Recuperación de la información de archivo de un grupo empresarial del sector de la construcción: Lorenzo García Blanco, S.L.

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CONFERÊNCIA IADIS IBERO-AMERICANA

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ACTAS DA CONFERÊNCIA IADIS IBERO-AMERICANA

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ALCALÁ DE HENARES, MADRID, ESPANHA OUTUBRO, 21 - 23, 2009

Organizado por IADIS International Association for Development of the Information Society

Co-Organizado por Escuela Politécnica de la Universidad de Alcalá

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Editado por José María Gutiérrez, Flavia Maria Santoro e Pedro Isaías Editores Associados: Luís Rodrigues e Patrícia Barbosa

ISBN: 978–972–8924–90-4

Colaboração Asociación de Técnicos de Informática

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RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE ARCHIVO DE UN GRUPO EMPRESARIAL DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN: LORENZO GARCÍA BLANCO, S.L. Ángela Diez Diez Área de Ingeniería Eléctrica y de Sistemas y Automática Universidad de León

María del Carmen Rodríguez López Área de Biblioteconomía y Documentación Universidad de León

RESUMEN En el mes de marzo del año 2007 se estableció un contrato para la realización de servicios técnicos/asistencia o asesoramiento entre la Universidad de León y el Grupo de Empresas Lorenzo García Blanco, que a lo largo de sus 30 años de existencia ha generado un volumen documental más que interesente. Los objetivos definidos por la Empresa se movían en el ámbito de mejora y automatización de las acciones realizadas en el archivo, agilizando, de manera prioritaria, la búsqueda y localización de documentos. Además el sistema habría de ser ampliable a documentos digitalizados. Para testar dicho prototipo fueron descritas las casi 280 cajas de documentación y los 300 libros del Archivo Histórico, de esta forma todos los procesos del sistema pudieron testarse de manera eficaz. Una vez presentado el prototipo a la empresa y aceptado por auditoría se acompañó este del manual de normas de procesos y de circulación de documentos, con todos los impresos en él relacionados, el Reglamento del Archivo y otros formularios. Hoy en día continúa la colaboración, sobre todo para completar el Cuadro de Clasificación y la última entrega ha sido el Manual de “Búsqueda de Información en el Gestor de Archivo”. PALABRAS CLAVE Archivos de empresa; empresa de la construcción; León; Grupo empresarial Lorenzo García Blanco, SL.; sistema de gestión documental, recuperación de la información.

1. INTRODUCCIÓN La documentación de una empresa, de cualquier sector, forma parte del patrimonio documental, sin que sea necesario esperar 100 años1 . Si se trata, como es el caso, de una empresa de la construcción, su valor secundario es innegable. El paisaje urbanístico, los hábitos, modas y materiales empleados, el tamaño y número de las estancias, etc., tienen un reflejo e su documentación. No hablemos ya de los valores primarios que esta documentación tiene y que, en ciertos casos, no deberían prescribir hasta el fin de los días de la construcción. El grupo empresarial, conformado por empresas y gestores en su cúpula organizativa, se preocupó por tener la información pertinente/esencial, actualizada de rápido acceso, asegurando la circulación de esa información, en orden ascendente y descendente, para la gestión estratégica de su negocio. Aunque su intención es el paso al documento digital todo el diseño del SGDA se hizo sobre el documento en soporte tradicional, y además se inició el trabajo desde las etapas inactiva y semiactiva del documento, en ese orden. Según el propio reglamento del archivo éste está formado por el conjunto orgánico de documentos, producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de las empresas, que han formado o formarán parte, del Grupo de Empresas sin importar su fecha o soporte material; conservados debidamente organizados para su utilización en la gestión administrativa2. Las etapas de trabajo fueron las mismas 1 2

Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español, Art. 49.4. Reglamento del Archivo del Grupo de Empresas Lorenzo García Blanco, art. 2.

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marcadas para cualquier planteamiento general de organización que pasa por las diez fases comunes propuestas por Lemaître y Moders3. La archivística como técnica busca mejorar y perfeccionar aquellos procesos operativos repetitivos que conducen al logro de un fin práctico, supone el razonamiento inductivo y analógico de que en situaciones similares una misma conducta o procedimiento produce el mismo efecto, cuando éste es satisfactorio. En este sentido, una herramienta básica de análisis y diagnóstico, como la estratificación se consideró la más adecuada. Como método consiste en clasificar los datos disponibles por grupos de similares características. Cada grupo constituye un estrato, a saber: El órgano productor; El fondo, Archivo y documentos que lo integran, Instrumentos de Trabajo, Recursos, Necesidades informativas. Nuestro PERT (Programación, evaluación y revisión técnica) es un proyecto global en el que intentamos definir qué se debe hacer para lograr el objetivo final: información accesible y localizable en el momento, al servicio del cliente natural del archivo, respetando un plazo prescrito, con definición de los antecedentes y punto de partida y un momento de obtención de resultados. Trabajando con los “principales dominios de la organización” QCDCD (qué, como, dónde, cuando, de qué forma) la representación gráfica del trabajo es la que se recoge en la tabla 1: Tabla 1. Principales dominios de la organización., adaptado de P. Lemaître y J.F. Begouën Demeaux. PR E G U N T A S ¿ P o r… q u é ?

¿P o rq u é?

¿ Q u é h a c e q u ie n ?

¿D ónde?

¿C uándo?

T E M A S P r o b le m á tic a V a lo r a c ió n ( F u n c io n e s d e l ó rg a n o p ro d u c to r) O b se rv a c ió n C u e s tio n a rio s A n á lis is c rític o E stru c tu ra s, a trib u c io n e s , a c tiv id a d e s o ta r e a s D is trib u c ió n d e p u e s to s de tra b a jo , in sta la c io n e s , d is p o s ic ió n d e lo c a le s P ro g ra m a c ió n P la n e s …

¿C óm o? ¿ E n q u é o rd e n ?

M é to d o s , c irc u ito s

¿ C u á n to ?

C u a n tific a c ió n

p ro c eso s,

IN S T R U M E N T O S D o c u m e n ta c ió n fu n d a c io n a l T a b la d e O b je tiv o s A n á lis is m e to d o ló g ic o p a r a e s tu d ia r la d ific u lta d e in te n ta r s u r e s o lu c ió n O rg a n ig ra m a s C u a d ro s d e c o m p e te n c ia s R PT T é c n ic a s a d a p ta d a s a c u e s tio n e s e s p e c ífic a s ( c u e s tio n a rio s ) P r o c e d im ie n to s v a ria b le s según d u ra c ió n , re g u la c ió n de carg a s, p la z o s , e tc E squem as y d ia g r a m a s d iv e rso s. D e s c o m p o s ic ió n en e ta p a s E s tim a c io n e s (c o rr e g id a s ) P u n te o s ( s is te m á tic o s , c e n tra d o s y e s ta d ís tic a s ): cen so s M e d ic io n e s d e tie m p o s

2. IDENTIFICACIÓN DEL ÓRGANO PRODUCTOR Radicada en León capital, su denominación- y por tanto razón social- es Grupo Empresarial Lorenzo García Blanco, S.L. La razón social significa que ha de ser empleada en todos los actos, contratos y negocios jurídicos en los que intervenga, y usada como antefirma por aquellos que la representen. Se trata de una empresa privada, con forma jurídica de sociedad limitada y carácter mercantil. Su actividad es la construcción completa, reparación, y conservación de edificaciones, finalmente dentro de su objeto social, y además de lo dicho, la compraventa y explotación de toda clase de bienes inmuebles, bienes muebles y valores mobiliarios4. En sus estatutos se añade a esto la explotación de cualquier clase de negocios agrícolas y ganaderos y, en general de carácter agropecuario; movimientos de tierra, nivelaciones, compactaciones, excavaciones, saneamientos, abastecimientos de agua, etc. Y, por supuesto, la participación en otras sociedades de idéntico o análogo objeto, para el desarrollo del propio de esta Sociedad, mediante la suscripción de acciones, etc.

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LEMAÎTRE, P.; MADERS, H. P. Como mejorar la organización administrativa. Barcelona: ediciones CEAC, 1991. P. 19. Cfr. Moneda Carrochano, M. de la. Op. cit. P. 240. Toda esta información está accesible en línea: http://www.einforma.com/servlet/app/prod/DATOS_DE/EMPRESA/LORENZO-GA

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3. EL SERVICIO DE ARCHIVO O SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD) El sistema se desarrolla para un fondo generado por varias empresas que pueden actuar como promotoras o como constructoras. Generan así subfondos que el Grupo desea diferenciar y que tiene su reflejo en el cuadro de clasificación. El Sistema de Archivos del Grupo de Empresas Lorenzo García Blanco está integrado por el Archivo Activo (o de oficina), el Archivo Semiactivo (o central e intermedio) y el Archivo Histórico (Pasivo). Así como cualquier otro fondo considerado de interés por su valor informativo para la empresa o cultural e histórico. Forman parte del Patrimonio Documental Empresarial todos los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por: 1.- Cualquiera de las empresas que han formado y forman parte del grupo. 2.- Cualquiera de las empresas que se integren en el grupo, de aquí en adelante. 3. Aquellos documentos que aún no siendo estrictamente empresariales por su origen (industrial, familiar, personal, etc.), ingresen en el Archivo del Grupo de Empresas por donación, compra, legado o depósito o cualquier otra fórmula legal de ingreso aceptada por los órganos colegiados de gobierno del Grupo de Empresas5.

4. RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN El modelo de descripción archivística, empleado para identificar, explicar contexto y contenido, valorar, seleccionar y eliminar los distintos documentos de archivo, no es otro que la norma ISAD (G). En el desarrollo, se han seguido las pautas y procedimientos de análisis definidos en la Ingeniería del Software, a saber el desarrollo con prototipación. El desarrollo final, presenta un sistema jerárquico basado en el proceso manual de archivo; donde se describen los niveles de organización de las unidades documentales. También se establecen las relaciones o vínculos entre los distintos niveles de descripción con las unidades, o archivos que contienen la información. El sistema desarrollado emplea una Base de Datos Relacional de uso general en la empresa, que facilita la descripción multinivel y las relaciones a nivel de campo con otras unidades y formatos de presentación de información. En las líneas siguientes se presenta un breve apunte del sistema de recuperación.

4.1 El Manual de Búsquedas en el Archivo Pantalla de entrada. Menú textual de acciones a realizar. Organizado en tres grandes bloques: Buscar en Unidades documentales por: Signatura; Cualquier texto o por campo dentro de una Unidad Documenta: Unidad Principal, Carpetilla; Documento Buscar Otros elementos: Autoridad; Buscar un texto dentro de obras; Buscar en obras datos de campos determinados: fechas y texto. Listados Generales: Proveedores; Obras; Empresas. Diferenciamos 4 zonas: 1. Zona de selección y/o definición parámetros de la consulta Si seleccionamos algún dato como Empresa, Zona de Archivo, Nº estantería, nº balda, Tipo de Instalación (caja, libro, ..) y nº de Instalación. El sistema aplicará este filtro para visualizar las unidades principales. Zona de Archivo: depende de la estructura del archivo: si es Histórico/Semiactivo se definen Obras, Proveedores, clientes, Libros, Órganos de Gobierno, Personal, para el Archivo Activo destacamos armario Activo, armario despacho…, definidos por las zonas de trabajo de la Empresa.

5 Los artículos 4 al 7 recogen el resto de los materiales que integran el patrimonio documental, con especial referencia a los diferentes soportes. El SGD es un servicio más de la empresa cuya principal función es la sistematización de la gestión documental, desde la creación del documento hasta su conservación histórica, recibiendo, organizando y facilitando los documentos a la propia Institución y a sus clientes cuando actúen como legítimos interesados.

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2. Zona de ejecución / visualización de la consulta La zona intermedia, visualiza el resultado de la consulta. En la parte final, tenemos información sobre el nº de registros generados por la consulta y botones de desplazamiento, botón para editar los datos. 3. Zona de datos Unidad Principalpal seleccionada La siguiente zona visualiza el contenido de la Unidad Principal seleccionada en la zona superior: Signatura, fechas, Descripciones. 4. Por último la zona de botones: Con iconos aprobados por el cliente. Tabla 2. Acciones de los botones del panel principal

4.2 Informaticón de la Unidad Simple de Descripción De acuerdo con los diferentes niveles de organización de un fondo (sección, serie, unidad documental compuesta y unidad documental simple) el prototipo permite introducir la descripción pertinente a cada nivel. Ya dijimos que la norma ISAD (G) es la base del trabajo. Ha de tenerse en cuenta que a un cliente profano en las técnicas archivísticas le resulta poco familiar la terminología y, por tanto, tiende a olvidarla; es mejor adaptar con cierta flexibilidad los términos. En esta parte del Manual destacamos dos zonas: zona de datos y botones. 1. Zona de datos Se encuentra dividida en los apartados: Signatura, datos de entrada/salida del documento, datos propios del documento, características del documento, Descripción, índices, Préstamo, Conservación y digitalización. Signatura/código del documento: Aparece la codificación completa o expandida del documento, a la Signatura de la Carpetilla se le añade el número del documento. Datos entrada documento: Fecha entrada del documento en el archivo, por defecto la fecha actual. Datos del documento: Define si el documento es de Entrada o de Salida, describe la Entidad/Empresa que lo ha generado y la Persona que lo cursa. Así como nº que identifica al documento y la fecha de creación del mismo. Esta información se extrae del propio documento. El nº de documento, puede ser nº factura, nº acta, etc. Características físicas del documento: Determina el tipo de soporte del documento, a seleccionar de una lista donde tenemos elementos en papel, digital, … y la forma que define si es copia, original, … Descripción: Descripción del contenido del documento, y también de la tipología. Índices: Permite relacionar el documento con una Obra y/o con Proveedor si es de interés. Si asociamos una Unidad de Archivo Superior a Obra o a Proveedor todos los elementos que contenga quedarán asociados. Datos de conservación: Expurgo, ciclo de vida, … Digitalización: Nunca se ha perdido de vista que este era el objetivo principal de la demanda por parte del Grupo Empresarial.

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Tabla 3. Aplicación destinada a los documentos digitalizados. La descripción se hace para el documento en soporte papel.

5. CONCLUSION El SGDA del Grupo Empresarial “Lorenzo García Blanco”, SL. es el primero que se da a conocer en nuestro País. Partió de la necesidad de “encontrar los documentos” que los trabajadores tenían como empresa acuciante y poco atractiva. Sin duda la participación de una ingeniera y una archivera fue un éxito. El personal ha colaborado con una confianza total. Toda la documentación ha pasado por nuestra mano, sin restricciones. “Descubrir el archivo” resultó gratificante para los empleados, a los que se les restó tiempo de sus ocupaciones habituales para cumplimentar todos los cuestionarios (que en esta experiencia constatamos que resultaban de mayor eficacia cumplimentados en grupo). Su Patrimonio Documental fue un descubrimiento y un orgullo y el conocimiento de la Archivística novedoso y sorprendente, hasta el punto de patrocinar el V Congreso de Archivos de Castilla y León “Ahogados en un mar de siglas”, que se celebró en León en el año 2008. Aún seguimos trabajando. Ahora en la mejora del Cuadro de Clasificación al que se añadirá el Calendario de Conservación y en el proyecto de convertir el SGDA en un Sistema de Gestión Integral, no sólo del documento de archivo si no de la información.

REFERENCIAS Barnes, B., (1987) Sobre ciencia. Labor, Barcelona, España. CONSEJO Internacional de Archivos, 2000. ISAD(G) norma internacional general de descripción archivística adoptada por el Comité de Normas de Descripción, Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999. 2ª ed. Subdirección General de los Archivos Estatales, Madrid, España. Cruz Mundet, J. R., 2001. Archivo y empresa: más allá de la historia. Transportes, Servicios y telecomunicaciones, Nº. 1, 2001, p. 187-206. González Pedraza, J.A., 2002. Reflexiones sobre la investigación en archivos de empresa a través del Archivo de Sociedad Anónima Hullera Vasco-Leonesa. En Morán Suárez, M.A. y Rodríguez López, M.C. (Eds.) La documentación para la investigación: homenaje a J. A. Martín Fuertes, Universidad, León, España, p. 301-317. Lemaître, P.; BegouËn-Demeaux, J. F., 1990. Práctica de organización en los servicios administrativos. MAP, Madrid, España. Martín-Pozuelo Campillos, M. P., 1996. La construcción teórica en archivística: el principio de procedencia. Universidad Carlos III: Boletín Oficial del Estado, Madrid, España. Moneda Carrochano, M. de la., 1995. El archivo de empresa: un concepto integrado. En Ruiz Rodríguez, A.A. (ed.), Manual de Archivística. Síntesis, Madrid, España, P. 235-262. Navarro Bonilla, D., 1998. Los archivos de empresa: aproximación a la normativa jurídica reguladora de la producción documental en las empresas españolas. Boletín de la ANABAD, tomo 48, Nº 1, 1998, p. 49-76. Núñez Fernández, E., 1999. Organización y gestión de archivos. Trea, Gijón, España. Parera Pascual, C., 2004. Técnicas de archivo y documentación en la empresa. FC, Madrid, España. 3ª ed. Rodríguez López, Mª. C; Diez Diez, A., 2008. Cuadro de clasificación de una empresa del sector de la construcción: el caso de un grupo empresarial de León. VIII Congreso de ANABAD. Ponencias y Comunicaciones. Madrid, 13-15 febrero 2008: Memoria y Tecnología. Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas. ISBN 978-84-88716-40-8. P 275-285. Volant, C., 2002. Le Management de l’information dans l’enterprise: vers une vision systémique. ADBS, Paris, France, 106 p.

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