LA PLANEACIÓN COMO BASE DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS:
UN FACTOR INDISPENSABLE EN LA TOMA DE DECISIONES Y EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES
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ANDREA ARBELAEZ ARIAS
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JUAN DAVID PIEDRAHITA QUICENO
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JUAN SEBASTIÁN OSPINA LÓPEZ
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LINA MARCELA ORTIZ GONZALEZ
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LISETH BARBOSA ROJAS
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OLGA VIVIANA QUINTERO GRAJALES
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Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales
21 de octubre de 2014
RESUMEN:
El objetivo principal de este trabajo es conceptualizar el término de planeación, a partir de los enfoques que se ofrecen del mismo, su importancia en las organizaciones, y el por qué la planeación estratégica se ha convertido en el pilar de las empresas, asociándose con el ámbito tecnológico como un factor comparativo y competitivo de las organizaciones.
Este estudio se fundamenta por la enriquecida existencia de definiciones encontradas en textos, artículos, revistas indexadas y opiniones revisadas.
Palabras clave: Acción, Administración, Conocimiento, Estrategias, Gestión Tecnológica, Logros, Metodología, Misión, Objetivos, Organización, Planeación, Planeación por escenarios, Planes, Subsistema Organizacional, Visión.
INTRODUCCIÓN:
"La planeación es un proceso que comienza con el establecimiento de objetivos; define estrategias, políticas y planes detallados para lograrlos, es lo que establece una organización para poner en práctica las decisiones, e incluye una revisión del desempeño y retroalimentación para introducir un nuevo ciclo de planeación" (George A. Steiner.).
Históricamente, la planeación se ha entendido como ejercicio primordialmente técnico y centralizado en la administración de recursos para responder a problemáticas específicas de la sociedad. Sin embargo, las nuevas dinámicas y desafíos han exigido reevaluar esta concepción tradicional, marcada desde enfoques técnicos hasta nuevas nociones (Aguilar, 1997). Una de estas últimas es la trabajada por Gutiérrez y Sánchez (2009), quienes conciben la planeación como opción para trazar los caminos que permiten alcanzar el desarrollo.
Diariamente las compañías se enfrentan al dilema de tener que planear a largo plazo, visualizar su organización en un futuro; pero esta planeación se debe realizar teniendo en cuenta los diversos escenarios que afectan la organización de forma indirecta o directa. La planeación es la base de las demás actividades administrativas ya que orienta los pasos y actividades a seguir; por ello planear es parte fundamental para la administración de una organización. La viabilidad de las empresas está determinada por la habilidad que estas tengan para evaluar y reaccionar a resultados y acontecimiento inmediatos; esta habilidad adquiere estabilidad y credibilidad por medio del proceso de la planeación.
Este es el tema de interés en el que se centra la presente reflexión, que pretende aportar contenidos de orden metodológico para su aplicación.
METODOLOGÍA:
Inicialmente se realizó un estudio de investigación bibliográfica, para seleccionar cuáles eran los artículos y las citas de autores con los temas más relevantes relacionados con la planeación. En éste proceso va incluido la recopilación crítica y valoración de la información. Así mismo, se considera el método utilizado con carácter descriptivo y explicativo, dado que a través del documento se detalla y se da respuesta a la importancia de "¿Por qué planear en las empresas?" y "¿Cuáles son las ventajas de incluir este proceso dentro de los mecanismos para alcanzar el éxito en una organización?".
Los artículos se seleccionaron de una ventana de observación de los años entre 1990 hasta el año actual (2014), en algunas de las revistas indexadas como: Pensamiento y gestión, EIA (Escuela de ingeniería de Antioquia) y Global Conference On Business & Finance Proceedings entre otras.
LA PLANEACIÓN Y SUS PERSPECTIVAS
En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación , pero ¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN? Esta consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización, y con base en éste, plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.
¿PARA QUÉ PLANEAR?
"Planear y medir son elementos fundamentales para lograr resultados (consolidarse y crecer), que en una economía de mercado se traduce en subsistir de manera competitiva, sostenible y sustentable" (Amorocho, H., Chadid, S., Ricardo, A., Ruiz, C., & Alean, M.)
La planeación se debe fundamentar en en la visión, con objetivos generales y específicos, de donde se derivan todas las actividades y programas que hacen parte de la estrategia y el plan de ejecución, de allí parte la debida comunicación que debe fluir desde la cúspide directiva, pasando por los departamentos o áreas específicas hasta la base operacional con la información necesaria para entender la visión y orientar las debidas acciones; éste proceso implica una revisión periódica de resultados y metas particulares, las cuales deben medirse y ajustarse o de ser necesario cambiarse, para ello se hace uso de tecnologías de software que permitan analizar los indicadores, hacer correcciones y tomar mejores decisiones. Aquí se halla el verdadero valor de la estrategia en la plena integración de la organización y el equipo de trabajo a la hora de ejecutar lo planeado. esta es una disciplina que dirige esfuerzos y compromisos para obtener los mejores resultados y los objetivos planteados.
¿QUIÉNES PUEDEN PLANEAR?
Todos podemos planear, porque toda nuestra vida gira en torno a la realización de planes, y a la postulación personal de metas y objetivos; pero si vemos a la planeación desde una perspectiva netamente administrativa, quienes mejor desempeñarán dicho acto son los administradores de empresas, porque la planeación es el "Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las alternativas, cursos de acción a partir de los cuales establece los objetivos" (JOSSEPH L. MASSIE ).
¿CÓMO PLANEAR?
"La medición en la empresa es de vital importancia para lograr un conocimiento profundo de los procesos y su relación con la gerencia de los mismos. Dicho conocimiento parte de admitir su variabilidad y las causas asociadas con ella, las cuales son imposibles de conocer sin medición" (Rincón, R.)
Al ser la planeación un proceso a través del cual una empresa analiza su ambiente externo y su situación interna para poder llegar a la formulación de un modelo; es necesario que las mediciones y los indicadores establecidos en la organización sirvan como base para tomar decisiones y establecer parámetros que permitan afrontar el futuro. George Terry define la planeación como la selección y la relación de hechos, así como las actividades y propuestas que se creen y sean necesarias para alcanzar los resultados esperados.
Para lograr encaminar la organización en el sendero adecuado es necesario planear partiendo de una serie de elementos como lo son los objetivos (los resultados que se pretende alcanzar), alternativas de acción (determinado acciones y estrategias que permitan alcanzar los objetivos), elección (escoger entre los diversos caminos el más adecuado), futuro (anticiparse y prepararse para los riesgos o entropías que pueden llegar a presentarse en la organización).
Gracias a la planeación se genera un desarrollo en la empresa determinado por el nivel de formación, nivel de tecnología, estilos de liderazgo, tipos de motivación y métodos de trabajo; la planeación le permite a la organización ser eficiente, estableciendo métodos para la optimización de los recursos y eficacia (permite alcanzar los objetivos organizacionales), proporciona información acerca del rendimiento de los recursos (dinero, tiempo y esfuerzo)
¿ES POSIBLE PLANEAR SÓLO UNA VEZ?
Partiendo de la idea principal que genera la palabra planeación la cual indica una actividad y un primer proceso del sistema administrativo caracterizado por la orientación hacia el futuro, la búsqueda de racionalidad en la toma de decisiones, la búsqueda para seleccionar un curso de acción entre varias alternativas. También es de vital importancia tener claro que el hecho de que una organización se encuentre afectada por factores de su microentorno y macroentorno; dicha organización se encuentra en constante cambio y transformación, aquí es donde surge la necesidad de planear constantemente y que este proceso de planeación sea permanente y continuo de lo contrario la organización se verá estancada y adaptada a reglamentos y criterios demasiado estrictos con los cuales no podrá dar una respuesta acertada a las posibles situaciones del futuro. En este sentido la planeación toma las características de un proceso repetitivo; las veces que sea necesario para poder alcanzar las metas organizacionales supliendo las exigentes de todos los individuos y variables con las cuales la organización interviene, un proceso flexible expuesto a nuevos ajustes, un proceso cíclico, una función administrativa que interactúa con las demás y es la base, un proceso de coordinación e integración de todas las partes organizacionales y es un proceso de cambio e innovación en la medida que se apliquen diversas medidas para adoptar los cambios del entorno y sacar provecho de estos cambios.
"Es importante saber hacia dónde se dirigen los objetivos o las políticas de la empresa en el futuro, organizar y optimizar esas energías de tal manera que sea posible establecer decisiones y revisar al final los resultados obtenidos, contra lo que se había establecido, para poder determinar aquellos aspectos en los que no se lograron los objetivos propuestos y de esa forma realizar la respectiva retroalimentación que permita viabilizar mejor esas decisiones" (Contreras Sierra, E)
Se puede definir entonces la planeación como un proceso continuo y flexible que se verá expuesto a nuevos cambios y factores que intervienen en la organización, este proceso será organizado y reorganizado las veces que sea necesario para alcanzar los logros y objetivos organizacionales y para responder de la mejor manera a los acontecimientos futuros; estos nuevos procesos y nuevos ajustes al plan de acción se harán por medio de la retroalimentación que será aplicada a la organización como una especie de revisión de todo lo que ocurre a su alrededor, es una guía de estudio que analiza el antes, el ahora y el después con el objetivo de proceder de la manera adecuada e implementar todos los mecanismos con los que la organización cuenta para así generar unos planes de acción que sean eficientes y eficaces.
TIPOS DE PLANEACIÓN
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
Históricamente la planeación estratégica ha estado presente en la evolución del ser humano y de las organizaciones, tuvo sus inicios en el campo militar y ha sido de gran importancia para los dirigentes de las empresas, a la hora de visionarse a corto y a largo plazo, sirve de apoyo para utilizar las tácticas adecuadas, que direccionen a los negocios al cumplimiento de metas y objetivos trazados.
"Toda organización necesita tener un norte, directrices o políticas que la guíen, que faciliten a través del análisis, tanto interno como externo, saber cuáles son los objetivos que se espera obtener en el futuro y es allí cuando surge la planeación estratégica. Definir el alcance, lo que se quiere ser y establecer, y cuál es la razón de ser de la empresa son algunos de esos aspectos importantes que van a permitir plantear las estrategias necesarias para cumplir con lo que se espera" (Sierra, 2013, pág. 154).
"La Guía Estratégica es lo que orienta a una compañía durante el cambio y a la vez es lo que le indica lo que nunca cambiará. Proporciona una pauta acerca de qué es lo esencial, qué hay que preservar y hacia qué futuro hay que proyectar el progreso" (Lema, 2004, pág.11). Para este mismo autor "La guía estratégica no es ni el principio ni el fin del Plan Estratégico. Ni mucho menos es el todo, como se tiene la creencia. Por el contrario, es el corazón de un complejo, pero importante proceso cuyo único fin es la perduración rentable de la empresa en el mercado por medio de la satisfacción de todos sus grupos de interés: una comunidad complacida, unos clientes encantados, unos accionistas satisfechos y un personal motivado y preparado".
Es de gran importancia que los dirigentes de una organización se enfoquen en el encantamiento, la satisfacción y la generación de valor agregado de sus stakeholders, como una de sus estrategias principales para que su negocio sea rentable y competitivo en el tiempo. Debido a que cuando se cumple con las necesidades y expectativas de los clientes externos como los internos de la empresa, esto es una buena señal de que las estrategias que se están implementando para lograr sus objetivos empresariales y de sostenibilidad, son las correctas y las que se deberían seguir realizando para que se siga generando valor a la organización.
"La diferenciación de una compañía debe surgir a partir de su guía estratégica. El empoderamiento que de él hagan sus empleados es la clave, pues todas sus acciones deben estar enmarcadas bajo la óptica de dicho plan estratégico y a partir de él es como se generan los indicadores de seguimiento y medición de resultados." (Lema, 2004, pág.16).
Se hace necesario que las metas propuestas por el grupo estratega de la empresa sean alcanzables y que se puedan llevar a la práctica, para que así su negocio cada vez sea más rentable y competitivo, puesto que estamos en un medio tan impredecible y tan cambiante; por ende se requiere que las tácticas estratégicas utilizadas sean flexibles, adaptables e innovadoras, que estén cimentadas en una base formal combinada con la informalidad para que así no se vea afectado el buen funcionamiento del negocio por situaciones imprevistas.
Cuando se quiere hacer una buena planeación, la formalidad juega un papel muy importante porque es desde este ámbito, donde todos los miembros de la empresa saben y se dan a conocer cuáles son los objetivos propuestos, cuáles son los indicadores que se están midiendo, qué tareas le corresponden a cada funcionario y en qué momento se tienen que realizar, para poder cumplir con la visión de la empresa y si es el caso de que estas no se cumplan, replantearlas. Para García (2007) "El proceso de planeación estratégica implica la realización de actividades formalizadas y por escrito por parte de las empresas, encaminadas a identificar objetivos y metas, a analizar el ambiente externo y los recursos internos para identificar oportunidades y amenazas del entorno y determinar fortalezas y debilidades de la organización, lo que permitirá a la empresa formular estrategias adecuadas a sus objetivos en función de su situación interna y externa". Citado por (Arrieta, Figuero, Luna, Rivera, Meléndez y Sotelo, 2014, pág. 2).
Sin embargo es importante que no sólo la formalidad sea la base de la planeación como estrategia para el cumplimiento de objetivos, sino que se vea combinada en gran parte con la informalidad y la intuición que pueda ser transmitida por los líderes de la organización en el momento que el sistema clásico y burocrático no pueda dar respuesta a las necesidades y en la toma de decisiones que requieran pronta solución para la organización. Es lo que también en otras palabras afirma el autor Fred (2008, pág.5) donde expone que "Existen dos formas importantes, que no deben ser subestimadas para ayudar a los altos directivos a cumplir con sus responsabilidades de planeación estratégica: la planeación de anticipación intuitiva y la planeación sistemática formal. En muchas compañías existen conflictos entre los dos procedimientos ya que se encuentran involucrados dos diferentes procesos de pensamiento. Sin embargo, la planeación formal no puede llevarse a cabo sin la intuición de la dirección. Si el sistema de planeación formal se adapta correctamente a las características directivas puede contribuir a mejorar la intuición de los directores". Citado por (Martínez, Arreola, Osorio y Terán, 2013, pág. 2)
Otro autor que hace referencia a la planeación estratégica combinada con la creación de escenarios es Porter quien citado por (Ríos, Contreras, 2014, pág.4) plantea que con este método "Es más flexible el aprendizaje, acá se abre ante la posibilidad de cambios que afectarán la estructura futura, teniendo en cuenta factores causales, cambios estructurales predeterminados, elementos constantes y dependientes que de una forma articulada trazan una nueva estrategia para la organización, aunque este aporte es muy importante en el análisis previo de la creación de escenarios para la industria, se queda corto en el diseño de la estrategia a partir de factores y variables de escenarios futuros."
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA LOGÍSTICA:
"El proceso de la planeación estratégica logística consiste en partir del direccionamiento estratégico de la compañía, interpretar la estrategia corporativa, aplicarla en la cadena de suministros de tal forma que se logre la rentabilidad esperada por la compañía."
La planeación estratégica es el proceso secuencial que debe realizar la empresa para proyectarse y lograr desarrollarse en un ambiente turbulento, veloz, exigente. Para poder afrontar el reto de competir en los mercados, deben adaptarse e interactuar de manera armónica con el entorno. El proceso de formulación de estrategias tiene un conjunto de pasos mediante los cuales la organización analiza su pasado, el presente y establece como la organización espera afrontar el futuro.
Proceso de Planeación Estratégica Logística: Condiciones Internas de la organización: Aquí se hace énfasis en el contenido de la misión, ya que ésta ilustra y hace explícitos los objetivos de la organización. En la visión se presenta la aspiración a mediano y largo plazo; representa su aspiración futura, la posición a la cual se quiere llegar a donde debe conducir el cumplimiento de la misión que se ha propuesto. Condiciones del entorno: El logro de la misión y de la visión está condicionada por el entorno. Es importante entender que hay varios niveles de entorno: lo que ocurre en el mundo, en el país, a nivel regional y lo que afecta exclusivamente al sector o industria donde se desarrollan las actividades. Los diferentes entornos están en gran medida fuera del control de las organizaciones; es, por tanto, un conjunto de variables exógenas que deben tenerse en cuenta en la formulación de estrategias.
La planeación estratégica ha cumplido un papel muy importante en el desarrollo alternativas formales para mejorar el desempeño organizacional en las pequeñas y medianas empresas. Se ha observado una proliferación de trabajos y revistas especializadas subrayan la importancia e interés en esta disciplina. Sin embargo, no todos están de acuerdo en la eficacia de la planeación estratégica como factor de influencia en el desempeño. En muchos casos es considerada rígida, burocrática, racional y sin relación con el proceso de toma de decisiones estratégicas (Bresser y Bishop, 1983), mientras que otros sostienen que la planeación estratégica es un proceso indispensable para la dirección de una empresa, ya que provee de estructura para tomar decisiones y ayuda a tener una visión de largo plazo.
Armstrong ( 1982), por ejemplo, afirma que el proceso de planeación estratégica ayuda a la recolección e interpretación de datos que hará posible mantener el equilibrio entre la organización y el ambiente, generando resultados favorables para la organización. Asimismo, diversos empresarios argumentan que la planeación estratégica es fundamental para lograr un desempeño superior al de los competidores y que es el punto de partida para tener un liderazgo y una dirección exitosa (Forehand y Sheshunoff, 2003). Herter ( 1995) sostiene que las empresas, a pesar de su tamaño, necesitan planear de manera estratégica como primer paso hacia el éxito empresarial, ya que ello obliga al directivo a analizar el contexto real al que se enfrenta la organización. Por el contrario,Mintzberg ( 1994), principal crítico de esta herramienta administrativa, argumenta que todas las organizaciones se enfrentan a determinado grado de incertidumbre en el ambiente, por lo que es inadecuado desarrollar estrategias explícitas, ya que bloquean la visión general del entorno y hacen a un lado el espíritu innovador del empresario.
Para Powell ( 1992), la planeación estratégica simplemente no genera beneficios extraordinarios porque es un recurso que se puede imitar y sustituir fácilmente, haciendo a un lado la posibilidad de que la planeación estratégica represente una ventaja competitiva. El extenso número de estudios acerca del impacto sobre la planeación estratégica y el desempeño no han sido suficientes para generar resultados concretos que apoyen la utilidad de la planeación estratégica como un instrumento apropiado para desarrollar alternativas, tomar decisiones estratégicas y ejercer un impacto positivo en el desempeño organizacional. Por otro lado, la controversia no sólo ha sido en el impacto de la pe en el desempeño financiero, sino en el concepto, en los elementos que la forman y en la manera de operacionalizar la planeación estratégica; asimismo, el uso de diversas variables que miden el desempeño financiero ha generado distintos resultados dependiendo de cuál se utilice. Esta polémica ha surgido por la falta de una base teórica adecuada para analizar las pequeñas y medianas empresas. Dado que la relación planeación estratégica-desempeño ha sido un tema que ha quedado inconcluso, es necesario revisar las investigaciones empíricas que se han desarrollado para poder explicar las inconsistencias en los resultados reportados en la literatura, así como las variables contingentes que pueden afectar la relación entre planeación estratégica y desempeño. Se han identificado tres áreas de estudio respecto a la relación existente entre planeación estratégica y desempeño. La primera se refiere a la existencia de la planeación estratégica y su relación con el desempeño, donde se analizan los resultados en función de la cultura de planeación estratégica que posee la empresa, del horizonte de planeación, de la calidad del proceso y del grado de logro de objetivos. La segunda área de estudio se enfoca en el análisis del contenido de la planeación estratégica, considerando las estrategias que llevan a cabo las empresas con un desempeño superior al promedio y tomando en cuenta la industria en la que se encuentra la organización. La tercera y última dimensión sostiene que el desempeño financiero está determinado por la relación contingente entre la estrategia y el ambiente, donde la selección de las estrategias está en función de los factores del entorno y de las capacidades de la empresa, como las habilidades directivas, la experiencia y el estilo de dirección del dueño y/o gerente. El desarrollo de este trabajo centra su atención en la primera área de estudio, tratando de determinar la relación entre la planeación estratégica y el desempeño financiero, tomando en cuenta las semejanzas y diferencias metodológicas, teóricas y conceptuales. Asimismo, se diferenciarán los resultados encontrados en países desarrollados y subdesarrollados debido a que el contexto económico, organizacional y sociocultural al que se enfrentan es muy distinto y puede afectar la relación entre las variables de estudio.
PLANEACIÓN TÁCTICA:
Esta consiste en formular planes a corto plazo (corto plazo: período que se extiende sólo a un año o menos hacia el futuro), que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización.
Los administradores usan la planificación táctica para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito en algún momento.
La planificación estratégica se relaciona con el período más prolongado que sea válido considerar, por su parte, la planificación táctica se relaciona con el período más corto que se pueda manejar dentro de lo planeado a seguir dentro de la organización. Ambos tipos de planificación son necesarios ya que los administradores necesitan programas de planeación para tener éxito.
En la planeación táctica se analiza la situación actual, se establecen los objetivos específicos o metas de la empresa, y se diseñan estrategias, cursos de acción y planes tácticos necesarios para lograr dichos objetivos; planes que a diferencia de los planes estratégicos, tienen un alcance más estrecho y limitado, y se establecen con mayor detalle.
La planeación táctica se realiza a un nivel funcional, es decir, considera solamente cada departamento o área de la empresa, por lo que debe ser elaborada por los responsables o jefes de cada área, y ser realizada a mediano plazo, para un periodo de 1 a 3 año.
PLANEACIÓN PROSPECTIVA:
"La planeación prospectiva hace parte de las propuestas metodológicas cuya noción central es el estudio del futuro. En el contexto actual, la prospectiva aparece como un ejercicio cuyas características describe Rada así: …visión global, sistémica, dinámica y abierta que explica los posibles futuros, no sólo por los datos del pasado sino fundamentalmente teniendo en cuenta las evoluciones futuras de las variables" (Flórez-Peña, Teresa del Socorro).
La planeación prospectiva puede llegar a ser una excelente herramienta y mecanismo; planeación que al ser ejecutada y empleada por la organización logrará obtener los resultados esperados en dicha organización, pues a partir de esta planeación se le permite a la organización tener una idea más clara, amplia y específica del entorno en el cual se encuentra; partiendo de diversos interrogantes entre los cuales se pueden destacar: ¿Dónde estamos?, ¿Dónde vamos?, ¿Dónde podemos ir?, ¿Dónde queremos ir?, ¿Qué debemos hacer?, ¿Cómo hacerlo?, a partir de la solución de estas preguntas es donde la organización cuenta con los indicadores y la información necesaria para empezar a implantar una serie de conductas y procedimientos pensando en toda acción del hoy que se verá representada o repercute sobre el mañana; con la finalidad de alcanzar las metas organizacionales, maximizando las utilidades, haciendo uso óptimo de los recursos tanto materiales como humanos, implementando sinergia en la organización; donde se complementan cada una de las partes independientes que la conforman pero que trabajan con un objetivo específico que a su vez contribuye con el objetivo general organizacional.
Implementar la planeación prospectiva partiendo de procesos de acción desarrollados con una intención transformadora, actualizadora y perspectiva; las cuales indican una orientación e integración a todos los componentes y elementos que hacen parte de la organización y así lograr el cumplimiento de las exigencias diarias que la sociedad y el entorno representan.
La planeación prospectiva se encuentra basada en cuatro enfoques: proyecciones (tomando datos del pasado y del presente utilizando diversos indicadores tanto cuantitativos como cualitativos; que permitan generar mecanismos y acciones dirigidas a el futuro organizacional), predicciones (poseer una visión determinista del mundo), previsiones (prever las posibles situaciones, a partir de hechos ocurridos, al plantear ciertas hipótesis) y por último desde un enfoque por pronósticos (indicios o señales que algo va ocurrir y de qué manera va ocurrir).
PLANEACIÓN POR OBJETIVOS:
La planeación (administración) por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. Inicialmente constituyó un criterio financiero de evaluación y de control. Como criterio financiero fue válido, pero en el enfoque global de la empresa trajo como consecuencia una distorsión profesional, pues los criterios de ganancia y de costo no son suficientes para explicar la organización social y humana. La respuesta de los niveles medio e inferiores de la organización a ese criterio fue de descontento y apatía, lo cual ocasionó conflictos entre los funcionarios de nivel medio e inferior y la alta dirección viendo que el único modo de la dirección para reinvertir el proceso antes descrito fue la descentralización de las decisiones y la fijación de objetivos para cada área clave: cada cual elige "como" alcanzar los resultados, se eliminaron los órganos de staff, quedando a cargo de cada división la creación de los "servicios que se necesitarán para alcanzar los objetivos", lo que fortaleció la la posición de autoridad de cada eje operativo.
"Lo importante es que se tengan definidos los objetivos a los cuales se apunta, se cuente con el conocimiento y los deseos de echar a andar el proyecto hacia adelante." (Contreras, 2013, pág. 159).
"Hay algunos tipos de estrategias y políticas de las organizaciones según diferentes criterios de clasificación: según la zona, según el grado de participación de la organización, según la dinámica de los principales objetivos incluyen, según el tipo de objetivos y la naturaleza de los enfoques o según la naturaleza de la visión, objetivos y métodos" (Nicolescu & Verboncu, 2006).
Otra autora (Victoria 2013) argumenta que "La estructura de la organización se basa en la supremacía de los objetivos; cada subdivisión de la organización tiene que lograr ciertos objetivos.
Con el fin de cumplir con las metas, el gerente también hace uso del proceso y organización estructural de la empresa que lleva a la definición de sus objetivos. El resultado de la organización del proceso está representado por las funciones, actividades, atributos y tareas, necesarias para llevar a cabo el marco de los objetivos de la organización.
Por lo tanto, las funciones (investigación-desarrollo, comercial, producción, financiero-contable, personal) contribuir a la realización de la primera medida objetivos derivados, actividades (componentes de la función) con el fin de lograr el segundo grado objetivos, atribuciones (elementos de las actividades) para lograr objetivos específicos, estas atribuciones se dividen además en tareas que conducen a la realización de la metas individuales."
La APO hace que los objetivos sean operativos mediante un proceso que los lleva a bajar en forma de cascada por toda la organización. Los objetivos generales de la organización se traducen en objetivos específicos para cada nivel subsiguiente (división, departamento, individual). Como los gerentes de las unidades bajas participan en el establecimiento de sus propias metas, la APO funciona de la base hacia arriba y también de la cima hacia abajo. El resultado es una pirámide que liga los objetivos de un nivel con los del siguiente nivel (superior e inferior) para lograr la consecución de las metas.
Cuatro componentes de un programa de administración por objetivos:
La especificidad de las metas. Lograr el objetivo de una manera tangible.
La participación en la toma de decisiones. El administrador y el empleado toman decisiones mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas.
Un plazo explícito. Cada objetivo tiene un plazo determinado, normalmente el plazo es de tres meses, seis meses o un año.
Retroalimentación acerca del desempeño. En un plano ideal, esto se logra proporcionando a las personas retroalimentación constante, de modo que puedan ponderar y corregir sus propias acciones.
FILOSOFÍA DE LA PLANEACIÓN
PENSAMIENTO ESTRATÉGICO:
"La estrategia puede verse de dos modos, relacionados entre sí pero hasta cierto punto diferente: en primer lugar, cabe verla como un conjunto de "intenciones" a menudo expresadas en forma de un plan estratégico. Este se desarrolla como un enunciado de la visión que la empresa tiene acerca del alcance de sus operaciones, metas y objetivos, y de los programas y demás acciones necesarias para lograr el éxito dentro del contexto del ambiente competitivo previsto. El segundo modo de ver la estrategia es más "conductista". Específicamente, la estrategia se considera allí como una pauta de asignación de recursos" (GERSTEIN, 1988) .
La planeación estratégica hace parte de uno de los tipos de planeación para poder desarrollar esta planeación se debe contar con un pensamiento estratégico que se puede definir como el recurso para conseguir lo que se desea, operando hacia adelante, basándose en el cálculo, en la lógica o en la experiencia, es una secuencia razonables; planear desde el futuro es partir desde el ideal que hace nacer el pensamiento reflexivo, con sus fases de observación, problema, hipótesis, selección y ejecución; y convertirlo en un pensamiento estratégico.
El pensamiento estratégico parte de cuatro elementos fundamentales en las organizaciones:
Misión (razón de ser de la empresa, objetivo fundamental, señala el camino permanente).
Visión (anticipa el futuro, visualiza dónde y cómo se quiere estar e inspira y motiva control).
Valores (marco de referencia, establecen un código de conducta, acción responsable de la empresa).
Estrategia (directrices básicas para actuar, objetivos generales, que se quiere hacer).
INNOVANDO ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS:
"A partir de la investigación para la construcción de estrategias metodológicas orientadas a la dinamización y operación de la planeación para el desarrollo del territorio como proceso de intervención social, a saber: comunicación como principio democrático, formación ciudadana, organización para la participación, empoderamiento colectivo de actores e integración territorial". Estas estrategias adicionalmente, tienen como base los planteamientos teóricos del tercer enfoque del desarrollo, designado como construcción sociocultural múltiple, histórica y territorialmente determinada. La reflexión recrea fundamento teórico empíricos de la planeación para el desarrollo y, su potencialidad como orientadora de la intervención social para, a partir de la experiencia investigativa aludida, derivar estrategias metodológicas novedosas que dinamicen los procesos de planeación y contribuyan a ampliar los fundamentos de las ciencias sociales aplicadas.
CONSIDERACIONES CONCEPTUALES Y EMPÍRICAS DE LA PLANEACIÓN PARA EL DESARROLLO:
Actualmente el desarrollo y la planeación se presentan como asuntos contemporáneos que exigen su resignificación para el caso del desarrollo y su renovación para el caso de la planeación, debido a la multiplicidad y diversidad de elementos constitutivos a los cuales se encuentran ambos, y de manera indiscriminada, vinculados.
(Guimarães, 1997), En lo relativo al desarrollo, históricamente se han presentado diferentes enfoques: el convencional o economicista el de necesidades humanas.
(Max-Neef, 1985), y en la actualidad corrientes críticas como las enunciadas por Escobar(1996). Tales perspectivas son articuladas en el "Tercer enfoque del desarrollo denominado como construcción sociocultural múltiple, histórica y territorialmente determinada"
(Múnera, 2007), con el que se logra el reconocimiento de características esenciales que conducen a que cada sociedad construye, de manera autónoma, su propio desarrollo. Su finalidad se asocia a la realización humana, lo que no excluye la satisfacción de las necesidades humanas, pero dota tal satisfacción de un sentido particular: "la transformación en sujetos de desarrollo, de grupos sociales que antes fueron concebidos como objeto de desarrollo, y lo que es más importante, del establecimiento de redes e intercambios entre ellos"
(Sunkel y Paz, citados en Múnera, 2007, pág.47), lo cual hace del desarrollo un tema relevante para el análisis. Su intencionalidad no está predeterminada, sino que la define cada grupo humano al asumir de manera consciente su propio proceso. Como se puede observar, esta orientación se aleja del enfoque convencional que centra su finalidad en el crecimiento económico como único medio para lograr una mejor calidad de vida. Sin embargo, lo anterior no excluye el reconocimiento de algunos beneficios derivados del crecimiento económico en contextos y momentos históricos particulares de las sociedades. Se trata de repensar el desarrollo, de re-significarlo, de realizar una nueva abstracción en lugar de cancelar la noción. Para el efecto, la autora propone 19 características para entenderlo: humano, dotado de sentido, construido desde la base social, fundamentado en diferencias culturales y en las relaciones interculturales, democrático, libertad, ético, integral, sistémico, sinérgico, emergente, auto producido, auto referenciado e históricamente determinado, auto dirigido, auto regulado, auto propulsado, recursos no convencionales, articulación de dinámicas macro y micro, territorializado.
De lo anterior emana que el debate hoy no debe estar centrado en sí hay que hablar o no de desarrollo sino en hacer clara su alineación, dado que plantear el desarrollo como el interés hacia donde la sociedad canaliza sus esfuerzos, invita ahora a pensar en su orientación. Las discusiones sobre la planeación entendida desde una perspectiva técnica e instrumental como correlato de su bajo alcance en términos de lograr el desarrollo pretendido, permiten enfatizar lo oportuno de vincular el contexto como nicho de relaciones cotidianas que dan vida a dinámicas locales y globales en interacción. Lo que invita a caracterizar la planeación como proceso contextualizado, "flexible, creativo y estratégico, que incorpora consideraciones normativas, sociales, políticas, espaciales, temporales y contextuales" (Gutiérrez y Sánchez, 2009: 13); además, renovado, debido a la "reunión e interdependencia de contenidos indispensables para la comprensión de la planeación como proceso transformador de dinámicas territoriales que, por contemplar los cambios a que se ve abocada la sociedad, está llamada a analizarla y explicarla obligatoria y permanentemente" (Gutiérrez y Sánchez, 2009: 30).
(Di Pego, 2005; Arias, 2004), Tal énfasis permite establecer las principales características de la planeación contemporánea. Como proceso socio-político necesariamente requiere de una base social fuerte en términos participativos, establecida a partir del reconocimiento de diversas relaciones de poder entre sujetos que convergen.
Corresponde a su fuero interno la implementación de la política pública, así como la canalización del flujo de poderes hacia los objetivos del desarrollo pretendidos, de acuerdo con el ejercicio de la función gubernamental y la responsabilidad de quienes participan. De igual modo, la planeación evoluciona en marcos temporales, delimitados por el alcance en el accionar de los actores que participan del proceso.
(Castro, 2001). Es necesario discutir este aspecto de la planeación, dado que el desarrollo como construcción sociocultural múltiple, histórica y territorialmente determinada, lo trasciende, invitando a una valoración diferente del tiempo como recurso movilizador. Esta concepción conjugaría la anhelada democracia como proyecto político.
Ahora bien, otro asunto que hay que considerar es la materialización del desarrollo en el territorio promovido por la planeación. El territorio se entiende como contenedor de la trama de relaciones que se tejen y destejen a la luz de los intercambios internos y externos provenientes de diversas fuerzas, contextos, actores, tiempos y escalas que lo reestructura. En consecuencia se torna como espacio vivido y lleno de significado
(García, 1976; Santos, 2000; Bozzano, 2009; Gutiérrez y Sánchez, 2009). Ello conlleva a que la noción de territorio sea incorporada en los procesos de planeación ya que es a partir de su conocimiento particular que pueden formularse y proyectarse procesos acordes con sus dinámicas. Se asume que la planeación será opción para desarrolla es el territorio, implica considerarlo más allá de lo físico espacial, e incluye las prácticas de los sujetos que lo transforman. En este sentido la planeación debe tener en cuenta las dinámicas territoriales demarcadas por esos sujetos, y asumirse como un proceso que las organiza y potencia.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA LOGÍSTICA PARA UN HOLDING EMPRESARIAL:
Este modelo de planeación logística empresarial está propuesto para una organización formal. El modelo permite que el direccionamiento estratégico de la empresa en el cual se realiza un análisis del entorno, a través del análisis sistémico, y que permiten evaluar. Con las estrategias corporativas, ajustada con las estrategias que le dan valor a la cadena de suministros se facilita el logro de resultados exitosos para la organización ya que proporciona herramientas para tomar decisiones
Las organizaciones de hoy en día están expuestas a cambios rápidos debido a los riesgos tan altos que les generan las variables del entorno como son las económicas, políticas, sociales y tecnológicas entre otras, que afectan su mercado. Es aquí donde la planeación estratégica logística permite desarrollar estrategias que le den valor agregado a la cadena de suministros, permitiendo alcanzar los logros organizacionales.
El modelo que se presenta parte de identificar en la planeación estratégica corporativa las estrategias organizacionales, que ajustadas con la cadena logística y el rediseño de los procesos que le den valor agregado a las necesidades de los clientes, conlleva a la organización al éxito esperado.
OTRAS ALTERNATIVAS DE PLANEACIÓN
PLANEACIÓN Y TECNOLOGÍA:
La gestión tecnológica en la planeación, es una herramienta necesaria para el desarrollo y supervivencia de las organizaciones que han ido evolucionando con el tiempo y los nuevos contextos.
Cada amanecer invita a un nuevo descubrimiento, una nueva tecnología, nuevas implementaciones. Es un nuevo reto tanto para las personas como para las organizaciones en las que día a día estamos inmersos.
Saritas y Aylen (2010) enfatizan en que "a pesar de la dificultad de encontrar una definición unificada, definiciones actuales suelen reforzar la capacidad de una organización para hacer frente a la incertidumbre. A diferencia de otras técnicas de predicción que tienen por objeto la previsión de sí mismo, la planificación de escenarios permite dirigir la atención a las fuerzas motrices, las posibles vías de evolución y posibles eventos"
El mundo cambia, el contexto no siempre es el mismo, y cada vez es más evidente que para adaptarse, para ser parte del cambio contextual de lo que implica ubicarse en el existir proactivo y tecnológico hay que avanzar y actualizar constantemente nuestros conocimientos y formas de ponerlos en práctica.
Tanto el hombre como las empresas quieren apoderarse del conocimiento, adueñarse de aquellos datos que surgen de la experiencia, de la necesidad de integrar información para resolver dificultades y evitar cometer los mismos y posibles errores.
La tecnología y las diversas aplicaciones que se generan día a día son útiles para desarrollar ventajas competitivas que generan valor real a la organización. A la hora de hablar de planeación y del uso de estas herramientas sabemos que apoyan el valor intangible que sólo se halla en los principios, valores y esencia de la organización, se interiorizan y hacen parte de su misión y del objetivo al que se quiere llegar.
Nedovic-Budic citados por Te Brömmelstroet (2013) afirma que: "Estos avances tecnológicos son emocionantes y abren un mundo de nuevas posibilidades. Sin embargo, puede ser que también ocurra una pregunta de investigación significativa en PSS: ¿hasta qué punto la aplicación de PSS mejora la planificación? En una contribución reciente, muestra que los estudios de caso sobre PSS tienden a no probar sistemáticamente las reclamaciones expresadas sobre las ventajas para la planificación. En otras palabras, la mayoría de investigaciones en el campo de PSS carece sistemática y rigurosamente de el valor añadido de PSS para la práctica de la planificación, algo que ya se observó hace quince años para el campo de los SIG".
La información y el conocimiento se han vuelto en nuestros días los activos más importantes que deben producir y adquirir las empresas actuales, es aún más importante la gerencia y la gestión de ese conocimiento, que implica el grado de sabiduría y de certeza a la hora de tomar decisiones; afirmando que el más alto nivel de conocimiento debe ir a la par de la más alta capacidad de integrarlo con la realidad .
Para ML García, OH Bray (1997): "Por definición general, "una hoja de ruta presenta un método para la consecución de la dirección deseada para lograr un objetivo específico" y el fin de preparar un plan de trabajo es ayudar a la organización en la obtención y la utilización de las capacidades adecuadas en el momento adecuado con el fin de lograr sus objetivos. Sin embargo, porque hay una gran variedad entre los planes de trabajo que se utiliza, con contenidos diferentes según el autor, el método y propósito de uso, etc., en cierto modo, es difícil ofrecer una definición simplificada o esbozar una versión estandarizada de una hoja de ruta. De acuerdo con la definición establecida por , una hoja de ruta tecnológica es "un proceso de planificación de la tecnología basada en las necesidades del mercado, que identifica las alternativas tecnológicas necesarias para satisfacer las necesidades del mercado o los requisitos del producto y facilita la selección y desarrollo de estas tecnologías."
Con todo lo anterior podemos evidenciar como ahora la gestión del conocimiento también relaciona la correcta gestión tecnológica, siendo ésta una herramienta indispensable para alcanzar ventajas comparativas con respecto a calidad, productividad y desempeño, útil a la hora de tomar decisiones con el fin de reducir el margen de error; tras una buena utilización de los datos se optimizan recursos y tiempos logrando así que la organización cada día se fortalezca en diversos aspectos.
El administrador de turno debe considerar la necesidad de aplicar e implantar nuevas tecnologías a los procesos de dirección, que busca con las mejores decisiones encaminar la organización al logro de la visión y a la obtención de los mejores resultados. Sabiendo que en la actualidad en la mayoría de las empresas hasta un 70% de de las actividades de negocio se encuentran sistematizadas.
Los métodos a utilizar para llevar a cabo la planeación correcta y estratégica de una empresa cada vez son mayores, por lo tanto la diversidad de resultados y de análisis permiten integrar mejor los procesos hacia los objetivos.
Guo et al., 2008 y Ishibuchi y Murata, (1998): "Es habitual que los múltiples objetivos de optimización, algunos de los cuales están en conflicto, tienen que ser alcanzados de manera simultánea en muchos problemas de optimización del mundo real. Algunos investigadores utilizan el método de suma ponderada de convertir los problemas multi-objetivo a los de un solo objetivo. Sin embargo, es imposible tener una única solución que puede optimizar simultáneamente todos los objetivos cuando múltiples objetivos son contradictorios".
Las herramientas informáticas de apoyo a las decisiones y procesos de planeación estratégica como el balanced scorecard, y el nuevo esquema de planeación estratégica basado en escenarios futuros como la hoja de ruta, se apoya en las TI. Este es un método disciplinado constituido en varias fases que simplifican la labor del directivo a la hora de planear su rumbo y minimizar el margen de error; la hoja de ruta es un método que implica interpretar la realidad actual y saber con claridad de donde partirá la empresa y a donde se quiere llegar, por último generará alternativas de ruta y seleccionará la más adecuada, similarmente a lo que ocurre con un sistema de GPS.
Así mismo el balanced scorecard sirve como complemento indispensable a la hora de evaluar las actividades y sus resultados, hacer correcciones y comenzar de nuevo, con la ventaja que implica tener acceso a ello en tiempo real, ficha clave que debe adoptarse y adaptarse a los procesos administrativos y estructurales de la organización, aunque estas tecnologías impliquen un cambio de paradigma y una nueva visión de los problemas organizacionales y la adopción de alternativas para tratarlos.
A la hora de dirigir y administrar es más que necesario tener en cuenta todas estas herramientas que permiten disminuir la incertidumbre y realizar una labor acertada y correcta en cuanto a la planeación y a la toma de decisiones.
CONCLUSIONES
Con todo lo expuesto anteriormente, se evidencia que contar con una definición integral de la planificación presenta una elevada trascendencia y origina amplias implicaciones para el estado actual de la teoría y la práctica de la administración empresarial.
La planificación es la que establece las bases para definir las metas correctas y después elegir los medios necesarios para alcanzarlas, es además un instrumento para afrontar la inseguridad, por cuanto, en ocasiones suceden imprevistos que por la vía de la planificación se pueden cubrir, en alguna proporción.
La contribución principal de los científicos a la planeación no consistiría en el desarrollo y uso de las técnicas e instrumentos correspondientes, sino más bien en la sistematización y organización del proceso de planeación y, por consiguiente, en el mejor conocimiento y evaluación del mismo:
Para que las organizaciones puedan ser sostenibles y perdurar en el tiempo, se hace necesario que estas, incluyan dentro de sus mecanismos para alcanzar el éxito a la planeación estratégica; como un factor clave para poder tratar de predecir cuales son las metas a futuro, teniendo en cuenta estrategias pasadas, estrategias presentes y la creación de escenarios, para poder estar siempre a la par de los cambios del entorno.
La planeación estratégica se convierte en uno de los instrumentos más importantes en los procesos administrativos, ya que permite que las empresas puedan enmarcar y alinear todos sus procesos hacia los objetivos, la misión y la visión de la organización, logrando así un factor diferenciador frente a la competencia.
Las organizaciones siempre van estar expuestas a enfrentar problemas y situaciones difíciles en entornos diferentes, lo que hace que estas tengan éxito en las decisiones tomadas por sus dirigentes son las estrategias que estos utilicen para dar solución a cada circunstancia que se presente. De la buena visión holística, que los gerentes tengan del negocio y cada miembro de la organización, depende la utilización de estrategias que puedan dar solución a los problemas que puedan surgir, de manera más efectiva.
Para que la organización y cada área de esta, pueda funcionar de manera efectiva teniendo como base la planeación estratégica. Es indispensable que cada integrante de dicha área, tenga claro cuáles son los objetivos tanto de su área, como de la empresa y con cuales recursos se cuentan para que de manera conjunta todos estén enfocados al cumplimiento de los mismos.
No existe un tiempo mínimo o máximo para lograr que las estrategias funcionen, todo va a depender de la manera como el administrador plantee el direccionamiento que se va a seguir y de acuerdo con el tipo de negocio o actividad que se desarrolle en la organización.
La participación en la organización de administradores y otros integrantes más calificados, les da mayor participación en el establecimiento de los objetivos y la toma de decisiones, la discusión de la gestión organizacional y los problemas que en esta se desarrollan, produciendo así un cambio importante en las costumbres y dinámicas de la organización y un aumento de la participación de los empleados.
Mientras existan las organizaciones y persistan las motivaciones del ser humano por alcanzar un futuro sueño. El presente que es eterno traerá consigo nuevos retos, como los tecnológicos que son el mayor centro de innovación continua, y que fortalece la capacidad competitiva de quienes sacan mayor provecho de sus servicios y avances.
El líder empresario que asume el reto tecnológico, ha asumido los retos que plantea la visión, misión y supervivencia de la organización; para hacer esto posible optará por el uso de herramientas de TI como el balanced scorecard y la hoja de ruta o roadmapping tecnológico que fortalecerá los planes estratégicos; sin olvidar que la mejor estrategia implica el logro de conseguir que se ejecute; sabiendo que considerar a la empresa fuera del apoyo tecnológico ya no es una opción; el mundo ya lo ha hecho una necesidad y prácticamente una obligación.
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AUTOR
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