Beneficios a obtener con la implementación de un software empresarial ERP

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Introducción Querer medir los beneficios producidos por un sistema ERP fuera del contexto general de medición de la gestión empresaria es mentirse. Los sistemas ERP abarcan la organización en su conjunto y sus resultados solo pueden medirse por los logros globales. Hay varios trabajos que confirman esta sentencia. Elegimos uno realizado por dos investigadores de la Universidad de Melbourne con el propósito de descubrir los posibles beneficios a obtener de un ERP que evidencia lo dicho. Los autores analizan 233 casos de implementación de sistemas ERP de los 3 más grandes proveedores de sistemas ERP: Peoplesoft, Oracle, SAP. En base al trabajo de campo, clasifican todos los posibles beneficios en 5 grandes dimensiones y, al mismo tiempo, cada dimensión en sub dimensiones:

Beneficios operacionales Son que provienen de la automatización de las operaciones repetitivas, aumentando la velocidad de los procesos. Sustituyen el trabajo e incrementan el volumen de operaciones.

Beneficios de gestión Se producen por una mejora en la información. Proveen de mejores recursos al management para la toma de decisión y el planeamiento.

Beneficios estratégicos Son todos aquellos que tienen que ver con la capacidad que brinda el sistema para obtener ventajas competitivas.

Beneficios en infraestructura de IT Se refiere a los producidos gracias a la capacidad de re usar y compartir recursos de tecnología informática.

Beneficios organizacionales Son los que surgen de una mejora en el desarrollo de los recursos humanos.

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Los investigadores extraen los beneficios obtenidos de los 233 casos analizados para luego ubicarlos en alguna de las dimensiones enumeradas. Es de destacar que el trabajo se realizó con mucha seriedad y que la información fue chequeada con las empresas en las que se realizaron las implementaciones​ . ​ El resultado de dicho se encuentra más abajo.

Beneficios tangibles e intangibles Se puede decir que los ERP's producen beneficios tangibles e intangibles. Si bien puede ser discutible el grado de tangible o intangible, en la siguiente tabla se observa al respecto.

Hay autores que separan estos beneficios en tangibles e intangibles. Un beneficio intangible es cualquier cosa que es difícil de medir. Un beneficio tangible es aquel que afecta directamente al resultado de la empresa. La palabra “directamente” es la que determina si un beneficio es tangible o intangible. Hay otros autores presentan una clasificación de los beneficios de los sistemas de información según su orientación: beneficios operacionales, beneficios tácticos y beneficios estratégicos. Estos autores observaron que los beneficios de un proyecto de implantación de un sistema de información se movían desde una Página 3 de 7

orientación operacional hacia una orientación estratégica, estos beneficios se hacían menos cuantificables y más intangibles.

Beneficios tangibles En la dimensión operacional, la reducción de costos se asocia a la optimización de mano de obra, ya sea por la automatización o eliminación de procesos redundantes, como por el re diseño de procesos de las áreas del negocio: ● Servicio al cliente ● Producción ● Despacho de órdenes ● Proceso administrativos ● Compras ● Finanzas ● Capacitación ● Administración del recurso humano ● Costos de inventarios, tanto en gestión como en re localización, almacenamiento y rotación ● Gastos administrativos La reducción de tiempo de ciclo se vincula con la ayuda que brindan clientes, empleados y proveedores. Al utilizar los sistemas de gestión, los clientes cooperan completando órdenes de venta, facturación, producción, entrega y servicios. Los empleados simplifican los procesos de reportes, cierres del mes, compras o requisición de de gastos y procesos del área de recursos humanos. Los proveedores integrados, apoyan la logística, la gestión de pagos y el procesamiento de los pedidos. Las mejoras en la toma de decisiones y en la planificación se relacionan con la calidad de decisiones para responder a cambios del mercado, mejorar el control de costos, planificar estratégicamente, hacer más eficientes los procesos, responder flexiblemente a expectativas de cliente tanto en cambios de la demanda como en ajustes de servicio. Por otra parte, en la dimensión infraestructura, las reducciones se dan en áreas como mantenimiento de sistemas antiguos, reemplazo del hardware, gastos y personal de desarrollo, diseño y desarrollo de arquitectura de sistemas., modificaciones y mantenimiento del software, consolidación de información, investigación y desarrollo de TI. Página 4 de 7

Beneficios intangibles En la dimensión OPERACIONAL la mejora de la calidad se relaciona con la disminución de índices de error, de duplicaciones y mejoras en los índices de precisión y fiabilidad, en tanto que la mejora del servicio significa facilidad para acceder a datos del cliente y a sus consultas. En el plano de la gestión, las mejoras en la administración de recursos se asocian con 4 áreas: ● Gestión de activos, tanto para su costeo, depreciación, localización, custodia, inventario físico y mantenimiento de registros de control. ● Gestión de inventarios que optimiza la rotación de ítems, la distribución física, la rapidez y precisión de la información, el reemplazo justo a tiempo y la distribución. ● Gestión de la producción que optimiza la cadena de abastecimiento y la planificación de la producción. ● Gestión de la fuerza laboral que permite optimizar la distribución de la mano de obra y la utilización de habilidades y experiencias. En cuanto al control de rendimientos, las mejoras se dan en una variedad de formas en todos los niveles de la organización. Por ejemplo: ● Control de rendimiento financiero de las líneas de negocios, por productos, clientes, áreas geográficas o combinaciones de estas visiones. ● Rendimiento de manufactura, anticipando cambios y realizando ajustes. ● Gestión global de eficiencia y eficacia de las operaciones. En la dimensión ESTRATÉGICA, hay seis sub conjuntos de beneficios intangibles. ● Apoyo al crecimiento de la empresa, que se relaciona con el soporte al plan de crecimiento y por lo tanto con el incremento de: ○ El volumen transaccional. ○ La capacidad de producción. ○ Los nuevos productos y servicios. ○ Las nuevas divisiones y funciones. ○ Los nuevos empleados. ○ Las políticas y procedimientos. Página 5 de 7

○ Los mercados ● Apoyo a las alianzas entre empresas, asociada con la eficiente y eficaz consolidación de nuevas compañías adquiridas en las prácticas de estándares del negocio. ● Construcción de innovaciones de negocio, vinculada con nuevas estrategias de mercado, construcción de nuevas relaciones de procesos y la creación de negocios. ● Construcción de liderazgo en costos significa el logro de economías de escala, a través de la alineación de procesos y de compartir servicios. ● La generación de diferenciación de productos se puede crear proveyendo productos y servicios ajustables (customización) o usando métodos de producción ajustados (Lean Manufacturing). ● La construcción de enlaces externos consiste en el mayor relacionamiento, incluso algún grado de integración de información, con clientes y proveedores.

A los beneficios intangibles de la dimensión INFRAESTRUCTURA le corresponden: ● Construcción de flexibilidad de negocio, es decir, una visión unificada de la empresa y una base de datos con todas las transacciones del negocio. ● Aumento de capacidades de la infraestructura de información asociada a la adaptabilidad de la tecnología y a la estabilidad, dada por una plataforma estándar y el apoyo global al mantenimiento y actualización. Finalmente, en la dimensión ORGANIZACIONAL, se encuentran 4 beneficios intangibles: ● Cambios en los patrones de trabajo como consecuencia de la reingeniería de procesos. ● Facilitar el aprendizaje organizacional que se manifiesta tanto en el aprendizaje de toda la fuerza laboral como en períodos más cortos para el aprendizaje y en la ampliación de las capacidades de los empleados. ● El enriquecimiento del puesto de trabajo se alcanza entregando mayor responsabilidad a los usuarios, haciendo que resuelvan los problemas proactivamente al darles autonomía en su trabajo. ● La visión compartida es el resultado de hacer más eficiente la comunicación interpersonal, al coordinar y armonizar las Página 6 de 7

diferencias en los departamentales.

procesos

de

razonamiento inter

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