Aspectos básicos de los Centros de Información Juvenil (CIJ) en España (y en Europa) / Basic aspects of Youth Information Centres YIC) in Spain (and in Europe)

ASPECTOS BÁSICOS DE LOS CENTROS DE INFORMACIÓN JUVENIL (CIJ) EN ESPAÑA (Y EN EUROPA) / BASIC ASPECTS OF YOUTH INFORMATION CENTRES (YIC) IN SPAIN (AND IN EUROPE) Gema Villa Bermejo. Curso de especialización en Información y Participación Juvenil. Universidad de Salamanca, 2012

SUMMARY Everything discussed in this issue (the organization of the YIC, tasks, resources ...) has the sole purpose of enabling young people, regardless of their personal, cultural and social characteristics, to choose and make decisions knowing all the options they have at their fingertips.

SUMARIO Todo lo que analizamos en este tema (la organización de los CIJ, las tareas, los recursos…) tiene como único objetivo el conseguir que los y las jóvenes, sean cuales sean sus características personales, culturales y sociales, elijan y tomen decisiones conociendo todas las opciones que tienen a su alcance.

Aspectos básicos de los Centros de Información Juvenil en España

INDICE Pág. 1. Introducción

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2. Los CIJ en la red de centros de información juvenil

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2.1. La red europea 2.2. La red española 3. Rasgos comunes de los CIJ

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4. Áreas de trabajo y tareas en un CIJ

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4.1. Búsqueda de información 4.2. Tratamiento documental de la información 4.3. Difusión de la información 4.4. Sistemas mixtos que engloban las tres áreas 4.5. Gestión de los servicios de un CIJ 5. Funcionamiento y organización del trabajo en un CIJ

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5.1. Cómo mejorar la organización del trabajo 5.2. Organización del trabajo, el ejemplo del CIPAJ 5.3. Los manuales de procedimiento 6. Recursos básicos: materiales, económicos y humanos

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6.1. Los recursos materiales 6.2. Los recursos económicos 6.3. Los recursos humanos 7. Anexo: documento arco iris

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1. INTRODUCCIÓN Los jóvenes están en la etapa vital en la que es necesario tomar gran parte de las decisiones que más van a marcar el futuro de cada persona. Los jóvenes se ven obligados, por tanto, a elegir y a actuar constantemente. Relata Fernando Savater, en su libro El valor de elegir, el viaje realizado por un barco que es llevado por la tempestad a la isla Egina. El barco llega a Egina no porque así lo hayan querido sus tripulantes sino por causas ajenas a su voluntad. Y lo compara con el viaje de otro barco, el Hispaniola, a otra isla, la isla del Tesoro. En este caso el barco llega donde sus tripulantes habían decidido ir. Facilitar que tod@s l@s jóvenes lleguen por sus propios medios a su particular isla del tesoro y que no sean arrastrados a la indeseada Egina, es el objetivo principal compartido por los Servicios de Información Juvenil (CIJ). Todo lo que analizamos en esta unidad, la organización de los CIJ, las tareas, los recursos… todo tiene como único objetivo el conseguir que los y las jóvenes, sean cuales sean sus características personales, culturales y sociales, elijan y tomen decisiones conociendo todas las opciones que tienen a su alcance.

2. LOS CIJ EN LA RED DE CENTROS DE INFORMACIÓN JUVENIL 2.1. LA RED EUROPEA Los CIJ nacen en Europa a principios de los años 70 del siglo pasado. Francia es el país pionero de un modelo de centro de información juvenil generalista, que surge con vocación de llegar a todos l@s jóvenes y de tocar todos los temas que les interesen. El modelo generalista es el dominante y está en: Francia, Italia, Austria, Finlandia, España… También hay varios modelos en cuanto a la estructura jerárquica y el trabajo en red: ⇒ Francia es el ejemplo de centralismo descentralizado ⇒ Italia de la individualidad de cada CIJ ⇒ España un caso aparte por la complejidad de su estructura política y administrativa En la historia de la información juvenil en Europa hay una serie de hitos que han ido configurando a los CIJ como integrantes de una red europea: 1. En 1985 Eryica publica la Carta Europea de la Información Juvenil que definía los principios básicos del trabajo de información juvenil, así como las principales líneas de intervención de los CIJ europeos. 2. Libro Blanco de la Juventud de la Unión Europea en 2001. Por primera vez en documentos europeos se apuesta claramente por al Información y el Asesoramiento como líneas fundamentales de las políticas de juventud y reconoce y apoya el trabajo en red y menciona expresamente a las dos principales redes europeas de información juvenil: Eurodesk y Eryica. 3. En el año 2004, la red Eryica publica la segunda Carta Europea de la Información Juvenil. 4. En la Declaración de Barcelona (mayo 2004) se cita también a la información juvenil como uno de los ámbitos en los que es imprescindible la intervención pública. 5. El documento Arco Iris (se adjunta), elaborado en abril de 2006 por los jóvenes participantes en el Encuentro Europeo sobre Participación de Jóvenes en Información Juvenil, celebrado en Viena, recoge la necesidad de que los proyectos de información cuenten con la participación de jóvenes en todos los procesos.

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6. En 2009, la red Eryica aprueba y publica los Principios de la información juvenil online. Actualmente, los CIJ forman parte del paisaje habitual de las ciudades y pueblos de la mayoría de los países europeos y son uno de los servicios juveniles que más está interesando a los países de reciente incorporación a la Unión Europea. El reto actual es conseguir que los CIJ europeos avancen en su funcionamiento en red, con una imagen unitaria y unos servicios mínimos comunes de forma que se haga más visible y útil una de las redes europeas más dinámicas. La red europea Eryica promueve desde 1986 la unidad de criterios en el trabajo de la red de información juvenil en Europa, a través de la Carta Europea de Información Juvenil y de los cursos de formación dirigidos a formadores y formadoras capaces de multiplicar los mismos criterios en sus países de origen. En el año 2009 Eryica impartió el curso “YIntro – Stepping into Youth Information” (Introducción, paso a paso, en la información juvenil) y durante el año 2011 impartió el segundo módulo sobre “Trabajo de información juvenil online – Calidad y seguridad”. http://eryica.org/en/trainings/profile También la red de información juvenil europea Eurodesk (http://www.eurodesk.eu ) ha incrementado su impacto. Actualmente son más de 900 centros de información juvenil, de 30 países europeos, los que están comprometidos en el intercambio de información para conseguir ofrecer una información de calidad a l@s jóvenes europeos sobre temas como: ⇒ Alojamiento, trabajo, educación, formación, turismo e información práctica de cada uno de los países participantes en la red. ⇒ Viajar por Europa. ⇒ Intercambios entre jóvenes. ⇒ Búsqueda de contactos o de posibles socios para proyectos europeos. ⇒ Todo lo relacionado con programas e iniciativas europeas. 2.2. LA RED ESPAÑOLA ⇒ En España, los primeros CIJ se crean con los primeros ayuntamientos democráticos, en 1982. ⇒1985 (año internacional de la juventud) supuso un importante paso hacia delante, porque se crean muchas concejalías de juventud y se elaboran los primeros planes jóvenes de los ayuntamiento y en ellos se contempla la Información Juvenil como un ámbito esencial de la política juvenil. ⇒Se implanta el Estado de las Autonomías, y una de las primeras competencias que asumieron fue la de juventud. A pesar de ese momento, se desarrolla la red española: EL INJUVE EN EL NIVEL ESTATAL En la cúpula de la red de CIJ en España se encuentra el INJUVE, cuyas funciones específicas, según el informe Los Servicios de Información Juvenil en España, son: ⇒ Creación de un banco de datos a nivel estatal. ⇒ Establecimiento de relaciones internacionales en materia de información y documentación juvenil. ⇒ Coordinación de los Centros Coordinadores de las CCAA y prestación de apoyo a sus iniciativas. ⇒ Planificación, en colaboración con las CCAA, de los programas de formación de formadores, investigación y líneas de las publicaciones juveniles.

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El Injuve y los Centros Coordinadores de las CCAA forman la Comisión Coordinadora Estatal que se reúne periódicamente y que decide las líneas básicas de intervención y financiación en información juvenil en nuestro país. Llama la atención la ausencia de representación de otros niveles de la Red Española de Información Juvenil en este órgano de participación. LOS CENTROS COORDINADORES EN LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS En todas las Comunidades Autónomas hay un Centro Coordinador de Información Juvenil, del que, en algunos aspectos, dependen los CIJ de los Ayuntamientos y de otros organismos. Según el informe señalado más arriba, estos Centros Coordinadores están encargados de crear bancos de datos de carácter autonómico y sirven de apoyo y de elemento coordinador de los Centros Locales. La mayoría de las comunidades autónomas ha desarrollado un marco legislativo, con leyes que fijan las condiciones mínimas de cada estructura de información juvenil. LOS CIJ COMARCALES Y PROVINCIALES En algunas comunidades autónomas se han implantado CIJ dependientes de las comarcas o de las Diputaciones Provinciales. En ambos casos, estos CIJ pertenecen a la Red de Información Juvenil y se sitúan en una posición intermedia entre la Comunidad Autónoma y los Ayuntamientos. LOS CIJ LOCALES Durante estos años se ha producido el mayor crecimiento en el número de estructuras de información juvenil locales, 3.000 según el último informe del Injuve, cifra que coloca a España en el primer puesto europeo, en cuanto al número de CIJ. En el informe elaborado por el Injuve se les adjudica el papel de proporcionar la información directamente a l@s jóvenes. LAS REDES LOCALES El ámbito local se ha ido configurando como el más adecuado para hacer llegar la información juvenil a sus destinatarios. Para incrementar la eficiencia de su impacto, algunos CIJ locales han creado, a su vez, redes en su territorio, de dos tipos: 1. De participación juvenil: Puntos de información juvenil atendidos por jóvenes del propio medio, quienes difunden la información a sus iguales, normalmente en Institutos, Facultades y Casas de Juventud. Se les conoce como antenas o corresponsales y se trata de un proyecto que inició el CIPAJ de Zaragoza en 1988 y que se ha difundido enormemente, tanto en España como en varios países europeos. En la legislación de varias Comunidades Autónomas se recoge esta figura dentro de la Red de Información Juvenil. 2. De cooperación con el tejido social y profesional: La creación de redes de trabajo comunitario de la información y la difusión juvenil es una de las formas más eficaces de conseguir el acercamiento a tod@s l@s jóvenes, especialmente a quienes están en inferioridad de condiciones: los más jóvenes, los de menor nivel sociocultural o los que atraviesan por momentos de especial dificultad. Los CIJ que han promovido redes ciudadanas de información juvenil con los profesionales y las asociaciones y entidades que están en contacto con esos colectivos juveniles las consideran uno de los servicios más importantes de cuantos realizan. Estas redes locales han propiciado la creación de CIJ en Centros de enseñanza, Facultades y Centros Universitarios, Centros Cívicos, Asociaciones, Bibliotecas, Centros de Información a la Ciudadanía, Centros Penitenciarios...

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3. RASGOS COMUNES DE LOS CIJ Lo primero que llama la atención al acercarse a los CIJ es la disparidad de estructuras y de sistemas de gestión que nos encontramos: ⇒ Centros Coordinadores con un importante desarrollo y con un trabajo en red real y otros que sólo ven la labor propagandística que los CIJ pueden hacer de sus programas juveniles. ⇒ Centros Comarcales o Provinciales con una importante coordinación y de trabajo en red con los CIJ locales y otros que viven de espaldas entre sí. ⇒ Centros locales con una repercusión alta en su territorio y otros que no resistirían el más benévolo examen de eficiencia. ⇒ Enormes diferencias en cuanto a los recursos de difusión y a los servicios que se ofrecen. ⇒ Legislación diferente ⇒ Nada en común en cuanto a la plantilla profesional. Es difícil, por tanto, tratar sobre un único modelo, aunque se parte de rasgos comunes, como: El objetivo básico Ya hemos visto que los CIJ comparten el objetivo básico de facilitar a tod@s l@s jóvenes, sean cuales sean sus características personales, culturales y sociales, la información que necesitan para para tomar sus propias decisiones. El compromiso con tod@s conlleva también el tener en cuenta a jóvenes con dificultades motoras o sensoriales. Hay que hacer un esfuerzo permanente por conseguir la accesibilidad universal, tanto a nuestra web, como a los locales y actividades organizadas por los CIJ. Los principios para la información juvenil online, de Eryica, también fijan criterios para hacer accesible a tod@s la información juvenil en Internet. Principios deontológicos Los CIJ también comparten los principios deontológicos básicos que guían su forma de actuar. Esos principios están contenidos en la Carta Europea de Información Juvenil, publicada por la Red Eryica en 2004 y Principios para la Información Juvenil online” de ERYICA. El público destinatario ⇒ Jóvenes de 14 a 30 años ⇒ Asociaciones y colectivos juveniles ⇒ Mediadores y educadores juveniles Los campos informativos fundamentales El compromiso de los CIJ es trabajar todos los campos informativos que interesan a los distintos públicos juveniles: educación, empleo, cultura, derechos y deberes, vivienda, convocatorias, asociacionismo y participación, tiempo libre, deporte, salud… La materia prima: la información El producto que trabajan los CIJ, la información, es lo que más marca el modelo de gestión; un modelo que no difiere, en lo fundamental, del de un centro de información de cualquier otro tipo: turismo, atención a la ciudadanía… y que tiene mucho que ver con la gestión de un centro de documentación e incluso con un medio de comunicación.

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4. ÁREAS DE TRABAJO Y TAREAS EN UN CIJ El trabajo con información marca tres áreas básicas de trabajo en un CIJ: ⇒

Búsqueda de la información

⇒

Tratamiento documental

⇒

Difusión

Analicemos las tareas necesarias para desarrollar cada una de las áreas: 4.1. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Es una de las tres grandes áreas que componen el trabajo en un CIJ y supone la realización de las siguientes tareas: ⇒ Revisión de prensa, revistas, boletines oficiales, guías, libros...: implica extracción de información según criterios del CIJ, solicitud de ampliación de datos (teléfono, correo, internet...), decisión sobre las vías de tratamiento (clasificación, vinculación a las áreas documentales, tratamiento en bases de datos...) y difusión (autoinformación, publicaciones propias, dossieres...) de las informaciones que se seleccionen como de interés para el CIJ. También implica tareas de gestión documental de biblioteca y hemeroteca (tejuelos, resúmenes, organización...) que permiten la consulta autónoma por parte de los usuarios de estos servicios. ⇒ Búsqueda en Internet: detección y seguimiento de páginas web de interés permanente. Esta actividad implica tomar decisiones sobre su utilidad y calidad, y conlleva la realización de varios tipos de tareas, como la gestión en base de datos de un servicio de webs favoritas o la extracción de información periódica de determinadas páginas para presentar a los usuarios en paneles de autoinformación, dossieres, publicaciones... ⇒ Petición programada de información. Los CIJ necesitan mantener un contacto frecuente con las organizaciones promotoras de actividades y servicios dirigidos a jóvenes. Los informadores juveniles realizan, por tanto, peticiones periódicas de información, bien para recabar información en torno a grupos de actividad (campamentos y actividades vacacionales en verano, deportes de invierno en diciembre, turismo en febrero, cursos y actividades al inicio del curso escolar...), o para actualizar sistemáticamente las áreas documentales de su responsabilidad, lo que implica programar el contacto con las fuentes de información y utilizar, en cada caso, los mecanismos más adecuados para pedir y recibir la información. La información así conseguida es la base para, actualizar bases de datos de directorio, convocatorias, agenda... etc, y para la puesta al día de dossieres y carpetas documentales. ⇒Información enviada al CIJ por las entidades que desean utilizar sus recursos para difundirse entre los jóvenes. Esa información, recibida por correo electrónico, fax o, cada vez menos, por correo tradicional, es valorada por los informadores juveniles, quienes deben tomar decisiones sobre su tratamiento, clasificación y posibles vías de difusión. Principales vías de entrada de la información al CIJ (resumen) ⇒

Correo electrónico

⇒

Redes sociales

⇒

Personal

⇒

Redes como Eurodesk

⇒

Bases de datos bidireccionales en Internet

⇒

Teléfono

⇒

Fax

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⇒

Correo

⇒

Revisión de:

⇒

Páginas web

⇒

Libros, revistas, prensa

4.2. TRATAMIENTO DOCUMENTAL DE LA INFORMACIÓN En esta segunda área de trabajo se trata de aplicar técnicas documentales que permitan clasificar, archivar y tratar la información que llega a los CIJ por las vías que hemos visto, para que sea fácilmente localizable por todos los informadores y para ser difundida a los jóvenes por diferentes canales: ⇒ Tratamiento de la información sobre un área documental. La clasificación juvenil que comparten los CIJ españoles contempla 12 áreas: educación, trabajo, cultura, tiempo libre, deporte, programas de juventud, derechos y deberes, información, participación, salud, sociedad, ciencias y administración. Los informadores juveniles gestionan estas áreas, lo cual implica, en primer lugar clasificar cada información, adjudicándole los índices correspondientes, y decidir sobre su almacenaje o difusión. Gestionar un área documental significa también decidir, en función de las necesidades de los jóvenes, qué temas trabajar para difundir y utilizando qué soportes: bases de datos, carpetas de autoconsulta, fichas síntesis, monográficos, materiales para las redes en las que participa el CIJ... Gestionar un área documental implica, por otra parte, realizar búsquedas activas de información sobre el tema, tanto en internet como en el resto de fuentes documentales. Por último, quien gestiona un área documental, elabora la información vinculada a esa área para las revistas y publicaciones del centro. Además de la clasificación juvenil, el INJUVE ha facilitado a los CIJ un tesauro de juventud, que incluye las palabras clave con las que poder clasificar y buscar las informaciones juveniles. ⇒ La utilización de bases de datos para trabajar documentalmente la información es uno de los sistemas más eficaces. Las bases de datos más comunes en los CIJ son las de gestión de directorios, agenda o actividades, convocatorias, noticias, fichas síntesis, anuncios, biblioteca, hemeroteca, videoteca, archivo gráfico… Para conseguir unas bases de datos que respondan a las necesidades de los CIJ es imprescindible que los informadores juveniles participen y decidan sobre su diseño y adquieran el compromiso de una adaptación permanente de estas herramientas a nuevas necesidades y a nuevos recursos de difusión (informes automatizados para publicaciones, internet, medios de comunicación, envíos por correo electrónico, news letters….). 4.3. DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN Conseguir que la información llegue a los jóvenes destinatarios en el momento adecuado es el objetivo fundamental del CIJ. La difusión es, por tanto, lo que justifica todo el esfuerzo invertido en la búsqueda de información y en su tratamiento documental. No existe un recurso de difusión especialmente idóneo para todos los jóvenes, por lo que sólo una multiplicidad de canales puede asegurar la difusión de información a diferentes tipologías juveniles. Qué tareas realizan los informadores juveniles vinculadas a la difusión:

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⇒Atención personalizada al usuario/a. La atención personalizada es la principal seña de identidad de los CIJ y la vía principal para asegurar el acceso de los jóvenes a una información comprensible y válida. La comunicación interpersonal con los jóvenes es de tanta importancia que no solamente es la vía por la que reciben la mayoría de las informaciones que poseen, sino que, además, les sirve para aceptar o rechazar la información que reciben por otras vías. Algunos estudios de calidad en CIJ muestran que el 72% de los jóvenes usuarios consultan a los informadores, por lo que sólo el 28%, y coincidiendo con los que los visitan con más regularidad, se limita a utilizar los servicios de autoinformación. La atención personalizada recibe la puntuación más alta en la satisfacción de los usuarios, quienes valoran la atención prestada, el trato recibido, la claridad y utilidad de la información recibida y la eficacia en la resolución de la consulta. Realizar con profesionalidad la atención personalizada implica conocer el mundo de los jóvenes, su psicología, sus valores, sus principales preocupaciones, sus aficiones y sus limitaciones. El informador necesita, por tanto, una formación teórica y práctica en técnicas de comunicación, escucha activa o empatía, y respetar, escrupulosamente, los principios de la Carta Europea de Información Juvenil. La atención personalizada requiere, por otra parte, el manejo de todas las fuentes y herramientas del Centro y la elaboración de informes para entregar al usuario. Estas tareas se realizan también por el informador al responder a las demandas de información a través del teléfono. ⇒Autoinformación en el centro. Entendemos la autoinformación como el conjunto de informaciones y servicios que se ofrecen en la sala de atención al público y que los usuarios y las usuarias pueden utilizar sin necesidad de consultar a los informadores. Exige tareas de organización de espacios, señalización y rotulación; gestión de materiales de exhibición informativa en tablones y expositores; configuración y mantenimiento de ordenadores de consulta; presentación y mantenimiento de los diferentes servicios que se prestan en el centro, como hemeroteca, biblioteca, viajeteca, anuncios, agenda…. ⇒ Publicaciones. Las publicaciones periódicas y monografías (guías de vacaciones, de recursos…) son uno de los sistemas más eficaces para difundir información entre los jóvenes. Que el 63,7% de los jóvenes de 14 a 30 años en Zaragoza conozca el Boletín del CIPAJ, revista mensual de información juvenil, y el 48% lo utilice, nos da idea de la gran incidencia que llega a tener una publicación. El editar publicaciones exige la realización de tareas vinculadas a la elaboración de información (redacción, tratamiento gráfico, maquetación...), distribución (el factor que más condiciona el impacto de una publicación), de adaptación de información proveniente de otros soportes (bases de datos de agenda, anuncios, convocatorias, noticias...). Por otra parte, se realizan tareas de adaptación de la publicación a otros recursos de difusión como Internet, para que resulte interactiva y de fácil manejo e, incluso, que permitan al/a internauta, la edición de una revista a la carta. ⇒ Podcast de audio y vídeo. Los documentos de sonido y de vídeo viven una edad de oro y se están revelando como muy eficaces para transmitir información y como herramientas de transmisión de conocimiento. Su adaptabilidad a internet, la facilidad para su difusión por email o en las redes sociales, convierten los podcast en vías de difusión de primer orden entre los jóvenes. ⇒ Difusión a la carta a través del correo electrónico, del móvil. Estas vías, que permiten con gran facilidad enviar resúmenes de convocatorias y de otras

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informaciones a un número alto de usuarios que previamente lo hayan demandado, exigen un tratamiento de la información adaptada al medio. ⇒ Difusión en puntos descentralizados. Cada vez más el futuro de los centros está ligado a su capacidad de conseguir que las informaciones de interés lleguen en el momento idóneo a los jóvenes que las necesitan. Esto exige adoptar estrategias de descentralización de la información para acercarla a diferentes puntos, tanto geográficos como virtuales. Los más habituales son: ⇒ Puntos de información o antenas informativas. Minicentros de información juvenil ubicados en los centros de socialización de los jóvenes: Centros de Enseñanza, Facultades, Casas de Juventud, Asociaciones Juveniles... El mantenimiento de estos puntos conlleva tareas de planificación y evaluación del proyecto de forma conjunta con la dirección de los centros donde se ubican, comunicación y dinamización de grupos, formación de los jóvenes implicados en tareas de información, elaboración periódica de información para alimentar los puntos, elaboración de materiales gráficos y señalética de los puntos... En realidad se trata, aunque a una escala menor, de las mismas tareas que en un centro de información. ⇒ Participación en redes locales, regionales, nacionales y europeas para compartir sistemas de información. Tareas de comunicación e intercambio de información, programación conjunta, idiomas... ⇒ Difusión en medios de comunicación. Los centros de información juvenil tienen espacios fijos de información en periódicos, emisoras de radio, televisiones locales, revistas, agendas, guías... Estas colaboraciones exigen un tratamiento específico de las informaciones adaptado a cada medio, y en los informadores juveniles habilidades de comunicación. 4.4. SISTEMAS MIXTOS QUE ENGLOBAN LAS TRES ÁREAS Internet Se trata de aprovechar un sistema de comunicación sin fronteras ni limitaciones horarias, como es Internet, no sólo para ofrecer y difundir información a los jóvenes del territorio, como ya venimos haciendo. Hay que preparar el sistema para acciones nuevas que permiten el tratamiento documental y, por supuesto, la recogida de información de los usuarios, con un feedback permanente y retroalimentado: ⇒ Que el/la usuari@ pueda realizar sugerencias e incluir informaciones que resulten de interés para otros jóvenes. ⇒ Prestar desde la red todos los servicios que sea posible de los que ofrecen los centros de información en sus locales (biblioteca, viajeteca, gestión de carnés, directorio de entidades y recursos..). ⇒ Abrir líneas de comunicación permanentes y específicas con los servicios de atención personalizada del centro: asesorías, informadores, jóvenes antenas o corresponsales juveniles... ⇒ Suscribirse a los productos informativos periódicos: publicaciones, podcast, RSS… Los informadores juveniles realizan permanentemente tareas vinculadas a este medio de comunicación que es Internet: arquitectura informativa, actualización de información y de bases de datos, comunicación con los usuarios, respuestas y demandas... La audiencia y el consumo de todos los medios ha crecido en el último año, encabezada por internet, las redes sociales y el móvil. Aumenta el consumo de medios locales hasta los 360 minutos diarios en 2010 frente a 336 minutos en 2008, un crecimiento del 7% que asciende al 40% en internet, con 59 minutos a fin de 2010. Ese tiempo ha vuelto a aumentar en el primer trimestre de

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2011: 60,8 minutos diarios de consumo de internet frente a 19,9 en los diarios, 94,8 de radio y 249,2 de televisión. Redes sociales El Observatorio de Redes Sociales en España 2011 refleja un progreso imparable de usuari@s que alcanza ya el 85% de los internautas. Facebook sigue siendo la red de redes (la utiliza el 78% de los internautas), pero el dato más importante es que el 29% de las personas que utiliza a diario las redes sociales lo hace desde el móvil (un 9% en 2009). Las cifras son tan contundentes que, igual que sucedió a principios de los 90 con Internet, la cuestión no es si los CIJ tienen que estar o no en las redes sociales, sino cómo deben estar. 1. Qué permite a los CIJ su presencia en las redes sociales: ⇒ Visibilizar en estos espacios muy frecuentados por jóvenes lo que hace el CIJ y la utilidad de sus servicios. ⇒ Tener una ventana abierta en las redes para conocer lo que se mueve y lo que interesa a los jóvenes. Permite acceder a la información que no llega al CIJ por otras vías. ⇒ Complementar la atención personal, teléfono y Web con la intervención inmediata que permiten las redes sociales. ⇒ Medir aceptación e impacto que tiene el CIJ entre los jóvenes y el tejido social. 2. Cómo estar en las redes sociales: ⇒ De forma un poco diferente al resto de recursos de difusión del CIJ ⇒ Forma más desenfadada, rápida y directa ⇒ Muy breve y con enlaces a la información de la página web del CIJ ⇒ A diario, recordando que el CIJ está ahí y que su objetivo son los jóvenes y la información, pero midiendo bien las intervenciones para no cansar. ⇒ Con los oídos abiertos para captar propuestas, sensibilidades, información ⇒ Con inserción de fotografías y otros materiales que animan a otros usuarios al ver gráficamente la actividad y que no podemos incluir en la Web. ⇒ Respetando los principios de calidad del CIJ y la Carta Europea de Información juvenil 4.5. GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE UN CIJ Los CIJ están evolucionando hacia un modelo en el que conviven la búsqueda, el tratamiento y la difusión de la información con la prestación de otros servicios. LAS ASESORÍAS PARA JÓVENES Son muchos los CIJ, por ejemplo, que están ofreciendo servicios de orientación y asesoramiento atendidos por profesionales especialistas en los campos de que se trate: sexólogos, pedagogos, abogados... El Libro Blanco de la Juventud apuesta claramente porque los CIJ vayan más allá de la mera información y ofrezcan orientación y asesoramiento en los temas de mayor incidencia para los jóvenes. La Unión Europea propone, concretamente, servicios de asesoramiento en temas de salud (sexualidad y salud mental y emocional), derechos laborales y orientación de estudios.

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Son muchos los centros que están ofreciendo estos servicios de orientación y asesoramiento atendidos por profesionales especialistas en los campos de que se trate. Las asesorías transcienden la mera información y prestan un servicio de orientación profesional a los jóvenes, pero siempre siguiendo las directrices de la Carta Europea de Información Juvenil, como gratuidad, anonimato. Los profesionales que atienden estos servicios pueden ser de la plantilla pero es más habitual que sean profesionales externos con un contrato de prestación de servicios, y entre sus tareas figuran: ⇒ Atención directa al joven, tanto presencial como por correo electrónico o teléfono. ⇒ Colaboración con el CIJ en la elaboración de materiales informativos para difundir tanto en la web como en las publicaciones. ⇒ Participación en actividades de dinamización del CIJ: charlas, presencia en actos, medios de comunicación... ⇒ Impartición de charlas y formación, tanto a antenas y corresponsales, como a otras estructuras de la red de información juvenil. Las asesorías más habituales en los CIJ españoles son las de Tiempo Libre (49%), Asociacionismo (45%), Estudios (43%), Laboral (36%), Voluntariado (33%) y Vivienda (26%). Las asesorías para jóvenes es un campo idóneo para buscar la cooperación con otros organismos del territorio: Servicio Público de Empleo, Centros de salud, Universidad, Orientación escolar... OTROS SERVICIOS DEL CIJ También son numerosos los CIJ que ofrecen servicios de información elaborada fuera del CIJ: Internet, viajetecas, hemerotecas, bibliotecas, etc. Por último, las tareas de información y documentación en los CIJ conviven con un número cada vez mayor de tareas propias de la dinamización cultural destinadas a dar a conocer el CIJ entre sus potenciales usuarios (visitas didácticas, participación en ferias y otros eventos juveniles...), pero también a facilitar el debate y la discusión sobre los temas que más afectan a los jóvenes (debates, encuentros, foros...). La gestión de estos servicios conlleva la realización de tareas que requieren de herramientas de gestión específicas, diferentes de las analizadas para trabajar la información: 1. Bases de datos de gestión de servicios específicos: Ya hemos visto la utilidad de las bases de datos en la gestión de información. Ahora nos referiremos a aquellas que permiten gestionar de forma muy eficiente algunos servicios que presta el CIJ: ⇒

Asesorías: base de datos de seguimiento de consultas.

⇒

Carnés para jóvenes: base de datos que gestiona su venta e impresión

⇒

Ciberespacio: gestión de l@s soci@s del ciber, el funcionamiento del ciber y la emisión de carnés

⇒

Reparto publicaciones: permite la vinculación de las entidades que figuran en la base de datos de directorio con el envío de las publicaciones por diferentes vías.

⇒

Gestión de antenas informativas. Datos personales de los jóvenes, datos del centro, valoración de proyectos, foto, mapa…

⇒

Cursos y actividades puntuales del CIJ: participantes, costes

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⇒

Control de encuestas y mediciones de usuarios en el sistema de calidad

2. Otras herramientas útiles: ⇒ Agendas compartidas por el equipo de trabajo. Hay varias propuestas, como la Agenda Lotus o la de Google en Internet. Permiten compartir el reparto de tiempo y tareas, actividades del centro, envíos, actas de reuniones, vacaciones y ausencias, inscripciones a talleres, inscripciones asesorías… ⇒ Gestión de imágenes: permite el almacenamiento de imágenes (fotos y vídeos) con datos de autoría, año, temas, palabras clave… para incluir en las publicaciones y en la web. Permite llevar un control de las imágenes editadas, buscar las más adecuadas en cada momento y según el soporte. ⇒

Programa de envío de sms a móviles introducidos en una base de datos

5. FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO EN UN CIJ Hemos visto las tareas básicas que se realizan en un CIJ y la alta cualificación que se requiere para manejar las diferentes técnicas de información y documentación necesarias. Para acercarnos a la organización del trabajo en un CIJ, diferenciamos primero varios tipos de tareas, para analizar luego cómo ser reparten en la organización cotidiana de un CIJ. 1. Tareas vinculadas a un cargo de responsabilidad personal Para un correcto funcionamiento, el organigrama de un CIJ deberá contemplar una serie de puestos de responsabilidad o jefaturas, directamente relacionadas con las áreas de trabajo de ese CIJ. Cuando el tamaño de la plantilla lo permite, además de la dirección del CIJ, se contemplan jefaturas de documentación, publicaciones, difusión, descentralización informativa, atención al público… Estos cargos de responsabilidad personal son los encargados de: ⇒ La planificación, gestión y evaluación de su área de actividad ⇒ La supervisión y mejora de las tareas diarias vinculadas a su área (no de su realización) ⇒ La elaboración y mantenimiento de los manuales de procedimiento de su responsabilidad. 2. Tareas vinculadas al tratamiento documental de la información Ya hemos visto que la clasificación juvenil divide los temas a trabajar desde los CIJ en 12 áreas: educación, trabajo, cultura, tiempo libre, deporte, programas de juventud, derechos y deberes, información, participación, salud, sociedad, ciencias y administración. En la mayoría de los CIJ se realiza un reparto de estas áreas entre los informadores e informadoras juveniles, de forma que cada cual se ocupa de clasificar las informaciones de sus áreas, adjudicándoles los índices correspondientes, tanto si el almacenaje es en papel, como en base de datos. Gestionar un área documental significa también decidir, en función de las necesidades de los jóvenes, qué temas específicos trabajar para difundir y utilizando qué soportes: bases de datos, carpetas de autoconsulta, fichas síntesis, monográficos... Las fichas síntesis son el producto documental por excelencia en muchos CIJ. Las elaboradas por el Centro Nacional de Documentación e Información Juvenil de París

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han servido de guía a la mayoría de los CIJ europeos y han contribuido a la financiación del centro. Gestionar un área documental implica, por otra parte, realizar búsquedas activas de información sobre el tema, tanto en internet como en el resto de fuentes documentales; realizar las propuestas de adquisición de libros y revistas sobre el área y volcar sus datos y resúmenes en las bases de datos correspondientes. Por último, quien gestiona un área documental, normalmente elabora la información vinculada a esa área para las revistas y publicaciones del centro. 3. Tareas básicas en los CIJ Son aquellas tareas que hay que realizar a diario para una correcta gestión de la información. Entre ellas destacamos: el correo electrónico (revisión de información y respuesta a demandas), gestión de información en las bases de datos con información puntual (agenda, anuncios, noticias, convocatorias…), atención al público, autoinformación, revisión de prensa y boletines oficiales… En el cuadro de la organización del trabajo en el CIPAJ, que veremos a continuación, estas tareas son realizadas durante un mes por la misma persona y luego van rotando. 4. Tareas compartidas Son aquellas en las que participan todas las personas del CIJ: publicaciones (cada persona realiza una sección), mantenimiento de bases de datos, atención al público, monográficos y carpetas de verano, instrumentos de seguimiento y control (calidad), actas de reuniones de equipo… 5. Otras tareas Además de las tareas citadas, es necesario realizar otras ligadas a campos como gestión administrativa o evaluación y gestión de calidad.

5.1. ACCIONES PARA MEJORAR LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO Antes de ver un sistema de organización del trabajo específico, es importante tener en cuenta que cualquiera que sea el sistema organizativo elegido, tiene que asegurar: ⇒

Una permeabilidad absoluta entre todas las áreas de trabajo del CIJ

⇒

El trabajo en equipo, con sistemas de comunicación permanentes y abiertos (reuniones fijas, agendas compartidas, recogida permanente de aportaciones…): la red más importante

⇒

Una definición exacta de los procesos y de los procedimientos para:

⇒

Romper compartimentos estancos que se cierran cada vez que el responsable se va de vacaciones o se pone enfermo: romper reinos de taifas

⇒

Facilitar la rotación de tareas. Se acabó la monotonía…

⇒

Acabar con la rigidez de algunas organizaciones administrativas que impiden un funcionamiento racional: atención al público sólo hasta el grupo X, los grupos Z no están obligados a utilizar ordenadores… Esto no sirve en los CIJ.

⇒ Temporalizar las tareas y la elaboración de recursos de difusión. Esto nos ayuda a ser mucho más eficaces.

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5.2. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO, EL EJEMPLO DEL CIPAJ Entre muchos sistemas de organización del trabajo vamos a explicar el del CIPAJ de Zaragoza, porque es un sistema muy “sui géneris” (el equipo de trabajo comparte bastantes de las tareas y otras son rotatorias) y tiene a su favor que cumple con las condiciones del punto anterior y que está muy bien valorado por las personas que lo desarrollan cada día. Tareas FIJAS de cada persona u Tareas ROTATORIAS (todas las personas las realizan, según turno) u Tareas COMPARTIDAS (se reparten entre todas las personas) Responsabilidad personal según organigrama: *Dirección del CIJ *Documentación *Atención al público y Asesorías *Difusión *Descentralización (antenas y red ciudadana) *Publicaciones *Eurodesk Áreas documentales (cada persona 2 áreas) En cada área: *Gestión del fondo documental *Fichas síntesis *Bases de datos (alimentación): directorio, hemeroteca, biblioteca… *Vaciado de revistas y otras fuentes Semanales: *Acta reunión semanal *Colaboraciones periódicas en medios de comunicación Tareas rotatorias mensuales: *Correo electrónico *Bases datos de información puntual: -Agenda -Anuncios -Noticias -Convocatorias… *Autoinformación *Boletines oficiales *Prensa (revisión) *Redes sociales *Publicaciones (cada persona una sección) *Atención público *Información estacional (carpetas verano) *Orden del día de reuniones de equipo *Sistemas de evaluación y seguimiento (encuestas…)

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5.3. LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO Un sistema de organización basado en la rotación y en las tareas compartidas exige una definición muy clara y estricta de las tareas y de los procedimientos. Los manuales de procedimiento son, precisamente, documentos que describen con detalle cómo y cuándo deben ejecutarse los distintos procesos de trabajo. Objetivos: Conseguir un método común de trabajo y establecer idénticos criterios de trabajo en el centro. Estructura: ⇒

Tarea o proceso de trabajo al que se refiere

⇒

Especificaciones técnicas, si son necesarias

⇒

Definición: aclaración de terminología ambigua

⇒

Descripción: detalle responsabilidades

⇒

Temporalización de todas las tareas: diarias, semanales, mensuales…

⇒

Aportaciones permanentes (campo abierto)

⇒

Persona responsable (normalmente el puesto de organigrama de quien depende cada tarea)

⇒

Fecha de la última actualización

de

todas

las

tareas,

indicando

procesos

y

Anexos: La mayoría de los manuales se complementan con otros documentos en los que se recogen datos o se especifican utilidades sobre la tarea. Un CIJ necesita, como mínimo, manuales de procedimiento de las tareas compartidas y de las tareas rotatorias: Bases de datos (cada base su manual); correo electrónico (un manual para cada correo como el del CIJ, el de los asesores...); atención al público; autoinformación; atención telefónica; ciberespacio; redes sociales; Actividades de dinamización (visitas, ferias...); eurodesk, difusión, correo tradicional; manual de estilo de las publicaciones; difusión (publicaciones, redes...)...

6. RECURSOS BÁSICOS: MATERIALES, ECONÓMICOS Y HUMANOS Los CIJ son recursos de información que actúan en espacios saturados de ofertas y servicios que, en muchos casos, compiten por el mismo espacio y público. El campo de la comunicación se ha hecho muy competitivo. Su éxito va a depender, entre otros, de los siguientes factores: 6.1. LOS RECURSOS MATERIALES Al igual que los últimos estudios sobre la felicidad de los seres humanos ponen de manifiesto que no está basada en la posesiones materiales, siempre y cuando estén cubiertos unos mínimos (más bajos de lo que cabría suponer); así consideramos que tampoco el volumen de recursos materiales es lo que más condiciona el desarrollo de los CIJ, siempre que se atienda a las necesidades básicas. En el informe “ Los Servicios de Información Juvenil en España” se detallan los recursos materiales con que cuentan los CIJ en nuestro país. Entre los recursos materiales diferenciamos tres tipos: ⇒ Local: no sólo el tamaño es importante, también lo es su aspecto, la ubicación, el transporte, la accesibilidad, la señalización externa e interna, el mobiliario, los expositores…

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⇒ Equipamiento técnico: teléfono, material audiovisual, equipamiento informático, fotocopiadora, líneas de conexión… ⇒ Equipamiento para los usuarios: ciber, biblioteca, hemeroteca, viajeteca, videoteca El equipamiento técnico tiene que estar equilibrado con los servicios y prestaciones del CIJ. Tan negativo resulta la carencia de equipamiento que impida la utilización eficiente de los recursos informativos del CIJ, como el despliegue desmesurado de medios sin un material informativo que lo justifique. 6.2. LOS RECURSOS ECONÓMICOS Los recursos económicos condicionan la actividad de cualquier organización y, por supuesto, también la de los CIJ. Las fuentes de financiación de un CIJ pueden ser de tres tipos: recursos propios, subvenciones y cooperación con otros organismos: ⇒ Recursos propios: es la cantidad económica anual de que dispone el CIJ, bien por asignación del organismo del que depende, bien por venta de bienes o recaudación por prestación de servicios. En general, los CIJ españoles se nutren económicamente de la asignación presupuestaria que les adjudique el organismo del que dependen. En la encuesta del Injuve, los datos sobre los recursos económicos de los CIJ son muy poco claros. La impresión generalizada es que los presupuestos son muy escasos y es de imaginar que en la actual situación de crisis la tendencia sea descendente. Será necesario dedicar esfuerzo a buscar financiación extra, fundamentalmente a través de: ⇒ Subvenciones: aunque más de la mitad de los CIJ obtienen recursos económicos a través de subvenciones, es necesario hacer un esfuerzo mayor en difundir las convocatorias, así como formar al personal en la elaboración de proyectos susceptibles de recibir financiación. ⇒ Cooperación con otros organismos: la precariedad económica y de recursos humanos que viven las mayoría de los CIJ en España exige buscar alianzas con el resto de las fuentes informativas que comparten territorio, como única vía para conseguir llegar a los jóvenes. Veamos los acuerdos de colaboración más habituales entre los CIJ españoles: 1. Con los medios de comunicación y en particular los dirigidos a público juvenil de nuestro territorio: Son bastantes los CIJ que tienen páginas y espacios fijos en periódicos, revistas; radio y televisión, intercambio de enlaces en las páginas de internet, publicaciones coeditadas como suplementos (guía de verano...). Para conseguir acuerdos fijos de colaboración con medios de comunicación es necesario disponer de un abultado presupuesto o bien ofrecer una información que les resulte de gran interés, en cuyo caso se pueden forzar acuerdos gratuitos. 2. Con otros servicios de información coincidentes en el territorio: Llegar a acuerdos de colaboración con otros Servicios de Información permite rentabilizar esfuerzos y recursos. Dentro del marco general del acuerdo, caben numerosas posibilidades de colaboración: ⇒ Prestación de los servicios de unos centros en los locales de otros. Asesorías especializadas que pueden prestarse en el CIJ por otros centros de la ciudad: Servicio Público de Empleo, centro de salud, centros de orientación de estudios...

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⇒ Intercambio de espacios fijos en las webs y en las publicaciones (Guías del estudiante, Guía de la comunicación, Guías de recursos, Guías de turismo, Guías de recursos educativos....) ⇒ Elaboración de publicaciones conjuntas y de otros materiales: dossieres de salud, turismo para jóvenes, guías de estudios... etc. ⇒ Colaboración con el tejido asociativo y con los centros de formación de los jóvenes 3. Otras colaboraciones del CIJ Convenios con Universidades, Asociación de la Prensa, Colegios profesionales (psicólogos, abogados... etc), entidades bancarias, Centros de Información de otras administraciones... tendentes siempre a implementar servicios, a rentabilizar recursos y a ser más eficaces en alcanzar nuevos públicos juveniles. 6.3. LOS RECURSOS HUMANOS El capital humano es el que más condiciona la calidad y el futuro de los CIJ. La Carta Europea de Información Juvenil establece en el artículo 9 que “la información será facilitada de manera profesional por personal formado a este efecto”, pero no define el perfil formativo necesario. Tampoco la legislación española ni la de las diferentes Comunidades Autónomas lo hacen, aunque en algunas de ellas se fija el nivel mínimo de formación requerida para los distintos puestos en un CIJ. La realidad es que uno de cada cuatro de los CIJ censados busca personal con estudios de diplomatura (25%), prácticamente en la misma proporción que bachillerato (23%). La exigencia de una titulación superior (licenciatura) y del menor rango (graduado escolar) supone únicamente el 8% del total, en ambos casos. Esta realidad de los puestos no se corresponde con la de la formación real que tienen los trabajadores y trabajadoras de los CIJ en España, ya que el 60% posee titulación universitaria (diplomaturas y licenciaturas), lo que explica la vitalidad y la adaptabilidad a los cambios de esta red. En cuanto a las condiciones laborales, abundan las contrataciones en los grupos más bajos del escalafón administrativo, la provisionalidad, los contratos temporales, las medias jornadas, las subcontrataciones y otras situaciones de precariedad laboral. Tampoco están claras las titulaciones que responden de una forma más adecuada a la formación que necesitan los informadores juveniles. Ya hemos visto las tareas que se realizan en un CIJ, lo que nos da pistas sobre qué formación de partida es la más adecuada para los trabajadores y trabajadoras de los CIJ. El perfil del profesional de la información juvenil es el tema de eterno debate en cualquier reunión, nacional o internacional, donde coincidan más de 4 informadores juveniles. Hay dos visiones diferenciadas: la de quienes consideran que los informadores juveniles son técnicos de juventud especializados en la gestión de la información y la de quienes anteponen el dominio de las técnicas de información y documentación con ampliación de conocimientos en el ámbito de juventud. En cualquier caso, es necesario buscar la complementariedad de estas dos vertientes y, en nuestra opinión, partir de una formación universitaria, apoyada con cursos específicos. La nueva estructura de los estudios universitarios, con una adaptación curricular muy versátil, permitiría itinerarios formativos vinculados a la información juvenil o al menos a la información en Servicios de Información Generalistas, tanto en los Grados impartidos en las Facultades de Ciencias de la Información y de la Documentación, como en los de las Facultades de Estudios Sociales. Además de la formación reglada, cada vez es más necesario el manejo de herramientas complementarias, entre las que destacamos:

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Los idiomas ¿cómo si no podemos facilitar servicios en Europa y atender a la cada vez más numerosa clientela de jóvenes extranjeros?

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La informática y herramientas web

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La producción audiovisual

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Las dinámicas con grupos juveniles

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Las dinámicas de participación

El trabajo con un colectivo como el joven, en permanente cambio, y en el sector de la comunicación, con continuos avances tecnológicos, obliga a una permanente puesta al día de los informadores e informadoras juveniles con programas de formación específica como el Título Propio de Experto en Servicios de Información Juvenil e Información al Ciudadano y el Máster Iberoamericano en Servicios de Información, Juventud y Desarrollo Comunitario en Nuevas Tecnologías.

7. ANEXO: DOCUMENTO ARCO IRIS Viena, a 22 de abril de 2006 Los jóvenes participantes en el intercambio juvenil "Participación de los jóvenes en la información juvenil" declaramos: Capítulo I: Necesidades de los jóvenes 1. Los jóvenes tienen que poder participar, tomando decisiones y ejerciendo influencia, en el desarrollo de los proyectos de información. 2. Deberá promoverse el trabajo en grupo de los jóvenes, de forma que se potencie la motivación y el intercambio de ideas. Para ello, deben celebrarse encuentros juveniles de forma periódica. 3.

La diversión es un aspecto importante.

4. Los jóvenes y el trabajo que realicen deberán ser tomados en serio y valorados positivamente por las personas responsables de los proyectos. 5.

Los jóvenes tienen derecho a recibir formación.

6. Las funciones y tareas de cada uno (jóvenes, centro de información…) deben estar claras y explícitas. 7. Las aportaciones de los jóvenes a los centros de información son de gran utilidad. Capítulo II: Herramientas organizativas 1. Es necesario que los jóvenes cuenten con personas de contacto y apoyo a su labor. Esas personas deberán estar bien informadas, formadas adecuadamente para su labor y motivadas. 2. Deberá existir una comunicación bidireccional entre los jóvenes y el centro de información. 3. La comunicación deberá estar enfocada a llegar al público objetivo: los jóvenes. Capítulo III: Compromisos políticos 1. La voluntad y los compromisos claros de políticos y profesionales son condiciones indispensables. 2.

Los proyectos deberán contar con los medios económicos necesarios.

Capítulo IV: Calidad 1. Deberá garantizarse la calidad de la información, de forma que sea fiable y actualizada.

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