Trabajo en Equipo y Comunicación

Trabajo en Equipo y Comunicación

Ingº Javier Bermúdez G.

Expositor – Javier Bermúdez Garcia Magíster en Administración de Empresas por la UPC. Máster en Gerencia y Administración por Escuela de Negocios EOI, España. Diplomado en Dirección del Capital humano por el Tecnológico de Monterrey, México. Diplomado en Gestión y Didáctica en Programas de Educación a Distancia por la PUCP. Diplomado en Evaluación, Acreditación y Certificación en Instituciones Educativas por la USMP. Ingeniero de Computación y Sistemas por la USMP. Ha realizado estudios de Management en Harvard University, de Innovación en el Tecnológico de Monterrey, y de Emprendimiento en Babson College. Asimismo es Coach Sistémico por MORE Global de México. Reconocido referente en soluciones de Inteligencia de Negocios. Especialista en Planeamiento Estratégico y Balanced Scorecard; Gestión por Procesos e Indicadores; Marketing Relacional y Servicio al Cliente; Desarrollo de Culturas de Innovación; Diagnóstico y Desarrollo del Capital Humano. Consultor Senior en Estrategía, Organización y Desarrollo del Capital Humano, cuenta con más de quince años de experiencia en consultoría de negocios en instituciones públicas y privadas en Perú, México, Colombia y Ecuador. Ha liderado y desarrollado proyectos de gran envergadura para empresas pertenecientes a sectores de Seguros, Minería, Energía, Petróleos, Portuario, Financiero, Retail, AFP, Comercializadoras, Transporte de Valores, Laboratorios Farmacéuticos, Clínicas y Hospitales, Banca, Gobierno, Comunicaciones, Universidades, Colegios, Agroquímicos, Pesca, entre otros. Actualmente, es Director Académico de las carreras de Ingeniería de Gestión Empresarial e Ingeniería de Gestión Minera de la UPC; Director Gerente en Improve Consulting; Asesor del Directorio de Alimentos de Exportación – ALIEX; Docente de Maestrías y Postgrados en temas de su especialidad en la escuela de Postgrado de la UPC; Docente de Postgrados en la Universidad Pontificia Bolivariana de Colombia.

Objetivos del taller 1. Entender la importancia del trabajo en equipo y su impacto en el cumplimiento de objetivos en la organización. 2. Comprender el rol de la comunicación efectiva en el desempeño de las organizaciones. 3. Comprender el proceso de comunicación como un elemento esencial para el adecuado funcionamiento de los grupos, compartir información, manejar conflictos y llevar a cabo acciones.

Objetivo específico 1

Trabajo en Equipo

Autoevaluación – Trabajo en Equipo

Trabajo en Equipo

¿Qué entendemos por trabajo en equipo?

En equipo, construya una definición de «Trabajo en Equipo»

¿Qué es un equipo? Es un conjunto de personas con talentos y habilidades complementarias directamente relacionadas entre si que trabajan para conseguir objetivos determinados y comunes, con un alto grado de compromiso, un conjunto de metas de desempeño y un enfoque acordado por lo cual se consideran mutuamente responsables.

¿Qué es trabajo en equipo? Es un método de trabajo colectivo “coordinado” en el que los participantes intercambian sus experiencias, respetan sus roles y funciones, para lograr objetivos comunes al realizar una tarea conjunta.

Dinámica 2 – Rompecabezas

Tangram Chino

Tangram Chino – Caso 1

Tangram Chino – Caso 2

Pero esta vez no pueden conversar entre ustedes. Sólo pueden utilizar comunicación no verbal (no se permite escribir).

Dinámica 2 – Rompecabezas ¿Cómo se han sentido en los casos 1 y caso 2?

¿Cuáles han sido las principales dificultades para realizar la tarea? ¿Hubo trabajo en equipo? ¿Qué funcionó bien? ¿Qué oportunidades de mejora identificas? ¿Cuál es la importancia de la comunicación para lograr el objetivo de armar correctamente el rompecabezas?

Dinámica 3 - Los Dioses del Olimpo 1.-¿En qué te pareces a cada uno de los dioses? Escribe en un papel lo positivo y negativo que ves en tu persona (Cómo eres hoy día, no cómo quisieras ser). 2.- ¿Qué tanto porciento tienes de cada uno de ellos? Divide 100% 3.- En grupos, describan al jefe ideal (tomando sólo aspectos positivos). ¿Qué porcentaje tendría de cada dios? 4.- En base al punto 1, ¿qué tan cerca o lejos estás del perfil idóneo del punto 3? ¿Qué podrías mejorar?

Dinámica 3 - Los Dioses del Olimpo En base a lo anterior, podríamos concluir que debemos aprender a: a) Mantener el orden y la disciplina sin ser intransigente. b) Corregir desviaciones sin humillar, ni rebajar, sin ser irónicos. c) Orientar, enseñar en lugar de quejarse. d) Ser calculador, pero sin ser fríos, ni autómatas. e) Ser alegres, amables, agradables, pero sin caer en el desorden o «juerga».

f) Ser responsables, pero aprendiendo a delegar. g) Defender al personal, pero sin tener problemas con los de arriba.

Autoevaluación – Trabajo en Equipo (post taller)

Reflexión post taller En un papelógrafo respondan:

¿Cuáles son las principales oportunidades de mejora que identifican para mejorar el trabajo en equipo de su grupo?

Objetivo específico 2

Importancia de la comunicación

Discusión grupal

¿Qué significa la palabra «comunicarse»? ¿Qué beneficios le genera a la organización una buena comunicación?

Comunicación Mecanismo que nos permite relacionarnos con las personas de nuestro entorno, elaborar un concepto de nosotros mismos y del mundo que nos rodea, aprender contenidos, expresar afectos y sentirnos parte de un entramado social más amplio. En nuestra vida diaria continuamente nos estamos comunicando con los demás (mediante el lenguaje, los gestos, la mirada, la postura corporal, la forma en que vamos vestidos, el tono de voz, o el silencio), y, ciertamente, es imposible que dos personas estén cerca una de la otra sin que se comuniquen nada, lo quieran o no.

Importancia de una buena comunicación 1.

La importancia de una buena comunicación reside en la respuesta que esperamos de los otros. Según sea la comunicación que mantengamos con una persona o grupo de personas, será también la información que recibamos el tipo de relación que obtendremos.

2.

Sólo conociendo y practicando los principios de una comunicación efectiva, podremos transmitir, coordinar, enseñar, aceptar y dirigir a otros, fortaleciendo al mismo tiempo el establecimiento de un clima donde nuestras acciones nos conduzcan a lo que realmente deseamos.

3.

La comunicación también nos permite que, al relacionarnos adecuadamente con el otro, podamos construir equipos, organizar sociedades, diseñar y ejecutar proyectos, y construir relaciones sólidas, fundamentales para generar climas de confianza, efectividad, respeto y bienestar.

4.

Si aparece un conflicto y la comunicación es clara y fluida, las posibilidades de que se resuelva con éxito son mayores.

Análisis personal ¿Qué has logrado por tener una buena comunicación?      

Comunicación Efectiva      

¿Qué has perdido por no tener una buena comunicación?

Reflexión

“Consejo para todo aquel que desee comunicar algo: Expréselo brevemente para que lo lean, claramente para que lo entiendan, en forma pintoresca para que lo recuerden y, sobre todo, verazmente, para que se guíen por esa luz” Joseph Pulitzer

Dinámica 1 - Los Euros Lea el problema que presentamos a continuación y espere las indicaciones del facilitador. Problema Un hombre entra en una zapatería a comprar un par de zapatos de 12 euros para lo cual, entrega al vendedor un billete de 20 euros. Es todavía temprano y en la zapatería no tienen cambio suficiente. El vendedor pasa al restaurante de al lado y cambia el billete de 20 euros por 20 billetes de 1 euro. Después, entrega su cambio al cliente. Un poco más tarde, entra el dueño del restaurante a la zapatería y muy enfadado, le dice al vendedor que el billete de 20 euros es falso. El vendedor de la zapatería se da cuenta de que ha sido engañado por el comprador. Entonces se disculpa y entrega 2 billetes de 10 euros buenos al dueño del restaurante. Pregunta Sin contar el precio de los zapatos, ¿cuánto dinero perdió la zapatería?

Objetivo específico 3

Escucha activa

Escucha activa

La escucha activa es una manera de escuchar con atención lo que la otra persona nos dice con el objetivo de intentar comprenderlo. La persona que utiliza la escucha activa le dice al emisor lo que este ha dicho destacando el sentimiento que contenía el mensaje por lo tanto, es importante destacar que hemos entendido no únicamente lo que nos ha dicho el emisor sino también lo que siente. Aunque comprendamos los sentimientos de la otra persona, esto no significa que estemos de acuerdo con lo que dice o piensa.

Autoevaluación de la capacidad de escucha

Resultados de capacidad de escucha 1.- Escuchar sin interrumpir, y menos contradecir Puntaje: Para las preguntas 1, 5, 9, 13, 17 califique con 1 punto por cada NO

5 puntos: Usted sabe escuchar sin interrumpir. Su paciencia le permitirá generar muy buenas relaciones. 3 – 4: A veces usted habla por encima de la otra persona. Si usted permitiera que las personas terminen antes de comenzar a hablar, sus conversaciones con ellas serían más simples y satisfactorias. 0 - 2: Usted parece estar tan ansioso por hablar que no puede escuchar. ¿Cómo puede relacionarse con las personas si no las escucha?

Resultados de capacidad de escucha 2.- Escuchar prestando 100% de atención Puntaje: Para las preguntas 2, 6, 10, 14, 18 califique con 1 punto por cada NO

5 puntos: Usted tiene la disciplina y serenidad para prestar atención a las personas. Esto le permitirá desarrollar excelentes relaciones interpersonales. Felicitaciones! 3 – 4: Si pudiera no desconcentrarse, usted lograría contactos personales más duraderos y satisfactorios a través de una buena comunicación. 0 - 2: Seguramente usted con frecuencia se encuentra diciendo: ¿Qué? ¿Cómo? ¿Qué dijo? Reconozca que entender a las personas requiere el 100% de su atención!!!

Resultados de capacidad de escucha 3.- Escuchar más allá de las palabras Puntaje: Para las preguntas 3 y 7 califique con 1 punto por cada NO Puntaje: Para las preguntas 11, 15, 19 califique con 1 punto por cada SI 5 puntos: Usted es un oyente empático, logra percibir cómo se sienten las personas con quienes habla. Tiene la capacidad para entender y ayudar a las personas.

3 – 4: Usted se da cuenta de cómo se sienten las personas, pero le da más peso al mensaje explícito. 0 - 2: Usted no parece darse cuenta de cómo se sienten las personas con quienes habla.

Resultados de capacidad de escucha 4.- Escuchar incentivando al otro a profundizar Puntaje: Para las preguntas 16 y 20 califique con 1 punto por cada NO Puntaje: Para las preguntas 4, 8, 12 califique con 1 punto por cada SI 5 puntos: Usted hace todo lo necesario para que la otra persona se pueda expresar. Así logrará comunicarse efectivamente. 3 – 4: Usted es un oyente activo, pero no está haciendo todo lo posible. 0 - 2: Parece que a usted no le interesa involucrarse demasiado con las personas.

Técnicas de escucha activa 1.

Mirada: la mirada fija sobre el rostro de nuestro interlocutor, de ser posible sus ojos, sin bajar la línea de la base de la nariz. Mirar a los labios o más abajo puede molestar.

2.

Asentir con la cabeza: nuestro interlocutor interpretará que le escuchamos, que le entendemos, que le prestamos atención.

3.

Refuerzo positivo corporal: encarar completamente el cuerpo hacia el suyo, evitar girar la cabeza. Cuando escuchamos, lo hacemos desde una posición adelantada, avanzando todo el cuerpo desde la cintura. Al hablar, recuperamos la posición.

4.

Parafrasear: pequeños resúmenes con las propias palabras mostrando interés y ganas de verificar si se está entendiendo.

5.

Resumir: hacer resúmenes durante la conversación para asegurarnos que ambas partes estamos llevando a cabo correctamente el rol de emisorreceptor.

Barreras de la escucha activa

Primero de forma individual y luego grupal, elaboren un listado de las principales barreras que perciben en ustedes y su organización, que dificultan una adecuada escucha activa

Barreras de la escucha activa 1.

Las distracciones: pensamos más rápido en relación a lo que hablamos. Podemos pensar entre 350-700 palabras por minuto. Frente a hablar y a escuchar entre 130-150 palabras por minuto. Este desfase permite al cerebro, cuando escuchamos, distracciones en otras cosas y para que ello no ocurra hay que realizar un esfuerzo adicional.

2.

El desgaste de energía: los seres humanos tendemos a realizar un menor esfuerzo del necesario. La escucha requiere un esfuerzo de atención personal y una predisposición mental para captar los mensajes.

3.

La volatilidad: parte de la memoria es volátil. Al escuchar un mensaje al cabo de unos segundos parte de este se ha volatilizado. Transcurridas unas 48 horas sólo conservamos aproximadamente una cuarta parte del mensaje.

4.

Los prejuicios: prestamos atención a aquello que nos interesa según nuestros modelos mentales. Nos dejamos influir por los juicios que tenemos de antemano de el emisor o de su mensaje.

5.

Los sentimientos que tenemos antes de comenzar a escuchar: ansiedad, agresividad, temor, etc. Durante la conversación pueden aflorar sentimientos o emociones respecto a nuestro interlocutor o su mensaje que pueden actuar como barreras en la escucha.

Barreras de la escucha activa 6.

La alteración emocional: cuando en una comunicación nos sentimos atacados o manipulados, se produce una perturbación emocional y nos desconectamos de la escucha, pasando a contraatacar.

7.

Barreras internas: fatiga, cansancio intelectual, preocupaciones.

8.

Barreras externas: ruidos en el entorno, la falta de iluminación, el espacio físico reducido, etc.

9.

El tratar de memorizar: no debemos tratar de registrar todo lo que el emisor dice y tratar de grabarlo en la memoria para después meditarlo, es mejor ir captando e ir clasificando las ideas principales.

10. El atender falsamente: se atiende con la presencia, más no con el intelecto; establecemos un contacto visual con el emisor, asentimos con la cabeza, expresamos quizás gestos cordiales con el emisor pero no estamos realizando procesos mentales para comprender el mensaje. 11. Diferencias en autoridad o estatus: las posiciones que ocupan los individuos en la situación de comunicación también influyen en la calidad de la recepción y emisión de mensajes.

Barreras de la escucha activa

Proponga ejemplos reales para las principales barreras que han detectado en sus grupos.

Consejos para mejorar la escucha activa 1.

Actitud positiva hacia la escucha.

2.

Deja tus emociones, tus juicios y opiniones antes de iniciar la conversación.

3.

Debes parecer un oyente activo.

4.

Mira a los ojos del emisor.

5.

Presta atención al lenguaje corporal de tu interlocutor, descubre qué es lo que quiere comunicarte.

6.

Escucha el tono de la voz, la intensidad. Las palabras con diferentes tonos tienen significados distintos.

7.

Sigue el ritmo de tu interlocutor. Todo el mundo tiene su ritmo para hablar y pensar.

8.

Demuestra que quieres escuchar. Evita las distracciones.

9.

Haz que la persona que te habla se sienta segura. Crea un ambiente de confianza y libertad.

Consejos para mejorar la escucha activa 10. Actúa como un oyente alentador. Sonríe, mueve la cabeza asintiendo. 11. Concéntrate en lo que dice el emisor. Piensa sólo en lo que dice. 12. Escucha las ideas y los sentimientos, ve más allá de las palabras. Descubre sus ideas, sentimientos, sus emociones. 13. Trata de entender lo que la otra persona te está hablando desde su punto de vista. Ponte en su lugar. Sé empático. 14. Expresa con los gestos de tu cara la emoción adecuada al mensaje del emisor. 15. Detecta las palabras claves que suponen el contenido del mensaje, las ideas principales. 16. No interrumpas, no seas impaciente. Deja hablar a tu interlocutor. 17. Limita el tiempo que dedicas a hablar. 18. Alienta a tu interlocutor para que siga hablando con expresiones como sí, de acuerdo, ya…

Consejos para mejorar la escucha activa 19. Repite las palabras que has escuchado de vez en cuando. Parafrasea. 20. Pregunta sobre las ideas claves del mensaje. 21. Solicita ampliación sobre lo que no entiendas.

Mejorando nuestra escucha activa

Identifiquen los 5 principales consejos que ustedes consideren que mejor podrían ayudar a fortalecer la escucha activa en la empresa. Al presentarlos proponga situaciones de ejemplo en las cuales hubiera sido útil su aplicación.