Capítulo III: Módulo de Estudio

Capítulo III: Módulo de Estudio

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo 3.2.1.1 Definiciones

Asignatura: Administración y Gerencia

Autores Terry (1961)

3.2.1 Planificación

Definiciones Planificación es escoger y relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas, que se suponen necesarias para lograr resultados deseados.

Jones y George (2006)

La Planificación es el proceso que siguen los administradores para identificar y seleccionar las metas y actividades apropiadas para una organización. Es un proceso formalizado de toma de decisión que elabora una

Díez y otros (2001)

representación deseada del estado futuro de la empresa y especifica las modalidades de puesta en práctica de esta voluntad, cuya finalidad es facilitar la consecución de los objetivos hacia los cuales va a confluir el esfuerzo del resto de las funciones administrativas.

Ahumada (1962)

Es la selección cuidadosa de fines de cualquier naturaleza y de los

Chiavenato (2006)

Es la función administrativa que determina por anticipado cuáles son los

medios apropiados para alcanzarlos.

objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlos. Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

60

Capítulo III: Módulo de Estudio Asignatura: Administración y Gerencia

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

3.2.1 Planificación

3.2.1.2 Principios

Factibilidad

Los planes deben ser realizables, congruentes con la realidad; es inviable plantear objetivos demasiado ambiciosos u optimistas, que resulten imposibles de alcanzar.

Objetividad y cuantificación

Al elaborar planes es necesario basarse en datos y hechos reales, no en cálculos arbitrarios, especulaciones u opiniones subjetivas. La ejecución de los planes debe ser cuantificable.

Flexibilidad

Al planear deben establecerse márgenes de holgura con el fin de hacer frente a situaciones imprevistas; éstos márgenes de holgura deben proporcionar nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

Cambio de estrategias

Será necesario rehacer las estrategias cuando el plan se extienda en relación al tiempo programado para su ejecución.

Aporte a los objetivos generales

Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse en un plan general y dirigirse al logro de los objetivos generales de la organización, de manera que sean consistentes y armónicos.

Eficiencia de los planes

Deben fijarse planes que al ejecutarse den lugar a la consecución de los objetivos con un mínimo de consecuencias imprevistas y con resultados que superen a los costos.

Extensión de la planeación

La planeación es función de todos los dirigentes de la organización. Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

61

Capítulo III: Módulo de Estudio

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

Asignatura: Administración y Gerencia

3.2.1 Planificación

3.2.1.3 Etapas del Proceso de Planificación

A. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES

B. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

C. PLANTEAMIENTO Y ANÁLISIS DE PREMISAS

D. DETERMINACIÓN DE ALTERNATIVAS

E. COMPARACIÓN DE ALTERNATIVAS

F. SELECCIÓN DE UNA ALTERNATIVA

G. ESTABLECIMIENTO DE PLANES DE APOYO

H. EXPRESIÓN DE LOS PLANES MEDIANTE PRESUPUESTOS Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

62

Capítulo III: Módulo de Estudio Asignatura: Administración y Gerencia

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

3.2.1 Planificación

3.2.1.3 Etapas del Proceso de Planificación

A. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES Consiste en analizar la organización, detectando sus fortalezas (F), oportunidades (O), debilidades (D) y amenazas (A). El primer paso del análisis FODA es identificar las fortalezas y debilidades que caracterizan el estado actual de la organización. El segundo paso consiste en identificar las posibles oportunidades y amenazas del entorno que afecten la organización en el momento o que puedan afectarla en el futuro. Al terminar el análisis, y teniendo completamente identificadas las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, los administradores pueden dar inicio al proceso de planeación y determinar las estrategias para que la organización alcance sus metas y concrete su misión. Las estrategias deben permitir a la empresa conseguir sus metas aprovechando oportunidades, evitando amenazas, fomentando las fortalezas y corrigiendo las debilidades. Otro modelo que resulta de gran aplicación para aislar las fuerzas del ambiente externo que son amenazas, es el Modelo de las 5 fuerzas desarrollado por Porter, quien identificó cinco factores como grandes amenazas porque afectan las utilidades que pueden esperar las organizaciones que compiten en el mismo sector: • Alcance de la rivalidad entre las organizaciones del sector: Cuanto más compitan las organizaciones por los clientes, menor es el monto de las utilidades del sector. • Potencial de entrada en un sector: Cuanto más fácil es la entrada en un sector, más probable es que los precios sean bajos y, por ende, las utilidades. • Poder de los proveedores: Si hay pocos proveedores de un insumo importante, éstos pueden aumentar los precios. • Poder de los clientes: Si sólo algunos clientes grandes compran un producto del sector, éstos pueden negociar para reducir su precio. • Amenaza de sustitutos: Las compañías que tienen un producto con un sustituto conocido no pueden fijar precios altos. Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

63

Capítulo III: Módulo de Estudio Asignatura: Administración y Gerencia

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

3.2.1 Planificación

3.2.1.3 Etapas del Proceso de Planificación

B. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS El segundo paso de la Planificación consiste en establecer los objetivos de toda la empresa y luego, de cada unidad. Un objetivo puede ser definido como el fin importante hacia el cual se dirigen las actividades de los individuos dentro de la organización, al indicar los resultados de lo que debe hacerse. Los objetivos generales se articulan en objetivos particulares, de manera que forman una jerarquía que se extiende desde un objetivo general hasta los objetivos específicos. Al fijar objetivos, es conveniente tomar en cuenta lo siguiente: • Los objetivos deben ser verificables y deben exponer qué debe lograrse y cuándo. • La lista de objetivos no debe ser demasiado larga, aunque debe cubrir los elementos principales del trabajo.

1. Propósito 2. Misión 3. Objetivos generales de la organización 4. Objetivos divisionales 5. Objetivos departamentales y de unidades 6. Objetivos individuales

Gráfico 3: Clasificación de los Objetivos Fuente: Koontz y Weihrich, 2007: p. 88

•De ser posible, debe indicarse la calidad deseada y el costo proyectado para alcanzar los objetivos. Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

64

Capítulo III: Módulo de Estudio

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

3.2.1 Planificación

3.2.1.3 Etapas del Proceso de Planificación

Asignatura: Administración y Gerencia

C. PLANTEAMIENTO Y ANÁLISIS DE PREMISAS Koontz y Weihrich (2007) plantean que el tercer paso lógico de la planeación

consiste en que todos los

administradores ocupados en la misma establezcan y estén de acuerdo en las premisas; de hecho, el mayor principio de las premisas de la planeación es el siguiente: Cuanto más completos sean la comprensión y el consenso de apoyarse en premisas de planeación congruentes por parte de los individuos a cargo de la actividad, más coordinada será la planeación de la empresa. Las premisas son suposiciones acerca de las condiciones futuras del ambiente en el cual la organización llevará a cabo los planes. Pueden clasificarse en: a. Internas: Se originan dentro de la empresa.

Algunas de ellas son: ausentismo, rotación del personal,

variaciones en el capital, cambio de cultura organizacional, accidentes, introducción de nuevas tecnologías. b. Externas: Se originan en el ambiente en el que se encuentra inmersa la empresa y pueden tener un efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades, por lo que deben ser tomadas en cuenta al planear. Pueden ser: •

De carácter político: Estabilidad política del país, relaciones internacionales, intervención del Estado en los

negocios. •

Económicas: Índice de inflación, control cambiario, poder adquisitivo de la población, nivel de precios,

inversión extranjera. •

Sociales: Empleo y desempleo, crecimiento y distribución de la población.

•

Legales y tributarias: Impuestos creados y exonerados, cambios en la ley del trabajo. Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

65

Capítulo III: Módulo de Estudio

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

3.2.1 Planificación

3.2.1.3 Etapas del Proceso de Planificación

Asignatura: Administración y Gerencia

D. DETERMINACIÓN DE ALTERNATIVAS Las alternativas son el resultado de la búsqueda y recopilación de datos que, clasificados y evaluados, muestran una serie de caminos factibles que se pueden considerar para alcanzar los objetivos. De manera que, el fin de este paso es buscar y examinar las diferentes alternativas para alcanzar las metas, sobre todo, aquellas que no son patentes de forma inmediata. La generación de alternativas requiere de ingenio, investigación y sentido común para descubrir la mayor cantidad de opciones posibles. Una vez determinadas todas las alternativas, el administrador debe reducirlas a las más prometedoras y esto puede lograrlo a partir del reconocimiento de los factores limitativos (elementos que interfieren con la manera de lograr un objetivo deseado) de cada una de ellas, que estrechará la búsqueda de alternativas sólo a aquellas que superarán dichos factores limitativos.

E. COMPARACIÓN DE ALTERNATIVAS Luego de identificar todas las alternativas y seleccionar las más promisorias, deben evaluarse las consecuencias de cada una, analizando sus ventajas y desventajas, prestando atención tanto a los factores cuantitativos (que pueden medirse en términos numéricos) como a los cualitativos o intangibles, que son aquellos difíciles de medir numéricamente, como la calidad de las relaciones laborales, riesgos del ambiente económico y político y del cambio tecnológico, entre otros.

Debido a que es difícil asignar a éstos últimos una medida cuantitativa

razonable, se recomienda investigarlos tanto como sea posible y calificarlos en términos de su importancia, comparando su influencia probable en los resultados. Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

66

Capítulo III: Módulo de Estudio Asignatura: Administración y Gerencia

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

3.2.1 Planificación

3.2.1.3 Etapas del Proceso de Planificación

F. SELECCIÓN DE UNA ALTERNATIVA La selección entre alternativas puede realizarse siguiendo tres enfoques básicos: Experiencia, experimentación e investigación. • Experiencia: Los administradores pueden tomar decisiones basados en experiencias de éxito o de fracaso que han tenido. La toma de decisiones basada sólo en la experiencia da la ventaja de conocer qué tipo de atributos y cuáles criterios de decisión se introdujeron para generar ventajas; sin embargo puede resultar peligrosa en el caso de que el administrador se deje llevar por la costumbre al tomar las decisiones, por cuanto las lecciones aprendidas pueden ser inaplicables a los nuevos problemas. Otro gran inconveniente de tomar decisiones con base en la experiencia resulta de no permitir que personas ajenas al problema den sus perspectivas sobre el mismo, que tienen la ventaja de ser más objetivas porque no están presionadas por las afectaciones conceptuales o emocionales que el decisor pueda tener. • Experimentación: También puede decidirse entre alternativas probando cada una y observando lo que sucede. Esta técnica es la más costosa de todas y además presenta el inconveniente de que luego de probar una estrategia existan todavía dudas acerca de sus resultados, ya que el futuro no será igual al presente. Por esta razón esta técnica debe usarse sólo después de considerar otras alternativas. • Investigación y Análisis: Este enfoque se basa en la premisa de que para resolver un problema, éste debe entenderse en primer lugar. La resolución de un problema de planeación requiere descomponerlo en sus partes y estudiar los factores cuantitativos y cualitativos mencionados anteriormente. Esta técnica es la más utilizada, no sólo por resultar más barata que la experimentación, además porque sus resultados conllevan a una decisión más acertada. Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

67

Capítulo III: Módulo de Estudio

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

Asignatura: Administración y Gerencia

3.2.1 Planificación

3.2.1.3 Etapas del Proceso de Planificación

E. ESTABLECIMIENTO DE PLANES DE APOYO Los Planes de Apoyo se crean con el fin de soportar la decisión adoptada. Dentro de esta categoría se pueden contemplar planes para contratar y entrenar personal, desarrollar nuevos productos, comprar materiales y equipos, entre otros.

H. EXPRESIÓN DE LOS PLANES MEDIANTE PRESUPUESTOS El Presupuesto es la expresión del plan en términos numéricos. Constituye una declaración de resultados anticipados, ya sea en términos financieros (presupuesto de ingresos y gastos) o no, como los presupuestos de mano de obra directa y materiales, entre otros.

Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

68

Capítulo III: Módulo de Estudio Asignatura: Administración y Gerencia

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

3.2.1 Planificación

3.2.1.4 El Plan

El Plan es el resultado inmediato de la planeación, y puede ser definido como un documento escrito, esquemático y detallado, que describe los lineamientos de acción para lograr los objetivos. Tipos de Planes: a. De acuerdo con el nivel jerárquico donde son formulados, los planes pueden ser:

Son elaborados a nivel de la alta gerencia. Tienen las siguientes características: a. Se aplican en toda la organización, debido a que establecen los objetivos globales y las lineas generales de acción. b. Son formulados para ejecutarse en el largo plazo. c. Corresponden al plan general, al cual están subordinados los demás planes.

Se definen en el nivel intermedio, es decir, en cada uno de los departamentos que integran la empresa. Características: a. Proporcionan los detalles necesarios para lograr los planes estratégicos. b. Se proyectan generalmente para el ejercicio anual (mediano plazo). c. Abarcan a cada departamento: incluyen sus recursos y se preocupan por alcanzar sus objetivos.

Corresponden a cada tarea o actividad. Entre sus características se encuentran: a. Respaldan los planes tácticos y estratégicos. b. Su duración es a corto plazo. c. Se definen en el nivel operacional, para cada tarea o actividad. d. Fomentan la participación del personal en el establecimiento de metas.

Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

69

Capítulo III: Módulo de Estudio

3.2 Unidad II: El Proceso Administrativo

Asignatura: Administración y Gerencia

3.2.1 Planificación

3.2.1.4 El Plan

b. Según su clase, los planes se clasifican en:

PROGRAMAS

Son planes que correlacionan dos variables: tiempo y actividades. Además, expresan especificaciones de lugar y recursos para la realización de las actividades. El programa más simple se denomina cronograma, y es un gráfico de doble entrada donde las filas representan acciones y las columnas el tiempo programado para su ejecución, en horas, días o meses.

PROCEDIMIENTOS

Se relacionan con los métodos de trabajo o de ejecución y representan una guía de acción que describe detalladamente la secuencia de pasos que deben seguirse para ejecutar las actividades de la forma más eficaz. Usualmente los procedimientos se representan a través de flujogramas.

POLÍTICAS

Son declaraciones amplias y generales de acciones esperadas que guían la toma de decisiones administrativas. Benavides (2004) plantea que constituyen planes en el sentido de que son declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Al establecerlas, se vuelve innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y se unifican otros planes.

REGLAS O REGLAMENTOS

Son planes que especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones, enunciando lo que debe o no hacerse. No pueden ser interpretadas y no admiten desviaciones ni discrecionalidad en su aplicación.

PRESUPUESTOS

Se relacionan con el dinero (bien por ingresos o por gastos) durante un período determinado. Establecen los logros concretos que cada departamento, directivo o empleado debe alcanzar , así como los límites dentro de los que se puede mover. Fundamentos Teórico Prácticos de Administración y Gerencia. Profesora: Milagros Gutiérrez. MSc.

70