possuem uma criticidade maior e entender os impactos que pode apresentar no negócio junto à equipe de licenciamento. Após esta etapa foram realizadas entrevistas com a equipe de licenciamento com definição de algumas questões para discutir em grupo, o tópico foi discutido em aberto com a equipe com o intuito de levantar detalhes subentendidos no processo e que podem ter uma relevância no mapeamento do processo.

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Essa reunião foi realizada no escritório da empresa XZX e foi dividida em duas turmas distintas. A primeira equipe é denominada hardlines responsável pelo desenvolvimento de produtos do varejo que inclui as categorias de brinquedos, itens esportivos, alimentos e publicações. Já a segunda equipe denominada softlines inclui vestuários, acessórios, artigos escolares e cosméticos. Vale acrescentar que a reunião foi dividida em duas equipes para que fosse possível contar com a participação de todos os membros e como as categorias atuam em diferentes setores foi importante diferenciar para que as reuniões Matisse uma coerência devido à particularidade de cada grupo. 3.1.2 Identificação das pessoas envolvidas Durante a observação direta do fluxo de aprovação dos produtos notou-se que os seguintes setores foram envolvidos na aprovação dos produtos: -Equipe de hardlines - licenciamento -Equipe de Softlines – licenciamento -Departamento da qualidade -Designers de licenciamento. Dentro de cada equipe foram definidas pessoas chaves que possui maior experiência do negócio e maior envolvimento no fluxo em questão. 3.1.4 Entrevistas Esta metodologia foi escolhida, pois permitirá pelo entrevistador que maiores informações sejam levantadas durante esse processo mesmo que seja dividido em dois grupos distintos hardlines e softlines. Isso permitirá avaliar se as diferentes opiniões estão correlacionadas com a categoria de produto permitindo um maior número de detalhes, sentimento dos profissionais envolvidos e suas particularidades de negócio. Para a entrevista foi preparado um fluxograma simplificado com todas as etapas para que os participantes pudessem compreender o processo atual e permitir 26

colocar todos em um mesmo ponto de partida para que as perguntas pudessem ser lançadas e um direcionamento dado a partir deste marco. Após a apresentação rápida do fluxo e explicação do projeto foram lançadas as seguintes perguntas em cada etapa: •

Quais informações precedem cada etapa e pessoas envolvidas;

•

Quais atividades envolvidas, contato com licenciado e setores envolvidos;

•

Quais materiais são utilizados bem como informações necessárias;

•

Resultados das ações se a decisão for negativa para o licenciado.

Após o encerramento desta etapa o entrevistador é o responsável por reunir todas as informações levantadas durante a entrevista e organizar o detalhamento do processo de aprovação de produtos licenciados. 3.2 Avaliação do Processo A partir dos dados levantados durante a entrevista foi possível analisar todas as informações de forma a identificar os principais problemas e pontos que podem ser trabalhados para melhorar o atual processo e alcançar o resultado esperado. Uma das ferramentas utilizadas durante a reunião foi o Brainstorm onde cada grupo pode relatar os fatores impactantes e assim contribuir com novas idéias e soluções para melhoria do projeto. Um dos assuntos levantados durante essa reunião foi a forma de comunicação com os licenciados quando seu produto necessita de uma ou mais modificações para atendimento dos requisitos de segurança. Em muitos casos essa solicitação não é bem vinda e isso por muitas vezes pode acabar gerando certo desconforto entre licenciado e empresa licenciadora e com isso impactar em futuras negociações bem como cancelamento do contrato. Outra metodologia também utilizada foi o diagrama de Ishikawa, pois com essa ferramenta foi possível identificar as etapas chaves e assim levantar quais os pontos ou atividades que influenciam diretamente no processo.

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3.2.1 Diagrama de Ishikawa – Análise de Causa e efeito Após entrevistas foi possível definir de acordo com cada categoria representante do diagrama quais os problemas que o processo apresenta bem como interferências externas, contudo vale ressaltar que nem todas as categorias do diagrama foram utilizadas, pois isso se deve ao tipo de processo que temos em análise. Das seis categorias que a metodologia de Ishikawa propõe utilizou-se das seguintes: •

Mão de Obra: são as causas relacionadas com pessoas que executam atividades correlacionadas com o problema. Neste ponto pode-se considerar pressa, imprudência, ato inseguro, falta de conhecimento técnico e etc.

•

Método: Causas que envolvam a forma de como o processo é executado;

•

Máquina: Aspectos relativos a máquinas, equipamentos e instalações, que podem afetar o efeito do processo;

3.3 Proposta de Melhoria de Processo De acordo com as etapas anteriores será possível trabalhar em cima do antigo processo de forma a definir novas etapas bem como ações de melhoria a fim de minimizar problemas identificados e propor para a equipe de licenciamento um melhor atendimento reduzindo a quantidade de retrabalhos garantindo a satisfação do licenciado.

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4-Resultados Obtidos Este capítulo tem a finalidade de demonstrar os resultados através da metodologia descrita no capítulo dois deste trabalho. Vale ressaltar que todas as etapas foram aplicadas na empresa, contudo ainda não é possível validar os resultados, já que é necessário um prazo mínimo para que o mesmo possa ser implantado e posteriormente medido. De acordo com as etapas desenvolvidas é possível avaliar a cada novo processo que o prazo já apresentou uma melhora significativa, porém a satisfação dos licenciados só será mensurável após algumas avaliações bem como finalização do processo de aprovação de um determinado produto. 4.1 Mapeamento de processos 4.1.1 Áreas envolvidas Para aplicar o mapeamento de processo faz-se necessário identificar quais são as áreas que fazem parte do processo de aprovação de produtos licenciados da empresa XZX. Cada setor envolvido é responsável por uma etapa de dentro do processo de aprovação de produto independentemente do produto e faixa etária na qual ele se encaixa. Desta forma temos as seguintes áreas envolvidas:

•

Licenciado: Empresa que atua em uma determinada categoria de produto seja fabricante ou importador e que contrata uma determinada marca para adicionar ao seu produto acrescentando maior valor econômico para o mesmo.

•

Equipe de licenciamento (LBT): Equipe de licenciamento que atua na empresa XZX e é responsável pelo contato com o licenciado bem como todo o processo de negociação e suporte.

•

Qualidade: Setor da empresa XZX responsável por avaliar os produtos licenciados e assegurar que o mesmo não só atende questões de qualidade e segurança exigidas pela legislação local, mas também qualquer outra questão correlacionada como a segurança do consumidor.

29

•

Designers: A equipe de designers tem como objetivo garantir que a arte dos personagens da empresa XZX está de acordo com o guia bem como

adequação

de

cores

e

formatos

garantindo

assim

o

reconhecimento da marca pelos consumidores. 4.1.2 Processo atual mapeado – utilizado na entrevista Durante a entrevista com os envolvidos foi apresentado um fluxo de processo que mostra como é o atual processo de aprovação de produtos. Este fluxo foi utilizado com as duas equipes de Hardlines e Softlines, pois independente da categoria o fluxo de aprovação é o mesmo.

Figura 7– Mapeamento inicial do processo

30

4.1.3 Processo atual modelado Após a finalização das reuniões, foi possível levantar pontos importantes de discussão através das entrevistas e compreender as dificuldades do licenciado em modificar um determinado produto após algumas etapas do seu desenvolvimento. Essa questão é a mais relevante, pois não só impacta no tempo de lançamento do produto, mas também no custo do desenvolvimento e isso para o negócio de licenciamento muitas vezes pode levar ao cancelamento de um contrato dentro de uma categoria específica. 4.2 Avaliação do Processo 4.2.1 Identificação dos problemas Durante o processo de entrevistas foi possível levantar algumas falhas que tem ocorrido no atual processo e que tem impacto direto para o time de licenciamento bem como os licenciados. Há dois pontos de extrema relevância que foram identificados e que serviram como ponto de partida para que novas idéias surgissem bem como sugestões de melhoria. Etapa Início da Negociação

Falha Desconhecimento

por

parte

do

licenciado sobre requisitos Aprovação do produto

A amostra enviada já está em fase final de desenvolvimento.

Atraso nos testes laboratoriais.

Laboratório

externo

não

possui

metodologia de teste desenvolvida Tabela 2 – Problemas identificados Fonte: Elaborada pelo autor A mudança tardia no design do produto e a falta de informação do licenciado sobre os requisitos de segurança e qualidade da empresa XZX são os pontos chaves que tem um impacto direto para a empresa XZX, causando morosidade no processo e até mesmo cancelamento de contratos.

31

4.2.2 Identificação dos Problemas – Diagrama de Ishikawa Após o levantamento dos três principais problemas que tem um impacto direto no processo de aprovação de produtos foi possível aplicar a metodologia de Ishikawa para levantar quais as causas que resultam os problemas identificados. O primeiro problema avaliado foi o desconhecimento por parte do licenciado sobre os requisitos aplicáveis ao produto em desenvolvimento bem como processo interno da empresa XZX que inclui não somente requisitos locais da qualidade, mas principalmente requisitos de segurança que são aplicados mundialmente. As causas correlacionadas com esse problema são: Medidas e Método.

Figura 8 – Diagrama de Ishikawa – Problema 1 Fonte: Elaborada pelo autor

Ao aplicar a metodologia de Ishikawa foi possível identificar as causas potenciais que ocasionam esse problema. A falta de um procedimento interno estabelecido que possa ser compartilhado com o licenciado onde contenha informações sobre o processo interno e requisitos aplicáveis ao produto em desenvolvimento são questões que podem ser trabalhadas internamente evitando o problema em questão. Outro ponto que pode ser trabalhado é no início do acordo entre a empresa XZX e o licenciado pode-se programar uma reunião inicial para apresentar o procedimento da empresa e falar a respeito dos requisitos de segurança que envolve o produto a ser desenvolvido. 32

Outra causa levantada foi com relação à falta de informação da maioria dos licenciados sobre os acidentes e recalls que acontecem com produtos similares ou da mesma categoria em todo mundo. Essa informação é de extrema relevância já que poderá evitar ou ainda minimizar a possibilidade de acidente com o produto a ser desenvolvido, evitando as mesmas falhas.

Figura 9 – Diagrama de Ishikawa – Problema 2 Fonte: Elaborada pelo autor Ao avaliar todas as causas é possível identificar que as parcerias entre a empresa XZX e o licenciado está falha em alguns pontos principalmente porque ao desenvolver-se um produto com a marca da empresa o licenciado não traz informações dos produtos tais como materiais utilizados, desenhos técnicos 3D, layout bem como informações da marca que é transmitida através de um guia de produtos e revisada pela equipe de designers da XZX. A amostra do produto chega à fase final, já montada com os desenhos, formatos e acessórios, contudo para evitar atrasos no processo esses detalhes do produto precisam ser trabalhados previamente junto ao licenciado para que ao chegar à última etapa tenhamos apenas pequenos ajustes caso seja necessário algum. Outro ponto em questão é o desconhecimento do licenciado sobre as avaliações realizadas pela XZX e essa informação deve ser comunicada no início da negociação entre as duas empresas, informando quem são as pessoas 33

responsáveis por cada etapa e ainda quais os procedimentos internos ou requisitos que deverão ser aplicados ao produto em questão. Além disso, para fazer a avaliação de um determinado produto se faz necessário uma reunião com engenheiros que ficam localizados na matriz da empresa XZX e essas reuniões ocorrem uma vez por semana e em situações de extrema relevância é possível marcar um segundo dia da semana, contudo vale ressaltar que esse processo deve acontecer e por isso a necessidade de se adiantar sempre que possível, informações sobre o produto em desenvolvimento. Outra questão levantada durante esse estudo pela equipe foi à falta de capacidade dos laboratórios externos realizarem alguns testes específicos que não estão dentro do escopo de testes que a norma brasileira exige. Algumas metodologias são provenientes de normas européias, americanas entre outros requisitos utilizados para avaliar o produto e ao enviar uma amostra o laboratório deixa de fazer uma ou outra análise requisitada e emite o relatório de testes afirmando que não é possível realizar um ou mais testes em específico devido à falta da capabilidade do laboratório. Essas amostras que são enviadas pelo licenciado para o laboratório externo já foram aprovadas na avaliação de perigos pela empresa XZX e a última etapa consiste apenas nos testes sejam eles mecânicos ou químicos de forma a assegurar não só atendimento a legislação local, se aplicável, mas também atendimento aos procedimentos da XZX. Ao receber um relatório incompleto a empresa XZX fica impossibilitada de aprovar o produto e isso impacto em um atraso significativo no lançamento de um determinado produto. De acordo com a metodologia proposta Ishikawa é possível levantar que há várias causas envolvidas com o problema dos laboratórios de terceira parte, no entanto vale ressaltar que os laboratórios são parceiros e não há qualquer relação contratual envolvendo a empresa XZX. A escolha do laboratório externo é realizada pelo licenciado e a única questão exigida pela XZX é que o laboratório escolhido seja reconhecido pelos órgãos brasileiros.

34

Figura 10 – Diagrama de Ishikawa – Problema 3 Fonte: Elaborada pelo autor Algumas causas levantadas serão trabalhadas com os laboratórios externos mais utilizados pelos licenciados de forma que evite ou minimize a possibilidade de atraso da aprovação do produto. Contudo vale ressaltar que não há uma possibilidade de negociação direta já que a empresas XZX não possui contrato préestabelecidos com os laboratórios. 4.3 Propostas de Melhorias para o processo. Após o levantamento das causas bem como avaliação do processo e informações disponíveis é possível propor algumas melhorias baseando-se não somente na metodologia proposta, mas também nas informações levantadas durante a implantação desse estudo. Este trabalho propõe mudanças significativas que poderão contribuir para melhoria de outras etapas do projeto ou ainda permitir que outras atividades possam ser avaliadas futuramente a fim de ter um processo menos moroso possibilitando uma maior quantidade de produtos licenciados bem como empresas parceiras do negócio. Ao avaliar as informações obtidas através das entrevistas, mapeamento do processo e diagramas de Ishikawa foi possível identificar algumas falhas com relação à descrição do atual processo e propor melhorias que poderão contribuir principalmente com a redução de tempo na avaliação de um determinado produto e ainda melhorar significativamente a imagem da empresa XZX perante o licenciado aprimorando assim a parceria e possibilitando novos parceiros futuros. 35

4.3.1 Definição de um procedimento O primeiro ponto a ser trabalhado neste projeto é um procedimento interno que será descrito e parte dele compartilhado com cada licenciado. Este procedimento deverá conter o fluxo de aprovação da empresas XZX, informando para o licenciado quais as etapas pelo qual o produto passa bem como departamentos envolvidos. Cabe adicionar a esse documento as normas aplicáveis ao produto incluindo não só a legislação brasileira bem como normas internacionais aplicáveis ao produto. Será disponibilizada uma web site onde o licenciado poderá acessar informações sobre as marcas, legislação aplicável a categoria de produto e ainda procedimentos internos da XZX que fazem descrição de alguns testes, bem como recomendação de qualidade e segurança para algumas categorias de produtos. Além dessas informações, irá constar quais são os laboratórios parceiros localizados no Brasil e que podem realizar testes mecânicos, químicos entre outros testes aplicáveis garantindo assim o atendimento a legislação local caso aplicável e a segurança para os consumidores. Esse procedimento terá um formulário anexo que será preenchido durante a reunião com o licenciado e que terão as seguintes informações:

•

Data da reunião com o licenciado;

•

Produtos que serão licenciados;

•

Marcas que serão incorporadas aos produtos;

•

Grade de idade para todos os produtos listados;

•

Assinatura do licenciado afirmando o recebimento do procedimento da empresa XZX;

Este procedimento será descrito na língua portuguesa e posteriormente traduzido para outras línguas onde este também aplicado.

36

Causas Priorizadas

Nova atividade no processo

Falta de entendimento do licenciado Criar novo procedimento que detalhe o sobre o processo interno da XZX

processo e apresentar na primeira reunião com licenciado.

Falta de informação sobre o seu Estabelecer reunião com licenciado no produto, legislações e acidentes.

início

do

projeto

e

repassar

informações sobre produto. Tabela 3 – Causas e novas atividades – melhoria 1 A oportunidade de melhoria proposta tem como intuito principal deixar o procedimento da XZX acessível e disponível para os licenciados de forma clara e objetiva que também será explicado durante a primeira reunião entre o licenciado e a XZX. 4.3.2 Aprimorar a comunicação entre licenciado e a XZX Uma das causas levantadas durante a análise do problema é com relação ao recebimento tardio da amostra de produto. Na maioria dos projetos que possuem produtos com grade de idade de consumidor zero a três anos o licenciado já traz a amostra final para avaliação o que muitas vezes dificulta uma mudança que precisa ser realizada no produto. Esta avaliação, denominada “Avaliação de Perigos” vem sendo realizada por uma equipe de engenheiros das XZX onde um engenheiro fica alocado na filial da XZX no Brasil com a amostra disponibilizada pelo licenciado e os demais participantes ficam localizados na matriz. Essa avaliação é realizada via chamada de vídeo reunindo não somente engenheiros que trabalham na área de qualidade e segurança de produto, mas também designers de produto, representantes do comitê de segurança de brinquedos e itens de puericultura incluindo acessórios para bebês. Ao se analisar uma amostra se avalia todo o contexto incluindo os seguintes questionamentos:

•

Como o produto será usado pelo consumidor?

•

Os pais ou responsáveis pela criança estarão próximos quando o consumidor estiver utilizando o produto? 37

•

Qual a idade do consumidor final?

•

Quais os recalls e acidentes associados com esse produto?

•

Quais os riscos potenciais em caso de mau uso do produto, avaliando as piores circunstâncias, principalmente quando os responsáveis não estão por perto?

Após o levantamento de todos esses questionamentos e verificação do produto é definido qual o resultado da avaliação do produto, sendo que a mesma pode ter os seguintes resultados:

•

Aprovada

•

Parcialmente aprovada

•

Reprovada

Quando temos uma amostra que foi aprovada pela equipe de segurança de produto a informação é formalizada através de e-mail e comunicada para o licenciado sendo que o mesmo pode prosseguir para a etapa seguinte que são os testes em laboratório externo. Caso a amostra seja parcialmente aprovada, significa que ela precisa de alguns ajustes ou ainda modificações simples de forma que atenda aos requisitos de segurança. O produto não poderá ser enviado para o laboratório externo até que as modificações necessárias sejam realizadas e o novo conceito submetido para a equipe de segurança da XZX. Caso as modificações na segunda amostra seja aprovada então a mesma é liberada para aplicação de testes laboratoriais. Quando a amostra é reprovada o licenciado deverá desenvolver um novo produto e submeter novamente para a equipe de segurança de produto. Desta forma é possível dizer que esta etapa é de extrema importância no projeto e possui um impacto significativo no lançamento de um determinado produto no mercado. Avaliando o atual processo é possível dizer que a verificação do produto é uma etapa que não pode ser alterada, devido a sua relevância, inclusive sua freqüência foi questionada por alguns colaboradores durante a entrevista, contudo vale ressaltar que a equipe é multidisciplinar e estão localizadas em outro país, desta forma, não é possível modificar a atual freqüência. Após essa discussão o ponto 38

levantado é que não é a freqüência que interfere na avaliação e tampouco no resultado, mas sim a falta de informação e entendimento do licenciado sobre os aspectos avaliados bem como apresentação tardia da amostra. A proposta que surgiu durante o processo de Brainstorm é que os licenciados deverão enviar para a empresa XZX desenhos tridimensionais na qual seja possível avaliar os aspectos dos produtos bem como formato, dimensões e acessórios que podem ou não ser adicionados a um determinado item. Outros aspectos levantados são com relação ao material, baterias, imãs, pó, pasta, gel ou qualquer outro componente ou material que seja adicionado no produto em questão. Essas informações são primordiais para avaliação inicial do item e deverão ser informadas assim que o produto estiver seu primeiro conceito disponível para a XZX. Com essas informações é possível que a XZX faça uma análise primária do produto repassando para o licenciado quais são os requisitos aplicáveis, bem como forma de uso de um determinado material ou acessório. Desta forma os retrabalhos poderão ser minimizados já que o licenciado terá informações prévias sobre o seu produto.

Causas Priorizadas

Nova atividade no processo

Falta de entendimento do licenciado Criar novo procedimento que detalhe o sobre o processo interno da XZX

processo e apresentar na primeira reunião com o licenciado.

Licenciado não traz informações iniciais Criar planilha para acompanhar o sobre o projeto.

andamento do projeto do licenciado e e-mail

de

follow-up

solicitando

informações do produto. Tabela 4 – Causas e novas atividades – melhoria 2 As duas atividades sugeridas têm como objetivo deixar todas as informações disponíveis de forma clara e objetiva para o licenciado e a XZX, permitindo que o mesmo entenda a forma de avaliação da XZX e quais as informações relevantes que são solicitadas e que facilitam a avaliação de um determinado produto. Informações técnicas e mecânicas serão facilmente avaliadas através dos desenhos técnicos e 39

previamente disponibilizadas pelo licenciado e assim o design não será afetado em futuras avaliações reduzindo assim a quantidade de amostras parcialmente aprovadas e reprovadas. 4.3.3 Estreitamento no relacionamento com o laboratório externo. Outra questão levantada durante todo o estudo foi com relação ao atendimento dos laboratórios externos na última etapa do processo, sendo que a mesma só ocorre após a aprovação da amostra na avaliação de perigos. Em alguns casos ao enviar uma amostra para testes laboratoriais seja testes mecânicos, químicos ou biológicos o laboratório apesar de ter acesso aos procedimentos internos da XZX bem como guia de testes para cada categoria de produto, manda relatórios incompletos impossibilitando a aprovação do produto. Após realizar contato com os laboratórios que suportam o processo foi possível constatar que todos não possuem estrutura física ou ainda corpo técnico suficiente para atender todos os requisitos que estão descritos nos documentos da XZX, os laboratórios em geral conseguem cobrir a maior parte dos testes, contudo para algumas categorias é necessário subcontratar outros laboratórios ou ainda enviar amostrar para subsidiárias localizadas em outros países. Avaliando todo o cenário do laboratório externo e após revisar a lista de testes que são repassadas para os laboratórios foi possível entender que não há possibilidade de redução do número de testes já que os mesmos são requisitados para garantir o mínimo de segurança para os produtos, evitando assim acidentes com os consumidores. Desta forma, após avaliar todas essas questões levantou-se as causas principais e quais as atividades que podem ser criadas de forma a reduzir os impactos dos laboratórios externos no processo de aprovação dos produtos.

40

Causas Priorizadas

Nova atividade no processo

Falta de estrutura dos laboratórios Definir com laboratórios parceiros quais externos

para

realizar

testes testes pode ser aplicado internamente

específicos de segurança de produto. Laboratório

externo

não

ou em subsidiárias.

informa Criar um formulário na qual a empresa

previamente a empresa XZX sobre XZX

estabelece

uma

comunicação

impossibilidade de realização de alguns previa com o laboratório externo – testes

antecipação do produto para teste.

Tabela 5 – Causas e novas atividades – melhoria 3 Foram definidas duas atividades que serão estabelecidas com o laboratório externo de forma a minimizar os impactos no final do processo. Para os casos onde não possa ser aplicado algum teste devido à falta de equipamentos ou ainda competência técnica o laboratório, deverá já ter definido um parceiro que poderá realizar o teste em específico ou ainda se prontificar em enviar amostras para subsidiárias localizadas em outros países. Custos bem como prazo deverão ser repassados para o licenciado. Outra medida adotada é estabelecer uma comunicação prévia entre a empresa XZX e o laboratório através de um formulário TRF (Test Request form). Neste formulário irão constar informações tais como produto a ser testado, testes a ser aplicados, data, foto do produto, dados do licenciado e da empresa XZX e etc. Através desse formulário é possível que o laboratórios obtenha informações prévias e pode antecipar informações de custo e prazo para o licenciado.

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Fluxo de Aprovação de produtos com faixa etária 0-3 anos Phase

Licenciado

Desenv. Projeto produtos

Apresent. marcas e qualidade

Designers

Equipe Licenciamento (LBT)

Reunião: Licenciado e XZX

Retrabalhar produto

Pré Produção

Enviar produto para laboratório

Assinatura do Contrato

Preparação do Contrato

Preparação Guidee envio Licenciado

Não

Qualidade

Não

Envio dos Resultados

Produto aprovado?

Aval. Produto aprovado?

Sim

Sim Preparação apresentação e documento.

Receb.produtodesenhos

Requisitar amostra física

Figura 11 – Mapeamento final do processo.

O mapeamento final apresentado a princípio parece ter mais etapas, no entanto o processo foi mais bem definido e etapas que antes não eram demonstradas no fluxo foram estabelecidas de forma a obter um processo claro para todos que atualmente trabalham nele.

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5-Conclusão Este trabalho teve como objetivo elaborar uma proposta de melhoria do processo de aprovação de produtos licenciados que é utilizado por uma empresa multinacional de grande porte onde suas marcas são internacionalmente reconhecidas pelos consumidores. Foram identificados alguns problemas no fluxo do processo e que impactam diretamente no negócio e através da literatura pesquisada, foi possível propor um novo modelo de aprovação de produto minimizando assim possíveis impactos para o negócio. No capítulo 2 foram apresentados fundamentos teóricos bem como elaboração de um método de pesquisa onde foi possível avaliar os problemas atuais e com base na metodologia apresentada, propor um plano de ação para reduzir os impactos na aprovação de um produto licenciado. As mudanças apresentadas nesse estudo estão em fase final de implantação, no entanto dois produtos já foram submetidos ao novo processo e o retorno do licenciado bem como agilidade no processo tem apresentado resultados significativos, contudo só será possível mensurar o novo processo após seis meses do mesmo implantado. Os estudos realizados e as melhorias propostas serviram para demonstrar que por mais que um desenvolvimento de um produto seja um processo longo quando as informações correlacionadas com segurança e qualidade estão disponíveis bem como os envolvidos informados é possível ter um produto único e com grande diferencial no mercado. Outra questão levantada e identificada é que nem todas as etapas do processo estavam bem definidas anteriormente e através do mapeamento foi possível levantá-las e definir de modo que o ciclo de aprovação possa ser concluído de maneira rápida e eficaz.

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6-Referências Bibliográficas

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