EL PROJECT CHARTER

EL PROJECT CHARTER
Una herramienta crucial para el desarrollo de toda actividad es el Project Charter o Acta de Constitución de Proyecto, en la cual se detallan cada uno de los aspectos fundamentales y cruciales de todo Proyecto, es aquí donde delimitamos nuestro alcance, definimos los objetivos, establecemos los entregables, definimos las posiciones (Stakeholder, Clientes), asignamos responsabilidades, definimos los planes (Financieros, Recursos, Calidad)y las consideraciones (Riesgos, asunciones, restricciones). Es por esto que el pmbok nos dice que " Desarrollar el acta de constitución del proyecto o Project charter es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y en documentar los requisitos iníciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados . En proyectos de fase múltiple este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repetición anterior del proceso Desarrollar el Project Charter".

Este documento requiere ser aprobado por : El Sponsor, Grupo de Revisión de Proyecto, Gerente de Proyecto, Gerente de Calidad y todo aquel que tomara decisiones en el desarrollo del proyecto. De forma que todas las decisiones serán consensuadas y las consecuencias podrán ser asumidas por todos, dando a conocer a todos los involucrados los riesgos que están en juego.

El cuerpo se dé un Acta constitutiva contendrá los siguientes puntos:
Sección 1. Descripción del Proyecto
Planteamiento del problema / Descripción del Proyecto /Metas y objetivos del proyecto / Alcance del Proyecto / Factores críticos de éxito / Supuestos / Restricciones

Sección 2. Responsables del proyecto e hitos
Responsable de financiamiento / Responsable de Supervisar el proyecto / Principales hitos del proyecto

Sección 3. Organización del Proyecto
Estructura del Proyecto /Roles y Responsabilidades / Matriz de Responsabilidades /Instalaciones y recursos del Proyecto

Sección 4. Puntos de Contacto

Sección 5. Glosario

Sección 6. Historial de revisiones

Sección 7. Anexos
 
Una redacción deficiente o mediocre de un Acta de Constitución de Proyecto puede causar el fracaso o el incremento significativos de los costes totales de un proyecto. De aquí analicemos uno de los proyectos más comunes de la vida de un ser humano, "La Planificación de una Boda".








































2.3. Uso de la carta de proyectos(Project Charter) y su importancia para el líder de proyecto
En la gestión de proyectos, a Project Charter or Project Definition (una carta del proyecto o la definición del proyecto) es una declaración del alcance, los objetivos y los participantes en un proyecto. Proporciona una delimitación preliminar de las funciones y responsabilidades, se exponen los objetivos del proyecto, identifica las principales partes interesadas, y define la autoridad del director del proyecto. Sirve como una referencia de autoridad para el futuro del proyecto. Los términos de referencia es generalmente parte de la carta del proyecto.
La carta del proyecto suele ser un documento breve que se refiere a documentos más detallados, tales como una solicitud nueva oferta o una solicitud de propuesta. En Initiative for Policy Dialogue (IPD), este documento se conoce como la carta del proyecto. En gestión de relaciones con clientes (CRM), es conocido como el informe de definición del proyecto. Tanto ENI y CRM requieren este documento como parte del proceso de gestión de proyectos.
La carta del proyecto establece la facultad asignada al jefe de proyecto, especialmente en un entorno de gestión de la matriz. Se considera las mejores prácticas de la industria.
El propósito de la carta del proyecto es documentar:
Razones para llevar a cabo el proyecto
Objetivos y limitaciones del proyecto
Instrucciones relativas a la solución
Las identidades de los actores principales
Los tres principales usos de la carta del proyecto:
Para iniciar el proyecto
Para autorizar el proyecto - con un formato similar, los proyectos pueden ser clasificadas y autorizadas por retorno de la inversión.
Sirve como documento de venta principal para el proyecto - el ranking partes interesadas tienen un resumen de la página 1-2 para la distribución, el presente y tener a la mano para defenderse de otro proyecto o las operaciones se ejecuta en los recursos del proyecto.
Como punto de enfoque a través del proyecto - por ejemplo: proyecto como la gente camina en las reuniones del equipo y su uso en el control de cambios reuniones para asegurar la gestión del alcance apretado.



































2.4. Contenido general de un documento de Project Charter
Nombre del Proyecto
Descripción del Proyecto ( ¿Qué es?)
Definición del Producto o servicio del Proyecto
Definición de los requerimientos del Proyecto
Lista de Stakeholders y sus requerimientos
Caso de Negocio
Justificación del Proyecto
Designación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
Principales Entregables (WBS a segundo nivel)
Cronograma de Hitos
Presupuesto del Proyecto
Organización del proyecto y recursos pre asignados
Supuestos y Restricciones
Principales Riesgos del Proyecto
Ejemplo de CARTA DE PROYECTOS
CARTA DEL PROYECTO
Fecha
Nombre de Proyecto
Sábado 05 de Noviembre de 2011
Diseño e implementación de un reporte credicitio específico para el sector de Empresas Aseguradoras de El Salvador.
áreas de conocimiento / procesos:
Área de aplicación (Sector / Actividad):
áreas de Conocimientos:
Alcance, Tiempo, Costos, Recursos Humanos, Integración, Riesgos
Procesos:
Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre
Sector:
Servicios Financieros, Seguros
Fecha de inicio del proyecto
Fecha tentativa de finalización del proyecto
09 de enero de 2012
16 de julio de 2012
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo general
Diseñar una herramienta de información sobre historial crediticio, pólizas, siniestralidades y fianzas de clientes asegurados en empresas de Seguros en El Salvador.
Objetivos específicos
Brindar a las Empresas Aseguradoras de El Salvador una herramienta específica a través de una plataforma tecnológica de alta eficiencia y seguridad, que les permita hacer más y mejores negocios, con información actualizada y precisa, reduciendo así el factor riesgo.
Obtener una nueva fuente de información la cual constituya un elemento diferenciador de nuestra compañía con relación a sus competidores.
Generar una nueva fuente de ingresos para la compañía, fuera del mercado tradicional de información crediticia y que nos ayude a cumplir las metas establecidas en el presupuesto.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
Actualmente este es un nicho de mercado no atendido con una fuerte necesidad de información y que ha tratado de solventarla sin éxito a través de la Asociación Salvadoreña de Empresas de Seguros.
Se tiene referencias del sector sobre iniciativas por compartir información con el objetivo de prevenir fraudes y hacer mejores estimaciones sobre las primas.
De implementarse exitosamente el reporte para aseguradoras, este podría traer ingresos por el orden de los $65,000.00 en su primer año de producción.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto
El producto final consiste en un plan de implementación para el reporte crediticio de Empresas Aseguradoras:
Plan de Desarrollo de Concepto, Reporte Crediticio Empresas Aseguradoras.
Documento Técnico sobre proceso Reporte Credicitio Empresas Aseguradoras: Flujo de proceso, diagramas conceptuales, definición de tecnologías
Plan de Mercadeo
Roadmapping Servicios de Información Empresas Aseguradoras
Supuestos
Amplia disponibilidad de información sobre sector Seguros en El Salvador
Todas las empresas del sector están interesadas de participar en el proyecto
El sector tiene fuertes exigencias locales e internacionales por mejorar sus indicadores de siniestralidad y mora.
Nuestra compañía cuenta con los recursos económicos, humanos y técnicos para implementar este proyecto.
Restricciones
Disponibilidad de tiempo de representantes del sector seguros
Cumplimiento del tiempo y costo asignado al proyecto
Deben respetarse los controles de confidencialidad, normativas y leyes del sector seguros
Posibles cambios económicos que afecten el dinamismo del mercado de seguros
Información histórica relevante
Marco temporal:
· Pasado: Hace cuatro años, la Asociación Salvadoreña de Empresas de Seguros (ASES) (Gremio de Empresas privadas de Seguros), tuvo un intento de iniciar un proceso de intercambio de información, el cual falló y no se concretó.
"La ASES fracasó debido al celo de los mismos integrantes de compartir información a través de la gremial, pues hubo desconfianza de fuga al ser presidida por el Gerente de otra aseguradora. Si bien es una Gremial bastante organizada que cuenta con unas estructura administrativa independiente liderada por un Director Ejecutivo que no pertenece a ninguna empresa de seguro, siempre existe desconfianza de fuga de información."
· Presente: El monto de fraude para el mercado de las aseguradoras asciende a $10 Millones de dólares al año.
· Futuro: En 18 meses posterior a su implementación se esperaría lograr un producto maduro, el cual contraria con todas las características básicas e indispensables para ayudar a reducir el fraude. En esta franja de tiempo sería posible lograr rendimientos importantes para la compañía y una aceptación casi total del mercado de Aseguradoras.
Identificación de grupos de interés (Stakeholders)
Involucrados directo(s): Asegurados, Aseguradoras, Asociación Salvadoreña de Empresas de Seguros (ASES), Equipo de trabajo de la compañía: áreas de Productos, Desarrollo, Tecnología, Comercial, Operaciones, Gerencia General.
involucrados indirecto(s): Superintendencia del Sistema Financiero (SSF), Dirección de Protección del Consumidor (DPC), sociedad en general con productos o no de empresas de Seguros, Empresas Reaseguradoras, proveedores de tecnología y comunicaciones (redes y enlaces de internet)
Aprobado por:
Firma:
Realizado por: Edwin Molina