A Compra

CURSO PROFISSIONAL
TÉCNICO DE RESTAURAÇÃO
GESTÃO E CONTROLO
3. A COMPRA
COMPRA
2.ª ETAPA – SELEÇÃO DOS FORNECEDORES
A CONSULTA
É evidente que a resposta à consulta por parte do fornecedor representa, de certa forma, um compromisso relativamente a condições de:
Qualidade;
Preço;
Entrega.

Quanto maior for o prazo que o comprador tiver para sondar o mercado e negociar a melhor opção de compra, maiores possibilidades terá de conseguir uma boa compra
COMPRA
2.ª ETAPA – SELEÇÃO DOS FORNECEDORES
A ANÁLISE COMPARATIVA DAS PROPOSTAS
Devem ter em conta os seguintes factores:
Qualidade do produto;
Preços com todas as suas variantes de descontos;
Prazos de entregas;
Condições de pagamento;
Condições de garantia, assistência técnica, etc.
Credibilidade da empresa fornecedora (com especial importância quando se pretendem estabelecer relações comerciais a prazo).
COMPRA
2.ª ETAPA – SELEÇÃO DOS FORNECEDORES
A SELEÇÃO
Decide-se por dois ou três fornecedores que serão abordados para passar à fase da negociação.
Convém manter presentes alguns factores do mundo empresarial, nomeadamente:
É mais fácil negociar preços e prazos de pagamento do que qualidade e prazos de entrega (por serem inerentes ao produto e à empresa)
As negociações são sempre confidenciais (fuga = falta credibilidade do negociador);
Por vezes é possível negociar condições diferentes das propostas pelo fornecedor (embalagem condições promocionais, etc.)
COMPRA
4.ª ETAPA – REALIZAÇÃO DA COMPRA
A compra realiza-se diretamente (lojas, praça, hipermercado, grossista) ou através de encomenda.

COMPRA
2.ª ETAPA – SELEÇÃO DOS FORNECEDORES
A CONSULTA
Consiste na sondagem das empresas fornecedores, recolhendo, organizando e sistematizando as informações transmitidas.
OPÇÕES A TOMAR:
Tipo de fornecedores a contactar (fabricantes, grossistas..);
Distribuição geográfica dos eventuais fornecedores;
Forma de consulta (carta, telefone, fax, entrevista, internet);
Conteúdo da consulta (gama de itens a cobrir).
COMPRA
1.ª ETAPA – IDENTIFICAÇÃO DOS BENS / SERVIÇOS A ADQUIRIR
Receção dos pedidos dos diversos serviços;
Obtenção dos dados diretamente do computador (software associado ao código de barras)
TER EM ATENÇÃO:
Qualidade;
Quantidade;
Prazos de Validade;
Prazo de Entrega;
Espaço armazenamento;
Preço;
COMPRA
ETAPAS PARA A SUA REALIZAÇÃO
1.ª Identificação dos bens/serviços a adquirir;
2.ª Seleção dos fornecedores;
Consulta;
A análise comparativa das proposta;
A seleção propriamente dita.
3.ª Negociação e Comunicação;
4.ª Realização da compra;
O contrato de compra.
5.ª Envio de informação aos serviços de controlo.
O controlo de execução do contrato.


ETAPAS DA COMPRA
A fase da pré-compra
A Compra
O acompanhamento e o controlo da compra contratada

A FASE DA PRÉ-COMPRA
Reporta toda a fase que antecede a seleção da base de fornecedores.
Comporta duas componentes:
Interna - Necessidade a satisfazer dentro da empresa;
Externa – Baliza o mercado fornecedor onde essa necessidade pode ser satisfeita.
A FASE DA PRÉ-COMPRA
COMPONENTE INTERNA
PARÂMETROS QUE DEFINEM ESSA NECESSIDADE EM TERMOS DE:
Quantidade (a que ritmo e durante quanto tempo);

Preço (quais as variantes aceitáveis);

Qualidade (produto, da embalagem e prazos de validades);

Prazo de entrega (tolerância aceitável).
A FASE DA PRÉ-COMPRA
COMPONENTE EXTERNA
O comprador deverá fazer fazer um levantamento das empresas existentes e do "histórico do produto", recorrendo, conforme maior ou menor grau de sofisticação da sua própria estrutura, desde o tempo que dispõem da importância da compra a efetuar e da sua própria autonomia.

Quantidades (argumento negociação);
Falhas cumprimentos prazos;
Falhas quantitativas ou qualitativas nas entregas;
Erros faturação.



COMPRA
3.ª ETAPA – NEGOCIAÇÃO
1.ª Fase – Conhecer o(s) opositor(es)
Como indivíduo:
Importância na estrutura de decisão;
Seus limites de competência na estrutura de decisão;
Relacionamento com outros oponentes em anteriores processos de negociação;
Valorização dada à negociação em causa.
Como empresa:
Quais as suas necessidades;
Quais os benefícios que pretende;
Qual o seu mercado alvo;
Qual a sua situação económica.

COMPRA
3.ª ETAPA – NEGOCIAÇÃO
A negociação consiste em discutir e acordar as condições de um negócio entre as partes envolvidas: comprador e vendedor.
FASES DA NEGOCIAÇÃO
1.ª Fase - Conhecer o(s) opositor(es);
2.ª Fase – Metas/Objetivos
3.ª Fase – Arranque da negociação;
4.ª Fase – A Negociação;
5.ª Fase – Pós-negociação.

COMPRA
3.ª ETAPA – NEGOCIAÇÃO
2.ª Fase – Metas/Objetivos
Enunciar em termos não quantificados metas e objetivos;
Realçar benefícios do acordo para ambas as partes;
Como atitude:
Tentar estabelecer empatia;
Evitar posições defensivas;
Procurar estabelecer confiança mútua.
COMPRA
4.ª ETAPA – REALIZAÇÃO DA COMPRA
Neste último caso, segue-se o circuito documental: nota de encomenda guia de remessa factura documento de liquidação recibo, acompanhado por documentos internos de controlo.

A FASE DA COMPRA - DOCUMENTOS


1
Requisição pelo serviço que necessita de material
Requisição
2
Encomenda do material
Nota de encomenda
3
Remessa do material e sua entrada em armazém
Guia de remessa
4
Confirmação da recepção
Ficha de armazém
5
Processamento contabilístico
Factura
6
Pagamento da factura
Cheque, talão de depósito ou transferência bancária
7
Comprovativo do pagamento
Recibo

COMPRA
4.ª ETAPA – REALIZAÇÃO DA COMPRA
O CONTRATO DE COMPRA
Deverá ser elaborado um contrato de compra, sempre que possível, por especialista jurídicos.
Princípios a seguir:
Ser objetivo;
Utilizar termos perceptíveis;
Respeitar as normas legais;
Prevenir, de modo objetivo, todas as eventuais situações decorrente da compra, não aceitando eventuais mal-entendidos.
Formalizar a receção de mercadorias.
COMPRA
5.ª ETAPA – ENVIO DE INFORMAÇÃO AOS SEVIÇOS DE CONTROLO
Internamente, a compra deverá ser comunicada pela secção ou serviço de compras a outras secções:
ao serviço que fez a requisição;
ao serviço de recepção (armazém);
à secção de contabilidade.
Compete aos dirigentes da empresa definir o método de circulação interna desta informação.

COMPRA
4.ª ETAPA – REALIZAÇÃO DA COMPRA
O CONTRATO DE COMPRA
Qualquer contrato pressupõe um jogo de obrigações mútuas, que quando não cumpridas poderá levar a penalizações ou mesmo à cessação do contrato por uma das partes.
As cláusulas do contrato devem conter essencialmente:
Qualidade e tipo de mercadoria a entregar;
Quantidade a entregar;
Datas e locais;
Preço e prazo de pagamento;
Transporte;
Prazo de validade;
Documentos que acompanham a mercadoria – por exemplo – certificado de qualidade.

FIM
COMPRA
3.ª ETAPA – NEGOCIAÇÃO
4.ª Fase – Negociação
As discordâncias fazem parte do processo e como tal, são naturais;
As discordâncias não devem ser evitadas mas aproveitadas para:
Perceber as motivações do interlocutor;
Perceber os pontos de vista divergentes.
Esteja atento a sinais indicadores de vontade de encontrar um acordo;
Obtida a concordância, mesmo que parcelar, coloque-a por escrito



COMPRA
3.ª ETAPA – NEGOCIAÇÃO
3.ª Fase – Arranque da negociação
Tentar estabelecer os aspetos a serem negociados e a sua eventual conexão;
Avaliar detalhadamente a vantagem/desvantagem em conectar/desligar questões;
Assentar a sequência de assuntos a tratar;
Começar, preferencialmente, com questões secundárias. A sua resolução facilita o tratamento de questões mais importantes.
COMPRA
3.ª ETAPA – NEGOCIAÇÃO
5.ª Fase – Pós-Negociação
Formalização jurídica e comunicação do acordo ao departamento financeiro.


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