Gestión de Riesgos en los Proyectos Ing. Mario Pippolo
Es muy difícil hacer predicciones especialmente sobre el futuro Niels Bohr
Proyectos Un proyecto es un emprendimiento temporal para crear un producto, servicio o resultado único.
Fuente: PMBOK Guide, PMI
Objetivos de un proyecto Alcance
Tiempo
Costo
Chaos Report del Standish Group
Porqué fracasan los proyectos?
No hay visión corporativa de la Gestión de Proyectos
No existen procesos formales y estándares de gestión de proyectos
Falta de capitalización de la experiencia (lecciones aprendidas)
Inadecuada gestión del portafolio de proyectos
Inadecuada
gestión de los riesgos
La Gestión de Riesgos no es Sexy
Riesgo • Evento o condición que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto. Fuente, PMBOK Guide 4ta Ed. PMI
Gestión de riesgos Objetivo Maximizar las probabilidades y consecuencias de eventos positivos. Minimizar las probabilidades y consecuencias de eventos negativos Fuente, PMBOK Guide 4ta Ed. PMI
Porqué tenemos riesgos?
Plazos!
Requerimientos!
Solución!
Performance!
Costos! Recursos! Tecnología!
Como nos afectan los riesgos?
Margen Costos
Incertidumbre
Estimaciones
Satisfaccion del cliente Diferencias
Cronogramas Performance Calidad
Resolución de Problemas Vs Gestión de Riesgos!
• Existe un problema hoy! • Un riesgo es una hipótesis sobre un problema futuro! La Hacer solución de problemas es algo con los riesgos unaantes practiva de que reactiva los mismosy la se presenten Gestión de Riesgos es proactiva.
Gestión de Problemas vs. Gestión de Riesgos • Gestión de Problemas (Reactivo) – Ante una persona que me está apuntando con un arma, • como esquivar el disparo • desviar la bala • reparar los daños
• Gestión de riesgos (Proactivo) – Evitar confrontarse con el agresor.
Riesgo Un riesgo tiene una o más causas y si se produce tiene uno o más impactos
Como responder a los riesgos • Plan de acción para eliminar o mitigar la probabilidad de que el riesgo ocurra o para aumentar la probabilidad de que una oportunidad se presente. • Plan de acción para mitigar el impacto del riesgo o aumentar el de una oportunidad. • Plan de acción para gestionar la situación resultante del evento.
Gestión de riesgos • Proceso formal de identificar y analizar los riesgos y la consecuente gestión para eliminar, reducir o abordar dichos riesgos.
Necesitamos un proceso
Identificar
Inputs Planificar
Analizar Monitorear y controlar
Responder
Cuantificar
Si empieza uno con certezas acabará con dudas; pero si se conforma en comenzar con dudas, conseguirá terminar con certezas. Francis Bacon
Planificación de la gestión de riesgos • Crear el plan de gestión de riesgos para un proyecto en particular • Adaptar las políticas y procedimientos de gestión de riesgos de la organización a los requerimientos de este proyecto en particular. • Algunas cosas a tomar en cuenta: – – – – –
Naturaleza del proyecto: Llave en mano o tiempo y material. Experiencia del equipo de proyecto. Criticidad: por los montos, plazos, impactos, etc. Stakeholders: críticos, difíciles, externos, desconocidos, etc. Tecnología: estable, nueva, conocida por el equipo, etc.
Identificación de los riesgos • • • • • • •
Brainstorming Entrevistas Checklists y Cuestionarios “Templates” y portafolios de riesgos de proyectos anteriores Diagramas de Ishikawa (espina de pescado) Análisis FODA Consulta a expertos
F
O
D
A
Lo más temprano posible
Identificación de los riesgos
Posibilidad de mitigar el riesgo
Inicio
Planificación
Ejecución
Fin
Checklist SubContrato • • • • • • • • • • • • • • • •
Existen requerimientos formales? Están claros? El éxito del proyecto depende del resultado de otros proyectos? Los subcontratistas tienen a su vez subcontratistas? El proyecto es sensible a eventos políticos? Hay soporte local para los productos tecnológicos? Existen ítems inaceptables en el pliego de condiciones? La estructura de los subcontratistas es compatible con los compromisos asumidos por estos? Tenemos información del contexto en el cual trabajan nuestros subcontratistas? Está la propuesta de los sucontratistas clara? Necesitamos traducir la solución? Fue presupuestado? Hay referencias mencionadas en su propuesas? Conocemos dichas referencias? Fueron visitadas? Están definidos los hitos, puntos de decisión, etc.? Se definieron las condiciones del mantenimiento/garantía? Existe una infraestructura adecuada para la ejecución del proyecto? Es adecuado el cronograma? Cuan dependientes somos de nuestros contratistas para la ejecución del proyecto?
Checklist Técnica • • • • • • • • • • • • •
Los componentes de la solución fueron probados y están funcionando? Existe migración de datos? Hay un responsable asignado para esta? Hay muchas interfaces con sistemas legados? Se necesita desarrollo o customización de software? Se han hecho demostraciones de la solución? Existe un plan de ejecución definido? Es viable? Tiene criterios de aceptación claros? Es necesario alta disponibilidad? Plan de contingencia? Fue analizado el impacto organizacional/cultural de la solución? Los integrantes del proyecto conocen la solución? Existe un responsable de la carga de datos? Se hizo un sizing adecuado? Existe plan de capacitación? Es adecuado? Están las especificaciones funcionales?
Diagrama Causa-Efecto PROCESO
RR.HH
PARTNERS
Externos
Detección tardía de errores
Restructura Baja Productividad
Cambios sin control
Equipo Desmotivado
Pérdida de Personal Clave
Gestión pobre de proyectos
Internos
Solución Entregada Tarde Tecnología Niveles de Expectativa
Deadline Irreal
Experiencia
ESTIMACIONES
USUARIO
Negociación de contrato
Deadline Irreal Estimaciones
Otros
Registrar riesgos (Portafolio) ANALISIS DE RIESGOS
Nombre del Proyecto: Fecha:
ID - Identificador Numérico del Riesgo Risk Item - describe el problema potencial Calificación del Riesgo - 1-5 Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Loss - Perdida potencial
ID Risk Item Riesgos asociados al desarrollo
Calif. Prob
Costo. Prob. * Riesgo Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgo
Loss
Costo 0
Causas 0 0 0 0 0
Riesgos asociados a la tecnología
0
Riesgos asociados a la gestión del proyecto
0
0 0 0 0 TOTALES
0
Impacto
Risk Management Approach Responsable
Análisis de Riesgos • Evaluación “subjetiva” de la probabilidad e impacto de cada riesgo • Crear una lista corta de riesgos determinando los riesgos más críticos que luego serán cuantificados y planificadas sus respuestas • Decisión Go/no Go • Selección de proyectos del portafolio • Análisis de riesgos no cuantificables
Matriz de probabilidad-impacto 8 7 Probabilidad
6 5 4 3
2 1
2
3
4
5
6
Impacto
7
8
9
10
Cuantificación de los riesgos • Probabilidad de la ocurrencia del riesgo – 0-100% que determina la incertidumbre de ocurrencia del evento – Cerca de los límites, certidumbre de ocurrencia o no ocurrencia del evento.
• Impacto del riesgo – Consecuencia cuantificable del riesgo
Estadísticas La próxima entrega del proyecto depende de 4 tareas, cada una de ellas con un 82% de probabilidad de terminar en tiempo. ¿Cuál es la probabilidad de entregar en plazo? 0,82*0,82*0,82*0,82=0,52
52%
Chance 50/50 de entregar en plazo
Probabilidad • Herramientas. – Experiencias anteriores – Datos estadísticos – P.E.R.T. – Delphi – Simulación
Impacto del riesgo • Costo asociado al evento: mayores recursos, equipamiento adicional, penalidades, cambio de proveedores, atrasos en acceso al mercado, etc. • Herramientas: – – – – – –
El costo es preciso Árboles de decisión P.E.R.T. Simulación Delphi Entrevistas
Árbol de decisión USD 0K Valor Esperado 1000K+12K=1012K
12% Atraso Decisión de agregar o no recursos al proyecto
USD 100K
USD 12K
Valor Esperado 1030K
Como cuantificar el riesgo? Costo del impacto del riesgo
= $r
Probabilidad del evento
= p%
Valor del riesgo
= $r x p%
Riesgo total = $( (r1 x p1) + (r2 x p2) + .......(rn x pn) )
Registrar valor del riesgo ANALISIS DE RIESGOS
Nombre del Proyecto: Fecha:
ID - Identificador Numérico del Riesgo Risk Item - describe el problema potencial Calificación del Riesgo - 1-5 Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Loss - Perdida potencial
ID Risk Item Riesgos asociados al desarrollo
Calif. Prob
Costo. Prob. * Riesgo Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgo
Loss
Costo 0
Causas 0 0 0 0 0
Riesgos asociados a la tecnología
0
Riesgos asociados a la gestión del proyecto
0
0 0 0 0 TOTALES
0
Impacto
Risk Management Approach Responsable
Ranking de riesgos
Impacto 100.000
No presente Preocupación
50.000
Riesgo bajo Riesgo medio
10.000
Riesgo Alto
Riesgo Inaceptable
1.000
Presente 0 10 20 30 40
50 60 70
80 90 100
Probabilidad de ocurrencia (%)
Organizar •
Organizar riesgos en grupos. (Risk Breakdown Structure).
– – – – – –
Estratégicos Contractuales Tecnológicos Externos Financieros Etc.
Asignar responsables
Proyecto
Tecnológicos
Externos
Estratégicos
Contractuales
…etc.
Especificaciones
Proveedores
Dependencias
Penalidades
..........
Infraestructura
Leyes y regulaciones
Recursos
Compromisos
..........
Interfases
Mercado
Inversión
Limitaciones
..........
Confiabilidad
Cliente
Prioridades
Calidad
Estado del Tiempo
Organizar los riesgos ANALISIS DE RIESGOS
Nombre del Proyecto: Fecha:
ID - Identificador Numérico del Riesgo Risk Item - describe el problema potencial Calificación del Riesgo - 1-5 Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Loss - Perdida potencial
ID Risk Item Riesgos asociados al desarrollo
Calif. Prob
Costo. Prob. * Riesgo Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgo
Loss
Costo 0
Causas 0 0 0 0 0
Riesgos asociados a la tecnología
0
Riesgos asociados a la gestión del proyecto
0
0 0 0 0 TOTALES
0
Impacto
Risk Management Approach Responsable
Hacer algo con los riesgos!
Como responder a los riesgos • Plan de acción para eliminar o mitigar la probabilidad de que el riesgo ocurra o para aumentar la probabilidad de que una oportunidad se presente. • Plan de acción para mitigar el impacto del riesgo o aumentar el de una oportunidad. • Plan de acción para gestionar la situación resultante del evento.
Como responder a los riesgos
Impacto 100.000
No presente Preocupación
50.000
Riesgo bajo Riesgo medio
10.000
Riesgo Alto
Riesgo Inaceptable
1.000
Presente 0 10 20 30 40
50 60 70
80 90 100
Probabilidad de ocurrencia (%)
Eliminar o disminuir la probabilidad • • • • • • •
Seguros Agregar más recursos Manejar alternativas (varios proveedores) Cambiar tecnología Adelantar tareas o hitos Cambiar el Gerente de Proyecto ¿Tienen a quien echarle la culpa?
Disminuir el impacto • • • •
Seguros parciales Generar planes de contingencia Compartir el riesgo (tercerizar una parte) Manejar alternativas (varios proveedores)
Plan de gestión del impacto • • • • •
Ejecutar contingencia Presupuesto de riesgos Aplicar recursos alternativos Contratar proveedor alternativo Aceptación
Presupuesto de riesgos • • • •
Costo residual de mitigación Costo residual del impacto Probabilidad del riesgo mitigado Valor del riesgo mitigado (mrv)
= $m = $r = p% = ($r x p%) + $m
• Presupuesto de riesgos = mrv1 + mrv2 + .......mrvn • Costo proyecto = presupuesto original+ presupuesto riesgo • Costo proyecto = presupuesto original+ ∑$m + ∑($r x p%)
Fijo
Variable
Reserva de gestión • Reserva de Gestión (management reserve) – Monto asignado al proyecto para gestionar los riesgos o eventos no previstos que se presenten en ejecución y no estén en el Portafolio de Riesgos. – Gestión de “Unknown Unknowns”
• Costo Total = Costo del Proyecto + Reserva de Gestión
Presupuesto de Riesgos • Presupuesto de riesgos < 15% • Si el presupuesto de riesgos es mayor a 15% – Re-planificar generando acciones pro-activas dentro del plan para disminuir el riesgo – Recolectar mayor información – ¿Vale la pena?
Respuestas a los riesgos ANALISIS DE RIESGOS
Nombre del Proyecto: Fecha:
ID - Identificador Numérico del Riesgo Risk Item - describe el problema potencial Calificación del Riesgo - 1-5 Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Loss - Perdida potencial
ID Risk Item Riesgos asociados al desarrollo
Calif. Prob
Costo. Prob. * Riesgo Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgo
Loss
Costo 0
Causas 0 0 0 0 0
Riesgos asociados a la tecnología
0
Riesgos asociados a la gestión del proyecto
0
0 0 0 0 TOTALES
0
Impacto
Risk Management Approach Responsable
Gestión de riesgos • Monitorear y Controlar • Comunicar • Retornar a Identificación y Análisis
Periódicamente
Gestión de riesgos Monitoreo y control de riesgos • Monitorear y registrar impactos de riesgos presentes • Implementar el plan de respuesta a los riesgos • «Cerrar» riesgos cuyo evento ya no puede ocurrir o ya ha sucedido • Revisar la probabilidad e impacto para cada riesgo • Identificar, invocar y controlar acciones de mitigación
Monitoreo y control de riesgos • • • • • •
Gestionar el presupuesto de riesgos Identificar nuevos riesgos Actualizar el portafolio de riesgos Refinar y actualizar el plan de respuesta a los riesgos Mantener a los involucrados informados Lecciones aprendidas Esta etapa es sencilla….. siempre y cuando las anteriores se hayan realizado correctamente.
Indicador de estado del proyecto +3
Valor actual de riesgos < 50% del presupuesto de riesgos
+2
Valor actual de riesgos < 75% del presupuesto de riesgos
+1
Valor actual de riesgos < presupuesto de riesgos
0
Valor actual de riesgos = presupuesto de riesgos
-1
Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos
-2
Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos + 15%
-3
Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos + 30% Valor actual de los riesgos
$
Presupuesto de Riesgos
$
Conclusiones • Siempre estamos afrontando estimaciones • Proceso de Análisis y Gestión de Riesgos debe ser aplicado a todos los proyectos grandes y chicos • Para cada proyecto debe ser definido un nivel de riesgo razonable y aceptable • Focalizar en los riesgos mayores (top 10) • Diferenciación entre mala suerte/gestión y buena suerte/gestión • Analizar lecciones aprendidas.
Conclusiones El riesgo de un proyecto es producto de su grado de innovación, su complejidad, viabilidad de los plazos exigidos y en que medida el producto cambiará el negocio
• Una persona ilustrada no debe buscar más precisión que la que permita la naturaleza misma del objeto de estudio. Aristóteles
• El futuro tiene muchos nombres; para los débiles es lo inalcanzable, para los temerosos es lo desconocido y para los valientes es la oportunidad. Victor Hugo
Nos enfocamos en proveer capacitación y entrenamiento de alto nivel académico y contenido práctico, eficiente e innovador, que constituya una vivencia integral y no sólo la trasmisión del conocimiento
Nuestros Cursos/Workshops •
Curso de Preparación Intensiva Examen PMP / CAPM
•
Programa de Gestión y Liderazgo (PGL©) Instructor = Enrique Cappella, PMP y asociados 11 a 13 Julio 2011 // 8 a 10 Agosto 2011 // 5 a 7 Setiembre 2011
4 sesiones de 9 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs. 36 horas
•
• Workshop - Earned Value como medio de Proyectos Exitosos
Evaluación Financiera de Proyectos Nivel = Avanzado
3 sesiones de 3 hrs. cada una, de 18 a 21 hrs.
Workshop - Gestión Eficiente de Riesgo
9 horas (incl. pausas) / 7 PDUs
Nivel = Medio Instructor = Ing. Mario Pippolo, PMP
•
Workshop - Cómo crear una Oficina de Proyectos Instructor = Alfonso Bucero, PMP 2 sesiones de 8 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs.
1 y 2 de Agosto 2011 - 18 horas (incl. almuerzos) / 16 PDUs •
Gestión de los Requisitos Instructor = Alfonso Bucero, PMP 2 sesiones de 9 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs.
3 y 4 de Agosto 2011 - 18 horas (incl. almuerzos) / 16 PDUs
•
Introducción a la dirección de proyectos Dictado en conjunto con IAAP
[email protected] www.orbipm.com
