El Proceso de Comunicación en las Organizaciones -

July 17, 2017 | Autor: Felipe Mangani | Categoría: Administracion, Liderazgo, Liderazgo Y Emprendimiento, Proceso de la Comunicacion
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Descripción

El Proceso de Comunicación en las Organizaciones.

02/06/2015

Definición, Características, Propósitos, Componentes, etc. 1

Según el Diccionario de la Real Academia Española (RAE):

COMUNICAR: 1. 2. 3. 4.

(Del latín communicáre)

Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito. Transmitir señales mediante un código común al emisor y al receptor. 2

Autor: Prof. CP Felipe R. Mangani

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Según el Diccionario de la Real Academia Española (RAE):

COMUNICACIÓN:

(Del latín communicatio, ónis)

1. Acción y efecto de comunicar o comunicarse. 2. Trato, correspondencia entre dos o más personas. 3. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor. 4. Papel escrito en que se comunica algo oficialmente. 3

A través del análisis etimológico, observamos que la palabra comunicación deriva del latín communicatio–ónis, que significa “compartir algo” o, “poner en común”. Mediante la comunicación, tanto las personas como los animales obtienen información respecto de su entorno, y pueden compartirla con el resto.

La comunicación es un fenómeno inherente a la relación que los seres vivos mantienen cuando se encuentran en grupo. 4

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Es utilizada por los animales para relacionarse entre ellos, defenderse de los depredadores, para reproducirse (conseguir pareja, aparearse, proteger a sus crías), marcar territorio, para identificarse, expresar su estado emocional, lanzar una advertencia de peligro, etc.

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Los tipos de comunicación animal se clasifican en química, visual (kinésica y proxémica), auditiva y eléctrica. Cada una de ellas cumple un papel importante para su supervivencia. 6

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Química: los animales secretan sustancias químicas con las que

marcan su territorio (como los perros con su orina), impulsan su reproducción sexual (cuando buscan pareja esparciendo sus feromonas), o alejan a sus depredadores u otros seres amenazantes (el zorrillo libera una sustancia apestosa con la que molesta y rechaza a otros animales que pueden ser peligrosos) 7

Visual: Kinésica y Proxémica: los animales se comunican por medio de movimientos (p.e.: cortejo), y el espacio (distancia) que mantienen con los otros; la mayoría de veces expresan así sus sentimientos y emociones. 8

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Visual: Kinésica y Proxémica: Cuando un animal pretende o quiere atacar a su presa, asume una posición para poder alcanzarlo; también cuando hacen saber que necesitan suficiente espacio para sentirse cómodos (su espacio personal), como en el caso de una manada. 9

Auditiva: Los animales utilizan mayormente sus órganos vocales para comunicarse entre ellos. Existen tipos de aves que hasta pueden imitar alarmas de autos, motores, helicópteros, etc. Los utilizan como llamados a los de su especie, para alejar a las amenazas y hasta para orientar su vuelo. 10

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Eléctrica: Es utilizada por animales que liberan pulsos eléctricos o

electromagnéticos, por ejemplo: los tiburones martillo utilizan estos pulsos para identificar y localizar a las presas, incluso estando bajo la arena o las piedras. 11

El autor Idalberto Chiavenato la define como: “El intercambio de información entre personas”. James A.F. Stoner la define como: “Proceso mediante el cual dos personas tratan de compartir significados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos”. 12

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La Comunicación es el fenómeno a través del cual se posibilita la transmisión de información entre un sujeto emisor y otro receptor. Existen dos tipologías de la comunicación humana, que son: la Verbal y la No Verbal. 13

Se refiere al uso del lenguaje, y de las palabras y signos orales que se utilizan al hablar, los signos y representaciones gráficas que se emplean al escribir ,y al instrumentado a través de señas con las manos. Hay que considerar el tipo de código aplicado al hablar y al escribir, al existir una gran variedad de culturas que utilizan diferentes lenguajes para comunicarse entre sus integrantes. El código de las señas de manos es universal .

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Si al transmitir un mensaje se utiliza un lenguaje (código) que el receptor no conoce, éste no podrá comprenderlo, y entonces no existirá comunicación.

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Cuando hablamos, solo transmitimos una pequeña parte de la información. El resto se comunica a través de los movimientos, señales e imágenes que hacemos, y del tono de voz utilizado al transmitir lo que queremos decir. El tipo de comunicación no verbal puede variar entre diferentes culturas, y entonces el mensaje puede ser interpretado con otro significado.

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El psicólogo alemán Albert Mehrabian concluyó en los años 80 que, cuando comunicamos emociones y sentimientos, más del 90% del mensaje recae sobre la Comunicación No Verbal. La conocida universalmente Regla de Mehrabian dice que, en una conversación personal o íntima, solo un 7% de lo que recibe nuestro interlocutor proviene de lo que hemos dicho con la palabra. El 93% restante, proviene de lo que ‘no se ha dicho’, o sea de la comunicación no verbal.

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La regla 7-38-55 rige , fundamentalmente, las conversaciones en las que entran en juego emociones y sentimientos. 18

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EMOCIONES BÁSICAS A = Neutral B = Alegría C = Tristeza D = Miedo E = Enojo - Ira F = Sorpresa G = Disgusto – Asco – Aversión - Repulsión 19

EMOCIONES COMBINADAS H = Alegremente sorprendida I = Alegremente indignada – Fastidiada J = Tristemente temerosa K = Tristemente enojada L = Tristemente sorprendida M = Tristemente asqueada N = Temerosamente enojada O = Temerosamente sorprendida

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EMOCIONES COMBINADAS P = Temerosamente asqueada Q = Airadamente sorprendida R = Furiosamente disgustada S = Indignadamente sorprendida T = Shockeada U = Odio . Fobia - Aborrecimiento V = Asombrada 21

Entre los sistemas de comunicación no verbal se hallan: El lenguaje corporal. Gestos, movimientos, posturas, el tono de voz, la vestimenta e incluso el olor corporal también forman parte de los mensajes. El lenguaje icónico. En él se engloban muchas formas de comunicación no verbal: código Morse, códigos universales (sirenas, Braille, lenguaje de señas de los sordomudos), códigos semi-universales (el beso, signos de luto o duelo), códigos particulares o secretos : señales de tránsito, señales de los árbitros deportivos, graffiteros, tribus urbanas, etc.

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En resumen, no existe mucha diferencia entre la comunicación animal y la humana, ya que se utilizan casi todos los mismos tipos de comunicación, con excepción de la eléctrica. En ocasiones se pueden confundir algunas expresiones corporales y orales, e interpretar otro mensaje, pero si los sujetos conocen bien la personalidad del emisor, y lo que éste trata de dar a conocer, recibirán bien el mensaje. 25

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El proceso de comunicación, en la sociedad y en las Organizaciones, tiene por finalidad provocar un cambio en el receptor, como un medio de: • INFLUENCIAR • COORDINAR • MOTIVAR • CONTROLAR • EJERCER AUTORIDAD • CAPACITAR • SOCIALIZAR • NEGOCIAR PARA RESOLVER CONFLICTOS • PARTICIPAR • COOPERAR El emisor tratará, mediante un estímulo, producir una respuesta deseada por él (activa o pasiva), sobre el receptor, para alcanzar un objetivo o un deseo. 27

Una persona, un grupo de ellas, o una Organización se comunican generalmente por tres propósitos generales:

• INFORMAR • ENTRETENER • PERSUADIR De ellos se desprenden distintos propósitos específicos

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Ofrecer datos

• INFORMAR

Modificar la conducta u opinión

• ENTRETENER • PERSUADIR Convencer formar

A realizar una acción , adoptar una idea o modificar una conducta 29

John Kotter ha definido a la comunicación como un proceso compuesto por un emisor - que envía un mensaje a través de diferentes medios – y un receptor a quien le corresponde una acción.

Emisor

Mensaje

Receptor

Si faltara alguno de estos elementos principales, el proceso de comunicación no se llevará a cabo. 30

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Idalberto Chiavenato, destaca que, por lo general, se suelen dar la comunicación oral directa y la comunicación interpersonal a distancia. La primera emplea el lenguaje como código, al que se lo refuerza con elementos de la comunicación no verbal (p.ej.: gestos) La segunda se realiza mediada por distintos canales como la escritura, la telefonía y eventualmente por el video en tiempo real.

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Es el punto de partida de la comunicación. Puede ser una persona, un grupo (o grupos) o una organización (o varias) que precisan transmitir información hacia otra persona, grupo/s u organización/es. Cabe destacar la existencia de una necesidad que requiera que el receptor ejerza una acción para cumplir un objetivo.

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Es la acción previa a la emisión del mensaje. Lo traduce en una serie de símbolos para que pueda ser interpretado por el receptor. Si la información no es emitida de manera compatible con la recepción, no habrá comunicación.

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Es la forma física que adopta la información. Es el contenido, concepto o idea que se desea transmitir al receptor. Puede adoptar distintos formatos: oral, escrito, gráfico, gestual, etc. que deben ser definidos en función de la personalidad y condiciones del receptor.

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Es el método que se selecciona para transmitir el mensaje. Debe ser armónico con este último. El canal debe ser apropiado a las características del mensaje que se pretende transmitir.

• Teléfono, radio, handy (transmisión oral) • Memos, informes, cartas, reportes, gráficos, afiches, vitrinas, (transmisión escrita) • Imagen, voz, gráficos, información digital, sincrónicamente (Skype), o asincrónicamente (Foros, SMS, Chat, FB, Twitter, Foros, Mail, etc.) 37

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Es quien recibe el mensaje del Emisor y lo interpreta para generar una acción. Puede ser una persona, un grupo o grupos, o una organización (u organizaciones). Algunas de las causas por las cuales no se completa el proceso de comunicación son: que el mensaje no llegue al Receptor, que no pueda ser interpretado por éste, o que lo sea de modo diferente al que le otorgó el Emisor.

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Es el proceso por el cual el Receptor interpreta el mensaje en función de su propio marco de referencia basado en sus percepciones, experiencias y conocimientos, y lo convierte en la información significativa que lo llevará ejecutar la acción esperada.

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Es la interferencia que afecta la calidad de la comunicación y puede inducir a malas interpretaciones del mensaje. Puede ser: físico (ruido); fisiológico (deficiencia en los sentidos); semántico (palabras o signos con diferentes significados); psicológico o sociológico (intervienen condiciones personales o culturales que impactan en la transmisión de la información).

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Proceso complementario al de comunicación original. Permite conocer si la información del mensaje transmitido fue interpretada y ejecutada por el Receptor. En primera instancia la acción puede tratarse de una nueva comunicación desde el Receptor hacia el Emisor (respuesta a un pedido de información)

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La comunicación puede darse: • En un sentido (Emisor  Receptor, sin feedback) • En ambos sentidos (Emisor  Receptor; Receptor  Emisor, con feedback) La comunicación puede ser:

• Formal: Definida y planificada por los circuitos administrativos establecidos en la estructura organizacional. • Informal: Se manifiesta en las interrelaciones sociales de la personas por fuera de la estructura. Se compone de “charlas de pasillo” y “rumores” 42

El proceso de comunicación es vital para las Organizaciones porque por su intermedio se transmiten las instrucciones y órdenes que surgen de las decisiones de los niveles superiores, se dan a conocer los objetivos, se propala la información entre pares, y entre los subordinados y sus jefes, se instruye y capacita a las personas, y se mantiene un fluido contacto con los grupos de interesados que integran el contexto organizacional.

La comunicación es el instrumento principal del Liderazgo. 43

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El diseño actual de la estructura organizacional tiende a hacerla lo más flexible y dinámica posible con el fin de facilitar su adaptación a los cambios permanentes del entorno. La Comunicación interna se ha convertido en una herramienta estratégica para darles respuesta. Es a través de este proceso que la Organización motiva a sus equipos humanos, los dispone a dar lo mejor de sí, les inculca una cultura con la que identificarse, potencia su sentido de pertenencia y retiene a los mejores (talentos). 44

El desafío es transformar la comunicación organizacional en un diálogo permanente entre la dirección y los trabajadores (bidireccionalidad, feedback, escucha, etc.) 45

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Las Organizaciones de todo tipo afrontarán el desafío de adaptarse a las tecnologías que se están desarrollando en las áreas de la “Internet de las Cosas” o “IoT”, a partir de la integración de todo tipo de objetos a las redes de comunicación digital, y saber aprovechar sus ventajas.

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Se suma otro reto para las organizaciones, denominado como “La Revolución del Liderazgo” y que consiste en aprovechar el “BIG DATA”, o las ventajas de capturar, almacenar, buscar, compartir, analizar y visualizar ingentes cantidades de datos, producidos en tiempo real por numerosas fuentes internas y externas.

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El Proceso de Comunicación en las Organizaciones Definición, Características, Propósitos, Componentes, etc. Referencias bibliográficas: ● Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración – McGrawHill . México, 2007. ● Stoner, James A. y Freeman, Edward R. Administración. Prentice Hall. México, 1992. ● Vicente, Miguel Ángel y otros. Principios Fundamentales para la Administración de Organizaciones. Pearson Prentice Hall. Buenos Aires, 2008. ● Shichuan Du, Yong Tao y Martinez Aleix M. Compound Facial Expressions of Emotion. PNAS – Proceeding of the National Academy of Sciences of the USA. Vol 111 N° 15 Abril, 2014. • Mehrabian, Albert. Silent Messages. Implicit communication of emotions and attitudes. Belmont, CA: Wadsworth (currently distributed by Albert Mehrabian, [email protected]) , 1981.

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Foto final: Agustín Celso – Atalaya – Prov. de Buenos Aires – Argentina

Resumen y diseño de la presentación: Prof. CP Felipe R. Mangani – Ciudad de Buenos Aires – Argentina Visite el blog: SEMBRAR ADMINISTRACIÓN http://administraciongeneraluba.blogspot.com.ar/

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