Administracion de proyectos

INFORMATICA III ADMINISTRACION DE PROYECTOS ¿QUÉ ES UN PROYECTO? Cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único que tiene un plan y productos a entregar, que tiene restricciones de compromisos de tiempo, requerimientos de recursos y limitaciones de presupuesto y que puede ser definido por una serie de actividades concurrentes. Un PROYECTO es la búsqueda de una solución inteligente tendiente a resolver necesidades humanas; por ello su formulación, su evaluación y las decisiones finales, se circunscriben a la medida y a las expectativas humanas. Por tal razón, el PROYECTO debe nacer de la reflexión ante una necesidad u oportunidad detectada; de la conexión o creación de ideas que permitan formular hipótesis que den una posibilidad para la acción: del querer comprobar conceptos materializados en una decisión o plan estratégico y de una acción que permita no solo satisfacer necesidades o aprovechar oportunidades sino también lograr la experiencia necesaria para mejorar continuamente nuestros procesos de supervivencia. PROYECTO debe ser el resultado del ejercicio de reflexión en búsqueda del mejor futuro para la organización, con unos objetivos bien definidos en términos de alcance, tiempo, presupuesto, riesgo y calidad, realizados a través de tareas interdependientes y promovidas por la movilización de inteligencia, la voluntad colectiva y principios compartidos. Un PROYECTO EXITOSO, además de las características anteriores, debe tener: Un enfoque único, de una sola vez: un resultado final específico; un comienzo y un final; un cronograma para llevarlo a cabo; un trabajo con un grupo de personas interfuncional; unos recursos limitados; una secuencia de actividades interdependientes y un determinado usuario de los resultados. Con base en lo anterior, el PROYECTO tendrá un ciclo de vida que consta de las siguientes fases: 1. Inicio: Se identifican necesidades y/u oportunidades (Requiere del uso de la Prospectiva y la Planeación Estratégica), se formulan requisitos, se elabora acta de constitución, entre otras acciones 2. Planeación: Aquí se propone una solución a través de la formulación de un plan estratégico 3. Realizar el proyecto (ejecución) 4. Controlar la ejecución 5. Terminar el proyecto (cierre) El Empresario al proponer una solución debe tener en cuenta que esto le implica:  Planear e implementar el esquema a seguir  Identificar, cuantificar, programar y asignar los recursos necesarios para la realización del proyecto

   

Identificar y aplicar los tipos de contratos que aseguren una correcta adquisición de los recursos Planificar, ejecutar, controlar el plan de riesgos propios de la implementación del proyecto Diseñar un plan de comunicaciones que aseguren el éxito del proyecto Formular y aplicar una estrategia que asegure el éxito de cada una de las actividades del proyecto.

Dicho en otras palabras, la solución (el qué se quiere) debe contener un plan estratégico (el cómo lograrlo) que permita los resultados dentro de los límites de alcance, tiempo y de presupuesto y según las normas de calidad deseadas por el cliente. OBJETIVOS    

Conocer los conceptos de la metodología de Administración de Proyectos. Establecer los lineamientos en el uso de la práctica de Administración de Proyectos. Identificar las actividades críticas de la Administración de Proyectos. Establecer el primer nivel de competencias en Administración de Proyectos.

Los “objetivos” y el “director de proyecto” Suponemos en este punto que los objetivos del jefe de proyecto ya han sido identificados y definidos con suficiente claridad y concreción, en su triple vertiente de objetivos de resultado, coste y plazo. También es clave, en este estadio de progreso del proyecto, el nombramiento del Director de Proyecto y del resto de instancias de decisión y control que sea necesario arbitrar. Es necesario que en este momento el nombramiento haya sido realizado y sea suficientemente conocido.

CONCEPTOS BÁSICOS ASOCIADOS A CONTROL DE PROYECTOS. LA GESTIÓN DE PROYECTO. Conjunto de métodos y técnicas de gestión que, inspirados por el sentido común y el rigor profesional, están encaminadas a: Mejor definir, Planificar, Impulsar y Controlar las operaciones del proyecto. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto. ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE Proceso de definición para estructurar y subdividir el trabajo en tareas manejables. La definición del alcance se utiliza para seleccionar el enfoque más adecuado y estimar el costo y fecha de terminación, evaluando el impacto de cambios potenciales del alcance en el calendario, presupuesto, requerimientos y satisfacción del cliente.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO (CALENDARIO) Proceso para el desarrollo de fechas meta de inicio y terminación para los elementos identificados en la administración de alcance. Estas fechas están basadas en el esfuerzo requerido para completar las tareas, las relaciones entre ellas y la disponibilidad de los recursos para ejecutarlas. El calendario se utiliza para comunicar a los miembros del equipo y al cliente cuando se realizarán las tareas y cuando estarán disponibles los entregables. ADMINISTRACIÓN DE LAS FINANZAS La infraestructura financiera es establecida para dar soporte a la estimación, pronósticos, presupuestos y monitoreo monetario del proyecto, asegurando que el proyecto es terminado dentro del presupuesto aprobado . ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD Proceso de definición de las inspecciones y revisiones para asegurar que el proyecto está aplicando efectivamente las prácticas de administración de proyectos, para satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto es llevado a cabo. Proporciona los puntos de control y resultados que direccionan el enfoque continuo de despliegue y mejora de los procesos de administración. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Describe los procesos necesarios para asegurar que se realiza el uso más efectivo del personal involucrado en el proyecto. Los miembros del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para desempeñar con éxito sus labores asignadas. ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Es el proceso utilizado para determinar qué tipo de información enviar, a quien mandarla, cuando o que tan frecuentemente y cómo manejarla o formatearla para que sea efectiva. Se deben monitorear continuamente las actividades de comunicación para asegurarse que el proceso está establecido y es mantenido de manera efectiva. Su foco principal es establecer

y mantener expectativas comunes de las prácticas de administración. Es el proceso utilizado para determinar qué tipo de información enviar, a quien mandarla, cuando o que tan frecuentemente y cómo manejarla o formatearla para que sea efectiva. Se deben monitorear continuamente las actividades de comunicación para asegurarse que el proceso está establecido y es mantenido de manera efectiva. Su foco principal es establecer y mantener expectativas comunes de las prácticas de administración. ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS Identificación y evaluación sistemática de los factores de riesgo de un proyecto y la planeación subsecuente para mitigar, aceptar o transferir estos factores de riesgo. Los riesgos del proyecto son reducidos tomando acciones para prevenir el riesgo decrementando las incertidumbres o consecuencias relativas o por transferir el riesgo a un tercero. Reducir los riesgos incrementa la probabilidad de éxito del proyecto. ADMINISTRACIÓN DE LAS ADQUISICIONES (CONTRATO) Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisición, utilización y reubicación efectiva de los recursos (humanos y materiales) para proporcionar un servicio de calidad a los clientes. Verifican que el proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento de los requerimientos legales, de tal forma que se reduzca la exposición legal. RELACIÓN CON EL CLIENTE Proceso para establecer una relación de negocios con el cliente que resulte en una sociedad, no sólo en el sentido legal. Mantener una relación de socios mejora la interacción con el cliente en un beneficio mutuo. ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO Describir los procesos necesarios para asegurar que los diversos elementos del proyecto son coordinados adecuadamente. HITOS O “MILESTONES” DEL PROYECTO. Representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas, o la finalización de una parte del proyecto. Ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos o secuenciales. Ayudan a seguir el proceso del proyecto. Cuando se hayan logrado todos los hitos del proyecto: … fin del proyecto.

Localización de hitos o puntos claves de control Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de control. Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideración. Un hito es una actividad de duración nula (0 horas)

Hitos que deben formar parte en el cronograma de nuestro proyecto: Muchas veces nos pasa que los profesionales no tienen muy en claro lo que es un hito en el proyecto, entonces acá va una explicación simple. Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto. En el cronograma de nuestro proyecto deberían existir varios hitos que informen la fecha estimada en que pensamos cumplirlos, y que luego en la ejecución compararemos con la fecha real. En muchos proyectos, se hace mención solamente de los hitos y es muy común que sólo los hitos le interesen a un comité de directores que revisa proyectos en una gran organización. En tal sentido, los hitos son la forma más abarcativa de monitorear la ejecución de un proyecto. Si alguien se está construyendo una casa, inmediatamente toda la familia habla de los hitos y no del cronograma: “el lunes completaron los cimientos”, “la semana que viene terminan de colocar los pisos”, “ese día estará finalizada la instalación de gas”, etc. Dentro de los consejos típicos, se recomienda colocar algunos hitos dentro del plan solamente como señal de que llegamos a un punto importante en el proyecto. Estos hitos servirán como herramientas de comunicación para los patrocinadores y demás involucrados. De esa manera se define un tablero de control para todos los proyectos, en el cual se indican, por ejemplo, los hitos que hemos atravesado, cuál se encuentra cerca, cuál está atrasado, etc. RECURSOS DEL PROYECTO. • Definición del calendario de disponibilidad de cada recurso • Asignación de recursos a cada tarea

Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario para llevar a cabo una actividad. Los recursos son necesarios para la realización de una tarea. En un proyecto se necesitan recursos: Personas (humanos). Equipos (materiales). La realización de las actividades que ya han sido identificadas ha de ir acompañada de la descripción de los recursos a emplear en cada una de las actividades. Este es un punto especialmente delicado y conflictivo por diversas razones, entre las que se encuentran las siguientes:

Los proyectos requieren frecuentemente el empleo de recursos muy diversos, maquinas, especialistas en diversas materias, subcontratistas, etc. Esos recursos no se precisan de una forma estable en el tiempo, sino que en cada actividad se necesitan recursos diferentes en naturaleza y cantidad. El tipo de recursos empleados y su cantidad determinan decisivamente los costes del proyecto. Los recursos disponibles, humanos, técnicos, financieros, son siempre limitados en cualquier empresa u organismo. La decisión sobre qué recursos conviene utilizar en cada fase del proyecto es compleja y requiere un profundo conocimiento técnico de la materia, una gran dosis de experiencia y unas capacidades gerenciales destacadas. Esta parte de la planificación del proyecto supone, para cada una de las actividades identificadas en el apartado anterior, prever:  Qué tipo de recursos se van a usar.  En qué cantidad  Durante cuánto tiempo. Muchas veces, la mera acumulación de recursos, no produce ningún resultado importante. Como toda previsión al ser realizada anticipadamente, la estimación de recursos y tiempo podrá estar afectada de errores y revelarse inadecuada al ejecutar la obra, pero en todo caso la previsión es imprescindible, porque va a servir de guía a todo el trabajo posterior. La calidad de las estimaciones de los “recursos”, dependerá directamente de la capacidad y experiencia del jefe de proyecto y de la mayor o menos familiaridad en realizar este tipo de proyectos. Precisamente porque suele existir una gran diversidad de posibles combinaciones de recursos para realizar una misma actividad, esta labor de estudio previo del proyecto es sumamente importante y requiere comparar las diversas opciones para elegir la que en cada caso sea más conveniente, pues ello puede repercutir muy favorablemente, no solo sobre los costes y los plazos del propio proyecto, sino de otros proyectos de deba acometer la empresa, ya que en conjunto de recursos disponibles deberá repartirse entre los diferentes proyectos existentes. Administración de los recursos: Estimación de los recursos del proyecto. Planeación de los recursos humanos. Monitoreo del esfuerzo. Desarrollo del equipo de personal.

Registro de estimaciones. Lista de restricciones y consideraciones. Plan de recursos humanos. Matriz de roles y responsabilidades PLAN DE UN PROYECTO. CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN Procesos en la planificación del proyecto: • Especificaciones del proyecto • Definición del calendario del proyecto • Definición del esquema del proyecto • Determinación de las características de cada actividad • Localización de hitos o puntos claves de control • Búsqueda de dependencias entre actividades • Determinación de los recursos que participarán en el proyecto • Revisión y análisis crítico del proyecto Especificaciones del proyecto: • Descripción y objetivos del proyecto • Fecha de finalización • Productos que se obtendrán con el proyecto • Recursos que se utilizarán Una correcta y detallada definición del proyecto es imprescindible para una correcta planificación. Si existen imprecisiones en la definición del proyecto, éstas se reflejarán en la planificación, que dejará de tener utilidad como herramienta para una adecuada gestión del proyecto. Definición del calendario del proyecto • Horarios y turnos de trabajo • Días festivos • Períodos vacacionales Es imprescindible asegurarse de que el número de horas disponibles entre la fecha de inicio y final de proyecto es igual al número de horas necesario para realizar el proyecto. Definición del esquema del proyecto - Análisis descendente • División del proyecto en fases • División de las fases en actividades • División reiterada de las actividades hasta llegar a las actividades elementales El final del proceso de división de las actividades en actividades elementales vendrá determinado por el grado de control que se vaya a tener sobre cada actividad durante la gestión del proyecto. Por ejemplo, si una actividad se subcontrata no tiene sentido dividirla

en actividades menores, ya que el subcontratista será el responsable de la gestión de esa parte del proyecto. Determinación de las características de cada actividad • Definición de las características de cada actividad • Cálculo del número de horas necesarias para llevarla a cabo. Se pueden utilizar dos estrategias: • Calcular el número de horas por unidad de recurso. En tal caso, la duración de la tarea se determinará cuando se le asignen los recursos que la llevan a cabo. • Calcular el número de horas teniendo en cuenta qué recursos se utilizarán. Si se modifican los recursos asignados, es necesario recalcular la duración. • Determinación de fechas específicas que puedan afectar a la actividad • Determinación de cómo se verá afectada la actividad por la existencia de festivos, la asignación de recursos adicionales o la realización de horas extraordinarias. Es conveniente documentar todas las características de cada una de las actividades. Esto permite, frente a imprevistos durante la realización del proyecto, re planificar rápidamente, reduciendo las posibilidades de cometer errores en el proceso. Localización de hitos o puntos claves de control • Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de control. Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideración. • Un hito es una actividad de duración nula (0 horas) Búsqueda de dependencias entre actividades • Para cada actividad, se debe determinar si su realización depende del inicio o la finalización de otras actividades. • Se pueden establecer tres tipos de dependencias. • Fin - Inicio (FI): el inicio de la actividad dependiente está ligado a la finalización de la precedente • Inicio - Inicio (II): el inicio de la actividad dependiente está ligado al inicio de la precedente • Fin - Fin (FF): para poder completar la actividad dependiente se debe finalizar la precedente • Determinación de retardos en las dependencias. Por ejemplo, para una relación FI, existirá un retardo positivo si la actividad dependiente debe iniciarse un tiempo después de haber finalizado la precedente, y un retardo negativo si la actividad dependiente puede iniciarse un cierto tiempo antes de que finalice la precedente. Es necesario explicitar todas las dependencias, y no sólo las más restrictivas. La obtención de una planificación fiable depende, en buena medida, de una correcta determinación de las dependencias entre actividades. Determinación de los recursos que participarán en el proyecto • Definición del calendario de disponibilidad de cada recurso • Asignación de recursos a cada tarea Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario para llevar a cabo una actividad.

Revisión y análisis crítico del proyecto • Resolución de conflictos de programación • Resolución de conflictos de recurso • Verificación de plazos con proveedores y subcontratistas • Verificación de plazos con departamentos implicados • Análisis crítico: búsqueda de posibilidades de optimización REVISION DE OBJETIVOS Y PLANIFICACION En el proceso de preparación y planificación del proyecto que estamos explicando, es muy probable que se produzca en este momento una situación de conflicto: Al principio habían sido definidos los objetivos globales del proyecto en términos de resultado, coste y plazo, pero no había sido efectuada una planificación detallada; es posible incluso, si se trata de un proyecto externo, que exista un contrato firmado entre ambas partes que consagre la obligatoriedad jurídica de alcanzar tales objetivos; pero, al hacer la planificación detallada como hemos expuesto, puede que los plazos y costes derivados no coincidan con los inicialmente acordados y contratados. Aparece, pues, una situación conflictiva que hay que resolver. Hay que destacar que esta situación se producirá más frecuentemente y en términos más acusados cuanto más a la ligera se haya efectuado la definición inicial de objetivos. Podemos distinguir dos manifestaciones diferentes de esta situación conflictiva: La planificación demuestra que los objetivos propuestos no son alcanzables, o no lo son en las condiciones previstas para cumplir el plazo o respetar el presupuesto. El conflicto aparece en los recursos. El proyecto en si puede realizarse en los términos previstos, pero no tenemos los recursos necesarios o están adscritos a otras funciones o proyectos, por lo que el proyecto no podrá realizarse en las fechas previstas. Hay varios tipos de acciones posibles, que no son excluyentes, y que habrá que utilizar en cada caso según las circunstancias concurrentes. Empezando por la medida más extrema y excepcional, cabe considerar la posibilidad de abandonar el proyecto. Estamos probablemente en un punto de no retorno. Es preferible no acometer el proyecto, pese a los costes materiales e inmateriales que ello comporte, que embarcarse en una aventura que ya sabemos puede ser muy arriesgado y azaroso. Otra medida, más frecuente y deseable, será la renegociación de los objetivos con el cliente, lo cual será en general más fácil en el caso de proyectos internos que en aquellos que dependen de un cliente externo. En todo caso. Es preferible entablar

esa renegociación antes de haber iniciado el proyecto que después de haber incurrido en costes mucho más elevados. Las medidas más frecuentes e interesantes desde el punto de vista de la gestión del proyecto se refieren al esfuerzo de reconsiderar la planificación efectuada. Uno de los errores más comunes es pensar que, una vez efectuada la primera versión de la planificación, si esta no es acorde con los objetivos inicialmente fijados, el problema no tiene solución y la causa es que los objetivos se fijaron mal. La Planificación en el Proyecto. Podemos hablar de una “etapa de planificación”, cada vez que se intenta prever un comportamiento futuro y se toman las medidas necesarias se está planificando. La Planificación en el proyecto, es una herramienta para la gestión y la toma de decisiones. No para imaginar una evolución.

El proyecto tiene que afrontar la planificación en dos momentos o etapas distintas: Primera Etapa: fase de “proyecto” Segunda Etapa: fase “previa a la ejecución” Encontramos dos grandes fases en las que la planificación cobra el máximo protagonismo. Primera Etapa: fase de “proyecto”. Es necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a la organización. Hay que hacer los correspondientes estudios técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad… así como una estimación de los recursos necesarios y los costes generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que se apoya el cliente (que puede ser la propia organización en el caso de proyectos internos) para decidir sobre la realización o no del proyecto.

Segunda Etapa: fase “previa a la ejecución” Esta fase de la planificación, tiene lugar una vez se ha decidido ejecutar el proyecto. Ahora es el momento de realizar una planificación detallada punto por punto. Uno de los errores más importantes y graves en gestión de proyectos es querer arrancar con excesiva premura la obra, sin haber prestado la atención debida a una serie de tareas previas de preparación, organización y planificación que son imprescindibles para garantizar la calidad de la gestión y el éxito posterior. En esta segunda etapa, los procesos básicos de la planificación se pueden resumir de la siguiente manera:

IDENTIFICACION DE LAS FASES DEL PROYECTO