Aplicacion de los Metodos de Contabilidad de Costos a las Actividades No Fabriles

5. Aplicación de los Métodos de Contabilidad de Costos a las Actividades No
Fabriles:



5.1. Los Costos para Tiendas por Departamentos.



El objetivo de la contabilidad de costos en una tienda al detalle o
por departamentos es presentar a la dirección un análisis de los costos de
vender determinadas clases de mercancías, bien sobre la base del total o
alguna base de unidades, tales como el dólar de ventas o la tonelada de
material.

Una tienda por departamentos es, en realidad, el conjunto de varias
unidades que corresponden a ventas al detalle. Por lo tanto, el problema de
la tienda por departamentos, consiste en separar las ventas y costos
directos de cada uno de los departamentos y de lograr un prorrateo
equitativo de los gastos generales y de administración de todo el
establecimiento ente los distintos departamentos. Como cada departamento se
especializa en una sola clase de mercancías, los costos parar ese
departamento pueden luego ser reducidos a un tanto por ciento de las
ventas. En la organización al detalle en que tal segregación de costos no
es siempre posible debido a la pequeñez, puede hacerse un análisis de las
ventas por artículos.

El análisis del costo en una tienda por departamentos o en las
organizaciones al detalle, puede ser agrupado bajo los seis encabezamientos
siguientes:

1. Administración.

2. Ocupación de Locales.

3. Propaganda y Promoción de Ventas.

4. Compras.

5. Ventas.

6. Entrega.

El tremendo número de operaciones involucradas en algunas de las
actividades de venta de las tiendas por departamentos hace poco menos que
imposible el análisis del costo a una base estadística detallada.

El enfoque más cercano a ese procedimiento es, además de los asientos
de resumen, lograr que los registros departamentales sean llevados por
líneas de artículos y vendedores. Estos últimos registros son de carácter
estadístico, mientras que los primeros son registros de contabilidad
anotados en los libros.

Los asientos por las ventas, compras y los gastos directos que hay
que llevar a las cuentas de cada departamento pueden ser anotados mediante
el uso de libros multicolumnares de análisis para las compras y ventas.

Con este método de contabilidad y control será necesario mantener
inventarios separados para cada uno de los departamentos; entonces es
posible determinar con los asientos anteriores la utilidad bruta de cada
departamento y de la tienda en conjunto.

Al intentar buscar la utilidad neta de cada departamento, los gastos
pueden ser en parte anotados en cuentas departamentales de gastos tales
como: Sueldos-Departamento de Ropa de Caballeros, etc. No todos ellos, sin
embargo, pueden ser registrados de esa manera; algunos tienen que ser
prorrateados a una base apropiada. Será necesario, por lo tanto, preparar
un estado de gastos departamentales, tanto directos como prorrateados,
luego puede prepararse un estado de resultados departamentalizados, usando
tanto por ciento para indicar la relación entre las ventas y cada clase de
gastos, y entre la utilidad neta y las ventas.

Estas proporciones o tanto por ciento son usados en el análisis de
los costos de distribución y también para analizar es costo en las tiendas
por departamentos y en los establecimientos al detalle.



5.2. Los Costos de las Instituciones Financieras.

Utilizaremos su aplicación a los bancos comerciales para indicar el
método, los resultados y el procedimiento seguidos en el análisis de los
costos de las instituciones financieras. En los últimos años, los bancos
han puesto mayor interés en averiguar el costo de los diversos servicios
prestados. En la mayoría de las organizaciones bancarias de nuestros días,
la dirección conoce aproximadamente que utilidad neta se obtiene de las
cuentas de cheques, del servicio de préstamos y de la atención de los
fideicomisos. Los cargos no tienen que ser ya cuestión de adivinación o lo
que se calcula "podrán aceptar las operaciones que realizan", sino que
pueden basarse en el costo de prestar servicios.

Distribución de los Gastos. Al calcular los costos departamentales,
es igualmente necesario prorratear los gastos. El asunto el prorrateo es
análogo al que ocurre en las fábricas y tiendas departamentales. Aquellos
gastos que pueden ser cargados directamente a un departamento, como los
sueldos, el seguro de accidentes y la depreciación de equipos, pueden ser
calculados con vista de las anotaciones en los libros contables. Los gastos
de edificio se prorratean la base del área o espacio de piso. Los costos de
los departamentos de servicio pueden ser redistribuidos entre las
funciones productoras de ingresos a una base apropiada.

Para convertir esto en contabilidad de costos se requiere la adopción
y compilación de una unidad. Las unidades son de dos (2) clases: l) la
unidad de costo para la clase de trabajo a realizar, y 2) la unidad para
hacer los cargos, que es una combinación de varias unidades de costo. La
primera de esas clases de unidades podría ser ilustrada mediante la
computación del costo de manejar un número de depósitos de efectivo, de un
número de depósitos de cheques, de las nóminas, y de manipular giros o
letras a la vista, letras documentarias o letras garantizadas, y por los
pases a máquina en los departamentos de teneduría de libros. Estas
son en son en realidad unidades de trabajo de costeo. La compilación de
estadísticas para estas unidades del trabajo de costeo puede resultar una
tarea demasiado complicada, pero con un sistema de comprobación interna y
auditoria adecuado pueden ser logradas con poco esfuerzo adicional. La
conversión de estas unidades de trabajo o estándares en el análisis de una
cuenta o unidad de cargo es otro problema. Sim embargo, se ha logrado
suficiente progreso hacia su solución para que pueda computarse fácilmente
el costo y la utilidad de manejar una cuenta.



5.3. Costos aplicados a algunas Empresas de Servicio (compañías de seguros,
servicios públicos).



El análisis del costo de aquellos negocios cuya principal actividad
es prestar un servicio, como una compañía de seguros o un servicio público,
sigue el mismo patrón de procedimientos que los anteriores. Esta clase de
análisis de costo estará bajo la dirección del jefe de oficina o el
contador.

El problema se resuelve en dos partes: 1) la determinación de las
unidades para computar los costos de las varia actividades de la oficina, y
2) la determinación del las bases para el prorrateo de los costos de
oficina, que son realmente una forma de servicio, entre los otros
departamentos de la empresa.



5.4. Los Costos de Organismos Gubernamentales.



Los costos gubernamentales pueden determinarse bien a base de obras o
trabajos específicos o a una base continua. Cuando hay que realizar una
obra que no se repite, como la construcción de un puente o de una escuela,
es necesario usar un sistema, de costo para trabajos específicos. Al
computar los costos de educación, seguridad, servicio contra incendios y
los demás servicios prestados continuamente de año en año, es necesario
utilizar un método de costo continuo. Con este último método se computa el
costo total de u servicio en particular y luego este método es dividido
por el número de unidades de ese servicio prestado con objeto de obtener
los costos por unidad. Los costos de las unidades gubernamentales pueden
ser computados sobre dos bases: 1) estadísticamente, y 2) mediante la
contabilidad.

El procedimiento de contabilidad de costos para las unidades
gubernamentales tiene que incluir la referencia a la contabilidad de la
mano de obra, los materiales y los costos indirectos, los costos estándares
y los informes de costos.