01/09/2015
Diagnóstico y Planeación Estratégica de Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones – Marco Vinicio Lenci
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Diagnóstico y Planeación Estratégica de Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones
Marco Vinicio Lenci Project Consultant, Management Advisor & Coach www.archivogeneral.gov.co /
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Objetivos Compartir conceptos, mejores prácticas y experiencias en los temas como Organizaciones Inteligentes, Arquitectura de Información, Roles y Responsabilidades del CIO (Chief Information Officer), IMO Oficina de Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones, Diagnóstico y Planeación de acuerdo con el DMBOK Data Management & Data Governance, Cobit5, ISO 30300, ISO 27000, ISO 15489, ISO 16175, fomentando la elaboración de Conclusiones y Recomendaciones al respecto.
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Agenda 1. Organizaciones Inteligentes Colaborativas 2. IMO (Information Management Office) Oficina de Gobierno y Gestión de la Información 3. Arquitectura de Información 4. CIO (Chief Information Officer) – Gerente de Información 5. Mejores Prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones 6. Diagnóstico y Planeación Estratégica Documental, Datos, Información y Decisiones 7. Conclusiones y Recomendaciones 8. Preguntas
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Organizaciones Inteligentes Colaborativas
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Realidad en la Información y la Toma de Decisiones en Organizaciones actuales La 3ra parte de los ejecutivos toma decisiones importantes con información incompleta o no fiable! NECESITA UNA APLICACIÓN DASHBOARD PARA MONITOREAR SUS MÉTRICAS CLAVES
DE ESA MANERA USTED TENDRÁ MAS INFORMACIÓN PARA IGNORAR CUANDO TOME DECISIONES BASADAS EN POLÍTICAS DE LA COMPAÑÍA
LA INFORMACIÓN SERÁ PRECISA? OK SUPONGA QUE ESO IMPORTA
Más del 95% de decisiones de negocio están basadas en un documento Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes
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Organizaciones Inteligentes Colaborativas OPTIMIZACION DEL DESEMPEÑO
Gobierno y Organización
GERENCIA INTELIGENTE
“Son organizaciones sanas y sostenibles que crean un sistema nervioso digital inteligente que les permite reaccionar, cambiar y mantener en su gestión gerencial y operativa el esencial balance interno y externo con flexibilidad, rapidez y eficiencia. Son organismos vivos, con todas sus partes interconectadas e interrelacionadas en una perfecta síntesis entre personas, procesos, información y tecnología” James Martin, CyberCorp, 1996
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Tendencias Globales en Gobierno Colaborativo Inteligente GOBIERNO COLABORATIVO
GOBIERNO INDUSTRIAL
INTELIGENTE NUEVO ORDEN MUNDIAL
BUROCRACIA
EMPODERAR AL CLIENTE
PAPELEO ARCHIVO
PRESTACION ELECTRONICA DE SERVICIOS – CERO PAPEL
CONTROL EXPLICITO
CONTROLES Y APROBACION IMPLICITA
TRANSFERENCIAS MANUALES
GOBIERNO POR POCO TIEMPO
TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS
DEMOCRACIA PARTICIPATIVA
“Colombia es el próximo país que se instalará, definitivamente, en las tecnologías del futuro para construir una mejor realidad” Presidente Juan Manuel Santos
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Alineación Estratégica con Gobierno y Gestión del Desempeño, Inteligencia Analítica, Documentos y Datos GOBIERNO Y GESTIÓN ESTRATEGICA CORPORATIVA
FORMULACIÓN ESTRATÉGICA
VERIFICACION, PRUEBA Y ADAPTACION ESTRATEGICA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
GOBIERNO Y GESTIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
EJECUCIÓN ESTRATEGICA Y OPERATIVA
ALINEACIÓN ORGANIZACIONAL
GOBIERNO Y GESTIÓN DE PROYECTOS
INNOVACIÓN Y CICLO DE VIDA DE NEGOCIOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS
ARQUITECTURA EMPRESARIAL PROCESOS, Y CALIDAD
PLANEACIÓN OPERATIVA
GOBIERNO Y GESTIÓN DEL DESEMPEÑO
DECISIONES Y CONOCCIMIENTO
GOBIERNO Y GESTIÓN INTELIGENCIA ANALITICA
INFORMACION
GOBIERNO Y GESTIÓN DE DATOS, DOCUMENTOS, E INFORMACIÓN
DATOS Y DOCUMENTOS
GERENCIA DE GOBIERNO, RIESGO Y CUMPLIMIENTO
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7 Indicadores de la Organización Inteligente Colaborativa vs. La Organización Actual Organización Actual
Organización Colaborativa Inteligente
Recopila datos procedentes de sus propios sistemas de transacciones y fuentes internas, y genera datos Internamente.
1- Se nutre de datos de todas partes: internos, externos, sociales e incluso no instrumentados y tiene capacidad para analizarlos.
Atenta
Distintas personas y departamentos interpretan la información de forma diferente, con niveles de detalle limitados.
2- Posee una única versión de la información a lo largo y ancho de toda la empresa, con el nivel de precisión adecuado.
Precisa
Procesa grandes bases de datos que le proporcionan una “foto fija” del pasado.
3- Procesa una ingente cantidad de datos de la que extrae conclusiones en tiempo real o cuando se necesite.
Analítica
Utiliza la experiencia personal y la intuición para tomar decisiones.
4- Construye modelos de simulación que prevean los efectos de las decisiones, basándose en datos fidedignos.
Predictiva
Reacciona a los riesgos una vez que estos ya son una realidad. Gestiona de forma reactiva.
5- Esta informada acerca de las oportunidades y los riesgos y posee de antemano una respuesta táctica en cada suceso antes de que fuera necesario realizar alguna acción.
Anticipada
El trabajo no fluye fácilmente a lo largo de la organización por las barreras organizativas o tecnológicas.
6- Las personas, los sistemas tecnológicos, los socios externos están “conectados” de tal manera que el trabajo fluye fácilmente.
Proporciona volúmenes de datos descontextualizados.
7- Proporciona sólo los datos que se precisan para tomar una decisión. Mejora y amplía las perspectivas y autoridad para decidir y actuar.
Interconectada
Potenciadora
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes - 2009
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Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes Colaborativas
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El Sistema Nervioso Digital Inteligente Colaborativo
GOBIERNO Y GESTION DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL, PROCESOS Y CALIDAD GOBIERNO Y GESTION INTELIGENTE DEL DESEMPEÑO
Inteligencia Órganos de los Sentidos
GOBIERNO Y GESTION DE PROYECTOS PROGRAMAS Y PORTAFOLIO DE INICIATIVAS
GOBIERNO Y GESTION DE RELACIONES Y COMUNICACIONES CON GRUPOS DE INTERÉS GOBIERNO Y GESTIÓN DE AUDITORÍA, Y CONTINUIDAD OPERATIVA
GOBIERNO Y GESTION DE CULTURA Y CAMBIO ORGANIZACIONAL
GOBIERNO Y GESTION DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
Datos
Radar de Inteligencia
GOBIERNO Y GESTION DE DOCUMENTOS, DATOS, INFORMACION Y CONOCIMIENTO
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Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes Colaborativas DIRECTIVO GERENCIAL
DIRECTIVA-GERENCIAL
MISIONAL
MISIONAL
FINANCIERO
OPERATIVO APOYO ADMINISTRATIVO
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Toma de Decisiones Basadas en Evidencia Documental, Datos e Información Estrategia de Negocios
5. Crear Evidencia a partir de Decisiones •Cómo podemos asegurar que la evidencia disponible será usada para la mejor toma de decisiones? •Cómo creamos una cultura de conocimiento- acción?
4. Presentar y Comunicar la Información •Cuál es la mejor manera de presentar y comunicar la información para dar a conocer la toma de decisiones? •Cuáles son las formas mas efectivas de reportar y visualizar la información?
1. Definir los Objetivos y la Información Necesaria •Qué necesitamos saber? •Cuáles son nuestras importantes preguntas no respondidas? •Quién necesita saber eso, cuándo y dónde?
Infraestructura de TIC y Aplicaciones de BI como Habilitadores
2. Recoger la Información adecuada •Qué información necesitamos para satisfacer nuestras necesidades de información? •Tenemos esa información consignada en el formato adecuado? •De no ser así, cuál es la mejor manera de obtenerla?
3. Analizar la Información y Ganar Retroalimentación •Cómo podemos convertir la información en retroalimentación relevante? •Cómo analizamos de mejor manera para ponerlo en contexto? •Cómo extraemos la información relevante a partir de nuestra información?
Fuente: Bernard Marr – The Intelligent Enterprise
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Modelo de Madurez de Organizaciones Inteligentes Colaborativas Business Intelligence Business Analytics Inteligencia Optimización Estocástica Escenarios
Conocimiento Modelamiento Predictivo Simulación
Información Alertas Consultas / Profundización
Datos
Reportes a medida y estándar
Grado de Complejidad
Decisiones Reactivas
Descriptiva y Diagnóstica ¿Qué acciones son necesarias? ¿Cuál es el problema exactamente? ¿Por qué está pasando?
Análisis de Causa Raíz del Desempeño
¿Cuánto, cuántas veces, dónde? ¿Qué pasó?
Consolidación
¿Qué acciones integradas son necesarias? ¿Cuáles son las áreas e Interesados alineados en el problema exactamente?
Alineación Estratégica de Desempeño
Automatización Medición del Desempeño Consistente Estabilización y Reducción de Riesgos
Generación y Protección de Valor
Decisiones Proactivas
Alineación y Consolidación de Valor
Prescriptiva
Predictiva
Optimización de las Decisiones y el Desempeño ¿Cómo podemos lograr el mejor resultado, incluyendo los efectos de la variabilidad? ¿Qué, Cuándo y Por ¿Cómo podemos Qué será lo próximo alcanzar el mejor que podría pasar? resultado? ¿Qué pasará si esta ¿Cómo impactarán tendencia continua? ¿Qué pasará después las decisiones todo lo demás? si…? ¿Cómo nos podemos beneficiar de esas predicciones?
Pronósticos de Desempeño
Probabilidad y Predicción de Valor
Simulación de Decisiones y Optimización de Valor
Gestión del Valor y Capacidad de Inteligencia Analítica Organizacional
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Analítica Descriptiva (Mapas Estratégicos, BSC y Dashboards) y Análisis de Causa Raíz
Analítica Descriptiva, Diagnóstica y Consolidada del Pasado
+ Análisis de Causa Raíz
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Analítica Predictiva y Prescriptiva Analítica Predictiva y Prescriptiva del Futuro Predicciones + Benchmarking Leyenda: Color Verde: Predicción vs. Color Rojo: Realidad
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Generación y Preservación de Valor = Información + Analítica + Decisiones + Desempeño Inteligente Colaborativo GOBIERNO INTELIGENTE COLABORATIVO DEL DESEMPEÑO DOCUMENTOS & DATOS INFORMACION
GESTIÓN INTELIGENTE COLABORATIVA DEL DESEMPEÑO
DECISIONES COLABORATIVAS INTELIGENTES
CONOCIMIENTO
DESEMPEÑO INTELIGENTE COLABORATIVO $
$
GENERACIÓN Y PRESERVACIÓN DE VALOR INTELIGENTE COLABORATIVA
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Cómo aprovechamos la capacidades del Outernet?
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IMO - Oficina de Gobierno y Gestión de la Información
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IMO - Oficina de Gobierno y Gestión de la Información Gobernabilidad y Políticas
Generación y Protección de Valor
Competencias Técnicas y Humanas
Misión y Visión
Disponibilidad
Roles y Responsabilidades
Principios y Valores
Integración
Metodologías y Estándares
Políticas
Calidad
Seguridad
Métricas de Desempeño
Continuidad y Resiliencia
Objetivos
Tecnología Informática
Servicios Procesos y Controles
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IMO Separación de Gobierno y Gestión Necesidades Institucionales
Realización de Beneficios Incremento en Ingresos
Optimización de Riesgos
Optimización de Costos
Gobierno
Evaluar
Supervisar
Dirigir
Gestión Planear
Optimización de Recursos, Capital de Trabajo y Activos
Retroalimentación Servir
Ejecutar
Controlar
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Gobierno y Gestión de la IMO Gobierno y Gestión del Desempeño y Cumplimiento Regulatorio
SERVICIOS DE LA IMO • Portafolio Servicios • Enfoque (Estratégico, Táctico y Operativol) • Influencia (Sectorial, Institucional, Funcional) • Nivel de Madurez (Básico, Intermedio, Avanzado)
Gobierno y Gestión del Cambio Organizacional Gobierno de la Oficina de Información IMO
Gestión Documental, Datos, Información y Decisiones
Descriptiva, Predictiva y Prescriptiva
Workflow, Servicios SOA, Documental, Datos, Información, Decisiones, Interoperabilidad, B2B, B2C, C2C
Gestión de Operaciones de la Oficina de Información IMO TECNOLOGÍA ANALITICA
TECNOLOGÍA COLABORATIVA
GOBIERNO
Estructura, Competencias y Cultura Organizacional Procesos, Controles y Métricas de Desempeño
Organización y Talento Humano
GESTION
Documentos, Datos, Información y Decisiones Tecnología Informática Gerencial y Operativa
TECNOLOGÍA Operativa (RDDID, RPIPPB, RCO, RI), TRANSACCIONAL Gerencial RGPMO Recursos (Humanos, Métodos, Estándares, TIC, Infraestructura)
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Interrelación entre Procesos de Negocio, TIC y Documentos, Datos, Información y Decisiones
Procesos de Gobierno y Gestión de Doctos, Datos, Información y Decisiones
Fuente ajustada: CobIT V5 2012
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Generar y Preservar Valor con Decisiones Inteligentes •¿Cómo podemos alinear los datos con el negocio? •¿Cómo podemos hacer que los datos con la calidad correcta este disponible cuando y donde se necesita? •¿Cómo podemos soportar una mejor toma de decisiones a través de la organización? •¿Cómo transformamos, creamos, integramos, analizamos, administramos, gobernamos y entregamos Información Confiable? •¿Cómo podemos aprovechar las Decisiones basadas en Información y Análisis, en Tiempo Real en el Punto de Contacto? •¿Cómo podemos Modelar escenarios y entender en tiempo real el impacto financiero de las posibles decisiones? •¿Cómo podemos controlar y optimizar el desempeño del negocio?
DECISIONES INTELIGENTES
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Ejemplo – Entendimiento de Necesidad CIO Sectorial UPME
Plan Nacional de Desarrollo
Plan Estratégico Sectorial
Organización del sector minero energético Plan Estratégico de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones del Ministerio de Minas y energía
Modelo de Operación UPME
Estructura organizacional de la Unidad de Planeación Minero Energética
Fuente: Management &Quality
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01/09/2015
Cómo construimos la IMO - Oficina de Gobierno y Gestión de la Información?
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Arquitectura de Información
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01/09/2015
Cómo manejamos la Complejidad en la Arquitectura Institucional? Estrategia, Dirección, Control, Decisiones, Desempeño Organizacional Proyectos & Iniciativas
Organización & Personas
Procesos del Negocio
Aplicaciones
Documentos, Datos, Información
Infraestructura y Servicios TIC
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Documentos, Datos e Información Transaccional, Colaborativa y Analítica
DOCUMENTOS, DATOS E INFORMACIÓN ANALÍTICA
Documentos, Datos e Información: • Estructurada • Semi-Estructurada
DOCUMENTOS, DATOS E INFORMACIÓN INTELIGENTE
• No-Estructurada • Fija • Dinámica
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La Solución de la Problemática de Unicidad en Arquitectura de Documentos, Datos, Información y Decisiones Aplicaciones, Silos de Activos
Aplicaciones Orientadas al Servicio, Activos
Procesos del Negocio Interfaces Propietarias, Silos de Activos, Bases de Datos Aisladas Lógica del Negocio
Legacy
Lógica del Negocio
ERP
DBMS PLM
DBMS ERP
Lógica del Negocio
CRM DBMS CRM
Arquitectura Empresarial + SOA
Lógica del Negocio
Servicios del Negocio
Lógica del Negocio
Finanzas
Legacy
DBMS Finanzas
MDM Productos Servicios
Interfaces Propietarias sirven a los Silos y Bases de Datos Aisladas
Lógica del Negocio
ERP MDM Contratos
Lógica del Negocio
Lógica del Negocio
CRM
Finanzas
MDM Clientes PQRS
MDM 3ros Empleados
Servicios del Negocio = Funcionalidades estándar, compartidas y reusables
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Arquitectura Institucional y de Información y Responsabilidades del CIO y de la IMO
Arquitectura de Negocio
Responsabilidad del CIO y de la IMO Oficina de Gobierno y Gestión de Información
Arquitectura de Documentos, Datos, Información y Decisiones
Arquitectura de Aplicaciones
Arquitectura de Tecnología
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01/09/2015
Componentes de la Arquitectura Institucional y de Información Alineación Estratégica Procesos Métricas Modelo Operativo Cambios y Desarrollo de Competencias Aplicaciones Transaccionales, Analíticas y Colaborativas Interfaces
Gobierno de Desempeño y Decisiones Gobierno de Información Arquitectura de Información Inteligencia Analítica Bodegas de Datos Calidad de Datos Gestión de Metadatos Seguridad de Datos Modelaje y Diseño de Datos Datos Maestros y de Referencia Integración de Datos Interoperabilidad de Datos Gestión Documental y Contenidos Almacenamiento de Datos Operaciones de Datos
Hardware Software Básico Telecomunicaciones Infraestructura
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Información, Tecnología y Usuarios USUARIOS
CIO
CTO
Fuente: Structured & Comprehesive Approach to Data Management & DMBOK - McSweeney
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01/09/2015
Ejemplo – Arquitectura de Información CIO Sect. MinJusticia
Fuente: Management &Quality
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CIO (Chief Information Officer) – Gerente de Información
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CIO Chief Information Officer El CIO es un cargo ejecutivo con responsabilidad de generar y preservar el valor de los documentos, datos e información que entra y sale de la empresa a nivel transaccional, colaborativa y analítica de apoyo a la toma de decisiones y de la gestión del flujo de datos, documentos, información y conocimiento. El rol de CIO, se está convirtiendo en el ejecutivo senior de información de la organización, responsable del ciclo de vida de la información, de su calidad, seguridad y continuidad.
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Toma de Decisiones del CIO USUARIOS
CIO
CTO
Fuente: Structured & Comprehesive Approach to Data Management & DMBOK - McSweeney
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01/09/2015
Requerimientos en Desarrollo de Competencias de Gestión de Documentos, Datos e Información y Decisiones
ENTRADA DE INFORMACION 4.0 COMPETENCIAS DE MANEJO DE INFORMACION
DIMENSIONES DE LA CALIDAD DE INFORMACION
3.0 2.0
MOVIMIENTO Y REESTRUCTURA CIÓN DE INFORMACION
1.0 0.0
SEGURIDAD DE INFORMACION
USO DE INFORMACION
CONTINUIDAD DE INFORMACION CALIDAD DE INFORMACION
N…F…
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Desarrollo Integral de Competencias Gerenciales de Gestión de Documentos, Datos e Información y Decisiones
Competencias Metodológicas Y Herramientas Informáticas
Competencias Personales, Relacionales y Gerenciales
Competencias en Gobierno y Gestión de Documentos, Datos e Información, Analíticas y de Desempeño Competencias en Mejores Prácticas, Gerencia de Procesos y de Proyectos
Competencias Funcionales y de Gobernabilidad
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01/09/2015
Ejemplo de Desarrollo de Competencias en Gerencia de Información e Inteligencia Analítica Institute for Certification of Computing Professionals (ICCP)
Análisis de Negocios
Certificaciones válidas con DAMA:
8 Cursos Gestión de Metadatos
Gobierno de Información
5 Cursos
4 Cursos Desarrollo de Competencias en Gerencia de Información
Arquitectura de Datos y Gestión de Información
Certificables con DAMA (PDUs) Modelamiento de Datos 5 Cursos
8 Cursos Bodegas de Datos
ACP - Associate Computing Professional CBIP - Certified Business Intelligence Professional CCP - Certified Computing Professional CDMP - Certified Data Management Professional CITC - Certified IT Consultant DGSP - Data Governance and Stewardship Professional ISA - Information Systems Analyst ISP - Information Systems Professional
10 Cursos
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Mejores Prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones
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01/09/2015
Integración de mejores prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones Mejores Prácticas – Frameworks y BOK (Body of Knowledge) PROCESO
Cobit V5
ValIT
RiskIT
ITIL V3 2011
ISO 31000
ISO 20000
TOGAF
CMMI
BABOK
SWEBOK/ SQMBOK
PMI – PMO PMBOK
eSCM SCM
DMBOK
Gobierno de TIC Gestión de TIC Gobierno de Información Gestión de Información
Mejores Prácticas – Estándares ISO 38500 PROCESO
ISO 9000
ISO 25000
ISO 21500
ISO 8000
ISO 27000
ISO 30300, 15489, 13208
Gobierno de TIC Gestión de TIC Gobierno de Información Gestión de Información
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Verificar, Clasificar y Revisar Información de los Procesos en cada Entidad del Gobierno en Colombia Información relacionada con los trámites, actores, sujetos y dominios en servicios y procesos que soportan el “día a día” Información por ejemplo relacionada con la prestación de los servicios de la entidad, la atención a los usuarios Información que es generada y que soporta los procesos de apoyo relacionados con la contratación, el recurso humano, la información financiera y contable
Información que soporte la toma de decisiones y los procesos de monitoreo y evaluación dentro de la entidad.
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01/09/2015
Ciclo de Vida y Normas de Gobierno y Gestión Documental y Contenidos
Estrategia ISO 30300
Operaciones ISO 15489
Sistemas ISO 16175, 26122 , 13020,13028, 23081, 16175
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Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial (MinTic)
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01/09/2015
Modelo de Gestión de Datos en Colombia
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Arquitectura de Información Institucional con base en DAMA-DMBOK Arquitectura de Información
Framework DMBOK
Gestión de Arquitectura de Información Gestión de Inteligencia Analítica y Bodegas de Datos Gestión de Calidad de Datos Gestión de Seguridad de Datos Gestión de Almacenamiento y Operaciones de Datos Gestión de Integración e Interoperabilidad de Datos
Gestión de Metadatos Modelamiento y Diseño de Datos Gestión de Datos Maestros y de Referencia
Servicios de Gestión de Información
Coordinación de Información
Gobierno de Información
Gestión de Documentos y Contenidos
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01/09/2015
El Marco de Trabajo Funcional del DAMA-DMBOK Metas y Principios
Funciones
Actividades
Entregables
Roles & Responsabilidades
Tecnología
Prácticas y Técnicas
Organización y Cultura
Gobierno de Datos Gestión de la Arquitectura de Datos Gestión del Desarrollo de Datos Gestión de Operaciones en Bases de Datos Gestión de la Seguridad de Datos Gestión de Datos Maestros y de Referencia Gestión de Bodegas de Datos e Inteligencia Analítica Gestión Documental y Contenidos Gestión de Metadatos Gestión de Calidad de Datos
© DAMA International
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Gestión de Datos en DMBOK Gestión de los Datos
(The Data Management Association)
Definición:
Planeación, ejecución y supervisión de políticas, prácticas y proyectos que adquieran, controlen, protejan, entreguen y mejoren el valor de los activos de datos e información.
Misión:
Satisfacer las necesidades de disponibilidad, calidad y seguridad de los datos para todos los interesados.
Objetivos: 1. Comprender las necesidades de información de la organización y todos los interesados. 2. Capturar, almacenar, proteger y asegurar la integridad de los activos de datos. 3. Mejorar continuamente la calidad de los datos y la información. 4. A segurar la privacidad y confidencialidad y prevenir el uso no autorizado o inapropiado de los datos y la información. 5. Maximizar el uso efectivo y el valor de los activos de datos e información.
Insumos: - Estrategia del negocio - A ctividades del negocio - A ctividades de TI - Problemas y asuntos de datos Proveedores: - Ejecutivos - Creadores de datos - Fuentes externas - Entes reguladores Participantes: - Creadores de datos - Consumidores de información - A dministradores de datos - Profesionales de datos - Ejecutivos
Actividades: 1. Gobernabilidad de los datos 2. Gestión de la arquitectura de datos Entregables Primarios: 3. Desarrollo de los datos - Estrategia de datos 4. Gestión de las operaciones de los datos - A rquitectura de datos 5. Gestión de la seguridad de los datos - Servicios de datos 6. Gestión de los datos de referencia y maestros - Bases de datos 7. Gestión de las bodegas de datos y la inteligencia de negocios - Datos, información, 8. Gestión documental y de contenidos conocimiento y sabiduría 9. Gestión de la Meta-data 10. Gestión de la calidad de los datos Consumidores: - Trabajadores clericales - Trabajadores del conocimiento - Gerentes Herramientas: - Ejecutivos - Herramientas de modelamiento de datos - Clientes - Sistemas gestores de bases de datos - Herramientas de integración y calidad de datos Métricas: - Herramientas de inteligencia de negocios - Metricas sobre el valor de los datos - Herramientas de gestión documental - Métrica sobre calidad de datos - Herramientas de repositorio de Meta-data - Métricas sobre el programa de DM
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01/09/2015
Gobernabilidad de Datos en DMBOK 1. Gobernabilidad de los datos Definición: Es el ejercicio de la autoridad y el control (planificar, monitorear y forzar el cumplimiento) sobre la gestión de los activos de datos. Objetivos: 1. 2. 3. 4. 5.
Definir, aprobar y comunicar estrategias, políticas, estándares, arquitectura, procedimientos y métricas de los datos. Realizar el seguimiento y forzar el cumplimiento y la conformidad reguladora de las políticas, estándares, arquitectura y procedimientos de los datos. Patrocinar, hacer seguimiento y supervisar los entregables de los proyectos y servicios de la gestión de datos. Gestionar y resolver los asuntos o problemas relacionados con los datos. Comprender y promover el valor de los activos de datos.
Actividades: 1. Planeación de la Gestión de los Datos (P) Insumos: -
Objetivos del negocio Estrategias del negocio Objetivos de TI Estrategias de TI Necesidades de datos Asuntos o problemas de datos Requerimientos regulatorios
Proveedores: -
Ejecutivos del negocio Ejecutivos de TI Administradores de datos Organismos reguladores
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Comprender las necesidades de datos del plan estratégico corporativo Desarrollar y mantener la estrategia de datos Establecer los roles y las organizaciones de los profesionales de datos Identificar y nombrar los administradores de datos Establecer las organizaciones de gobernabilidad y administración de los datos Desarrollar y aprobar las políticas, estándares y procedimientos sobre los datos Revisar y aprobar la arquitectura de datos Planear y patrocinar los proyectos y servicios de gestión de datos Estimar el valor de los activos de datos y los costos asociados
2. Control de la Gestión de los Datos (C) 1. 2. 3. 4. 5.
Supervisar las organizaciones y el personal profesional de datos Coordinar las actividades del gobierno de los datos Gestionar y resolver los asuntos relacionados con los datos Monitorear y asegurar el cumplimiento regulador Monitorear y velar por el cumplimiento de las políticas, los estándares y la arquitectura de los datos 6. Supervisar los proyectos y servicios de gestión de datos
Participantes: -
7. Comunicar y promover el valor de los activos de datos Ejecutivos de administración de datos Administradores de coordinación de datos Herramientas: Administradores de datos del negocio - Sitio Web de Intranet - Herramientas de gestión de asuntos Profesionales de datos - Correo electrónico - Tablero de control de los indicadores Ejecutivo de DM - Herramientas de Meta-data de gobernabilidad de datos CIO (o director de TI) - Repositorio de Meta-data
Entregables Primarios: -
Políticas de datos Estándares de datos Asuntos resueltos Proyectos y servicios de gestión de datos - Datos e información con calidad - Valor reconocido de los datos
Consumidores: -
Productores de datos Trabajadores del conocimiento Gerentes y ejecutivos Profesionales de datos Clientes
Métricas: -
Valor de los datos Costos de gestión de datos Logro de objetivos # de decisiones hechas Representación / cubrimiento de la administración - Plantilla de profesionales de datos - Madurez del proceso de gestión de datos
Actividades: P) Planeación, C) Control, D) Desarrollo, O) Operacional
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Métricas de Desempeño?
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01/09/2015
Diagnóstico y Planeación Estratégica Documental, Datos, Información y Decisiones
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Necesidades y Objetivos de Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones Disminuir TCO Reducir costos en todas las áreas
Proteger Información
Rápida recuperación
Mantener personas e información a salvo
Mantenerla 24x7xsiempre
Reducir Complejidad
Cumplir con Regulaciones
Simplificar cientos de herramientas de gestión
Satisfacer mas de 20,000 regulaciones globales
Habilidad de priorizar la información basada en el valor
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01/09/2015
Ejemplo de Diagnóstico de Necesidades de Información CIO Sect. MinJusticia
Fuente: Management &Quality
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Ejemplo de Diagnóstico de Gobierno de la Información CIO Sect. MinJusticia
Fuente: Management &Quality
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01/09/2015
Ejemplo de Diagnóstico de Gobierno en Línea CIO Sect. MinJusticia
Fuente: Management &Quality
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Metodología para Roadmapping Estratégico de Arquitectura de Documentos, Datos, Información y Decisiones Modelo Actual (AS-IS)
Motivadores de Negocio
Sugerencias de Mejora
Estándares de la Industria
Regulaciones y Restricciones
Arquitectura Negocio
Arquitectura Negocio
Arquitectura Información
Arquitectura Aplicaciones
Arquitectura Tecnología
Modelo de Referencia (TO-BE)
Diagnóstico según Mejores Prácticas
Análisis de Brechas, Riesgos, Impactos y Prioridades
Diseño de Arquitectura
Formulación, Priorización y Alineación Estratégica de Iniciativas
Arquitectura Información Roadmap de Iniciativas de Arquitectura
Arquitectura Aplicaciones
Arquitectura Tecnología
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01/09/2015
Planear el Mapa de Ruta de Evolución de la Arquitectura Institucional de Información para Gobierno en Línea 3.1 Estado Futuro (TO-BE) de la Arquitectura Institucional de Información
Mapa de Ruta de Evolución Madurez
Proyecto Proyecto Proyecto
Estado Actual (AS-IS) de la Arquitectura Institucional de Información
Proyecto Proyecto Proyecto
Tiempo
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Roadmap Iniciativas a Corto, Mediano y Largo Plazo GEL 3.1 Elementos Transversales
Gobierno de Información
Información en línea
Gestión de Inteligencia Analítica y Bodegas de Datos
Transacción en Transformación – Democracia en línea Cero Papel línea
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestión de Calidad de Datos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestión de Metadatos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestión de Seguridad de Datos
Proyecto Proyecto
Modelamiento y Diseño de Datos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestión de Almacenamiento y Operaciones de Datos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestión de Datos Maestros y de Referencia
Proyecto Proyecto
Gestión de Integración e Interoperabilidad de Datos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestión de Documentos y Contenidos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Cultura y Cambio Organizacional
Tiempo
Iniciativas para cerrar brechas
Proyecto
Gestión de Arquitectura de Información
Interacción en línea
Proyecto
Proyecto Proyecto
2015
2016
Proyecto
2018
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Ejemplo de Roadmap de Arquitectura – MinJusticia Arquitectura de Información
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Planeando un Proyecto de Arquitectura de Información?
CONSTRUYO UN CRONOGRAMA PARA SU PROYECTO DE ARQUITECTURA
EMPECÉ POR RAZONAR QUE TODO LO QUE NO ENTIENDO ES FÁCIL DE HACER
FASE UNO: DISEÑAR UNA ARQUITECTURA DE NEGOCIO DIGITAL PARA NUESTRAS OPERACIONES A NIVEL MUNDIAL. TIEMPO: SEIS MINUTOS
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Conclusiones y Recomendaciones Qué Hacer?
Qué Mantener?
Qué Eliminar?
Qué Reducir?
Qué Aumentar?
Qué Hacer Nuevo?
Cómo Hacerlo?
Con qué ?
Dónde?
Cuándo?
Cuánto?
Con Quién?
Para qué Hacerlo?
Para quién?
Cómo Medir?
Cuál es el resultado?
Por qué?
Qué pasa si no se hace?
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Preguntas?
Marco Vinicio Lenci S. Project Consultant, Management Advisor & Coach Email:
[email protected] Skype: mvlsbs Cel. Whatsapp: (57)(310)5670604
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